PT POS INDONESIA (Persero)
MAIL PROCESSING CENTER BANDUNG 40400
LAPORAN
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Magang
Dosen Pembina:
Dr. Wa Ode Zusnita Muizu, S.E., M.Si.
oleh:
Kiyanadhira A. A. 120310110127
Program Studi S-1 Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Padjadjaran 2014
2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan berjudul “PT Pos Indonesia (Persero): Mail Processing Center Bandung 40400”. Makalah ini disusun sebagai tugas mata kuliah Magang.
Dalam penyusunan laporan ini, penulis menghadapai berbagai tantangan. Namun, dengan didukung oleh berbagai pihak, tantangan tersebut dapat diatasi. Maka dari itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dr. Wa Ode Zusnita Muizu, S.E., M.Si. selaku dosen pembina mata kuliah magang. Ucapan terima kasih juga tak lupa penulis haturkan kepada Bapak Jeje Jubaedy, Bapak M. Hasanudin, Bapak M. Ganjar, Bapak Budhi R. Tresnayadi, serta Ibu Indri Mariana selaku pembimbing lapangan di MPC Bandung.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca agar dapat menjadi bahan pembangun penyusunan laporan selanjutnya.
Semoga laporan ini dapat memberi manfaat dan hal-hal positif lainnya untuk pembaca.
Bandung, September 2014
3 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 2
DAFTAR ISI ... 3
BAB I PENDAHULUAN ... 5
1.1 Latar Belakang Magang ... 5
1.2 Tujuan Magang ... 5
1.3 Manfaat Magang ... 5
BAB II GAMBARAN PERUSAHAAN ... 7
2.1 PT Pos Indonesia (Persero) ... 7
2.2 Mail Processing Center Bandung 40400 ... 7
BAB III PELAKSANAAN MAGANG ... 9
3.1 Laporan Kegiatan Mingguan dan Situasi yang Dihadapi... 9
3.1.1 Proses Incoming Surat Prioritas ... 9
3.1.2 Proses Outgoing Surat Prioritas ... 11
3.1.3 Pos Internasional... 12
3.1.4 Distribusi dan Transportasi ... 12
3.1.5 Kembali ke Pos Internasional Pagi, Incoming, Outgoing, dan Pos Internasional Malam ……. ... 13
3.2 Tugas yang Berkesan selama Magang ... 14
3.4 Peran Pembimbing Lapangan... 14
BAB IV KESIMPULAN ... 15
LAMPIRAN ... 16
Dokumentasi... 16
Laporan Kegiatan Harian ... 19
Penilaian Magang ... Error! Bookmark not defined. Identitas Pembimbing Lapangan ... 20
4
Informasi Tambahan Perusahaan ... 20
Sejarah Pos Indonesia ... 20
Visi dan Misi Perusahaan ... 21
5 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Magang
Mahasiswa sebagai sumber daya manusia harus siap pakai saat terjun ke dalam dunia kerja pada era globalisasi ini. Salah satu caranya, yaitu dengan mengenal langsung bagaimana cara kerja orang-orang di dalam perusahaan yang mumpuni agar mahasiswa dapat mengetahui secara langsung bagaimana pola kerja yang sesungguhnya.
Magang merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk menambah pengetahuan mahasiswa agar dapat mengetahui bagaimana suatu perusahaan beroperasi dengan cara langsung terjun ke dalam proses bisnis perusahaan tersebut.
Karena dalam prakteknya diharapkan akan menjadi nilai tambah bagi mahasiswa sendiri, maka penulis merasa perlu untuk magang di PT Pos Indonesia, yaitu Mail Processing Center Bandung agar dapat mengetahui kegiatan operasional pengolahan surat yang merupakan inti bisnis perusahaan. MPC Bandung dipilih karena penulis ingin mendalami operasional perusahaan jasa yang sudah matang dan kebetulan terletak tidak terlalu jauh dari tempat tinggal penulis.
1.2 Tujuan Magang
Secara umum, tujuan dilaksanakannya kegiatan magang ini adalah:
a. Memperluas wawasan, pengetahuan, dan keterampilan bagi mahasiswa sebagai bekal memasuki dunia kerja,
b. Menambah pengalaman, pelatihan kerja, dan daya analisis mahasiswa dalam penerapan ilmu manajemen operasi/produksi, serta
c. Menjalin hubungan kerja sama dengan instansi yang bersangkutan dalam bidang penelitian maupun ketenagakerjaan.
