JURNAL TEKNOLOGI INFORMASI & PENDIDIKAN ISSN : VOL. 7 NO. 2 September 2014

(1)

APLIKASI SISTEM INFORMASI JUAL BELI BATIK DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC

(Studi Kasus : Rumah Batik Jambi)

Anisya¹

ABSTRACT

Rumah Batik is a shop who engaged in the sale and purchase of batik clothing.

In activities, seller was documenting of all transaction to do just use manual book, and also to know inventory of item. Aim of holding this research for build an aplication who optimalization of trading activities, starting from trading until find out of inventory by visual-basic programming language.

Keywords : Trading, Visual Basic

INTISARI

Rumah Batik merupakan sebuah toko yang bergerak dibidang usaha jual-beli pakaian batik. Dalam kegiatannya, pengelola mendokumentasikan transaksi yang dilakukannya hanya menggunakan buku secara manual, dan juga untuk mengetahui persediaan barangnya. Tujuan diadakan penelitian ini membangun sebuah aplikasi yang mengoptimalkan kegiatan jual-beli mulai dari transaksinya hingga mengetahui jumlah barang yang tersedia dengan memanfaatkan bahasa pemrograman visual basic 6.0.

Kata Kunci : Jual-Beli, Visual Basic

1 Dosen Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik industry ITP

(2)

PENDAHULUAN

Setiap pemilik bidang usaha berupaya untuk melakukan perubahan terhadap sistem kerja operasional yang sudah ada demi tujuan dalam hal peningkatan kinerja perusahaan, terutama dalam hal pengolahan data yang nantinya akan menghasilkan informasi dan berguna untuk tujuan pengambilan keputusan.

Batik House merupakan sebuah toko yang bergerak dalam bidang transaksi jual-beli pakaian batik, dimana transaksi yang dilakukan setiap harinya bersifat rutin dan cukup besar. Pada pengolahan data transaksi pembelian barang pengelola toko masih menggunakan cara manual berupa penulisan pada buku yang telah disediakan khusus untuk transaksi biaya yang harus dikeluarkannya, begitu juga dengan transaksi penjualan produk toko ke pembelinya.

Sedangkan untuk pelaporan, hanya dibuatkan secara garis besar mengenai berapa jumlah biaya yang dikeluarkan dan jumlah biaya yang diperoleh.

Untuk itu perlu dibangun sebuah sistem informasi dan sebuah database yang dapat menampung data dalam jumlah banyak sehingga apabila dilakukan pengaksesan terhadap suatu data akan lebih mudah untuk mendapatkannya dan juga mudah melakukan perhitungan dalam jumlah banyak sehingga informasi yang diperoleh lebih baik dan cepat.

PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH

Pengertian Sistem

Ada dua kelompok pendekatan didalam mendefenisikan sistem yaitu

yang menekankan pada

prosedurnya dan menekankan komponen dan elemennya.

Penekanan sistem yang lebih menekankan pada prosedure yang

dikemukakan oleh Jerry Fitzgerald, Ardra F Fitzgerald dan Warnen D.

Stallings (Fundamental of System Analysis), mendefenisikan sebagai berikut:

“suatu prosedure adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis),biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.

Pengertian Sistem Informasi Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah : “Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat”.

Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan suatu aplikasi pemograman yang dirilis oleh pihak Microsoft dengan nama lengkap adalah Microsoft Visual Studio. Secara umum struktur program Visual Basic 6.0 terdiri dari dua bagian, yaitu Bagian Deklarasi Program

Bagian ini merupakan bagian peletakan semua deklarasi data yang akan digunakan. Kata cadangan yang merupakan bagian dari deklarasi adalah dim, public, private, static, const dan type.

a. Deklarasi Dim (Dimension)

Pendeklarasian dengan pernyataan Dim berlaku pada pemrograman modul, program dan sub-program.

(3)

Bentuk penulisan deklarasi Dim, yaitu: Dim nama_variabel As Tipe_data

b. Deklarasi Public

Public merupakan pernyataan level modul, artinya pernyataan ini pada dasarnya dideklarasikan pada sebuah modul.

Public nama_variabel As Type data.

c. Deklarasi Private

Private menyatakan bahwa semua variabel yang dideklarasikan oleh pernyataan ini berlaku secara khusus (private).

Private nama_variabel As tipe_data

d. Deklarasi Static

Static sering digunakan untuk menjaga suatu variabel atau nilai agar tidak berubah selama program tidak dijalankan.

pernyataan static merupakan pernyataan level sub_program.

Static nama_variabel As Tipe_data

d. Deklarasi Const (Constanta) Const merupakan pernyataan level modul, artinya pernyataan ini pada dasarnya dideklarasikan pada modul.

