LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN. PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI DI SUBDIT PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN. oleh : EDY WIBOWO, ST NIP. 19720223 199903 1 001. KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI. PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVII JAKARTA 2014. 1.

KATA PENGANTAR. Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya hingga kami dapat menyelesaikan tugas penyusunan laporan Proyek Perubahan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Penyusunan laporan ini dimaksudkan untuk melengkapi tugas dan memenuhi salah satu persyaratan peserta pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Angkatan XVII Tahun 2014, yang diselenggarakan mulai tanggal 6 Agustus 2014 sampai dengan 13 Desember 2014 yang bertempat di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi di Jakarta. Penyusun menyadari bahwa laporan Proyek Perubahan dengan judul “Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan di sana-sini mengingat keterbatasan waktu, kapasitas ilmu dan pangalaman yang penyusun miliki. Atas bantuan dan dukungan semua pihak yang dengan sabar berusaha meluangkan waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan yang sangat penyusun harapkan, akhirnya penyusunan laporan Proyek Perubahan ini dapat diselesaikan. Sebagai ungkapan rasa syukur, penyusun ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :  Direktur Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan yang telah memberikan dukungan dan arahan proyek perubahan yang kami susun.  Bapak Drs. Putut Edy Sasono, MSi, Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan selaku Mentor yang selalu meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan mengarahkan proyek perubahan yang kami susun.  Widyaiswara Ibu Dra. Endang Tarumi, MM, selaku Coach yang telah membimbing penyusunan substansi, menawarkan solusi penyelesaian, melakukan intervensi dan monitoring pelaksanaan tahap laboratorium kepemimpinan.  Bapak Drs. Hartono, MM, Kasi PSE selaku anggota Tim Efektif yang telah memberi dukungan dan semangat kepada penyusun.  Ibu Rusilah, S.Sos, Kasubbag TU atas semua dukungan fasilitas dan bantuan administrasi yang telah diberikan.. 2.

 Teman-teman staf Subdit PPK : Awanda, mbak Diana, Swari, bang Sule, mbak Sopingah, Hasta, pak Asep dan pak Ipung yang tergabung dalam Tim Efektif proyek perubahan, atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan demi kelancaran proses penyusunan proyek perubahan ini.  Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah berbagi ilmu untuk membimbing dan memberikan materi-materi Diklat PIM Tingkat IV.  Rekan-rekan peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Angkatan XVII Tahun 2014.  Istri dan anak-anak tercinta yang selalu memberikan semangat dan mendoakan penyusun dalam mengikuti program Pendidikan dan Pelatihan PIM IV ini dari awal hingga selesai.  Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebut satu persatu yang telah mendukung dan membantu dalam penyusunan proyek perubahan ini.. Jakarta,. Desember 2014 Penyusun. Edy Wibowo, ST. 3.

DAFTAR ISI. Kata Pengantar ......................................................................................................... 2. Daftar Isi ................................................................................................................... 4. Bab I. Bab II. Bab III. Bab IV. PENDAHULUAN A.. Latar Belakang .................................................................................. 6. B.. Tujuan ............................................................................................... 8. C.. Manfaat ............................................................................................. 9. D.. Ruang Lingkup Proyek Perubahan ................................................... 10. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A.. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan ...................................................... 11. B.. Milestone (Tahapan Kegiatan) .......................................................... 12. C.. Tata Kelola Proyek ............................................................................ 13. D.. Resiko ............................................................................................... 15. E.. Kriteria dan Kunci Keberhasilan ...................................................... 15. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A.. Pembentukan Tim Efektif .................................................................. 17. B.. Menghimpun Masukan ...................................................................... 20. C.. Penyusunan Materi dan Substansi Panduan .................................... 21. D.. Editing dan Finishing ......................................................................... 21. E.. Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan ................................... 22. F.. Koordinasi Pelaksanaan Monev di Daerah ....................................... 26. POTENSI KENDALA, PERMASALAHAN DAN STRATEGI MENGATASINYA A.. Potensi Kendala ................................................................................ 27. B.. Permasalahan Yang Dihadapi .......................................................... 28. 4.

Bab V. PENUTUP A.. Kesimpulan ....................................................................................... 29. B.. Saran ................................................................................................. 29. LAMPIRAN I.. Milestone (Tahapan Kegiatan). II.. SK Pembentukan Tim Efektif. III.. Daftar Hadir. IV.. Foto Dokumentasi. V.. Lembar RKA-K/L Tahun 2015 Direktorat Pengembangan Masyarakat dan Kawasan. VI.. Kerangka Acuan Kegiatan. VII.. Foto Output / Buku : Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Tansmigrasi. Perencanaan. Teknis. 5.

BAB I PENDAHULUAN. A. LATAR BELAKANG Sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : KEP. 402/MEN-SJ/X/2011 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Unit Kerja Ditjen Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi Bab II Bagian Kedua Pasal 73, Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan mempunyai tugas pokok : melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksana kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 73, Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan menyelenggarakan fungsi (Pasal 74) : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. b. Penyiapan bahan pelaksana kebijakan di bidang penataan ruang dan infratruktur kawasan. c. Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. d. Penyiapan bahan bimbingan teknis dan dan bantuan teknis sosialisasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan transmigrasi. e. Penyusunan rencana teknis di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. f.. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan.. Demi kelancaran pelaksanaan kegiatan, diharapkan adanya suatu kondisi ideal terkait tugas pokok dan fungsi yang dapat meningkatkan kinerja dan kompetensi organisasi yaitu antara lain : a. Penyajian data dan informasi perkembangan kawasan transmigrasi yang cepat dan akurat serta didukung oleh referensi yang memadai. b. Adanya norma, standar, prosedur dan kriteria sebagai acuan dalam perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi.. 6.

c. Adanya sistem monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan yang terarah, efektif dan efisien secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota. d. Kualitas kemampuan dan pemahaman pegawai yang cukup baik dalam proses perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi. Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan sebagai bagian dari Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Direktorat PTPMK), memiliki tugas pokok salah satunya adalah melakukan evaluasi di bidang perencanaan pengembangan kawasan yang diterapkan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memantau dan mengevaluasi sampai sejauh mana perencanaan yang dilakukan khususnya perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi, dapat diterapkan atau diimplementasikan dalam kegiatan pengembangan kawasan transmigrasi. Dalam pelaksanaan kegiatan, Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan didukung oleh Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan. Terkait dengan fungsi penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan pada Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, terdapat 5 (lima) permasalahan yang sering dihadapi, antara lain : a. Kurang cepatnya validasi penyajian data dan informasi perkembangan kawasan transmigrasi. b. Kurangnya referensi pendukung dalam penyusunan prioritas dan sasaran pengembangan kawasan transmigrasi. c. Belum adanya norma, standar, prosedur dan kriteria dalam kegiatan identifikasi pengembangan kawasan transmigrasi. d. Belum adanya metode simulasi kegiatan Sosialisasi Penyusunan Rencana Pengembangan Kawasan Transmigrasi. e. Belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi. Dari identifikasi permasalahan diatas kemudian dilakukan ANALISIS USG (Urgency, Seriousness, Growth) sehingga diperoleh prioritas masalah berdasarkan ranking tertinggi yaitu “belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi”. Permasalahan inilah yang dihadapi Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan dan merupakan salah satu kondisi saat ini yang perlu mendapat perhatian untuk segera dicarikan solusi penyelesaiannya. 7.

Setelah dilakukan identifikasi melalui DIAGRAM FISHBONE, ditemukan penyebab timbulnya permasalahan diatas, antara lain : a. b. c. d. e. f. g.. belum adanya standar evaluasi yang digunakan, belum adanya panduan pengisian form monitoring dan evaluasi, sering terlambatnya pengiriman laporan kegiatan, kurangnya pemahaman pegawai terhadap substansi kegiatan, belum maksimalnya penggunaan alat, kurangnya dukungan anggaran dan ATK, dan tidak seimbangnya prioritas dan beban kerja pegawai.. Penyebab-penyebab diatas mengakibatkan kurang optimalnya hasil yang diperoleh. Terdapat 3 (tiga) penyebab masalah yang dianggap paling besar pengaruhnya yaitu : - belum adanya panduan pengisian form monitoring dan evaluasi, - belum adanya standar evaluasi yang digunakan dan - sering terlambatnya pengiriman laporan kegiatan. Untuk menentukan prioritas terhadap 3 (tiga) penyebab tersebut kemudian dilakukan analisis penyelesaian penyebab masalah dengan menggunakan METODE TAPISAN (memuat nilai-nilai Efektivitas; Efisiensi; dan Kemudahan) sehingga diperoleh prioritas penyelesaian masalah yang menjadi gagasan proyek perubahan yaitu : “Optimalisasi Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan melalui Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi “ Panduan ini akan sangat berguna sebagai petunjuk teknis untuk membantu pegawai dalam mengisi form monitoring. Perlu diketahui bahwa pada saat monitoring di provinsi dan kabupaten, banyak pegawai yang tidak memahami bagaimana cara pengisian form monitoring, sehingga harus selalu dijelaskan oleh pegawai pusat yang melaksanakan kegiatan. Kesulitan ini berdampak pada data yang diperoleh tidak lengkap dan tidak sesuai harapan.. B. TUJUAN 1. Tujuan Jangka Pendek Terealisasinya Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 8.