1.3 Manfaat Magang
Manfaat untuk mahasiswa:
a. Menambah wawasan di dalam dunia kerja, khususnya pada bagian operasional perusahaan, sehingga mahasiswa memiliki keterampilan sesuai tuntutan lapangan kerja;
6 c. Media perluasan relasi.
Manfaat untuk universitas:
a. Terjalinnya hubungan baik dengan perusahaan tempat mahasiswa magang; b. Peningkatkan kualitas lulusan melalui pengalaman magang; serta
c. Salah satu media penyaluran input dari perusahaan dalam hal relativitas kurikulum universitas dengan dunia kerja.
Manfaat untuk perusahaan:
a. Adanya bantuan tenaga dari mahasiswa-mahasiswa pelaksana magang; b. Terjalinnya hubungan baik dengan universitas; serta
c. Sarana audit eksternal perusahaan tanpa pengeluaran biaya dengan adanya laporan-laporan magang yang diberikan kepada perusahaan.
7 BAB II
GAMBARAN PERUSAHAAN
2.1 PT Pos Indonesia (Persero) PT Pos Indonesia (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berperan dalam layanan kiriman pos di Indonesia. Seiring berjalannya waktu, Pos Indonesia telah memanfaatkan insfrastruktur jaringannya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang
menjangkau 100 persen
kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan, 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Saat ini, Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 kantor pos online, serta dilengkapi electronic mobile post di beberapa kota besar yang terintegrasi.
2.2 Mail Processing Center Bandung 40400
Mail Processing Center (MPC) Bandung 40400 yang berlokasi di Jalan Soekarno-Hatta 558 merupakan salah satu unit kerja PT Pos Indonesia (Persero) yang memiliki fungsi utama melakukan pemrosesan seluruh kiriman pos, baik surat maupun paket, sejak diterima dari loket kantor pos agar dapat disampaikan ke bagian antaran atau Delivery Center untuk dikirimkan ke alamat tujuan. Terdapat beberapa unit kerja (divisi) di MPC Bandung, di antaranya:
a. Proses Incoming Surat Prioritas
Adalah bagian dari MPC Bandung yang memiliki peran untuk memroses kiriman pos prioritas, yaitu Pos Express dan Pos Kilat Khusus, yang berasal dari seluruh wilayah Indonesia dan ditujukan ke wilayah Bandung Raya, yaitu Kota dan Kabupaten Bandung, Sumedang, Lembang, Padalarang, Garut, serta Majalaya. Proses kerja meliputi penerimaan
8
kantong dari distribusi, penerimaan isi kantong, sortir, penutupan kantong, dan penyerahan kantong ke bagian distribusi.
b. Proses Outgoing Surat Prioritas
Adalah bagian dari MPC Bandung yang memiliki peran untuk memroses kiriman pos prioritas, yaitu Pos Express dan Pos Kilat Khusus, yang berasal dari wilayah Bandung Raya dan ditujukan ke seluruh wilayah Indonesia. Proses kerja meliputi penerimaan kantong dari distribusi, penerimaan kantong, penerimaan isi kantong, sortir kasar, sortir halus, penutupan kantong, dan penyerahan kantong ke bagian distribusi.
c. Distribusi dan Transportasi
Adalah unit kerja yang berperan dalam penerimaan kiriman pos dari kantor pos dan loket serta mengirimkannnya kembali ke kantor pos, Delivery Center (DC), atau MPC tujuan. Proses kerja meliputi penerimaan kantong dari transportasi, sortir kantong sesuai produk, penyerahan kantong ke divisi yang bertugas, dan penerimaan kantong kiriman dari divisi yang bertugas, serta penyerahan kantong ke transportasi.
d. Pos Internasional
Adalah unit kerja yang berperan dalam memroses kiriman pos dari Indonesia ke luar negeri maupun sebaliknya. Proses kerja meliputi penerimaan kantong dari distribusi, sortir kantong sesuai produk (LC/AO, Bungkusan, Registered, Paket Pos Luar Negeri, atau EMS), penerimaan isi kantong sekaligus pembuatan PP22A (bukti serah ke bea cukai), penyerahan item ke bea cukai, penerimaan item yang lolos dan sudah dibea, sortir sesuai DC/KP, penutupan kantong, dan penyerahan kantong ke bagian distribusi.
Dua unit kerja di MPC Bandung, yaitu Proses Incoming Surat dan EMS dari Pos Internasional sudah meraih sertifikasi ISO 9001:2008.