Public/Private Const

nama_variabel As tipe_variabel As tipe_data = ekspresi_variabel.

e. Deklarasi Type

Bentuk penulisan deklarasi Type adalah :

Private/Public Type

nama_variabel

Nama_elemen (Var_subscript) As type_data

End Type

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisa sistem yang sedang berjalan

Kegiatan analisa sistem yang sedang berjalan dimaksudkan untuk mengetahui permasalahan- permasalahan yang sedang dihadapi oleh pemilik toko dan juga berguna untuk memberikan alternatif-alternatif yang dibutuhkan.

Sebelum kegiatan

perancangan sistem yang baru dilakukan, perlu kiranya kita membutuhkan sebuah gambaran yang memuat keterangan atau informasi yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan sehinggan mampu mempermudah kita dalam hal menganalisa dan merancang sistem yang baru nantinya.

Prosedur pembelian atau order barang yang diterapkan pada Rumah Batik pada saat ini adalah:

1. Pemilik membuat daftar pembelian barang berdasarkan perkiraan stok persediaan sebanyak dua rangkap dimana satu untuk Supplier dan yang satunya lagi untuk pemilik sebagai arsip.

2. Berdasarkan daftar pembelian barang dari pemilik toko, maka supplier membuat faktur pembelian barang sebanyak dua rangkap dimana satu diserahkan pada toko dan satu lagi untuk supplier sebagai bukti pesanan barang.

3. Kemudian supplier menyerahkan barang-barang yang telah dipesan beserta faktur pembelian barang kepada toko.

4. Berdasarkan faktur pembelian barang dari supplier, pihak toko akan mengecek barang-barang yang masuk yang disesuaikan dengan faktur pembelian barang.

5. faktur pembelian barang disimpan dalam bentuk dokumen.

Evaluasi Sistem Yang Ada

Berdasarkan penjelasan mengenai sistem yang sedang berjalan dan analisa yang dilakukan pada Rumah Batik, maka ditemukan beberapa kelemahan pada sistem yang ada sekarang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Proses pengolahan data pembelian dan penjualan masih dilakukan secara manual

(4)

sehingga mengakibatkan kurang efesien dalam mengelola keuangan.

2. Pengelolaan persediaan hanya berdasarkan perkiraan sehingga menyebabkan keraguan pemilik toko dalam mengambilan keputusan dan kerugian.

3. Adanya kesulitan pada pemilik toko dalam mengambil keputusan yang bersifat cepat dan mendadak.

Usulan Sistem Yang Baru Disain Global

Disain secara global bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pemakai tentang hasil dari pengembangan sistem sehingga akan memudahkan pengguna dalam pengoperasiannya. Disain global meliputi perancangan secara keseluruhan dan pengembangan file yang diperlukan dari sistem yang akan dirancang.

Tabel 1. Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama

Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru Pada aliran sistem informasi yang baru ini tidak terdapat perubahan sistem informasi prosedur pembelian dan penjualan barang secara menyeluruh, perubahan yang terjadi hanya pada metode pengolahan data-data pembelian dan penjualan barang

dari metode manual berubah menjadi metode komputerisasi.

Context Diagram

Context diagram merupakan gambaran sistem secara logikal, gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak ataupun file-file yang digunakan.

Keuntungan dari adanya context

(5)

diagram ini adalah mempermudah pemakai untuk mengerti sistem yang akan dikembangkan.

Pemilik Konsumen

Karyawan Kasir Toko

Supplier

FPB DPB

DP

Faktur penjualan

FPB,DP FPB,Faktur

Penjualan DPB

Lap.Pembelian Lap.Penjualan Lap.Persediaan

FPB,Faktur Penjualan Lap.Pembelian Lap.Penjualan Lap.Persediaan Faktur Penjualan

+Brg

+Brg Sistem Informasi

Pembelian dan penjualan 0

Gambar 1. Context Diagram

Data Flow Diagram (DFD)

Data flow fiagram (DFD) adalah gambaran sistem secara global, ini tergantung kepada perangkat keras, perangkat lunak serta struktur file yang digunakan oleh sistem.

Keuntungan menggunakan DFD ini adalah untuk mempermudah pemakai yang kurang paham tentang sistem yang akan digunakan. Untuk lebih jelasnya data

flow diagram yang

didisain berdasarkan penganalisaan penulis dapat dilihat pada gambar 2

Pemilik

Konsumen Kasir

Karyawan Toko

Supplier Penyerahan

DPB 1.0

Cek DP &

Buat Faktur 6.0

Penyerahan DP 5.0

Entry Supplier,Barang Order,Konsumen.

