BAB 4 EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

(1)

89

EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

4.1 Rencana Kerja Evaluasi

Proses evaluasi dilakukan terhadap sistem informasi PT. BOC Gases Indonesia. Evaluasi dilakukan dengan diawali membuat rencana kerja yang berisi mengenai penjelasan tahapan-tahapan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dengan berbagai teknik yang dibutuhkan seperti kuesioner, wawancara, dan observasi.

Berikut adalah rencana kerja yang dibuat :

Tabel 4.1 Rencana Kerja Evaluasi

Aktivitas Data yang dikumpulkan Metode Melakukan survei terhadap

lokasi yang akan digunakan untuk melakukan penelitian dan evaluasi

Mendapatkan perusahaan untuk melakukan penelitian dan evaluasi

Observasi.

Membuat surat permohonan melakukan penelitian / surat survei.

Mendapat persetujuan survei pada PT. BOC Gases Indonesia.

Menyerahkan surat pengantar survei dari universitas kepada staff bagian Human resourch Development ( HRD ).

(2)

Aktivitas Data yang dikumpulkan Metode Meminta penjelasan dan

mengamati gambaran tentang proses bisnis yang berjalan di perusahaan.

Mendapatkan data-data yang diperlukan dari PT. BOC Gases Indonesia. Seperti Company Profile, Struktur organisasi, job description prosedur sistem berjalan, Akte Notaris perusahaan.

Observasi, wawancara

Membuat daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada perusahaan terkait dengan evaluasi terhadap sistem yang digunakan.

Mendapatkan jawaban berupa data tentang kondisi di perusahaan

Observasi, Kuesioner, Wawancara

Mengecek dan Mengamati gambaran arsitekur sistem informasi yang berjalan serta tampilan layar aplikasi yang ada.

Mengetahui spesifikasi hardware, software, database, network yang digunakan. Mendapatkan tampilan layar, serta security sistem yang ada di perusahaan.

Observasi dan wawancara dengan staf TI perusahaan.

Melakukan perhitungan, analisa, dan evaluasi berdasarkan jawaban hasil kuesioner dan wawancara

Menentukan Maturity Model, hasil perhitungan dan evaluasi dengan masing-masing bagian terkait.

Perhitungan Maturity Model

Membuat rekomendasi dan mengusulkan perbaikan jika terdapat temuan yang berpotensi merugikan perusahaan

Memberikan rekomendasi dan

improvement kepada perusahaan

(3)

4.2 Kriteria Pengukuran Informasi

Kriteria yang dilakukan dalam melakukan evaluasi sistem informasi penjualan pada PT.BOC GASES INDONESIA adalah sebagai berikut :

1. Plan and Organise (PO)

I. PO1 Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)

- PO1.1 IT Value Management (Manajemen Manfaat TI) - PO1.2 Business-IT Alignment (Penyusunan Bisnis TI)

- PO1.3 Assessment of Current Capability and Performance (Penilaian Kapabilitas dan Performansi Terkini)

- PO1.4 IT Strategic Plan (Rencana Strategis TI) - PO1.5 IT Tactical Plans (Rencana Taktis TI)

- PO1.6 IT Portfolio Management (Pengaturan Portofolio TI) II. PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur

Informasi)

- PO2.1 Enterprise Information Architecture Model (Model Arsitektur Informasi Perusahaan)

- PO2.2 Enterprise Data Dictionary and Data Syntax Rules (Kamus Data dan Peraturan Sintaks Data Perusahaan)

- PO2.3 Data Classification Scheme (Skema Klasifikasi Data) - PO2.4 Integrity Management (Pengelolaan Integritas)

III. PO3 Determine Technological Direction (Menetapkan Arah Teknologi) - PO3.1 Technological Direction Planning (Perencanaan Arah

(4)

- PO3.2 Technology Infrastructure Plan (Rencana Infrastruktur Teknologi)

- PO3.3 Monitor Future Trends and Regulations (Mengawasi Tren dan Regulasi Mendatang)

- PO3.4 Technology Standards (Standar Teknologi) - PO3.5 IT Architecture Board (Dewan Arsitektur TI)

IV. PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Keterkaitan TI)

- PO4.1 IT Process Framework (Kerangka Kerja Proses TI) - PO4.2 IT Strategy Committee (Komite Strategi TI)

- PO4.3 IT Steering Committee (Panitia Kerja TI)

- PO4.4 Organisational Placement of the IT Function (Penempatan Organisasional Fungsi TI)

- PO4.5 IT Organisational Structure (Struktur Organisasional TI)

- PO4.6 Establishment of Roles and Responsibilities (Membangun Peran dan Tanggung Jawab)

- PO4.7 Responsibility for IT Quality Assurance (Tanggung Jawab akan Jaminan Kualitas TI)

- PO4.8 Responsibility for Risk, Security and Compliance (Tanggung Jawab akan Resiko, Keamanan dan Kepatuhan) - PO4.9 Data and System Ownership (Kepemilikan Data dan

Sistem)

(5)

- PO4.11 Segregation of Duties (Pembagian Tugas) - PO4.12 IT Staffing (Pemilihan Staf TI)

- PO4.13 Key IT Personnel (Personel TI Kunci)

- PO4.14 Contracted Staff Policies and Procedures (Kebijakan dan Prosedur Staf Kontrak)

- PO4.15 Relationships (Keterkaitan)

V. PO5 Manage the IT Invesment (Mengelola Investasi TI)

- PO5.1 Financial Management Framework (Kerangka Kerja Pengelolaan Keuangan)

- PO5.2 Prioritisitation Within IT Budget (Prioritasi Terhadap Pembiayaan TI)

- PO5.3 IT Budgeting (Pembiayaan TI)

- PO5.4 Cost Management (Pengelolaan Biaya) - PO5.5 Benefit Management (Pengelolaan Manfaat) VI. PO6 Communicate Management Aims and Direction

(Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)PO6.1 IT Policy and Control Environment (Kebijakan dan Lingkungan Kontrol TI)

- PO6.2 Enterprise IT Risk and Control Framework (Kerangka Kerja Resiko dan Kontrol TI Perusahaan)

- PO6.3 IT Policies Management (Manajemen Kebijakan TI) - PO6.4 Policy, Standard and Procedures Rollout (Penjabaran

Kebijakan, Standar dan Prosedur)

- PO6.5 Communication of IT Objectives and Direction (Komunikasi Tujuan dan Arah TI)

(6)

VII. PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia TI)

- PO7.1 Personnel Recruitment and Retention (Perekrutan dan Penahanan Personel)

- PO7.2 Personnel Competencies (Kompetensi Personel) - PO7.3 Staffing of Roles (Pemilihan Staf Peran)

- PO7.4 Personnel Training (Pelatihan Personel)

- PO7.5 Dependence Upon Individuals (Ketergantungan Antar Individu)

- PO7.6 Personnel Clearance Procedures (Prosedur Pembersihan Personel)

- PO7.7 Employee Job Performance Evaluation (Evaluasi Performansi Kerja Pegawai)

- PO7.8 Job Change and Termination (Perubahan dan Pemberhentian Kerja)

VIII. PO8 Manage Quality (Mengelola Kualitas)

- PO8.1 Quality Management System (Sistem Manajemen Kualitas)

- PO8.2 IT Standards and Quality Practices (Standar dan Praktek Kualitas TI)

- PO8.3 Development and Acquisition Standards (Standar Pengembangan dan Akuisisi)

- PO8.4 Customer Focus (Fokus Pelanggan)

(7)

- PO8.6 Quality Measurement, Monitoring and Review (Pengukuran, Pengawasan dan Tinjauan Kualitas)

IX. PO10 Manage Projects (Mengelola Proyek)

- PO10.1 Programme Management Proyek (Pengelolaan Program Kerangka Kerja)

- PO10.2 Project Management Proyek (Pengelolaan Kerangka Kerja Proyek)

- PO10.3 Project Management Approach (Pengelolaan Pendekatan Proyek)

- PO10.4 Stakeholder Commitment (Komitmen Stakeholder) - PO10.5 Project Scope Statement (Pernyataan Ruang Lingkup

Proyek)

- PO10.6 Project Phase Initiation (Tahap Permulaan Proyek) - PO10.7 Integrated Project Plan (Perencanaan Proyek yang

Terintegrasi )

- PO10.8 Project Resources (Sumberdaya Proyek)

- PO10.9 Project Risk Management (Pengelolaan Resiko Proyek)

- PO10.10 Project Quality Plan (Perencanaan Kualitas Proyek) - PO10.11 Project Change Control (Pengendalian Perubahan

Proyek)

- PO10.12 Project Planning Of Assurance Methods (Metode Jaminan Terhadap Perencanaan Proyek)

(8)

- PO10.13 Project Measurement Reporting and Monitoring (Pengukuran Kinerja Proyek, Pelaporan dan Pengawasan ) - PO10.14 Project Closure (Penutupan Proyek)

