PROSEDUR MUTU REGISTRASI MAHASISWA. Diperiksa oleh : Dibuat oleh :

(1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

Alamat: Kampus Sekaran Gunungpati Semarang 50229

Telp. (024) 8508081, 86458337, Fax. (024) 8508001. http://www.unnes.ac.id PROSEDUR MUTU

REGISTRASI MAHASISWA

No. Dokumen PM-AKD-02A No. Revisi 01 Hal 1dari 7 Tanggal Terbit 1 November 2010

Dibuat oleh : _{Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen}

tanpa ijin tertulis dari BPM BPM UNNES

Diperiksa oleh :

1. TUJUAN

Prosedur ini adalah untuk menguraikan mekanisme pelaksanaan tugas baku dalam pelayanan registrasi mahasiswa agar berjalan lancar efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi proses pendaftaran ulang registrasi mahasiswa di Universitas Negeri Semarang sampai dengan memperoleh Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) bagi mahasiswa baru dan KRS bagi mahasiswa lama.

3. REFERENSI

3.1 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 225/O/2000 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang.

3.2 Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 07/Dikti/Kep/1987 tentang Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di

Perguruan Tinggi di Lingkungan Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan.

3.3 Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Negeri Semarang.

4. DEFINISI

4.1 Mahasiswa Universitas Negeri Semarang adalah peserta didik yang terdaftar pada salah satu program studi baik program reguler maupun nonreguler di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

4.2 Program reguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, atau pendidikan profesi yang diselenggarakan sesuai dengan jadwal waktu dan persyaratan lain yang telah ditetapkan.

4.3 Program nonreguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, pendidikan profesi, program kerjasama, atau program jangka pendek yang diselenggarakan dengan jadwal waktu dan persyaratan tersendiri. 4.4 Registrasi mahasiswa adalah bentuk pelayanan yang dilakukan dengan

tujuan untuk memberikan status terdaftar kepada mahasiswa sehingga, dengan demikian mahasiswa berhak mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan serta berhak menggunakan semua fasilitas yang ada di Universitas Negeri Semarang.

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Calon Mahasiswa baru

5.1.1 Melakukan pembayaran SPP, Sardik, Iuran Kemahasiswaan, dan sumbangan SPL (sesuai dengan tarif) pada Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu peserta Tes sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan.

5.1.2 Menyerahkan bukti pembayaran yang mencantumkan nama, nomor pendaftaran, validasi setoran, dan cap stempel Bank. (diserahkan pada saat registrasi).

(2)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

REGISTRASI MAHASISWA

Diperiksa oleh :

5.1.3 Menyerahkan kartu tanda peserta Tes. (diserahkan pada saat registrasi).

5.1.4 Menyerahkan fotokopi KTP/SIM, pas foto berwarna terbaru (dof) ukuran 3x3 sebanyak 6 lembar. (diserahkan pada saat registrasi). 5.1.5 Menyerahkan Form Registrasi mahasiswa yang (dicetak secara

on-line).

5.1.6 Menyerahkan pernyataan kesanggupan mahasiswa yang ditanda-tangani diatas meterai Rp.6.000,-yang diketahui/disetujui Orangtua /wali (dicetak secara on-line).

5.2 Mahasiswa Lama

5.2.1 Melakukan pembayaran SPP, sardik, dan biaya lain sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan mellalui Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu tanda mahasiswa sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan.

5.2.2 Mahasiswa yang sudah melakukan registrasi administrasi tetapi tidak melakukan registrasi akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dengan sendirinya memperoleh status cuti. Mahasiswa dengan status ini hanya dapat mengambil kembali biaya Sarana Pendidikan dan iuran kemahasiswaan.

5.2.3 Mahasiswa yang berstatus cuti wajib melakukan registrasi administrasi sesuai dengan jadwal waktu registrasi. Mahasiswa tersebut dibebaskan dari kewajiban membayar SPP, Sarana Pendidikan, dan iuran kemahasiswaan.