2. Tujuan Jangka Menengah a. Terealisasinya Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi b. Tersebarnya informasi video panduan pengisian form monev kepada dinasdinas provinsi dan kabupaten untuk membantu pelaksanaan monitoring dan evaluasi 3. Tujuan Jangka Panjang Terciptanya efektivitas dan efiensi monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan. C. MANFAAT Manfaat jangka pendek maupun jangka menengah / panjang yang akan diperoleh Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi ini akan diterima di lingkungan internal unit kerja dan juga secara eksternal di luar unit kerja, yaitu : 1. Manfaat Internal Jangka Pendek : - Panduan yang dihasilkan akan digunakan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan Monev. - Buku panduan ini dapat meningkatkan pemahaman dan kinerja pegawai. Jangka Menengah dan Panjang : - Video panduan yang nanti dihasilkan dapat meningkatkan pemahaman dalam pengisian form monitoring dan evaluasi sehingga menjadi lebih efektif, efisien dan akurat. - Video Panduan ini juga sebagai alat bantu pegawai untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang dilakukan terhadap action-plan yang terdapat dalam dokumen Masterplan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2. Manfaat Eksternal : Jangka Pendek : Manfaat bagi pegawai yang melaksanakan monitoring di daerah (provinsi dan kabupaten), bahwa dengan adanya panduan ini akan menambah wawasan dan 9.

pemahaman pegawai serta memudahkan pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Jangka Panjang dan Menengah : - Manfaat yang akan diperoleh oleh organisasi eksternal (stakeholders terkait) adalah adanya informasi mengenai panduan monev dengan teknologi audio visual yang dapat diakses langsung oleh pegawai di pusat, propinsi dan kabupaten. - Terjalinnya koordinasi yang baik antara petugas pelaksana monev di tingkat pusat dan daerah.. D. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Sesuai dengan salah satu fungsi Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan yaitu penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan yang menjadi dasar ruang lingkup kegiatan pada proyek perubahan ini. Adapun ruang lingkup kegiatan yang akan dilakukan pada proyek perubahan ini meliputi : - kegiatan penyiapan data dan bahan penyusunan panduan monitoring dan evaluasi - pembentukan tim efektif Pengembangan Kawasan. proyek. perubahan. di. Subdit. Perencanaan. - pembuatan panduan monitoring dan evaluasi - pembuatan video panduan pengisian form monitoring dan evaluasi - implementasi proyek perubahan melalui Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi di 22 kawasan KTM - evaluasi terhadap implementasi proyek perubahan.. 10.

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN. A. DESKRIPSI PELAKSANAAN KEGIATAN. 1. Nama Proyek Perubahan Nama / judul Proyek Perubahan diperoleh dari hasil identifikasi permasalahan dan tinjauan terhadap kondisi yang diharapkan sehingga ditemukan prioritas permasalahan. Setelah dilakukan proses analisa lebih lanjut, diperoleh prioritas penyelesaian/solusi yang dapat dikembangkan dalam sebuah judul proyek perubahan sebagaimana dimaksud.. 2. Pelaksanaan Deskripsi pelaksanaan proyek perubahan yang akan dilaksanakan merupakan implementasi jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Implementasi jangka pendek yaitu saat laboratorium kepemimpinan (breakthrough II) dengan beberapa tahapan utama yaitu : Pembentukan Tim Efektif, Menghimpun Masukan dan Pengumpulan Data, Penyusunan Materi dan Substansi, Proses Editing dan Finishing, Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan, dan Koordinasi Pelaksanaan MONEV di daerah. Sedangkan deskripsi implementasi jangka menengah yaitu Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev dengan tahapan meliputi kegiatan Pengalokasian Anggaran, Pemilihan Proses Penyedia Jasa Layanan Keahlian, Pembuatan Video Panduan, Penggandaan dan Distribusi. Untuk implementasi jangka panjang akan dilakukan kegiatan evaluasi terhadap implementasi video panduan dan implementasi terhadap kegiatan monev implementasi perencanaan secara keseluruhan.. 3. Hasil / Output a. Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan, merupakan petunjuk teknis tentang tata cara melakukan proses monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi secara tertulis dalam sebuah buku panduan. b. Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi, adalah tata cara pengisian form monev yang terdapat dalam buku Panduan yang telah 11.

disusun sebelumnya yang diilustrasikan dengan menggunakan teknologi audio visual sehingga menarik dan mudah dipahami oleh pegawai dalam melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi.. 4. Manfaat -. Sebagai alat meningkatkan pemahaman petugas baik di pusat maupun daerah dalam pengisian form monitoring dan evaluasi sehingga menjadi lebih efektif, efisien dan akurat.. -. Untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang dilakukan terhadap action-plan yang terdapat dalam dokumen Masterplan Pengembangan Kawasan Transmigrasi.. 5. Lokus -. Panduan dan video monev ini akan diterapkan dalam kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi dan disebarluaskan kepada dinas-dinas yang melaksanakan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di 13 provinsi dan 22 kabupaten.. -. Form yang telah diisi lengkap dikirimkan kembali ke pusat sebagai bahan masukan dan evaluasi dalam rangka pengembangan kawasan Transmigrasi selanjutnya.. B. MILESTONES (TAHAPAN KEGIATAN) Milestones merupakan suatu item pekerjaan / kegiatan yang dianggap penting dan menjadi serangkaian pekerjaan / kegiatan yang menjadi bagian dari agenda besar suatu proyek. Milestones diperlukan sebelum melanjutkan kepada pekerjaan / kegiatan berikutnya. Milestones pada Proyek Perubahan sangat diperlukan karena sebagai alat kontrol Project Leader dalam mengendalikan tahap demi tahap kegiatan dan juga sebagai alat ukur keberhasilan setiap item kegiatannya. Berikut terlampir Milestones Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan (Lampiran I). 12.

C. TATA KELOLA PROYEK. DIREKTUR PTPMK. COACH. KASUBDIT PPK Mentor. KASUBBAG TU PPK/ POKJA ULP KASIE PSE. KASIE PRIK Project Leader. PEGAWAI DINAS PROV & KAB. STAF Tim Penyusun. PENYEDIA JASA Layanan Keahlian. Peran masing-masing stakeholders yang terlibat dalam kegiatan pelaksanaan Proyek Perubahan adalah sebagai berikut : 1) Direktur PTPMK - Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader dalam penerapan proyek perubahan - Memberikan arahan dan bimbingan kepada Project Leader 2) Kasubdit PPK (MENTOR) - Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader mempersiapkan proyek perubahan yang akan dilaksanakan. dalam. - Membantu Project Leader dalam mengidentifikasikan permasalahanpermasalahan krusial yang ada dan merumuskan alternatif penyelesaiannya - Memberikan bimbingan dan konseling Project Leader terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Berperan sebagai inspirator. 13.

- Membantu Project Leader dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan jadwal rencana pertemuan yang akan dilaksanakan 3) Kasie PRIK (PROJECT LEADER) - Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu yang diperlukan sebelum pertemuan dengan mentor - Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor - Melakukan pertemuan dan diskusi dengan stakeholder terkait (internal dan ekternal) - Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi baik dengan mentor maupun stakeholder proyek perubahan - Mampu menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan panduan dan pembuatan video panduan 4) Widyaiswara (COACH) - Membantu Project Leader dalam memahami instrumen-instrumen dan tahapan yang akan dilaksanakan dalam menyusun proyek perubahan - Melakukan monitoring kegiatan Project Leader selama tahap Taking Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan melalui media informasi - Melakukan intervensi bila Project Leader mengalami permasalahan selama penyusunan proyek perubahan 5) Kasie PSE - Memberikan dukungan penuh mempersiapkan proyek perubahan - Memberikan masukan berupa penyusunan proyek perubahan. kepada. ide/gagasan. Project. secara. Leader. dalam. teknis. dalam. - Melakukan pengawasan terhadap perkembangan penyusunan proyek perubahan 6) Kasubbag TU - Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader dalam membantu fasilitas administrasi perkantoran dan alat dokumentasi dalam penyusunan proyek perubahan. 14.