2. Acquire and Implement (AI)

I. AI1 Identify Automated Solutions (Mengidentifikasi Solusi Otomatis) - AI1.1 Definition and Maintenance of Business Functional and

Technical Requirements (Definisi dan Pemeliharaan Fungsi Bisnis dan Persyaratan Teknis)

- AI1.2 Risk Analysis Report (Laporan Analisis Resiko)

- AI1.3 Feasibility Study and Formulation of Alternative Courses of Action (Penelitian Kemudahan dan Perumusan

Rangkaian Tindakan Alternatif)

- AI1.4 Requirements and Feasibility Decision and Approval - (Keputusan dan Persetujuan Persyaratan dan Kemudahan) II. AI2 Acquire and Maintain Apllication Software (Mendapatkan dan

Memelihara Aplikasi Perangkat Lunak)

- AI2.1 High-level Design (Rancangan Tingkat Tinggi) - AI2.2 Detailed Design (Rancangan Terperinci)

- AI2.3 Application Control and Auditability (Kontrol dan Auditabilitas Aplikasi)

- AI2.4 Application Security and Availability (Keamanan dan Ketersediaan Aplikasi)

(9)

- AI2.5 Configuration and Implementation of Acquired Application Software (Konfigurasi dan Implementasi Aplikasi Perangkat Lunak yang Didapat)

- AI2.6 Major Upgrades to Existing Systems (Kenaikan Tingkat yang Besar terhadap Sistem yang Ada)

- AI2.7 Development of Application Software (Pengembangan Aplikasi Perangkat Lunak)

- AI2.8 Software Quality Assurance (Jaminan Kualitas Perangkat Lunak)

- AI2.9 Applications Requirements Management (Manajemen Persyaratan Aplikasi)

- AI2.10 Application Software Maintenance (Pemeliharaan Aplikasi Perangkat Lunak)

III. AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi)

- AI3.1 Technological Infrastructure Acquisition Plan (Rencana Akuisisi Infrastruktur Teknologis)

- AI3.2 Infrastructure Resource Protection and Availability (Perlindungan dan Ketersediaan Sumber Daya Infrastruktur) - AI3.3 Infrastructure Maintenance (Pemeliharaan

Infrastruktur)

- AI3.4 Feasibility Test Environment (Lingkungan Uji Kemungkinan Pengerjaan)

(10)

IV. AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)

- AI4.1 Planning for Operational Solutions (Perencanaan untuk Solusi Operasional)

- AI4.2 Knowledge Transfer to Business Management (Pemindahan Pengetahuan ke Manajemen Bisnis)

- AI4.3 Knowledge Transfer to End Users (Pemindahan Pengetahuan ke Pengguna Akhir)

- AI4.4 Knowledge Transfer to Operations and Support Staff (Pemindahan Pengetahuan ke Staf Operasi dan Pendukung) V. AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)

- AI5.1 Procurement Control (Kontrol Perolehan)

- AI5.2 Supplier Contract Management (Manajemen Kontrak Penyalur)

- AI5.3 Supplier Selection (Seleksi Penyalur)

- AI5.4 IT Resources Acquisition (Akuisisi Sumber Daya TI) VI. AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)

- AI6.1 Change Standards and Procedures (Standar dan Prosedur Perubahan)

- AI6.2 Impact Assessment, Prioritisation and Authorisation (Penilaian, Prioritisasi dan Kewenangan Dampak)

- AI6.3 Emergency Changes (Perubahan Darurat)

- AI6.4 Change Status Tracking and Reporting (Penelusuran dan Pelaporan Status Perubahan)

(11)

- AI6.5 Change Closure and Documentation (Penutupan dan Dokumentasi Perubahan)

VII. AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan Perubahan)

- AI7.1 Training (Pelatihan)

- AI7.2 Test Plan (Rencana Uji)

- AI7.3 Implementation Plan (Rencana Implementasi) - AI7.4 Test Environment (Lingkungan Uji)

- AI7.5 System and Data Conversion (Pengalihan Sistem dan Data)

- AI7.6 Testing of Changes (Pengujian Perubahan) - AI7.7 Final Acceptance Test (Uji Penerimaan Akhir) - AI7.8 Promotion to Production (Promosi ke Produksi)

- AI7.9 Post-implementation Review (Tinjauan Paska-implementasi)

3. Deliver and Support (DS)

a. DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengelola Tingkat Layanan)

- DS1.1 Service Level Management Framework (Kerangka Kerja Manajemen Tingkat Layanan)

- DS1.2 Definition of Services (Definisi Layanan)

- DS1.3 Service Level Agreements (Kesepakatan Tingkat Layanan)

(12)

- DS1.4 Operating Level Agreements (Kesepakatan Tingkat Operasi)

- DS1.5 Monitoring and Reporting of Service Level Achievements (Mengawasi dan Melaporkan Perolehan

Tingkat Layanan)

- DS1.6 Review of Service Level Agreements and Contracts (Mengulas Kesepakatan dan Kontrak Tingkat Layanan)

b. DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Pelayanan Pihak Ketiga)

- DS2.1 Identification of All Supplier Relationships (Mengidentifikasi Semua Hubungan Penyalur)

- DS2.2 Supplier Relationship Management (Manajemen Hubungan Penyalur)

- DS2.3 Supplier Risk Management (Manajemen Resiko Penyalur)

- DS2.4 Supplier Performance Monitoring (Pengawasan Performansi Penyalur)

c. DS3 Manage Performance and Capacity (Mengelola Kinerja dan Kapasitas)

- DS3.1 Performance and Capacity Planning (Perencanaann Performansi dan Kapasitas)

- DS3.2 Current Performance and Capacity (Kinerja dan Kapasitas Terkini)

(13)

- DS3.3 Future Performance and Capacity (Kinerja dan Kapasitas di Masa Depan)

- DS3.4 IT Resources Availability (Ketersediaan Sumber Daya TI)

- DS3.5 Monitoring and Reporting (Mengawasi dan Melaporkan)

d. DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Layanan yang Berkelanjutan)

- DS4.1 IT Continuity Framework (Kerangka Kerja Keberlanjutan TI)

- DS4.2 IT Continuity Plans (Rencana Keberlanjutan TI) - DS4.3 Critical IT Resources (Sumber Daya TI yang Kritis) - DS4.4 Maintenance of the IT Continuity Plan (Pemeliharaan

Rencana Keberlanjutan TI)

- DS4.5 Testing of the IT Continuity Plan (Menguji Rencana Keberlanjutan TI)

- DS4.6 IT Continuity Plan Training (Pelatihan Rencana Keberlanjutan TI)

- DS4.7 Distribution of the IT Continuity Plan (Distribusi Rencana Keberlanjutan TI)

- DS4.8 IT Services Recovery and Resumption (Pemulihan dan Penerusan Layanan TI)

- DS4.9 Offsite Backup Storage (Penyimpanan Cadangan di Luar)

(14)

- DS4.10 Post-resumption Review (Tinjauan Paska Penerusan) e. DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)

- DS5.1 Management of IT Security (Manajemen Keamanan TI)

- DS5.2 IT Security Plan (Rencana Keamanan TI) - DS5.3 Identity Management (Manajemen Identitas)

- DS5.4 User Account Management (Manajemen Rekening Pengguna)

- DS5.5 Security Testing, Surveillance and Monitoring (Pengujian, Pengamatan dan Pengawasan Keamanan)

- DS5.6 Security Incident Definition (Definisi Insiden Keamanan)

- DS5.7 Protection of Security Technology (Perlindungan Teknologi Keamanan)

- DS5.8 Cryptographic Key Management (Manajemen Kunci Kriptografi)

- DS5.9 Malicious Software Prevention, Detection and Correction (Pencegahan, Deteksi dan Perbaikan Piranti Lunak

yang Jahat)

- DS5.10 Network Security (Keamanan Jaringan Kerja)

- DS5.11 Exchange of Sensitive Data (Pertukaran Data yang Sensitif)

f. DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)

(15)

- DS6.1 Definition of Services (Definisi Layanan) - DS6.2 IT Accounting (Penghitungan TI)

- DS6.3 Cost Modelling and Charging (Percontohan Biaya dan Penetapan Harga)

- DS6.4 Cost Model Maintenance (Pemeliharaan Contoh Biaya) g. DS7 Educate and Train Users (Mendidik dan Melatih Pengguna)

- DS7.1 Identification of Education and Training Needs (Identifikasi Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan)

- DS7.2 Delivery of Training and Education (Penyaluran Pelatihan dan Pendidikan)

- DS7.3 Evaluation of Training Received (Evaluasi Pelatihan yang Diterima)

h. DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengelola Bagian Layanan dan Insiden)

- DS8.1 Service Desk (Bagian Layanan)

- DS8.2 Registration of Customer Queries (Pendaftaran Keraguan Pelanggan)

