45
PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN
3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.1 Sejarah Yamaha
Yamaha diambil dari nama Torakusu Yamaha, dilahirkan pada tahun 1851 merupakan penemu dan pembuat alat musik Piano dan organ. Pada tahun 1890 Torakusu Yamaha mendirikan perusahaan dengan nama Nippon Gakki Company Limited yang memproduksi alat musik dengan logo 3 (tiga) garpu tala.
Genichi Kawakami anak pertama kaici kawakami generasi ketiga presiden Nippon Gakki Company Limited (sekarang Yamaha Corporation) lulusan dari sekolah Sekolah Tinggi Takachicho pada maret 1934 dan pada Juli 1937 bergabung dengan Nippon Gakki Company. Dan menduduki generasi Presiden ke empat pada tahun 1950 di usia 38 Tahun.
Pada tahun 1953, “ Saya ingin melakukan percobaan manufaktur mesin sepeda motor” itu kata-kata yang diucapkan oleh Genichi Kawakami (Presiden Yamaha Motor pertama), kemudian Genichi mulai melebarkan usaha ke produk termasuk mesin jahit, auto parts, scooter, kendaraan roda tiga serta sepeda motor. Dan mulai fokus untuk mengembangkan perusahaan pada pasar sepeda motor. Pada periode tersebut ia kerap mengunjungi Amerika untuk mempelajari
peluang di bisnis ini. Riset untuk membangun sepeda motor ia lakukan sampai ke pabrik sepeda motor di Jerman.
“Jika anda membuatnya, maka jadikanlah yang terbaik” adalah motto mereka dalam menciptakan sepeda motor. Semua itu dituangkan pada pembangunan prototype pertama sepuluh bulan kemudian tepatnya bulan Agustus 1954 keluarlah Yamaha YA-1. sepeda motor dengan spesifikasi berpendingin udara, 2-stroke, 125 cc dengan satu silinder mesin.
Setelah selesai sepeda motor tersebut di uji sejauh 10.000 km yang belum pernah dilakukan sebelumnya dan memastikan bahwa kualitasnya adalah kelas atas. Kemudian, pada Tahun 1955 setelah perang dunia II presiden Genichi Kawakami menyadari bahwa untuk membangun kembali Jepang, Negara membutuhkan alat transportasi terjangkau. Akhirnya Yamaha YA-1 alias “Red
Dragonfly” mulai diproduksi dan sangat sukses dipasaran. Dengan keyakinan
tersebut pada tanggal 1 Juli 1955 Yamaha Motor Co,Ltd didirikan dengan jumlah karyawan sebanyak 274 orang, dan sanggup memproduksi 200 unit sepeda motor perbulan.
Pada tahun yang sama Yamaha YA-1 mengikuti acara balap motor terbesar di Jepang, yaitu Mt Fuji Festival dan Asama Highlands Festival. Di debut balapan tersebut berhasil menjuarai di kelas 125 cc. Pada tahun berikutnya kembali Yamaha YA-1 merajai kelas tersebut. Tahun 1956, model kedua YCI siap dilahirkan, dengan 175 cc, silinder tunggal dan dua stroke.
Di tahun 1957 mulai produksi yang pertama YD-1 250 cc, dua stroke
twin merupakan perbaikan dari versi Jerman. Untuk lebih meluaskan pemasaran
Yamaha, pada tahun 1958 mulai merambah pasar Amerika dengan model andalan YD-1 250cc dan MF-150cc. dan ditahun yang sama Yamaha berhasil bertengger di posisi ke 6 pada gelaran balap International Catalina Grand Prix di Amerika Serikat. Genichi berkata, “ Saya percaya bahwa yang paling penting ketika membangun sebuah produk adalah untuk selalu diingat orang yang menggunakannya” dengan kata lain Yamaha selalu mengedepankan kepuasan produsen dalam menciptakan hasil karyanya. Dan dengan visi dan filosofi kejujuran total, Yamaha Motor Company sukses menembus pasar motor dunia.
