BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Gambaran Umum PT. Pertamina Trans Kontinental

(1)

40

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisa Sistem Yang berjalan

3.1.1 Gambaran Umum PT. Pertamina Trans Kontinental

PT. Pertamina Trans Kontinental (PTK) yang pada awalnya bernama

PT. Pertamina Tongkang yang didirikan pada 9 September 1969

merupakan salah satu dari anak perusahaan PT. Pertamina (Persero). PT.

Pertamina Trans Kontinental sebagai perusahaan perkapalan / penyewaan

kapal, mempunyai kegiatan di dalam Pelayanan Kelautan dimana

mempunyai pengalaman dan mempunyai kemampuan yang sudah dikenal

oleh penggunanya.

Berikut merupakan struktur organisasi PT. Pertamina Trans

Kontinental secara garis besar:

(2)

Kantor Pusat PTK bertempat di Jakarta dan mempunyai Kantor

cabang yang tersebar hampir di seluruh pelabuhan di Indonesia dan dapat

melayani beberapa kerjasama dengan perusahaan lainnya agar membuka

peluang bisnis yang dapat berlanjut untuk membuktikan pelayanan yang

terbaik kepada para pemegang saham.

3.1.2 Sistem Yang Sedang Berjalan

Anggaran merupakan rencana keuangan periodik yang disusun

berdasarkan program yang telah disahkan dan merupakan rencana tertulis

mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif

untuk jangka waktu tertentu. Dalam hal ini PT. Pertamina Trans

Kontinental mempunyai anggaran biaya yang dihitung dan diatur rutin

setiap satu tahunnya. Anggaran biaya tersebut diatur secara manual dan

dihitung pula secara manual oleh bagian anggaran. Pada saat ini PT.

Pertamina Trans Kontinental menghitung anggaran dengan secara manual

dan harus memasukkan data ke dalam sebuah aplikasi yang hanya bisa

mencatat data anggaran yang masuk dan yang akan dikeluarkan.

Proses aliran untuk mendapatkan anggaran yaitu staff bagian atau

divisi anggaran harus melihat data anggaran yang sudah ada kemudian

menghitung dan mengkalkulasi data tersebut dengan permintaan anggaran.

Setelah itu data hasil kalkulasi tersebut dicacat dalam aplikasi yang sudah

ada dengan mengganti data yang lama.Laporan bukti permintaan anggaran

dibuat untuk mendapatkan persetujuan yang akan digunakan oleh

(3)

anggaran untuk penggunaan anggaran:

Gambar 3.2 Proses Aliran Permintaan Anggaran Yang Berjalan 3.1.3 Permasalahan

Pada PT. Pertamina Trans Kontinental permasalahan yang timbul

antara lain dalam penghitungan maupun pemasukan anggaran belum

adanya sistem yang terstruktur. Saat ini dalam penghitungan anggaran,

bagian Anggaran pada PT. Pertamina Trans Kontinental hanya bisa

memasukkan data secara manual, tidak bisa menghitung berapa anggaran

yang dapat dikeluarkan atau pun berapa sisa anggaran yang masih dapat

(4)

digunakan oleh PT. Pertamina Trans Kontinental masih belum praktis dan

hanya terpaku pada user yang harus menghitung secara manual.

Hal ini membuat pekerjaan menjadi lebih berat dan lebih lambat.

Proses penghitungan yang berkali-kali juga dapat membuat hasil yang

salah yang terkadang menimbulkan ketidaksamaan antara data dengan

kenyataan. Staff anggaran juga sering kali bingung untuk menentukan

pengalihan anggaran yang sesuai jika anggaran tidak mencukupi.

3.1.4 Usulan Pemecahan Masalah

Dari hasil analisis system yang sedang berjalan maka diusulkan

pembuatan aplikasi berbasis desktop (desktop application) yang akan

dirancang untuk menjawab permasalahan yang ada PT. Pertamina Trans

Kontinental dengan membuat aplikasi anggaran sehinga staff anggaran

dapatm membuat keputusan anggaran secara cepat dan tepat serta dapat

melihat dan mengawasi perhitungan anggaran dimanapun secara mudah

melalui jaringan internet yang dialamatkan langsung kedalam ip address

pada kantor PT. Pertamina Trans Kontinental. Aplikasi yang akan

dirancang ini beroperasi pada sistem operasi windows xp sp3. Di dalam

aplikasi ini, staff bagian anggaran dapat menemukan berbagai informasi

mengenai nama supplier atau pelanggan, jumlah anggaran pada tahun ini

dan tahun sebelumnya, melihat divisi bagian ataupun direktorat yang

berhubungan dengan anggaran tersebut, dan informasi- informasi lainnya.

