2. TEORI PENUNJANG
2.1. Definisi Quality Control
Quality control adalah aktivitas, prosedur, metode, atau program yang menjamin pemeliharaan hubungan dari spesifikasi dan standarisasi suatu produk dari penanganannya, prosesnya, persiapannya, sampai dengan kemasannya dengan menjamin atau mempertahankan kelayakannya sampai ke tahap penyimpanan, proses, persiapan dan akhirnya dikonsumsi oleh konsumen (Manning, 1976, p.1)
Quality control merupakan teknik dan aktivitas untuk mencapai, mempertahankan, dan mengembangkan kualitas suatu produk (Dale, 1994, p.2)
Quality control adalah suatu aktivitas pengendalian material yang bertujuan untuk mengetahui secara aktual material agar sesuai dengan kondisi yang ditetapkan pada saat perencanaan. Proses kontrol material mencakup proses penerimaan material dan inspeksi penerimaan (Supriyanto, 2000, p.93).
Jadi quality control adalah suatu aktivitas untuk menjaga standarisasi kualitas suatu produk atau material mulai dari proses persiapan, penyimpanan, produksi, sampai ke tahap pemakaian oleh konsumen.
Pelaksanaan quality control yang benar untuk industri perhotelan dan catering (Cousins, Foskett & Gillespie, 2002, p.99) :
1. Melaksanakan metode pemeriksaan.
2. Adanya jaminan, contohnya seperti supplier yang menawarkan produknya harus dimintai sertifikat resmi dari pemerintah dari produk yang ditawarkan terlebih dahulu apakah supplier itu resmi menjual bahan makanan dan minuman yang benar-benar sehat dan diakui oleh pemerintah atau tidak. Biasanya supplier air mineral, makanan dan minuman kaleng, minuman beralkohol, dan lain-lain.
3. Memeriksa kemasan dari produk yang dibeli.
4. Memeriksa kondisi produk yang dibeli, seperti ukuran, warna, jangka waktu pemakaian.
Dalam industri dan lembaga purchasing, kualitas mempunyai suatu arti yang seluruhnya berbeda. Di sini kualitas adalah tergantung kepada kesesuaian dan biaya, ketimbang terhadap hakikat keunggulan itu sendiri. Kualitas terbaik adalah sesuatu yang dapat dibeli dengan biaya terendah untuk memenuhi kebutuhan atau kepuasan yang diharapkan pada kegunaan barang yang dibeli.
2.2. Quality Control di Departemen Food and Beverage
Quality control sangat berpengaruh pada kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan adalah dasar utama dari suatu produk dimana produk tersebut harus memiliki kualitas yang terbaik karena pada akhirnya produk itulah yang diberikan kepada pelanggan.
Oleh karena itu purchasing harus selalu mengontrol kualitas dari produk yang dibeli sebelum digunakan seperti ukuran, warna, isi, berat, dan kemasan dari bahan makanan dan minuman tersebut (Gaither, 1992, p.736).
Dalam suatu perusahaan katering maupun hotel, quality control mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengadaan suatu produk atau bahan makanan. Namun dalam prosesnya, quality control tidak dapat berjalan tanpa adanya standarisasi resep.
Dengan adanya standarisasi, dapat ditentukan spesifikasi standar yang diperlukan untuk membuat sebuah olahan makanan dan standart menu. Dengan adanya spesifikasi, pihak purchasing dapat menyediakan dengan tepat barang yang diperlukan (Gray &
Liguori, 2003, p.262).
Dari spesifikasi tersebut maka proses quality control dapat diterapkan oleh pihak purchasing dan receiving, dalam membeli maupun menerima suatu produk dari pihak supplier. Untuk menentukan barang yang akan dibeli, pihak purchasing harus mengetahui standar spesifikasi di sebuah industri katering atau hotel. Apabila pihak purchasing tidak mengetahui standar spesifikasi tersebut, maka pihak supplier yang akan menentukannya atau dengan kata lain pihak vendor atau supplier akan memiliki kontrol untuk menentukan spesifikasi produk. Apabila hal ini terjadi maka hotel akan mengalami kerugian yang sangat besar.