- DS8.3 Incident Escalation (Kenaikan Insiden) - DS8.4 Incident Closure (Penutupan Insiden)

- DS8.5 Reporting and Trend Analysis (Pelaporan dan Analisis Tren)

i. DS10 Manage Problems (Mengelola Masalah)

- DS10.1 Identification and Classification of Problems (Identifikasi dan Klasifikasi Masalah)

(16)

- DS10.2 Problem Tracking and Resolution (Pelacakan dan Resolusi Masalah)

- DS10.3 Problem Closure (Penutupan Masalah)

- DS10.4 Integration of Configuration, Incident and Problem Management (Integrasi Konfigurasi, Insiden dan Manajemen Masalah)

j. DS11 Manage Data (Mengelola Data)

- DS11.1 Business Requirements for Data Management (Persyaratan Bisnis untuk Manajemen Data)

- DS11.2 Storage and Retention Arrangements (Pengaturan Penyimpanan dan Retensi)

- DS11.3 Media Library Management System (Sistem Manajemen Perpustakaan Media)

- DS11.4 Disposal (Pembuangan)

- DS11.5 Backup and Restoration (Cadangan dan Restorasi) - DS11.6 Security Requirements for Data Management

(Persyaratan Keamanan untuk Manjemen Data)

k. DS12 Manage the Physical Environment (Mengelola Lingkungan Fisik)

- DS12.1 Site Selection and Layout (Pemilihan Tempat dan Tata Ruang)

- DS12.2 Physical Security Measures (Pengukuran Keamanan Fisik)

(17)

- DS12.4 Protection Against Environmental Factors (Perlindungan Dari Faktor Lingkungan)

- DS12.5 Physical Facilities Management (Manajemen Fasilitas Fisik)

l. DS13 Manage Operations (Mengelola Operasional)

- DS13.1 Operations Procedures and Instructions (Prosedur dan Instruksi Operasi)

- DS13.2 Job Scheduling (Penjadwalan Pekerjaan)

- DS13.3 IT Infrastructure Monitoring (Pengawasan Infrastruktur TI)

- DS13.4 Sensitive Documents and Output Devices (Dokumen dan Peralatan Hasil yang Sensitif)

- DS13.5 Preventive Maintenance for Hardware (Pemeliharaan Preventif untuk Piranti Keras)

4. Monitor and Evaluate (ME)

a. ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerja TI)

- ME1.1 Monitoring Approach (Pendekatan Pengawasan) - ME1.2 Definition and Collection of Monitoring Data

(Definisi dan Koleksi Pengawasan Data)

- ME1.3 Monitoring Method (Metode Pengawasan) - ME1.4 Performance Assessment (Penilaian Performansi) - ME1.5 Board and Executive Reporting (Pelaporan Dewan dan

(18)

- ME1.6 Remedial Actions (Tindakan Perbaikan) b. ME4 Provide IT Governance (Menyediakan Tata Kelola TI)

- ME4.1 Establishment of an IT Governance Framework (Menetapkan Kerangka Kerja Tata Kelola TI)

- ME4.2 Strategic Alignment (Penyusunan Strategis) - ME4.3 Value Delivery (Penyaluran Nilai)

- ME4.4 Resource Management (Manajemen Sumber Daya) - ME4.5 Risk Management (Manajemen Resiko)

- ME4.6 Performance Measurement (Pengukuran Kinerja) - ME4.7 Independent Assurance (Jaminan Mandiri)

4.3 Evaluasi Kriteria Pengukuran Yang Dilakukan

Berikut ini adalah hasil evaluasi kriteria pengukuran yang dilakukan pada PT.BOC GASES INDONESIA :

PO1 Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)

Perencanaan strategis TI diperlukan untuk mengelola dan memimpin semua sumber daya TI seiring dengan strategi dan prioritas bisnis. Fungsi Teknologi Informasi dan pemegang saham bisnis bertanggung jawab untuk menjamin hasil yang optimal direalisasikan dari proyek.

(19)

Tabel 4.2 Kuesioner PO1

NO PERTANYAAN PILIHAN

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC telah membuat perencanaan terhadap TI yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dalam bidang TI?

√

2 Apakah pihak manajemen PT.BOC sudah menyadari perlunya perencanaan strategis di bidang TI untuk menunjang perusahaan?

√

3 Apakah PT.BOC telah memiliki penilaian performasi di bidang TI untuk pemberian solusi – solusi dan layanan terhadap customer?

√

4 Apakah PT.BOC sudah memiliki perencanaan strategis di bidang TI untuk jangka panjang ke depan?

√

5 Apakah PT.BOC telah memiliki perencanaan jangka pendek terhadap TI yang menjelaskan tentang kebutuhan TI, penggunaan sumber daya TI?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, proses dari PO1

(Define IT Strategic Plan) berada pada posisi Maturity Level 3 yaitu, Defined. Dimana perusahaan telah menetapkan suatu perencanaan

startegis TI dalam rangka menunjang kegiatan bisnisnya, telah ada kegiatan operasional perusahaan dan template program yang siap dijalankan oleh perusahaan. Dan karakteristik untuk Defined, yaitu: terdapat suatu kebijakan yang ada pada perusahaan bahwa perusahaan telah memiliki dan menjalankan perencanaan strategis TI. Perencanaan strategis TI telah di dokumentasikan dan diketahui oleh seluruh staf. Keseluruhan dari proses perencanaan startegis TI yang mencakup

(20)

pendefinisan resiko bahwa organisasi akan memutuskan dalam mengambil inovasi atau mengikuti yang sudah ada. Perencanaan strategi TI harus lebih didiskusikan lagi dalam rapat yang diadakan oleh setiap manajemen.

PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)

Proses ini memperbaiki kualitas keputusan manajemen dengan meyakinkan bahwa informasi yang disediakan dapat diandalkan dan aman, dan memungkinkan sumber daya informasi sistem yang memungkinkan untuk membandingkan strategi bisnis secara wajar.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC sudah memiliki sistem arsitektur informasi dalam bidang TI yang dapat mendukung aktivitas yang konsisten dengan rencana TI yang akan dibuat?

√

2 Apakah PT.BOC telah melakukan pengelompokan data dalam sistem dan aplikasi untuk memudahkan penguna sistem dalam mengelola data yang ada?

√

3 Apakah PT.BOC telah memiliki prosedur tentang pengamanan perusahaan dalam mengontrol akses terhadap kepemilikan data dan informasi yang ada?

√

4 Apakah PT.BOC telah mempunyai prosedur yang dimiliki perusahaan untuk memastikan integritas data yang ada guna menjaga kerahasiaan dan keutuhan data?

(21)

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, proses dari PO2

(Defined the Information Architecture) berada pada Maturity level 3

yaitu, Defined. Perusahaan telah menetapkan suatu arsitektur informasi yang jelas, sudah ada standarisasi dan hal ini dapat dilihat pada prosedur yang ada di perusahaan. Integritas data yang ada di perusahaan pun telah di jaga dengan baik. Hak akses yang dilakukan perusahaan tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang, hanya yang mempunyai hak akses yang dapat melakukan kegiatan perusahaan. Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : telah adanya tanggung jawab dalam pemahaman informasi arsitektur telah diakui untuk diberikan dan di komunikasikan secara jelas. Terdapat keterkaitan prosedur, peralatan dan teknik, walaupun tidak sempurna namun sudah ada standarisasi dan didokumentasikan sebagai bagian dari aktivitas pelatihan di luar prosedur. Kebijakan dasar arsitektur informasi sudah dikembangkan, termasuk beberapa kebutuhan perencanaan strategi, namun untuk memenuhi kebijakan, standar dan peralatan tidak diterapkan secara konsisten. Adanya Fungsi administrasi data yang diterapkan secara formal dalam menentukan luasnya ukuran organisasi serta adanya laporan akan pelayanan dan penggunaan arsitektur informasi. Peralatan yang telah diotomatisasikan sudah mulai digunakan, tetapi proses dan peraturan yang sudah lama ditetapkan oleh database software berdasarkan penawaran dari vendor. Rencana pelatihan formal sudah dikembangkan, tapi pelatihan yang resmi hanya berdasarkan inisiatif para individu itu sendiri.

(22)

PO3 Determine Technological Direction (Menetapkan Arah Teknologi)

Fungsi pelayanan informasi menentukan jurusan teknologi untuk membantu bisnis. Ini memerlukan pembentukan suatu rencana teknologi infrastruktur dan dewan arsitektur yang menetapkan dan mengelola tujuan secara jelas dan realistis. Apakah teknologi bisa memberikan syarat – syarat dari produk, mekanisme pelayanan dan pengiriman.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC telah memiliki perencanaan dan strategis untuk menganalisa arah dan tujuan TI di perusahaan agar sesuai dengan tujuan organisasi bisnis perusahaan?

