Tender pada proyek konstruksi, baik proyek pemerintah maupun proyek swasta diadakan oleh pemilik proyek dengan tujuan untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang maksimal dari proyek yang akan dikerjakan, baik dari segi biaya, mutu, maupun waktu. Oleh karena itu, kontraktor yang berminat mengerjakan proyek yang ditawarkan harus mengikuti proses tender terlebih dahulu.
Secara garis besar proses tender antara proyek yang satu dengan yang lain mempunyai kesamaan dalam tahapan-tahapannya. Hal ini disebabkan karena sudah diaturnya proses tender untuk pemerintah berdasarkan Keppres no.80 tahun 2003 pasal 17 - 20 yang dikeluarkan oleh Departemen Pekerjaan Umum Bina Marga.
Tender atau lelang dalam industri konstruksi seringkali diadakan, baik yang bersifat umum/terbuka maupun tertutup, tergantung dari pemilik dan proyek yang akan dikerjakan. Tender atau lelang sangat diperlukan karena dalam pelaksanaan pengerjaan suatu proyek, baik proyek pemerintah maupun swasta, pemilik mengharapkan adanya penawaran harga yang terbaik untuk mengerjakan proyeknya.
2.1 Definisi Tender
Menurut Nugraha (1985), tender adalah proses pemilihan konsultan perencana, pengawas maupun kontraktor yang meliputi proses prakualifikasi, pengumuman pelelangan, penjelasan pekerjaan, pembukaan tender, proses evaluasi tender, penetapan, dan penunjukkan pemenang.
Menurut Soeharto (1997), tender adalah proses pemilihan kontraktor yang meliputi rangkaian kegiatan mulai dari mengidentifikasi keperluan jasa kontraktor oleh pemilik, mempersiapkan paket lelang, sampai tanda tangan kontrak untuk menangani implementasi fisik proyek.
Pengguna jasa (pemilik) dapat menunjuk wakil untuk melaksanakan kepentingannya dalam pekerjaan konstruksi (RUURI no.18 th 1999). Wakil yang ditunjuk disini adalah kontraktor, dalam penunjukkan kontraktor tersebut diadakanlah lelang/tender.
3
Universitas Kristen Petra
Strategi penawaran/tender ditujukan untuk digunakan oleh kontraktor bangunan konstruksi dalam menentukan batas harga tender yang kompetitif.
Namun bukan asumsi bahwa penawar terendah yang memenangkan proses tender, tapi mempertimbangkan kriteria lain, yakni kriteria kualitatif yang bisa mempengaruhi pilihan pemilik tentang pemenang tender dan biasanya pada penawar yang harganya tepat (Fayek,1998).
Menurut Roy Pilcher tender dibagi menjadi tiga macam, yaitu:
• Tender Terbuka (public tender): Tender yang boleh diikuti oleh beberapa kontraktor yang mengajukan penawaran tender untuk mengerjakan proyek seperti yang diinginkan pemilik. Pengumuman tender biasanya melalui iklan seperti iklan koran, radio, bulletin atau jurnal-jurnal konstruksi, atau juga majalah-majalah konstruksi. Seleksi atau evaluasi pemilihan kontraktor pemenang umumnya dilihat dari seleksi secara finansial, teknis, dan pengalaman mengerjakan proyek yang serupa dengan proyek yang akan ditenderkan.
• Tender Tertutup (selective tender): Tender dimana pekerjaan yang dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh beberapa kontraktor yang sudah dikenal.
Kontraktor tersebut dinilai memiliki reputasi dan pengalaman yang cukup kompeten di bidangnya, serta memiliki dasar finansial yang kuat.
• Tender Negosiasi (negotiated tendering): Tender yang memilih kontraktor berdasarkan penunjukan langsung pada satu kontraktor, dan dalam prosesnya, pemilik dan konsultan perencana melakukan negosiasi dengan kontraktor yang ditunjuk hingga tercapai kesepakatan.
2.2 Proses Tender
Proses tender memiliki tahapan-tahapan yang harus diikuti oleh kontraktor-kontraktor yang mengikuti tender tersebut (Keppres no.80 tahun 2003).