Spesifikasi produk kadangkala dikenal sebagai pengenalan produk memiliki pengertian semua karakteristik produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan pelayanan. Selain itu harus pula meliputi informasi tentang produk terkait, yang dapat disesuaikan sewaktu pengiriman dan dapat dikomunikasikan secara mudah dari pihak purchasing kepada pihak supplier.
Spesifikasi yang baik dan yang harus diperhatikan dari suatu produk adalah:
(Feinstein & Stefanelli, 2007, pp.18 - 23) 1. Kualitas produk
Kualitas produk haruslah sangat diperhatikan dalam sebuah pembelian produk.
Pihak supplier umumnya memiliki tiga tingkatan kualitas produknya, yakni bagus, lebih bagus, dan terbaik. Penggunaan setiap tingkatan kualitas harus disesuaikan dengan kebutuhan itu sendiri. Dengan kata lain hindari penggunaan produk yang berkualitas terbaik, kecuali produk tersebut sangatlah dibutuhkan dalam sebuah resep standar.
2. Merek
Merek dapat dikatakan sebagai salah satu tolak ukur suatu kualitas, terutama untuk merek-merek internasional dan lokal yang sudah terpercaya, bereputasi, dan konsisten dalam mutu. Disamping merek utama, adapula merek di bawah merek utama. Dengan contoh keju “Kraft”, namun untuk produk keju Cheddar dan Queju adalah packer’s brand dari “Kraft”, meskipun keduanya merupakan keju cheddar dalam bentuk balok yang diproduksi “Kraft”, namun keduanya mempunyai tingkatan dan harga yang berbeda. Oleh karena itu harus diperhatikan pula dalam spesifikasi, merek dan packer’s brand dari sebuah produk sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
3. Ukuran produk
Tidak semua produk membutuhkan suatu spesifiksi ukuran, namun untuk beberapa jenis produk, spesifikasi ukuran memiliki peranan yang sangat penting dalam standarisasi suatu menu. Spesifikasi ukuran dapat berupa satuan timbangan untuk produk berupa daging, ayam, ikan dan harus dicantumkan rata-rata berat yang diinginkan. Sedangkan untuk produk dengan rata-rata hitung seperti buah, udang,
lobster, juga harus dicantumkan rata-rata berat yang diinginkan, seperti jumlah produk per kotak, per kilo, per 10 kilo.
4. Kemasan
Sangat penting untuk mengenali sebuah kemasan, ketika memesan sebuah produk dari supplier. Untuk produk-produk kaleng dan dairy product, memiliki standar tertentu dalam mengemas produknya, namun untuk produk-produk makanan beku sebagai contoh, terkadang tidak memiliki standar yang baku dan kurang sempurna dalam mengemas produknya, meskipun memiliki harga pembelian yang relatif lebih murah, namun pengemasan yang kurang sempurna dapat berdampak secara langsung pada kualitas suatu olahan kuliner.
Aspek lain yang harus diperhatikan dalam menerapkan spesifikasi produk adalah mengetahui apakah pihak supplier dapat menyediakan produk dengan kemasan yang diinginkan, sebagai contoh apabila menginginkan sebuah lembaran keju yang dibungkus plastik per lembarnya, pihak purchasing harus mencantumkan spesifikasi tersebut, karena tidak semua supplier akan mengirimkan dalam keadaan yang diinginkan purchaser.
5. Keaslian
Dalam beberapa kasus diperlukan indikasi spesifikasi yang menjelaskan dari daerah atau belahan bumi mana, sebuah produk berasal. Rasa dan tekstur dari sebuah produk yang berasal dari daerah dan negara tertentu memiliki sebuah ciri khas tertentu dan perbedaan dibanding produk sejenis yang berasal dari daerah yang lain.
Sebagai contoh, apabila dalam menu disajikan Norwegian salmon, maka dalam spesifikasi produk harus benar-benar berasal dari Norwegia, karena memiliki ciri khas tertentu. Hal ini juga harus diperhatikan dalam pencantuman sebuah spesifikasi.
