Konsepdasar E.r.p 11/1/2012. M a t e r i. PengertianDeskripsi..Enterprise

(1)

1

K

onsep

d

asar

ERP 2011| Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, M.T

E.r.p

M a t e r i

2 Pengertian Deskripsi Definisi-Definisi Karakteristik Sistem Sejarah dan LatarBelakang

Manfaat dan Alasan Implementasi ERP Kendala penerapan ERP

ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

ERP singkatan dari 3 elemen kata :

Enterprice Perusahaan / Organisasi Resource Sumber daya

Planning Perencanaan

Tiga kata ini mencerminkan konsep yang

berujung pada kata kerja yaitu ‘Planning’,

yang berarti ERP menekankan kepada aspek

perencanaan.

PengertianDeskripsi

_..Enterprise

Kata enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil seperti café, hingga bisnis raksasa seperti perusahaan telekomunikasi.

Secara konseptual, enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu, yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.

(2)

5

Sudut pandang enterprise ini berbeda dengan sudut pandang organisasi atau perusahaan yang bersifat tradisional.

Sudut pandang tradisional, organisasi/perusahaan Unit dengan fungsi tertentu Departement Dalam sudut pandang enterprice, keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing departemen adalah subsistem.

6

Tradisional TradisionalTradisional

Tradisional EnterpriseEnterpriseEnterpriseEnterprise

- Isolasi Informasi

Informasi yang dihasilkan oleh masing-masing departemen, hanya akan dibaca oleh top management itu sendiri dan tidak dimanfaatkan oleh dept. lain. Setiap dept. bergerak dengan arah dan sasaran masing-masing, karena tidak mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lainnya.

- Transparansi Informasi

Masing-masing departemen mengetahui apa yang dikerjakan oleh departemen lain, mengapa hal itu dikerjakan, dan apa yang harus dilakukan untuk mendukung pekerjaan tersebut sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

..Resource

7

Dalam kaitannya dengan enterprise,

resource dapat berupa aset perusahaan

yang melewati aset keuangan, sumber daya

manusia, konsumen, supplier, order,

teknologi, dan juga strategi.

Istilah sumber daya ini melebar meliput

semua hal yang menjadi tanggung jawab

dan tantangan manajemen untuk dikelola

agar menghasilkan keuntungan.

8

Jadii…..ERP dapat dideskripsikan sebagai,

sebuah konsep untuk merencanakan

dan mengelola sumber daya organisasi

agar dapat dimanfaatkan secara

optimal untuk menghasilkan nilai

tambah bagi seluruh pihak yang

berkepentingan (stake holder), atas

(3)

..DefinisiDefinisi

9

“ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi dalam perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen” (Davenport, 1998)

“Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi”(Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000)

“Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer, 1998)

ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT 10 ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

“ERP System are computer based system designed to process an organization’s transaction and facilitate integrated and real time planning, production, and customer response. In particular ERP system will be assumed to have certain characteristics” (Daniel O’leary, 2004)

ERP integrated (or attempt to integrate) all data and processes of an organization into a single unified system. A typical ERP system will use multiple components of computer software and hardware to archieve the integration. A key ingredient of most ERP system is the use of a single, unified database to store data for the various system modules” (Wikipedia)

Front-Office Back-Office C U S T O M E R S S U P P L I E R S Coorporate Reporting Human Resource Management Sales And Distribution Service Application Financial Application Manufacturing Application Inventory Management

..

Karakteristik

Sistem

ERP is a

Back Office System

not Front Office System

Example : e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

(4)

13

Kata integrasi yang sering disebut-sebut

dalam konsep ERP ini berhubungan dengan

interpretasi sebagai berikut:

Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis

Metode dan teknik berkomunikasi

Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis Koordinasi operasi bisnis

ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT 14 ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

Daniel O’Leary juga menambahkan beberapa karakteristik tertentu yang idealnya ada pada sistem ERP, yaitu:

Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan, Memadukan sebagian besar dari proses bisnis, Memproses sebagian besar dari tansaksi perusahaan,

Menggunakan database perusahaan secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja, Memungkinkan akses data secara real time,

..continue

15

Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan,

Menunjang sistem multimata uang dan bahasa yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional, Memungkinkan penyesusaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

16

ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, Produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan.

Sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,

manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

(5)

17

Sekitar awal tahun 1998, ERP masih merupakan istilah yang sayup-sayup terdengar di beberapa perusahaan dan orang-orang yang berkutat di sektor manufaktur.

Wujud ERP yang sering hadir secara fisik menjadi sebuah paket software membuat ERP sering ditafsirkan secara sederhana yaitu sebuah “software”

LatarBelakang

Latar Belakang ERP(2)

18

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik hardware dan software sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi

Peranan perangkat teknologi dalam konsep ERP selain sebagai fasilitator juga karena perangkat teknologi dapat memberikan nilai tambah berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi dan otomasi proses.

Manfaat dan Alasan

Implementasi ERP

Manfaat Penerapan ERP

ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien,

ERP memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan,

(6)

Manfaat Penerapan ERP(2)

21

ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah,

ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP manajemen tidak hanya mampu menjawab

pertanyaan “Bagaimana keadaan kita?”; tetapi juga mampu menjawab pertanyaan “Apa yang kita kita kerjakan untuk menjadi lebih baik?”

Manfaat Penerapan ERP(3)

22

ERP membantu melancarkan pelaksanaan

manajemen Supply Chain dengan kemampuan

memadukannya.

Secara keseluruhan sistem ERP diharapkan

dapat meningkatkan tulang punggung

fungsionalitas, baik pada bagian operasional

maupun antarmuka dengan konsumen secara

simultan.

23

MANFAAT CARA MENDAPATKAN

Akses informasi yang andal

DBMS yang fleksibel, data yang konsisten dan akurat, sistem pelaporan yang lebih baik Menghindari duplikasi

data dan operasi

Modul-modul yang mengakses data dari satu database terpusat, sehingga menghindari proses pemasukan dan modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda yang menyebabkan duplikasi Mempercepat waktu

pemrosesan data

Meminimalisasi waktu pengambilan data dan pembuatan laporan

ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT 24

MANFAAT(lanj) CARA MENDAPATKAN

Mengurangi biaya Menghemat waktu,

mengingkatkan kontrol dengan melakukan analisis menyeluruh terhadap keputusan

organisasional

Kemudahan adaptasi Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah Meningkatkan

skalabilitas

Struktur sistem yang bersifat modular dan modah di kostumisasi

(7)

25

MANFAAT(lanj) CARA MENDAPATKAN

Kemudahan pemeliharaan

Dukungan pernajual sistem yang berjangka panjang

Pengembangan Global Ekstensi modul meliputi

SCM(Supply Chain Management) dan CRM(Customer Relationship Management)

E-commerce Bisnis internet, kultur kolaboratif

Nilai Manfaat vs Investasi

26

Banyak organisasi memilih dan mengembangkan

sistem ERP dengan berbagai alasan strategis

bersifat tangible (terhitung) dan intagible(tidak

terhitung).

Dalam beberapa kasus, perhitungan

pengembalian investasi(return of invesment –

ROI) lebih banyak ditekankan pada aspek

intangible dan manfaat yang bersifat strategis.

Indikasi Pengembalian Investasi

Penghematan biaya operasi,

Karena ERP mengurangi, bahkan mungkin

menghilangkan usaha percuma dan duplikasi

data.

Salah satu studi menunjukan bahwa 33%

perusahaan memperoleh penghematan biaya

dalam manajemen pesanan penjualan, dan 34%

mengatakan bahwa sistem ERP mereka sangat

mengurangi kebutuhan jumlah karyawan

Indikasi Pengembalian Invetasi(2)

Peningkatan jumlah penjualan,

Karena sistem ERP dapat membantu arus

barang dan jasa dengan lebih cepat

Menambah daya saing,

Karena ada beberapa perusahaan yang tidak

menggunakan sistem ERP kadang-kadang

terpaksa ditutup karena tidak mampu bersaing

dengan perusahaan yang menggunakan ERP

(8)

29

Namun demikian, tetap saja sulit untuk mengukur

keuntungan ini karena manfaat-manfaat tersebut

terjadi dalam waktu yang lama.

