BAB II BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL - MODUL MS EXCEL

(1)

MATERI PEMBELAJARAN MS EXCEL 2003

SMP NEGERI 1 SAMBAS

BAB I

PENGENALAN MICROSOFT EXCEL

1.1 PENGERTIAN MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel merupakan program aplikasi pengolah angka atau disebut lembar sebar yang bekerja dibawah sistem operasi windows. Microsoft Excel berguna untuk menyederhanakan tugas-tugas Akunting,pembuatan database dan pembuatan grafik.

1.2 MEMULAI MICROSOFT EXCEL

Untuk dapat menjalankan Microsoft Excel sama hal nya dengan cara mengaktifkan program aplikasi Microsoft ofce lainnya , adapun untuk lebih jelasnya langkah-langkah untuk mengaktifkan Microsoft Excel adalah:

a. Aktifkan komputer sampai monitor menampilkan desktop sistem operasi windows

b. Pada taskbar desktop klik menu start c. Klik menu All program

d. Klik Microsoft Ofce e. Klik Microsoft Excel

1.3 MENGENAL TAMPILAN MICROSOFT EXCEL

Setelah anda sudah memahami cara mengaktifkan Microsoft Excel, berikut ini akan dibahas tampilan dari workbook excel.

a. Tittle Bar (baris judul)

Baris judul ditempatkan dibagian atas setiap jendela yang berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi.

b. Menu Bar (baris menu)

Baris Menu adalah barisan perintah berupa menu yang terletak dibawah baris

judul atau tittle bar yang terdiri atas

File,Edit,View,Insert,Format,Tools,Data,Window dan Help. c. Toolbar

Toolbar biasanya ditempatkan dibawah baris menu. Toolbar ini berisi berbagai

icon yang mewakili perintah-perintah tertentu. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan.

d. Formula bar

Formula bar atau disebut dengan baris rumus yang akan menampilkan isi sel yang sedang aktif (disorot)pada lembar kerja.

Formula bar ini dapat dipakai untuk :  Memasukkan data atau rumus  Memperbaiki data atau rumus

e. Status Bar

(2)

 Bagian-bagian dari Workbook Excel 1. Worksheet/sheet jumlahnya 255 2. Rows/baris jumlahnya 65536

3. Column/kolom jumlahnya 256 dimulai dari A-IV

4. Cell = gabungan dari 1kolom dan 1baris contoh A1, D4 5. Range = gabungan dari beberapa cell yang bersebelahan Contoh A1:F3

1.4 KELUAR/MENGAKHIRI MICROSOFT EXCEL

Ada beberapa cara untuk keluar dari microsoft excel,dan cara nya sama persis dengan cara keluar dari aplikasi Microsoft ofce lainnya. Berikut cara keluar dari Ms.excel :

☺ Pastikan dokumen yang anda buat disimpan terlebih dahulu a. Klik menu file (pada baris menu) lalu,

b. Klik exit

☺ Jika anda belum menyimpan dokumen yang anda buat maka dilayar monitor anda akan tampil kotak dialog untuk menanyakan apakah anda akan menyimpan dokumen tersebut terlebih dahulu?

 Pilihan YES jika anda ingin menyimpannya terlebih dahulu  Pilihan NO jika anda tidak ingin menyimpan

 Pilihan CANCEL jika ingin membatalkan proses

BAB II

BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL

2.1 MENYIMPAN FILE/dokumen

a. Menyimpan File ke My document  Klik menu File

 Klik Save as (untuk menyimpan fie baru yang beium pernah disimpan

sebeiumnya), atau Klik Save (untuk menyimpan fie dimana nama fie

tersebut sudah pernah tersimpan/sudah pernah ada sebeiumnya)

 Pada tampilan kotak dialog Save ketikkan nama file yang diinginkan pada kotak menu File Name

 Pada kotak menu Save in tentukan dimana file akan disimpan misalnya pada My document.

 Klik menu save (jika anda sudah yakin untuk disimpan) atau klik menu Cancel (jika anda ingin membataikan proses penyimpanan).

b. Menyimpan File ke dalam Folder baru

Cara kerjanya hampir sama dengan cara kerja diatas hanya saja ada penambahan perintah yaitu :

 Klik menu File

sebeiumnya), atau Klik Save (untuk menyimpan fie dimana nama fie tersebut

(3)

 Klik kanan pada ruangan yang kosong (masih didaiam kotak diaiog save) lalu pilih menu New > Folder atau dengan mengklik icon

 Ketikkan nama folder baru, lalu klik OK (seteiah itu kotak diaiog akan hiiang)  Klik save

c. Menyimpan File kedalam Drive penyimpanan  Klik menu File

sudah pernah tersimpan/sudah pernah ada sebeiumnya)

 Pada kotak menu Save in tentukan driver yang diinginkan misalnya kedalam flash disk.

