SKRIPSI
Diajukan Untuk Menempuh Ujian Sarjana
Pada Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia
Disusun oleh: DERRI SEPTIAN
41707026
PROGRAM STUDI ILMU PEMERINTAHAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
v
Kependudukan (SIAK) Di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Kota Cimahi menjadi salah satu jawaban dari kurang tertibnya administarasi kependudukan dimana masih terdapat pelanggaran yang dilakukan oleh aparatur misalnya, menerima imbalan uang dari pemohon atau masyarakat yang ingin dilayani dengan cepat. Proses pelayanan tersebut mesti ditopang oleh proses komunikasi yang berjalan lancar karena secara langsung maupun tidak langsung akan berdampak terhadap proses pelayanan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Kota Cimahi dipergunakan untuk memudahkan aparatur dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat seperti, dalam hal pengurusan kartu tanda penduduk dan kartu keluarga.
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah komunikasi aparatur menurut Erliana Hasan dalam bukunya yang berjudul “komunikasi pemerintahan” yang meliputi : siapa yang dihadapi (komunikan), situasi dan kondisi, tempat, media yang digunakan serta pesan yang disampaikan.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan teknik penentuan informan dalam penelitian ini menggunkanan teknik purposive.
Hasil penelitian menunjukan bahwa komunikasi aparatur dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi terlaksana secara baik dengan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan, meskipun terdapat beberapa kendala seperti sarana dan prasarana yang kurang memadai dan kurangnya sumber daya manusia yang ahli dalam pelayanan Sistem Informasi Administarasi Kependudukan.
vi
Population Administration Information System Cimahi be one answer from miss administration residence where there are still violations committed by teh apparatus, for example, recieve the reward money from the applicant or the fublic who wish to be served quickly. The service process must be supported by the communication process runs smoothly because it is directly or indirectly will affect the process of service at the Departement of Population and Civil Cimahi. Populations Administration information System Cimahi used to facilitate personnel in providing services to the community such as, in terms of maintenance of identity card and family card.
The theory used in this study is the communiaction apparatus according to Erliana Hasan in his book entilted “government communications” which includes:who faced (communicant), circumstances, places, media used and the message being delivered.
The research method used is descriptive method with qualitative approaches and techniques of determination of informant in this study used purposive technique.
The result showed that the communication apparatus in the ministry’s Populations Administartion Information System Departement of Populations and
Civil Cimahi done well with people’s satisfication with the services provided, although there are some constraints such as infrastructure and facilities are inadequate and lack of human resources who are expert in Information System services Administration Populations.
vii
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur peneliti panjatkan Kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, karunia dan kekuatan sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini, tak luput dari ingatan semoga sholawat dan salam senantiasa terlimpah pada junjungan kita Nabi Besar Muhamad SAW. Skripsi ini dengan judul: “Komunikasi Aparatur dalam Pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi’’.
Maksud dari penyusunan skripsi ini untuk menempuh ujian sarjana pada Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia. Skripsi ini membahas komunikasi aparatur di Dinas Kependudukan Kota Cimahi melalui penyelenggaraan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, komunikasi yang ada di Dinas Kependudukan akan sangat diperlukan untuk mencapai keberhasilan jika adanya kerja sama antara penyelenggara pelayanan atau yang melayani (Aparatur) dan masyarakat (yang dilayani).
Peneliti menyadari akan segala kekurangan dan kesalahan dalam penyusunan skripsi ini, baik dari segi isi, cara penyajian maupun penulisan, hal ini disebabkan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan yang peneliti miliki. Oleh karena itu, peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pihak-pihak yang terkait.
viii
2. Nia Karniawati,.S.IP,.M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
3. Dewi Kurniasih,.S.IP,.M.Si, selaku pembimbing bagi peneliti dalam penyusunan skripsi di Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
4. Tatik Rohmawati,.S.IP, selaku dosen wali angkatan 2007 di Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
5. Ayah, ibu, dan keluarga yang telah mendukung serta membantu bagi peneliti dalam penyusunan skripsi.
6. Rozalia Fahimah kekasih yang selalu memberikan motivasi bagi peneliti dalam penyusunan skripsi.
7. Rekan-rekan mahasiswa Ilmu Pemerintahan angkatan 2007 Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan dukungan, dorongan dan bantuan bagi peneliti dalam penyusunan skripsi ini.
8. Semua pihak yang telah memberikan dukungan, dorongan dan bantuan bagi peneliti dalam penyusunan skripsi ini.
Peneliti berharap semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat khususnya bagi peneliti dan bagi instansi atau lembaga terkait serta pembaca pada umumnya.