Berikut gambaran untuk menjelaskan aliran kerja staff bagian

anggaran setelah memakai aplikasi yang diusulkan untuk penggunaan

(5)

Gambar 3.3 Proses Aliran Permintaan Anggaran Yang Diusulkan

Dari gambar aliran tersebut bisa dijelaskan bahwa aliran pekerjaan

setelah menggunakan sistem yang diusulkan menjadi berkurang yang akan

mempengaruhi kinerja pekerjaan menjadi lebih cepat. Perhitungan

anggaran tidak dilakukan berulang-ulang sehingga meminimalkan

kesalahan perhitungan. Untuk pengalihan anggaran tidak perlu pusing

untuk memilih pengganti anggaran yang ada karena secara langsung

sistem memberikan pilihan untuk pengalihan anggaran.

3.2 Rancangan Sistem Yang Diusulkan 3.2.1 Rancangan Umum Sistem

Pada rancangan sistem yang diusulkan, akses ke sistem dibagi dalam

(6)

oleh bagian IT yang mempunyai fungsi untuk menambahkan user atau

admin dan juga untuk menambah menu. Admin dipegang oleh bagian

anggaran level manager yang mempunyai fungsi untuk membuat master

anggaran, menambahkan direktorat, menambahkan supplier dan

memasukan mata uang. Sedangakan untuk user dipegang oleh bagian

anggaran yang mempunyai fungsi untuk menjalankan sistem anggaran.

Super-Admin Admin User

• Menambahkan user dan admin

• Menambahkan hak akses ke pengguna

(admin atau user) • Membuat atau menambahkan menu • Membuat master anggaran • Menambahkan direktorat • Membuat master detail anggaran • Menambahkan supplier • Menambahkan mata uang • Menambahkan master mata anggaran • Membuat dan menjalankan transaksi anggaran • Membuat pengalihan anggaran • Mengkonversi mata uang • Membuat laporan

(7)

Gambar 3.4 DFD Kegiatan Manager Sebagai Admin

Gambar di atas menjelaskan kegiatan manager sebagai admin. Admin

bertugas dan berhak untuk menetapkan semua master untuk menetapkan

anggaran. Proses menetapkan anggaran mulai dari membuat master

Direktorat sampai membuat master anggaran. Sedangkan master supplier

(8)

Gambar 3.5 DFD Kegiatan Staff Bagian Anggaran Sebagai User

Gambar diatas menjelaskan alur kegiaran staff bagian anggaran dalam

menjalankan transaksi anggaran. Pengguna anggaran meminta anggaran

yang selanjutan dilakukan transaksi anggaran oleh staff bagian anggaran.

Jika anggaran tidak mencukupi maka dilakukan pengalihan anggaran dan

diteruskan melakukan transaksi anggaran sampai mendapatkan realisasi

(9)

(10)

Tabel anggaran merupakan pusat yang menghubungkan antara tabel

mata_angg, peng_angg dan mst_direk. Ketiga tabel tersebut merupan

komponen utama dalam program anggaran. Lalu tabel mst_direk

menghubunkan one to many ke tabel mst_fungsi.

Untuk fitur menu dibagi dalam tiga tabel. Table user_menu

berhubungan ke table menu dan table user_menu menghubungkan one to

many ke table user_anggaran untuk database user. Untuk detail mempunya dua table yang berhubungan. Dan tiga tabel terakhir adalah

mst_rekanan, mst_valas dan rule_anggaran merupakan tabel tunggal

sebagai penyimpanan data supplier, mata uanga dan aturan atau

perhitungan anggaran

3.2.3 Rancangan Layar 3.2.3.1 Tampilan Layar

Gambar 3.7 Rancangan Halaman Awal (Super-Admin) Logo PT. Pertamina

Trans Kontinental

Sistem Anggaran PT. Pertamina Trans Kontinental

Menu Utama Administrator (button) Master (button) Transaksi (button) Report (button) Keluar