Tahapan tersebut meliputi:
Universitas Kristen Petra
2.2.1 Pengumuman/Undangan Tender
Pada proyek pemerintah yang bersifat terbuka, tender diumumkan melalui media massa, yaitu melalui iklan di media, baik media cetak, radio, televisi, dan iklan baliho. Namun, untuk tender tertutup, biasanya pemilik memberikan undangan kepada kontraktor tertentu yang sudah dikenal kompetensinya atau dinilai memenuhi syarat, sedangkan untuk proyek swasta, biasanya tender bersifat tertutup, sehingga pemilik mengumumkan tender hanya melalui undangan kepada kontraktor-kontraktor tertentu, biasanya pemilik mengundang kontraktor rekanan yang telah dikenal oleh pemilik dan memiliki reputasi yang cukup baik dan kompeten.
2.2.2 Pernyataan mengikuti tender
Kontraktor membuat surat pernyataan bersedia mengikuti tender kemudian diserahkan kepada pemilik, kemudian pemilik akan mengirimkan dokumen tender yang terdiri dari dokumen gambar dan spesifikasi pekerjaan beserta syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam mengikuti tender kepada kontraktor yang ingin mengikuti tender.
2.2.3 Penerimaan dokumen tender
Kontraktor akan menerima dokumen tender dari pemilik yang berisi dokumen-dokumen tender, antara lain: latar belakang proyek; keterangan mengenai pemilik, konsultan perencana, dan direksi; kriteria untuk menentukan kontraktor pemenang; format dokumen penawaran; persyaratan administrasi yang berisi data mengenai jangka waktu pelaksanaan, syarat pembayaran, dan besarnya jaminan; persyaratan teknis yang berisi data-data mengenai spesifikasi teknis yang berhubungan dengan proyek yang akan dikerjakan, seperti gambar perencanaan, jenis dan mutu bahan, teknologi yang dipakai, gambar perencanaan, dll.
2.2.4 Penjelasan pekerjaan (Aanwyzing) dan peninjauan lapangan
Pertemuan ini diadakan untuk menjelaskan kepada para kontraktor pengiku tender mengenai persyaratan-persyaratan dan penjelasan mengenai proyek yang akan dikerjakan, kemudian kontraktor akan meninjau langsung ke
Universitas Kristen Petra
lapangan untuk mengetahui situasi dan kondisi lapangan yang merupakan tempat dimana proyek akan dikerjakan.
2.2.5 Penyerahan dokumen penawaran
Setelah melakukan aanwizing dan survey lapangan, kontraktor dapat menyusun dokumen penawaran yang terdiri dari hal-hal berikut:
• Surat penawaran dan lampiran-lampirannya
Surat penawaran yang diajukan berupa daftar harga satuan yang tercantum dalam bill of quantity, daftar harga bahan & upah, analisa harga satuan, overhead
& profit, skedul pelaksanaan pekerjaan, dan lampiran-lampiran hasil tes lapangan yang diperlukan.
• Surat jaminan penawaran atau garansi
Kontraktor juga menyerahkan surat jaminan yang merupakan salah satu syarat mutlak yang harus ada dalam mengikuti tender. Macam-macam surat jaminan akan dibahas pada subBab 2 ‘Faktor Penentuan kontraktor pemenang’.
• Surat penawaran alternatif, apabila diperbolehkan
Surat penawaran alternatif yang dimaksud adalah surat penawaran spesifikasi teknis yang dibuat dengan versi dari pihak kontraktor sebagai bahan pertimbangan dalam mengerjakan proyek yang ditenderkan.
Kemudian pemilik akan mengevaluasi dokumen penawaran dari kontraktor berdasarkan kriteria-kriteria yang diharapkan oleh pihak pemilik.
Dalam proses evaluasi ini diperlukan waktu kurang dari satu bulan untuk menentukan kontraktor pemenang yang terpilih untuk mengerjakan proyek.
2.2.6 Proses negosiasi kontrak dengan pemilik
Sebelum perjanjian kontrak ditandatangani dan disepakati kedua belah pihak, diadakan rapat klarifikasi antara pemilik dan kontraktor pemenang untuk mengkonfirmasi pengertian dan persamaan pendapat pada setiap pasal yang tercantum dalam surat kontrak. Jika ada perubahan atau perbedaan dalam pasal- pasal kontrak, maka perlu diadakan negosiasi antar kedua belah pihak.
Universitas Kristen Petra
2.2.7 Penandatanganan surat perjanjian kontrak
Setelah tercapai kesepakatan, panitia lelang akan mengeluarkan surat perintah kerja (SPK) yang ditujukan kepada pemenang tender untuk segera melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan kesepakatan.
2.3 Faktor-faktor Penentuan Kontraktor Pemenang
Faktor-faktor pengaruh yang perlu diperhatikan dalam penentuan pemenang tender adalah: (1) Penawaran kontraktor, (2) Organisasi perusahaan, (3) Jaminan, (4) Waktu Pelaksanaan (time schedule).