7) Pejabat Pemuat Komitmen / Bendahara - Memberikan dukungan dan kelancaran dalam proses penganggaran biaya penyusunan proyek perubahan 8) Staf (Tim Penyusun) - Membantu menyiapkan dan mengumpulkan penyusunan panduan secara substansif. data. terkait. dengan. - Mendokumentasikan kegiatan Project Leader selama penyusunan proyek perubahan - Membantu merumuskan dan menyusun panduan dan video panduan pengisian form monev - Melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi sebagai implementasi proyek perubahan dan menyebarluaskan informasi tentang video panduan 9) Penyedia Jasa Layanan Keahlian - Melaksanakan pembuatan video panduan yang menarik dan informatif dengan teknologi audio visual - Melaksanakan pekerjaan secara profesional sesuai dengan kerangka acuan kegiatan 10) Pegawai di Dinas Provinsi dan Kabupaten - Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai pendukung proyek perubahan - Ikut menyebarluaskan informasi yang terkandung dalam video panduan - Melaporkan hasil monitoring yang dilakukan ke pusat secara berjenjang sesuai panduan yang telah diberikan. D. RESIKO Kendala atau permasalahan yang kemungkinan akan dihadapi akan menimbulkan resiko yang akan terjadi pada proyek perubahan yang akan disusun, meliputi resiko dari unit kerja internal dan eksternal yaitu :. 1. Unit kerja internal : a. Proyek perubahan yang akan dilakukan tidak mendapat persetujuan dari mentor sebagai atasan langsung 15.

b. Adanya perubahan arah kebijakan sehingga anggaran biaya yang diajukan tidak mendapat persetujuan 2. Unit kerja eksternal : a. Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan video panduan tidak mampu melaksanakan pekerjaannya dengan baik. b. Adanya resistensi dari pegawai pelaksana monitoring baik di pusat maupun di provinsi dan kabupaten dalam melakukan monitoring dan evaluasi.. E. KRITERIA DAN KUNCI KEBERHASILAN Kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan proyek perubahan ini antara lain : 1. Terlaksananya proses kegiatan proyek perubahan sesuai dengan tahapantahapan yang direncanakan. 2. Terealisasinya panduan dan video panduan pengisian form monitoring dan evaluasi. 3. Meningkatnya pemahaman pegawai pelaksana di pusat, provinsi dan kabupaten/kota terhadap proses pengisian form monev. 4. Terwujudnya sistem monitoring dan evaluasi yang sesuai dan selaras antara perencanaan, program dan implementasinya secara berjenjang di bidang Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota.. Faktor kunci keberhasilan proyek perubahan adalah : Termanfaatkannya video panduan pengisian form monitoring dan evaluasi ini dalam proses monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi pada stakeholders terkait di pusat, provinsi dan kabupaten.. 16.

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN. A. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF Berdasarkan langkah-langkah yang telah dilakukan untuk membangun Tim Efektif yaitu antara lain : merancang netmap, melakukan identifikasi stakeholders, analisa nilai-nilai stakeholders dan menyusun strategi untuk menghadapi stakeholders, menghasilkan Tim Efektif yang terdiri dari : Kasubdit PPK, Kasi PRIK, Kasi PSE, Staf dan Layanan Keahlian. Dalam pelaksanaan proyek perubahan diperlukan tim yang solid karena suatu indikator yang sering dipakai bahwa apabila tim proyek perubahan bekerja dengan baik maka tingkat keberhasilan proyek juga akan tinggi . Tim yang efektif akan menghasilkan output yang berkualitas dan mampu menghadapi banyak kesulitan yang akan timbul. .Anggota team saling membantu menyelesaikan masalah dan ikut merasa bertanggung jawab atas hasil yang dicapai oleh tim.. Konsultasi dalam rangka pembentukan Tim Efektif. Atas dasar hal tersebut di atas maka langkah awal yang dilakukan oleh project leader dalam melaksanakan proyek perubahan adalah pembentukan team terlebih dahulu.. 17.

TIM EFEKTIF KASUBDIT PPK Mentor. KASIE PRIK Project Leader. KASIE PSE. STAF Tim Penyusun. PENYEDIA JASA Layanan Keahlian. 1. Tugas dan Kewenangan Anggota Tim . Kasubdit PPK (MENTOR) : Drs. Putut Edy Sasono, M.Si - Membantu Project Leader dalam mengidentifikasikan permasalahanpermasalahan krusial yang ada dan merumuskan alternatif penyelesaiannya - Memberikan bimbingan dan konseling Project Leader terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Membantu Project Leader dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan jadwal rencana pertemuan yang akan dilaksanakan. . Kasi PRIK (PROJECT LEADER) : Edy Wibowo, ST - Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu yang diperlukan sebelum pertemuan dengan mentor - Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor - Melakukan pertemuan dan diskusi dengan stakeholder terkait (internal dan ekternal) - Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi baik dengan mentor maupun stakeholder proyek perubahan 18.

- Menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan panduan dan pembuatan video panduan . Kasi PSE (PENGAWAS) : Drs. Hartono, MM - Memberikan masukan berupa penyusunan proyek perubahan. ide/gagasan. secara. teknis dalam. - Melakukan pengawasan terhadap perkembangan penyusunan proyek perubahan . Staf (TIM PENYUSUN), terdiri dari : seluruh staf pada Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan - Membantu menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan penyusunan panduan secara substansif - Mendokumentasikan kegiatan Project Leader selama penyusunan proyek perubahan - Membantu merumuskan dan menyusun panduan dan video panduan pengisian form monev - Melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi sebagai implementasi proyek perubahan dan menyebarluaskan informasi tentang video panduan. . Penyedia Jasa (LAYANAN KEAHLIAN) - Melaksanakan pembuatan video panduan yang menarik dan informatif dengan teknologi audio visual - Melaksanakan pekerjaan secara profesional sesuai dengan kerangka acuan kegiatan. 2. Masa Berlaku Tim Efektif Tim Efektif yang telah dibentuk dapat mulai bekerja sejak tanggal pembentukannya pada saat Breakthrough II ((Tahap Laboratorium Kepemimpinan) sampai dengan tahap implementasi jangka menengah yaitu mulai tanggal diterbitkan SK Pembentukan Tim Efektif hingga pelaksanaan Proyek Perubahan jangka panjang.. 3. Etika dan Mekanisme Kerja : a. Kasi PRIK sebagai Project Leader menyampaikan gagasan proyek perubahan kepada stakeholders dalam sebuah rapat 19.

b. Kasubdit PPK sebagai Mentor menyetujui gagasan proyek perubahan c. Project Leader menyusun rancangan proyek perubahan untuk dilaksanakan pada unit kerja d. Untuk mendukung pelaksanaan proyek perubahan, Project Leader membentuk Tim Efektif yang akan membantu kegiatan proyek perubahan dalam menyusun Panduan Pengisian Form Monev e. Tim Efektif mulai bekerja menyusun Panduan dengan menghimpun masukan, mengumpulkan data, menyusun draft dan naskah Panduan serta finalisasi sehingga menjadi Panduan f.. Selama proses penyusunan, Mentor secara aktif memberikan masukan dan arahan dengan didukung oleh Kasi PSE yang bertugas mengawasi jalannya proses penyusunan Panduan. g. Staf sebagai Tim Penyusun harus benar-benar memahami substansi dan tahapan proses mulai dari penyusunan Panduan hingga pembuatan Video Panduan h. Project Leader melakukan koordinasi untuk proses penganggaran dan pengadaan jasa layanan keahlian dalam pembuatan Video Panduan i.. Proses pembuatan Video Panduan harus secara profesional dan sesuai dengan Kerangka Acuan Kegiatan. j.. Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan Video Panduan harus berkoordinasi secara profesional dengan Tim Efektif. k. Tim Efektif dengan dikoordinir Project Leader harus mampu menginformasikan dan menyebarluaskan Video Panduan kepada petugas yang melaksanakan monev di Pusat, Provinsi dan Kabupaten. B. MENGHIMPUN MASUKAN Langkah selanjutnya adalah menghimpun masukan dengan tujuan untuk memperoleh ide atau gagasan terkait dari penyusunan Panduan Monitoring dan Evaluasi. Stakeholder yang dilibatkan pada kegiatan ini adalah Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan, Kasi Pengembangan Sosial Ekonomi, Kasubbag TU dan Staf Subdit PPK. Kegiatan ini dilakukan melalui rapat yang dipimpin oleh Project Leader dan konsultasi dengan dengan para stakeholders. Output yang diharapkan adalah adanya ide dan masukan yang sifatnya membangun demi kelancaran penyusunan Proyek Perubahan. 20.

Konsultasi dengan Kasubdit BSI dan Kasubag TU untuk menghimpun masukan dalam rangka penyusunan Proyek Perubahan. C. PENYUSUNAN MATERI DAN SUBSTANSI PANDUAN Penyusunan materi dan substansi ini bertujuan agar panduan dapat disusun secara sistematis dan mudah dipahami oleh petugas pelaksanan monev. Kegiatan ini berupa pengolahan materi dan substansi panduan yang melibatkan Tim Efektif, terutama para staf penyusun. Hasil yang diharapkan pada penyusunuan materi dan substansi ini adalah draft panduan yang sudah tersusun secara sistematis.. D. EDITING DAN FINISHING Langkah berikutnya adalah melakukan proses editing dan finishing yang bertujuan untuk penyempurnaan draft yang telah disusun sebelumnya. Pada tahap ini ditemukan permasalahan yaitu keterbatasan sumber daya manusia baik dari sisi jumlah maupun dari kapasitas yang dimiliki. Untuk menjadi sebuah buku panduan yang implementatif, menarik dan sederhana perlu keahlian tertentu seorang editor. Dalam hal ini penyusun mengajak rekan diluar Tim Efektif yang ahli pada bidang ini untuk melakukan editing dan finishing. 21.