6. Warna
Suatu produk dengan jenis yang sama, memiliki keanekaragaman warna. Jika dalam spesifikasi produk tidak dicantumkan mengenai jenis warna produk yang akan digunakan maka pihak purchasing harus mencantumkan dalam spesifikasi tersebut.
7. Umur
Hal ini sangat penting diperhatikan untuk kesegaran pada saat produksi. Dalam spesifikasi harus memperhatikan umur dari sebuah produk yang diinginkan, sebagai contoh untuk daging sapi dalam spesifikasi harus dicantumkan berapa umur sapi ketika dipotong, dan berapa lama dari proses pemotongan hingga pengiriman (kesegarannya).
8. Bentuk produk
Bentuk produk sangat penting untuk diperhatikan, terutama untuk barang olahan pabrik. Sebagai contoh, dalam spesifikasi harus dengan jelas mencantumkan apakah untuk pemesanan sebuah keju diinginkan bentuk balok atau sliced.
9. Tanggal kadaluwarsa
Tanggal kadaluwarsa suatu produk harus diperhatikan dalam spesifikasi suatu produk yang akan dipesan. Suatu produk yang telah kadaluwarsa tidak boleh terdapat dalam inventori apabila telah melewati tanggal kadaluwarsa yang telah ditentukan, karena akan berpengaruh pada kualitas olahan suatu produk.
Tabel 2.1. Format dan Contoh Spesifikasi Untuk Departemen Purchasing Nama produk
Kegunaan Kualitas standart
Ukuran produk Ukuran container Tipe kemasan Prosedur kemasan
Berat minimum per kemasan Metode pengolahan Keaslian
Warna
Bentuk Produk
Sumber : Feinstein & Stefanelli, 2007, p.26
Spesifikasi terhadap food and beverage memang sangat diperlukan untuk panduan sewaktu menerima barang. Karena tidak semua orang tahu tentang kualitas dan ciri – ciri food and beverage yang baik. Seperti bentuk, kondisi, warna, dan kesegaran bahan makanan yang sehat.
Berikut ini adalah ciri-ciri fisik makanan yang baik atau sehat secara umum (Winarni, 1993, p.39) seperti :
1. Ciri – ciri sayuran yang baik : Sayuran yang berakar :
a. Kulit masih utuh (tidak rusak).
b. Tidak ada tanda-tanda jamur (flek hitam).
c. Dalam keadaan kering.
d. Tidak berwarna hijau (jenis kentang).
Sayuran hijau :
a. Warna masih segar.
b. Tekstur masih kokoh (tidak layu).
c. Tidak Memar (cacat).
d. Tidak ada tanda-tanda bekas dimakan serangga.
e. Untuk biji dan polong, dipilih yang padat berisi.
f. Harus bersih dari kotoran (tanah atau pasir).
2. Ciri-ciri daging unggas yang baik : a. Dagingnya bingkas atau kenyal.
b. Dagingnya tidak pucat.
c. Tidak berlendir.
d. Kaki bersih.
e. Tidak patah tulang atau biru memar.
f. Kulit tidak sobek.
g. Bersih dari bulu.
h. Bila ayam dipotong, bebas dari jerohan dan tanpa kepala, leher, dan kaki.
i. Berbau segar dan keadaan bersih.
3. Ciri-ciri ikan yang sehat dan segar :
a. Dagingnya padat, bingkas (jika ditekan tidak meninggalkan bekas).
b. Insang masih merah dan segar.
c. Matanya bening, menonjol keluar, dan penuh.
d. Sisiknya mengkilap dan tidak mudah lepas.
e. Kondisi umum perut tidak kembung atau pecah kulit, dan daging tidak tercabik atau sobek.
f. Baunya segar.
g. Tidak berlendir berlebihan ataupun kering.
4. Ciri-ciri udang yang baik :
a. Kulitnya berwarna cerah, bila dimasak berwarna merah.
b. Jika dimasak, daging merah pada bagian permukaanya dan tidak. lengket jika disentuh, serta keras atau padat.
c. Ekor tertarik kuat ke bagian kepala.
d. Tidak berbau ammonia.