Sedangkan dalam kurun waktu tersebut mungkin

saja ada faktor lain dalam bisnis yang

mempengaruhi keuntungan dan aspek biaya dalam

operasional perusahaan.

Sehingga sulit mengisolasi pengaruh mana yang

hanya disebabkan oleh implementasi ERP !

Contoh kasus implementasi ERP

30

Perusahaan pembuat mesin fax dan fotocopy Pengembalian Investasi ERP didapat hampir secara langsung berupa pengurangan biaya operasi total sebesal 28%,

Kenaikan penjualan sebesar 4% (dari $ 4 milliar per tahun) dan

Peningkatan akurasi agen penjualan sebesar 41%, yang berarti meningkatkan kepuasan pelanggan.

Contoh kasus Impementasi ERP(2)

31

Toro, pedagang besar dari Pabrik pemotong rumput Memperoleh keuntungan dari implementasi ERP dalam jangka panjang

Toro menghabiskan biaya US$ 25 juta untuk sistem ERP untuk 4 tahun

Diperoleh penghematan sebesar US$10 juta dalam bentuk pengurangan persediaan barang, sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan persediaan, pergudangan dan metode distribusi.

Kendala dalam Implementasi ERP

32

Memakan waktu

Cara mengatasi : meminimalisasi isu sensitif, politik internal dan ciptakan konsensus umum

Mahal

Cara mengatasi : memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan

Kesesuaian modul

Cara mengatasi : arsitektur dan komponen dari sistem yang harus dipilih harus sesuai dengan proses bisnis, kultur dan sasaran strategis organisasi

(9)

Kendala dalam Implementasi ERP(2)

33

Kebergantungan pada vendor

Cara mengatasi : pertimbangkan pilihan single vs multivendor, pertimbangkan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan komitmen dukungan dalam jangka waktu yang cukup panjang

Fitur dan kompleksitas

Cara mengatasi : Pilih modul dan fitur yang benar-benar yang diperlukan oleh organisasi

Kendala dalam Implementasi ERP(3)

34

Skalabilitas dan kompabilitas global

Cara mengatasi : perhatikan investasi vendor di bidang riset dan pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk dan layanan, dan

pertimbangkan sistem yang dapat berjalan di internet

Pengembangan kemampuan

Cara mengatasi : pertimbangkan aplikasi perantara (middleware) dan pengembangan modul, misalnya SCM/CRM

Strategi Evaluasi dan Pemilihan

Paket Sistem ERP

Mekanisme Pengambilan Keputusan

1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai

dengan membuat pernyataan dan sasaran yang ingin dicapai

2. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan masalah. Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki rumusan masalah.

3. Mendefinisikan Alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan di definisikan

(10)

Mekanisme Pengambilan Keputusan(2)

37

4. Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi

5. Memilih salah satu solusi

6. Implementasi solusi yang sudah dipilih

7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan

Metode Pengembangan Sistem ERP

38

METODE KELEBIHAN KEKURANGAN

Membangun sendiri(In House)

Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal dan lama Membangun sendir dengan tambahan dari vendor Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal dan lama

Best of breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor

Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik

Sulit

menggabungkan antarmodul, lama dan tidak efisien

Metode Pengembangan Sistem ERP(2)

39

Modifikasi sistem dari vendor Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor Biasanya lebih lama Memilih modul-modul tertentu dari sistem vendor

Risiko lebih rendah, relatif cepat dan murah Jika kemudian sistem dikembangkan , akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biaya lebih mahal

Metode Pengembangan Sistem ERP(3)

40

Menerapkan sistem vendor dengan lengkap

Cepat, lebih murah, efisien Tidak Fleksibel Application Service Provider(APS), menyerahkan implementasi pada perusahaan penyedia jasa

Risiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubah

Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat di luar perkiraan

(11)

Aspek Evaluasi

41

1. Modul

Pada banyak organisasi biasanya terjadi kesenjangan antara prosedur pada modul dengan kondisi yang ada.

Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan rekayassa ulang proses bisnis(dari segi organisasi) dan kostumisasi dan pengembangan dari paket aplikasi yang ada.

Dalam mewujudkan usaha ini, kedua sisi (paket modul) maupun organisasi harus berdifat fleksibel agar dicapai titik temu yang ideal.

Aspek Evaluasi(2)

42

2. Flexibilitas

Merupakan alasan utama pentingnya evaluasi atas konsep teknologi dan arsitektur sistem ERP

Flexibilitas ini memungkinkan kita untuk berfokus pada satu sistem atau alternatif sistem dan teknologi yang lain

Flexibilitas juga berarti kita dapat menambahkan beberapa modul dan antarmuka pada paket ERP yang dipilih, sehingga menghemat biaya integrasi

Aspek Evaluasi(3)

3. Metode Implementasi

Meliputi pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP.

Jalan tengahnya adalah adopsi beberapa modul paket ERP, kostumisasi dan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Kriteria Evaluasi Paket Sistem ERP

Kesesuaian Fungsionalitas (Fungtional Fit) Dukungan (Support) • Dukungan infrastruktur • Pelatihan • Dokumtasi Fleksibilitas (Flexibility) • Kostumisasi

• Upgrade yang fleksibel

• Internasionalisasi • Kemudahan Penggunaaan • Arsitektur • Skalabilitas • Keamanan • Antarmuka • Sistem Operasi • Independent Database Kontinuitas (Continuity) • Struktur Proyek • Aktivitas Komunitas • Transparansi • Frekuensi Update Kematangan (Maturity) • Status pengembangan • Situs referensi

(12)

Kriteria Evaluasi Paket Sistem ERP(2)

45

Functional Fit

Kesesuaian fungsional memandang fungsional sistem ERP dari prespektif perusahaan.

Flexibility,

Berperan menjembatani antara kesenjangan fungsional paket ERP dengan kondisi di organisasi. Feksibilitas juga mencakup kemudahan penggunaan dan administrasi, dan kebebasan terhadap platform tertentu.

FLEXIBILITY

46

• Kostumisasi

• High Level, meliputi editing dan metadata

• Low Level, dilakukan oleh pengembang (programmmer)

• Upgrade yang fleksibel

• Idealnya upgrade pada sistem utama tidak mengakibatkan kostumisasi atau adaptasi baru.

• Internasionalisasi

• Sistem harus mendukung berbagai bahasa, skema akuntansi dan biaya yang beragam, dan beberapa situs lokasi perusahaanb yang tersebar (multiple site)

• Kemudahan Penggunaaan

• Kemudahan penggunaan sangat berpegaruh pada kemungkinan kustomisasi, penerimaan dari pengguna sistem(user acceptance), biaya pelatihan dan operasional.

FLEXIBILITY(2)

47

• Arsitektur

• Umumnya sistem ERP memiliki arsitektur 2 atau 3 tingkatan(tier)

• Skalabilitas

• Sistem harus mendukung volum transaksi dalam jumlah besar dengan waktu tanggap yang konstan. Skalabilitas sangat bergantung pada arsitektur, atau pada teknologi aplikasi server dan database yang digunakan.

• Keamanan

• Sistem keamanan harus mendukung diterapkannya mekanisme keamanan untuk berbagai tingkat akses yang berbeda.

FLEXIBILITY(2)

48

• Antarmuka

• Kemudahan sistem untuk berhubungan dengan sistem lain atau untuk saling bertukar data

• Sistem Operasi

• Kebebasan untuk menjalankan sistem ERP pada berbagai flatform.

• Independent Database

• Tingkat kebebasan yang besar pada database biasanya berdampak pada minimnya fitur yang disediakan oleh database.

