UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
PERANAN FASILITAS KERJA TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PROGRAM DIPLOMA III PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
MITA NOVIANA 082101145
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : MITA NOVIANA
NIM : 082101145
PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN
JUDUL : PERANAN FASILITAS KERJA TERHADAP
EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PROGRAM
DIPLOMA III PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Desember 2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan
NIP. 19530319 198403 1 001 (Prof. Dr. Paham Ginting, SE.,MS)
Tanggal : Desember 2010 Dekan,
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MITA NOVIANA
NIM : 082101145
PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN
JUDUL : PERANAN FASILITAS KERJA TERHADAP
EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PROGRAM
DIPLOMA III PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum. Wr. Wb
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya hingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Dengan selesainya tugas akhir ini maka penulis ingin mengucapkan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Kepada kedua orangtuaku tercinta, Ayahanda Suherman dan Ibunda Almh.
Sumarni yang telah mendidik dan mengasuh Penulis dengan penuh kasih sayang serta berkat doa Mereka Penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si, selaku Sekretaris Pengelola Jurusan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
6. Bapak dan Ibu Dosen serta Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis
selama menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Buat saudara-saudaraku, Bang Ali, Bang Hamid, Kak Maya, Bang Wira, Kak Ayu dan Keponakanku tersayang Ibnu, serta seluruh keluarga yang telah memberikan dorongan dan semangat Penulis dengan penuh cinta selama ini.
8. Teman-temanku tersayang Putri, Lijan, Nova, Dina, Kak Silvi, Maya, Rahma, Widya dan juga pada semua temen-temen D3 Keuangan stambuk 2008
khususnya teman-teman sekelasku Goup C terima kasih atas semua motivasi dan doronganya.
9. Buat teman-teman magang kelompok 14 ( Rika, Dian, Eva dan Theo) yang
telah banyak membantu dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.
Semoga Allah SWT yang dapat membalas semua kebaikan yang penulis dapatkan.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat
kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.
Medan, November 2010 Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 8
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Jenis Usaha Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Job Description ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini ... 18
F. Rencana Kegiatan ... 19
A. Peranan Fasilitas Kerja ... 20
B. Jenis-Jenis Fasilitas Kerja Yang Terdapat di Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU ... 23
C. Efektivitas ... 26 BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 32
B. Saran ... 32
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang, dalam menghadapi
perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilitas dan peralatan dalam kesiapan sarananya. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta
dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal. Dengan itu, diperlukan Sumber Daya Manusia dalam mengoperasikan fasilitas atau peralatan
kerja tersebut.Pengembangan Sumber Daya Manusia dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai, sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil, dan
profesional yang bekerja secara efektif dan efesien.
Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang
tepat dari serangkaian alternatif suatu kegiatan tertentu untuk untuk meningkatkan mutu kerja pegawai (Anoraga, 2000 : 178). Efektivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien, sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan
demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama biaya. Efisiensi proses kerja, tingkat efektivitas penggunaan teknologi perkantoran, dan
kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan. Disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor yang mempengaruhi efektivitas
hubungan industrial pancasila, tingkat penghasilan, jaminan sosial, lingkungan dan
iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi.
Dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan efektivitas dijadikan salah
satu sasaran jangka panjang Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya.
Fasilitas adalah sarana dan prasarana untuk melancarkan dan memberikan
kemudahan suatu pekerjaan. Kerja adalah kegiatan melakukan sesuatu. Fasilitas kerja adalah segala sesuatu berupa sarana dan prasarana yang dapat membantu memudahkan
suatu kegiatan atau aktivitas. Sebuah lembaga perusahaan atau instansi, harus menyediakan fasilitas kerja yang lengkap.
Suatu Perguruan Tinggi Negeri harus membuat perencanaan fasilitas dengan
baik, agar fasilitas yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan sesudah operasi. Secara umum
perencanaan fasilitas mempunyai beberapa fungsi seperti menunjang kegiatan produksi, menggunakan tenaga kerja, peralatan dan ruang serta energi secara efektif, meminimalkan investasi modal, mempermudah pemeliharaan, meningkatkan
keselamatan dan kepuasan kerja.
Penggunaan fasilitas yang efisien dan efektif akan mampu mempermudah
pelaksanaan pekerjaan pegawai, sehingga kinerja Perguruan Tinggi Negeri akan dapat mewujudkan tujuannya.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas (Situmorang, 2007 : 114)
yaitu :
1. Menunjang tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan
2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif.