E. MENYUSUN RENCANA ANGGARAN DAN KEGIATAN Dalam penyusunan rencana anggaran dan kegiatan ini membutuhkan beberapa referensi sebagai acuan dalam penyusunan yaitu : Kerangka Acuan Kegiatan, referensi penganggaran dari Bagian Keuangan dan Satuan Kinerja Pegawai. Penyusunan ini bertujuan untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan dan kemampuan anggaran. Hasil rapat penyusunan anggaran dan kegiatan ini berupa Rencana Anggaran Biaya dan Kerangka Acuan Kegiatan dalam rangka pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi.. Rapat Penyusunan Rencana Anggaran Pembuatan Video Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi. Biaya yang timbul dengan adanya rapat atau pertemuan dalam rangka mendukung kegiatan proyek perubahan ini dibebankan pada DIPA Anggaran Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2014. Sedangkan biaya untuk Pembuatan Video Panduan dibebankan pada DIPA Anggaran Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2015.. 22.

1. Rencana Anggaran Biaya untuk mendukung kegiatan Tahap Breakthrouh II (penyusunan Panduan) No. Kegiatan. Volume. Anggaran (Rp). 1 paket. 350.000 650.000. 1.. Pembelian ATK dan penggandaan. 2.. Pertemuan-pertemuan internal (biaya rapat biasa). 3 kali. 3.. Perjalanan dalam rangka mendukung proyek perubahan (Kegiatan Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan di KTM Tambora Kab. Bima Prov. NTB). 1 kali / 2 orang. 19.269.800. JUMLAH. 20.269.800. 2. Rencana Anggaran Biaya untuk mendukung kegiatan Pembuatan Video Panduan. RENCANA ANGGARAN BIAYA. PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI TAHUN ANGGARAN 2015 NO. URAIAN KEGIATAN. VOLUME Jml. Sat. Jml. HARGA Sat. ( RP ). PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI 2015. JUMLAH BIAYA ( RP ) 70.000.000. A. PERSIAPAN / PRA-PRODUKSI. 3.445.000. 1. Persiapan - Rapat/Konsolidasi Tim - Penyusunan Materi Panduan Monev - Fotocopy Data/Literatur. 1.000.000 1.000.000 770.000. 2.770.000 1.000.000 1.000.000 770.000. 2. Presentasi Draft - Fotocopy - Konsumsi (snack). 25.000 20.000. 675.000 375.000 300.000. B. PELAKSANAAN PRODUKSI. 1 Ls 1 Ls 1 Ls. 15 exp 15 org. 1 kl 1 kl. 44.680.000 23.

1. 2. Peralatan Produksi - ATK - Sewa Camera Foto - Sewa Camera Video - Sewa Computer (Laptop) - Pembelian software animasi *) Perjalanan dalam rangka pengambilan Video + Foto (1 kws KTM) - Tiket Jkt - Prov (PP) - Taxi ke Bandara Soetta pp - OSA - Sewa kendaraan - Penginapan di prov - Penginapan di kab/kawasan. 3. Kegiatan Produksi - Fotografi - Videografi - Penyusunan Naskah/Script - Desain Animasi Grafis - Dubbing (Pengisian Suara) - Mixing (text, matriks, suara, gambar) - Editing (finalisasi) - Uploading. C. PELAKSANAAN PASCA PRODUKSI. 1.. Presentasi Laporan Akhir - Fotocopy Draft Lap Akhir - Konsumsi (makan + snack) - Transport pembahas. 2.. Output/Produk - Laporan Akhir - Penggandaan Buku Panduan - Copy Video Panduan (DVD). 1 1 1 1 1. Pkt set set set Pkt. 12 hr 6 hr 80 hr. 1.000.000 300.000 250.000 100.000 5.000.000. 19.100.000 1.000.000 3.600.000 1.500.000 8.000.000 5.000.000 14.380.000. 2 2 2 1 2 2. 1 1 1 1 1 1 1 1. org org org unit org org. Ls Ls Ls Ls Ls Ls Ls Ls. 1 1 5 5 2 2. prov trip hr hr hr hr. 2.500.000 340.000 300.000 500.000 500.000 300.000. 5.000.000 680.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.200.000. 1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000. 11.200.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000 21.875.000. 25 exp 25 org 25 org. 10 bk 100 bh 100 kpg. 35.000 50.000 150.000. 5.875.000 875.000 1.250.000 3.750.000. 200.000 50.000 10.000. 8.000.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000. Rencana kegiatan (Time Schedule) disusun sebelum dilaksanakannya Proyek Perubahan berdasarkan tahapan kegiatan dan capaian jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Adapun Rencana Kegiatan yang disusun ini memuat jenis kegiatan, stakeholders apa saja yang terlibat, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan. 24.

Berikut ini rencana kegiatan yang telah disusun. No. KEGIATAN. STAKEHOLDERS. TARGET. WAKTU. OUTPUT Terbentuk tim efektif. 1.. Rapat dan konsultasi pembentukan tim efektif. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. 5 hari. 6-10 Okt 2014. 2.. Rapat dan konsultasi dalam rangka menghimpun masukan. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Kasubag TU, Staf Subdit. 10 hari. 22 Sep s/d 3 Okt 2014. 3.. Menyusun materi dan substansi Panduan. Staf subdit. 16 hari. 13-31 Okt 2014. 4.. Menyusun naskah Panduan. Staf subdit dan narasumber. 5 hari. 3-7 Nop 2014. 5.. Editing dan finishing. Staf subdit. 10 hari. 10-21 Nop 2014. Tersusunnya Panduan. 7.. Menyusun Anggaran. Kasubdit (Mentor), PPK dan Kasubag TU. 5 hari. 24-28 Nop 2014. Rencana Anggaran Biaya. 8.. Menyusun laporan Proyek Perubahan. Kasubdit (Mentor), Staf Subdit. 10 hari. 24 Nop-5 Des 2014. Laporan Proyek Perubahan. 9.. Rapat dan konsultasi penganggaran. Panitia Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kasubag TU. 20 hari. Des 2014 s/d Jan 2015. 10.. Pemilihan Penyedia Jasa Layanan Keahlian. Pejabat Pembuat Komitmen, Pelaksana (Layanan keahlian). 45 hari. Jan – Feb 2014. 11.. Pembuatan Video Panduan. Pelaksana (Layanan keahlian) dan staf subdit. 125 hari kerja. Mar-Juli 2015. Video Panduan. 12. Penggandaan Panduan dan Video Panduan. Pelaksana (Layanan keahlian). 3 hari. Juli 2015. Buku Panduan sebanyak 50 bh. 13. Evaluasi implementasi Video Panduan. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. 1 tahun. Jan-Des 2016. Rekomendasi. 14.. Evaluasi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi secara keseluruhan. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. 1 tahun. Jan-Des 2016. Rekomendasi. Adanya ide dan masukan dlm penyusunan Panduan Tersusunnya sistematika Panduan Tersusunnya draft naskah. Telah dialokasikan pada DIPA Dit. PTPMK tahun 2015 sebesar Rp 70.000.000,Dilaksanakan melalui pengadaan barang dan jasa. DVD Video Panduan sebanyak 50 pcs. 25.

F. KOORDINASI PELAKSANAAN MONEV DI DAERAH Koordinasi yang dilakukan ini bertujuan menghimpun masukan mengenai pelaksanaan Monev di daerah dan mengsinkronkan pelaksanaan monev mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten. Sebagai uji petik, penulis melaksanakan kegiatan monev ini di KTM Tambora Kabupaten Bima Provinsi NTB. Permasalahan yang dijumpai adalah dukungan data utk pengisian Form Monev tidak lengkap. Data yang ada tidak valid lagi, sehingga form monev tidak dapat langsung diisi menunggu petugas memvalidasi data tersebut. Selain itu data kontribusi pengembangan KTM darilintas sektor terkait juga tidak lengkap.. Koordinasi dengan Kabid Transmigrasi Dinas Nakertrans Kabupaten Bima terkait dengan pelaksanaan Monev. Mendampingi petugas daerah dalam mengisi form monev. 26.

BAB IV POTENSI KENDALA, PERMASALAHAN DAN STRATEGI MENGATASINYA. A. POTENSI KENDALA Proyek Perubahan yang akan disusun tentunya memiliki beberapa potensi kendala yang akan menimbulkan resiko. Potensi kendala akan menjadi permasalahan dalam penyusunan Proyek Perubahan ini terutama pada saat Tahap Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II) dan pelaksanaannya kedepan. Permasalahan tersebut dapat menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan Proyek Perubahan. No. Potensi Kendala. Resiko. Strategi. 1.. Proyek Perubahan tidak mendapat persetujuan Mentor. Proyek Perubahan tidak dapat dilaksanakan. Melakukan konsultasi secara proaktif dan melihat peluang untuk merubah gagasan PP. 2.. Perubahan kebijakan sehingga anggaran biaya yang sudah disetujui tidak dapat dialokasikan. Proyek Perubahan tidak dapat dilaksanakan. Melakukan konsultasi secara proaktif dan melihat peluang untuk merubah gagasan PP. 3.. Jadwal kegiatan / pekerjaan rutin yang padat. Pelaksanaan kegiatan PP menjadi tidak sesuai dengan jadwal. Segera melakukan penjadwalan ulang. 4.. Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan video panduan tidak mampu melaksanakan. Pembuatan Video Panduan tidak selesai atau tidak tepat waktu. Proses pemilihan pelaksana, harus yang memiliki kemampuan dan profesional. Tidak tercapainya target yang diharapkan. Proses pembuatan Video Panduan direview kembali sehingga Video Panduan menjadi lebih mudah dipahami dan lebih informatif. pekerjaannya dengan baik 5.. Adanya kesulitan pemahaman dari petugas pusat, provinsi maupun kabupaten dalam melakukan monev melalui Video Panduan. 27.

B. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI Dari beberapa potensi kendala yang mungkin akan dihadapi, ada yang menjadi permasalahan pada saat tahap Laboratorium Kepemimpinan yang berdampak pada implementasi jangka menengah dan jangka panjang. Permasalahan yang dihadapi dengan strategi menghadapinya diuraikan pada matrik sebagai berikut : No. Permasalahan Yang Dihadapi. Resiko. Strategi. 1.. Adanya perbedaan pemahaman substansi tentang Proyek Perubahan. Hasil yang dicapai tidak sesuai harapan. Telah dilakukan pertemuan dan konsultasi teknis secara proaktif. 2.. Ketidaksiapan kemampuan SDM Tim Efektif dalam mendukung penyusunan Panduan. Kualitas Panduan tidak sesuai dengan yang diharapkan. Project Leader lebih aktif menggali potensi2 yg ada pada Tim Efektif. 3.. Pembuatan Video Panduan tidak dapat dilaksanakan pada tahun 2014. Perubahan tahapan kegiatan dan capaian Proyek Perubahan. Konsultasi untuk penganggaran bahwa Pembuatan Video Panduan telah dialokasikan pada DIPA 2015. 4.. Jadwal kegiatan / pekerjaan rutin yang padat. Pelaksanaan kegiatan PP menjadi tidak sesuai dengan jadwal. Segera melakukan penjadwalan ulang. 28.

BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pelaksanaan Proyek Perubahan dengan judul “Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan” pada saat taking ownership (breakthrough I), maupun implementasi jangka pendek pada laboratorium kepemimpinan (breakthrough II), maka dapat kami simpulkan sebagai berikut : . Pada implementasi jangka pendek ini, kunci keberhasilan proyek perubahan adalah terealisasinya Buku Panduan Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi, yang akan ditindaklanjut pada tahap berikutnya yaitu tahap implementasi jangka menengah dan jangka panjang.. . Faktor penentu keberhasilan proyek perubahan ini adalah pada kerjasama dan koordinasi yang baik antara Tim Efektif dan stakeholders yang terlibat.. . Permasalahan utama yang menghambat kelancaran proyek perubahan ini adalah adanya perbedaan pemahaman dalam penyusunan proyek perubahan sehingga project leader harus lebih proaktif melakukan pertemuan-pertemuan dan diskusi.. . Selain itu juga terdapat kendala pada sulitnya pengaturan jadwal kegiatan proyek perubahan dengan agenda rutin kegiatan pada unit kerja yang mengakibatkan jadwal rapat/pertemuan di-reschedule, untuk menyesuaikan waktunya.. B. SARAN Dalam rangka meningkatkan sistem monitoring dan evaluasi pada unit kerja melalui proyek perubahan tentang Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan, ada beberapa hal masukan yang ingin penyusun sampaikan, antara lain : . Perlu adanya suatu “uji coba” terhadap fungsi Panduan yang telah disusun, agar dapat membandingkan dan mengetahui manfaat yang diperoleh setelah adanya dan sebelum adanya Panduan. Hal ini juga akan memudahkan pelaksana kegiatan untuk melanjutkan kegiatan pada tahapan berikutnya yaitu pembuatan Video Panduan. 29.

. Perlu adanya kesamaan pemahaman para stakeholders terhadap item-item dan tahapan kegiatan agar proses penyusunan proyek perubahan berjalan sesuai dengan arah dan rencana.. . Buku Panduan ini hanya merupakan hasil awal dari rangkaian tahapan kegiatan pada proyek perubahan kami. Untuk kepastian tindak lanjut implementasi jangka menengah dan jangka panjang selanjutnya, kembali kepada niat baik dan kesungguhan para stakeholders yang terlibat didalamnya.. Demikian Proyek Perubahan ini disusun. Semoga dapat memenuhi salah satu persyaratan kepesertaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dan dapat dijadikan dasar pembelajaran penyusun untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan berikutnya dengan lebih baik. Terima kasih.. Jakarta,. Desember 2014. Project Leader. Edy Wibowo, ST. 30.

PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI PROJECT LEADER Edy Wibowo, ST Kepala Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, Direktorat PTPMK, Ditjen P2MKT Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVII Tahun 2014 Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

LATAR BELAKANG (PERMEN Nakertrans Nomor : KEP. 402/MEN-SJ/X/2011). TUGAS POKOK : Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksana kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. FUNGSI : (pada bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan) • Penyiapan bahan perumusan dan pelaksana kebijakan • Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria • Penyiapan bahan bimbingan teknis dan bantuan teknis sosialisasi • Penyusunan rencana teknis • Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan..

Kondisi ideal yang diharapkan : 1. Penyajian data dan informasi kawasan transmigrasi yang cepat dan akurat serta didukung oleh referensi yang memadai. 2. Adanya norma, standar, prosedur dan kriteria sebagai acuan dalam perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi. 3. Adanya sistem monitoring dan evaluasi yang terarah, efektif dan efisien secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota. 4. Kualitas kemampuan dan pemahaman pegawai yang cukup baik dalam proses perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi..

Kondisi saat ini dan Permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan : 1. Kurang cepatnya validasi penyajian data dan informasi perkembangan kawasan transmigrasi. 2. Kurangnya referensi pendukung dalam penyusunan prioritas dan sasaran pengembangan kawasan transmigrasi. 3. Belum adanya norma, standar, prosedur dan kriteria dalam kegiatan identifikasi pengembangan kawasan transmigrasi. 4. Belum adanya metode simulasi kegiatan Sosialisasi Penyusunan Rencana Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 5. Belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi..

Dari analisis USGusg.pptx (Urgency, Seriousness, Growth) diperoleh prioritas masalah berdasarkan ranking tertinggi yaitu : “belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi”. Setelah diidentifikasikan melalui diagram FISHBONE, ditemukan penyebab timbulnya permasalahan diatas yaitu : 1. belum adanya standar evaluasi yang digunakan, 2. belum adanya panduan pengisian form monitoring dan evaluasi, 3. sering terlambatnya pengiriman laporan kegiatan, 4. kurangnya pemahaman pegawai terhadap substansi kegiatan, 5. belum maksimalnya penggunaan alat, 6. kurangnya dukungan anggaran dan ATK, dan 7. tidak seimbangnya prioritas dan beban kerja pegawai..

Area yang menjadi gagasan proyek perubahan yaitu : “Optimalisasi Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan melalui Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi “. Dikembangkan menjadi sebuah judul/nama Proyek Perubahan yaitu : Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan.

Mengapa VIDEO PANDUAN?? Pada saat melakukan monitoring di provinsi dan kabupaten, banyak pegawai yang tidak memahami bagaimana cara pengisian form monitoring dan evaluasi, sehingga harus selalu dijelaskan secara manual. Secara alami, orang akan lebih mudah memahami sesuatu bila diberi contoh berupa gambar dan suara bila dibandingkan dengan buku. Oleh karena itu dengan video ini, petugas di provinsi dan kabupaten diharapkan mampu dengan cepat memahami bagaimana cara mengisi form yang benar sehingga hasil yang diperoleh akan optimal..

TUJUAN Tujuan Jangka Pendek Terealisasinya Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi Tujuan Jangka Menengah Terealisasinya video panduan pengisian form MONEV implementasi perencanaan pengembangan kawasan Tersebarluaskannya informasi video panduan pengisian form monev kepada dinas-dinas provinsi dan kabupaten Tujuan Jangka Panjang Terwujudnya pemahaman yang baik bagi petugas pelaksana MONEV dalam melakukan pengisian form MONEV Terciptanya efektivitas dan efiensi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi.

MANFAAT Internal. • Dapat meningkatkan pemahaman dalam pengisian form monitoring dan evaluasi sehingga menjadi lebih efektif, efisien dan akurat. • Untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang dilakukan terhadap action-plan yang terdapat dalam dokumen Masterplan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. • Video panduan ini dapat meningkatkan kinerja pegawai dan menambah rasa percaya diri.. Eksternal. • informasi mengenai video panduan monev yang dapat diakses langsung oleh pegawai di pusat, provinsi dan kabupaten/kota. • Menambah wawasan dan memudahkan pegawai dalam melaksanakan tugasnya. • Adanya kesesuaian dan keselarasan antara perencanaan, program dan implementasinya secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota..

RUANG LINGKUP Sesuai dengan fungsi yang ada pada Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, ruang lingkup kegiatan proyek perubahan ini meliputi : • kegiatan penyiapan data dan bahan penyusunan panduan monitoring, • pembentukan tim efektif proyek perubahan di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan • proses penyusunan Panduan MONEV (tahap breakthrough II/ jangka pendek) • proses pembuatan Video Panduan Pengisian Form MONEV (tahap pelaksanaan jangka menengah) • implementasi proyek perubahan melalui Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi di 48 kawasan KTM (tahap jangka menengah dan panjang), • evaluasi terhadap implementasi proyek perubahan..