• Bahasa Pemrograman

(13)

Implementasi Sistem ERP

49 ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

Faktor Penentu Keberhasilan

50

Sebagai pedoman untuk menilai atau menentukan target keberhasilan implementasi sistem ERP, biasanya ditetapkan sekumpulan faktor utama yang dianggap sebagai tolok ukur keberhasilan yang ingin di capai.

Faaktor-faktor ini lazim disebut dengan Critical

Success Factor (CSF)

Faktor Penentu Keberhasilan(2)

1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis

2. Komitment dari seluruh jajaran manajemen

3. Manajemen proyek implementasi yang baik

4. Tim implementasi yang baik

5. Dapat mengatasi isu-isu teknik

6. Rekayasa ulang proses bisnis

7. Komitmen organisasi untuk berubah

8. Pendidikan dan pelatihan intensif

9. Data yang Akurat

10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif

11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya

12. Dapat mengatasii isu multi-site

Langkah-langkah Implementasi

Secara garis besar tahapan implementasi sistem ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan implementasi sistem informasi lainnya.

1. Membangun organisasi tim proyek

2. Menentukan pendekatan implementasi

3. Membangun rencana implementasi

4. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya

(14)

Siklus Hidup Implementasi ERP

53

Fase 1 : Perencanaan

Fase 2 : Analisis

Fase 3 : Desain

Fase 4 : Implementasi

Fase 5 : Dukungan Teknis

ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT 54

Aktivitas Implementasi ERP

NO AKTIVITAS TANGGAL

1 Peluncuran Proyek

2 Penyelesaian set-up Prototype 3 Pelatihan tim implementasi 4 Penyelesaian modifikasi desain 5 Persetujuan proses secara fungsional

6 Analisis kebutuhan hardware dan perhitungan kapasitas 7 Penyelesaian modifikasi antarmuka dan laporan

8 Pembuatan dokumentasi end user dan prosedur pendukung 9 Penentuan keputusan apakah sistem akan digunakan/tidak 10 Mulai pelatihan end user

11 Penyelesaian konversi data

12 Go Live! (sistem digunakan secara langsung)

Evaluasi dan Pemeliharaan

55 ERP 2011 | Sesi 01 | Noveriza Yuliasari, MT

Evaluasi dan Pengukuran Kinerja

56

Evaluasi terhadap kinerja sistem ERP dapat dilakukan dalam dua sudut pandang berdasarkan pendekatan ukuran yang digunakan

Evaluasi Finansial

Evaluasi keuangan menekankan pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan

Evaluasi Teknis

Evaluasi teknis terhadap kerja ERP berfokus pada kriteria teknis. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur, tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implemtasi ERP

(15)

Jenis Pemeliharaan Sistem

57

Korektif

Aplikasi tambahan, penambahan objek baru

Troubleshooting, menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user

Adaptif

Transfer, implemtasi fitur baru Testing, pengujian setelah perubahan

Modifikasi/peningkatan fitur, kostumisasi internal Otorisasi, perubahan/pengelolaan password

Penyesuaian antar muka, implementasi antarmuka dengan software lain

Jenis Pemeliharaan Sistem(2)

58

Perfektif

Upgrade Versi : penyesuaian, perencanaan dan implementasi versi baru

Preventif

Administrasi, Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup dan error log

Monitoring Alur Kerja, penelusuran aliran aktivitas pemeliharaan

Antisipasi Kegagalan

Kegagalan ERP biasanya disebabkan oleh integrasi sistem, tidak ada kesesuaian antara orang, proses, dan teknologi.

Beberapa peluang kegagalan yang perlu di antisipasi:

Implementasi yang didasari oleh sistem berpeluang gagal dibandingkan yang didasari oleh bisnis User kurang terlatih

Tidak dapat memahami bagaimana aplikasi enterprice dapat mengubah bisnis

User belum menyadari bahwa semua tindakan pada sistem dapat berpengaruh pada operasional perusahaan Kesenjangan pengetahuan antara pelatihan dan aktual

Estimasi Biaya dan

(16)

Estimasi Biaya

61

Total Cost of Ownership (TCO) adalah besarnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan sistem ERP.