(11)

Gambar 3.8 Rancangan Menu Administrator

Gambar 3.9 Rancanga Halaman Entry User Logo PT. Pertamina

Trans Kontinental

Menu Administrator Entry User Entry User Menu

Entry Menu Entry Sub Menu

Keluar Kembali

Logo PT. Pertamina

Trans Kontinental

Entry User

Nama User Exit ID Report Save Query

(12)

Gambar 3.10 Rancangan Untuk Entry User Menu

Gambar 3.11 Rancangan untuk Entry Menu Logo PT. Pertamina

Trans Kontinental

Entry User Menu

Nama User

Exit Report

Save Query

Nama Menu INQ ADD UPD DEL

Exit Report

Save Query

(13)

Gambar 3.12 Rancangan Untuk Entry Sub Menu

Gambar 3.13 Rancangan Halaman Menu Master Logo PT. Pertamina

Trans Kontinental

Menu Master Master Anggaran Master Direktorat Master Mata Uang Master Supplier

Keluar Kembali

Master Detail Anggaran Master Sistem Anggaran

Exit Report

Save Query

(14)

Gambar 3.14 Rancangan Form Master Anggaran

Gambar 3.15 Rancangan Master Direktorat

Master Anggaran

Kode Mata Anggaran Nama Mata Anggaran Kode Direktorat Nama Fungsi Kode Anggaran Nama Direktorat Kode Fungsi Tahun Keterangan Anggaran Jumlah Detail Angaran Realisasi Detail Anggaran Sisa Detail Anggaran

...

EXIT SAVE

(15)

Gambar 3.16 Rancangan Form Master Mata Uang

(16)

Ga mbar 3.18 Rancangan Master Detail Anggaran

Gambar 3.19 Rancangan Menu Transaksi Logo PT. Pertamina

Trans Kontinental

Menu Transaksi Transaksi Anggaran Pengalihan Anggaran

Keluar Kembali

(17)

Gambar 3.20 Rancanga Form Transaksi Detail Anggaran

G ambar 3.21 Rancangan Form Pengalihan Anggaran

(18)

Gambar 3.22 Rancangan Menu Report

Gam bar 3.23 Rancangan Pilihan Report

Logo PT. Pertamina Trans Kontinental

Menu Report Report Persetujuan

Keluar Kembali

(19)

Gambar 3.24 Rancangan Hasil Akhir Report

3.2.3.2 Navigasi Layar

(20)

Gambar 3.26 Navigasi Administrator

(21)

Gambar 3.28 Navigasi Entry User Menu

(22)

Gambar 3.30 Navigasi Menu Master

(23)

Gambar 3.32 Navigasi Master Direktorat

(24)

Gambar 3.34 Navigasi Master Supplier

(25)

Gambar 3.36 Navigasi Master Sistem Anggaran

(26)

Gambar 3.38 Navigasi Transaksi Anggaran

(27)

Gamb ar 3.40 Navigasi Menu

(28)

Gambar 3.41 Navigasi Menu Persetujuan Report

3.2.4 Rancangan Program

Agar lebih memudahkan pembangunan sistem, kami menggunakan

pseudocode untuk aliran jalanya program. Serta sequence diagram untuk menghubungan penggunaan masing-masing hak akses dengan sistem.

a) Modul Login - awal modul

- tampilkan form login

- jika tombol submit diklik

- baca username dan password

- validasi

- awal jika

- jika username dan password tidak di

isi

- munculkan pesan kesalahan

- jika username dan password tidak

valid

- muncukan pesan kesalahan

- akhir jika

- awal jika

- jika login sebagai super-admin

-tampilkan menu super-admin

- jika login sebagai admin

- tampilkan menu admin

(29)

- akhir jika

- akhir modul

b) Modul menu super-admin - awal modul

- tampilkan menu super-admin

- jika klik tab administrator

- tampilkan menu administrator

- jika klik tab master

- tampilkan menu master

- jika klik tab transaksi

-tampilkan menu transaksi

- jika klik tab report

- tampilkan menu report

- jika klik tombol kembali

- tampilkan menu sebelumnya

- jika klik tab keluar

- logout

- akhir modul

c) Modul menu admin - awal modul

(30)