Genichi Kawakami dengan sejarah panjang Yamaha, di tahun 1982 berhasil menembus 20 juta roll off assembly. Pada 25 Mei 2002 Genichi wafat namun ia menjadi visi hidup di masyarakat melalui produk Yamaha di seluruh dunia.
3.1.2 Sejarah PT. Dwi Kencana Motor
PT. Dwi Kencana Motor merupakan salah satu dealer resmi Yamaha yang terletak di Jl. RS Fatmawati no. 54 CDE, Cilandak, Jakarta Selatan. PT. Dwi Kencana Motor Fatmawati ini sudah berdiri sejak Mei 2005.
PT. Dwi Kencana Motor dibawah naungan bisnis Deta Group milik Dedi Tedja. Deta Group ini mempunyai 6 cabang di Jakarta yaitu: PT Dwi kencana
Motor di Fatmawati, PT. Batavia Motor di Cempaka Putih, PT. General Motor di Pondok Labu, PT. General Motor di Karang tengah, PT. Ratu Sakti Motor di Cibubur, dan PT. Ampera Motor di Ciputat.
PT Dwi Kencana Motor melayani penjualan motor Yamaha, bengkel dan penjualan suku cadang Yamaha. Presiden direktur PT. Dwi Kencana Motor yaitu Bapak Willy Koerniadi, lalu memperkerjakan 55 orang karyawan yang tersebar di bagian Marketing, Finance, Sales Counter dan Service Sparepart.
PT. Dwi Kencana Motor memperkerjakan kurang lebih 56 orang karyawan. Dimana untuk bagian Marketing bertanggung jawab langsung kepada
Branch Manager, sedangkan bagian Administrasi (keuangan) bertanggung jawab
langsung dengan Vise President.
Bagian Marketing dibagi menjadi 2 (dua) tim terpisah, yang dimaksudkan untuk berlomba untuk mencapai target yang ditentukan perusahaan. Setiap tim, dikepalai oleh seorang Supervisor, dan setiap supervisor memilih 1 (satu) orang sales yang mendapatkan prestasi terbaik dalam penjualan motornya untuk dijadikan koordinator, Setiap koordinator membawahi 5 (lima) orang sales atau lebih.
Bagian Sparepart terdiri dari counter sparepart yang mengurusi stock
spareparts motor, dan gudang spareparts, kemudian ada cashier yang melayani
pembayaran service dan membuat laporan penjualan sparepart per harinya. Lalu ada Chief mechanic yang membawahi 4 (empat) orang mekanik yang menangani
Sales counter ada 3 (tiga) orang di PT. Dwi Kencana Motor yaitu Ibu SI,
Ibu RA, dan Ibu FY. Sales counter bertugas untuk melayani konsumen yang datang ke counter untuk membeli motor.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Dwi Kencana Motor
Sumber : Peneliti PRESIDENT DIRECTOR VICE DIRECTOR BRANCH MANAGER BAGIAN ADMINISTRASI
BAGIAN MARKETING BAGIAN
SPAREPART SALES COUNTER ADMIN HEAD Kasir TIM 1 TIM 2 HEAD SPV Faktur HEAD SPV Staff Accounting Staf Operasional Koordinator 1* Koordinator 1* Koordinator 2* Koordinator 2* Counter Sparepart (Ibu Novi) Kasir Ahli Mesin **
Keterangan Gambar:
* Setiap koordinator membawahi kurang lebih 5 (lima) sales.
** Ada 4 orang Mechanic untuk melayani konsumen dan dikepalai oleh seorang
Chief Mechanic.
3.2 Alur kerja yang berlaku
Alur kerja di PT. Dwi Kencana Motor terbagi menjadi 4 bagian yaitu bagian penjualan, bagian administrasi, bagian leasing dan bagian sparepart.