Biaya ini dihitung mulai dari inisiatif awal adanya kebutuhan sistem hingga pemeliharaan sistem yang sudah berjalan

Komponen TCO dapat dilihat dari 2 sisi, yaitu:

Berdasarkan pemisahan komponen

Direct cost dan Indirect Cost

Berdasarkan tipe pengeluaran biaya

One Time cost dan ongoing annual cost

Direct Cost

62

Direct Cost(Biaya langsung) meliputi biaya software, lisensi, kontrak dukungan teknis dan konsultasi. Biaya konsultasi meliputi : implementasi, pendidikan, pelatihan, dam kostumasi sistem.

Termasuk didalamnya biaya pelunasan software Pada umumnya sistem tidak dibeli secara tunai, tetapi pembayaran dilakukan secara bertahap, semakin lama pembayaran maka semakin besar biaya pelunasan.

Indirect Cost

63

Indirect Cost terutama terdiri atas biaya untuk membayar honor/gaji karyawan yang akan

mendukung sistem(termasuk para pengguna sistem). Biasanya Indirect cost lebih besar dari direct cost (sekitar 2.5x direct cost), dan meliputi biaya tenaga kerja yang dikerahkan untuk implementasi dan migrasi ke sistem ERP.

Biaya tenaga kerja ini meliputi juga tenaga kerja yang termasuk pada perencanaan proyek dan pelatihan.

Contoh Estimasi TCO

64

Diambil dari implementasi ERP di Gonzaga University tahun 1997

KOMPONEN BIAYA %

Direct Cost

…..Software dan Lisensi 29

..…Hardware 4

…...Pelunasan pembayaran 9 Indirect Cost

……Pelatihan Staff Teknologi Informasi 6 ……Pelatihan pengguna siste 52

TOTAL 100

(17)

One Time Cost

65

Klasifikasi ini berdasarkan pada frekuensi pengeluaran biaya.

One Time Cost adalah biaya yang dikeluarkan satu kali dalam suatu proyek implementasi ERP.

Biaya ini terdiri dari:

Pembelian Software Pembelian/Upgrade

Konsultasi dengan pihak eksternal Biaya tenaga kerja internal

One Time Cost(2)

66

Pembelian Software

Harga paket software ERP dari vendor internasional berkisar $30.000 untuk paket berukuran kecil hingga jutaan dolar untuk paket berukuran besar .

Selain harga paket, biaya software dapat meliputi software untuk sistem, pengembangan dan kostumisasi software atau integrasi dengan aplikasi lain

Pembelian/Upgrade

Ada kemungkinan terjadi pergantian/upgrade atas software yang sudah ada.

Jika perusahaan sudah memiliki infrastruktur jaringan komputer yang memadai, biasanya paket standar tidak banyak memerlukan hardware baru.

One Time Cost(3)

Konsultasi dengan pihak eksternal

Bantuan dari pihak luar meliputi konsultasi dan pelatihan untuk implementasi paket ERP.

Jasa ini disediakan oleh vendor software, agen penjual, ataupun grup konsultan independen

Biaya tenaga kerja internal

Banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan di dalam perusahaan ketika memulai implementasi ERP, yang meliputi: pelatihan, membuat prosedur internal penggunaan sistem, membuat kostumisasi laporan dan aplikasi,

menyiapkan data, konsultasi dengan konsultan eksternal, dan per temuan rutin tim proyek

Ongoing Annual Cost

Biaya ini meskipun angkanya relatif tidak terlalu besar dibandingkan dengan komponen one time cost Tetapi jika tidak berhati-hati nilainya bisa melebihi one time cost terutama jika setelah implementasi ternyata banyak perubahan atau kesalahan fungsional sistem

Biaya ini terdiri dari:

Pemeliharaan Software Pemeliharaan Hardware

Konsultasi dengan pihak eksternal Tenaga kerja internal

(18)

Ongoing Annual Cost(2)

69

Pemeliharaan Software

Perjanjian dukungan teknis dengan vendor software Upgrade software

Kostumisasi akibat adanya update software versi baru

Pemeliharaan Hardware

Biaya yang muncul akibat adanya perubahan/penambahan fitur agar fitur tertentu dapat berjalan.