√

2 Apakah PT.BOC telah mempunyai rencana dan taktikal terhadap infrastruktur TI untuk dapat bersaing dan meningkatkan kinerja bisnis perusahaan?

√

3 Apakah PT.BOC telah melakukan proses monitoring terhadap teknologi informasi dan infrastruktur guna menjaga keabsahan data yang ada?

√

4 Apakah pihak PT.BOC telah menetapkan forum TI yang dapat memberikan solusi yang konsisten, efektif dan aman guna memberi panduan bagi pemilihan teknologi?

√

5 Apakah pihak PT.BOC telah menetapkan dewan arsitektur TI guna memberikan garis besar arsitektur dan nasehat pada aplikasinya?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan proses dari PO3

(23)

Repeatable but Intuitive, dimana pada perusahaan telah mempunyai

perencanaan arah strategis di bidang TI, agar sesuai dengan tujuan perusahaan, perencanaan ini telah dilakukan oleh Linde Group selaku naungan dari PT. BOC Gases Indonesia, yang kemudian diterapkan di perusahaan ini. Namun belum terdapatnya dewan/komite TI di PT. BOC Gases Indonesia tidak menjadi kendala, karena di lingkungan global (Linde Group) yang menaungi PT. BOC Gases Indonesia telah memilikinya, dan dewan/komite TI tersebut mengakomodir kebutuhan anggota Linde Group di setiap wilayah bagian. Dan karakteristik untuk

Repeatable but Intuitive ialah sebagai berikut : Kebutuhan dan

kepentingan dari perencanaan teknologi sudah di komunikasikan. Perencanaan meliputi taktis dan fokus pada hasil solusi untuk masalah teknis, daripada penggunaan teknologi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Evaluasi dari perubahan teknologi telah ditinggalkan untuk beberapa individu yang berbeda yang intuitif namun memiliki proses yang sama. Para staf memperoleh keterampilan mereka dalam perencanaan teknologi melalui pembelajaran dan diulang pada penerapan teknisnya. Teknik umum yang biasa digunakan dan standar adalah pengembangan yang timbul dalam komponen infrastruktur.

PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Keterkaitan TI)

Organisasi Teknologi Informasi ditetapkan dengan mempertimbangkan syarat-syarat bagi staf, ketrampilan, fungsi,

(24)

pertanggung jawaban, kekuasaan, tugas, tanggung jawab, dan pengawasan. Proses-proses, kebijakan-kebijakan administratif dan prosedur-prosedur semuanya berada pada tempatnya untuk semua fungsi, dengan perhatian spesifik untuk mengkontrol, kepastian mutu, pengelolaan resiko, keamanan informasi, kepemilikan data dan sistem, dan pemisahan tugas/kewajiban.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC telah membuat kerangka kerja proses TI yang terintegrasi dengan sistem manajemen kualitas guna meningkatkan kinerja proses bisnis yang ada?

√

2 Apakah PT.BOC telah membentuk komite strategis TI yang memastikan bahwa bagain TI yang ada berhubungan dengan bagian – bagian yang lain?

√

3 Apakah PT.BOC telah memiliki panitia kerja di bidang TI yang terdiri dari eksekutif untuk menentukan prioritasi program investasi berkemampuan TI yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan?

√

4 Apakah PT.BOC telah menetapkan fungsi TI pada struktur organisasi internal perusahaan?

√

5 Apakah PT.BOC telah memiliki divisi TI secara internal dalam struktur organisasi perusahaan untuk menangani masalah – masalah dapat di timbulkan dalam penggunaan TI?

√

6 Apakah PT.BOC telah menetapkan peran dan tanggung jawab untuk personal TI dan pengguna akhir untuk memenuhi kebutuhan perusahaan?

√

7 Apakah PT.BOC memberikan jaminan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem TI yang ada?

(25)

NO PERTANYAAN PILIHAN 0 1 2 3 4 5

8 Apakah PT.BOC telah memiliki manajemen resiko dan keamanan TI untuk menjaga keamanan informasi didalam sistem yang ada?

√

9 Apakah PT.BOC telah memiliki prosedur yang diterapkan perusahaan dalam hal kepemilikan sistem, data, dan informasi agar menjamin keamanan data yang ada?

√

10 Apakah PT.BOC telah melaksanakan praktek supervisor di fungsi TI untuk memastikan peran dan tanggung jawab pada semua masing – masing bagian?

√

11 Apakah PT.BOC sudah menetapkan pembagian tugas,di mana setiap karyawan hanya melakukan tugas dan tanggung jawab yang relevan terhadap pekerjaannya?

√

12 Apakah PT.BOC memiliki persyaratan dan perekrutan khusus dalam memilih staf TI?

√

13 Apakah PT.BOC memiliki cadangan personal TI untuk mengganti staf TI yang kurang kinerjanya?

√

14 Apakah PT.BOC telah mempunyai prosedur yang ditetapkan perusahaan mengenai kesepakatan kerja dengan konsultan/personel yang mendukung fungsi TI?

√

15 Apakah PT.BOC telah memiliki prosedur yang dilakukan perusahaan dalam membangun hubungan komunikasi antar personal atau fungsi yang di lakukan secara interaktif?

√

(Define the IT Processes, Organisation and Relationships) berada pada Maturity Level 2 yaitu, Repeatble but Intuitive. Telah adanya penetapan

(26)

fungsi TI pada struktur organisasi internal perusahaan namun semua kerangka kerja proses TI yang terintergrasi dengan sistem menejemen kualitas tidak berada pada PT. BOC Gases Indonesia itu sendiri, tetapi berada pada Linde group secara global namun telah dijalankan oleh PT. BOC Gases Idonesia. Sudah ada penetapan pembagian tugas,di mana setiap karyawan hanya melakukan tugas dan tanggung jawab yang relevan terhadap pekerjaannya tetapi tidak adanya cadangan personal TI untuk mengganti staff TI yang kurang kompeten. Dan karakteristik untuk

Repeatable but Intuitive ialah sebagai berikut : Fungsi TI yang telah

diorganisasikan dan direspon secara taktis namun tidak konsisten untuk kebutuhan pelanggan dan hubungan dengan vendor. Kebutuhan akan sebuah organisasi yang terstruktur dan manajemen vendor telah dikomunikasikan, tapi keputusan adalah tetap bergantung kepada pengetahuan dan keterampilan dari masing-masing individu. Terdapat suatu teknik umum untuk mengelola TI di dalam organisasi dan hubungan dengan vendor.

PO5 Manage the IT Investment (Mengelola Investasi TI)

Sebuah kerangka dibuat dan dipelihara untuk mengelola program investasi Teknologi Informasi dan yang meliputi biaya, keuntungan, prioritasisasi dalam anggaran, proses penganggaran dan pengelolaan berdasarkan anggaran yang formal.

(27)

0 1 2 3 4 5

1 Apakah Manajemen PT.BOC telah memiliki sebuah kerangka kerja finansial untuk mengelola biaya investasi TI yang berhubungan dengan portofolio tujuan bisnis perusahaan?

√

2 Apakah PT.BOC telah mempunyai suatu implementasi proses pengambilan keputusan terhadap prioritasisasi alokasi biaya TI agar sesuai dengan anggaran yang dimiliki oleh perusahaan?

√

3 Apakah manajemen PT.BOC telah memiliki prosedur untuk membangun dan mengembangkan sistem pembiayaan terhadap investasi TI yang mencakup operasional dan pemeliharaan infrastruktur TI di perusahaan ini?

√

4 Apakah manajemen PT.BOC telah memiliki suatu implementasi pengelolaan biaya untuk memproses biaya yang akan dikeluarkan terhadap anggaran yang sesuai dengan perusahaan, dimana pengelolaan anggaran ini harus dimonitor dan dilaporkan penggunaannya?

√

5 Apakah manajemen PT.BOC telah mempunyai prosedur pemrosesan untuk melakukan pemantauan terhadap benefit (keuntungan) yang diperoleh dari penyediaan dan pemeliharaan investasi TI?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan pada proses PO5

(Manage IT Invesment) berada pada Maturity Level 3, yaitu Defined,

dimana pada bagian TI dan penjualan di perusahaan telah mampu mengelola investasi dengan baik, sudah terdapat prosedur dan standar yang dilakukan oleh para petinggi dari PT. BOC Gases Indonesia, perhitungan anggaran biaya dan manfaat akan adanya investasi akan TI

(28)

telah berjalan, hal ini ditandai bahwa PT. BOC telah mengganti semua sistem aplikasi lama mereka dengan aplikasi baru yaitu SAP. Mereka telah melakukan suatu investasi di bidang TI terhadap semua proses bisnisnya. Hal ini sesuai dengan karakteristik sebagai berikut : Kebijakan dan proses untuk biaya informasi telah di tetapkan, didokuntasikan dan di komunikasikan serta melapisi bisnis utama dan issu teknologi. Pembiayaan TI telah disesuaikan dengan strategi TI dan perencanaan bisnis. Proses pemilihan investasi dan biaya TI telah di bentuk dan di dokumentasikan .