5. Ciri-ciri kerang yang baik :
a. Bila yang masih hidup, cirinya kedua kulit luar tertutup rapat.
b. Dalam keadaan utuh tidak terlalu berat ataupun mengapung di air.
c. Tidak bau busuk menyengat (ammonia).
d. Jika dalam keadaan terbuka, bila disentuh segera menutup.
6. Ciri-ciri cumi-cumi yang baik : a. Dagingnya bingkas.
b. Berwarna putih atau gading.
7. Ciri-ciri daging yang baik :
a. Warna daging merah cerah (tidak pucat) dan kelihatan mengkilat juga lembab.
b. Berbau khas sapi dan tidak berbau busuk.
c. Tekstur daging lembut dan berserat halus (daging dengan serat yang kasar lebih keras).
d. Daging masih elastis (tidak kaku).
e. Apabila dipegang dengan tangan bingkas dan tidak lengket (berlendir) pada tangan, tetapi tidak kering.
Sedangkan ciri-ciri fisik makanan atau minuman yang sehat menurut Badan Ketahanan Pangan Propinsi Jatim (Surabaya, 2007)
http://www.bkpjatim.or.id
1. Ciri-ciri makanan atau minuman yang dikemas dalam bentuk kaleng atau botol : a. Terdaftar di Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM) dan ditandai dengan
adanya kode nomor ML : untuk makanan luar negeri (impor), MD : untuk makanan dalam negeri.
b. Kemasan masih baik, utuh, tidak rusak, bocor atau kembung.
c. Minuman dalam botol tidak berubah warna atau keruh serta tidak terdapat gumpalan.
d. Belum habis masa pakai (belum kadaluwarsa).
e. Segel penutup masih terpasang dengan baik.
f. Mempunyai merk dan label yang jelas nama pabrik pembuatnya.
2. Ciri-ciri buah-buahan yang segar dan sehat :
a. Keadaan fisiknya baik, isinya penuh, kulit utuh, tidak rusak atau kotor.
b. Isi masih terbungkus kulit dengan baik.
c. Warna sesuai dengan bawahannya, tidak ada warna tambahan, warna buatan (karbitan) dan warna lain selain warna buah.
d. Tidak berbau busuk, bau asam atau basi atau bau yang tidak segar lainnya.
e. Terdapat lapisan pelindung alam.
f. Tidak ada cairan lain selain getah aslinya.
3. Ciri-ciri susu yang baik :
a. Warna putih susu dan kental.
b. Cairannya konstan dan tidak menggumpal.
c. Aroma khas susu, tidak bau asam, tengik atau bau amis.
d. Berat jenis lebih tinggi dari air (diatas 1,0).
e. Kalau dituang dari gelas masih menempel di dinding gelas.
f. Kalau dimasak akan terbentuk lapisan busa lemak (foam).
g. Bebas dari kotoran fisik seperti darah, debu, bulu serangga dan lain-lain.
4. Ciri-ciri tepung yang baik :
a. Butiran kering dan tidak lembab atau basah.
b. Warna aslinya tidak berubah karena jamur atau kapang.
c. Tidak mengandung kutu atau serangga.
d. Masih dalam kemasan pabrik.
5. Ciri-ciri telur yang baik : a. Tampak bersih dan kuat.
b. Tidak pecah, retak dan bocor.
c. Tidak terdapat noda atau kotoran pada kulit.
d. Mempunyai lapisan zat tepung pada permukaan kulit.
e. Kulit telur kering dan tidak basah akibat dicuci.
f. Dikocok tidak kopyor (kocak).
g. Bila diteropong (canding) terlihat terang dan bersih.
6. Perbedaan umum untuk setiap jenis daging ternak adalah :
a. Sapi : warna merah segar, serat halus, lemak lunak, warna kuning.
b. Kambing : warna merah jambu, serat halus, lemak keras warna putih, berbau khas (prengus).
c. Babi : warna merah jambu, serat halus, lemak lunak warna putih jernih.
d. Kerbau : warna merah tua, serat kasar, lemak keras warna kuning.
e. Unggas : warna putih kekuningan, lembek, tulangnya jelas warna kekuningan.