Pada bagian penjualan terdiri dari sales marketing dan sales counter, yang menangani penjualan motor. Setiap konsumen yang datang akan dilayani oleh sales counter atau sales marketing, kemudian sales counter atau sales
marketing mencoba menarik minat konsumen dengan menanyakan motor apa
yang hendak dicari oleh calon konsumen tersebut. Setelah konsumen mengambil keputusan membeli, sales counter akan menulis SPK (Surat Pesanan Kendaraan) dan menerima DP (down payment) sebagai tanda jadi. Sales Counter atau sales
marketing pun berusaha untuk membuat calon konsumen tersebut membeli motor
dengan cara kredit, dikarenakan kredit lebih menguntungkan. Sales counter atau
sales marketing pun mendata konsumen tersebut, data tersebut diberikan kepada leasing untuk diproses.
Sales counter atau sales marketing bertanggung jawab sampai proses
bagian administrasi untuk diproses. Setelah konsumen di survei oleh leasing dan proses kredit disetujui maka sales counter mengecek stock motor, konfirmasi pengiriman ke konsumen dan melakukan pengiriman motor ke rumah konsumen.
Gambar 3.2 Alur kerja pada bagian penjualan PT. Dwi Kencana Motor
NO
YES
Tidak setuju disetujui
Sumber : Peneliti
KONSUMEN DATANG
MENARIK MINAT KONSUMEN
DECISION TULIS SPK KREDIT CASH CEK STOCK JENIS PEMBAYARAN PENGUMPULAN DATA SURVEY DECISION ADA VERIFIKASI DATA CETAK PO DELIVERY ORDER ANTAR KE KONSUMEN TIDAK ADA
Gambar 3.3 Alur kerja pada bagian leasing dan administrasi PT. Dwi Kencana Motor
Sumber : Peneliti
SURVEY
BUAT DENAH RUMAH COLLECT DATA
CETAK PO TTD SURAT KONTRAK
PROSES DATA DI KANTOR
ANALISA TIM KANTOR
DISETUJUI
TIDAK SETUJU
KONFIRMASI DARI KANTOR KE SURVEYOR
DECISION DARI
SURVEYOR TIDAK SETUJU
DISETUJUI KIRIM PO KE DEALER UTK KIRIMUNIT PEMBERITAHUAN KE KONSUMEN
DEALER KIRIM SURAT TAGIHAN KE LEASING
CROSS CHECK LEASING KE KONSUMEN
PENCAIRAN UANG KE DEALER
SPK DITERIMA
DP DITERIMA OLEH ADMIN
BUAT PO BUAT DO PENGIRIMAN MOTOR KONFIRMASI PENGIRIMAN SISA PEMBAYARAN BUAT FAKTUR MENGURUS STNK & BPKP (10-15 hr kerja) STNK & BPKP KELUAR ANTAR STNK & BPKP KE KONSUMEN
Pada bagian leasing, setelah data diterima dari sales counter atau sales
marketing, leasing akan melakukan kroscek pada konsumen akan data-data yang
diterima. Setelah data benar, surveyor akan mendatangi rumah konsumen kemudian mewawancarai konsumen, membuat denah rumah dan menandatangani surat kontrak kemudian data tersebut akan diproses oleh kantor dan keputusan dari kantor sehari setelah surveyor datang kerumah.
Proses kredit bisa saja ditolak oleh leasing apabila data-data tidak lengkap ataupun melihat dari kemampuan konsumen untuk membayar hutang dianggap meragukan. Keputusan proses kredit biasanya dipengaruhi oleh
surveyor yang melakukan survei ke rumah konsumen. Jika proses kredit diterima,
maka dari leasing akan mencetak PO (Purchase Order) ke dealer. Setelah itu barang dikirimkan dealer akan mengirimkan tagihan ke leasing, lalu leasing melakukan pencairan uang dan dibayarkan ke dealer. Jika proses kredit tidak diterima, maka DP akan dikembalikan dan konsumen tersbut tidak dapat membeli motor.
Pada bagian administrasi, setelah menerima DP dari sales counter atau
marketing, maka admin akan membuat PO (purchase order), kemudian
menunggu keputusan dari surveyor, kemuadian membuat DO (delivery order), setelah itu pengiriman motor akan dilakukan. Setelah motor dikirim, pihak administrasi akan melakukan konfirmasi dengan konsumen sebagai pengecekan.