5.2.4 Mahasiswa yang pada suatu semester tidak melakukan registrasi administrasif dan akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dinyatakan sebagai mahasiswa tidak terdaftar. Pada semester berikutnya, mahasiswa tersebut wajib membayar seluruh biaya pada semester yang ditinggalkan.

5.2.5 Mahasiswa yang berstatus tidak aktif tidak diizinkan untuk mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan dalam bentuk apapun. Apabila yang bersangkutan tetap mengikuti kegiatan, keikutsertaannya dinyatakan tidak sah dan batal.

5.2.6 Mahasiswa dengan status tidak terdaftar dalam waktu dua semester berturut-turut atau tiga semester tidak berturut-turut dibatalkan status kemahasiswaannya.

6. PROSEDUR

Uraian prosedur-prosedur yang diperlukan dituangkan dalam diagram proses di bawah ini.

(3)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

REGISTRASI MAHASISWA

Diperiksa oleh :

6.1 Diagram Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru (Pengurusan KTM)

Mahasiswa Bank BAAK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik) UPT PTIK Ya Lengkap dan Benar ? Tidak Pencetakan BUREKOL Bank Pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM Menerima pembayaran dari MHS Penjelasan Tata Cara Registrasi Pelayanan Entri Data Registrasi On Line Mahasiswa memperbaiki Isian Berkas Pemeriksaan Kesehatan Pengembalian berkas Display Registrasi On-line Cetak KTM Membayar dan menerima Berkas Registrasi Terdaftar Administratif menerima KTM

(4)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

REGISTRASI MAHASISWA

Diperiksa oleh :

6.2 Rincian Prosedur Mahasiswa Baru 6.2.1 Calon Mahasiswa

6.2.1.1 Mahasiswa yang diterima melakukan pembayaran sesuai dengan tarip yang telah ditentukan (berdasarkan program studi) di Bank yang telah ditunjuk dan dapat dilakukan secara on line.

6.2.1.2 Mahasiswa datang di Universitas Negeri Semarang (Auditorium/BAAKK) sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menunjukkan bukti bayar dari Bank, pernyataan

kesanggupan, Biodata on-line dan Nomor Peserta Tes

untuk selanjutnya diberi berkas registrasi.

6.2.1.3 Mahasiswa melakukan pengecekan isian biodata apakah sudah benar atau masih ada kesalahan dalam entry datanya, apabila masih ada yang belum lengkap dilakukan pembetulan.

6.2.1.4 Mahasiswa melakukan pengambilan pasfoto untuk

pembuatan Kartu Mahasiswa.

6.2.1.5 Mahasiswa menerima Form cetakan BUREKOL

(Pembukaan Rekening Kolektif) dari Bank untuk dilengkapi sebagai syarat kelengkapan pembuatan ATM.

6.2.1.6 Mahasiswa melakukan pemeriksaan uji kesehatan (Tim Kesehatan Universitas Negeri Semarang).

6.2.1.7 Mahasiswa mengembalikan berkas yang sudah diisi beserta persyaratan kelengkapan yang telah ditentukan. 6.2.1.8 Mahasiswa terdaftar secara administrastif dan menerima

KTM.

6.2.2 BAAKK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik)

6.2.2.1 Melakukan pelayanan entry edit biodata registrasi on line

6.2.2.2 Melakukan pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM

6.2.2.3 Mencetak kartu tanda mahasiswa (KTM).

6.2.2.4 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas manual:

 bukti tanda peserta tes,

 bukti pembayaran SPP, sarana pendidikan dan

lain-lain yang telah dicap lunas oleh Bank,

 hasil cetak pernyataan kesanggupan mentaati semua

peraturan yang berlaku yang telah ditandatangani di atas meterai, yang diketahui/disetujui Orangtua/wali (dicetak secara on-line melalui Sikadu),

 hasil cetak formulir registrasi yang telah diisi

mahasiswa (dicetak secara on-line melalui Sikadu),

 fotokopi ijazah SLTA yang telah dilegalisasi,

 kartu data pribadi mahasiswa.