 Klik save

d. Menyimpan File dengan Menggunakan Kata sandi atau Password  Klik menu File

sudah pernah tersimpan/sudah pernah ada sebeiumnya)

 Pada Menu Tools klik menu Security option maka akan tampil kotak pembuatan kata sandi

 Ketikkan kata sandi pada menu Password to open dan ketikkan kembali password yang sama pada menu Password to modify lalu klik OK maka akan tampil kotak dialog dibawah ini

 Ketikkan kembali password yang sama pada menu Reenter password to open, lalu klik ok

 Ketiikan kembali password yang sama pada tampilan kotak menu Reenter password to modify, lalu klik ok

 Langkah terakhir klik Save.

2.2 MEMBUKA DOKUMEN YANG DISIMPAN

Untuk membuka file pastikan terlebih dahulu nama file ingin anda buka sudah pernah anda simpan sebelumnya. Jika ketentuan diatas sudah anda lakukan maka ikuti langkah-langkah untuk membuka file sebagai berikut :

 Klik menu File

 Klik Open (maka akan tampii kotak diaiog open)

 Pada menu Look in tentukan didrive mana atau pada folder mana file disimpan

 Klik kiri ganda foldernya atau jika file tidak disimpan didalam folder klik kiri ganda nama file yang ingin dibuka. Anda bisa juga dengan cara mengetikkan nama file tersebut pada kotak menu file name lalu klik Open.

2.3 JENIS DATA PADA EXCEL

(4)

 Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” )  ‘ (petik tunggal)

 Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi matematika

 Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan) 2.4 BEKERJA DENGAN CELL

 Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua cara:  Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan perbaikan.

 Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian ketik ulang pada yang salah tadi.

 Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula bar, kemuadian perbaiki.

 Menghapus isi cell dapat dilakukan dengan cara :

 Sorot cell yang akan dihapus lalu tekan tombol delete

 Atau dengan cara klik kanan pada cell yang akan dihapus lalu  pilih clear content

 Mengcopy cell dan Memindahkan cell  Block cell yang akan dicopy

 Pilih menu Edit lalu pilih Copy (ctrl + c) atau Cut (ctrl + x)  Tempatkan kursor dimana data akan diletakkan

 Klik menu Edit lalu Paste

» selain dari menu edit, juga bisa anda lakukan dengan cara mengklik kanan pada cell tersebut atau dari toolbar

 Memasukan serangkaian Data/fill series

Yang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang berurutan misalnya : angka, bulan, tahun dan bisa juga sederetan angka berdasarkan contoh yang ada secara otomatis. Contoh membuat urutan bilangan 1, 2 dst. Caranya :

 Ketik angka 1 tekan enter

 Ketik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian dengan menggunakan fill handlle drag kebawah

 Memformat / menempatkan posisi teks pada cell

 Blok sel atau range yang akan diatur posisinya

 Pilih menu format kemudian pilih cells atau tekan ctrl + 1

 Kemudian muncul menu dialog format cell

 Pilih tab Alignment

Horisontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontal Vertical : Mengatur posisi data / teks secara vertical Orientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi kemiringan

Text control : Mengatur posisi data terhadap sel atau rangenya

 Menggabungkan Cell

 Block beberapa cell yang diinginkan  Klik menu Format,cell

 Klik tab alignment lalu pada menu text control pilih marge cell

2.5 MEMFORMAT KOLOM DAN BARIS

 Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom

 Sorot sejumlah kolom

(5)

Width : dengan lebar tertentu

Auto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebar Standard Width : berdasarkan lebar standar

Hide : menyembunyikan kolom Unhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan pointer mouse pada garis batas antara kolom yang akan diperkecil/diperlebar kemudian drag kekanan, kekiri. Atau juga double klik langsung.