Alur proses kiriman pos di MPC Bandung:
Distribusi & Transportasi Proses: Incoming, Internasional, Outgoing Distribusi & Transportasi
9 BAB III
PELAKSANAAN MAGANG
3.1 Laporan Kegiatan Mingguan dan Situasi yang Dihadapi 3.1.1 Proses Incoming Surat Prioritas (23 s.d. 28 Juni 2014)
Setelah mengajukan permohonan magang kepada Manajer Audit dan Mutu Operasi dua minggu sebelumnya, diputuskan bahwa penulis akan menjalankan magang selama enam minggu dengan sistem rolling pada divisi-divisi yang berperan dalam alur utama proses pengolahan kiriman pos, yaitu bagian distribusi, incoming surat, maupun outgoing surat agar penulis mengerti seluruh alur proses pengolahan kiriman pos di MPC Bandung.
Pada hari pertama magang, penulis memutuskan untuk hadir setengah jam lebih awal dari jam kerja normal, yaitu pukul 07.00. Ternyata, rata-rata manajer baru hadir pukul 08.00, sehingga penulis langsung mengiyakan saat ditawarkan oleh salah seorang karyawan untuk masuk ke bagian Proses Incoming Surat Prioritas (selanjutnya disebut bagian Incoming) yang karyawannya sudah cukup banyak yang datang pada waktu tersebut. Belakangan, baru diketahui bahwa divisi terpagi yang mulai bekerja adalah divisi Distribusi dan Transportasi (selanjutnya disebut Distribusi saja) yang menerima antaran kiriman pos, dilanjutkan dengan divisi Incoming yang harus segera memroses kiriman Pos Express (waktu tempuh kiriman pos [WTKP] 1 hari) dan Pos Kilat Khusus (WTKP 4 hari). Sementara itu, bagian surat standar biasanya baru mulai terisi pukul 08.00 karena rentang waktu pengerjaannya yang jauh lebih longgar daripada kiriman prioritas (WTKP 14 hari).
Setelah berkenalan dengan para staf yang semuanya berjenis kelamin pria, penulis dijelaskan secara singkat alur proses pengolahan kiriman pos di bagian Incoming seperti yang sudah dijelaskan pada bagian profil MPC Bandung. Pada hari pertama magang, penulis dibimbing oleh asisten manajer (asman), Pak Asnur, cara menerima isi kantong dengan scan, lalu memberikan singkatan kota-kota untuk ratusan manifest terima serta memasukkannya ke dalam booker (rekap manifest). Bagi masyarakat awam seperti penulis, hafal ratusan kode kota di Indonesia di luar kepala tentu merupakan hal yang hebat, dan hal ini juga merupakan kualifikasi yang diperlukan oleh pegawai pos. Penulis sampai harus mencatat kode-kode kota tersebut agar tidak terlalu sering bertanya ulang kepada Pak Asnur.
Pada hari pertama ini, penulis melaksanakan magang sampai pukul 13.15, sudah termasuk istirahat shalat dzuhur. Menurut Pak Asnur, sebenarnya jam dinas dimulai pukul 07.00 sampai 15.00, namun karena biasanya pukul 07.00 kiriman masih ada di Distribusi dan
10
pukul 13.30 pekerjaan sudah selesai, pegawai bisa pulang. Intinya, jam kerja tergantung banyaknya kiriman pos pada hari tersebut.
Pada hari kedua, selain membantu meng-input isi kantong terima dan booker seperti hari sebelumnya, penulis belajar memproses item yang sudah disortir per Delivery Center (DC) dan per kantor pos (KP) untuk dikantongkan dan diserahkan ke bagian Distribusi. Penulis juga belajar meng-input neraca harian yang merupakan tanggung jawab asman. Pada neraca, tercantum berapa jumlah kantong, berat kantong, dan jumlah item yang diserahkan divisi kepada bagian Distribusi, di mana total berat dan jumlah item harus sama (balance) dengan data yang terdapat pada rekap manifest terima (booker). Neraca baru dapat diisi setelah penutupan kantong kiriman, sehingga biasanya asman dan manajer menjadi pegawai terakhir yang pulang kantor setelah para staf. Pada hari ketiga, penulis belajar mengecek neraca yang tidak balance dengan menelusuri kantong yang bermasalah pada lembar rekap manifest kantong serah (R7).
Hari keempat cukup menghebohkan. Kiriman Kilat Khusus (selanjutnya disebut KH) yang seharusnya sudah sampai pukul 09.00, tidak datang-datang sampai pukul 13.00. Karena kiriman Pos Express sudah selesai diproses sebelum pukul 10, maka para staf menganggur karena tidak ada kiriman yang dapat diproses. Perlu diketahui bahwa biasanya jumlah kiriman Express hanya seperempat kiriman KH, maka sebagian besar jam dinas memang dihabiskan untuk memroses KH. Lucunya, bapak-bapak dan mas-mas di sana menggandrungi permainan Ocan –sejenis Onet yang populer, sampai-sampai 8 komputer dari total 12 komputer di ruangan divisi menampilkan permainan tersebut selama berjam-jam.