Kemudian, administrasi akan mengirim tagihan kepada leasing untuk pelunasan motor yang telah dikirim. Administrasi akan membuat faktur, dan mempersiapkan STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) dan BPKB (Buku
Pemilik Kendaraan Bermotor). STNK dan BPKB tersebut akan memakan waktu sekitar 10 -15 hari kerja. Setelah STNK dan BPKB keluar, maka pihak dealer akan mengirimkannya kepada konsumen.
Gambar 3.4 Alur kerja pada bagian sparepart PT. Dwi Kencana Motor
YA
YA
Sumber: Peneliti
Bagian Sparepart mengurusi service motor Yamaha. Konsumen yang membeli motor di delaer PT. Dwi Kencana Motor akan mendapatkan free service sebanyak 3 kali. Konsumen yang datang akan ditanya terlebih dahulu keluhan dari motor tersebut, kemudian kerusakan tersebut akan di cek oleh teknisi, kemudian ada konfirmasi kerusakan.
KONSUMEN DATANG
DAFTAR
BERTANYA KELUHAN KONSUMEN
CEK KONDISI MOTOR OLEH MEKANIK
KONFIRMASI KERUSAKAN
TIDAK JADI JADI
CEK SPAREPART
MOTOR DIKERJAKAN OLEH TEKNISI PEMBAYARAN SELESAI TIDAK ADA BARANG TIDAK JADI MENUNGGU (INDEN)
Selanjutnya bagian gudang akan mengecek stock barangnya dulu, jika ada maka motor bisa langsung dikerjakan, bila sparepart tidak ada maka akan dipesan dahulu, tetapi konsumen akan diberitahu jika sparepart tidak ada. Apabila tidak ada barang, konsumen harus inden sebagai tanda jadi terlebih dahulu. Kemudian motor akan langsung dikerjakan oleh teknisi, setelah selesai aka nada konfirmasi pembayaran dari cashier kepada konsumen. Setelah lunas pembayaran motor bisa dibawa pulang oleh konsumen.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Untuk menganalisa permasalahan, peneliti telah mempersiapkan pengumpulan informasi dan data pendukung penelitian yang akan menggunakan metode dan teknik pengumpulan data, dimana kedua hal tersebut akan diuraikan dibawah ini.
a. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilkakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang menanyakan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara (interview
Jenis wawancara yang digunakan dalam penlitian ini adalah wawancara mendalam (indepth interview). Wawancara mendalam yaitu bentuk komunikasi antara dua orang, melibatkan seseorang yang ingin memperoleh informasi dari seseorang lainnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan berdasarkan tujuan tertentu (Mulyana, 2001 : 180).
Peneliti menggunakan teknik wawancara ini dengan terlebih dahulu membuat petunjuk/ pedoman wawancara (interview guide). “Pedoman wawancara biasanya tidak berisi pertanyaan-pertanyaan yang mendetail, tetapi sekedar garis besar tentang data atau informasi apa yang ingin didapatkan dari informan yang nanti dapat dikembangkan dengan memerhatikan perkembangan, konteks dan situasi wawancara” (Pawito, 2007: 133).
Pedoman wawancara tersebut berisi pertanyaan-pertanyaan mengenai hambatan komunikasi organisasi dalam komunikasi ke bawah dan ke atas yang terjadi di PT. Dwi Kencana Motor, sebelum terjun langsung ke lapangan dan melakukan wawancara dengan para informan, yang merupakan pimpinan dan para staff PT. Dwi Kencana Motor. Hal ini dimaksudkan agar peneliti bisa tetap fokus pada permasalahan yang ingin diteliti saat melakukan wawancara.
b. Observasi.
Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap suatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra. (Arikunto, 2002:133). Beberapa informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat), pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian
atau peristiwa, waktu, dan perasaan. Alasan peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik perilaku atau kejadian, untuk menjawab pertanyaan, untuk membantu mengerti perilaku manusia, dan untuk evaluasi yaitu melakukan pengukuran terhadap aspek tertentu melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut.
