2.1. Nalar Masing-Masing Konsep 2.1.1. Konsep Management Trainee
Dalam kamus karya Echols dan Shadily (1997) terdapat kata management yang artinya di bawah direksi; ketatalaksanaan; pengelolaan, sedangkan kata trainee berarti pengikut latihan atau sebagai siswa latihan. Maka management trainee dapat didefinisikan sebagai pengelolaan suatu usaha yang dijalankan dengan pelatihan oleh individu yang ditempatkan di setiap departemen dalam perusahaan secara bergantian.
Training atau pelatihan kerja menurut Sastrohadiwiryo (2002) adalah,
“Penyelenggaraan dan pengarahan untuk membekali, meningkatkan, dan mengembangkan keterampilan atau keahlian kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan tenaga kerja” (p. 16).
Umar (1998) berpendapat bahwa training bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan sekarang dan bertujuan menyiapkan pegawai untuk bersiap memangku jabatan tertentu di masa yang akan datang.
Adapun teori lain dari U.S. Department of Labor, training adalah “Career development program for employees that offers away of developing skill and enhancing productivity and quality of work and building worker loyalty to firm”
yang diartikan merupakan program pengembangan karir untuk pegawai agar dapat mengembangkan kemampuan dan meningkatkan produktivitas serta kualitas kerja dan membangun kesetiaan pegawai pada perusahaan.
“Management trainee sendiri dapat dikategorikan sebagai Manajemen Kepegawaian. Menurut Miner (1997) “Manajemen kepegawaian adalah suatu proses untuk mengembangkan, menerapkan dan menilai kebijaksanaan- kebijaksanaan, prosedur-prosedur, metode-metode dan program-program yang ada hubungannya dengan individu dalam organisasi” (p.7). Dengan demikian manajemen kepegawaian itu berhubungan dengan masalah-masalah kepegawaian
dalam suatu organisasi dan pegawai-pegawai dipandang sebagai individu- individu, bukan sebagai kelompok orang.
Menurut Moekijat (1999), Fungsi atau kegiatan pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang untuk mengisi organisasi. Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan tenaga kerja (recruitment), seleksi, dan penempatan tanpa bantuan para ahli. Hal ini tercermin dari penarikan management trainee yang dipekerjakan untuk menjalankan manajemen perusahaan dan direkrut langsung oleh Area Auditor selaku pimpinan tertinggi dalam manajemen.
2.1.2. Analisis Beban Kerja (Work-load Analysis)
Menurut Moekijat (1999), Analisis beban kerja yaitu penentuan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan selama jangka waktu tertentu. Analisis beban kerja harus diikuti dengan analisis tenaga kerja untuk menentukan dengan lebih tepat berapa jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Menurut Simamora (1997), teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio-rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan personalia. Analisis beban kerja mengidentifikasi jumlah karyawan maupun tipe-tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Langkah pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran yang hendak dicapai organisasi.
Selanjutnya diaplikasikan ke dalam jumlah jam karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran tersebut. Apabila tingkat keluaran diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.
Beban kerja yang ideal bagi pegawai dapat diukur melalui standar kinerja yang menurut Mathis dan Jackson (2002) yaitu tingkat-tingkat kinerja yang diharapkan dan merupakan bahan perbandingan, atau tujuan, atau target tergantung dari pendekatan yang diambil.
Mathis dan Jackson (2002) berpendapat bahwa :
Standar kinerja yang realistis, terukur, dan mudah dipahami menguntungkan baik bagi organisasi maupun karyawan. Dalam artian, standar kinerja mendefinisikan tentang pekerjaan yang tergolong memuaskan. Tingkatan yang dipenuhi oleh suatu kinerja terkadang digambarkan melalui nilai angka atau nilai verbal, seperti “istimewa” atau “tidak memuaskan”. Kadangkala bisa menjadi sulit bagi dua atau tiga orang untuk mencapai kesepakatan tentang tingkatan apa yang secara relatif menjadi sebuah standar penilaian (p. 80).
Mathis dan Jackson (2002) berpendapat bahwa istilah-istilah yang digunakan untuk mendefinisikan standar kinerja suatu perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Istimewa, jika seseorang sangat berhasil pada kriteria pekerjaan sehingga catatan khusus harus dibuat.