Usut punya usut, ternyata truk dari MPC Jakarta tertahan karena ada truk terguling di Karawang KM 80. Akhirnya, hari itu berakhir tanpa pemrosesan kiriman KH.
Hari Jumat dan Sabtu –ya, MPC tidak libur di hari Sabtu- dihabiskan dengan melakukan rutinitas yang sama: input isi kantong, menutup kantong kiriman, serta input booker dan neraca, selain juga bertanya-tanya soal kegiatan divisi, MPC, dan PT Pos secara umum. Sebelumnya, penulis ingin mencoba satu hari magang di pos standar, namun manajer –Pak Hasan- menyarankan tidak perlu mencoba bagian standar karena tugasnya jauh lebih mudah daripada bagian prioritas, hanya sortir surat saja.
Hampir semua pekerjaan dari bagian Incoming penulis senangi karena semua dikerjakan dengan santai namun serius. Artinya, tetap dapat menyelesaikan tugas sesuai target waktu meski sambil mengobrol, bercanda, bahkan banyak di antara karyawan yang sambil merokok -untungnya, ruangan kerja sangat luas dan berlangit-langit tinggi sehingga tidak sesak dengan asap rokok. Karena semua anggota divisi adalah laki-laki, penulis
11
seringkali dibantu dengan diberi bagian pekerjaan yang tidak terlalu menghabiskan tenaga, misalnya diberi jatah menerima isi kantong yang tidak berat sementara para lelaki membuka kantong-kantong paket yang besar dan berat.
Tugas dan tanggung jawab penulis secara umum di Incoming: - membantu menerima isi kantong (input kiriman terima) - membantu penyortiran kiriman
- membantu menutup kantong kirim - input booker dan neraca harian
3.1.2 Proses Outgoing Surat Prioritas (30 Juni s.d. 5 Juli 2014)
Minggu kedua magang cukup membuat penulis berdebar-debar, karena divisi Proses Outgoing Surat Prioritas (selanjutnya disebut Outgoing saja) hanya ada shift malam, tidak seperti bagian Incoming yang menerapkan dua shift, pagi dan malam. Sebagai perempuan, tentu penulis merasa tidak nyaman keluar terlalu malam –sebelumnya Manajer Audit dan Mutu Operasi menginformasikan bahwa shift malam biasanya efektif dimulai pukul 7 malam dan bisa selesai pukul 1 pagi.
Karena bertepatan dengan bulan Ramadhan, maka penulis memutuskan untuk berangkat ke kantor yang dapat ditempuh dengan waktu 20 menit dari rumah setelah selesai berbuka puasa dan shalat Maghrib. Setelah berkenalan dengan manajer Outgoing (Pak Yus) dan asisten manajernya (Pak Kiki – Express dan Pak Ganjar – KH), penulis langsung mencoba sortir kasar, yaitu menyortir kiriman yang masuk ke 10 area layanan Pos Indonesia. Intinya cukup sederhana, yaitu menyortir sesuai provinsi atau regional. Setelahnya, penulis juga menyortir halus ke setiap area. Misalnya, item yang sudah disortir kasar dan masuk ke area Jawa Tengah akan disortir lagi per MPC/UPO, misalnya UPO Solo yang meliputi Sukoharjo, Kartosuro, dan Boyolali. Setelahnya baru di-scan untuk dimasukkan ke kantong MPC/UPO tujuan.
Alur kerja pada divisi di Incoming dan Outgoing sebenarnya sama, hanya saja terdapat sistem kerja yang berbeda karena di Incoming tidak ada perbedaan petugas yang memroses kiriman Express dan KH, sementara Outgoing menerapkan perbedaan petugas.
Setiap akan pamit pulang, Pak Ganjar sebagai asman KH yang pernah bekerja di bagian Audit seringkali menyempatkan waktu mulai 15 menit sampai beberapa jam untuk bercerita mengenai kondisi dan fenomena unik di Pos sehingga selain menghibur, wawasan penulis mengenai Pos juga bertambah cukup banyak.