Pada penelitian ini, peneliti menggunakan participant observation, dimana peneliti ikut dalam kegiatan di lingkungan penelitian. Peneliti melakukan pengamatan terhadap hambatan komunikasi organisasi dalam
downward communication dan upward communication di PT. Dwi Kencana
Motor selama 2 (dua) bulan.
Metode observasi atau pengamatan biasanya dilakukan untuk melacak secara sistematis dan langsung gejala-gejala komunikasi terkait dengan persoalan-persoalan sosial, politis dan cultural masyarakat. Di sini, kata “langsung” memiliki pengertian bahwa peneliti hadir dan mengamati kejadian-kejadian di lokasi penelitian.
Dalam praktek penggunaannya, metode observasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis sesuai dengan tingkat keterlibatan peneliti dalam atau terhadap aktivitas serta proses-proses yang ada dalam masyarakat yang diteliti. “ada dua jenis metode observasi, yaitu observasi dengan ikut terlibat dalam kegiatan organisasi yang akan diteliti (participant observation), dan observasi tidak terlibat (non-participant observation)”. (Pawito, 2007:114-115)
c. Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat, agenda, dan sebagainya. (Arikunto, 2007: 231)
Dokumen digunakan untuk keperluan penelitian menurut Guba dan Lincoln, karena alasan: 1) Dokumen digunakan karena merupakan sumber yang stabil, kaya, dan mendorong, 2) berguna sebagai bukti untuk suatu pengujian, 3) berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya yang alamiah, sesuai dengan konteks, lahir dan berada dalam konteks, 4) dokumen harus dicari dan ditemukan, 5) hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki. (Moleong, 2007:217)
Dalam penelitian ini, dokumen yang digunakan berupa profil PT. Dwi Kencana Motor, struktur organisasi, foto-foto, data penjualan PT. Dwi Kencana Motor per bulannya, serta data-data organisasi lainnya yang dapat mendukung kelancaran penelitian ini. Selain itu peneliti juga mengambil dari berbagai buku literatur maupun karya tulis ilmiah yang berhubungan dengan pembahasan penelitian.
3.3.1 Teknik Pengambilan Informan atau Narasumber
Dalam memilih sampel penelitian kualitatif menggunakan teknik non probabilitas, yaitu suatu teknik pengambilan sample yang tidak didasarkan pada
rumusan statistik tetapi lebih pada pertimbangan subyektif peneliti dengan didasarkan pada jangkauan dan kedalaman masalah yang ditelitinya.
Metode yang digunakan dalam pengambilan sampel menggunakan metode purposive sampling yaitu suatu pengambilan sampel berdasarkan pertimbangan tertentu yang dibuat oleh peneliti sendiri, berdasarkan ciri atau sifat-sifat populasi yang sudah diketahui sebelumnya.
Pada penelitian kualitatif tidak ditujukan untuk menarik kesimpulan suatu populasi melainkan untuk mempelajari karakteristik yang diteliti, baik itu orang ataupun kelompok sehingga keberlakukan hasil penelitian tersebut hanya untuk orang atau kelompok yang sedang diteliti tersebut. Pemilihan sample tidak bergantung pada kuantitas tetapi lebih pada kualitas orang yang akan diteliti yang biasa kita sebut sebagai informan.
Dalam penelitian ini informan atau narasumber yang akan dipilih adalah Bapak SL selaku Branch Manager (Kepala Cabang PT. Dwi Kencana Motor), Bapak AS selaku supervisor dari divisi marketing, Ibu YD selaku kepala keuangan PT. Dwi Kencana Motor, seorang karyawan dari Staf keuangan (sesuai dengan kemauan responden yang tidak mau dituliskan namanya), Ibu RA selaku staf sales counter dan Ibu NV selaku staf divisi sparepart. Alasan penulis memilih ke enam narasumber tersebut, karena (1) informasi dari mereka sudah mewakili informasi secara keseluruhan, (2) orang-orang tersebut memiliki pengetahuan yang luas dengan permasalahan yang diteliti dan, (3) dimaksudkan untuk mengecek keabsahan data atau memiliki nilai validitas yang tinggi.