 Menyisipkan kolom

 Sorot satu atau beberapa kolom

 Klik kanan kemudian insert

 Menghapus kolom

 Sorot satu atau beberapa kolom

 Klik kanan kemudian delete

 Merubah tinggi baris atau tinggi beberapa baris

 Sorot sejumlah baris

 Pilih menu format, pilih Row

 Menyisipkan baris

 Sorot satu atau beberapa baris

 Klik kanan kemudian insert

 Menghapus baris

 Sorot satu atau beberapa baris

 Klik kanan kemudian delete

2.6 MEMFORMAT WORKSHEET

 Merubah nama sheet

 Sorot sheet yang diinginkan  Klik menu format, pilih sheet

 Klik rename dan ketikkan nama yang baru

» atau Klik kanan pada sheet tersebut maka akan tampil menu pop-up, klik rename dan ketikkan nama yang baru

 Menghapus sheet

 Klik kanan sheet yang akan dihapus lalu pilih delet

 Atau dengan cara mengklik sheet yang akan dihapus lalu klik menu edit pilih delet

 Merubah warna sheet

 Sorot sheet yang akan diberi warna/diubah warnanya  Klik menu format, pilih menu sheet

 Klik Tab color lalu pilih warna yang diinginkan

» atau lebih cepat lagi dengan cara mengklik kanan pada sheet tersebut lalu klik tab color dan pilih warna yang diinginkan

 Memberi backdround pada sheet  Sorot sheet yang diinginkan

 Klik menu Format, klik menu sheet

 Klik menu background maka akan tampil kotak dialog berikut :

(6)

 Pilih salah satu file gambar yang diinginkan  Klik insert

 Menyembunyikan sheet

 Sorot sheet yang mau di sembunyikan  Klik menu Format, pilih Hide

untuk menampilkannya kembali klik sheet yang ada/sheet yang tersisa, klik menu Format, klik Unhide maka akan tampil kotak dialog unhide. Pilih nama sheet yang akan ditampilkan kembali lalu klik ok.

 Memprotect/mengunci sheet dari beberapa printah  Pilih/sorot sheet yang akan diprotect

 Klik kanan pada sheet tersebut, pilih menu protect sheet atau bisa juga klik menu Tools lalu klik Protection lalu klik protect sheet

 Ketikkan kata kunci pada menu Password to unprotect sheet

 Pada Allow all user of this worksheet berikan centang pada masing-masing menu pilihan. Fungsinya agar worksheet anda terkunci apabila pada worksheet diberikan printah. Salah satu contoh Insert rows,artinya kita tidak bisa menambahkan baris baru pada worksheet yang telah kita protect tersebut.

2.7 Meyisipkan sheet baru

 Sorot dimana sheet akan disisipkan,misalkan disebelah sheet2  Klik menu insert, klik sheet

Atau dengan cara mengklik kanan langsung pada sheet lalu pilih menu insert

BAB III

MENGATUR KERTAS,MARGIN DAN

MEMBERI GARIS CELL/MEMBUAT TABEL, MEMFORMAT HURUF

3.1 MENGATUR KERTAS

 Klik menu file, klik page setup maka akan tampii kotak diaiog page setup

 Klik tab page

Pada menu Orientation terdapat dua pilihan yaitu Portrait yang artinya

kududukan kertas berdiri secara vertikal dan Landlscape yang artinya kedudukan kertas tertidur secar hirizontal. Untuk itu pilih salah satunya.

 Menu Scaling berfungsi untuk melihat tampilan dari worksheet dengan ukuran tertentu

 Pada menu Paper size tentukan ukuran kertas yang diinginkan

 Klik Ok

3.2 MENGATUR MARGIN/BATAS PENGETIKAN

 Klik menu File, klik Page setup maka akan tampii kotak diaiog page setup

seperti dibawah ini :

 Klik tab margin

 Rubah masing-masing ukuran margin nya

(7)

 Header : menentukan lebar batas pengetikan untuk header

 Footer : menentukan lebar batas pengetikan untuk footer

 Klik Ok

3.3 MEMBUAT TABEL SEDERHANA

Cara membuat tabel pada Ms.excel berbeda dengan cara membuat tabel pada Ms.word. Jika kita ingin membuat tabel pada Ms.excel ada baiknya terlebih dahulu kita menyiapkan data nya untuk terlebih dahulu. Berikut tahap-tahap pembuatan garis cell:

 Block data pada sheet yang akan dibuat garis cellnya  Klik menu Format, format cell atau tekan ctrl + 1  Klik tab border pada tampilan kotak dialog format cell  Pada menu Line style pilih jenis garis yang diinginkan

 Pada menu Preset pilih Outline jika ingin membuat garis bagian sisi luar tabel, Insidle untuk membuat garis bagian dalam tabel atau None jika ingin menghilangkan garis sisi luar dan dalam.

 Pilih jenis warna garis pada menu color  Klik ok

» Menu border berfungsi untuk membantu kita memilih satu persatu bagian garis yang akan dihapus atau dirubah formatnya.