Bandung, Agustus 2011
ix
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERYATAAN ... iii
MOTTO ... iv
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... vi
KATA PENGANTAR... .. vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 6
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Kegunaan Penelitian ... 8
1.5 Kerangka Pemikiran ... 9
1.6 Metode Penelitian ... 22
1.6.1 Teknik Pengumpulan Data ... 23
1.6.2 Teknik Penentuan Informan ... 25
1.6.3 Teknik Analisa Data ... 27
1.7 Jadwal dan Lokasi Penelitian ... 28
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Aparatur... 30
2.1.1 Pengertian Komunikasi... 30
2.1.2 Pengertian Aparatur... 31
x
2.3.1 Pengertian Sistem... 38
2.3.2 Pengertian Informasi... 40
2.3.3 Pengertian Sistem Informasi………. 41
2.3.4 Pengertian Administrasi... 43
2.3.5 Pengertian Kependudukan... 44
2.3.6 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan... 45
BAB III OBJEK PENELITIAN 3.1 Gambaran Umum Kota Cimahi... 48
3.1.1 Jumlah Pegawai Negeri Sipil Kota Cimahi... 50
3.1.2 Keadaan Kependudukan Kota Cimahi... 51
3.2 Gambaran Umum Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Cimahi... .. 51
3.2.1 Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipik Kota Cimahi... . .. 51
3.2.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 52
3.2.3 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 53
3.2.4 Deskripsi Tugas Pegawai Negeri Sipil Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 55
3.3 Gambaran Umum Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 60
xi
4.1.2 Jabatan dan pendidikan aparatur dalam memberikan pelayanan dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 75 4.2 Situasi dan kondisi dalam Pelayanan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipill Kota Cimahi... 81 4.2.1 Komunikasi formal dalam pelayanan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 83 4.2.2 Komunikasi informal dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 87
4.2.3 Situasi pekerjaan dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 90 4.3 Tempat dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 93
4.3.1 Lokasi dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 96
4.3.2 Lingkungan dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 98 4.4 Media interaksi yang digunakan aparatur dalam memberikan
xii
Catatan Sipil Kota Cimahi... 102
4.4.2 Media komunikasi massa yang dipergunakan aparatur dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 106
4.5 Pesan yang disampaikan dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 111
4.5.1 Pesan verbal yang diberikan aparatur dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 113
4.5.2 Pesan nonverbal yang diberikan aparatur dalam memberikan pelayananan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi... 115
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Kesimpulan... 117
5.2 Saran... 119
DAFTAR PUSTAKA... 121
xiii
xiv
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
xv
Lampiran 2 Daftar informan... 131
Lampiran 3 Transkip wawancara aparatur ... 133
Lampiran 4 Transkip wawancara masyarakat ... 135
Lampiran 5 Surat Pengantar dari Jurusan Ilmu Pemerintahan untuk melaksanakan penelitian... 137
Lampiran 6 Surat Keterangan perizinan dari KESBANG Kota Cimahi... 138
Lampiran 7 Surat Keterangan telah melaksanakan penelitian... 139
Lampiran 8 Peta Kota Cimahi... 140
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Globalisasi merupakan sebuah fenomena dimana negara-negara di dunia secara langsung maupun tidak langsung mengharapkan terjadinya sebuah interaksi antar masyarakat yang jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan saat-saat sebelumnya. Proses interaksi dan komunikasi antar negara-negara di dunia akan lebih jauh baik dibandingkan dengan apa yang selama ini pernah terjadi. Suatu kenyataan bahwa globalisasi telah membuka isolasi batasan antar negara yang selama ini berlaku terutama untuk hal-hal yang berhubungan dengan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan hukum. Akibat sedemikian cepat dan akuratnya informasi mengalir dari satu tempat ke tempat lain.
Teknologi diciptakan untuk mempermudah dan memperbaiki kualitas kehidupan manusia untuk menunjukkan peranannya. Bentuk pelayanan pemerintah kepada masyarakatnya pada dasarnya adalah hal-hal yang berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, dan penyediaan berbagai data, informasi, pengetahuan, maupun kebijakan beserta penyebarannya ke seluruh anggota masyarakat yang membutuhkan, maka jelas terlihat bahwa teknologi yang paling cocok untuk diterapkan disini adalah teknologi informasi.
Undang-Undang RI Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Penerapan otonomi daerah telah membuka peluang bagi daerah provinsi, daerah kabupaten atau kota untuk mengembangkan kreativitas dan inovasi dalam membangun daerah sehingga tercipta kondisi masyarakat lebih maju dan sejahtera.
Semua bangsa di dunia ini menghendaki adanya otonomi, yang pada hakekatnya merupakan hak untuk mengelola rumah tangga sendiri tanpa ada campur tangan dan intervensi dari pihak lain. Negara memerlukan otonomi ketika ada kecenderungan berlangsungnya intervensi ekonomi maupun politis dari negara lain. Pemerintah provinsi dan kabupaten atau kota pada suatu negara juga memerlukan otonomi yang salah satunya bertujuan untuk menuntut atau menginginkan suatu souveregnity dalam mengelola sumber daya yang dimiliki untuk memenuhi kebutuhan, menyelenggarakan kepentingan, dan mengatasi permasalahan publik masyarakat lokal, dengan intervensi yang kecil dari pemerintah pusat.
Pelayanan publik (public service) merupakan salah satu perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat disamping abdi negara, pelayanan publik dimaksudkan untuk mensejahterahkan masyarakat atau warga negara. Pelayanan publik yang profesional, artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh adanya akuntabilitas dan responsibilitas dari pemberi layanan (aparatur pemerintah).
diangkat menjadi salah satu prinsip yang harus dijalankan oleh pemerintah dalam upaya mewujudkan good governance. Prinsip partisipasi dalam pelayanan public
suatu upaya untuk mewujudkan good governance, sejalan dengan pandangan baru yang berkembang didalam upaya meningkatkan pelayanan publik dengan cara melihat masyarakat tidak hanya sebagai pelanggan (costumer) melainkan sebagai warga negara yang memiliki negara dan sekaligus pemerintahan yang ada di dalamnya.
Pergeseran pandangan ini mengisyaratkan bahwa masyarakat sejak awal harus dilibatkan dalam merumuskan berbagai hal yang menyangkut pelayanan publik, misalnya mengenai jenis pelayanan publik yang mereka butuhkan, cara terbaik untuk menyelenggarakan pelayanan publik, mekanisme untuk mengawasi proses pelayanan, dan yang tidak kalah pentingnya adalah mekanisme untuk mengevaluasi pelayanan.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan unsur pelaksana otonomi daerah yang menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintahan Daerah dibidang Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil membentuk unit pelaksana teknis dinas untuk melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional atau kegiatan teknis penunjang yang mempunyai wilayah kerja.
teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengolahan informasi data kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan. Penerapan sistem ini bertolak dari adanya kebijakan yang dikeluarkan berkaitan dengan pengolahan administrasi kependudukan. Pengolahan admnistrasi kependudukan ini menggunakan teknologi informasi dimana dalam proses pengolahannya lebih cepat dan keamanan datanya lebih terjamin.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada publik atau masyarakat, melakukan pengembangan terlaksananya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dan Data Base berdasarkan keputusan Menteri dalam negeri. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan sebuah sistem informasi yang dibangun untuk mendukung proses administrasi kependudukan yang meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Pelayanan data base tersebut bertujuan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat dan tentunya dapat memberikan dampak yang positif bagi masyarakat itu sendiri.