3.3.2 Profil Informan
Adapun narasumber yang dipilih oleh peneliti yaitu:
1. Nama : Bapak SL
Jabatan : Kepala Cabang PT. Dwi Kencana Motor Lamanya bekerja : 2 tahun.
2. Nama : Bapak AS
Jabatan : Supervisor
Lamanya bekerja : 1 tahun.
3. Nama : Ibu YD
Jabatan : Head Administration Lamanya bekerja : 6 tahun.
4. Nama : Ibu SW
Jabatan : Staff Administrasi Lamanya bekerja : 1 tahun.
5. Nama : Ibu RA
Jabatan : Sales Counter
Lamanya bekerja : 6 tahun.
6. Nama : Ibu NV
Jabatan : Divisi Sparepart Lamanya bekerja : 4 tahun.
3.3.3 Uji Validitas Data
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan trianggulasi untuk mengontrol tingkat keabsahan data yang diperoleh dalam penelitian.Trianggulasi merupakan upaya untuk menunjukkan bukti empirik untuk meningkatkan pemahaman terhadap realitas atau gejala yang diteliti. “Selain itu, trianggulasi juga sangat diperlukan ketika peneliti hendak mengemukakan konsep (construct) atau proposisi-proposisi ilmiah (thesis) yang mengarah pada kesimpulan”. (Pawito,2007:98)
Trianggulasi yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah trianggulasi sumber, yakni menunjuk pada upaya peneliti untuk mengakses sumber-sumber yang lebih bervariasi guna memperoleh data berkenaan dengan persoalan yang sama. Hal ini berarti peneliti bermaksud menguji keakuratan data yang diperoleh dari satu sumber (untuk dibandingkan) dengan data dari sumber yang lain. Peneliti melakukan trianggulasi sumber dengan mewawancarai karyawan PT. Dwi Kencana Motor dari berbagai divisi, dan wawancara dengan
Branch Manager yang mengerti dan memahami komunikasi internal organisasi
terutama downward dan upward communication.
Data-data yang didapat dari wawancara dengan kedua pihak tersebut nantinya akan dikroscekkan dengan data-data atau dokumen-dokumen organisasi. Dari kroscek data tersebut akan diketahui kebenaran mengenai hambatan komunikasi organisasi yang terjadi dalam downward dan upward
Gambar 3.5 Trianggulasi Sumber
Sumber: Peneliti
3.3.4 Teknik Analisis Data
Menurut Patton, teknik analisis data adalah proses kategori urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori dan satuan uraian dasar, ia membedakannya dengan penafsiran yaitu memberikan arti yang signifikan terhadap analisis, menjelaskan pola uraian dan mencari hubungan di antara dimensi-dimensi uraian. (Moleong, 2007:280)
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik analisis data secara umum yang dibagi menjadi tiga langkah yaitu:
a. Reduksi data
Data-data penelitian yang telah dikumpulkan selanjutnya direduksi. Reduksi merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar dari catatan-catatan tertulis di lapangan.
Informan (Branch Manager, Supervisor, Staff Marketing, Administration
Head, Staf Administrasi, Sales Counter, Divisi Sparepart)
Struktur organisasi PT. Dwi Kencana Motor, dan profil
perusahaan.
Hasil observasi (pengamatan di lapangan) dan wawancara
b. Penyajian data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya yaitu diadakan penyajian data. Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yangmemberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Dalam pelaksanaan penelitian, penyajian-penyajian data merupakan suatu cara utama bagi analisis kualitatif yang valid.
c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Data-data dari hasil penelitian setelah direduksi, disajikan langkah terakhir adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Hasil dari data-data yang telah didapatkan dari laporan penelitian selanjutnya digabungkan dan disimpulkan serta diuji kebenarannya. Penarikan kesimpulan merupakan bagian dari suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh sehingga kesimpulan - kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung.
3.4 Permasalahan yang ada
Selama masa observasi atau pengamatan berlangsung, Peneliti melihat bahwa struktur organisasi di PT. Dwi Kencana Motor sudah berjalan dengan baik, akan tetapi masih memiliki kendala khususnya di aliran informasi antara atasan dan bawahan (downward communication) dan sebaliknya antara bawahan kepada atasan. (upward communication).
