BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT Esham Dima Mandiri merupakan salah sat u perusahaan yang bergerak dalam bidang pendistibusian berbagai jenis minuman. PT Esham Dima Mandiri berdiri sejak tahun 2004. PT Esham Mandiri dahulunya tergabung dalam PT Dima Indonesia yang berdiri sejak tahun 1984 di Jakarta P usat, namun di awal tahun 2004 PT Esham Dima Mandiri berdiri sendiri dan memfokuskan bisnisnya hanya dalam bidang distribusi.
PT Esham Dima Mandiri ini mendistribusikan beberapa jenis minuman. Adapun beberapa jenis produk yang didistribusikan oleh PT Esham Dima Mandiri ke pasaran, seperti: Guinness, Smirnoff ice, Pocca Green Tea, dan Chez’s. Dalam menjalankan bisnis usahanya, proses bisnis telah dilakukan secara terkomputerisasi. Hal tersebut dapat dilihat dari penggunaan beberapa aplikasi untuk memonitor persentase persediaan barang yang ada di gudang dan persentase dari hasil penjualan.
Sesuai dengan misi yang diharapkan oleh PT Esham Dima Mandiri, yait u menjadikan produk–produknya lebih dikenal oleh seluruh masyarakat, maka PT Esham Dima Mandiri membagi wilayah distribusi mereka menjadi beberapa cabang yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia. PT Esham Dima Mandiri bekerja secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dimana kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama bagi perusahaan.
Saat ini PT Esham Dima Mandiri merupakan salah satu perusahaan distributor terbesar di Indonesia yang tidak hanya menjalankan bisnisnya di satu wilayah melainkan telah tersebar di berbagai wilayah besar di Indonesia seperti berada di wilayah Jabodetabek, Jawa Tengah, Jawa Timur. Dalam penyediaan produk distribusi, PT Esham Dima Mandiri menjalin kerja sama dengan beberapa perusahaan asing unt uk mengimpor produk-produk mereka dan akan didistribusikan di Indonesia.
3.1.1 Visi dan Misi
Berdasarkan wawancara dan dokumentasi yang diperoleh, visi dan misi perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Visi : To be the most preferred business partner in Indonesia
Visi dari PT Esham Dima Mandiri adalah ingin menjadikan perusahaannya menjadi mitra kerja terdepan di Indonesia agar dapat mendistribusikan produk-produk yang ada diperusahaannya dengan lebih maksimal dan menjadi salah satu perusahaan distributor pilihan bagi pelanggan.
2. Misi :
Misi dari PT Esham Dima Mandiri, yaitu: “to provide highest quality customer service, to provide nationwide distribution coverage, to provide innovative marketing service, to provide highest return to organitation, to provide a great working environment for our employees.”
Misi PT Esham Dima Mandiri adalah memberikan kepuasan kepada pelangan dengan menyediakan pelayanan yang terbaik dan menyediakan beragam produk kebut uhan yang berkualitas dengan harga kompetitif yang bertujuan agar perusahaan dapat mendistribusikan produknya secara menyeluruh dan menyediakan jasa distributor yang lebih inovatif, serta membangun organisasi dan budaya kerja yang sehat sehingga perusahaan mampu bersaing dan memberikan keunt ungan bagi perusahaan.
3.2 Struktur O rganisasi PT Esham Dima Mandiri
Gambar 3.1 Struktur O rganisasi da ri PT Esham Dima Mandiri
Gambar 3.1 merupakan struktur organisasi yang terdapat pada kantor pusat PT Esham Dima Mandiri yang di peroleh dari hasil wawancara dengan Bpk.Indra Jaya, S.kom selaku manager IT diperusahaan.
Dari hasil wawancara menjelaskan bahwa PT Esham Dima Mandiri mempunyai beberapa cabang yang terdapat di beberapa wilayah, yaitu wilayah Jabodetabek, Jawa Tengah, dan Jawa Timur. Wilayah Jabodetabek terdiri dari beberapa cabang yait u : Jakarta, Tanggerang, Bogor, Percetakan Negara, Serang, Sukabumi, Bekasi, Bandung.