Bila dipotong sudah mati (bangkai) warna agak gelap, luka potong lurus pada bekas sembelihan, dagingnya kenyal.
f. Ayam Buras : daging agak kering dan langsing, otot jelas warna kekuningan.
g. Ayam Ras : daging lunak, agak basah dan montok, lebih jelas pada kepala atau jengger.
2.3. Purchasing
Purchasing merupakan kegiatan perusahaan menyeluruh yang berfokus pada pengadaan material suplai dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Purchasing dalam pandangan sempit digambarkan sebagai proses membeli, dalam arti yang lebih luas purchasing berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman (Revino, 2006, p.2).
Purchasing di dalam sebuah industri catering dikenal sebagai engine room (ruang mesin) sebuah dapur, dan seperti julukannya memiliki peran yang sangat vital dalam sebuah dapur. Pemesanan dan penyediaan barang yang tepat berjalan seiring dengan pengadaan konsistensi dan layanan yang berkualitas tinggi dalam sebuah industri katering, dimana berarti sebuah bisnis yang menguntungkan (Brigs, 2000).
Departemen purchasing sebagai salah satu dasar yang dibutuhkan untuk menyempurnakan produktivitas kerja, juga yang bertanggung jawab terhadap pengadaan kebutuhan bagi perusahaan baik untuk bahan baku proses produksi atau komponen pelengkap sesuai kepentingannya. Purchasing juga bertugas untuk selalu mengontrol
mutu dan kualitas barang yang dibeli, juga mencatat setiap ketidaksesuaian yang mempengaruhi kualitas barang yang terjadi di sektor pembelian (Revino, 2006, p.48).
Catatan ini akan dibuat menjadi laporan tersendiri guna menganalisis kualitas unjuk-kerja perusahaan secara prosedur, sehingga mudah melakukan tindakan-tindakan pembetulan yang diperlukan.
Purchasing sebagai bagian penting dalam organisasi perusahaan memainkan peran penting dalam sejumlah besar aktivitas pengadaan material dan non material untuk memenuhi kebutuhan proses produksi (Supriyanto, 2000, p.3). Purchasing juga mempunyai peran yang tidak hanya secara efektif melakukan pembelian dan penyerahan material dan non material untuk kebutuhan proses produksi tetapi juga harus bertanggung jawab terhadap mutu, harga, dan penyerahan yang tepat waktu sesuai dengan kebutuhan produksi.
2a 2b 3a
3c 4b
1 3b 4a 5
6
4c 7
Gambar 2.1
Bagan alur kerja purchasing Sumber : Revino, 2006, p.17 Calon
Supplier
Purchasing Supplier Receiving Accounting Peminta
Barang / User
Ouality Control
Keterangan dari bagan alur kerja purchasing :
1. User atau departemen lain yang meminta barang kepada purchasing.
2a. Purchasing mencari supplier sekaligus meminta quotation dan sample barang yang diinginkan.
2b. Supplier memberikan quotation dan sample barang yang diinginkan pada purchasing.
3a. Purchasing meminta persetujuan pembelian pada finance.
3b. Purchasing melakukan negosiasi harga dengan supplier, apabila harga telah disetujui oleh kedua belah pihak maka purchasing akan melakukan proses pemesanan atau membelikan barang yang diminta oleh departemen yang bersangkutan ke supplier.
3c. Purchasing memberikan market list dan purchase order kepada receiving, sekaligus melakukan quality control.
4a. Supplier mengirim barang dan diterima oleh receiving.
4b. Receiving memeriksa semua barang-barang yang datang.
4c. Receiving melaporkan barang-barang yang belum datang dan kondisi barang yang sudah datang.