12
Tugas dan tanggung jawab penulis secara umum di Outgoing: - membantu sortir kasar dan halus
- membantu menutup kantong kirim
3.1.3 Pos Internasional (7 Juli s.d. 12 Juli 2014)
Bagian Pos Internasional (selanjutnya disebut Posint) merupakan bagian yang paling ditunggu-tunggu oleh penulis. Bagaimana tidak? Penulis membayangkan melihat kiriman-kiriman dari berbagai negara yang akan masuk ke Indonesia. Selain itu, hanya Posint divisi pengolahan kiriman pos di MPC Bandung yang penulis ketahui memiliki karyawan perempuan di dalamnya –bisa jadi karena manajernya pun perempuan. Namun, seperti yang sudah diduga sebelumnya, alur proses di Posint jauh lebih rumit daripada di kiriman lokal. Selain melibatkan bea cukai, produk di Posint pun lebih banyak daripada di bagian lokal. Terdapat lima klasifikasi produk: LC/AO untuk dokumen atau brosur yang tidak dibea dan tidak diperiksa bea cukai, Bungkusan yang berupa paket tanpa barcode untuk pelacakan internasional, Registered (Register Luar Negeri –RLN) untuk dokumen dan paket di bawah berat tertentu yang dapat dilacak secara internasional, Paket Pos Luar Negeri (PPLN) untuk kiriman besar, serta Express Mail Service (EMS) sebagai kiriman ekspres internasional.
Pada hari pertama di Posint, baru diketahui bahwa ternyata karyawan Posint baru efektif bekerja pukul 9 pagi karena truk dari MPC Jakarta/Tambun biasanya baru datang pukul 8. Perkecualian untuk karyawan EMS yang sudah mulai bekerja pukul tujuh karena truk dari Kantor Tukar Soekarno Hatta (KTSH) datang lebih pagi untuk mengejar target kiriman EMS yang cepat.
Tugas dan tanggung jawab penulis secara umum di Pos Internasional: - membantu menomori item PPLN dan RLN
- input PP22A PPLN dan RLN
- membantu menutup kantong kiriman PPLN dan RLN - membantu membuat X13
3.1.4 Distribusi dan Transportasi (14 s.d. 15 Juli 2014)
Kontras dengan divisi Posint, bagian Distribusi dan Transportasi (selanjutnya penulis sebut Transdis) penulis jalani dengan setengah hati karena membayangkan pekerjaan yang “hanya” mendistribusikan kantong-kantong berat dari moda transportasi ke divisi terkait serta
13
mengangkutnya kembali ke moda transportasi jika sudah selesai diproses. Sembilan puluh persen pekerjaan fisik, benar-benar pekerjaan lelaki. Dan benar saja, karyawan sibuk selama kurang lebih satu jam setelah kendaraan angkut datang beberapa kali dalam satu shift, lalu menganggur sampai divisi-divisi lain selesai memroses kiriman untuk diangkut kembali. Satu-satunya pekerjaan berarti yang dapat penulis lakukan hanya membuka kantong gabungan yang biasanya selesai dalam waktu 30 menit saja setiap harinya (ternyata, semua perempuan yang pernah magang di divisi Transdis –yang jumlahnya tidak banyak- hanya melakukan pekerjaan itu). Penulis lebih sering diminta mengamati saat proses pengangkutan karena karyawan tidak tega melihat perempuan mengangkut-angkut beban berat.
Meski dikelilingi banyak karyawan yang baik, penulis gerah menjadi pengangguran terselubung. Pada hari kedua, setelah memohon maaf sebesar-besarnya, penulis memohon izin kepada manajer divisi untuk pindah kembali ke divisi Posint keesokan harinya agar dapat memberikan bantuan yang berarti, daripada hanya “menyampah” di divisi Transdis. Syukurlah, manajer memaklumi dan mengizinkan penulis untuk pindah divisi.
Tugas dan tanggung jawab penulis secara umum di Distribusi: - membantu cek input kantong terima
- membantu membuka kantong gabungan - membantu cek input kantong kirim
3.1.5 Kembali ke Pos Internasional Pagi, Incoming, Outgoing, dan Pos Internasional Malam (16 Juli s.d. 9 Agustus 2014)
Untuk memenuhi prasyarat jam kerja magang, diputuskan penulis masuk kembali ke divisi-divisi yang sudah pernah dimasuki sekaligus sebagai bantuan untuk menghadapi kiriman pos yang membludak pada musim lebaran. Di bagian Posint pagi, Incoming, dan Outgoing, penulis melakukan pekerjaan seperti sebelumnya dengan memperbanyak tanya jawab dengan karyawan mengenai pekerjaannya maupun Pos secara umum. Hal baru yang ditemui penulis muncul saat mencoba Posint malam. Berbeda dengan Posint pagi yang bertugas menerima kiriman dari luar negeri, Posint malam berperan mengirim kiriman dari Indonesia. Jumlah karyawan yang bertugas pun berbeda jauh; belasan karyawan shift pagi dengan hanya dua karyawan shift malam ditambah satu orang staf dari DHL sebagai mitra Posint.