PO6 Communicate Management Aims and Direction

(Mengkomunikasikan Arah dan Tujuan Manajemen)

Manajemen mengembangkan kerangka kontrol enterprise Teknologi Informasi dan menetapkan serta menyampaikan kebijakan-kebijakan. Program komunikasi yang berlangsung terus-menerus dilaksanakan untuk mengutarakan misi, tujuan pelayanan, kebijakan-kebijakan dan prosedur, yang disetujui oleh manajemen. Komunikasi mendukung prestasi dari tujuan TI dan menjamin kesadaran dan pengertian bisnis dan risiko, tujuan dan arah TI.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC telah memiliki lingkungan pengendalian untuk manfaat TI, resiko, nilai etika dan kompetensi staf yang mendorong kerjasama antar divisi?

(29)

2 Apakah PT.BOC telah memiliki manajemen resiko terhadap TI dan pengendalian TI perusahaan?

√

3 Apakah PT.BOC telah memiliki prosedur tentang cara perusahaan melakukan pengembangan fungsi TI untuk mempertahankan serangkaian kebijakan pendukung strategi TI?

√

4 Apakah PT.BOC telah memiliki prosedur yang dilakukan perusahaan dalam penggunaan kontrol yang ada?

√

5 Apakah pihak PT.BOC telah melakukan pelatihan terhadap penggunaan TI? √

(Communicate Management Aims and Direction) berada pada Maturity Level 2 yaitu : Repeatable but Intuitive. Perusahaan telah memiliki

lingkungan pengendalian untuk manfaat TI, resiko, nilai etika dan kompetensi staf yang mendorong kerjasama antar divisi. Telah memiliki manajemen resiko terhadap TI dan pengendalian TI perusahaan namun kebijakan yang di ambil perusahaan itu semua berdasarkan Lindie group secara global. Telah ada prosedur yang dilakukan perusahaan dalam penggunaan kontrol yang ada, serta telah melakukan pelatihan terhadap penggunaan TI. Untuk Repeatable but Intuitive ialah sebagai berikut : Kebutuhan dan keperluan informasi yang efektif adalah kontrol terhadap lingkungan yang mutlak harus dipahami oleh manajemen, tetapi sebagian besar adalah praktek yang tidak formal. Kebutuhan untuk pengendalian kebijakan, perencanaan dan prosedur telah dikomunikasikan oleh

(30)

manajemen, tetapi pengembangan diserahkan kepada kebijakan individu dan manajer dan area bisnis yang terkait. Kualitas telah diakui sebagai sebuah keinginan untuk diikutsertakan, akan tetapi praktiknya masih belum dapat untuk dilaksanakan oleh masing masing individu. Pelatihan dasar diperlukan untuk masing-masing individu sebagai pemenuhan kebutuhan.

PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia TI)

Tenaga kerja yang kompeten diperoleh dan dipertahankan untuk kreasi dan pengantaran pelayanan TI kepada bisnis. Ini tercapai dengan mengikuti ketetapan dan penerapan yang disetujui dahulu yang membantu perekrutan, pelatihan, mengevaluasi performa, kenaikan pangkat dan perberhentian hubungan kerja. Proses ini adalah kritis, karena orang adalah aset yang penting, dan penentuan dan kontrol lingkungan internal sangat tergantung atas motivasi dan kompetensi personalia yang memenuhi persyaratan bisnis.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah pihak manajemen perusahaan sudah mempunyai pengembang TI terhadap SDM yang ada?

√

2 Dalam melakukan pengembangan TI, apakah pihak perusahaan sudah menyadari pentingnya SDM dalam pengembangan TI?

(31)

3 Apakah pihak manajemen taleh melakukan pelatihan – pelatihan terhadap SDM yang ada guna meningkatkan kinerja perusahaan?

√

4 Apakah perusahaan telah memiliki prosedur untuk menetapkan persyaratan mengenai latar belakang SDM yang ada?

√

5 Apakah pihak manajemen perusahaan telah melakukan evaluasi kinerja pegawai secara rutin?

√

6 Apakah perusahaan telah memiliki prosedur yang dilakukan perusahaan jika ada pemindahan tanggung jawab dan pencabutan hak akses terhadap karyawan perusahaan?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dari proses PO7

(Manage IT Human Resources) berada pada Maturity Level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Perusahaan telah melakukan pengelolaan

sumber daya TI, namun masih terbatas, pada personil TI, namun hal itu tidak menjadi masalah, karena personil TI yang ada hanya melakukan

help desk dan support terhadap system yang diterapkan oleh Linde Group

yang menaungi PT. BOC. Dan karakteristik untuk Repeatable but

Intuitive ialah sebagai berikut : Terdapat pendekatan taktis untuk

merekrut dan mengelola personal TI, dan diikuti oleh kebutuhan proyek yang spesifik, daripada pemahaman tentang keseimbangan akan tenaga terampil untuk internal dan eksternal perusahaan. Belum ada prosedur pelatihan yang dilakukan untuk menerima personil baru.

(32)

PO8 Manage Quality (Mengelola Kualitas).

QMS adalah pengembangan dan perawatan yang termasuk bukti perkembangan dan proses akuisisi dan standar. Hal ini diaktifkan oleh perencanaan, pelaksanaan dan mempertahankan QMS dengan memberikan kualitas persyaratan yang jelas, prosedur dan kebijakan.

Tabel 4.9 Kuesioner PO 8

NO PERNTANYAAN PILIHAN

0 1 2 3 4 5

1 Apakah pihak manajemen perusahaan memiliki sistem manajemen yang berkualitas yang dapat bertanggung jawab dalam mengawasi, mengukur, dan meningkatkan keefektifan dalam TI yang dihasilkan?

√

2 Apakah perusahaan telah mempunyai prosedur untuk mengidentifikasi dan memelihara kualitas TI yang ada agar sesuai dengan arahan dari organisasi?

√

3 Apakah perusahaan memiliki standar pengembangan dan akuisisi terhadap sumber daya TI yang ada?

√

4 Apakah perusahaan telah memiliki prosedur tentang pelayanan terhadap customer agar sesuai dengan kebutuhan customer?

√

5 Apakah pihak perusahaan telah melakukan pengecekkan ulang terhadap pekerjaan yang sudah dilakukan?

√

6 Apakah perusahaan telah memiliki prosedur yang dilakukan perusahaan dalam mengukur, mengawasi, dan tinjauan kualitas yang telah diberikan kepada customer?

√

(Manage Quality) berada pada Maturity Level 3, yaitu Defined. Sudah

(33)

bertanggung jawab dalam mengawasi, mengukur, dan meningkatkan keefektifan dalam TI yang dihasilkan dan telah mempunyai prosedur untuk mengidentifikasi dan memelihara kualitas TI yang ada agar sesuai dengan arahan dari organisasi. perusahaan telah memiliki prosedur tentang pelayanan terhadap customer agar sesuai dengan kebutuhan

customer dan juga memiliki prosedur yang dilakukan perusahaan dalam

mengukur, mengawasi, dan tinjauan kualitas yang telah diberikan kepada

customer, sertifikat tentang QMS juga dimiliki oleh BOC mengenai

kegiatan perusahaan. Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : Penetapan proses Quality Manajemen System telah dikomunikasikan selama perusahaan melibatkan manajemen dan users dalam pengembangan TI. Program Pendidikan dan pelatihan terhadap semua organisasi untk member pengetahuan tentang kualitas. Dasar – dasar yang telah ditetapkan menjadi harapan akan kualitas proyek – proyek diatara dan di dalam organisasi TI. Telah adanya peralatan dan pelatihan umum untuk mendapatkan kualitas dari manajemen. Survey untuk mengetahui tingkat kepuasan akan kualitas telah direncanakan namun belum sepenuhnya dilakukan.

PO10 Manage Projects (Mengelola Proyek)

Kerangka kerja manajemen resiko adalah diciptakan dan dikelola. Dokumen kerangka kerja yang umum dan disepakati oleh tingkat resiko dari TI, keringanan strategi dan sisa resiko. Segala dampak yang

(34)

potensial dalam tujuan dari organisasi yang disebabkan oleh peristiwa tidak terencana, diidentifikasi, dianalisa dan dinilai.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah perusahaan memiliki manajemen atau bagian yang membuat program kerangka kerja TI untuk memastikan bahwa proyek TI yang akan di jalankan mendukung program yang ada di perusahaan?

√

2 Apakah perusahaan telah mempunyai prosedur untuk membangun dan melakukan pemeliharaan kerangka proyek TI yang menentukan batasan dari pengelolaan proyek TI?

√

3 Apakah perusahaan telah menentukan tanggung jawab, hubungan, otoritas dan kriteria kinerja terhadap anggota team proyek TI sesuai dengan kemampuannya?