3.4 MEMBUAT TABEL DENGAN FORMAT TERTENTU  Block data pada sheet yang akan dibuat tabelnya  Klik menu format

 Klik menu Autoformat lalu pilih format tabel yang diinginkan  Klik ok

3.5 MERUBAH JENIS,UKURAN,WARNA,GAYA HURUF

Jika data pada worksheet anda sudah ada, maka langkah pertama yang anda lakukan adalah proses pemblokan. Setelah itu ikuti langkah-langkah berikut ini :

 Klik menu Format, format cell

 Pilih tab menu Font maka akan tampii kotak diaiog sebagai berikut

 Rubah jenis huruf pada menu Font, rubah gaya huruf pada menu Font style, rubah ukuran huruf pada menu Size,rubah warna huruf pada menu Color. Setelah selesai anda juga bisa memberikan garis bawah pada menu Undlerline dan memberikan efects huruf pada menu Effect . Klik Ok

» anda tidak mesti harus merubah seluruh format font seperti diatas, anda bisa memilih hanya satu atau dua format saja yang akan dirubah misalkan merubah ukuran dan jenis huruf saja setelah itu kita bisa langsung klik Ok.

»» selain dari menu format kita juga bisa merubah format font melalui Toolbar formatting.

BAB V

FORMAT NUMBER DAN

OPERATOR MATIMATIKA,OPERATOR FUNGSI

(8)

Format general berfungsi untuk membuat format angka kebentuk semula atau ke bentuk umum

5.2 FORMAT NUMBER

Format number berfungsi untuk merubah angka kedalam bentuk yang diinginkan. Perhatikan gambar format number dibawah !!

 Decimal place fungsi nya untuk menentukan berapa angka bilangan dibelakang koma.

 Use 1000 seperator (.) berfungsi untuk memberikan tanda titik pada batas ribuan. Misalnya 100000 menjadi 100.000

 Negative number berfungsi untuk memberikan/menentukan jenis angka atau bilangan negatif

5.3 FORMAT CURRENCY dan ACCOUNTING

Format currency dan Accounting berfungsi untuk merubah bentuk angka biasa menjadi bernilai mata uang. Misalnya 10000 menjadi Rp 10.000

Pada format currency dan accounting terdapat kotak menu Symbol yang berfungsi untuk menentukan simbol dari mata uang beberapa negara.

Perbedaan antara Format currency dan Accounting pada penyusunan datanya. Format accounting lebih tersusun rapi sesuai dengan nilai angka/atau bilangan tersebut.

5.4 FORMAT DATE DAN TIME

Format Date dan Time berfungsi untuk memasukkan data berupa bilangan tanggal atau jam. Anda bisa merubah format tanggal dan jam pada kotak pilihan menu Type.

Cara untuk memformat angka/format number  Block cell dimana data akan dirubah

 Klik menu Format,format cell

 Klik tab Number,pada kotak Catagory pilih format yang diinginkan  Klik ok

» cara kerja semua format Number diatas sama.

5.5 OPERATOR MATEMATIKA

Jenis-jenis Operator Matematika sebagai berikut ;

* : Perkalian ^ : Pangkat / : Pembagian + : Tambah - : Pengurangan

Contoh Op. Penjumlahan (bilangan dlengan bilangan) 5 + 5 = 10 = 5 + 5

Contoh Op. Penjumlahan (alamat cell dlengan alamat cell) = A1 + D2

Sifat Alamat sel dalam rumus

(9)

5.6 OPERATOR FUNGSI

Jenis –jenis Operator Logika

= : Sama dengan <> : Tidak sama dengan < : Lebih Kecil

> : Lebih besar

<= : Kurang dari sama dengan >= : Lebih dari sama dengan

BAB VI

FUNGSI STATISTIK, FUNGSI LOGIKA,

FUNGSI PEMBACA TABEL VLOOKUP DAN HLOOKUP

6.1 FUNGSI STATISTIK

Ada beberapa fungsi statistik yang sering digunakan, diantaranya adalah :

 = SUM (block data) : untuk mencari jumlah total

 = AVERAGE (block data) : untuk mencari hasil nilai rata-rata

 = COUNT (block data) : untuk mengetahui jumlah data dalam range  = MAX (block data) : untuk mencari nilai tertinggi

 = MIN (block data) : untuk mencari nilai terendah

6.2 FUNGSI LOGIKA

Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel, Fungsi bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar

atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu : = (sama dengan)

< (lebih kecil dari) > (lebih besar dari)

<= (lebih kecil sama dengan) >= (lebih besar sama dengan) <> (tidak sama dengan)

=

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau kondisi salah.

FUNGSI IF TUNGGAL

Contoh 1 : =IF(A2>50,”Naik Kelas”,”Tinggal Kelas”)

Artinya jika nilai sel A2 lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”, sebaliknya jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”.