Cabang yang ada di jawa tengah yaitu di Semarang, dan untuk wilayah Jawa Timur terdapat dua cabang yaitu di Surabaya dan Denpasar.
3.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan wawancara dengan bagian HRD, terdapat data tentang pembagian tugas dan tanggung jawab dari divisi-divisi yang ada diperusahaan PT Esham Dima Mandiri, yait u sebagai berikut:
1. Direkt ur Utama
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab direktur utama yait u:
‐ Menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan.
‐ Mempunyai kewenangan penuh unt uk pengam bilan keputusan.
‐ Menerima pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan perusahaan dari direktur.
‐ Melakukan evaluasi terhadap laporan yang diterima dari direkt ur.
2. Direkt ur
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab direktur yaitu:
‐ Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional yang di jalankan perusahaan.
‐ Membantu menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengem bangan perusahaan.
‐ Menjalankan strategi-strategi perkem bangan perusahaan yang diberikan oleh direktur utama.
‐ Menerima laporan rutin dari general manager atas seluruh kegiatan operasional.
3. General Manager
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab general manager yaitu:
‐ Mengawasi tindakan manager, apakah sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan.
‐ Memberikan pengarahan um um serta menetapkan wewenang dan tanggung jawab dari setiap manager.
‐ Mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur.
‐ Meminta laporan pertanggungjawaban dari setiap manager.
4. Internal Audit
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab internal audit yaitu:
‐ Tugas utama auditor internal yaitu mengamankan aset perusahaan
‐ Melakukan evaluasi terhadap ketaatan perusahaan, apakah ketaatan tersebut telah dijalankan dengan baik
‐ Membantu manajemen dalam pencegahan, pendeteksian dan memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan bawahan tentang laporan keuangan perusahaan adalah benar dan dapat dipercaya.
5. Sekretaris
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab sekretaris yaitu:
‐ Membantu dalam perencanaan dan persiapan rapat
‐ Mengurus inventaris yang memadai unt uk perlengkapan kantor.
‐ Memberikan pelayanan administratif bagi direktur.
‐ Menyusun surat-surat rahasia dan menyusun acara pertemuan bisnis.
‐ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
6. Manager HRD
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab manager HRD yaitu:
‐ Bertanggung jawab dalam proses perekrutan karyawan.
‐ Menyusun pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi/departemen
‐ Menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari peraturan perusahaan, informasi dan kebijakan yang ada.
‐ Menyimpan dan meneliti arsip-arsip yang berhubungan dengan data karyawan.
‐ Melakukan penilaian kerja melalui pengawasan terhadap efektifitas kerja serta kedisiplinan karyawan
7. Manager Keuangan
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab manager keuangan yait u:
‐ Mengkoordinasi, memeriksa dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas.
‐ Merumuskan dan menetapkan rencana penggunaan anggaran kas, rencana jangka panjang dan jangka pendek dalam bidang keuangan
‐ .Menetapkan dan mengat ur prosedur kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan.
‐ Mengevaluasi laporan yang diterima dari bagian accounting dan bagian finance
‐ Memberikan/melaporkan kas perusahaan atau laporan bulanan kepada atasannya.
8. Manager Pajak
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab manager pajak yait u:.
‐ Mengotorisasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pajak
‐ Mengkoordinasi para staf pajak dalam melakukan tugasnya
‐ Memgevaluasi laporan dari staf pajak 9. Manager Purchasing
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab Manager P urchasing yaitu:
‐ Menyetujui dan memeriksa permintaan atas barang yang akan dipesan.
‐ Menentukan supplier-supplier unt uk bekerja sama
10. Logistic Manager
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab Logistic Manager yaitu:
‐ Menyelenggarakan seluruh kegiatan unit usaha pelayanan logistik yang meliputi kegiatan penyalur dan pergudangan serta kegiatan penunjang usaha lainnya agar menghasilkan keuntungan sesuai dengan target yang ditetapkan.
‐ Memeriksa laporan kegiatan unit usaha logistik secara benar dan tepat waktu.
11. Sales Manager
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab Sales Manager , yaitu:
‐ Merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi kegiatan penjualan.