14 3.2 Tugas yang Berkesan selama Magang
Semua tugas yang dikerjakan penulis ada plus minusnya. Di Incoming, menerima dan menutup isi kantong sangat menyenangkan karena penulis dapat melihat barang-barang apa saja yang dikirimkan dari pelosok nusantara, di mana banyak dari kiriman tersebut yang membuat terheran-heran (seperti satu dus berisi pempek plus kuahnya yang bernilai jutaan Rupiah), tertawa (saat menemukan kiriman kartu lebaran dari teman kampus ke teman kampus lainnya), sampai terharu (paket di dalam dus bertuliskan “dari Ayah di Sumatera Barat untuk Ananda di Soreang”). namun jika terlalu banyak cukup membuat pegal. Input booker dan neraca tidak melelahkan namun monoton. Sortir cukup santai, namun karena penulis tidak hafal alamat-alamat di Bandung Raya, maka terkadang membuat frustrasi saat sudah terlalu banyak bertanya, “Alamat ini masuk DC mana ya, Pak?”
Di Outgoing, penulis menghabiskan banyak waktu di bagian sortir halus karena selain memang bantuan sortir halus untuk kiriman memang mendominasi pekerjaan Outgoing, menyenangkan rasanya bisa menambah wawasan mengenai kota-kota/kabupaten-kabupaten yang ada di seluruh Indonesia, di mana beberapa di antaranya yang belum pernah penulis tahu letaknya, bahkan belum pernah dengar sebelumnya -misalnya Kotamobagu di Sulawesi. Sementara itu, proses input PP22A Pos Internasional dirasa penulis paling menyenangkan karena ringan dan hasil kerjanya langsung terlihat banyak karena dari ukuran paket yang besar-besar, yang di-input hanya bagian bukti terimanya saja.
3.4 Peran Pembimbing Lapangan
Yang dimaksud pembimbing lapangan adalah para manajer dan/atau asman yang membimbing penulis secara langsung di setiap divisinya. Sebagian pembimbing, seperti manajer Distribusi dan manajer Pos Internasional lebih fokus memberikan arahan terkait pekerjaan, namun beberapa lainnya seperti asman KH Outgoing dan asman Incoming juga senang bercerita mengenai kondisi dan fenomena di divisinya, di kantor MPC Bandung, maupun di Pos secara umum sehingga wawasan penulis mengenai Pos juga bertambah cukup banyak.
15 BAB IV KESIMPULAN
Aktivitas magang dilaksanakan utamanya untuk memperluas wawasan, pengetahuan, dan keterampilan bagi mahasiswa sebagai bekal memasuki dunia kerja. MPC Bandung milik PT Pos Indonesia (Persero) dipilih karena penulis ingin mendalami operasional perusahaan jasa yang sudah matang dan terletak tidak terlalu jauh dari tempat tinggal penulis. Magang dilaksanakan pada 23 Juni sampai dengan 9 Agustus 2014.
Enam minggu pelaksanaan magang di empat divisi, penulis sangat terbantu dengan adanya para pembimbing lapangan yang mengayomi dan karyawan yang menerima dengan tangan terbuka. Selain keterampilan operasional, banyak hal penting yang dipelajari penulis dari kegiatan magang ini. salah satunya adalah bagaimana kekeluargaan tidak mengurangi profesionalisme kerja. Selain itu, penting untuk tidak meremehkan pekerjaan orang lain, terutama yang memiliki tingkat pendidikan lebih rendah. Seremeh apapun suatu pekerjaan, hasil yang dicapai dari pendidikan formal tetap akan berbeda dengan orang-orang yang belajar dari banyaknya pengalaman.
Mungkin banyak yang mengira bahwa pamor Pos Indonesia sudah meredup. Mungkin banyak orang berpikir bahwa jasa pos sudah tidak lagi dibutuhkan karena teknologi informasi yang canggih dan jasa pengiriman paket dari swasta sudah menyingkirkan jasa pos sebagai pengantar surat dan paket. Ternyata tidak, terbukti dengan banyaknya kiriman dokumen dan paket yang diterima setiap harinya, yang jumlahnya semakin membludak saat menjelang hari raya. Banyaknya perantauan dari pelosok serta kultur orang Indonesia yang senang memberikan perhatian mampu membuat Pos Indonesia masih mampu bersaing.