DESKRIPSI • Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan ini disusun berdasarkan kebutuhan akan sistem monitoring dan evaluasi yang efektif, efisien dan mudah dipahami oleh petugas pelaksana Monev. • Video panduan ini berisi petunjuk teknis tentang tata cara pengisian form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi dengan menggunakan teknologi audio visual yang menarik, informatif dan mudah dipahami • Tahap pelaksanaan : Pembentukan Tim Efektif, Menghimpun Masukan, Penyusunan Materi dan Substansi, Proses Editing dan Finishing, Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan, dan Koordinasi Pelaksanaan MONEV di daerah. • Hasil/output dari Proyek Perubahan ini yaitu : PANDUAN MONEV Implementasi Perencanaan sebagai hasil pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan, dan VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONEV Implimentasi Perencanaan yang akan dilaksanakan pada tahap jangka menengah sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan • Video ini akan disebarluaskan kepada dinas-dinas yang melaksanakan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di 13 provinsi dan 22 kabupaten..

Taking ownership (BREAKTHROUGH I) No. Tahapan Kegiatan. 1. Diagnosa reading, melakukan analisis mandiri untuk identifikasi permasalahan, prioritas penyelesaian dan judul gagasan proyek perubahan 2 Pertemuan dengan Mentor untuk penjelasan dan gagasan proyek perubahan 3. Pertemuan dengan Tim Kerja (Kasie PSE, Kasubbag TU, PPK dan Staf) untuk penjelasan gagasan proyek perubahan, identifikasi permasalahan dan prioritas solusi penyelesaian masalah 4. Persetujuan Mentor terhadap gagasan proyek perubahan. Output. Waktu. Gagasan PP. 1 hari : 21 Agt 2014. Kesepakatan Gagasan PP. 1 hari : 23 Agt 2014. Penyamaan persepsi dan kesepakatan. 2 hari : 25-26 Agt 2014. Persetujuan gagasan PP. 1 hari : 27 Agt 2014.

Milestones (TAHAPAN KEGIATAN) Tahap Jangka Pendek No FOKUS KEGIATAN 1. Pembentukan tim efektif 2. Menghimpun masukan dan pengumpulan data 3. 4. 5. 6. 7. 8.. STAKEHOLDERS Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Kasubag TU, Staf Subdit Staf subdit. TARGET 5 hari. WAKTU OUTPUT 6-10 Okt 2014 Terbentuk tim efektif. 10 hari. 22 Sep s/d 3 Adanya ide dan Okt 2014 masukan dlm penyusunan Panduan 13-31 Okt 2014 Tersusunnya materi dan sistematika 10-21 Nop Tersusunnya draft 2014 Panduan 10-21 Nop Tersusunnya Panduan 2014 24-28 Nop Rencana Anggaran 2014 Biaya 24 Nop-5 Des Laporan Proyek 2014 Perubahan 24 Nop-5 Des Laporan Proyek 2014 Perubahan. Menyusun Materi dan Substansi Panduan Menyusun naskah/skrip Staf subdit dan Panduan narasumber Editing dan finishing Staf subdit. 16 hari. Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan Menyusun laporan Proyek Perubahan Koordinasi Pelaksanaan Monev di daerah. 5 hari. Kasubdit (Mentor), PPK dan Kasubag TU Kasubdit (Mentor), Staf Subdit Kasubdit (Mentor), Staf Subdit. 10 hari 10 hari. 10 hari 10 hari.

Tahap Jangka Menengah No FOKUS KEGIATAN 9. Pengalokasian dukungan penganggaran. STAKEHOLDERS Panitia Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kasubag TU. 10. Pemilihan Penyedia Panitia Pengadaan, Jasa Layanan Keahlian Pelaksana (Layanan keahlian), Staf 11. Pembuatan Video Pelaksana (Layanan Panduan keahlian) dan staf subdit 12 Penggandaan Panduan Pelaksana (Layanan dan Video Panduan keahlian). TARGET 20 hari. WAKTU OUTPUT Des 2014 s/d Telah dialokasikan Jan 2015 pada RKA-K/L Dit. PTPMK 2015 sebesar Rp 70.000.000,45 hari Jan – Feb 2014 Dilaksanakan melalui pengadaan barang dan jasa 90 Mar-Juli 2015 Video Panduan hari 3 Juli 2015 Buku Panduan hari sebanyak 100 bh DVD Video Panduan sebanyak 100 pcs. Tahap Jangka Panjang No FOKUS KEGIATAN 13 Evaluasi implementasi Video Panduan 14. Evaluasi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi secara keseluruhan. STAKEHOLDERS Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. TARGET 1 tahun. WAKTU OUTPUT Jan-Des 2016 Rekomendasi. 1 tahun. Jan-Des 2016 Rekomendasi.

TATA KELOLA PROYEK DIREKTUR PTPMK. COACH. KASUBDIT PPK Mentor. KASUBBAG TU. PPK/ PANITIA PENGADAAN KASIE PSE. KASIE PRIK Project Leader. PEGAWAI DINAS PROV & KAB. STAF Tim Pendukung. LAYANAN KEAHLIAN.

PERAN STAKEHOLDERS 1.Direktur PTPMK - Memberikan dukungan penuh rancangan proyek perubahan. kepada. peserta. dalam. penerapan. - Memberikan arahan dan bimbingan kepada peserta. 2.Kasubdit PPK (MENTOR) - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan yang dilakukan - Membantu peserta permasalahan krusial. dalam. mengidentifikasikan. permasalahan-. - Memberikan bimbingan dan konseling terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Berperan sebagai inspirator - Membantu peserta dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan.

PERAN STAKEHOLDERS (lanjutan) 3. Kasie PRIK (PROJECT LEADER). • Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu • Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor • Melakukan pertemuan dan koordinasi dengan stakeholder terkait (internal dan ekternal) • Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi • Mampu menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan dan pembuatan video panduan. 4. Widyaiswara (COACH). • Membantu peserta dalam memahami instrumen-instrumen dan tahapan dalam menyusun rancangan proyek perubahan • Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap breakrhrough I dan II melalui media informasi • Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama penyusunan proyek perubahan.

PERAN STAKEHOLDERS (lanjutan) 5. Kasie PSE. - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan - Memberikan masukan berupa ide/gagasan secara teknis dalam penyusunan proyek perubahan - Melakukan pengawasan terhadap perkembangan penyusunan proyek perubahan. 6. Kasubbag TU. - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam membantu fasilitas administrasi perkantoran dan alat dokumentasi dalam penyusunan proyek perubahan. 7. Pejabat Pemuat Komitmen / Bendahara. - Memberikan dukungan dan kelancaran dalam penganggaran biaya penyusunan proyek perubahan. proses.

PERAN STAKEHOLDERS (lanjutan) 8. Staf (TIM EFEKTIF). - Membantu menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan penyusunan panduan secara substansif - Mendokumentasikan kegiatan peserta selama penyusunan proyek perubahan - Membantu merumuskan dan menyusun panduan monitoring - Melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi sebagai implementasi proyek perubahan dan menyebarluaskan informasi tentang video panduan. 9. Layanan Keahlian. - Melaksanakan pembuatan video panduan yang menarik dan informatif dengan teknologi audio visual - Melaksanakan pekerjaan secara profesional. 10. Pegawai di Dinas Provinsi dan Kabupaten. - Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai pendukung proyek perubahan - Ikut menyebarluaskan informasi dalam video panduan - Melaporkan hasil monitoring yang dilakukan ke pusat secara berjenjang sesuai panduan yang telah diberikan.

PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF KASUBDIT PPK Mentor. KASIE PRIK Project Leader. STAF Tim Pendukung. KASIE PSE. PENYEDIA JASA Layanan Keahlian.

PROJECT LEADER Nama Jabatan. TIM EFEKTIF. : Edy Wibowo, ST : Kepala Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, Direktorat PTPMK, Ditjen P2MKT. MENTOR Nama Jabatan. KASI PSE Nama Jabatan. : Drs. Hartono, MM : Widyaiswara Pusdiklat Kemnakertans. : Drs. Putut Edy Sasono, M.Si : Kepala Sub Direktorat Perencanaan Pengembangan Kawasan Direktorat PTPMK, Ditjen P2MKT.

TIM PENYUSUN PANDUAN. TIM EFEKTIF.

Masa Kerja Tim Efektif Tim Efektif yang telah dibentuk dapat mulai bekerja sejak tanggal pembentukannya pada saat Breakthrough II ((Tahap Laboratorium Kepemimpinan) sampai dengan tahap implementasi jangka menengah yaitu mulai tanggal diterbitkan SK Pembentukan Tim Efektif hingga implementasi Proyek Perubahan jangka panjang..