‐ Membagi area-area tertentu untuk para sales.
‐ Mengkoordinasikan “action plan” agar target penjualan dapat terealisasi.
‐ Menentukan rencana penjualan dan membuat pedoman pelaksanaan kegiatan penjualan bagi para staf serta melakukan fungsi pengembangan produk, mengidentifikasi peluang baru dalam hal penjualan.
‐ Mengontrol dan membantu staf sales dalam menghadapi suatu masalah yang memerlukan masukan dan meminta perset ujuan.
12. Manager Marketing
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab Manager Marketing, yaitu:
‐ Merencanakan dan mengkoordinir budget pemasaran secara rutin.
‐ Menentukan strategi efektif bulanan untuk masing-masing produk.
‐ Mengontrol strategi pemasaran unt uk semua produk.
‐ Menerima laporan analisa terhadap produk pesaing yang ada di pasar.
‐ Menerima laporan analisa atas pencapaian target pada produk.
13. Manager IT
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab Manager IT yaitu:
‐ Mengem bangkan sistem-sistem untuk kebut uhan TI dalam perusahaan.
‐ Menjaga dan memelihara aset milik perusahaan baik yang digunakan unt uk kepentingan pelaksanaan tugas maupun yang secara langsung berada dibawah tanggung jawabnya.
‐ Bertanggung jawab atas keamanan data untuk seluruh perangkat server yang ada dan mengam bil tindakan yang dianggap perlu untuk langkah pengamanan.
‐ Bertanggung jawab atas keseluruhan sistem IT yang digunakan oleh perusahaan.
14. IT Support
Uraian pelaksanaan t ugas dan tanggung jawab IT Support, yait u:
‐ Memastikan seluruh perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan digunakan secara tepat.
‐ Menangani seluruh permasalahan pengguna yang berhubungan dengan TI baik soft ware maupun hardware.
‐ Memberikan solusi atas permasalahan pengguna yang berhubungan dengan TI dan memetakan permasalahan tersebut ke dalam kerangka kerja periodik
‐ Bertanggung jawab penuh atas kondisi ruang server, seperti: kecukupan daya listrik, dan keamanan ruang server.
15. IT Programmer
Tugas dan tanggung jawab IT Programmer yaitu menerima permintaan dari IT Support atau atasannya untuk membuat suatu aplikasi yang berhubungan dengan bisnis perusahaan.
16. IT Database
Tugas dan tanggung jawab IT database yaitu menentukan aplikasi yang tepat yang berhubungan dengan database perusahaan serta memantau dan menjaga data-data yang disimpan dalam perusahaan.
3.4 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Berikut proses bisnis yang diterapkan di PT Esham Dima Mandiri yaitu:
Sales dari masing-masing cabang akan melakukan kunjungan rutin ke pelanggan masing-masing cabang dengan membawa PDA yang berfungsi untuk melihat stok barang yang ada di sistem. Setelah mengetahui stok barang perusahaan yang ada di sistem, sales akan menanyakan ke pelanggan jumlah pesanan yang ingin dipesan.
Selanjutnya, transaksi penjualan dapat langsung diinput ke sistem melalui P DA.
Kasir yang ada di cabang akan membuat invoice sesuai dengan pesanan yang dipesan oleh pelanggan. Kasir memberikan invoice ke bagian gudang untuk menyiapkan barang pesanan pelanggan, kem udian pesanan akan di kirim oleh bagian gudang beserta
invoice unt uk pelanggan. Uang hasil pembayaran pelanggan akan disetor oleh kasir ke bank setiap hari dan bagian accounting akan mencatat semua transaksi yang ada di cabang serta menginput kedalam sistem. Sistem antara pusat dan cabang saling terintegrasi sehingga kantor pusat jakarta dapat melihat sem ua data transaksi yang ada di cabang, tetapi cabang tidak dapat melihat data transaksi yang ada di pusat jakarta.
Bagian purchasing akan melihat ke sistem jumlah persediaan yang ada di gudang pusat maupun cabang dan kemudian akan membuat PO untuk dikirim ke supplier.