10. Receiving memberikan invoice serta market list atau purchase order ke finance untuk mengurus proses pembayaran.
11. Supplier meminta tagihan ke pihak finance.
12. Finance menyelesaikan pembayaran kepada supplier.
2.3.1. Prinsip Dasar purchasing
Prinsip dasar purchasing dapat dibagi menjadi empat karakteristik utama, yaitu (Odgers, 1990, p.1) :
1. Menentukan siapa yang bertanggungjawab dalam suatu kegiatan purchasing.
2. Menentukan standar dan quality dari barang yang akan dibeli.
3. Menentukan jumlah yang dibutuhkan dalam suatu proses purchasing.
4. Menentukan harga yang paling menguntungkan.
2.3.2. Fungsi Purchasing
Fungsi purchasing di beberapa industri perhotelan dan catering (Odgers, 1990, p.1) :
1. Memilih supplier yang dapat menyuplai bahan makanan dan minuman yang terbaik.
2. Membuat persetujuan dengan supplier.
3. Bekerjasama dengan departemen yang memerlukan kebutuhan yang diinginkan.
4. Menempatkan pesanan.
5. Bekerjasama dengan pihak finance untuk menyelesaikan pembayaran atas barang yang telah dibeli.
2.3.3. Tujuan Dan Tugas utama Purchasing
Tujuan dari sebuah purchasing yang efektif mempunyai hubungan yang sangat erat dalam tujuan utama dari sebuah hotel atau usaha catering, yaitu supplier food and beverage untuk menyediakan pilihan dan standar dalam suatu hotel atau restoran untuk mencapai keuntungan yang diinginkan melalui pemilihan bahan-bahan yang tepat dengan harga, standar, dan jumlah yang tepat (Feinstein & Stefanelli, 2007, p.47).
Dalam proses pemilihan bahan-bahan yang tepat purchasing harus dapat memilih bahan-bahan yang berkualitas sesuai dengan harga yang sudah direncanakan. Karena di setiap hotel pihak finance selalu menyiapkan budget untuk semua departemen agar tidak mengalami kerugian. Begitu juga dengan purchasing pihak finance telah menyiapkan budget untuk semua pengeluarannya, agar purchasing dapat merencanakan dan mengontrol barang-barang yang akan dibeli dengan tetap memperhatikan kualitasnya.
(Rutherford, 2002, p.412)
Tugas utama dari bagian purchasing secara umum meliputi (Odgers, 1990, p.4) :
1. Memilih sumber-sumber pengadaan bahan makanan dan minuman. Secara berkala menyeleksinya kembali, sebagaimana mencari sumber-sumber bahan baru untuk menjaga standar dan mengurangi cost.
2. Memperhatikan tingkatan kebutuhan yang diperlukan.
3. Memeriksa penerimaan semua bahan makanan dan minuman.
4. Mencatat data yang diperlukan untuk mengontrol kegiatan purchasing.
5. Membina kerjasama dengan seluruh departemen untuk memastikan kualitas dan standarisasi bahan makanan dan minuman.
6. Bekerjasama dengan departemen finance untuk menyelesaikan pembayaran dari pengadaan bahan makanan dan minuman.
2.3.4. Langkah-langkah Proses Pembelian
Langkah-langkah dalam proses pembelian yang baik (Revino, 2006, p.15) : 1. Memastikan kebutuhan.
2. Meninjau ulang permintaan pembelian.
3. Menyetujui dan mengolah permintaan pembelian.
4. Meminta dan menganalisis penawaran harga atau negosiasi.
5. Memilih sumber pasokan.
6. Menerbitkan surat pembelian.
7. Memperoleh persetujuan dan tindak lanjut pemesanan barang.
8. Menerima dan memeriksa kedatangan barang.
9. Memeriksa surat tagihan dan menyetujui pembayaran.
10. Melengkapkan catatan pemesanan barang.
2.3.5. Prosedur pemesanan
Dalam proses purchasing sangat penting untuk mengetahui dan memastikan prosedur pemesanan kepada supplier, hal-hal penting yang perlu diperhatikan sewaktu mengadakan pemesanan adalah (Odgers, 1990, p.17) :