2. Sangat baik, jika kinerja pada tingkat ini adalah kinerja yang lebih baik dari rata- rata di dalam unit, dengan menggunakan standar yang umum dan hasil dari unit itu.
3. Memuaskan, jika kinerja pada tingkat ini adalah pada batas atau sedikit di atas standar minimal. Tingkat kinerja ini adalah yang diharapkan dari seseorang yang sudah sangat berpengalaman dan sangat kompeten.
4. Rata-rata, jika kinerja berada sedikit di bawah standar minimal dari dimensi pekerjaan. Namun demikian, nampaknya ada potensi untuk meningkatkan penilaian dalam jangka waktu yang masuk akal.
5. Tidak memuaskan, jika kinerja pada tingkat ini adalah di bawah standar yang diterima, dan ada pertanyaan serius tentang apakah orang ini mampu meningkatkan diri untuk memenuhi standar minimal.
Menurut Mathis dan Jackson (2002), “Para karyawan yang berpengalaman biasanya tahu dengan baik aspek-aspek suatu kinerja yang memuaskan dari tugas- tugas dalam kriteria pekerjaan mereka, demikian juga dengan atasannya. Dengan demikian, individu-individu ini sering berkolaborasi secara efektif dalam menetapkan standar-standar penilaian” (p.81).
Umar (1998) berpendapat bahwa waktu kerja atau jam kerja merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi produktivitas karyawan. Standar waktu
kerja pegawai di Indonesia tertulis dalam Undang-undang No. 13 Tahun 2003, Bab X mengenai Perlindungan, Pengupahan dan Kesejahteraan yang berisi : 1. Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.
2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :
a) 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
b) 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
3. Ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu.
4. Ketentuan mengenai waktu kerja pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri.
2.1.3. Gaji Pegawai
Menurut Swastha dan Sukotjo (1998), “Gaji ialah imbalan jasa yang diberikan secara teratur dan dalam jumlah tertentu oleh perusahaan kepada para karyawan atas kontribusi tenaganya yang telah diberikannya untuk mencapai tujuan tertentu”(p.267).
Menurut Harsono (1984), “Gaji adalah jumlah keseluruhan yang ditetapkan sebagai ganti jasa yang dikeluarkan oleh pekerja” (p.125). Sedangkan menurut Handoko (1997), “Gaji ialah pemberian pembayaran finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang” (p.218).
Menurut Moekijat (1999), perusahaan yang baik seharusnya memberikan gaji yang sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan oleh tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan (equal pay for equal work). Agar hal tersebut dapat terselenggara, ada dua hal yang harus diperhatikan yaitu :
1. Pembayaran yang sama untuk pekerjaan dengan tingkat kesukaran dan tanggungjawab jabatan yang sama.
2. Persamaan dengan gaji yang diberikan oleh perusahaan-perusahaan lain untuk jabatan yang sama.
2.1.3.1. Peranan gaji
Menurut Poerwono (1982) peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak, yaitu:
a. Aspek pemberi kerja majikan adalah manager
Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan sekaligus merupakan komponen harga pokok yang sangat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila pemberi kerja terlalu tinggi dapat mengakibatkan harga pokok juga terlalu tinggi dan bila upah terlalu rendah mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja.
b. Aspek penerima kerja
Gaji merupakan penghasilan untuk memenuhi kebutuhan terhadap keluarga, walaupun gaji bukan merupakan satu-satunya motivasi karyawan dalam berprestasi tetapi dapat dikatakan bahwa gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi produktivitas maupun kesetiaan karyawan tersebut terhadap perusahaan (p.177).
2.1.3.2. Faktor-faktor penting dalam penetapan gaji
Menurut Siagian (1995) ada lima faktor penting dalam penetapan gaji, yaitu :
a. Tingkat upah dan gaji yang berlaku
Tingkat upah dan gaji yang berlaku umum itu tidak bisa diterapkan begitu saja oleh suatu organisasi tertentu. Kebiasaan tersebut masih harus dikaitkan dengan berbagai faktor lain, salah satu faktor yang harus dipertimbangkan ialah langka tidaknya tenaga kerja yang memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus tertentu dan sangat dibutuhkan oleh organisasi yang bersangkutan.