Barang pesanan akan dikirim ke gudang jakarta sebagai gudang pusat, bagian purchasing akan memeriksa barangnya sesuai dengan invoice yang diterima dari supplier. Bagian Logistic akan mengirimkan barang-barang yang ada di gudang jakarta ke gudang cabang sesuai dengan permintaan dan sisa persediaan yang tersedia di cabang. Setiap akhir bulan, bagian accounting kantor pusat akan melakukan pencocokan laporan bulanan kantor pusat dan cabang.
3.5 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis PT Esham Dima Mandiri
3.6 Topologi Jaringan pada PT Esham Dima Mandiri
Topologi jaringan menyatakan susunan komputer secara fisik dalam suat u jaringan. Ada berbagai jenis kemungkinan dalam penggunaan topologi , yaitu : topologi star, topologi ring, topologi bus pohon. Dan topologi yang digunakan oleh PT Esham Dima Mandiri adalah topologi star, dimana pada topologi star terdapat komponen yang bertindak sebagai pusat pengontrol. Semua simpul yang hendak berkomunikasi selalu melalui pusat pengontrol tersebut. Dalam hal ini, pusat pengontrol berupa switch.
Gambar 3.3 Sistem Jaringan PT Esham Dima Mandiri
Switch banyak digunakan untuk LAN token star dan switch juga berfungsi sebagai pengontrol serta menghubungkan komputer yang satu dengan komputer yang lain. Dalam switch biasanya terdapat routing yang berfungsi sebagai bat u loncat unt uk melakukan koneksi dengan komputer lain.
Interkoneksi antarjaringan
Interkoneksi antarjaringan menyatakan hubungan antara dua buah jaringan atau lebih. Untuk melakukan interkoneksi antarjaringan diperlukan peranti-peranti khusus.
Adapun peranti-peranti interkoneksi antarjaringan yang digunakan oleh PT. Esham Dima Mandiri yaitu: Bridge, Router, Gateway.
‐ Bridge diperlukan unt uk menghubungkan dua buah LAN yang bertopologi berbeda. Kelebihan dari peranti ini adalah menjadikan lalu lintas lokal masing- masing jaringan tidak terpengaruh sehingga dapat memisahkan antarjaringan sekitarnya.
‐ Router merupakan peranti yang dapat digunakan unt uk menghubungkan sejumlah LAN yang memiliki topologi dan protokol yang berbeda. Router berfungsi menghubungkan jaringan pada lokasi yang satu dengan lokasi yang lainnya dan membagi suatu jaringan berukuran besar menjadi jaringan-jaringan yang lebih kecil dan mudah dikelola. Oleh karena itu, PT Esham Dima Mandiri menggunakan salah satu peranti router ini, dengan alasan router ini dapat mempermudah dan mempercepat dalam mengirimkan data ke tujuan dan melindungi jaringan
perusahaan dari pemakai-pemakai yang tidak berhak dengan cara membatasi akses terhadap data perusahaan.
‐ Gateway merupakan peranti yang berfungsi unt uk menghubungkan dua buah jaringan yang memiliki protokol yang sama sekali berbeda. Contoh penggunaan gateway adalah untuk menghubungkan jaringan ISAT NET (provider) dengan jaringan yang ada di perusahaan dan jaringan yang menggunakan sistem operasi jaringan VPNIP (Mikrotik RB 333).
Gambar 3.4 Topologi Jaringan Pusat dan Cabang PT Esham Dima Mandiri
Gambar 3.5 Interkoneksi Antarjaringan PT Esham Dima Mandiri
PT Esham Dima Mandiri merupakan kantor pusat yang menjadi server utama untuk penggunaan TI diseluruh cabang yang ada di jabodetabek, Jawa Tengah, dan Jawa Timur. Jaringan yang digunakan adalah VP Nip yang akan dihubungkan menggunakan router, kemudian akan dihubungkan ke masing-masing P C dengan menggunakan switch.
Untuk cabang yang berdekatan dengan kantor pusat, yaitu: kapuk dan pesing.
perusahaan menggunakan jaringan dengan mikrotik internal yang merupakan sistem perangkat lunak yang dapat digunakan unt uk menjadikan komputer menjadi router network dan untuk ip net work serta jaringan wireless.