3. Meminimalkan investasi modal. 4. Mempermudah pemeliharaan.
5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Program Diploma III, menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh pegawai. Dengan tersedianya fasilitas kerja yang terdapat pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyebabkan peningkatan efektivitas kerja secara terus – menerus. Fasilitas kerja yang terdapat pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sarana kantor, yang terdiri dari
komputer, in foccus, printer, mesin tik, lemari, filling cabinet.
Dengan adanya fasilitas kerja yang lengkap pada Program Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Dengan meningkatnya efektivitas kerja pegawai menyebabkan kinerja Perguruan Tinggi Negeri meningkat. Kinerja pegawai yang meningkat dapat dilihat dari cara kerja
atau prosedur yang cepat. Prosedur yang cepat karena pegawai memberikan pelayanan yang baik. Pelayanan yang baik dari pegawai didukung oleh adanya fasilitas kerja.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas maka dapat dirumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut, “Apakah fasilitas yang tersedia
pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempengaruhi efektivitas kerja pegawai”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :
1. Untuk mengetahui peranan fasilitas kerja yang tersedia, dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Mengidentifikasi fasilitas – fasilitas dominan yang mempengaruhi kerja pegawai Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang penulis lakukan adalah : 1. Bagi Fakultas Ekonomi
Sebagai bahan masukan untuk meningkatkan efektivitas kerja pegawai dengan lebih efektif dan efisien pada masa yang akan datang, serta sebagai
pertimbangan untuk perbaikan-perbaikan fasilitas yang ada di Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai peranan fasilitas kerja
E. Sistematika Penulisan 1. Jadwal penulisan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan
Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama beberapa
minggu mulai tanggal 19 Oktober s/d 30 Oktober 2010 di bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Laporan Penulisan
Tugas Akhir yang penulis kerjakan, dibagi menjadi empat bagian yaitu :
Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan,
manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penelitian.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini meliputi sejarah singkat Instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Pembahasan berupa peranan fasilitas kerja, jenis-jenis fasilitas kerja yang
terdapat di Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik sarana dan prasarana kantor yang menunjang jalannya kegiatan, serta teknik yang dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai.
BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir dan didirikan di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), pada tahun 1959 dan sebagai
Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan,
namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap
berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan
surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera
Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan
menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan
pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan
Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama
Sumber : FE USU - 2010
Gambar 2.1
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri
dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat
di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada
itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam
bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi
masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-
norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Peranan Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan efektivitas di Perguruan Tinggi Negeri. Fungsi peralatan memberikan kemudahan
dalam melakukan suatu pekerjaan, agar tercapai efektivitas kerja. Tidak dapat disangkal lagi, bahwa fasilitas berupa peralatan kerja sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja Perguruan Tinggi Negeri, mempermudah pekerjaan, menghemat
waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas – tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai macam tugas kantor.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai. Dengan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas serta ketepatan waktu pekerjaan tugas – tugas pegawainya. Berbagai
fasilitas dan peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefesienan dalam
melakukan pekerjaan. Dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dengan pencapain tujuan Perguruan Tinggi Negeri.
Fasilitas kerja merupakan salah satu pendorong untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak cepat dalam melakukan sebuah pekerjaan,
Perguruan Tinggi Negeri sebagai suatu organisasi harus membuat perencanaan
fasilitas kerja dengan baik, agar fasilitas kerja yang dipilih sesuai pada kebutuhan yang telah di rencanakan. Perencanaan fasilitas kerja merupakan suatu kegiatan yang
dilakukan sebelum dan setelah kegiatan operasional.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas (Situmorang, 2007 : 114) yaitu :
6. Mendukung tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan penyimpanan.
7. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif. 8. Meminimalkan investasi modal.
9. Mempermudah pemeliharaan.
10.Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja.
Penggunaan perlengkapan dan mesin – mesin merupakan salah satu aspek yang
menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas – fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efesiensi kantor. Penggunaan fasilitas kerja yang efisien akan mampu mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai, sehingga
kinerja atau efektivitas Perguruan Negeri akan dapat mewujudkan sesuai dengan yang telah direncanakan. Sebaliknya fasilitas kerja yang tidak tersedia secara efektif dan
efisien akan menghambat pekerjaan pegawai, khususnya pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sarana dan prasarana kantor juga menunjang jalannya kegiatan suatu kegiatan. Sehingga, apabila fasilitas dan pekerjaan
yang telah di rencanakan tidak berjalan dengan baik, akan dapat menghambat kemajuan dari pekerjaan tersebut.
fasilitas prasarana kantor, yaitu :
1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya : Komputer, Telepon, Printer, Fotocopy, Mesin Tik dan In Foccus.
