PERENCANAAN PERSEDIAAN BARANG JADI DENGAN MENGGUNAKAN MARKOV CHAIN DI PERUSAHAAN PERMEN
(STUDI KASUS: PT. UNION CONFECTIONERY)
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh
YORA MARDANI NIM : 120403122
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N
2 0 1 7
PERENCANAAN PERSEDIAAN BARANG JADI DENGAN MENGGUNAKAN MARKOV CHAIN DI PERUSAHAAN PERMEN
(STUDI KASUS: PT. UNION CONFECTIONERY)
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh
YORA MARDANI NIM : 120403122
Disetujui Oleh
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II
(Prof. Dr. Ir. Harmein Nasution, M.S.I.E) (Tuti Sarma Sinaga, ST, MT)
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N
2 0 1 7
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
Tugas Sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya program studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Judul untuk Tugas Sarjana ini adalah “Perencanaan Persediaan Barang Jadi dengan Mempertimbangkan Permintaan yang Diprediksi dengan Markov Chain (Studi Kasus: PT. Union Confectionery)”.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Sarjana ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan Tugas Sarjana ini. Semoga Tugas Sarjana ini dapat bermanfaat bagi penulis, perpustakaan Universitas Sumatera Utara, dan pembaca lainnya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PENULIS MEDAN, JANUARI 2017
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya sehingga penulis mendapatkan kesempatan untuk mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU serta telah menyertai penulis selama proses perkuliahan dan penulisan Tugas Sarjana ini.
Dalam proses penulisan Tugas Sarjana ini sampai dengan selesainya Tugas Sarjana ini, penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT dan Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Ketua dan Sekretaris Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M. Sc. selaku Koordinator Tugas Sarjana yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan arahan yang mendukung penyelesaian laporan Tugas Sarjana ini.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Harmein Nasution, M.S.I.E selaku Dosen Pembimbing I Tugas Sarjana yang telah meluangkan waktu dan memberikan ilmu, bimbingan, pengarahan serta motivasi untuk penulis dalam penyelesaian laporan Tugas Sarjana ini.
4. Ibu Tuti Sarma Sinaga, ST, MT selaku Dosen Pembimbing II Tugas Sarjana yang juga telah meluangkan waktu dan memberikan ilmu, bimbingan, pengarahan serta motivasi untuk penulis dalam penyelesaian laporan Tugas Sarjana ini.
5. Kedua Orang tua penulis, Bapak Zulfa dan Ibu Periwati, yang tiada hentinya mendukung penulis baik secara moril maupun materil sehingga laporan ini dapat diselesaikan.
6. Bapak Hadi Wijaya dan Bapak Surya Aditya, selaku pembimbing lapangan di PT Union Confectionery yang telah banyak membantu penulis dalam penelitian.
7. Seluruh staf dan karyawan Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara yang telah menyalurkan bantuan dan tenaga dalam memperlancar Tugas Sarjana ini.
8. Rekan seperjuangan penyelesaian Tugas Sarjana di PT Union Confectionery, Melisa, yang telah memberikan bantuan dalam pengerjaan laporan tugas akhir ini.
9. Kakak-kakak penulis, Lilian Devanita dan Mirna Oktavani, yang telah memberikan dukungan penuh kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
10. Sahabat dekat penulis, Nurul Atikah, Zulaika, Khairunnisa, yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
11. Sahabat Kompleks dwikorokere(n) Prima Indah Kurnia, Jeni Nursaadah, Varadila Okayanda, Diva Varian Koto Deli, Famy Bisyawqi, Yuniken Anggia dan Anika Restu Pradini yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
12. Keluarga besar IMAPALIKO-SU yang selalu mendampingi dalam suka maupun duka selama di Medan.
13. Teman-teman angkatan 2012 (DUA BELATI) yang telah memotivasi penulis dalam penyelesaiaan laporan ini.
Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan telah banyak memberikan bantuan dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini, penulis mengucapkan terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua.