Etika dan Mekanisme Kerja Tim a. Kasi PRIK sebagai Project Leader menyampaikan gagasan proyek perubahan kepada stakeholders dalam sebuah rapat b. Ksubdit PPK sebagai Mentor menyetujui gagasan proyek perubahan c.. Project Leader menyusun rancangan proyek perubahan untuk dilaksanakan pada unit kerja. d. Untuk mendukung pelaksanaan proyek perubahan, Project Leader membentuk Tim Efektif yang akan membantu kegiatan proyek perubahan dalam menyusun Panduan Pengisian Form Monev e.. Tim Efektif mulai bekerja menyusun Panduan dengan menghimpun masukan, mengumpulkan data, menyusun draft dan naskah Panduan serta finalisasi sehingga menjadi Panduan. f.. Selama proses penyusunan, Mentor secara aktif memberikan masukan dan arahan dengan didukung oleh Kasi PSE yang bertugas mengawasi jalannya proses penyusunan Panduan. g. Staf sebagai Tim Penyusun harus benar-benar memahami substansi dan tahapan proses mulai dari penyusunan Panduan hingga pembuatan Video Panduan h.. Project Leader melakukan koordinasi untuk proses penganggaran dan pengadaan jasa layanan keahlian dalam pembuatan Video Panduan. i.. Proses pembuatan Video Panduan harus secara profesional dan sesuai dengan Kerangka Acuan Kegiatan. j.. Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan Video Panduan harus berkoordinasi secara profesional dengan Tim Efektif. k.. Tim Efektif dengan dikoordinir Project Leader harus mampu menginformasikan dan menyebarluaskan Video Panduan kepada petugas yang melaksanakan monev di Pusat, Provinsi dan Kabupaten.

MENGHIMPUN MASUKAN Tujuan : untuk memperoleh ide atau gagasan terkait dari penyusunan Panduan Monitoring dan Evaluasi. Stakeholder yang dilibatkan pada kegiatan ini adalah Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan, Kasi Pengembangan Sosial Ekonomi, Kasubbag TU dan Staf Subdit PPK. Kegiatan ini dilakukan melalui rapat yang dipimpin oleh Project Leader dan konsultasi dengan dengan para stakeholders. Output yang diharapkan adalah adanya ide dan masukan yang sifatnya membangun demi kelancaran penyusunan Proyek Perubahan..

PENYUSUNAN MATERI DAN SUBSTANSI Penyusunan materi dan substansi ini bertujuan agar panduan dapat disusun secara sistematis dan mudah dipahami oleh petugas pelaksanan monev. Kegiatan ini berupa pengolahan materi dan substansi panduan yang melibatkan Tim Efektif, terutama para staf penyusun. Hasil yang diharapkan pada penyusunuan materi dan substansi ini adalah draft panduan yang sudah tersusun secara sistematis..

EDITING DAN FINISHING. Langkah berikutnya adalah melakukan proses editing dan finishing yang bertujuan untuk penyempurnaan draft yang telah disusun sebelumnya. Pada tahap ini ditemukan permasalahan yaitu keterbatasan sumber daya manusia baik dari sisi jumlah maupun dari kapasitas yang dimiliki. Untuk menjadi sebuah buku panduan yang implementatif, menarik dan sederhana perlu keahlian tertentu seorang editor. Dalam hal ini penyusun mengajak rekan diluar Tim Efektif yang ahli pada bidang ini untuk melakukan editing dan finishing..

MENYUSUN RENCANA ANGGARAN DAN KEGIATAN Dalam penyusunan rencana anggaran dan kegiatan ini membutuhkan beberapa referensi sebagai acuan yaitu : Kerangka Acuan Kegiatan, referensi penganggaran dari Bagian Keuangan dan Satuan Kinerja Pegawai. Penyusunan ini bertujuan untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan dan kemampuan anggaran. Hasil rapat penyusunan anggaran dan kegiatan ini berupa Rencana Anggaran Biaya dan Kerangka Acuan Kegiatan dalam rangka pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. Biaya yang timbul dengan adanya rapat atau pertemuan dalam rangka mendukung kegiatan proyek perubahan ini dibebankan pada DIPA Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2014. Sedangkan biaya untuk Pembuatan Video Panduan akan dibebankan pada DIPA Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2015..

Anggaran yang telah dikeluarkan pada saat Laboratorium Kepemimpinan No 1. 2. 3.. 4.. Kegiatan. Satuan. Pertemuan-pertemuan internal (biaya rapat biasa) Perjalanan dalam rangka mendukung proyek perubahan (Kegiatan Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan di KTM Tambora Kab. Bima Prov. NTB) JUMLAH. 2 kali. Pembelian ATK. 1 paket. 1 kali / 2 orang. Rencana Anggaran Tahap Jangka Menengah RAB. Biaya. 250.000 750.000. 19.269.800. 20.269.800.

KOORDINASI PELAKSANAAN MONEV DI DAERAH Koordinasi yang dilakukan ini bertujuan menghimpun masukan mengenai pelaksanaan Monev di daerah dan mengsinkronkan pelaksanaan monev mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten. Sebagai uji petik, penulis melaksanakan kegiatan monev ini di KTM Tambora Kabupaten Bima Provinsi NTB. Permasalahan yang dijumpai adalah dukungan data utk pengisian Form Monev tidak lengkap. Data yang ada tidak valid lagi, sehingga form monev tidak dapat langsung diisi menunggu petugas memvalidasi data tersebut..

PERMASALAHAN DAN STRATEGI No 1.. Permasalahan Yang Dihadapi. Resiko. Strategi Penyelesaian. Adanya perbedaan pemahaman. Hasil yang dicapai tidak. Telah dilakukan pertemuan dan. substansi tentang Proyek. sesuai harapan. konsultasi teknis secara proaktif. Ketidaksiapan kemampuan SDM. Kualitas Panduan tidak. Project Leader lebih aktif. Tim Efektif dalam mendukung. sesuai dengan yang. menggali potensi2 yg ada pada. penyusunan Panduan. diharapkan. Tim Efektif. Pembuatan Video Panduan tidak. Perubahan tahapan. Konsultasi untuk penganggaran. dapat dilaksanakan pada tahun. kegiatan dan capaian. bahwa Pembuatan Video. 2014. Proyek Perubahan. Panduan telah dialokasikan. Perubahan 2.. 3.. pada DIPA 2015 4.. Jadwal kegiatan / pekerjaan rutin. Pelaksanaan kegiatan PP. Segera melakukan penjadwalan. yang padat. menjadi tidak sesuai. ulang. dengan jadwal.

KESIMPULAN  Kunci keberhasilan proyek perubahan ini adalah dapat terimplementasinya Video Panduan dalam proses monitoring dan evaluasi secara efektif, efisien, mudah dipahami dan bersifat “tidak lekang dimakan jaman”.  Faktor penentu keberhasilan proyek perubahan ini adalah pada kerjasama dan koordinasi yang baik antar stakeholders.  Kendala utama yang menghambat kelancaran proyek perubahan ini adalah adanya perubahan arah kebijakan yang akhirnya tidak mendukung pelaksanaan proyek perubahan sehingga mengakibatkan proyek perubahan “macet” dan tidak dapat dilanjutkan..

SARAN  Perlu adanya suatu “uji coba” terhadap fungsi Panduan yang telah disusun, agar dapat membandingkan dan mengetahui manfaat yang diperoleh setelah adanya dan sebelum adanya Panduan. Hal ini juga akan memudahkan pelaksana kegiatan untuk melanjutkan kegiatan pada tahapan berikutnya yaitu pembuatan Video Panduan.  Perlu adanya kesamaan pemahaman para stakeholders terhadap item-item dan tahapan kegiatan agar proses penyusunan proyek perubahan berjalan sesuai dengan arah dan rencana.  Video Panduan ini hanya merupakan pendukung dan “alat bantu” untuk memahami tata cara pengisian form monitoring dan evaluasi. Untuk kepastian keberhasilannya kembali kepada niat baik dan kesungguhan para stakeholders yang terlibat didalamnya, mulai saat penyusunan hingga implementasinya..

Konsultasi dengan Mentor. Kegiatan couching di kelas. Pertemuan dengan Tim Efektif.



Konsultasi dengan Direktur PTPMK. Rapat Tim Efektif untuk Penyusunan Substansi Panduan Penyusunan Rencana Anggara dan Kegiatan. Koordinasi Penyusunan Panduan Monev dengan Mentor.

TERIMA KASIH.

Lampiran MILESTONES (TAHAPAN KEGIATAN) A. TAHAP BREAKTHROUGH I (TAKING OWNERSHIP) No. FOKUS. TUJUAN. KEGIATAN. 1.. Diagnosa Reading. Mengidentifikasi prioritas permasalahan dan judul gagasan Proyek Perubahan. Analisis mandiri dan koordinasi. 2.. Penjelasan. Menyamakan pemahaman thd gagasan Proyek Perubahan. Rapat. 3.. Persetujuan. Sebagai aspek legalisasi Proyek Perubahan. Konsultasi. WAKTU. KENDALA. OUTPUT. PERAN PL. Staf Subdit. Identifikasi terhadap kondisi dan persepsi yg ada. Judul gagasan Proyek Perubahan. Penggagas. - Form quesioner. 22, 25, 26 Agt 2014. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. Adanya perbedaan pemahaman. Kesamaan pemahaman. Presentator. - Daftar hadir - Foto. 27 Agt 2014. Kasubdit (Mentor). --. Adanya persetujuan thd gagasan Proyek Perubahan. Penggagas. - Lembar persetujuan. 21 Agt 2014. STAKEHOLDERS. EVIDENCE. B. TAHAP JANGKA PENDEK (BREAKTHROUGH II / LABORATORIUM KEPEMIMPINAN) No. FOKUS. 1.. Menghimpun masukan. TUJUAN Memperoleh ide / gagasan utk penyusunan Panduan. KEGIATAN 1.Rapat. 2.Konsultasi. WAKTU. STAKEHOLDERS. KENDALA. OUTPUT. 30 Sep 2014. Kasubdit PPK, Kasi PSE, Kasubag TU, Staf Subdit. Banyak pegawai yg dinas. Ide dan masukan dlm penyusunan Panduan. Pemimpin Rapat. Kasubdit PPK, Direktur PTPMK. Jadwal yang padat. Arahan terhadap Panduan. Penggagas. 22 Sep s/d 3 Okt 2014. PERAN PL. EVIDENCE - Foto dokumentasi - Daftar hadir.