Catat Pembelian

& Buat Laporan 4.0 Cek FPB &

Barang Masuk

Cek DPB Buat FPB

2.0 3.0

Catat Transaksi Buat Lap Penjualan

&Persediaan 0.7 Supplier

Barang Order

Penjualan Konsumen

DPB

DPB DPB

FPB + Brg

FPB FPB

FPB

DP

DP DP

Faktur Penjualan Laporan

Pembelian

Laporan Penjualan Laporan Persediaan

Data Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

+Brg Data

UraianPenjualan Uraian Order

D 1 D 2 D 3

Gambar 2. Data Flow Diagram Level 0

(6)

Tabel 2. Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relational diagram ini menggambarkan bentuk hubungan antara file-file yang ada, dimana entity adalah suatu kesatuan atau

sekumpulan data yang memiliki karakteristik yang sama. Entity bisa saja berupa orang, tempat, benda, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau mengandung informasi. Entity yang terdapat pada

rancangan sistem informasi pembelian dan penjualan Batik House yang diusulkan oleh penulis terdiri atas tujuh file yaitu : file

supplier, file konsumen, file barang, file order (pembelian), file penjualan, file uraian order, dan file uraian penjualan. Selanjutnya dapat dilihat pada gambar 3.

(7)

Ba ran g

S upplie r Penjualan Konsu men

Or der Layani

L akukan

L akukan No_k on

Nm_Kon Alama t

Jumlah

Tgl_Penj

Jumlah Telp

Kd_Brg Sto ck

K d_S up Nm_S up

Telp Alama t Sat uan

Nm _Br g Kd_B rg

Tgl_O

N o Fak

Kd_S up Kd_O

Harga_Jual

Harg a_Beli

No_kon

Uraia n P enjuala n

N o Fak

Uraia n Or der

L akukan

Kd_Brg Kd_O

Gambar 3. Entity Relationship Diagram Disain Detail

Disain secara terinci atau disain detail adalah menggambarkan secara terinci sistem yang dirancang. Dalam disain detail ini akan digambarkan disain input, disain output dan disain file.

Suatu sistem informasi yang baik adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan keluaran yang mudah dipahami, terinci dan bebas dari kesalahan-kesalahan perhitungan serta dapat memberikan hasil seperti yang diharapkan.

Berdasarkan kebutuhan sistem yang ada, maka dirancang beberapa bentuk laporan yang akan diberikan kepada pimpinan yang dapat digunakan sebagai bahan perbandingan dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan.

Desain Output

Hasil keluaran dari suatu sistem komputer merupakan komunikasi antara manusia dengan sistem yang merupakan penghubung utama antara sistem dengan pemakai yang biasanya dikomunikasikan melalui bentuk lampiran laporan. Adapun bentuk outputnya adalah sebagai berikut : 1) Laporan Data Supplier

Laporan ini dicetak dua rangkap, satu diberikan kepada

pemilik toko dan satu rangkap lagi diberikan kepada kasir, dengan menggunakan file supplier. Bentuk laporan data supplier dapat dilihat pada tabel 3.

Tabel 3. Laporan Data Supplier

2) Laporan Data Konsumen

Laporan data konsumen ini digunakan untuk mengetahui data- data konsumen yang menjadi pelanggan pada Rumah Batik, dengan frekwensi laporan tergantung keinginan atau masalah yang ada. Bentuk laporan data konsumen dapat dilihat pada tabel 4.

(8)

Tabel 4. Laporan Data Konsumen

3) Laporan Data Barang

Laporan data barang ini digunakan untuk mengetahui data-data barang yang menjadi dimiliki pada Rumah Batik, dengan frekwensi laporan tergantung keinginan atau masalah yang ada. Bentuk laporan data barang dapat dilihat pada tabel 5.

Tabel 5. Laporan Data Barang

4) Laporan Data Persediaan Barang

Laporan data persediaan ini digunakan untuk mengetahui data- data persediaan barang harian pada Rumah Batik.Bentuk laporan data persediaan barang dapat dilihat pada tabel 6.

Tabel 6. Laporan Data Persediaan Barang

5) Laporan Data Order Per Kode Laporan data order ini digunakan untuk mengetahui data-data order yang dilakukan kepada supplier, dengan frekwensi laporan tergantung keinginan atau masalah yang ada. Laporan ini dicetak dua rangkap, satu diberikan kepada pemilik toko dan satu rangkap lagi diberikan kepada pengelola, dengan menggunakan file order, supplier, uraian order dan barang. Bentuk laporan data order per kode dapat dilihat pada tabel 7.