Penggunaan mikrotik internal juga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam mengem bangkan jaringan pada sistem informasi perusahaan.
Untuk cabang lainnya, perusahaan menggunakan jaringan VP Nip yang terhubung dengan provider ISATnet.
3.7 Kebijakan Teknologi Informasi
Berdasarkan hasil wawancara, PT Esham Dima Mandiri sudah memiliki kebijakan keamanan terhadap TI. Adapun kebijakan-kebijakannya yait u:
1. Setiap User ID dan Password tidak untuk diberikan kepada orang lain. Setiap orang bertanggung jawab terhadap setiap transaksi yang dilakukan dengan menggunakan User ID-nya
2. Setiap password harus dibuat minimal 6 karakter dan tidak mudah ditebak.
3. Dilarang unt uk menggunakan fasilitas internet untuk mendownload file-file yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Penggunaan fasilitas internet hanya pada kebut uhan perusahaan.
4. Dilarang untuk menggunakan flash disk dan hard disk tanpa ijin dari divisi TI.
5. Semua karyawan dilarang unt uk menginstall games dan juga tidak diperkenankan untuk main game baik pada jam kerja maupun jam istirahat.
6. Setiap informasi, data, peralatan komputer harus dipastikan aman dan tidak unt uk diinformasikan/dipublikasikan kepada pihak yang tidak berhak. Sehingga menjadi tanggung jawab seluruh karyawan unt uk menjaga kerahasiaan data perusahaan.
7. Seluruh pembelian peralatan komputer hanya dapat dilakukan dengan sepengetahuan dan atas persetujuan dari pimpinan perusahaan.
8. Setiap data dan laporan dari sistem tidak boleh diberikan kepada pihak manapun kecuali telah mendapatkan perset ujuan secara tertulis dari pimpinan perusahaan.
9. Semua karyawan yang menyalahgunakan peralatan komputer dan seluruh aset perusahaan serta yang melanggar peraturan akan dikenakan sangsi sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
10. Tidak diperbolehkan menginstall soft ware tambahan ke dalam komputer yang akan menyebabkan kinerja komputer menjadi lam bat, apabila ditemukan adanya soft ware tambahan di luar soft ware yang ditetapkan maka akan dikenakan sangsi.
Apabila diperlukan install soft ware tambahan unt uk kepentingan perusahaan, maka harus mendapat ijin dari divisi TI terlebih dahulu.
3.8 Informasi Perusahaan 3.8.1 Kriteria Dampak Risiko
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi Reputasi /
Kepercayaan Pelanggan
Reputasi Reputasi menjadi
hancur atau rusak
Kehilangan Pelanggan Lebih dari 15%
pengurangan pelanggan karena kehilangan kepercayaan
Tabel 3.1 Reputasi/kepercayaan pelanggan
Pada Tabel 3.1, menjelaskan bahwa ketika perusahaan mengalami risiko, dimana risiko yang ada seperti gangguan pada sistem PDA yang terhubung dengan sistem bosnet perusahaan, maka menyebabkan sistem PDA tidak dapat digunakan oleh sales untuk melihat jumlah persediaan barang yang ada di perusahaan dan untuk menginput jumlah pesanan pelanggan, sehingga risiko tersebut dapat mengganggu proses bisnis perusahaan terutama yang berkaitan dengan pelanggan.