2.3.1 Penawaran Kontraktor
Kontraktor melampirkan surat penawaran kepada pemilik sebagai bahan pertimbangan yang paling mempengaruhi dalam menentukan pemenang dalam suatu proses tender proyek konstruksi. Surat penawaran tersebut berisi antara lain:
a. Daftar perincian Rencana Anggaran Biaya (R.A.B) sesuai contoh/format dari pemilik yang terdiri dari daftar harga bahan, daftar harga satuan upah & alat, overhead, kontigensi, dan profit.
b. Analisa Harga Satuan Pekerjaan.
c. Daftar peralatan dan mesin-mesin yang akan dipergunakan dalam proyek.
2.3.1.1 Daftar Rencana Anggaran Biaya (R.A.B)
Menurut Soedrajat, Rencana Anggaran Biaya (R.A.B) adalah proses perhitungan volume pekerjaan, harga dari berbagai macam bahan dan pekerjaan yang akan terjadi pada suatu konstruksi. Dalam perhitungan anggaran biaya terdapat 5 hal pokok yang harus diperhatikan, yaitu: daftar harga bahan, daftar harga satuan upah & alat, overhead, kontigensi, dan profit.
1. Daftar harga bahan
Kontraktor melampirkan daftar harga satuan bahan yang akan digunakan sebagai bahan dalam pengerjaan proyek. Data ini akan dipergunakan dalam perhitungan analisa harga satuan pekerjaan.
Universitas Kristen Petra
2. Daftar harga satuan upah dan alat
Kontraktor melampirkan daftar harga satuan upah dan alat yang akan dipergunakan juga dalam perhitungan analisa harga satuan pekerjaan.
3. Biaya tak terduga (Overhead)
Biaya tak terduga (overhead) adalah biaya-biaya yang mungkin timbul dari rencana biaya yang telah dicantumkan dalam Rencana Anggaran Biaya suatu proyek. Contoh biaya overhead ialah pemasangan telepon di lokasi proyek, surat-surat ijin, honorarium arsitek, survey-survey, asuransi, dan lain sebagainya. Besarnya overhead berkisar antara 12 – 30 % dari jumlah harga bahan, upah buruh, dan ongkos alat-alat (Sastraatmadja, 1997).
4. Kontigensi
Kontigensi adalah biaya-biaya yang digunakan untuk menanggulangi adanya kemungkinan kesalahan dari data yang belum ditentukan atau diluar rencana, misalnya: iklim yang tidak menentu, pengulangan pekerjaan karena mutu belum mencapai standard, persengketaan tenaga kerja, keterlambatan penyediaan material dan peralatan, dan lain sebagainya. Menurut Ritz (1994), besarnya nilai kontigensi berkisar antara 6 – 12% dari total biaya proyek.
5. Profit
Dalam penawaran kontraktor, biasanya profit dan overhead digabung menjadi satu. Menurut Ritz (1994), besarnya profit untuk proyek konstruksi adalah 6 – 12 % dari total biaya proyek. Profit dan overhead dicantumkan dalam daftar rekapitulasi suatu proyek konstruksi.
2.3.1.2 Analisa Harga Satuan Pekerjaan
Perhitungan analisa harga satuan pekerjaan diperlukan untuk mengetahui harga per satuan pekerjaan (termasuk upah kerja) dari masing-masing pekerjaan.
Misalnya untuk pekerjaan tanah terdiri dari upah pekerjaan galian tanah dan urugan tanah, dan harga tanah dan pasir yang digunakan untuk mengurug lokasi proyek. Data ini diperlukan untuk perhitungan harga satuan pada Bill of Quantity.
Universitas Kristen Petra
2.3.2 Organisasi Kontraktor
Kontraktor yang ditunjuk harus benar-benar berpotensi, dalam arti tidak hanya secara keahlian dan kemampuan, tetapi juga mempunyai integritas dan motivasi tinggi dalam bekerja secara professional. Disamping itu, reputasi dan pengalaman juga dapat menjadi masukan penting dalam menentukan kontraktor pemenang. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam organisasi kontraktor adalah daftar peralatan yang dimiliki perusahaan, pengalaman kontraktor, dan kondisi keuangan perusahaan.