Tabel 7. Laporan Data Order Per Kode

6) Laporan Data Order Harian Laporan data order harian ini digunakan untuk mengetahui data- data order yang dilakukan kepada supplier dalam satu hari, dengan frekwensi laporan tergantung keinginan atau masalah yang ada.

Laporan ini dicetak dua rangkap, satu diberikan kepada pemilik toko dan satu rangkap lagi diberikan kepada pengelola, dengan menggunakan file order, supplier dan barang. Bentuk laporan data order harian dapat dilihat pada tabel 8.

Tabel 8. Laporan Data Order Harian

(9)

7) Laporan Data Penjualan Per No.Faktur

Laporan data penjualan ini digunakan untuk mengetahui data- data transaksi yang dilakukan kepada konsumen per no.faktur, dengan frekwensi laporan tergantung keinginan atau masalah yang ada. Laporan ini dicetak dua rangkap, satu diberikan kepada pemilik toko dan satu rangkap lagi diberikan kepada pengelola, dengan menggunakan file transaksi, konsumen, uraian penjualan dan barang. Bentuk laporan data penjualan per no.faktur dapat dilihat pada tabel 9.

Tabel 9. Laporan Data Penjualan Per No.Faktur

Desain Input

Adapun bentuk rancangan input tersebut adalah sebagai berikut :

1) Entry Data Supplier

Entry data supplier ini akan memiliki periode masukan data pada saat ada supplier baru atau saat membetulkan data supplier jika terdapat kesalahan atau perubahan data, dengan frekuensi masukan tidak tentu.

Penyimpanan data dilakukan pada file supplier. Bentuk dari entry data supplier dapat dilihat pada gambar 4.

Gambar 4. Desain Entry Data Supplier

2) Entry Data Konsumen

Entry data konsumen ini akan memiliki periode masukan data pada saat ada konsumen baru atau saat membetulkan data konsumen apabila terdapat kesalahan data atau perubahan data, dengan frekuensi masukan tidak tentu, Penyimpanan data dilakukan pada file konsumen. Bentuk dari entry data konsumen dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini.

Gambar 5. Desain Entry Data Konsumen

3) Entry Data Barang

Entry data barang ini akan memiliki periode masukan data pada saat ada barang baru atau saat membetulkan data barang apabila terdapat kesalahan data atau perubahan data, dengan frekuensi masukan tidak tentu. Penyimpanan data dilakukan pada file barang.

Bentuk dari entry data barang dapat dilihat pada gambar 6 dibawah ini.

(10)

Gambar 6. Desain Entry Data Barang

4) Entry Data Order Barang

Entry data order barang ini akan memiliki periode masukan data pada setiap melakukan order barang kepada supplier, dengan frekuensi masukan tidak tentu atau setiap kiriman order barang dan faktur order diterima oleh toko dari supplier. Penyimpanan data dilakukan pada file order dengan melibatkan file supplier, file uraian order dan file barang. Bentuk dari entry data order dapat dilihat pada gambar 7 dibawah ini.

Gambar 7. Desain Entry Data Order Barang

5) Entry Data Penjualan Barang Entry data penjualan barang ini akan memiliki periode masukan data setiap hari setelah proses transaksi barang kepada konsumen, dengan frekuensi masukan setiap hari setelah faktur penjualan harian dikumpulkan. Penyimpanan data dilakukan pada file penjualan dengan melibatkan file konsumen,

file uraian penjualan dan file barang.

Bentuk dari entry data transaksi barang dapat dilihat pada gambar 8 dibawah ini.

Gambar 8. Desain Entry Data Penjualan Barang Desain File

Dalam membuat suatu program diperlukan adanya file yang saling berinteraksi satu sama lainnya. File- file program yang dibutuhkan merupakan satu kesatuan namun dibuat terpisah pada tempat yang berbeda dan tidak bisa dijalankan sendiri-sendiri, karena keterkaitannya dengan main program. Dalam visual basic, file-file yang dibutuhkan akan dipakai oleh program aplikasi diorganisir dan disimpan dalam suatu file yang berekstensi *.Mdb. File yang digunakan pada aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. File Supplier

File supplier berisi semua data- data yang berhubungan dengan informasi dari setiap supplier yang terdaftar sebagai penyedia barang resmi. Struktur file supplier dapat dilihat pada tabel 10 dibawah ini :

Nama File Database : dbpersediaanrb

Nama Tabel : Supplier Field Key : Kd_Sup Organisasi : Index

(11)