Oleh karena itu, apabila perusahaan mengalami risiko tersebut, maka dampak terhadap reputasi perusahaan tergolong tinggi, dimana perusahaan akan kehilangan kepercayaan dan kesetiaan pelanggan. Dan ukuran jika dampak ancaman terhadap reputasi perusahaan tergolong tinggi jika perusahaan mengalami kehilangan pelanggan lebih dari 15%.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi Keuangan
Biaya operasional Biaya operasional
meningkat sebesar 30%
Kehilangan Pendapatan pertahun
Pendapatan berkurang sebesar
30%
Kerugian keuangan (1 kali)
Kerugian mencapai
lebih dari Rp 500 juta
Tabel 3.2 Keuangan Perusahaan
Pada Tabel 3.2, menjelaskan ketika perusahaan mengalami risiko, dimana risiko yang ada berupa kegagalan didalam penerapan TI, dimana sistem bosnet perusahaan mengalami kerusakan sehingga mengganggu keseluruhan proses bisnis perusahaan yang juga mengancaman kondisi keuangan perusahaan. Dan dengan adanya risiko tersebut, maka dampak terhadap keuangan perusahaan tergolong tinggi karena perusahaan harus kehilangan pendapatan 30% dan kerugian keuangan diatas Rp500 juta. Sehingga menyebabkan biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan pun menjadi meningkat melebihi 30%.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi Produktiv itas karyaw an
Jam Kerja Jam kerja
karyawan berkurang melebihi 20%
Tabel 3.3 Produktivitas
Pada Tabel 3.3, menjelaskan ketika perusahaan mengalami risiko, yait u risiko terhadap kegagalan penerapan TI terutama yang berkaitan dengan sistem proses bisnis
perusahaan, maka akan mengakibatkan berkurangnya jam kerja karyawan yang melebihi 20%, dan yang juga menyebabkan berkurangnya produktivitas perusahaan.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi Perlindungan
Kehidupan Tidak memiliki ancaman yang serius pada kehidupan karyawan ataupun pelanggan
Kesehatan Kesehatan karyawan ataupun pelanggan
dapat ditanggulangi oleh perusahaan dengan asuransi ke sehatan.
Tabel 3.4 Perlindungan
Pada Tabel 3.4, menjelaskan bahwa ketika perusahaan mengalami risiko, dimana risiko yang terjadi dapat berupa kebakaran atau gangguan lainnya yang bisa mengancam jiwa karyawan. Hanya saja, risiko tersebut dapat diantisipasi oleh perusahaan karena perusahaan telah memiliki prosedur keamanan unt uk keselamatan karyawan yang cukup jelas dan unt uk kesehatan karyawan pun, perusahaan telah memberikan jaminan asuransi kesehatan unt uk karyawan sehingga dampak terhadap risiko perlindungan jiwa karyawan tergolong rendah.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi Denda / Sanksi
Denda Denda dibawah Rp 100 juta
Investigasi Tidak adanya permintaan dari
pemerintahan atau organisasi investigasi lain
Penuntutan perkara
Tabel 3.5 Denda / Sanksi
Pada Tabel 3.5 menjelaskan bahwa ketika perusahaan mengalami suatu risiko, akibat dari kelalaian perusaahaan yang menyebabkan perusahaan harus di kenakan denda. Sehingga sejauh ini, dampak bagi perusahaan masih terhadap denda tergolong rendah karena denda dikenakan hanya sebesar Rp 100 juta. Dari segi investigasi juga tergolong rendah karena sejauh ini perusahaan belum pernah di investigasi oleh pihak organisasi lain atau pemerintahan.
3.8.2 Aset-aset Teknologi Informasi
Asset dan Pertanyaan Jawaban Sistem :
Sistem-sistem apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis mereka?
- Sistem Bosnet - Database Server - PDA
- Personal Computer Informasi :
Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis mereka ?
- Data Pelanggan - Data Penjualan - Data Pembelian - Data Persediaan - Data Barang
- Data Perkembangan Kompetitor Aplikasi dan Service :
Aplikasi dan layanan apa saja yang digunakan perusahaan untuk mendukung pekerjaan mereka ?
- SQL 2005 - Email
- Visual Basic 6.0 - Microsoft Office - Antivirus Kaspersky - VPN
- VOIP
SDM :
Siapa saja pihak – pihak yang berperan penting dalam perusahaan yang berkaitan dengan TI ?
- Manager IT - IT Support - IT Programmer - IT Database Skill :
Keahlian apa yang dimiliki oleh mereka yang berkaitan dengan TI ?