2.3.2.1 Daftar Peralatan yang dimiliki kontraktor
Peralatan yang dimiliki perusahaan kontraktor dapat menjadi pertimbangan dalam hal efisiensi biaya. Karena kontraktor yang mempunyai peralatan yang minim akan membutuhkan biaya ekstra untuk menyewa alat-alat yang diperlukan dalam pengerjaan proyek. Sebaliknya, kontraktor yang memiliki peralatan yang lengkap akan memaksimalkan pekerjaan itu sendiri baik dari segi biaya, kualitas, dan waktu. Peralatan dapat memberi dampak yang besar terhadap biaya proyek dan skedul kerja (Richard H.Clough, 1994).
2.3.2.2 Pengalaman (experience)
Pengalaman perusahaan kontraktor juga perlu diperhatikan dalam menentukan kontraktor pemenang. Pengalaman yang dimaksud bukan hanya lama berdirinya perusahaan, tetapi juga proyek-proyek yang pernah dikerjakan dan hasil pekerjaan yang dapat dilihat secara nyata untuk pembuktiannya. Untuk memudahkan, kontraktor dapat melampirkan data-data pengalaman perusahaan seperti yang tercantum dalam Keppres no.80 tahun 2003. Menurut Keppres, kontraktor perlu mencantumkan pengalaman perusahaan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir. Dari data ini pemilik dapat mengetahui proyek yang pernah dikerjakan kontraktor tersebut selama 5 tahun terakhir, pemilik dapat mengecek kebenaran data tersebut dengan cara menghubungi atau men-survei secara langsung proyek-proyek yang pernah dikerjakan. Contoh format data pengalaman kontraktor menurut Keppres no. 80 tahun 2003 dapat dilihat pada Lampiran 1.
Universitas Kristen Petra
2.3.2.3 Kondisi Keuangan
Kontraktor juga perlu melampirkan data-data finansial/keuangan sebagai bukti bahwa kontraktor tersebut bonafit dan mampu mengerjakan proyek yang akan dikerjakan. Selain itu, pemilik dapat mengetahui bahwa perusahaan tersebut tidak dalam kondisi bangkrut, sehingga tidak mengganggu dalam pengerjaan proyek nantinya. Dalam lampiran tersebut, kontraktor menyebutkan susunan kepemilikan saham, laporan aset perusahaan, laporan rugi laba, dan laporan pajak dalam tiga bulan terakhir (Keppres no.80 tahun 2003).
2.3.3 Jaminan
Jaminan adalah dokumen tertulis yang memaparkan kondisi dan peraturan- peraturan yang terkait dengan perjanjian kontrak. Jaminan bukanlah suatu pinjaman atau polis asuransi, melainkan suatu layanan tambahan dari kontraktor yang bersangkutan.
Jaminan berfungsi sebagai suatu ikatan atau komitmen dari pihak kontraktor kepada pemilik, berkaitan dengan proyek yang ditenderkan. Sehingga dengan adanya jaminan ini, pemilik lebih yakin akan motivasi dan keseriusan dalam mengikuti dan mengerjakan proyek yang ditenderkan.
Jaminan berupa surat kuasa dari bank untuk pemilik yang memberi hak kepada pemilik untuk mencairkan sejumlah dana apabila kontraktor tidak dapat memenuhi kewajiban-kewajiban seperti yang tertulis dalam peraturan tender.
Jaminan dalam proyek konstruksi dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:
2.3.3.1 Jaminan Tender (bid bond)
Jaminan tender (bid bond) adalah jaminan yang diberikan oleh kontraktor kepada pemilik bahwa kontraktor secara konsisten dan bertanggungjawab mengikuti tender dan bersedia mengerjakan proyek yang ditenderkan apabila terpilih menjadi pemenang tender. Jika karena sesuatu hal, kontraktor yang telah ditunjuk mengundurkan diri dan tidak dapat mengerjakan proyek, maka pemilik berhak mencairkan jaminan tersebut ke bank yang telah ditunjuk. Besarnya jaminan antara 5 atau 10% dari nilai kontrak. (Clough, 1994), namun jika kontraktor bersedia mengerjakan proyek sesuai perjanjian, maka jaminan dapat
Universitas Kristen Petra
dikembalikan pada batas waktu yang telah ditentukan kepada kontraktor (Dagostino, 2003).
2.3.3.2 Jaminan Pelaksanaan (performance bond)
Jaminan pelaksanaan (performance bond) adalah jaminan kepada pemilik bahwa kontraktor akan menyelesaikan semua pekerjaan dari awal hingga akhir sesuai dengan dokumen kontrak yang telah disepakati bersama. Jaminan umumnya berlaku dalam periode satu tahun, dan dapat diperpanjang sesuai dengan lama pekerjaan proyek. Besarnya jaminan tergantung dari kualifikasi pekerjaan (Clough, 1994). Setelah proyek selesai, pemilik akan mengembalikan jaminan ini kepada kontraktor (Dagostino, 2003).