b. Tuntutan serikat pekerja
Dalam masyarakat dimana eksistensi serikat pekerja diakui, sangat mungkin terdapat keadaan bahwa serikat pekerja berperan dalam
mengajukan tuntutan tingkat upah dan gaji yang lebih tinggi dari tingkat yang berlaku.
c. Produktivitas
Agar mampu mencapai tujuan dan berbagai sasarannya, suatu organisasi memerlukan tenaga kerja yang produktif. Apabila para pekerja merasa bahwa mereka tidak memperoleh imbalan yang wajar, sangat mungkin mereka tidak akan bekerja keras.
d. Kebijakan organisasi mengenai upah dan gaji
Kebijakan suatu organisasi mengenai upah dan gaji bagi para karyawannya tercermin pada jumlah uang yang dibawa pulang oleh para karyawan tersebut.
e. Peraturan perundang-undangan
Pemerintah berkepentingan dalam bidang ketenagakerjaan dan oleh karenanya berbagai segi kehidupan kekayaan pun diatur dalam berbagai peraturan perundang-undangan (p.265).
Menurut Manullang (1996) ada beberapa faktor penting dalam menetapkan gaji yang adil, yaitu:
a. Pendidikan
Gaji yang diberikan harus sesuai dengan tingkat pendidikan karyawan, misalnya gaji seorang sarjana harus dibedakan dengan yang bukan sarjana.
b. Pengalaman
Gaji yang diberikan kepada orang yang sudah mempunyai pengalaman kerja tinggi harus dibedakan dengan orang yang belum berpengalaman.
c. Tanggungan
Gaji sudah dianggap adil bila besarnya gaji bagi yang mempunyai tanggungan keluarga yang besar dibedakan dengan yang mempunyai tanggungan keluarga yang kecil.
d. Kemampuan perusahaan
Kemampuan perusahaan untuk membayar karyawannya juga harus diperhitungkan. Bila perusahaan mendapat keuntungan sebaiknya karyawan juga dapat ikut menikmati melalui peningkatan gaji, kesejahteraan, dan lain-lain.
e. Kondisi-kondisi pekerja
Bidang pekerjaan yang memerlukan ketelitian dan keahlian yang khusus haruslah dibedakan tingkat gajinya dengan pekerja yang mengerjakan pekerjaan biasa dan sederhana (p.116).
2.1.3.3. Fungsi dan tujuan penggajian
Menurut Soeprihatno (1984) fungsi gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu:
- Untuk mengalokasikan secara efisien sumber-sumber tenaga kerja.
- Untuk penggunaan sumber-sumber tenaga kerja manusia secara efisien.
- Mendorong stabilisasi dan pertumbuhan ekonomi.
Suatu struktur upah dan gaji yang baik cenderung menarik pegawai- pegawai yang cakap. Pegawai mungkin akan merasa tidak puas jika upah yang diberikan oleh perusahaan dianggap terlalu rendah atau tidak sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan. Sebaliknya jika upah dan gaji yang diberikan telah sesuai dengan standar pekerjaan maka hal tersebut mungkin akan mendorong produktivitas pegawai.
2.1.4. Produktivitas
Umar (1998) dalam bukunya menyatakan bahwa:
Produktivitas menurut Dewan Produktivitas Nasional mempunyai pengertian sebagai sikap mental yang selalu berpandangan bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini.
Sedangkan secara umum seperti yang banyak terdapat dalam buku-buku teks tentang produktivitas, produktivitas mengandung arti sebagai perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input) (p.9).
Menurut Swastha dan Sukotjo (1998), “Produktivitas adalah sebuah konsep yang menggambarkan hubungan atas hasil yaitu jumlah barang dan jasa yang akan diproduksi dengan sumber-sumber yaitu jumlah tenaga kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya yang dipakai untuk menghasilkan hasil tersebut”
(p.281). Sedangkan menurut Syarif (1990), “Produktivitas adalah gambaran, ukuran dari tingkat produktif yang dicapai” (p.11).
2.1.4.1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas
Menurut Winardi (1984) ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas, yaitu:
a. Situasi dan lingkungan kerja
Merupakan faktor yang dapat mempengaruhi tinggi rendahnya produktivitas yang menyangkut fasilitas serta sistem kompensasi yang ada, disamping itu merupakan keadaan dimana pekerja dapat bekerja dengan tenang.
b. Sikap dan attitude
Merupakan suatu hal yang menyangkut perangai para tenaga kerja.