Masalah yang sering terjadi dalam aliran komunikasi antara atasan dan bawahan (downward communication) yaitu seringkali atasan memberikan
instruksi saja tanpa memberikan kejelasan dari instruksi tersebut, dan ketika karyawan menanyakan kejelasan instruksi, atasan hanya diam saja. Kemudian, masalah lain instruksinya tidak jelas atau tidak lengkap karena tidak diberikan secara langsung. Terkadang banyaknya instruksi membuat karyawan bingung untuk memilih prioritas dari instruksi tersebut, karena atasan hanya mau semua instruksi tersebut dikerjakan dengan segera. Sering terjadi pula persepsi pesan yang tidak sama antara atasan dan karyawannya, sehingga terjadi kekeliruan.
Sedangkan masalah yang terjadi dalam aliran komunikasi antara bawahan kepada atasan (upward communication) yaitu pegawai yang tidak mau terbuka dan menyembunyikan pikiran mereka ketika mendapatkan kesulitan. Seringkali karyawan menganggap bahwa atasan tidak tertarik dan tidak mau mendengarkan keluhan karyawan ataupun seringkali atasan tidak merespon keluhan tersebut. Apabila karyawan memberikan ide atau saran yang membangun seringkali tidak ada penghargaan yang diberikan dari atasan. Selain itu alasan manajer tidak ada di tempat dan sulit dihubungi, sehingga komunikasi sulit terjadi menjadi salah satu permasalahan di PT. Dwi Kencana Motor.
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Melaui penelitian ini, peneliti mencoba mencarikan sebuah solusi untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam aliran informasi antara atasan dan bawahan (downward communication) dan sebaliknya antara bawahan kepada atasan (upward communication).
Alternatif pemecahan masalah untuk aliran informasi atasan dan bawahan (downward communication) yaitu pimpinan atau manajer hendaklah mau memberikan informasi kepada karyawan apabila karyawan bertanya. Jika pimpinan atau manajer tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka maka perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya. Pimpinan atau manajer juga harus bisa menyempatkan waktu untuk berkomunikasi dengan karyawannya, seperti bertukar pikiran atau mengevaluasi pekerjaan bersama.
Pimpinan atau manajer harus dapat menurunkan egonya ketika berbicara dengan karyawannya. Pimpinan harus dapat menempatkan waktu yang benar, kapan perlu berlaku tegas, dan mendengarkan dengan baik kesulitan karyawan. Pimpinan juga harus dapat memberikan spesialisasi pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan karyawannya dan bersikap bijak kepada karyawannya.
Alternatif pemecahan masalah untuk aliran informasi antara bawahan kepada atasan (upward communication) yaitu pegawai harus terbuka dengan atasan dengan menciptakan komunikasi yang baik, sehingga jika ada permasalahan tidak menggangu kinerja, melainkan bisa mencari solusi bersama dengan bercerita kepada atasan. Karyawan pun harus bisa membaca situasi dan kondisi pimpinan atau manajer, yang mungkin saja sedang banyak masalah dan emosinya tidak stabil. Jadi ketika pimpinan atau manajer tidak memberikan respon jangan bertanya berulang-ulang jika melihat emosinya sedang tidak stabil.
Sebagai karyawan juga memiliki hak untuk berpendapat sehingga cobalah untuk memberikan masukan kepada pimpinan atau manajer apabila ada
kesalahan yang dilakukan oleh atasan, beri masukan bahwa pendapat atau ide karyawan yang menarik sebaiknya diberikan penghargaan. Jika pimpinan atau manajer tidak ada di tempat atau sibuk diluar dan karyawan memang ada urusan yang penting, sebaiknya karyawan mencoba menghubungi atasan melalui telepon genggam (HP) dan meminta kesediaan pimpinan atau manajer untuk menerima telepon karena ada hal yang mendesak. Hendaknya karyawan jangan berpikir negatif akan tindakan yang belum dicoba.