Konsultasi dengan pihak eksternal

Perbaikan proses bisnis, fungsional software baru atau yang kurang berfungsi, dan pelatihan karyawan baru

Tenaga kerja internal

Pelatihan berkesinambungan terhadap karyawan

R.O.I.

70

Salah satu faktor yang paling sulit dalam manajemen proyek implementasi sistem informasi adalah perhitungan estimasi biaya dan ROI.

Estimasi biaya dan ROI dapat dijadikan salah satu variabel pengukuran kinerja proyek, untuk melihat sejauh mana kecermatan perencanaan proyek dan bagaimana realisasinya.

ROI adalah rasio antara keuntungan proyek dan biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut.

Untuk kasus implementasi ERP perhitungan ini tidak mudah, karena sering keuntungan yang didapat tidak dapat dihitung secara kualitatif dan berbagai sebab lainnya.

Pertimbangan Perhitungan ROI

71

1. Alasan Pemilihan Software/Sistem Tertentu

2. Dampak Kedalaman Proyek

3. Anggaran Proyek Keseluruhan

4. Perkiraan Waktu Penyelesaian Proyek

5. Manfaat Potensial Proyek

6. Manfaat yang didapat dari Proyek di Waktu Mendatang

Hasil Riset atas Perhitungan ROI

72

1. Hanya sepertiga perusahaan melakukan perhitungan ROI terhadap semua investasi Teknologi Informasi;

2. Dari kelompok yang melakukan perhitungan ROI, secara virtuak perhitungan dilakukan di awal proyek untuk memperkirakan pembelanjaan projek;

3. Sebagian besar organisasi percaya bahwa manfaat tidak terhitung(intangible) penting bagi perhitungan ROI dan manfaat intangible ini perlu diberikan nilai tertentu untuk dimasukan dalam perhitungan ROI;

(19)

Hasil Riset atas Perhitungan ROI(2)

73

4. Meskipun banyak yang mengalami kesulitan perhitungan ROI, hanya sedikit yang meminta bantuan pihak luar;

5. Sebagian besar kalangan profesional merasa perhitungan ROI mereka gagal menangkap nilai proyek secara keseluruhan

6. Sebagian besar profesional merasa kesulitan memperhitungkan ROI yang dikaitkan dengan investasi Teknologi Informasi

Hasil Riset atas Perhitungan ROI(3)

74

7. Dari perusahaan –perusahaan yang mengeluarkan investasi untuk sistem ERP diperoleh fakta bahwa: Kurang dari setengahnya melakukan perhitungan ROI terhadap proyek

Dari mereka yang melakukan perhitungan, mayoritas menyatakan bahwa mereka berhasil mencapai ROI atau ROI yang diperoleh lebih besar dari yang diharapkan.

Software ERP

Sekarang ini terdapat sekitar ratusan jenis software ERP berbagai fitur, versi, skala dan kemampuan. Beberapa vendor penyedia software tersebut ada yang membuat sistem ERP untuk bebagai jenis industri, tetapi ada juga yang spesifik untuk tipe industri tertentu.

Dalam perkembangannya, beberapa perusahan vendor ERP melakukan merger untuk meningkatkan kualitas produk mereka

Contohnya Oracle(yang semula perusahaan penyedia database) bergabung dengan Peoplesoft dan J.D

(20)

77

Terdapat beberapa kategori software ERP, antara lain:

Berdasarkan dukungan terhadap jenis proses pada manufaktur

Jenis produk yang didukung dan k

Kemampuan pada dukungan bisnis perusahaan berdasarkan ukuran perusahaan(kecil, mengah dan besar)

Vendor yang mendominasi pasar penyedia ERP di dunia internasional antara lain: SAP, Oracle, IFS, MGFPro dan banyak lagi

Selain software komersial terdapat juga software yang bersifat opensource