Attitude banyak dihubungkan dengan moral atau semangat kerja. Apabila kita melihat pada kelompok kerja terdapat hal yang menyangkut ketidaktenangan dan kegelisahan yang berakibat rendahnya produktivitas, maka dikatakan bahwa kelompok kerja tersebut mempunyai semangat kerja yang rendah, sebaliknya apabila kita melihat adanya hasil-hasil yang memuaskan atau yang mencapai produktivitas yang diharapkan, maka kelompok kerja atau individu tersebut dapat dikatakan mempunyai semangat kerja yang tinggi.
c. Pengetahuan atau knowledge
Pengetahuan tertentu merupakan salah satu syarat untuk dapat menduduki suatu jabatan, oleh karena itu kemampuan memegang peranan penting bagi tenaga kerja untuk memberikan sumbangan terhadap prestasi kerja.
Pengetahuan seharusnya didasari oleh pendidikan yang baik yang merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan tenaga kerja yang terampil, sehingga keterampilan tadi akan dapat menciptakan prestasi kerja yang dapat dikatakan sebagai pencapaian produktivitas yang diharapkan.
d. Faktor fisik perusahaan
Meliputi unsur-unsur yang ada dalam perusahaan disamping faktor tenaga kerja, diantaranya mesin-mesin, bahan baku, gedung dan lain-lain. Suatu
keadaan mesin yang jalannya kurang sempurna akan dapat mempengaruhi terhadap pencapaian produktivitas. Sebaliknya faktor-faktor fisik yang cukup baik akan dapat mempengaruhi produksi kerja kearah yang positif dan terarah karena bagaimanapun juga faktor fisik erat kaitannya dengan kondisi perusahaan tersebut dan tenaga kerja (p.80).
Umar (1998) menyatakan bahwa menurut Balai Pengembangan Produktivitas Daerah ada enam faktor utama yang menentukan produktivitas tenaga kerja, yaitu :
1. Sikap kerja.
2. Tingkat keterampilan.
3. Hubungan antara tenaga kerja dan pimpinan.
4. Manajemen produktivitas.
5. Efisiensi tenaga kerja.
6. Kewiraswastaan
Umar (1998) menyatakan bahwa ciri pegawai yang produktif menurut Timpe (1989) adalah :
1. Cerdas dan dapat belajar dengan relatif cepat.
2. Kompeten secara professional.
3. Kreatif dan inovatif.
4. Memahami pekerjaan.
5. Belajar dengan cerdik, menggunakan logika, efisien, tidak mudah macet dalam pekerjaan.
6. Dianggap bernilai oleh atasannya.
7. Memiliki catatan prestasi yang baik.
8. Selalu meningkatkan diri
2.1.4.2. Dimensi produktivitas
Umar (1998) berpendapat bahwa produktivitas memiliki dua dimensi meliputi :
1. Efektivitas, mengarah kepada pencapaian unjuk kerja yang maksimal yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas, dan waktu.
2. Efisiensi, berkaitan dengan upaya membandingkan input dengan realisasi penggunaannya atau bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
2.1.5. Performance Appraisal
Performance appraisal dapat diartikan sebagai penilaian kinerja. Menurut Handoko (1997), “Penilaian kinerja adalah proses melalui mana organisasi- organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan” (p.135). Hal ini akan memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memotivasi karyawan dalam pelaksanaan kinerjanya.
Rivai (2005) berpendapat bahwa “Kinerja merujuk kepada tingkat keberhasilan dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja dinyatakan baik dan sukses jika tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik” (p.15).