Tabel 10. Desain File Supplier

No Field Key Type Width Description 1 Kd_Sup Text 8 Kode

Supplier 2 Nm_Sup Text 20 Nama

Supplier 3 Alamat Text 30 Alamat

Supplier 4 Telp Text 12 Telepon

2. Tabel Konsumen

Struktur file konsumen dapat dilihat pada tabel 11 dibawah ini :

Nama File Database : dbpersediaanrb Nama Tabel : Konsumen

Field Key : No_Kon Organisasi : Index Tabel 11. Desain File Konsumen

N o

Field Key

Typ e

Widt h

Descriptio n 1 No_Kon Text 8 Nomor

Konsumen 2 Nm_Ko

n

Text 20 Nama Konsumen 3 Alamat Text 30 Alamat

Konsumen 4 Telp Text 12 Telepon

3. Desain File Barang

File barang berisi semua data- data yang berhubungan dengan informasi dari setiap barang yang akan dijual. Struktur file barang dapat dilihat pada tabel 12 dibawah ini

Nama Tabel : Barang Field Key : Kd_Brg Organisasi : Index

Tabel 12. Desain File Barang

No Field Key

Type Width Description 1 Kd_Brg Text 10 Kode

Barang 2 Nm_Brg Text 30 Nama

Barang 3 Satuan Text 5 Satuan 4 Stock Int 11 Stock

4. Desain File Order

File Order berisi semua data- data yang berhubungan dengan informasi dari setiap pembelian yang dilaksanakan. Struktur file pembelian dapat dilihat pada tabel 13 dibawah ini

Nama Tabel : Order Field Key :

Kd_O,Tgl_O

Organisasi : Index Tabel 13. Desain File Order

No Field Key

Type Width Description 1 Kd_O Text 5 Kode

Order 2 Tgl_O Date 8 Tanggal

Order 3 Kd_Sup Text 5 Kode

Supplier

5. Desain File Penjualan

File Penjualan berisi semua data-data yang berhubungan dengan informasi dari setiap penjualan yang dilaksanakan.

Nama Tabel : Penjualan Field Key :

No_Fak,Tgl_Penjualan Organisasi : Index Tabel 14. Desain File Penjualan

No Field Key Type Width Description

1 No_Fak Text 5 Nomor

Faktur 2 Tgl_Penjualan Date 8 Tanggal

Penjualan

3 No_Kon Text 5 Nomor

Konsumen

6. Desain Uraian Penjualan File uraian penjualan berisikan data transaksi penjualan yang timbul untuk menghindari redudansi data.

Nama File Database : dbpersediaanrb Nama Tabel : uraianpenjualan

Field Key : No_Fak

(12)

Organisasi : Index Tabel 15. Desain Uraian Penjualan

1 No_Fak Text 5 Nomor

Faktur

2 Kd_Brg Text 10 Kode

Barang 3 Jumlah Integer 2 Jumlah 4 Harga_Jual Currency 8 Harga Jual

7. Desain Uraian Order

File uraian order berisikan data transaksi pembelian yang timbul untuk menghindari redudansi data pembelian dengan hanya menyimpan satu kode order dengan banyak barang dalam order.

Nama File Database : dbpersediaanrb Nama Tabel : uraianpesan

Field Key : Kd_O Organisasi : Index Tabel 16. Desain Uraian Order

1 Kd_O Text 5 Kode Order

2 Kd_Brg Text 10 Kode

Barang 3 Jumlah Integer 2 Jumlah 4 Harga_Beli Currency 8 Harga Beli

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada Rumah Batik Jambi, maka dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya:

1. Dengan diterapkan Sistem Informasi Penjualan ini dapat memudahkan transaksi jual-beli yang dilakukan oleh pihak pengelola toko.

2. Penerapan sistem baru

yang menggunakan

komputerisasi dapat memudahkan pekerjaan dalam pengolahan data penjualan dan pembelian yang tidak membutuhkan waktu dan tenaga yang besar.

3. Pihak Pengelola toko dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Fathansyah, Ir. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika.

[2] Jogiyanto, H.M, 2003. Analisa dan Disain Sistem Informasi : Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur, Teori, dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.

[3] Kusumo, Ario Suryo. 2000.

Buku Latihan Microsoft Visual Basic 6.0. Elex Media Komputindo.

[4] Kurniadi, Adi. 1999.

Pemrograman Visual Basic”.

Elex Media Komputindo.

[5] Kurniawan, Bagus. 2002.

Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic 6.0”, Yogyakarta : Andi.

[6] Divisi Litbang MACOMS. 2002.

Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Reports.

Yogyakarta : Andi Offset.

[7] Wahana Komputer Semarang.

2001. “Tip & Trik Pemrograman Visual Basic 6.0”. Yogyakarta Andi.