6.2.2.5 Membagikan KTM kepada mahasiswa yang sudah selesai

melakukan registrasi ulang dan menerima kelengkapan berkas.

(5)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

REGISTRASI MAHASISWA

Diperiksa oleh :

6.3 Diagram Prosedur Registrasi Mahasiswa Lama

6.4 Rincian Prosedur Mahasiswa Lama 6.4.1 Mahasiswa

6.4.1.1 Melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain ke Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line.

6.4.1.2 Bagi mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang pada semester sebelumnya, maka mahasiswa wajib membayar SPP semester yang tidak diikutinya dan pembayaran SPP dilakukan secara manual.

6.4.1.3 Mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran SPP,

Sardik, dan lain-lain akan memperoleh status terdaftar secara administratif.

6.4.2 BAAKK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik)

6.4.2.1 Membuat Edaran dan Pengumuman informasi jadwal pelaksanaan registrasi.

6.4.2.2 Mencetak dan menggandakan daftar mahasiswa untuk dikirim ke Fakultas, Jurusan, Lembaga, UPT, Biro, dan Kepala Bagian Keuangan, Kepala Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi BAPK, Kepala Bagian Pendidikan BAAKK. Bank Mahasiswa BAAK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik) UPT PTIK Tidak Ya Menerima pembayaran dari MHS Mahasiswa Terdaftar Secara Administratif Display Registrasi On-line Menginformasikan Jadwal pelaksanaan Registrasi Melakukan pembayaran On-line Mencetak/ Menggandakan daftar mahasiswa Bukti Pembayaran

(6)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

REGISTRASI MAHASISWA

Diperiksa oleh :

6.5 Prosedur Registrasi Akademik

JURUSAN/PRODI DOSEN WALI MAHASISWA UPT PTIK

6.6. Rincian Prosedur :

6.1.1 Jurusan/Prodi menawarkan mata kuliah melalui SIKADU

6.1.2 Mahasiswa melakukan pemesanan mata kuliah melalui SIKADU

6.1.3 Dosen Wali melakukan pengecekan mata kuliah yang diambil

oleh mahasiswa

6.1.4 Mahasiswa melakukan pertemuan pembimbingan akademik

dengan Dosen Wali

6.1.5 Dosen Wali memberikan persetujuan dan melakukan validasi

melalui SIKADU

6.1.6 Mahasiswa mencetak KRS

6.1.7 Mahasiswa meminta pengesahaan KRS kepada Dosen Wali

6.1.8 Mahasiswa meminta pengesahan kepada Jurusan/Prodi

Menawarkan Mata Kuliah

Display Mata Kuliah Pemesanan

Mata Kuliah

Daftar Peserta Mata Kuliah Pengecekan Mata

Kuliah yang dipesan Mahasiswa Pembimbingan Akademik (PM-AKD-03) Persetujuan Mata Kuliah Melalui Sikadu Validasi KRS Cetak KRS Pengesahan Dosen Wali Mahasiswa memiliki KRS Pengesahan Jurusan/Prodi Dosen Wali menerima salinan KRS

(7)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

REGISTRASI MAHASISWA

Diperiksa oleh :

6.1.9 Mahasiswa memberikan salinan KRS kepada Dosen Wali

6.1.10 Mahasiswa memiliki KRS.

6.7 UPT PTIK

6.5.1 Menyiapkan data displai regiatrasi on line

6.5.2 Menyiapkan jurnal rekap pendaftar

6.5.3 Menyiapkan menu cetak daftar mahasiswa. 6.8 Bank

Menerima pembayaran dari mahasiswa 7. LAMPIRAN

7.1 Format alur registrasi mahasiswa baru (FM-01-AKD-02)

7.2 Formulir surat pernyataan tata tertib yang berlaku di Unnes (FM-02-AKD-02)

7.3 Formulir Kartu data pribadi mahasiswa (FM-03-AKD-02) 7.4 Formulir hasil pemeriksaan uji kesehatan (FM-04-AKD-02) 7.5 Format Kartu Tanda Mahasiswa (FM-05-AKD-02)