2. Fasilitas prasarana kantor Contohnya : Fasilitas Pendidikan, Fasilitas Olahraga, Rekreasi, Musholla, Kantin dan fasilitas kesehatan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan berbagai
macam fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh pegawai. Fasilitas kerja yang terdapat pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah Fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor. Adapun Fasilitas sarana kantor yang terdapat pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari
komputer, printer, lemari besi, dan filling cabinet, sedangkan fasilitas prasarana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari : fasilitas olah raga, kantin
dan Musholla. Tersedianya fasilitas kerja yang baik pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai.
Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi
pemerintah maupun swsta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang – ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga
B. Jenis – jenis Fasilitas Kerja Yang Terdapat di Diploma III Fakultas Ekonomi USU
Pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu efektivitas kerja para pegawai Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas kerja yang terdapat pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas – tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efesien. Komputer
sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas – tugas pegawai di kantor.
Pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 3 fasilitas komputer yang disediakan. Yaitu pada jurusan keuangan, akuntansi, dan kesekretariatan. Kegunaan komputer pada jurusan
adalah untuk mengetik atau membuat arsip – arsip atau dokumen – dokumen mahasiswa Program Diploma III yang penting.
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat – surat yang diketik
dengan jelas dan melalui printer juga data – data dapat diperbanyak selayaknya
mesin fotocopy.
Pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 3 buah mesin printer. Yaitu pada jurusan keuangan, akuntansi, dan kesekretariatan. Kegunaan printer pada Diploma 3 yaitu untuk mencetak hasil – hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat sebelumnya.
3. Filling Cabinet
Filling Cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk persegi panjang yang
diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas – berkas atau arsip – arsip.
Pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 5 filling cabinet. Yang digunakan untuk menyimpan berkas – berkas mahasiswa, maupun arsip – arsip yang penting.
4. Lemari Besi
Lemari tempat menyimpan surat – surat berharga, dokumen penting, berbahan dari besi, berpintu 2, dan tidak mudah terbakar. Sangat aman dalam menyimpan
dokumen – dokumen yang penting.
Pada bagian Program Dipoma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
memiliki 3 lemari besi. Yang berguna untuk menyimpan skripsi – skripsi mahasiswa. Dan dokumen penting lainnya.
5. Lemari Kaca
Pada bagian Program Diploma III Universitas Sumatera Utara terdapat 2 lemari kaca. Lemari kaca yang terdapat pada Diploma III adalah untuk menyimpan
6. Meja
Pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 7 meja. Yang terdiri dari 4 meja kaca yang berfungsi sebagai
meja kerja, dan 3 meja komputer. 7. Kursi
Pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 8 kursi. 3 diantaranya adalah kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara yang lainnya adalah kursi untuk tamu.
C. Efektivitas
Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif suatu kegiatan tertentu untuk meningkatkan mutu kerja pegawai (Anoraga, 2000 : 178). Oleh sebab itu dalam melakukan suatu pekerjaan harus
mempunyai suatu sasaran yang seefektif mungkin agar sasaran dapat tercapai dengan baik dan sesuai yang diharapkan.
Lima prinsip untuk bekerja secara efektif (Sukoco, 2006 : 157), yaitu :
1. Perencanaan Kerja. Setiap manajer administrasi harus merencanakan pekerjaannya. Bagaimana, kapan ,dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan
2. Penjadwalan Kerja. Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, manajer dapat
mengkoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan informasi dalam sebuah jadwal kerja
3. Pelaksanaan Kerja. Sistem operasi, prosedur, penyimpanan arsip, dan metode yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan. Untuk itu, pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akurat.
4. Pengukuran Kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik berdasarkan kuantitatif maupun kualitatif manajemen administrasi akan dapat
memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun karyawan. 5. Menggaji Pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer menyeleksi,
melatih, memotivasi, mengompensasi, mempromosikan pekerja agar motivasi
mereka tetap tinggi.
Tingkat efektivitas penggunaan teknologi perkantoran, efisiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang
dibebankan.
Beberapa gabungan teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai (Sukoco,
2006 : 166). Yaitu :
1. Pembagian Kerja. Pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang mana pada dasarnya merupakan satu pekerjaan yang utuh. Gaji
2. Penyederhanaan Kerja. Teknik ini menghilangkan tugas yang membosankan
dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerjaan yang dibebankan.
3. Rotasi Kerja. Teknik ini akan memberikan kesempatan bagi pegawai untuk selalu mengembangkan diri dan memperluas pengetahuannya akan pekerjaan yang terdapat di kantor.
4. Peningkatan Kerja. Teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat
tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan pekerjaan yang akan mereka lakukan.