- Manager IT mempunyai keahlian secara menyeluruh dalam bidang IT - IT Support mempunyai keahlian di
bidang jaringan, Hardware Support (trouble shooting) , dan menginstall - IT Programmer memiliki logika dalam
membuat koding
- IT Database mempunyai keahlian dalam mengelola serta menjaga database jika terjadi kesalahan
Aset atau Sistem yang berhubungan : Sistem lain yang digunakan?
- Sistem payroll (Sistem Penggajian) - PA (Performance Apprisal)
- BI (Business Inteligence)
Tabel 3.6 Aset-aset teknologi informasi perusahaan
Tingkat ketergantungan TI sangat tinggi dalam segala aktivitas perusahaan baik dalam bidang layanan, operasional serta untuk mengerjakan fungsi-fungsi bisnis yang ada pada perusahaan. Aset-aset perusahaan meliputi informasi, sistem, aplikasi dan sumber daya manusia. Aset-aset teknologi informasi yang dimiliki oleh PT Esham Dima Mandiri untuk mendukung proses bisnis perusahaan meliputi:
‐ Sistem Bosnet
Sistem bosnet ini merupakan sistem inti dari perusahaan yang digunakan dalam proses bisnis untuk mempermudah dalam melakukan semua transaksi. Selain it u, semua informasi penting, seperti: data penjualan, data piutang, data persediaan, data pembelian, data utang dagang, data pelanggan, data karyawan, data pengembangan kompetitor terdapat di sistem bosnet ini, sehingga jika terjadi gangguan pada sistem bosnet ini maka
proses bisnis perusahaan akan terganggu dan akan memperngaruhi sistem yang terhubung dengannya.
‐ Database Server
Database Server merupakan tempat penyimpanan keseluruhan data dan transaksi yang terjadi pada perusahaan. Database yang digunakan oleh PT Esham Mandiri yait u dengan menggunakan SQL 2005. Spesifikasi P C server yang digunakan oleh PT Esham Dima Mandiri, yait u: Intel Pentium 4 CPU 3,00 GHZ / Intel Core 2 Duo > 2,0 GHZ , Motherboard Asus / Gigabyte, PCI Express Ge Force 7300 GT 256 MB / 512 MB, Harddisk 250 Gb SATA Seagate baracuda, Casing AIBO 450 Watt / Simbadda 450 Watt.
‐ BI (Business Intelegence)
Business Intelegence merupakan suatu program yang digunakan unt uk menyajikan data-data sehingga memudahkan analisa dan pengam bilan keputusan secara bijak berdasarkan informasi yang akurat. Business Intelegence juga memiliki akses untuk mengupdate dan melihat informasi perusahaan secara keseluruhan. Bagi perusahaan, program business intelegence ini digunakan oleh top management dalam menganalisa dan membandingkan grafik hasil penjualan yang ada pada tiap periode.
‐ PA (Performance Apprisal)
Performance Apprisal merupakan suatu sistem penilaian atau evaluasi kinerja karyawan yang melibatkan orang-orang dari berbagai bagian dan tingkatan dari sekeliling pegawai yang dinilai. Bagi perusahaan, performace apprisal digunakan unt uk memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan.
‐ Sistem payroll (Sistem Penggajian)
Sistem payroll merupakan suatu sistem yang dirancang dan dibangun unt uk mengatasi permasalahan serta penanganan sistem penggajian, dengan fungsi yang sangat lengkap serta konfigurasi sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, teknologi yang tinggi, kemampuan penanganan data yang besar serta kem udahan dalam operasional. Bagi perusahaan, sistem ini membantu menyelesaikan permasalahan m ulai dari standarisasi karyawan yang baru diterima kerja sampai pada pembayaran pajak penghasilan karyawan yang digunakan unt uk menghitung gaji karyawan.
‐ PDA (Personal Digital Assistant)
PDA merupakan sebuah alat elektronik yang berbasis komputer dan berbent uk kecil serta m udah unt uk dibawa. PDA digunakan oleh bagian sales dalam mencatat transaksi dari customer, PDA tersebut langsung terintegrasi ke dalam sistem perusahaan.