16 LAMPIRAN
Dokumentasi
Input surat diterima Scan kantong masuk
Proses sortir dokumen Input neraca harian
17
Divisi Proses Incoming Surat Prioritas
18
Divisi Pos Internasional
19
Laporan Kegiatan Harian
Tanggal Divisi Kegiatan
23 Juni 2014 input kiriman terima, memasukkan kode-kode kota ke manifest terima, input booker 24 Juni 2014 Proses input kiriman terima, memasukkan kode-kode kota ke manifest terima, input item kirim
25 Juni 2014 Incoming input kiriman terima, input item kirim, input booker dan neraca, mempelajari pengecekan neraca harian 26 Juni 2014 Surat input kiriman terima, input item kirim, input booker dan neraca
27 Juni 2014 input kiriman terima, input item kirim, input booker dan neraca 28 Juni 2014 input kiriman terima, input booker dan neraca
30 Juni 2014 sortir kasar, sortir halus
1 Juli 2014 Proses sortir kasar, sortir halus, menutup kantong kiriman 2 Juli 2014 Outgoing sortir halus, menutup kantong kiriman
3 Juli 2014 Surat sortir halus, menutup kantong kiriman 4 Juli 2014 sortir halus, menutup kantong kiriman
5 Juli 2014 sortir kasar, sortir halus, uji petik, menutup kantong kiriman
7 Juli 2014 input PP22A PPLN dan RLN
8 Juli 2014 Pos input PP22A RLN, menutup kantong kiriman RLN
9 Juli 2014 Internasional PEMILU PRESIDEN
10 Juli 2014 (Pagi) input PP22A RLN, menutup kantong kiriman PPLN dan RLN
11 Juli 2014 input PP22A RLN, menutup kantong kiriman RLN, mengecek kiriman EMS 12 Juli 2014 input PP22A RLN, menutup kantong kiriman RLN, menutup kantong EMS 13 Juli 2014
14 Juli 2014 Distribusi & cek input kantong terima, buka kantong gabungan
15 Juli 2014 Transportasi cek input kantong terima, buka kantong gabungan, cek input kantong kirim
16 Juli 2014 menomori item PPLN dan RLN, input PP22A PPLN, menutup kantong kiriman RLN, membuat X13 17 Juli 2014 Pos menomori item PPLN, input PP22A PPLN, menutup kantong kiriman PPLN
18 Juli 2014 Internasional menomori item PPLN, input PP22A RLN, membuat X13, mengamati pembeaan bea cukai 19 Juli 2014 input PP22A PPLN, menutup kantong kiriman PPLN, mengamati pembongkaran barang bea cukai 20 Juli 2014
21 Juli 2014 Proses input kiriman terima, input item kirim, input booker dan neraca 22 Juli 2014 Incoming input kiriman terima, input item kirim, input booker dan neraca 23 Juli 2014 Surat input kiriman terima, sortir, input item kirim, input booker dan neraca 24 Juli 2014 input kiriman terima, sortir, input booker dan neraca
25 Juli 2014 26 Juli 2014 27 Juli 2014 28 Juli 2014 29 Juli 2014 30 Juli 2014 31 Juli 2014 1 Agustus 2014 2 Agustus 2014 3 Agustus 2014
4 Agustus 2014 Proses sortir halus, menutup kantong kiriman 5 Agustus 2014 Outgoing sortir halus, menutup kantong kiriman 6 Agustus 2014 Surat sortir halus, menutup kantong kiriman
7 Agustus 2014 Pos input booker manual, menutup kantong kiriman PPLN-RLN-EMS, mengecek neraca
8 Agustus 2014 Internasional input booker manual, input bukti serah item ke DHL, menutup kantong kiriman PPLN-RLN, mengecek neraca 9 Agustus 2014 (Malam) input booker manual, input bukti serah item ke DHL, menutup kantong kiriman PPLN-RLN, mengecek neraca
20
Identitas Pembimbing Lapangan
1. Nama : Jeje Jubaedy W.P.*
Jabatan : Manajer Audit dan Mutu Operasi No. Hp : 085295380303
2. Nama : Mohamad Ganjar
Jabatan : Asisten Manajer Proses Outgoing Surat No. Hp : 085314502345
3. Nama : Endang Rahayu
Jabatan : Asisten Manajer Pos Internasional No. Hp : 081220032042
*Manajer Audit berperan sebagai penerima peserta magang, bukan pembimbing lapangan
Informasi Tambahan Perusahaan Sejarah Pos Indonesia
Kantor pos pertama didirikan di Batavia (Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Belanda. Sejak itulah pelayanan pos berfungsi untuk memberikan pelayanan kepada publik. Empat tahun kemudian, didirikan kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur di antara kedua tempat itu melalui rute Karawang, Cirebon, dan Pekalongan dan untuk mempercepat pengirimannya.
Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone) yang tidak bersifat komersial, lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik, sampai statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pada tahun 1965, berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) karena sektor pos dan telekomunikasi sedang berkembang pesat. Pada tahun 1978, berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang ditegaskan sebagai badan usaha
21
tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giro pos. Akhirnya, pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
Sumber: Website resmi PT Pos Indonesia (Persero) http://www.posindonesia.co.id/
Visi dan Misi Perusahaan Visi
Menjadi perusahaan pos terpercaya
Misi
Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik
Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman, dan menghargai kontribusi
Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh
Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat
Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan
Produk
Pos Indonesia memiliki banyak produk untuk melayani berbagai kebutuhan konsumen, di antaranya:
POS EXPRESS adalah layanan untuk kota tujuan tertentu di Indonesia yang mengutamakan kecepatan, ketepatan, dan kemudahan pelacakan kiriman dengan dukungan sistem teknologi
22
informasi yang terintegrasi. Penyerahan kiriman POS EXPRESS dijamin maksimal sehari sampai ke alamat tujuan, serta terdapat jaminan ganti rugi atas ketepatan waktu penyerahan dan keamanan isi kiriman.
POS KILAT KHUSUS adalah layanan pengiriman suratpos (dokumen dan bungkusan kecil) serta barang berharga yang mengandalkan kecepatan kiriman dan menjangkau ke seluruh kota/kabupaten di Indonesia. Penyerahan kiriman POSEXPRESS dijamin maksimal dua hari sampai ke alamat tujuan ibukota provinsi dan empat hari untuk tujuan ibukota kabupaten. Sama seperti POS EXPRESS, jaringan POS KILAT KHUSUS menggunakan sistem teknologi informasi terintegrasi untuk pelacakan status kiriman. juga terdapat jaminan ganti rugi atas ketepatan waktu penyerahan dan keamanan isi kiriman.
SURAT POS STANDAR menggunakan prangko sesuai tarif yang berlaku. Keunggulan surat pos standar terletak pada
jangkauannya yang sudah mencapai 100 persen kota/kabupaten di Indonesia dan biayanya yang lebih murah daripada produk pengiriman surat yang lainnya. Namun, karena tarif tersebut, surat standar memiliki jangka waktu toleransi pengiriman terlama (14 hari) serta tidak memiliki fasilitas pelacakan secara online.
PAKET POS STANDAR merupakan layanan pos untuk pengiriman barang
23 dengan beragam jenis layanan, yaitu:
a. Paket Pos Standar Dalam Negeri: Layanan pengiriman barang dalam negeri dengan tarif terjangkau namun memiliki waktu tempuh kiriman pos yang lebih lama dari pos prioritas (pos express dan kilat khusus) dan tanpa sistem pelacakan online.
b. Paket Pos Standar Luar Negeri: Layanan pengiriman barang dari dan ke luar Indonesia dengan tarif terjangkau namun memiliki waktu tempuh kiriman pos yang lebih lama dari EMS dan tanpa sistem pelacakan online.
c. Paket Pos Kilat Khusus: Layanan pengiriman barang dengan menggunakan produk Pos Kilat Khusus
d. Paket Pos Perlakuan Khusus: Layanan pengiriman barang yang dapat disesuaikan dengan permintaan pelanggan, seperti permintaan Berita Terima, Reporting, Track and Trace, Pick Up Service, Inserting dan Pra Posting.
EXPRESS MAIL SERVICE
EXPRESS MAIL SERVICE (EMS) adalah layanan untuk kiriman dari dan ke lebih dari 230
negara tujuan yang mengutamakan kecepatan, ketepatan, dan kemudahan pelacakan kiriman dengan dukungan sistem teknologi informasi yang terintegrasi. Penyerahan kiriman POS EXPRESS dijamin maksimal lima hari -tidak termasuk waktu pemeriksaan bea cukai- sampai ke alamat tujuan, serta terdapat jaminan ganti rugi atas ketepatan waktu penyerahan dan keamanan isi kiriman sesuai ketentuan Universal Postal Union (Lembaga Pos Dunia).