Pelayanan data base ini sendiri secara keseluruhan belum diterapkan secara luas karena masih adanya kendala-kendala yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Kota Cimahi, akan tetapi di dalam lingkungan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil penerapan data base ini sudah mulai dilakukan dalam memberikan pelayanan publik.
transfer, penyimpanan serta pendayagunaannya. Prinsip-prinsip yang memberikan dukungan tersebut, melalui rancang bangun, alur data dan proses akhir pada rancangan infrastruktur kemudian dibangun dan dikembangkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan tersebut untuk memfasilitasi penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK) sebagai nomor identitas tunggal yang melekat pada setiap dokumen kependudukan dan sebagai kunci akses untuk verification (pembuktian) dan identifikasi jati diri seseorang yang sangat berguna di dalam mewujudkan efisiensi dan efektifitas pelayanan publik.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dalam implementasinya terdiri dari adanya komponen yang berupa aplikasi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dengan menggunakan sistem data base dan jaringan komunikasi. Komponen tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: aplikasi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dibangun dalam rangka pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Bentuk aplikasi entry data ke dalam komputer dengan memasukan
collected (kumpulan) data secara bertahap mulai dari RT, RW, Desa atau Kelurahan sampai ke Kecamatan, entry data kemudian masuk ke dalam data base
Permasalahan yang terjadi sebelum diberlakukannya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ini adalah tidak adanya tertib administrasi mengenai kependudukan sehingga menyulitkan bagi pemerintah untuk melakukan pendataan. Akan tetapi setelah sistem tersebut diterapkan tertib administrasi dan pelayanan terbaik kepada publik atau masyarakat telah mengalami perbaikan.
Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menjadi salah satu jawaban dari kurang tertibnya administarasi kependudukan dimana masih terdapat pelanggaran yang dilakukan oleh aparatur misalnya, menerima imbalan uang dari pemohon atau masyarakat yang ingin dilayani dengan cepat. Proses pelayanan tersebut mesti ditopang oleh proses komunikasi yang berjalan lancar karena secara langsung maupun tidak langsung akan berdampak terhadap proses pelayanan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang pada dasarnya dipergunakan untuk memudahkan aparatur dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pengurusan kartu tanda penduduk dan kartu keluarga.
Berdasarkan latar belakang di atas maka peneliti tertarik untuk mengambil judul “Komunikasi Aparatur Dalam Pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi”.
1.2. Identifikasi Masalah
1. Bagaimana komunikan dalam pelayanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi ? 2. Bagaimana situasi dan kondisi yang terjadi dalam pelayanan Sistem Informasi
Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi?
3. Bagaimana tempat pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi?
4. Bagaimana media yang digunakan dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi?
5. Bagaimana pesan yang diberikan aparatur dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi?
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari peneliti mengadakan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan komunikasi aparatur dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
2. Untuk mengetahui dan menganalisis situasi dan kondisi yang terjadi dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
3. Untuk mengetahui dan menganalisis tempat pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
4. Untuk mengetahui dan menganalisis media yang digunakan dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
5. Untuk mengetahui dan menganalisis pesan dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
1.4. Kegunaan Penelitian
Penelitian ini mempunyai kegunaan sebagai berikut:
1. Bagi peneliti, penelitian ini dapat berguna untuk menambah wawasan dan pengetahuan peneliti mengenai komunikasi aparatur yang digunakan dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan untuk meningkatkan pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. 2. Secara teoritis, penelitian ini untuk mengembangkan teori-teori yang peneliti
3. Secara praktis, diharapkan penelitian ini dapat bermanfaat sebagai masukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan khususnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
1.5. Kerangka Pemikiran
Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal ( bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa ).
Komunikasi antar manusia hanya dapat terjadi apabila ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan tertentu. Artinya, komunikasi hanya dapat terjadi apabila didukung oleh adanya sumber pesan, media, penerima, dan efek. Menurut Cangara dalam bukunya Pengantar Ilmu Komunikasi mengemukakan komunikasi adalah “Suatu proses di mana dua orang
atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam” (Cangara, 1998:19).
menciptakan saling pengertian dari orang-orang yang ikut serta dalam suatu proses komunikasi. Komunikasi tidak akan berjalan apabila hanya dilakukan oleh satu orang, tetapi lebih efektifnya, dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Aparatur merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu lembaga pemerintahan disamping faktor lainnya seperti uang, alat-alat yang berbasis teknologi. Oleh karena itu, sumber daya aparatur harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi pemerintahan untuk mewujudkan profesional pegawai dalam melakukan pekerjaan. Hal ini sejalan dengan pendapat Sarwono Handayaningrat bahwa :
“Aparatur adalah aspek-aspek administrasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan atau Negara, sebagai alat untuk mencapai tujuan nasional. Aspek organisasi itu terutama pengorganisasian atau kepegawaian” (Sarwono,1982:154).
Pendapat tersebut mengemukakan bahwa aparatur merupakan suatu aspek-aspek admisistrasi yang diperlukan oleh pemerintah dalam menyelengarakan suatu pemerintahan atau negara dalam mencapai tujuan nasional. Aspek dari organisasi aparatur adalah pengorganisasian dan kepegawaian di lingkungan kerja organisasinya. Selanjutnya Suwarno mengemukakan lebih jauh tentang aparatur pemerintahan bahwa yang dimaksud tentang aparatur pemerintahan ialah orang-orang yang menduduki jabatan dalam kelembagaan pemerintahan.
1. Siapa yang dihadapi; Penerima pesan atau dengan siapa kita berbicara sangat berperan dalam berkomunikasi, hal itu bisa berhubungan dengan faktor usia, jenis kelamin, posisi atau jabatan, pendidikan, latar belakang budaya dan sebagainya.
2. Situasi dan Kondisi; dalam situasi tertentu (formal, informal, situasi pekerjaan, santai dan sebagainya) akan berpengaruh dalam cara kita berkomunikasi, sehingga sedini mungkin kita dapat mengetahuinya dan menerapkan semua bentuk dan cara berkomunikasi pada segala situasi dan kondisi, tanpa membuang waktu untuk penyesuaian.