- jika klik tab master

- tampilkan menu master

- logout

- akhir modul

d) Modul menu user - awal modul

- tampilkan menu user

- logout

(31)

- awal modul

- jika klik tab entry user

- tampilkan form entry user

- jika klik tab entry user menu

- tampilkan form entry user menu

- jika klik tab entry menu

- tampilkan modul entry menu

- jika klik tab entry sub menu

- tampilkan modul entry sub menu

- logout

- akhir modul

f) Modul form entry menu - awal modul

- tampilkan form entry menu

- jika klik tombol query

- baca database table menu

- tampilkan halaman isi query table menu

(32)

- tambahkan query yg dipilih ke

dalam form

- tutup dari halaman query

- jika klik tombol keluar

- tutup halaman query

- akhir jika

- jika klik dropdown status

- munculkan pilihan aktif atau tidak

- jika klik save

- data disimpan dalam tabel menu

- jika klik exit

- akhir modul

g) Modul form entry user - awal modul

- tampilkan form entry user

- jika klik query

- ambil isi queri dari table user

- tampilkan isi queri table user pada form

-jika klik save

- validasi

- jika ID sudah ada

- tampilkan pesan kesalahan

(33)

menu

- jika klik exit

- tampilkan menu sebelumny

- akhir modul

h) Modul form entry user menu - awal modul

- tampilkan form entry user menu

- jika klik tombol query

- ambil data query dari table menu

- ambil data query dari table user

- tampilkan data query dalam form

- jika klik tombol save

- data disimpan sesuai dengan pilihan dalam

cekbox

- akhir modul

i) Modul menu master - awal modul

- jika klik tab master anggaran

- tampilkan form master anggaran

- jika klik tab master direktorat

- tampilkan form master direktorat

- jika klik tab master mata uang

(34)

- jika klik tab master supplier

- tampilkan form master suplier

- jika klik tab master detail anggaran

- tampilkan form master detail anggaran

- jika klik tab master sistem anggaran

- tampilkan form master sistem

anggaran

- logout

- akhir modul

j) Modul form master anggaran - awal modul form master anggaran

- tampilkan form master anggaran

- jika klik tombol kode mata anggaran

- ambil query dari tabel mata anggaran

- tampilkan isi query

- jika klik salah satu query

- tutup isi query

- kembali ke form master anggaran

- isi form dengan query yang d pilih

- selain itu

(35)

- akhir jika

- jika klik tombol kode direktorat

- ambil query dari tabel direktorat

- tutup isi query

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

- jika klik tombol kode fungsi

- ambil query dari tabel fungsi

- tutup isi query

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

(36)

- baca isi form

- simpan isi form ke dalam table master

anggaran

- jika klik tombol exit

- kembali ke menu sebelumnya

- akhir modul

k) Modul form master direktorat - awal modul

- tampilkan form master direktorat

- validasi

- jika ada yang belum diisi

- selain itu

- simpan data dalam tabel master

direktorat

- akhir jika

- akhir modul

l) Modul form master mata uang - awal modul

- tampilkan form master mata uang

(37)

- selain itu

- simpan data dalam tabel master mata

uang

- akhir jika

- akhir modul

m)Modul form master supplier - awal modul

- tampilkan form master supplier

- validasi

- selain itu

- simpan data dalam tabel master

supplier

- akhir jika

- akhir modul

n) Modul form master detail anggaran - awal modul

(38)

- tampilkan form master detail anggaran

- validasi

- selain itu

- simpan data dalam tabel master detail

anggaran

- akhir jika

- akhir modul

o) Modul form master sistem anggaran - awal modul

- tampilkan form master sistem anggaran

- validasi

- selain itu

- simpan data dalam tabel master sistem

anggaran

- akhir jika

(39)

p) Modul menu transaksi - awal modul

- tampilkan menu transaksi

- jika klik tab transaksi anggaran

- tampilkan form transaksi anggaran

- jika klik tab pengalihan anggaran

- tampilkan form pengalihan anggaran

- logout

- akhir modul

q) Modul form transaksi anggaran - awal modul

- tampilkan form transaksi anggaran

- jika klik dropdown bulan

- munculkan isi dropdown bulan

- jika pilih salah satu isi dropdown

- munculkan isi ke form

(40)