2.3.3.3 Jaminan Pembayaran (payment bond)
Jaminan pembayaran (Payment bond) adalah jaminan yang dibuat untuk melindungi subkontraktor/supplier terhadap kemungkinan kontraktor tidak membayar pekerjaan yang telah dikerjakan oleh subkontraktor dan supplier yang terkait dalam proyek tersebut. Besarnya jaminan tergantung dari jenis pekerjaan yang dikerjakan oleh subkontraktor.
2.3.4 Waktu Pelaksanaan (Time Schedule)
Kontraktor melampirkan jadwal pelaksanaan (Time Schedule) dari proyek yang akan dikerjakan. Data ini berguna untuk mengetahui berapa lama proyek akan terselesaikan, mengetahui prosentase pekerjaan yang telah diselesaikan dalam satu waktu, mengetahui kinerja kontraktor di lapangan dengan memperhatikan time schedule rencana, dan untuk mengantisipasi jika ada keterlambatan pekerjaan dalam pelaksanaannya. Data ini juga menjadi pertimbangan utama bagi pemilik dalam menentukan kontraktor pemenang.
2.4 Sistem Evaluasi Kontraktor Pemenang
Kegiatan pemilihan kontraktor untuk melakukan pelaksanaan konstruksi merupakan bagian yang selalu dilakukan dan bersifat kritis dalam keseluruhan proses pengadaan suatu fasilitas fisik yang diperlukan. Hal ini menjadikan proses
Universitas Kristen Petra
pemilihan kontraktor menjadi salah satu kunci kesuksesan pembangunan fasilitas fisik tersebut (Hendrickson, 2000).
Pemilihan kontraktor pemenang suatu proyek tergantung pada jenis, ukuran, dan kompleksitasnya. Hal lain yang juga mempengaruhi sistem pemilihan kontraktor adalah kemampuan teknis dari kontraktor dalam masalah perencanaan dan pengelolaan proyek, serta aspek waktu penyelesaian konstruksi (Oberlender, 2000).
Metode penilaian penawaran calon kontraktor yang paling sering digunakan adalah dengan kriteria “biaya terendah”. Penawaran yang terendah apabila dinilai terlalu rendah menjadikan kekhawatiran bagi pemilik sehubungan dengan usaha pengawasan pelaksanaan yang harus lebih ketat dan kemungkinan kontraktor tidak bisa melaksanakan kewajiban dengan baik. Secara umum, hal- hal yang dinilai dalam suatu penawaran adalah aspek adminitrasi, teknis, dan harga.
Metode evaluasi penentuan kontraktor pemenang menurut Abduh Wirahadikusumah (Jurnal Teknik Sipil vol.12 No.3, Juli 2005) mencakup tiga hal, yaitu: sistem gugur, sistem nilai, dan sistem penilaian biaya selama umur ekonomis.
1. Sistem Gugur
Setiap aspek dievaluasi secara berurutan dan penawaran dapat digugurkan apabila dalam tahap-tahap evaluasi (mulai dari aspek administrasi, kemudian aspek harga, dan yang terakhir aspek harga) tidak memenuhi syarat.
2. Sistem Nilai
Setiap aspek dari penawaran yang diajukan oleh kontraktor kepada pemilik diberi bobot nilai sesuai dengan ketentuan dari pemilik, kemudian dijumlahkan. Sehingga masing-masing calon kontraktor mempunyai nilai atau peringkat dalam suatu tender proyek konstruksi. Kontraktor yang mempunyai nilai atau peringkat yang terbaiklah yang akan menjadi pemenang tender tersebut.
3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis
Sistem ini hampir sama dengan sistem nilai, tetapi penawaran harga dievaluasi berdasarkan “biaya selama umur ekonomis” atau “life cycle cost”, yaitu bukan
Universitas Kristen Petra
hanya harga awal saja tetapi ditambah juga dengan biaya-biaya selama umur layanan bangunan (biaya operasional dan pemeliharaan).
Metode evaluasi yang akan diterapkan dalam program ini adalah metode dengan menggunakan sistem nilai. Penilaian dalam evaluasi ini dilakukan dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap aspek yang dinilai berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan kontraktor.
Universitas Kristen Petra