5. Partisipasi Karyawan. Cara yang efektif lainnya adalah melibatkan pegawai dalam proses pengambilan keputusan, dimana teknik ini dikenal sebagai
manajemen partisipasi. Manajemen harus mempertimbangkan semua masukan dan saran yang diberikan bawahannya sebelum mengambil keputusan. Karyawan harus diyakinkan bahwa masukan mereka berguna bagi manajemen
dalam pengambilan keputusan.
6. Komunikasi. Teknik efektif yang lain adalah meningkatkan kuantitas dan
kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan saran merupakan bagian penting dari proses tersebut.
Selain itu keefektifan kerja seorang pegawai selain dari fasilitas kerja yang diberikan juga berpengaruh pada lingkungan tempat para pegawai bekerja. Karena
kurang baik, maka para pegawai tidak akan dapat bekerja secara efektif maupun
efesien.
Salah satu fasilitas yang harus diberikan berkaitan dengan lingkungan pekerjaan
adalah :
1. Sistem Pencahayaan
(Sukoco, 2006 : 208) menjelaskan bahwa ada 4 jenis cahaya yang dapat
digunakan dikantor, yaitu :
a. Cahaya alami, cahaya yang berasal dari sinar matahari.
b. Cahaya fluorescent, cahaya yang dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya yang alami.
c. Cahaya incandescent, cahaya yang kadangkala digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada
beberapa area.
d. High Intensity Discharge Lamps, cahaya yang memberikan sistem pencahayaan yang sangat efisien.
2. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor
(Sukoco, 2006 : 214), yaitu :
a. Kombinasi warna, misalnya dalam mencampur warna primer dengan
b. Efek cahaya pada warna, karena berbagai jenis cahaya buatan
mempunyai spectrum yang berbeda, sistem pencahayaan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber
cahaya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya. c. Nilai pemantulan warna, beberapa warna memiliki nilai pemantulan
yang berbeda. Beberapa area pada perkantoran membutuhkan nilai
pemantulan warna yang lebih terang dibandingkan yang lain.
d. Dampak dari warna, warna seringkali mempengaruhi mood. Warna
sejuk, biru, hijau dan violet menghailkan mood yang tenang. Warna – warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh yang ringan.
3. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktifitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan,
beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi. Beberapa teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor
(Sukoco, 2007 : 216), yaitu :
a. Konstruksi yang sesuai, jumlah kebisingan pada perkantoran dapat dikontrol dengan menggunakan teknik konstruksi bangunan yang
b. Penggunaan material peredam suara.
c. Alat peredam suara, beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol suara perkantoran. Alat peredam suara dapat
diletakkan pada beberapa mesin di perkantoran.
4. Udara
Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Penulis mengambil kesimpulan dari Perguruan Tinggi Negeri yang diteliti bahwa fasilitas kerja yang tersedia pada bagian Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah dapat mendukung efektivitas kerja pegawai. Hal ini dapat dilihat dari Fasilitas yang sudah tergolong lengkap. Sehingga dapat mendorong
pekerjaan pegawai dalam mencapai efektivitas kerja, tercapainya efektivitas kerja berarti meningkatkan kinerja pegawai serta dapat meningkatkan pelayanan dan kualitas kerja yang baik. Fasilitas kantor yang ada, benar-benar digunakan untuk memperlancar
proses penyelesaian pekerjaan, sehingga tercapai efisiensi baik itu tenaga maupun waktu.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan pada bagian Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :
1. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan
pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Misalnya :
a. Fasilitas Telepon yang mana fasilitas ini sangat kurang, seharusnya telepon dapat disediakan di setiap ruang jurusan.
b. Adanya pendingin ruangan (AC), seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan, dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu
2. Pemenuhan terhadap fasilitas kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat menimbulkan motivasi tersendiri kepada pegawai untuk
bekerja lebih baik lagi.
3. Perencanaan fasilitas, baik berupa penambahan fasilitas ataupun perbaikan fasilitas harus dilakukan guna meningkatkan efektivitas kerja pegawai pada bagian Program
DAFTAR PUSTAKA
Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta. Handoko, T, 2000. Manajemen SDM, BPFE UGM, Yogyakarta.
L. Daft, Richard, 2002. Manajemen Edisi Kelima Jilid I, Erlangga, Jakarta.
Munir Sukoco, Badri., 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.
Simamora, Henry, 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia, YKPN, Yogyakarta. Situmorang, Syafrizal Helmi, 2007. Studi Kelayakan Bisnis, Buku I, USU Press,
Medan.