‐ PC (Personal Computer)
PC merupakan serangkaian mesin elektronik yang terdiri dari banyak komponen yang saling bekerja sama serta membentuk sebuah sistem kerja yang cepat dan teliti dan dapat digunakan unt uk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis berdasarkan instruksi ataupun program yang diberikan. PC dam PT Esham Dima Mandiri digunakan unt uk mendukung aktivitas bisnis perusahaan, yaitu dengan spesifikasi: Intel Pentium 4 CPU 3,00 GHz, Memory Kingston / Visipro 512 MB PC 3200, Harddisk 80 GB seagate baracuda, Monitor 15 “ Samsung / LG / View Sonic.
‐ Jaringan
Jaringan merupakan interkoneksi antar dua komputer atau lebih yang terhubung dengan media transmisi kabel atau tanpa kabel. Jaringan yang digunakan oleh PT Esham Dima Mandiri, yaitu: LAN (Local Area Network), VPN (Virtual Privae Network) dan Mikrotik Internal. LAN digunakan untuk menghubungkan pemrosesan transaksi antar PC di dalam perusahaan dan VPN digunakan untuk menghubungkan sistem antara pusat dan cabang.
‐ Internet
Internet merupakan jaringan telekomunikasi yang besar yang menghubungkan komputer bisnis, konsumen, instansi pemerintah, sekolah, dan organisasi lainnya di seluruh dunia, yang menggunakan pert ukaran informasi secara luas. Koneksi internet yang digunakan oleh perusahaan yaitu dengan menggunakan speedy yang memiliki kecepatan hingga 512 kbps dan kuota unlimited.
‐ Printer
Printer adalah suatu alat yang digunakan unt uk mencetak data yang dikirim oleh komputer. Data yang dikirim dapat berupa tulisan, tabel, gam bar maupun foto. Printer digunakan oleh perusahaan untuk mencetak dokumen-dokumen penting.
‐ Scanner
Scanner merupakan salah satu peralatan yang digunakan untuk pemindaian suat u objek, gam bar atau dokumen dan mengkonversinya kedalam bentuk digital. Scanner
digunakan oleh perusahaan untuk memindahkan gam bar atau dokumen yang manual kedalam komputer.
‐ Fax
Fax merupakan salah sat u peralatan telekom unikasi yang digunakan unt uk menerima data yang terhubung dengan saluran telepon. Fax digunakan oleh perusahaan untuk mengirim dan menerima dokumen.
‐ UPS (Uninterruptible Power Supply)
UPS disebut juga sebagai battery backup yang merupakan alat yang menyediakan dan mengalirkan listrik secara terus menerus dan tidak terputus kepada komputer. Alat ini tersam bung pada komponen listrik dan dihubungkan dengan komputer, monitor, dan komponen lainnya. UPS digunakan oleh perusahaan unt uk memastikan bahwa komputer perusahaan akan tetap hidup bahkan pada listrik sedang mati sehingga data-data yang belum disimpan dan tidak merusak hardware .
‐ Modem Wireless
Modem Wireless merupakan koneksi antar suatu perangkat dengan perangkat lainnya tanpa menggunakan kabel. Modem ini sebagai salah satu alat mikrotik internal yang digunakan didalam perusahaan.
‐ Software Tools
Software tool yang digunakan oleh karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan, antara lain: Win XP SP 2, Microsoft Office 2007, Win Zip, Win
Rar, Acrobat Reader, Antivirus Kaspersky, Acdsee, Internet Explorer atau Mozilla Firefox, Email, Visual Basic 6.0
‐ Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan, yaitu: data pelanggan, data penjualan, data pembelian, data persediaan, data produk, dan data perkembangan kompetitor.
‐ Sum ber Daya Manusia
Pihak-pihak yang mempunyai keahlian dan kemampuan dalam perusahaan yang berkaitan dengan TI, yaitu: Manager IT, IT Support, IT Programmer, IT Database.
Manager IT mempunyai keahlian secara menyeluruh dalam bidang IT; IT Support mempunyai keahlian di bidang jaringan, hardware support (trouble shooting), serta menginstall software-software yang dibut uhkan; IT Programmer memiliki logika dalam membuat coding; dan IT Database mempunyai keahlian dalam mengelola serta menjaga database perusahaan.