3. Tempat; Dimana kita berkomunikasi dengan seseorang juga berpengaruh terhadap cara kita berkomunikasi.
4. Media yang digunakan; Jenis media atau saluran komunikasi yang digunakan, apakah komunikasi tulisan, lisan, non verbal ataupun dengan menggunakan peralatan lainnya (misalnya telepon, faximilli, internet dan sebagaimya) ikut berperan dalam tercapainya komunikasi yang efektif. 5. Pesan yang disampaikan; jenis pesan atau berita yang akan disampaikan
(berita penting, sedih, gembira, teguran, formal, informal dan sebagainya). (Erliana, 2005 : 90)
Komunikasi yang baik akan menghasilkan suatu pelayanan yang baik pula, adapun faktor atau unsur-unsur dalam komunikasi aparatur antara lain :
Kedua situasi dan kondisi, dalam penelitian ini situasi dan kondisi yang dimaksud adalah Situasi, secara umum merujuk pada karakteristik keadaan eksternal yang bersifat objektif; sementara kondisi lebih merujuk pada karakteristik keadaan internal yang bersifat subjektif. Kelompok situasi dan kondisi meliputi tiga hal. Pertama keadaan Formal adalah situasi dan kondisi resmi dalam memberikan pelayanan di Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Kedua, keadaan informal adalah situasi dan kondisi yang tidak resmi dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Ketiga, situasi pekerjaan adalah adalah keadaan yang terjadi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan.
ada di sekitar tempat pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
Keempat, Media dalam penelitian ini adalah media yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi, yang meliputi dua hal. Pertama media komunikasi antar pribadi yang meliputi sarana telepon adalah alat komunikasi dua arah yang mempergunakan kabel telepon sebagai alat penghubung dalam berkomunikasi yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Sarana faximilli adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya yang digunakan oleh aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
Sarana media surat yang tergolong surat sebagai alat komunikasi, yaitu surat biasa. Kedua, media komunikasi massa yang meliputi internet atau jaringan komunikasi adalah media komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer untuk mempermudah aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi dalam memberikan pelayanan. Surat kabar mampu memberi informasi yang lengkap, bisa dibawa kemana-mana, terdokumentasi sehingga mudah diperoleh apabila diperlukan. Sarana-sarana tersebut dipergunakan untuk membantu atau memperlancar pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
sebagai berikut, pertama pesan verbal adalah informasi yang diberikan aparatur Dinas Kependukan dan Catatan Sipil yang penyampaiannya menggunakan kata-kata, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan apa yang didengarnya. Kedua, non verbal adalah informasi yang diberikan aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi yang penyampaiannya tidak menggunakan kata kata secara langsung melainkan dengan bahasa gerak tubuh. Bila hal tersebut dapat dipenuhi maka pelayanan terhadap masnyarakat dalam pembuatan kartu identitas akan berjalan dengan cepat, baik dan efisien.
Pelayanan umum yang dilakukan oleh siapapun tidak terlepas dari tiga macam bentuk pelayanan menurut Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, yaitu :
1. Pelayanan dengan lisan
Pelayanan dengan lisan yang dilakukan oleh petugas – petugas di bidang hubungan masyarakat (Humas), bidang informasi dan bidang – bidang lain yang tugasnya memberikan penjelasan atau keterangan kepada siapapun yang memerlukan. Agar pelayanan dapat berhasil sesuai dengan apa yang diharapkan, ada syarat – syarat yang harus dipenuhi, antara lain :
a) Memahami benar masalah – masalah yang termasuk dalam bidang tugasnya.
b) Mampu memberikan penjelasan apa yang diperlukan dengan lancar, singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu. c) Bertingkah laku sopan dan ramah.
2. Pelayanan melalui tulisan
3. Pelayanan berbentuk perbuatan
Pada umumnya pelayanan berbentuk perbuatan 70% sampai 80% dilakukan oleh petugas – petugas tingkat menengah dan bawah, karena hal ini adalah faktor keahlian dan keterampilan petugas tersebut yang sangat menentukan hasil perbuatan atau pekerjaan yang dilakukannya.
(KEPMENPAN Nomor 63 Tahun 2003)
Jenis layanan ini memang tidak terhindar dari layanan lisan, hal ini disebabkan karena hubungan lisan paling banyak dilakukan dalam hubungan pelayanan umum (kecuali yang khusus dilakukan melalui hubungan tulisan, karena faktor jarak). Manusia sebagai makhluk sosial yang tidak terlepas dari hasil hubungan ketergantungan pendapat tentang pengertian pelayanan itu sendiri, sinambela mendefinisikan pelayanan publik sebagai beikut :
“Pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan
masyarakat oleh penyelenggara pemerintah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, Negara didirikan oleh publik (masyarakat) tentu saja dengan tujuan agar
dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat”(Sinambela, 2006:5).
Pelayanan publik dapat dikatakan sebagai pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara pemerintah. Pelayanan publik juga merupakan serangkaian atau sejumlah aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah atau birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan oleh masyarakat, karena pemerintah dan negara didirikan oleh masyarakat atau publik dengan tujuan agar dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
”Suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transasksi harian, mendukung operasi, bersifat manjerial dan kegiatan strategi diluar organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jogiyanto, 1990:11).
Berdasarkan uraian diatas maka sistem informasi pasti dimiliki di setiap organisasi. Sistem informasi tersebut meliputi pengolahan transaksi, mendukung operasi, dan bersifat manajerial dengan menyedikan laporan-laporan.
Sistem informasi mengandung informasi yang akan diolah dan diproses untuk mencapai tujuan. Sistem informasi sebagai pendukung pencapaian tujuan tersebut memiliki komponen-komponen sebagai berikut:
1. Perangkat keras (hardware), mencakup piranti-piranti keras seperti komputer, server dan printer.
2. Perangkat lunak (software) atau sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras dapat memproses data.
3. Prosedur yaitu sekumpulan aturan yang dipaksa untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang yaitu semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis data (database) yaitu sekumpulan tabel, hubungan data dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
(www.depkominfo.go.id).
Sistem informasi memerlukan bagian-bagian yang perlu dimiliki atau proses sebelum menghasilkan suatu informasi. Beberapa hal yang harus dimiliki untuk menghasilkan suatu informasi yaitu, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, sumber daya manusia, basis data
(database), jaringan komputer atau komunikasi data.
sistem informasi harus memiliki kualitas tertentu. Kualitas sistem informasi dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Relevan (relevancy), seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini, dan kejadian yang akan datang. Informasi yang berkualitas akan mampu menunjukan benang merah relevansi kejadian masa lalu, hari ini dan masa yang akan depan sebagai sebuah bentuk aktivitas yang konkrit dan mampu dilaksanakan, dan dibuktikan oleh siapa saja.
2. Akurat (accuracy). Suatu informasi dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan (completeness), seluruh pesan telah benar atau sesuai (correctness), serta pesan yang disampaikan sudah lengkap atau hanya sistem yang diingikan oleh user
(security).
3. Tepat waktu (timelines). Berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu.
4. Ekonomis (economy). Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi. 5. Efisien (efficiency). Informasi yang berkualitas memiliki sintaks
ataupun kalimat yang sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis), namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam.