√

4 Apakah perusahaan telah memiliki standard untuk meminimalkan resiko yang berhubungan dengan proyek TI

√

5 Apakah perusahaan telah memiliki suatu proyek TI yang terintegrasi terhadap kebutuhan bisnis dan sumber daya sistem informasi agar sesuai dengan proses bisnis yang telah ada?

√

(Manage Project) berada pada Maturity Level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Perusahaan telah memiliki suatu proyek TI yang terintegrasi

terhadap kebutuhan bisnis dan sumber daya sistem informasi agar sesuai dengan proses bisnis yang telah ada dan juga sudah menentukan tanggung jawab terhadap anggota tema proyek TI yang sesuai dengan

(35)

kemampuannya serta sudah memiliki setandar untuk meminimalkan resiko yang berhubungan dengan proyek menejemen atau bagian yang membuat program kerangka kerja TI tidak dimilik PT. BOC, tetapi berada pada Linde Group secara global. Dan karakteristik untuk

Repetabale but Intuitive ialah sebagai berikut : Senior manajemen

berkomunikasi dan memperoleh sebuah kesadaran akan kebutuhan terhadap manajemen proyek TI. Organisasi yang sedang berjalan dalam proses pengembangan dan memanfaatkan beberapa metode yang bersifat teknis dari proyek ke proyek lain. Teknis Proyek TI yang belum formal untuk menetapkan tujuan bisnis. Terdapat suatu keterbatasan yang melibatkan pihak – pihak terkait /stakeholder dalam mengelola proyek TI. Adanya pedoman awal untuk mengembangkan berbagai aspek dalam mengelola proyek TI. Dalam penerapannya pedoman untuk mengelola proyek diserahkan ke masing – masing bagian proyek.

AI1 Identify Automated Solutions (Mengidentifikasi Solusi Otomatis).

Merupakan salah satu sasaran kontrol yang berfokus pada pengidentifikasian solusi terotomatisasi. Tujuan pada proses ini adalah menjamin efektifitas dan efisiensi sesuai pendekatan dalam hal kepuasan pengguna. Sedangkan sumber daya teknologi informasi yang terlibat dalam proses ini antara lain sistem aplikasi, teknologi, dan fasilitas. Proses ini meliputi kejelasan akan apa yang dibutuhkan, pertimbangan dan berbagai solusi yang ada, meninjau ulang kemampuan teknologi dan

(36)

ekonomi, analisis resiko dan analisa rugi laba, serta keputusan final untuk membuat atau membeli solusi yang ada.

Tabel 4.11 Kuesioner AI1

0 1 2 3 4 5

1 Apakah perusahaan telah memiliki suatu prosedur identifikasi, prioritas, terhadap TI untuk hasil proses bisnis yang diharapkan manajemen perusahaan?

√

2 Apakah perusahaan telah memiliki analisis resiko dan laporan hasil solusi akan adanya penilaian resiko untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan?

√

3 Apakah perusahaan telah melakukan pengembangan TI berdasarkan proses bisnis yang ada untuk menilai/mengambil tindakan alternative lain dari proses bisnis perusahaan?

√

4 Apakah terdapat suatu prosedur tentang otorisasi dari manajemen perusahaan terhadap pengambilan keputusan atas pilihan solusi TI yang layak di perusahaan?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dari proses AI1

Identify Automated Solutions (Mengidentifikasi Solusi Otomatis) berada

pada Maturity Level 3 yaitu Defined. Perusahaan sudah menentukan identifikasi prioritasi, solusi terhadap TI untuk hasil proses bisnis yang diharapkan manajemen perusahaan. sudah dibuatnya analisis resiko dan laporan hasil solusi akan adanya penilaian resiko untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan dan pada apalikasi SAP untuk bagian penjualan sudah terdapat suatu control otomatis untuk memblock

(37)

pelanggan yang sudah mencapai limit kredit. Telah ada suatu prosedur tentang otorisasi dari manajemen perusahaan terhadap pengambilan keputusan atas pilihan solusi TI yang layak di perusahaan. Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : Adanya pendekatan yang jelas dan terstruktur dalam menetukan solusi TI yang telah ada. Pendekatan untuk menentukan kebutuhan solusi akan TI telah dipikirkan suatu evaluasi alternatif yang berlawanan dengan kebutuhan bisnis dan

user, peluang teknologi, kelayakan ekonomi, penilaian resiko dan faktor

lainnya. Proses dalam menentukan solusi Ti telah diterapkan untuk beberapa proyek berdasarkan beberapa faktor keputusan yang dibuat oleh beberapa staff. Jumlah dari komitmen dari pengelolaan waktu dan kebutuhan dari serta prioritas bisnis. Pendekatan terstruktur telah digunakan untuk mendefinisikan kebutuhan dan identifikasi solusi TI.

AI2 Acquire and Maintain Apllication Software (Mendapatkan dan Memelihara Aplikasi Perangkat Lunak)

Aplikasi yang dibuat tersedia sesuai dengan persyaratan bisnis. Proses ini melindungi desain dari aplikasi, penyertaan yang tepat dari control aplikasi dan persyaratan keamanan, dan pengembangan dan susunan sesuai dengan standar. Ini memperbolehkan organisasi untuk dukungan bisnis yang sesuai dengan aplikasi yang benar.

(38)

0 1 2 3 4 5

1 Apakah perusahaan telah mempunyai suatu klasifikasi dalam melakukan perancangan arsitektur informasi untuk mempermudah kinerja manajemen dalam melakukan fungsi dan tugasnya masing-masing?

√

2 Dalam melakukan perancangan aplikasi sistem penjualan di perusahaan, apakah manajemen perusahaan telah memiliki system pada aplikasi/software tertentu agar sesuai dengan kebutuhan bisnis yang diinginkan perusahaan?

√

3 Apakah manajemen perusahaan telah mempunyai suatu implementasi yang terotomatisasi terhadap pengendalian aplikasi, agar informasi yang diproses akurat, tepat waktu, dan dapat dipercaya?

√

4 Apakah manajemen perusahaan telah memiliki system pada jaminan keamanan yang tersedia agar sesuai dengan kebutuhan akan adanya resiko terhadap klasifikasi data, dan keamanan arsitektur informasi perusahaan?

√

5 Apakah perusahaan telah memiliki prosedur tentang pengaturan akan adanya aplikasi software dalam penyesuaian dengan kebutuhan bisnis di perusahaan?

√

6 Apakah manajemen perusahaan telah memiliki suatu pengembangan rancangan aplikasi sistem yang terjamin dan legal sesuai terhadap kebutuhan proses bisnis perusahaan?

√

7 Apakah perusahaan telah mempunyai prosedur penetapan pengembangan sistem untuk memastikan bahwa sumber daya TI telah dilakukan dengan maksimal dan mendapatkan jaminan akan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

(39)

8 Apakah manajemen perusahaan telah memiliki prosedur jaminan akan kualitas aplikasi software yang digunakan perusahaan agar sesuai dengan kebijakan hokum yang berlaku?

√

9 Apakah perusahaan telah mempunyai rencana dan strategi untuk pemeliharaan terhadap aplikasi software yang digunakan, agar mengurangi dan mencegah akan timbulnya resiko-resiko yang disebabkan oleh aplikasi software yang berjalan di perusahaan?

√

(Acquire and Maintain Apllication Software) berada pada Maturity Level

3 yaitu Defined. Perusahaan telah mempunyai suatu klasifikasi dalam melakukan perancangan arsitektur informasi untuk mempermudah kinerja manajemen dalam melakukan fungsi kriteria dari applikasi/software yang sesuai dengan kebutuhan bisinis yang diharapkan perusahaan dan sudah ada nya standar-standar sistem pada jaminan keamanan yang tersedia agar sesuai dengan kebutuhan akan adanya resiko terhadap klasifikasi data, dan keamanan arsitektur informasi perusahaan dan tugasnya masing-masing. Telah memiliki suatu pengembangan rancangan aplikasi sistem yang terjamin dan legal sesuai terhadap kebutuhan proses bisnis perusahaan Didalam arsitektur tersebut perusahaan sudah menetapkan Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : Terdapat kejelasan, telah didefinisikan dan dimengerti secara umum tentang proses akuisisi dan pemeliharaan dari aplikasi perangkat lunak.

(40)

Proses ini berhubungan dengan bisnis dan strategi TI. Sebuah penempatan telah coba dibuat untuk menerapkan proses dokumentasi yang konsisten ke aplikasi dan proyek yang berbeda. Pada umumnya metodologi yang digunakan tidak fleksibel, dan sulit untuk diterapkan di semua kasus, sehingga ada beberapa bagian yang mungkin terlewatkan. Kegiatan untuk pemeliharaan telah direncanakan, dijadwalkan dan terkordinir.

AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Teknologi)

Organisasi mempunyai proses untuk pengadaan, implementasi dan meningkatkan infrastruktur teknologi. Persyaratan ini mendekati perencanaan untuk pengadaan, perawatan dan melindungi infrastruktur sesuai dengan strategi teknologi yang disetujui dan ketetapan dari pengembangan dan pengujian di lingkungan.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah perusahaan telah membangun sebuah perencanaan untuk implementasi dan pemeliharaan infrastruktur teknologi agar sesuai dengan kebutuhan fungsi bisnis dan tujuan organisasi?

√

2 Apakah perusahaan telah memiliki standar prosedur terhadap perlindungan dan pengawasan terhadap infrastruktur hardware dan software untuk melindungi dan memastikan ketersedian dan integritas hardware ?

(41)

3 Apakah pihak manajemen perusahaan telah melakukan pengembangan strategi dan rencana untuk pemeliharaan infrastruktur serta memastikan segala perubahan agar tetap sejalan dengan prosedur manjemen perubahan?

√

4 Apakah perusahaan telah membangun dan mengembangkan suatu test/uji kelayakan sistem sesuai dengan lingkup bisnis perusahaan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien?

√

(Acquire and Maintain Technology Infrastructure) berada pada Maturity Level 3 yaitu Defined. Perusahaan telah menetapkan rencana pengukuhan

infrastruktur teknologi yang memenuhi persyaratan fungsional dan teknis bisnis. Telah ada pengawasan dan perlindungan terhadap hardware dan

software untuk memastikan integritas data, dan para pengguna sistem

penjualan juga telah dapat mengembangkan dan berjalan dengan baik . Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : Terdapat suatu pendekatan taktis yang konsiten ketika memperoleh dan memelihara infrastruktur TI. Akuisisi dan pemeliharaaan infrastruktur TI bukan berlandaskan sebuh pendefinisian strategi dan tidak mempertimbangkan kebutuhan dari aplikasi bisnis yang akan datang. Terdapat sebuah pemahaman dari pentingnya infrastruktur TI yang harus didukung dengan pelatihan formal. Beberapa pemeliharaan telah rutin dilakukan namun ini tidak sepenuhnya dilakukan dan terkordinasi untuk beberapa lingkungan yang terpisah.

(42)

AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)

Merupakan proses yang membutuhkan produksi dokumentasi, dan petunjuk bagi pengguna TI, dan menyediakan pelatihan untuk memastikan penggunaan, pengoperasian aplikasi dan infrastruktur berjalan dengan semestinya.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah manajemen PT.BOC telah mempunyai perencanaan operasional dengan mendokumentasikan semua aspek teknis sehingga ada suatu kewajiban dan tanggung jawab penggunaan sistem oleh para pengguna sistem aplikasi di perusahaan?

√

2 Apakah manajemen PT.BOC telah memiliki bagian yang bertugas untuk melakukan pelatihan-pelatihan aplikasi sistem IT kepada para pengguna sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan?

√

3 Apakah bagian pelatihan yang ditunjuk PT.BOC telah melakukan suatu standarisasi kemampuan operasional dan teknis agar sistem yang digunakan telah efektif dan efisien?

√

(Enable Operation and Use) berada pada Maturity Level 1 yaitu Initial/Ad Hoc. Perusahaan telah memiliki prosedur yang belum tertulis,

dan juga belum dapat dilaksanakan, belum adanya bagian yang bertugas untuk melakukan pelatihan terhadap sistem baru dan operasional

(43)

perusahaan, namun telah adanya penetapan perencanaan terhadap operasional yang disadari oleh manajemen. Dan karakteristik untuk

Initial/Ad Hoc ialah sebagai berikut : Terdapat kepedulian bahwa proses

dokumentasi itu diperlukan. Dokumentasi yang biasa dihasilkan tidak konsisten dan terbatas pada beberapa bagian saja dan beberapa prosedur sudah tidak layak digunakan. Perancangan bahan pelatihan materials cenderung tidak ada. Tidak terdapat integrasi dari prosedur system yang berbeda dan unit usaha pada program pelatihan.

AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)

Merupakan proses yang bertujuan untuk memperoleh sumber daya TI yang meliputi orang, perangkat keras, perangkat lunak dan layanan. Hal ini membutuhkan penjelasan dan pelaksanaan prosedur

procure, yaitu pemilihan vendor, aturan yang disetujui dalam kontrak,

dan proses ak uisisi itu sendiri.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah manajemen PT.BOC telah memiliki prosedur pengendalian dan pengembangan untuk mendapatkan infrastruktur, fasilitas, hardware, software dan layanan TI yang dibutuhkan proses bisnis?

(44)

2 Apakah PT.BOC telah mempunyai standarisasi prosedur untuk penetapan vendor IT yang berhubungan dengan perusahaan untuk menyediakan infrastruktur standar informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan?

√

3 Apakah manajemen PT.BOC telah memiliki dan membangun perencanaan estimasi biaya yang sesuai untuk mendukung pengembangan TI di perusahaan sehingga dapat disesuaikan dengan rencana perusahaan?

√

4 Apakah PT.BOC telah memiliki suatu standar proteksi kontrak agreement terhadap pengembangan software, hardware, dan sumber daya TI agar terdapat jaminan akan adanya legalitas yang berlaku?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dari proses AI5 (Procure IT Resources) berada pada Maturity Level 3 yaitu Defined. Perusahaan telah melakukan penetapan untuk mengembangkan dan mendapatkan infrastruktur, fasilitas, hardware, software yang dibutuhkan dalam proses bisnis perusahaan. Telah ada prosedur dalam penetapan vendor terhadap TI untuk menunjang layanan penjualan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : Terdapat suatu kesadaran dan kebijakan ketika memerlukan dokumentasi dan prosedur untuk IT. Kebijakan dan prosedur yang ada sebagian telah terintegrasi dengan proses bisnis yang ada. Proses pengadaan lebih banyak digunakan untuk proyek besar yang akan terlihat hasilnya. Tanggung jawab pengadaan TI dan kontrak manajemen

(45)

ditentukan oleh pengalaman masing – masing manajer. Menyadari kepentingan dari supplier dan hubungan antara manajemen.

AI6 Manage Changes (Mengelola Perubahan)

Merupakan salah satu sasaran kontrol yang berfokus pada proses untuk mengelola perubahan. Tujuannya adalah untuk meminimalkan adanya kemungkinan gangguan, perubahan dan kesalahan yang tidak terotorisasi. Effectivenes, efficieny, integrity dan availability merupakan unsur-unsur information criteria yang perlu diperhatikan untuk memenuhi proses ini.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah manajemen PT.BOC telah mempunyai standarisasi untuk penyusunan permintaan perubahan aplikasi, prosedur, proses, sistem, platform tentang penjualan yang telah berjalan di perusahaan?

√

2 Apakah PT.BOC telah memiliki standar penilaian yang terstruktur terhadap perubahan sistem yang dikategorikan dan di prioritasi untuk menentukan dampak yang akan berpengaruh pada sistem operasional dan system fungsional?

√

3 Apakah PT.BOC telah mempunyai prosedur penetapan proses untuk menentukan, menaikkan, menguji, mendokumentasi, menilai dan mengabsahkan perubahan darurat ketika terjadi perubahan sistem TI di perusahaan?

(46)

(Manage Changes) berada pada Maturity Level 3 yaitu Defined.

Perusahaan telah memiliki prosedur dan pengelolaan yang baik terhadap perubahan, hal ini dilakukan oleh bagian TI PT.BOC, yang menangani secara langsung terhadap semua perubahan yang terjadi terhadap TI. Standar penyusunan perubahan aplikasi terhadap penjualan telah berjalan dan dikelola dengan baik. Penerapan aplikasi ke SAP juga merupakan salah satu contoh perubahan yang dilakukan oleh PT. BOC Gases Indonesia dalam bidang TI Dan karakteristik untuk Defined ialah sebagai berikut : terdapat suatu proses penetapan untuk mengelola perubahan secara formal, termasuk kategorisasi, teority, prosedur yang mendadak, otorisasi perubahan, pernyataan manajemen, dan adanya kesadaran. Analisis dari efek perubahan TI pada operasional bisnis telah diselesaikan untuk mendukung perencanaan aplikasi dan teknologi baru.

AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan Perubahan)

Sistem baru perlu dilakukan operasional setelah pengembangan selesai. Ini memerlukan pengujian yang tepat dalam mempersembahkan lingkungan dengan pengujian data yang relevan, pengertian dari instruksi perpindahan, melepaskan rencana dan promosi dan produksi yang sesungguhnya dan peninjauan paska pelaksanaan. Ini meyakinkan bahwa operasional sistem sesuai dengan tujuan dan hasil yang telah disetujui.

(47)

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC telah memiliki divisi/manajemen yang membentuk prosedur pelatihan-pelatihan terhadap penggunaan TI di perusahaan sebagai bagian dari proyek implementasi TI di perusahaan?