1. Waktu pengiriman barang yang dibutuhkan.
2. Mengetahui informasi terkini mengenai harga dan ketersediaan barang yang diberikan oleh supplier.
3. Memperhatikan variasi dalam harga dan barang.
4. Barang yang diterima harus sesuai dengan pemesanan.
5. Mencantumkan nama orang yang bertanggung jawab terhadap pemesanan barang.
6. Mencantumkan nama orang yang bertanggung jawab terhadap penerimaan barang.
Purchasing selain memberikan order, juga harus memberikan instruksi lain kepada supplier mengenai hal-hal yang terkait seperti waktu dan tanggal pengiriman sebelum pengiriman dilaksanakan. Dalam beberapa kasus supplier hanya memiliki waktu yang singkat untuk mempersiapkan order sebelum pengiriman dilaksanakan. Order dapat dilakukan dengan cara menulis atau menelepon kepada pihak supplier, lebih baik lagi apabila purchasing memiliki form standar pemesanan atau buku pemesanan, hal ini diperlukan untuk penomoran dan kontrol finace.
Salinan duplikat form seharusnya disimpan untuk kepentingan intern, banyaknya salinan duplikat form tergantung dari perusahaan atau organisasi itu sendiri. Untuk perusahaan yang besar biasanya mengirim salinan form kepada Head Office, Finance Departement, Food and beverages Controller, dan Head of Departement.
Hal-hal berikut sangat penting dan harus dicantumkan dalam form pemesanan, yaitu (Odgers, 1990, p.19) :
1. Nomor pemesanan.
2. Tanggal pemesanan.
3. Tanggal pengiriman.
4. Nama dan alamat supplier.
5. Kuantitas, ukuran, dan deskripsi mengenai barang yang dipesan.
6. Kuota harga yang diperoleh dari supplier.
7. Harga total pemesanan.
8. Tanda tangan dari petugas purchasing (Purchasing officer).
Tabel 2.2. Format dan contoh form pemesanan.
PURCHASE ORDER No. order……….
Nama perusahaan……. Nama supplier…..
Alamat perusahaan….. Alamat supplier….
No. telepon……
Kuantitas Deskripsi Ukuran Harga Total harga
Tanggal pemesanan……
Tanggal pengiriman……
Tanda tangan Petugas Purchasing
Sumber : Odgers, 1990, p.19
2.4. Receiving
Receiving adalah departemen yang berada didalam departemen purchasing, yang bertugas untuk menerima material-material yang dibeli oleh departemen purchasing (Supriyanto, 2000, p.5). Disamping menerima material yang telah dipesan receiving juga bertugas untuk mengontrol barang-barang yang dikirim seperti kuantitas, kualitas, harga, kemasan dan lain-lain baik itu produk makanan, minuman, dan material lainnya, untuk menjaga standarisasi dan kualitas material yang diperlukan.
Departemen receiving berfungsi untuk menerima, memeriksa, dan menyetujui material yang telah dikirimkan oleh supplier, material yang telah dikirim oleh pihak supplier harus di sesuaikan dengan spesifikasi pembelian dan pemesanan yang ditujukan pada pihak supplier.
2.4.1. Proses receiving
Proses receiving harus memperhatikan prosedur-prosedur tertentu, meliputi : 1. Kuantitas dari barang yang dikirim apakah sama dengan kuantitas yang ada
di market quotation list atau daftar pembelanjaan, selain itu kuantitasnya
juga harus sesuai dengan yang ada di invoice dari perusahaan yang mengirim barang atau supplier.
2. Kualitas dari barang yang dikirim harus di konfirmasikan terlebih dahulu untuk menetapkan standar khusus pembelian barang tersebut.
3. Harga yang ada di invoice harus sama dengan yang ada di market quotation list. (Odgers, 1990, p.30).
2.4.2. Tugas Receiving
Tugas dari departemen receiving dalam proses kontrol bahan makanan dan minuman adalah sebagai berikut:
1. Mencocokkan data dalam surat jalan dengan barang yang diterima. Seringkali receiving officer akan dapat dikejutkan dengan seringnya pengiriman barang yang tidak termasuk didalam market quotation list, oleh karena itu jumlah barang, data pemesanan, dan surat jalan harus sama.