6. Dapat dipercaya (reliability). Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.
(Ladjamudin, 2005: 11-13)
Kualitas sistem informasi yang baik harus sesuai atau relevan, akurat, tepat waktu, ekonomis, efisien, dapat dipercaya agar penyajian informasi tersebut dapat bekerja secara optimal untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada masnyarakat. Kualitas sistem informasi sangat penting untuk dijaga karena kualitas informasi secara tidak langsung berpengaruh terhadap hasil dari pelayanan informasi tersebut.
yang meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Berdasarkan dengan Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 4 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di Kota Cimahi, yaitu :
“Bahwa dalam rangka pelaksanaan kegiatan penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan, melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan sistem informasi administrasi kependudukan, perlu adanya pengaturan sebagai pedoman
penyelenggaraan” (PERDA Kota Cimahi No 4 Tahun 2010)
Sistem ini berwujud database kependudukan nasional. Sistem Informasi Kependudukan adalah salah satu jenis perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membantu proses pengelolaan data pencatatan biodata penduduk pada salah satu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan administrasi kependudukan.
Berdasarkan kerangka pemikiran di atas, definisi operasional dalam penelitian ini adalah:
1. Komunikasi adalah interaksi antara aparatur dengan masyarakat maupun aparatur dengan aparatur di dalam memberikan pelayanan melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
2. Aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi adalah aparatur yang melayani dalam upaya peningkatan pelayanan melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan Kota Cimahi.
4. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi adalah salah satu satuan perangkat daerah atau lembaga yang melayani masyarakat di bidang administrasi kependudukan yang berada di wilayah Kota Cimahi.
5. Komunikasi Aparatur adalah interaksi aparatur dalam memberikan pelayanan melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Adapun faktor-fakor yang perlu diperhatikan, antara lain :
1) Siapa yang dihadapi (penerima pesan/komunikan); Komunikan adalah masyarakat yang menrima pelayananan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Kota Cimahi.
a) Faktor usia adalah jenjang umur produktif bagi seorang aparatur Dinas kependudukan dan catatan sipil Kota cimahi dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan.
b) Jenis kelamin adalah gender yang membedakan antara wanita dan pria yang bekerja di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. c) Posisi atau jabatan adalah struktur atau tingkatan jenjang karir
pegawai negeri sipil yang bekerja di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota cimahi.
2) Situasi dan kondisi adalah keadaan aparatur dalam berkomunikasi dengan masyarakat guna memberikan pelayanan melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Kota Cimahi.
a). Formal adalah situasi dan kondisi resmi dalam memberikan pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi melalui penggunaan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan.
b). Informal adalah kondisi tidak resmi dalam memberikan pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi melalui penggunaan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan.
c). Situasi pekerjaan adalah keadaan yang terjadi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi dalam memberikan pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan.
3) Tempat adalah lokasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
a). Lokasi adalah tempat dimana terjadinya pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan guna memberikan pelayanan kepada masyarakat Kota Cimahi.
4) Media adalah sarana dan prasarana aparatur dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil KotaCimahi.
a). Media antar pribadi adalah alat komunikasi dua arah yang dipergunakan sebagai alat penghubung dalam berkomunikasi yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
b). Media massa adalah komunikasi yang digunakan untuk memberikan informasisecara luas dengan menggunakan alat komunikasi yang mampu beroperasi tanpa ada batasan atau halangan jarak atau waktu yang digunakan oleh aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
5) Pesan adalah informasi yang disampaikan oleh aparatur kepada masyarakat melalui Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
a) Pesan verbal adalah informasi yang diberikan aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang penyampaiannya menggunakan kata-kata, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan apa yang didengarnya.
Berikut ini merupakan bagan yang telah dimodifikasi oleh peneliti untuk berhubungan dengan yang terjadi sekarang, maka dasar-dasar yang digunakan untuk mencari kebenaran dalam skripsi ini adalah berdasarkan suatu metode. Metode tersebut dapat mengarahkan penyusunan dalam melakukan penelitian dan pengamatan, dengan begitu dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif. Metode penelitian deskriptif adalah:
“Penelitian yang bertujuan untuk menjelaskan ihwal masalah atau objek
tertentu secara rinci. Penelitian deskriptif dapat bertipe kuantitatif dan kualitatif dan biasanya dilakukan peneliti untuk menjawab sebuah atau beberapa pertanyaan mengenai keadaan objek atau objek amatan secara
rinci” (Suyanto, 2005:17-18).
Pendekatan yang digunakan adalah kualitatif, karena pengumpulan data dilakukan dengan observasi dan wawancara. Menurut Ulber Silalahi metode penelitian kualitatif adalah:
“Metode penelitian kualitatif didefinisikan sebagai suatu proses penyelidikan untuk memahami masalah sosial berdasarkan pada penciptaan gambaran holistik lengkap yang dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilmiah ” (Silalahi, 2006:70).
Metode kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data yang mengandung makna. Makna adalah data yang sebenarnya, data yang pasti yang merupakan suatu nilai dibalik data yang tampak (Sugiyono, 2005:3). Oleh karena itu dalam penelitian kualitatif tidak menekankan pada
generalisasi, akan tetapi lebih menekankan pada makna.
1.6.1 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah:
datanya berupa catatan atau dokumen yang tersedia pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
b. Studi Lapangan, yaitu dengan mengamati dan terjun langsung ke lapangan untuk mengetahui komunikasi aparatur dalam pelayanan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Studi lapangan ini terdiri dari:
1. Observasi non partisipatif, yaitu peneliti tidak terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Peneliti hanya mengamati tentang pelaksanaan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi dalam penyajian data dan informasi kependudukan melalui Aplikasi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan di Kota Cimahi tepatnya di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi. Peneliti ingin mengetahui kebenaran pandangan teoritis tentang masalah yang diselidiki dalam hubungannya dengan dunia nyata. Observasi juga untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai masalah dan mungkin petunjuk-petunjuk tentang cara memecahkannya.
1.6.2 Teknik Penentuan Informan
Teknik penentuan informan dalam penelitian ini adalah menggunakan tehnik Purposive, yaitu:
"Teknik pengambilan informan sumber data dengan pertimbangan tertentu. Pertimbangan tertentu dapat diartikan bahwa informan yang kita pilih dianggap paling tahu tentang apa yang kita harapkan, atau mungkin sebagai penguasa sehingga akan memudahkan peneliti menjelajahi objek atau situasi sosial yang diteliti" (Sugiyono, 2005:54).