√

2 Apakah PT.BOC telah memiliki suatu prosedur rencana pengujian system TI agar sesuai dengan standar yang diinginkan oleh organisasi perusahaan?

√

3 Apakah PT.BOC mempunyai tim/divisi yang memiliki prosedur untuk perencanaan terhadap implementasi sistem TI di perusahaan setelah dilakukan pengujian sistem tersebut?

√

4 Apakah manajemen PT.BOC telah memiliki prosedur pengujian lingkungan TI terhadap implementasi sistem TI,untuk memastikan keamanan data, pengendalian internal, kualitas data, dan kinerja operasional agar memadai dan mendukung kegiatan proses bisnis perusahaan?

√

5 Apakah PT.BOC memiliki prosedur perencanaan pengalihan data, sistem, dan infrastruktur TI agar sesuai dengan tujuan bisnis organisasi perusahaan?

√

6 Apakah PT.BOC mempunyai prosedur perubahan sistem yang diuji sesuai dengan rencana uji yang ditentukan, sebelum sistem tersebut digunakan dalam lingkungan kerja TI di perusahaan?

√

7 Apakah PT.BOC perusahaan mempunyai prosedur untuk melakukan evaluasi hasil pengujian sistem TI terhadap perubahan sistem TI yang terjadi dan memperbaiki kesalahan yang teridentifikasi?

(48)

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dari proses AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) berada pada Maturity Level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Perusahaan telah melakukan penetapan pada prosedur pengujian sistem sesuai dengan standar perusahaan, pengujian lingkungan TI terhadap implementasi sistem, dan juga telah ada prosedur pengujian terhadap perubahan sistem yang akan digunakan, dan juga evaluasi terhadap pengujian sistem telah dilakukan, namun perencanaan pengalihan sistem, dan infrastruktur TI belum memiliki prosedur yang dibakukan. Dan karakteristik untuk Repeatable but

Intuitive ialah sebagai berikut : Terdapat konsistensi untuk pendekatan

pengujian dan akreditasi, namun bukan berdasarkan metodologi yang ada. Pengembangan individu umunya dengan melakukan pengujian pendekatan dan dari itulah akan ditemukan satu uji integrasi. Telah ada persetujuan informal yang telah berjalan.

DS 1 Define and Manage Service Level (Menetapkan dan Mengelola Tingkat Pelayanan)

Komunikasi yang efektif diantara manajemen TI dan pelanggan bisnis mengenai pelayanan yang diperlukan yang sudah bisa digunakan oleh definisi yang didokumentasikan dan persetujuan dari pelayanan TI dan tingkat pelayanan. Proses ini termasuk monitoring dan pelaporan yang tepat waktu kepada pemilik perusahaan dalam tingkat pelayanan yang sempurna.

(49)

Tabel 4.18 Kuesioner DS1

NO PERTANYAN PILIHAN

0 1 2 3 4 5

1 Apakah PT.BOC telah mempunyai sevice level yang menunjang pada proses manajemen di tingkat service antara pelanggan dan perusahaan penyedia jasa?

√

2 Apakah Manajemen bisnis PT.BOC telah membuat perincian mengenai jenis-jenis jasa perbaikan atau perawatan kendaraan beserta estimasi biaya tercantum dalam katalog jasa?

√

3 Apakah pihak manajemen PT.BOC telah menentukan dan menyepakati prosedur mengenai SLA ( Service Level Agreement ) untuk semua layanan TI yang kritis yang berdasarkan pada persyaratan pelanggan dan kemampuan TI perusahaan dengan mempertimbangkan item-item seperti ketersediaan, reliabilitas, performansi, tingkat dukungan, perencanaan berkelanjutan, keterbatasan, keamanan dan permintaan konsumen?

√

4 Apakah Pihak manajemen PT.BOC telah melakukan penentuan terhadap tingkat operasi ( OLA ) yang mendukung secara teknis dengan cara yang optimal serta memspesifikasi proses teknis operasi yang dapat mendukung pembuatan SLA?

√

5 Apakah pihak manejemen PT.BOC sudah melakukan pengawasan yang dilakukan secara periodik terhadap perhitungan service level dan sudahkah melakukan identifikasi pada level service?

√

6 Sudahkah PT.BOC mempunyai evaluasi kontrak dengan penyedian layanan internal atau pun eksternal secara rutin yang dilakukan agar untuk memastikan service level dan kontrak tersebut sudah efektif?

(50)

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dari proses DS 1

(Define and Manage Service Levels) berada pada Maturity Level 3 yaitu Defined. Perushaan telah melakukan pengkuran untuk mengetahui sampai

sejauh mana pelayanan yang diberikan perusahaan telah diterima dengan baik oleh pelanggan. Otoritas yang diberikan oleh PT. BOC pada

customer service dengan mengerjakan beberapa proses penjualan dinilai

agak menganggu, namun sejauh ini tidak menjadi masalah bagi perusahaan. Dan karakteristik untuk Repeatable but Intuitive ialah sebagai berikut : Tanggung jawab yang telah ditetapkan dengan baik, tapi dengan kebebasan otoritas. Proses pengembangan SLA berada pada tempatnya dengan menilai ulang tingkat pelayanan dan tingkat kepuasan pelanggan. Pelayanan dan tingkat pelayanan harus dijelaskan, di dokumentasikan, dan distujui pada saat memakai proses standar. Tingkat layanan jangka panjang telah diketahui, tapi prosedur dalam bagaimana untuk menyelesaikan jangka panjang sudah informal. Terdapat sebuah kejelasan hubungan antara tingkat pelayanan yang dicapai dan dana yang telah disediakan tingkat pelayanan telah disetujui tetapi tidak mencakup kebutuhan bisnis.

DS2 Manage Third-Party Services (Mengelola Layanan Pihak Ketiga)

Kebutuhan untuk memastikan bahwa layanan yang disediakan oleh pihak ketiga (pemasok, vendor dan mitra) memenuhi persyaratan bisnis yang memerlukan proses pengelolaan oleh pihak ketiga yang

(51)

efektif. Proses ini dengan jelas mendefinisikan peran, tanggung jawab dan harapan pihak ketiga dalam perjanjian serta meninjau dan pemantauan perjanjian tersebut untuk efektivitas dan kepatuhan.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah manajemen PT.BOC sudah melakukan identifikasi terhadap semua supplier dan mengkelompokan mereka berdasarkan jenis produk, signifikansi dan kritikalitas supplier?

√

2 Apakah PT.BOC sudah menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan dan penyalur dan telah memastikan kualitas hubungan yang berdasarkan pada kepercayaan dan kejelasan (contohnya melalui SLA)?

√

3 Apakah pihak manajemen PT.BOC telah melakukan identifikasi dan dapat mengurangi resiko yang berkaitan dengan supplier agar kualitas hubungan bisnis tetap berjalan dengan efektif, aman, efisien, dan berkelanjutan?

√

4 Apakah pihak manajemen PT.BOC telah menetapkan prosedur untuk mengawasi dan memastikan bahwa supplier memenuhi persyaratan bisnis dan selalu mematuhi kesepakatan bisnis dan berada pada service level agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

√

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dari proses DS 2

Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ketiga) berada pada Maturity Level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Perusahaan telah

melakukan kerja sama dengan pihak penyedia TI, dimana ada prosedur yang tidak formal, manajemen juga telah mempunyai suatu agreement yang tidak formal dengan IBM sebagai penyedia komputer di PT.BOC.

(52)

Dan karakteristik untuk Repeatable but Intuitive ialah sebagai berikut : proses untuk mengawasi pihak ketiga penyedia layanan, dan risiko yang berkaitan dengan pemberian layanan informal. yang ditandatangani. secara kontrak digunakan dengan standar syarat vendor dan kondisi

DS3 Manage Performance and Capacity (Mengelola Kinerja dan Kapasitas)

Tujuan dilakukan proses ini adalah dalam mengatur kapasitas pencapaian sumber daya TI diperlukan suatu proses meninjau ulang kembali pencapaian sumber daya tersebut sekarang ini. Proses ini meliputi meramalkan kebutuhan yang diperlukan untuk masa mendatang berdasarkan apa yang dibutuhkan, penyimpanan, dan kebutuhan yang tidak diduga.

0 1 2 3 4 5

1 Apakah di dalam manajemen TI PT.BOC telah terdapat prosedur penetapan proses perencanaan untuk meninjau performansi dan kapasitas sumber daya TI agar sesuai dengan biaya yang direncanakan untuk menjalankan proses bisnis yang sudah disepakati?

√

2 Apakah pihak manajemen PT.BOC telah melakukan penilaian terhadap kinerja dan kapasitas sumber daya TI dan kapasitas serta kinerja sumber daya TI yang ada telah memadai dan memenuhi service level yang disepakati?