ABSTRAK
Persediaan merupakan salah satu faktor yang penting bagi suatu perusahaan, tetapi masih banyak perusahaan yang tidak mengetahui bagaimana memonitoring persediaannya sehingga tidak terlalu banyak atau tidak terlalu sedikit. Beberapa hal yang penting adalah mengetahui berapa banyak permintaan yang harus dipersiapkan oleh perusahaan untuk memenuhi persediaan untuk periode mendatang. PT. Union Confectionery adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri produksi makanan berupa permen yang dihasilkan sesuai dengan permintaan pasar dan pelanggan. Permasalahan yang timbul pada PT. Union Confectionery adalah dalam hal pemenuhan permintaan konsumen sehingga perusahaan belum mampu menentukan jumlah persediaan yang harus disediakan.
Karena itu dibutuhkan sebuah manajemen persediaan untuk menganalisa tingkat persediaan yang paling optimum. Perencanaan kebutuhan material sangat memerlukan peramalan permintaan konsumen yang dihitung dari permintaan masa lalu, sehingga dapat memperkirakan kebutuhan dimasa mendatang.
Penulisan ini bertujuan untuk meneliti berapakah persediaan yang harus dimiliki oleh perusahaan dan berapakah biaya yang harus dikeluarkan persediaan untuk memenuhi persediaan tersebut. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, dengan jenis data kuantitatif. Metode penelitian yang digunakan adalah metode Markov Chain. Kesimpulan dari penelitian ini adalah perusahaan harus memperhitungkan berapakah persediaan yang harus kita punya untuk memenuhi permintaan untuk periode mendatang. Informasi yang cepat, tepat, dan akurat diperlukan dalam merencanakan dan mengendalikan persediaan barang. Untuk itu dirancang sebuah desain sistem informasi tersediaan barang terkomputerisasi secara konsep.
Kata Kunci : Forecasting, Markov Chain, Order Quantity, Stock, Optimal, Infomation System dan Design.
DAFTAR ISI
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN ... i
SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
UCAPAN TERIMA KASIH ... iv
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
ABSTRAK ... xviii
I PENDAHULUAN ... I-1 1.1. Latar Belakang... I-1 1.2. Rumusan Masalah ... I-5 1.3. Tujuan Penelitian ... I-5 1.4. Manfaat Penelitian ... I-6 1.5. Batasan Masalah dan Asumsi Penelitian ... I-6 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-7
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1 2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha... II-2 2.3. Lokasi Perusahaan ... II-3 2.4. Daerah Pemasaran ... II-3 2.5. Dampak Sosial Ekonomi Terhadap Lingkungan ... II-4 2.6. Standar Mutu Bahan Atau Produk ... II-5 2.6.1. Standar Mutu Bahan ... II-6 2.6.2. Standar Mutu Produk Jadi ... II-6 2.7. Bahan yang Digunakan... II-7 2.7.1. Bahan Baku ... II-7 2.7.2. Bahan Penolong ... II-9 2.7.3. Bahan Tambahan ... II-10 2.8. Uraian Proses Produksi... II-10 2.8.1. Proses Pencampuran Bahan Baku dan Pre Cooking ... II-10 2.8.2. Proses Cooking Campuran Bahan Baku ... II-11 2.8.3. Proses Pencampuran (Mixing) ... II-11 2.8.4. Proses Kneading (Perataan) ... II-12 2.8.5. Proses Pembentukan ... II-12 2.8.6. Proses Pengemasan ... II-12
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