Teknik sampling purposive adalah siapa yang akan diambil sebagai anggota informan diserahkan pada pertimbangan pengumpul data yang sesuai dengan maksud dan tujuan penelitian. Menurut James A. Black teknik Purposive
adalah:
“Salah satu cara yang diambil peneliti untuk memastikan, bahwa unsur tertentu dimasukan ke dalam sampel. Tingginya tingkat selektivitas yang ada pada teknik ini akan menjamin semua tingkatan yang relevan
direpresentasikan dalam rancangan penelitian tertentu”. (Black,1999:264).
Teknik Purposive yang dikemukakan oleh James A. Black bertujuan untuk mengukur tingkat efektivitas dalam proses penelitian. Proses komunikasi aparatur akan berjalan dengan baik atau tidak dapat diukur atau dilihat dengan melalui metode penelitian Purposive.
1. Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sebagai orang pertama yang dijadikan sumber data. Informan awal ini dipilih karena orang yang dianggap peneliti mengetahui keseluruhan informasi atau data secara luas.
2. Kepala Sub. Bagian Keuangan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Peneliti memilih Sub. Bagian Keuangan yang dianggap mengetahui informasi yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan SIpil.
3. Wakil Sub. Dinas Data dan Pelaporan dari sini dapat diperoleh data dan informasi mengenai Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan secara lengkap.
4. Petugas UPT yang minimal telah bekerja lebih dari 1 tahun. Peneliti memilih UPT Pelayanan karena dianggap sebagai pemberi layanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
5. Petugas atau aparatur yang bekerja di Kantor kelurahan. Peneliti memilih aparatur tersebut karena beliau menjadi operator Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan yang bertugas melayani masyarakat dan berkomunikasi secara langsung dengan pemohon pelayanan.
6. Petugas atau aparatur yang bekerja di Kantor kecamatan, Peneliti memilih apartur tersebut karena beliau mempunyai andil dalam pemberian pelayanan yang ada di Kantor Kecamatan.
sebagai sampel bila orang yang kebetulan ditemui cocok sebagai sumber data. (Sugiyono,2004:77). Peneliti menemui 4 orang pemohon atau masyarakat yang sedang mengurus surat surat dan datang langsung ke UPT Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi karena keterbatasan dan kemampuan yang dimiliki peneliti. Peneliti akan menjadikan masyarakat menjadi narasumber, karena masyarakat yang merasakan hasil dari penggunaan Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan yang diberikan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi.
1.6.3 Teknik Analisis Data
Teknik analisa data yang sesuai dengan penelitian ini adalah analisa deskriptif kualitatif. Penelitian kualitatif dapat diartikan sebagai strategi penyelidikan yang naturalistis dan induktif dalam mendekati suatu suasana (setting) tanpa hipotesis-hipotesis yang telah ditentukan sebelumnya. Teori muncul dari pengalaman kerja lapangan dan berakar (grounded) dalam data (Bagong Suyatna, 2005:183). Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan laporan ini ada tiga teknik, dikutip dari Sugiyono dengan bukunya
Memahami Penelitian Kualitatif, ketiga teknik tersebut sebagai berikut: 1. Reduksi Data
Reduksi data adalah merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.
2. Penyajian Data
paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif, dengan penyajian data maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi dan merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.
3. Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah merupakan temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa deskripsi atau gambaran suatu objek yang sebelumnya masih belum pasti sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau interaktif, hipotesis atau teori. (Sugiyono, 2009:72)
Dengan demikian kesimpulan dalam penelitian kualitatif dapat menjawab rumusan masalah yang dirumuskan sejak awal karena seperti yang telah dikemukakan bahwa masalah dan rumusan masalah dalam penelitian kualitatif telah berkembang setelah peneliti berada di lapangan.
1.7. Jadwal dan Lokasi Penelitian
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No Kegiatan 2010 2011
Des Jan Feb Mar Aprl Mei Juni Juli Agst 1 Observasi awal
2 Pengajuan judul skripsi
3 Penyusunan skripsi 4 Seminar skripsi 5 Pengajuan surat ijin 6 Pelaksanaan
observasi
7 Pengumpulan Data Observasi
Wawancara Dokumentasi 8 Pengolahan dan
30
2.1 Komunikasi Aparatur 2.1.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal (bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa).
Menurut Prof. Onong Uchjana Effendy.,M.A. dalam bukunya yang berjudul Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi mengemukakan pendapatnya mengenai komunikasi sebagai berikut : “Hakikat komunikasi adalah proses pernyataan antarmanusia. Yang dinyatakan itu adalah pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa sebagai alat
penyalurnya” (Effendy, 2003:28).
komunikasii tidak dapat berdiri sendiri tetapi dipengaruhi oleh orang lain sebagai penerima pesan atau pemberitahuan.
Definisi komunikasi yang dikemukakan oleh Kincaid (1977: 7), komunikasi sebagai berikut : “Komunikasi adalah proses saling berbagi atau menggunakan informasi secara bersamaan dan pertalian antara peserta dalam proses informasi” (Dalam Erliana, 2005: 17). Komunikasi merupakan suatu proses saling berbagi atau menggunakan informasi secara bersamaan hal ini dilakukan untuk memudahkan pengguna atau masnyarakat yang membutuhkan pelayanan.
Namun Siporin (1975: 165) mendefinisikan komunikasi dengan lebih jelas dan terperinci lagi.
“Komunikasi adalah proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih, dan dalam proses itu terjadi kegiatan-kegiatan memberi atau mengirim, menerima, dan menanggapi pesan-pesan diantara orang-orang yang berinteraksi.” (Dalam Erliana, 2005: 18).
Proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih, dalam kegiatan tersebut terjadi pertukaran informasi hal tersebut dapat dikatakan sebagai kegiatan komunikasi untuk meningkatkan pelayanan dalam pembuatan kartu identitas yang sesuai.Komunikasi sangat berpengaruh dalam menciptakan pelayanan yang efektif dan efisien dalam meningkatkan kualitas pelayanan.
2.1.2 Pengertian Aparatur
mempersulit, memfasilitasi bukan justru menyiasati apalagi mempolitisasi kebutuhan masyarakat selain itu organisasi pemerintah di harapkan dapat membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan.