- tutup isi query

- kembali ke form transaksi anggaran

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

- jika klik tombol kode anggaran

- ambil query dari tabel anggaran

- tutup isi query

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

- jika klik tombol kode direktorat

- ambil query dari tabel direktorat

- tutup isi query

(41)

- tutup isi query

- akhir jika

- jika klik tombol kode fungsi

- ambil query dari tabel fungsi

- tutup isi query

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

- jika klik tombol kode supplier

- ambil query dari tabel supplier

- tutup isi query

- selain itu

- tutup isi query

(42)

- akhir jika

- jika klik tombol kode mata uang

- ambil query dari tabel mata uang

- tutup isi query

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

- validasi

- selain itu

- simpan data dalam tabel transaksi

anggaran

- akhir jika

- akhir modul

r) Modul form pengalihan anggaran - awal modul

(43)

- jika klik dropdown bulan

- munculkan isi dropdown bulan

- jika pilih salah satu isi dropdown

- munculkan isi ke form

- tutup isi query

- kembali ke form pengalihan anggaran

- selain itu

- tutup isi query

- akhir jika

- jika klik tombol kode anggaran

- ambil query dari tabel anggaran

- tutup isi query

- selain itu

(44)

- akhir jika

- validasi

- selain itu

- simpan data dalam tabel pengalihan

anggaran

- akhir jika

- akhir modul

s) Modul menu report - awal modul

- jika klik tab report persetujuan

- tampilkan form pilihan nomor surat

- jika pilihan di klik

- tampilkan printpreview report

- logout

(45)

3.2.5 Rancangan Arsitektur Sistem

Gambar 3.44 Topologi Jaringan

Topologi jaringan yang digunakan dibagi tiap server sesuai dengan

bagian masing-masing dalam perusahaan. Tiap pengguna memiliki

aplikasi yang sudah tertanam pada hardware masing-masing tetapi untuk

mengambil data tetap pada database bagian anggaran.

Untuk user dan admin pada bagian anggaran koneksi jaringan yaitu

akses langsung ke server bagian anggaran yang langsung terkoneksi

(46)

Untuk super-admin yang berada pada bagian IT koneksi jaringan tidak

langsung. Harus melewati server bagian IT sendiri yang setelah itu

terkoneksi kepada server pusat dan diteruskan ke server bagian anggaran

Untuk user yang berada diluar koneksi jaringan kabel perusahaan, bisa

mengakses server pusat perusahaan melalui internet, dengan hak akses

tentunya. Hubungan melalui internet dengan server pusat menggunakan

VPN. Penggunaan VPN selain untuk menghemat biaya juga untuk masalah

keamanan.

3.2.6 Rancangan Keamanan Sistem

Keamanan merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam

merancang sebuah aplikasi. Keamanan di dalam aplikasi mencakup

keamanan data, kemanan server, dan sebagainya. Keamanan aplikasi ini

dibagi menjadi berdasarkan sumber gangguannya, yaitu

1. Gangguan keamanan yang berasal dari manusia.

Beberapa contoh gangguan keamanan data yang berasal dari

manusia yaitu adanya hacker yang ingin meretas sistem aplikasi

yang sudah ada untuk mengambil data di dalam aplikasi tersebut.

Gangguan lainnya yaitu adanya user- user yang tidak bertanggung

jawab dalam hal ini user yang memberitahukan username dan

password nya kepada orang lain ataupun user lain. 2. Gangguan keamanan yang berasal bukan dari manusia.

Beberapa contohnya adalah gangguan kemanan data yang

disebabkan terjadinya bencana alam seperti banjir, gempa bumi, dan

sebagainya. Sehingga data pun tidak bisa diselamatkan.

(47)

mencegah adanya gangguan keamanan.

2.Melakukan backup data – data anggaran setiap 1 bulan sekali agar

apabila suatu saat terjadi masalah pada aplikasi ini,

penanggulangannya akan lebih mudah dalam pengembalian proses

data dan data yang ada di dalamnya menjadi lebih aman.

3.Menggunakan sistem login, dimana dibutuhkan username dan

password yang berbeda – beda pada setiap pengguna. Username dan

password hanya diketahui oleh pengguna itu sendiri, agar sembarang

orang tidak dapat mengakses data pribadi atau pekerjaan yang telah

ditentukan batasan – batasannya.

4.Mengunakan VPN untuk mengatur jaringan internet. Karena VPN