2. Memeriksa kualitas produk, semua pemesanan harus sesuai dengan standar spesifikasi perusahaan. Tidak jarang dari pihak supplier tanpa sengaja mengirimkan produk yang tidak sesuai spesifikasi, tidak jarang pula bagi pihak penerimaan yang kurang terlatih untuk dengan mudah menerima produk yang telah dikemas, dan bertanda sesuai dengan spesifikasi padahal isi dalam kemasan berbeda dengan spesifikasi yang seharusnya. Hal kecil semacam ini akan menimbulkan gangguan pada alur produksi. Terkadang sesekali diperlukan untuk membuka produk dalam kemasan untuk memastikan kualitas produk tersebut, sebagai contoh tidak ada salahnya untuk membuka contoh dari Cryovac - packed lamb chops untuk mengetahui adanya bakteri yang timbul.
Ketika memeriksa kualitas sebuah produk, tanggal kadaluwarsa produk haruslah dijadikan perhatian utama. Sangat mudah untuk menerima barang yang salah jika pihak receiving tidak mengetahui spesifikasi fisik sebuah barang dan hanya melihat dari tanda atau tulisan yang tertera dalam sebuah kemasan.
3. Memeriksa jumlah material yang diterima sesuai dengan jumlah yang tertulis dalam surat jalan dari supplier. Proses menghitung dan menimbang barang sangatlah penting. Kesalahan menghitung sangatlah mudah untuk diperoleh
apabila proses penghitungan dilakukan dengan terburu-buru. Petugas receiving harus selalu menimbang barang yang dibeli khususnya yang diterima dengan satuan timbangan, seperti daging, ikan. Demikian pula untuk barang dengan satuan potong.
4. Menerima pengiriman, dengan asumsi semua persyaratan dan spesifikasi telah dipenuhi. Petugas receiving akan memerlukan salinan tanda tangan surat jalan dan menyimpan sebuah salinan surat jalan.
5. Jika terdapat penolakan seluruh atau sebagian pengiriman karena tidak sesuai dengan spesifikasi pemesanan, petugas receiving harus memastikan memperoleh potongan pengiriman yang dikembalikan di surat jalan.
6. Pindahkan barang yang telah disetujui, atau sesuai dengan spesifikasi secepat mungkin ke dalam storage, terutama untuk barang-barang dingin dan beku.
Prosedur ini juga diperlukan untuk menghindari hilangnya barang, mengingat banyaknya orang yang berlalu-lalang di area receiving. Biasanya sebagian atau seluruh barang yang telah diterima langsung dimasukan ke dalam storage dan langsung digunakan dalam proses produksi. (Feinstein&Stefanelli, 2007, p.122)
2.5. Hubungan Antara Purchasing, Receiving, Dan Quality Control
Industri perhotelan memiliki banyak departemen yang berbeda tetapi saling berhubungan antara satu dengan yang lain, salah satunya adalah departemen Purchasing yang bergerak di bidang pembelian khususnya dibagian Food and Beverage, yang tugasnya adalah membeli semua kebutuhan yang diperlukan oleh departemen Food and Beverage.
Departemen purchasing juga membawahi receiving yang bertugas untuk menerima dan memeriksa bahan makanan dan minuman yang telah dibeli.
Purchasing bertugas mencari supplier yang memiliki produk yang kualitas dan harganya sesuai dengan yang dibutuhkan departemen Food and Beverage. Oleh sebab itu purchasing berhubungan langsung dengan supplier dan bertanggung jawab pada produk- produk yang telah dibelinya agar perusahaan tidak mengalami kerugian.
Departemen purchasing bersama dengan receiving dalam melaksanakan tugasnya harus menerapkan quality control untuk mendapatkan mutu dan kualitas yang terbaik dari produk-produk yang dibeli agar hotel tidak mengalami kerugian.
2.6. Kerangka Pemikiran
Gambar 2.2
Berdasarkan kerangka pemikiran diatas, penelitian ini membahas tentang Surabaya Plaza Hotel yang memiliki departemen purchasing sekaligus membawahi receiving dalam menerapkan quality control terhadap food and beverage yang akan diperbaiki agar penerapan quality control di Surabaya Plaza Hotel ini menjadi lebih baik.
Penerapan Quality Control untuk
Food and Beverage Departemen
Purchasing
Receiving
Baik Tidak Baik
Perbaikan Quality Control Surabaya Plaza
Hotel