Aparatur merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu lembaga pemerintahan disamping faktor lainnya seperti uang, alat-alat yang berbasis teknologi. Oleh karena itu, sumber daya aparatur harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi pemerintahan untuk mewujudkan profesional pegawai dalam melakukan pekerjaan. Hal ini sejalan dengan pendapat Sarwono Handayaningrat bahwa :
“Aparatur adalah aspek-aspek administrasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan atau Negara, sebagai alat untuk mencapai tujuan nasional. Aspek organisasi itu terutama pengorganisasian atau
kepegawaian” (Sarwono,1982:154).
Pendapat tersebut mengemukakan bahwa aparatur merupakan suatu aspek-aspek admisistrasi yang diperlukan oleh pemerintah dalam menyelengarakan suatu pemerintahan atau negara dalam mencapai tujuan nasional. Aspek dari organisasi aparatur adalah pengorganisasian dan kepegawaian di lingkungan kerja organisasinya. Selanjutnya Suwarno mengemukakan lebih jauh tentang aparatur pemerintahan bahwa yang dimaksud tentang aparatur pemerintahan ialah orang-orang yang menduduki jabatan dalam kelembagaan pemerintahan.
Sumber daya aparatur menurut Badudu dan Sutan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, adalah terdiri dari kata sumber yaitu, tempat asal dari mana sesuatu datang, daya yaitu usaha untuk meningkatkan kemampuan, sedangkan aparatur yaitu pegawai yang bekerja di pemerintahan. Jadi, sumber daya aparatur adalah kemampuan yang dimilki oleh pegawai untuk melakukan sesuatu. (Badudu dan Sutan, 1996:1372).
Berdasarkan pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber daya aparatur merupakan sesuatu yang dimiliki seorang pegawai yang mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang telah diberikan kepadanya. Sumber daya aparatur merupakan faktor penting untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh pemerintahan. Untuk itu sumber daya aparatur perlu dikelola melalui pemberian pendidikan dan latihan serta pengalihan tugas dinas yang diterapkan oleh pemerintah maupun lembaga organisasi lainnya, dalam mengembangkan sumber daya aparatur. Sehingga pelayanan yang diberikan pemerintah khususnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi dapat meningkatkan profesionalisme pegawai.
Berkaitan dengan sumber daya aparatur di atas, untuk mewujudkan profesional pegawai. Menurut Echols dan Hassan Shadily dalam Kamus Inggris- Indonesia, bahwa professional adalah seorang tenaga ahli, pekerjaan yang sesuai di bidangnya, dan berdasarkan jabatan. (Echols dan Hassan, 1996:449).
kepadanya. Tugas yang diberikan kepada orang tersebut harus dipertanggungjawabkan, karena merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan serta pekerjaan yang diberikan kepadanya tidak boleh ditinggalkan sebelum pekerjaan itu selesai.
2.1.3 Komunikasi Aparatur
Komunikasi aparatur yang memiliki esensi untuk menjamin berjalannya fungsi-fungsi pemerintahan demi kepentingan masyarakat guna mencapai kebahagian hidup yang sebesar-besarnya dengan tidak merugikan pihak manapun. Komunikasi aparatur menurut Erliana Hasan dalam bukunya Komunikasi Pemerintahan, adalah:
“Penyampaian ide, program, dan gagasan pemerintah kepada masyarakat
dalam rangka mencapai tujuan negara. Dalam hal ini pemerintah dapat diasumsikan sebagai komunikator dan masyarakat sebagai komunikan, namun dalam suasana tertentu bisa sebaliknya masyarakat berada pada posisi sebagai penyampai ide atau gagasan dan pemerintah berada pada
posisi mencermati apa yang diinginkan masyarakat” (Hasan, 2005:95).
Dalam kondisi tersebut, berarti pemerintah memiliki kewenangan sekaligus bertanggung jawab untuk mempertimbangkan, bahkan untuk merespon keinginan-keinginan tersebut sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.
Menurut Erliana Hasan dalam berkomunikasi ada beberapa faktor atau unsur yang perlu diperhatikan, antara lain :
1. Siapa yang dihadapi; Penerima pesan atau dengan siapa kita berbicara sangat berperan dalam berkomunikasi, hal itu bisa berhubungan dengan faktor usia, jenis kelamin, posisi atau jabatan, pendidikan, latar belakang budaya dan sebagainya.
berkomunikasi, sehingga sedini mungkin kita dapat mengetahuinya dan menerapkan semua bentuk dan cara berkomunikasi pada segala situasi dan kondisi, tanpa membuang waktu untuk penyesuaian.
3. Tempat; Dimana kita berkomunikasi dengan seseorang juga berpengaruh terhadap cara kita berkomunikasi.
4. Media yang digunakan; Jenis media atau saluran komunikasi yang digunakan, apakah komunikasi tulisan, lisan, non verbal ataupun dengan menggunakan peralatan lainnya (misalnya telepon, faximilli, internet dan sebagaimya) ikut berperan dalam tercapainya komunikasi yang efektif. 5. Pesan yang disampaikan; jenis pesan atau berita yang akan disampaikan
(berita penting, sedih, gembira, teguran, formal, informal dan sebagainya). (Erliana, 2005 : 90)
2.2 Pelayanan publik
Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Pemerintahan pada hakekatnya adalah pelayanan kepada masyarakat. Ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tetapi untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan kreativitasnya demi mencapai tujuan bersama (Rasyid, 1998). Karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan baik dan profesional
Hak Sever dalam bukunya yang berjudul Service Management and Operations menyebutkan bahwa pelayanan adalah :
“Service can be definide as economic activities that produce time, place, form, or psychological utilities. Service are act, deeds, or performances they are intangible. (Pelayanan dapat diartikan sebagai aktivitas ekonomi yang memproduksi waktu, tempat, bentuk atau perlengkapan psikologikal.Pelayanan adalah tindakan, perbuatan atau kinerja yang tidak
nyata)” (Sever, 2000: 3).
Pelayanan merupakan salah satu fungsi hakiki pemerintah. Pemerintah memberikan pelayanan yang terbaik guna mewujudkan pemerintahan yang baik dengan memberikan pelayanan-pelayanan yang efektif dan efisien kepada masnyarakat. Pemerintah sebagai service provider mempunyai tugas mensejahterakan masyarakat dengan menjalankan fungsinya sebagai pelayanan kepada masyarakat.