No 2.. FOKUS Membentuk tim efektif. TUJUAN Mendukung dan membantu penyusunan Proyek Perubahan. KEGIATAN 1.Rapat. WAKTU. STAKEHOLDERS. 9 Okt 2014. Kasubdit PPK, Kasi PSE, Staf Subdit. KENDALA. OUTPUT. PERAN PL. EVIDENCE. Kurangnya pemahaman. Terbentuk tim efektif. Penggagas. SK Direktur. 2.Konsultasi. 6-10 Okt 2014. Direktur PTPMK, Kasubdit PPK. Jadwal padat. Terbentuk tim efektif. Penggagas. SK Direktur. 13-31 Okt 2014. Staf Subdit. Keterbatasan SDM. Tersusunnya sistematika Panduan. Pemimpin dan penggagas. Draft Panduan. Staf subdit dan narasumber. Keterbatasan SDM. Tersusunnya draft naskah. Pemimpin dan penggagas. Draft Panduan. Staf subdit. Keterbatasan SDM. Tersusunnya Panduan. Pemimpin dan penggagas. Panduan final. Kasubdit PPK, Kasi PSE, Kasubag TU, Staf. Kurangnya data referensi. Adanya Rencana Anggaran Biaya (RAB). Koordinator. Lampiran RAB. 3.. Menyusun materi dan substansi Panduan. Agar Panduan menjadi sistematis dan mudah dipahami. Pengolahan dan penyusunan. 4.. Menyusun naskah/skrip Panduan. Agar Panduan memiliki alur dan mudah dipahahami. Menyusun dan menganalisa. 3-7 Nop 2014. 5.. Editing dan finishing. Untuk menyempurnakan Panduan. Melakukan proses editing. 10-21 Nop 2014. 6.. Menyusun KAK dan rencana anggaran. Mengetahui item kegiatan dan besarnya biaya yg dibutuhkan. 1.Rapat. 17 Nop 2014. 2.Koordinasi. 24-28 Nop 2014. Kasubdit PPK, Kasubag TU. Kurangnya data referensi. Adanya Rencana Anggaran Biaya (RAB). Koordinator. Lampiran RAB. 7.. Menyusun Laporan Proyek Perubahan. Persyaratan mengikuti Seminar Akhir. Konsultasi dan Mandiri. 24 Nop-5 Des 2014. Kasubdit (Mentor), Staf Subdit. Sulit mengatur waktu. Laporan Proyek Perubahan. Penyusun. Laporan Proyek Perubahan. 8.. Koordinasi pelaksanaan Monev. Menghimpun masukan mengenai pelaksanaan Monev di daerah. Kegiatan Monev di KTM Tambora Kab. Bima, NTB. 1-5 Des 2014. Kabid Ketransmigrasian Dinas Nakertans Kab. Bima. Dukungan data utk pengisian Form Monev tidak lengkap. Data dan informasi. Petugas Monev. Form Monev masih kosong.

C. TAHAP JANGKA MENENGAH No. FOKUS. TUJUAN. KEGIATAN. WAKTU. STAKEHOLDERS. KENDALA. OUTPUT. PERAN PL. EVIDENCE. 1.. Alokasi anggaran. Membiayai kegiatan pembuatan Video Panduan. Koordinasi. Des 2014 s/d Jan 2015. Panitia Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kasubag TU. Tidak dapat dianggarkan di 2014. Telah dialokasikan pada RKA-K/L Dit. PTPMK 2015 sebesar Rp 70.000.000,-. Koordinator. Lampiran RKA-K/L Dit. PTPMK 2015. 2.. Penyedia Jasa Layanan keahlian. Melaksanakan pembuatan Video Panduan secara profesional. Proses pengadaan barang dan jasa. Feb-Mar 2015. Panitia Pengadaan (Pokja ULP), Pejabat Pembuat Komitmen, Penyedia jasa layanan keahlian. Tidak disetujui karena adanya perubahan kebijakan. Telah dialokasikan pada RKA-K/L Dit. PTPMK 2015 sebesar Rp 70.000.000,-. Penggagas kegiatan. Lampiran RKA-K/L Dit. PTPMK 2015. 3.. Pembuatan Video Panduan. Sebagai alat bantu untuk memahami proses monev. 1.Persiapan teknis, pengumpulan data, dst. Mar 2015. Pelaksana (Layanan keahlian) dan staf subdit. Pemahaman terhadap konten Panduan. Video Panduan. Penggagas kegiatan. Form / lembar kerja (belum ada). 2.Melakukan fotografi, videografi, penulisan naskah, disain animasi, dubbing, mixing dst. Mar-Mei 2015. Pelaksana (Layanan keahlian). Pemahaman terhadap konten Panduan. Video Panduan. Penggagas kegiatan. Form / lembar kerja (belum ada). 1.Pencetakan Buku Panduan. Juli 2015. Penyedia Jasa Layanan keahlian. Tidak tepat waktu. Buku Panduan sebanyak 100 bh. Penggagas. Tanda terima (belum ada). 2.Penggandaan Video Panduan. Juli 2015. Penyedia Jasa Layanan keahlian. Tidak tepat waktu. DVD Video Panduan sebanyak 100 pcs. Penggagas. Tanda terima (belum ada). 4. Penggandaan Panduan dan Video Panduan. Untuk disebarluaskan kepada stakeholders terkait.

No. FOKUS. 5. Distribusi dan informasi Panduan. TUJUAN Untuk menginformasikan dan menyebarluaskan Panduan. KEGIATAN. WAKTU. STAKEHOLDERS. 1.Melalui kegiatan Monev Implementasi Rencana dan Program. Agt-Des 2015. Petugas monev dari pusat (Dit. PTPMK), provinsi dan kabupaten. 2.Meng-upload video panduan ke website. Juli 2015. Penyedia Jasa Layanan keahlian, staf subdit. KENDALA. OUTPUT. PERAN PL. EVIDENCE. --. Video Panduan sampai ketangan petugas provinsi dan kabupaten. Koordinator. Laporan perjalanan dinas (belum ada). --. Bisa di unggah melalui internet. Koordinator. Link video panduan. C. TAHAP JANGKA PANJANG No. FOKUS. TUJUAN. KEGIATAN. WAKTU. STAKEHOLDERS. KENDALA. 1.. Evaluasi implementasi Video Panduan. Untuk mengetahui manfaat dan sejauh mana implementasi Video Panduan. Monev Implementasi Video Panduan. Jan-Des 2016. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. Data yg diperoleh kurang valid. 2.. Evaluasi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi secara keseluruhan. Untuk mengetahui sejauh mana kegiatan monitoring dan evaluasi dapat diimplementasikan dengan adanya Video Panduan. Monev Implementasi Rencana dan Program. Jan-Des 2016. Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit. Data yg diperoleh kurang valid. OUTPUT. PERAN PL. EVIDENCE. Hasil evaluasi yg dapat menjadi rekomendasi. Koordinator. Laporan hasil evaluasi. Hasil evaluasi yg dapat menjadi rekomendasi. Koordinator. Laporan hasil evaluasi.

FOTO DOKUMENTASI LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (BREAKTHROUGH II) DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV TAHUN 2014. DALAM RANGKA PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PENGISIAN FORM MONEV IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI. PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVII JAKARTA 2014.

Rapat dengan Tim Efektif untuk Penyusunan Substansi Panduan. Konsultasi dengan Kasubdit BSI dan Kasubag TU untuk menghimpun masukan dalam rangka penyusunan Proyek Perubahan.

Koordinasi dengan Kabid Transmigrasi Dinas Nakertrans Kabupaten Bima terkait dengan pelaksanaan Monev. Bersama petugas di Dinas Nakertrans Kab. Bima melakukan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi.

Konsultasi dengan Direktur PTPMK mengenai pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan. Rapat Penyusunan Rencana Anggaran Pembuatan Video Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi.

Konsultasi dengan Kasubdit PPK selaku Mentor mengenai Penyusunan Laporan Proyek Perubahan.



KEPUTUSAN DIREKTUR PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN NOMOR : KEP.. /P2MKT-PTPMK/X/2014 TENTANG. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF DALAM RANGKA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI SUBDIT PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN DIREKTORAT PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN DIREKTUR PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN Menimbang. Mengingat. :. :. a. .. bahwa untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan Proyek Perubahan dalam rangka Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan pada Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan, maka perlu pembentukan Tim Efektif;. b.. bahwa untuk itu perlu ditetapkan dengan Surat Perintah Direktur Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan, Direktorat Jenderal Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi;. 1.. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 37, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3682) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 15 tahun 1997 tentang Ketransmigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 131 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5050);. 2.. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER. 12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor PER.12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi;.