Dari pandangan tentang kinerja di atas , maka Rivai (2005) menyimpulkan bahwa kinerja memiliki empat aspek, yaitu:
1. Kemampuan
2. Penerimaan tujuan perusahaan 3. Tingkat tujuan yang dicapai
4. Interaksi antara tujuan dan kemampuan para karyawan dalam perusahaan Empat elemen di atas berpengaruh terhadap kinerja karyawan dalam suatu perusahaan. Seorang karyawan tidak akan mampu berkerja dengan baik jika tidak memiliki kemampuan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Oleh karena itu, dalam rangka peningkatan kinerja seorang karyawan, pengetahuan bidang tugas pekerja yang bersangkutan sangat penting. Dengan demikian faktor-faktor yang menandai kinerja adalah hasil ketentuan:
1. Kebutuhan yang dibuat pekerja 2. Tujuan yang khusus
3. Kemampuan 4. Kompleksitas 5. Komitmen 6. Umpan balik 7. Situasi
8. Pembatasan
9. Perhatian pada setiap kegiatan 10. Usaha
11. Ketekunan 12. Ketaatan
13. Kesediaan untuk berkorban 14. Memiliki standar yang jelas
Rivai (2005) berpendapat bahwa :
Penilaian kinerja merupakan analisis dan interpretasi keberhasilan atau kegagalan pencapaian kinerja. Penilaian sebaiknya dikaitkan dengan sumberdaya (input) yang berada di bawah wewenangnya seperti sumber daya manusia, dana/keuangan, sarana-prasarana, metode kerja dan hal lainnya yang berkaitan. Tujuannya adalah agar dapat diketahui dengan pasti apakah pencapaian kinerja yang tidak sesuai (kegagalan) disebabkan oleh faktor input yang kurang mendukung atau kegagalan pihak manajemen (p.15).
Menurut Mathis dan Jackson (2002), “ Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan karyawan. Kinerja karyawan adalah yang mempengaruhi seberapa banyak mereka memberi kontribusi kepada organisasi yang antara lain :
1. Kuantitas output 2. Kualitas output 3. Jangka waktu output 4. Kehadiran di tempat kerja 5. Sikap kooperatif “ (p.78)
Menurut Mathis dan Jackson (2002), sistem penilaian kinerja kadangkala merupakan hubungan antara penghargaan yang diharapkan diterima oleh karyawan dengan produktivitas yang dihasilkan.
2.2. Hubungan antar Konsep
Management trainee merupakan pengelolaan suatu usaha yang dijalankan dengan pelatihan oleh individu yang ditempatkan di setiap departemen dalam perusahaan secara bergantian. Pengelolaan perusahaan oleh management trainee
tercermin dalam beban kerja. Beban kerja yang diberikan kepada management trainee dapat diukur melalui standar kinerja pegawai.
Menurut Umar (1998), efisiensi tenaga kerja merupakan salah satu faktor utama yang menentukan produktivitas tenaga kerja. Dengan efisiensi tenaga kerja, perusahaan memiliki tenaga kerja yang terbatas. Hal tersebut dapat berpengaruh terhadap beban kerja yang diberikan kepada karyawan.
Gaji yang diberikan perusahaan merupakan timbal balik atau pembayaran jasa atas beban kerja yang diterima oleh management trainee. Gaji yang diberikan kepada management trainee juga dapat ditentukan melalui faktor-faktor untuk menetapkan gaji yang adil, antara lain :
1. Pendidikan 2. Pengalaman 3. Tanggungan
4. Kemampuan perusahaan 5. Kondisi-kondisi pekerja
Menurut Winardi (1984), situasi dan lingkungan kerja merupakan salah satu faktor yang menentukan produktivitas karena menyangkut fasilitas dan kompensasi yang ada.
Tingkat kesesuaian penetapan beban kerja dan gaji yang diberikan oleh perusahaan dapat mempengaruhi produktivitas management trainee dalam kinerjanya.
Produktivitas mengandung arti sebagai perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input).
Produktivitas dapat diukur melalui performance appraisal (penilaian kinerja) dengan mengevaluasi atau menilai prestasi kerja management trainee.
2.3. Kerangka Pemikiran
Gambar 2.1. Kerangka Pemikiran
Bread Talk Premium Boutique Bakery yang berada di Surabaya menggunakan management trainee dalam menjalankan usahanya. Beban kerja dan gaji yang diterima oleh management trainee berpengaruh terhadap produktivitas kinerja yang diukur melalui performance appraisal atau penilaian kinerja. Melalui performance appraisal maka dapat ditentukan produktif atau tidaknya management trainee yang bekerja di BreadTalk.
BreadTalk
Premium Boutique Bakery di Surabaya
Beban kerja dan gaji Management Trainee
Ukuran produktivitas:
• Performance appraisal
Tidak produktif Produktif