”Serangkaian kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang lain secara lebih memuaskan berupa produk jasa dengan sejumlah ciri seperti tidak berwujud, cepat hilang, lebih dapat dirasakan daripada memiliki, dan pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi jasa
tersebut” (Napitupulu, 2007: 164).
Pelayanan adalah suatu urutan kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat. Pelayanan tidak memiliki wujud melainkan pelayanan cepat hilang, dan dapat dirasakan bagi masyarakat. Serangkaian kegiatan tersebut dilakukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang membutuhkan pelayananan dari pemerintah.
Sesuai dengan Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, di katakan pelayanan publik adalah :
2.3 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan 2.3.1 Pengertian Sistem
Perkembangan informasi berbasis komputer ini, menuntut setiap instansi pemerintahan agar siap dalam mengoprasionalkan semua pelayanan kepada masyarakat dengan menggunakan sistem komputerisasi. Peran sistem sangat penting untuk dapat mendukung tercapainya tujuan dari keberadaan sebuah organisasi. Sistem informasi dapat juga didefinisikan sebagai :
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi .
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
(Ladjamudin, 2005:13)
Sistem menurut pengertian diatas dapat diartikan suatu sistem yang dibuat oleh manusia untuk mencapai tujuan. Sistem bertujuan untuk menyajikan informasi sebagai prosedur organisasi dalam pengambilan keputusan organisasi serta mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi yang digunakan oleh lembaga atau instansi guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai :
1. Komponen (Components)
2. Batas sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan kerjanya.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal(signal input). 6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai statu bagian pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objective) atau tujuan(Goal)
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan (Makasau, 1992:214).
2.3.2 Pengertian Informasi
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting perannya. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir, pada Informasi itu sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut :
"Information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions". (Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang)
(Hasibuan, 1996:258).
Berdasarkan pengertian diatas, maka informasi dapat berbentuk suatu data yang kemudian akan diolah menjadi suatu informasi yang berguna bagi penerima informasi (komunikan) dan informasi tersebut akan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan secara langsung oleh penerima informasi (komunikan) dalam keputusan yang berlangsung sekarang maupun keputusan-keputusan yang akan datang.
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima pesan (komunikan) kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputuan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Menurut Mc. Leod informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Akurat, artinya harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi itu diperlukan.
3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.
4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. (Jogiyanto, 1999:10).
Pendapat diatas tersebut mengemukakan, bahwa informasi yang dihasilkan dikatakan berkualitas, apabila infomasi yang didapatkan akurat, tepat waktu, relevan serta lengkap. Suatu informasi yang berkualitas akan sangat berguna dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk pengambilan keputusan, karena informasi merupakan faktor yang sangat penting dalam melakukan kegiatan atau pengambilan keputusan.
2.3.3 Pengertian Sistem informasi
Setiap informasi menurut Teguh Wahyono memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri, yaitu:
1) Benar atau salah : Karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi.
2) Baru : sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya.
3) Tambahan : sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai tambah pada informasi yang telah ada.
4) Korektif : sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagiinformasi sebelumnya, salah atau palsu.
5) Penegas : informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.
(Wahyono, 2004:6).
Berdasarkan pengertian diatas sistem informasi mempunyai karakteristik yang dapat menunjukan sifat dari informasi tersebut karakteristik itu ialah, Benar atau salah, Baru, Tambahan, Korektif, Penegas semua ini dapat menunjukan sifat dari sistem informasi tersebut.
Sistem informasi tidak akan berjalan atau bekerja apabila tidak ada sesuatu yang menggerakannya, oleh karena itu diperlukan beberapa komponen untuk menggerakkan sistem informasi tersebut, diantaranya :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Yang dimaksud dengan perangkat keras disini adalah komputer yang berperan sebagi alat input, alat proses dan alat output.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak merupakan alat yang dipakai untuk menjalankan perangkat keras yang telah disebutkan diatas. Tanpa adanya perangkat lunak maka perangkat keras yang ada tidak akan digunakan. Perangkat lunak ini dapat berupa sistem informasi maupun program aplikasi yang berhubungan denagn sistem informasi.
3. Data
Prosedur adalah suatu urutan dari suatu pekerjaan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan sesuai denagn rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Manusia
Manusia merupakan bagian terpenting karena hanya manuasia yang dapat menangani semua komponen yang telah disebutkan diatas kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin
b. People dan prosedure yang merupakan manusia dan taat cara kerja manggunakan mesin.
c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.
2.3.4 Pengertian Administrasi
Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata Administratie (Bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Clerical Work). Hal ini sejalan dengan pendapat Makkasau.,didalam bukunya yang berjudul Metode Analisa Sistem Pola Operasional Administrasi bahwa:
“ administrasi adalah suatu bentuk penyelenggaraan kegiatan yang dimulai dari proses penentu tujuan sampai kepada pencapaian tujuan dengan melalui proses kegiatan manajemen, organisasi dan kepemimipinan personal yang didukung oleh prasarana/ sarana/ fasilitas/ materil/ logistik yang berlandaskan kepada perangkat – perangkat kendala yang telah
ditentukan” (Makkasau,1984:79).
ada di dalam suatu proses administrasi didukung oleh prasarana, sarana, fasilitas, materil, dan logistik yang memadai.
Setelah mengetahui definisi administrasi, maka ciri-ciri administrasi dapat digolongkan atas :
a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau lebih
b. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut c. Adanya kegiatan/proses/usaha
d. Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan e. Adanya tujuan
2.3.5 Pengertian Kependudukan
tidak langsung kependudukan sangat berpengaruh terhadap pendapata daerah yang menjadi sumber dana bagi terciptanya pembangunan.
Penduduk adalah penduduk dalam matranya dalam diri pribadi anggota keluarga, anggota masyarakat, warga negara, dan himpunan kuantitas yang bertempat tinggal dari sutu tempat dalam batas wilayah negara pada waktu tertentu. Penduduk, Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indoensia.
2.3.6 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan. Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan secara khusus dimaksudkan untuk menyelenggarakan administrasi kependudukan yang tertib dan terpadu, bersifat
universal, permanen, wajib, dan berkelanjutan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menyediakan data dan informasi mengenai pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil secara akurat. lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sebagai acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan.