FUNGSI IF MAJEMUK Contoh :

=IF(C4=”A”,”ISTIMEWA”,IF(C4=”B”,”BAIK”,IF(C4=”C”,”CUKUP”,”KURANG”)))

Artinya jika pada sel C4 nilainya A maka hasilnya “ISTIMEWA”, jika pada sel C4 nilainya B maka hasilnya “BAIK”, jika pada sel C4 nilainya C maka hasilnya “CUKUP”, atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG”..

(10)

MEMBUAT GRAFIK dlan MENCETAK DOKUMEN

7.1 MEMBUAT GRAFIK

Laporan dalam bentuk grafik tentunya lebih mudah dibaca dan dilihat karena laporan dalam bentuk grafik memudahkan kita untuk melihat suatu kemajuan dan kemunduran dari suatu data. Grafik atau Chart dalam Ms.Excel memiliki fungsi dan menu tersendiri, khusus untuk pengaturannya karena laporan dalam bentuk grafik merupakan fasilitas yang lengkap.

Grafik dibuat berdasarkan dari data tabel terlebih dahulu, untuk itu perhatikan tahap-tahap pembuatan grafik dari contoh tabel berikut :

 Sorot range data yang akan dijadikan grafik, A5:E11  Pada menu insert, pilih dan klik Chart

 Pilih jenis grafik yang diinginkan pada menu Chart Type

 Pada kotak pilihan Chart sub-Type, klik grafik yang pertama kemudian klik

7.2 MENCETAK DOKUMEN

Sebelum kita mempelajari tahap-tahap untuk mencetak dokumen ke printer,untuk itu terlebih dahulu pastikan komputer anda sudah terhubung dengan printer dan driver printer tersebut sudah diinstall kedalam komputer anda. Jika prosedur diatas sudah terlaksana maka perhatikan cara mencetak dokumen berikut :

 Aktifkan printer dan masukkan kertas

 Klik menu File, pilih Print maka akan tampii kotak diaiog print berikut

 Pada menu Print range pilih salah satu menu pilihan

o All = jika mencetak seluruhnya

o Page = mencetak pada kertas tertentu

 Pada menu Copies terdapat Number of copies yang fungsinya menentukan

jumlah/banyak copian yang mau dicetak. Menu Collate berfungsi untuk menentukan cara pengumpulan kertas yang akan dicetak. Untuk lebih jelaskan perhatikan instruktur

 Menu Print what berfungsi untuk menentukan pada sheet mana data akan

dicetak

 Setelah anda selesai memilih menu-menu yang terdapat didalam menu print,

langkah terakhir anda tinggal mengklik Ok.

7.3.1 Mengurutkan Data (sort)

Siapkan data yang akan diurutkan terlebih dahulu,misalkan tabel diatas a) Tentukan Range dengan cara memblock database tersebut, misalnya A2:C5 b) Klik menu Data lalu klik Sort atau klik tombol

(11)

ShortCut Keyboard pada Microsoft Excel

No Shortcut Deskripsi

1 Ctrl + A Memilih / menyeleksi seluruh isi dari worksheet . (select all) 2 Ctrl + B Membuat Bold area / sel yang diseleksi

3 Ctrl + I Membuat italic area / sel yang diseleksi

4 Ctrl + U Membuat garis bawah area / sel yang diseleksi

5 Ctrl + P Menampilkan kotak dialog print untuk memulai mencetak. 6 Ctrl + Z Membatalkan langkah/tindakan terakhir.

7 F2 Edit sel yang dipilih

8 Shift + F5 Memunculkan kotak pencarian

9 F7 Memeriksa ejaan teks yang dipilih dan / atau dokumen 10 F11 Membuat Chart

11 Ctrl + Shift + ; Memasukan waktu saat ini. 12 Ctrl + ; Memasukan tanggal.

13 Alt + Shift + F1 Membuat Worksheet baru. 14 Ctrl + F9 Minimize jendela window 15 Ctrl + F10 Maximize jendela window

16 Ctrl + F6 Beralih di antara file excel yang sedang dibuka 17 Ctrl + Page up Memilih Sheet ke arah kiri

18 Ctrl + Page down Memilih Sheet ke arah kanan

19 Ctrl + Tab Beralih di antara Dua atau lebih file exel yang terbuka 20 Alt + = Membuat rumus untuk jumlah semua sel di atas 21 Ctrl + ‘ Memasukan nilai di atas ke dalam sel sel yang dipilih. 22 Ctrl + Shift + ! Format nomor dalam format koma.