2.8.7. Proses Pengepakan... II-12 2.9. Mesin dan Peralatan ... II-13 2.9.1. Mesin Produksi ... II-13 2.9.2. Peralatan ... II-16 2.10. Utilitas ... II-17 2.11. Safety and Fire Protection... II-18 2.12. Waste Treatment ... II-19 2.13. Struktur Organisasi Perusahaan ... II-19 2.14. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab... II-22 2.15. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ... II-22 2.15.1. Jumlah Tenaga Kerja ... II-22 2.15.2. Jam Kerja ... II-24 2.16. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ... II-25 2.16.1. Insentif dan Fasilitas Tenaga Kerja ... II-25
III LANDASAN TEORI ... III-1 3.1. Persediaan ... III-1 3.2. Inventory Control ... III-2 3.3. Biaya Persediaan ... III-4 3.4. Sistem Manajemen Persediaan ... III-5
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
3.5. Permintaan ... III-7 3.6. Metode Peramalan ... III-8 3.6.1. Metode Peramalan Kualitatif ... III-9 3.6.2. Metode Peramalan Kuantitatif ... III-11 3.7. Proses Stokastik ... III-21 3.8. Defenisi Rantai Markov dan Persamaan Chapman-
Kolmogorov ... III-22 3.9. Sifat Jangka Panjang Rantai Markov ... III-24 3.9.1. Probabilitas Steady-State ... III-24 3.9.2. Ekspektasi Biaya Rata-rata per Unit Waktu ... III-25 3.10. Proses Keputusan Rantai Markov ... III-26 3.10.1. Metode Enumerasi Sempurna ... III-27 3.10.2. Metode Policy Iteration ... III-28 3.11. Distribusi Frekuensi... III-32 3.12. Lingo... III-34
IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1 4.1. Tempat dan Waktu Penelitian ... IV-1 4.2. Jenis Penelitian ... IV-1 4.3. Objek Penelitian ... IV-1
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
4.4. Kerangka Berpikir ... IV-2 4.5. Definisi Operasional ... IV-2 4.6. Metode Pengumpulan Data ... IV-3 4.7. Metode Pengolahan Data ... IV-4 4.8. Analisis Pemecahan Masalah ... IV-6 4.9. Rancangan Penelitian ... IV-6
V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... V-1 5.1. Pengumpulan Data... V-1
5.1.1. Data Historis Permintaan Barang Jadi Bubble Gum Tahun 2011-2015 ... V-1 5.1.2. Biaya Pemesanan Barang Jadi Bubble Gum ... V-2 5.1.3. Biaya Penyimpanan Persediaan ... V-2 5.2. Pengolahan Data ... V-3
5.2.1. Peramalan Jumlah Permintaan Permen Bubble Gum Tahun 2011-2015 ... V-3 5.2.2. Perhitungan Persediaan Barang Jadi Bubble Gum
dengan Markov Chain... V-19
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH ... VI-1 6.1. Analisis Peramalan ... VI-1 6.2. Analisis Perhitungan Persediaan Barang dengan Markov Chain VI-2 6.2.1. Analisis Perhitungan Distribusi Frekuensi Peramalan ... VI-2 6.2.2. Analisis Pemecahan Persediaan yang Optimal ... VI-3 6.3. Analisis Perencanaan Persediaan ... VI-4 6.4. Desain Pengelolaan Persediaan Barang PT. Union
Confectionery ... VI-12
VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1 7.1. Kesimpulan... VII-1 7.2. Saran ... VII-2
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
1.1. Persentase Jumlah Permintaan Permen Tahun 2015 ... I-2 1.2. Jumlah Permintaan dan Stok Persediaan Bubble Gum Tahun
2011-2015... I-2 2.1. Standar Berat Produk PT. Union Confectionery ... II-6 2.2. Standar Mutu Produk Pt. Union Confectionery ... II-7 2.3. Jumlah Tenaga Kerja... II-23 2.4. Sistem Pembagian Jam Kerja ... II-24 2.5. Sistem Pembagian Shift Kerja ... II-24 3.1. Karakteristik Permintaan Independen dan Dependent ... III-8 5.1. Data Permintaan Produk Bubble Gum Periode 2011-2015 ... V-1 5.2. Data Biaya Pemesanan ... V-2 5.3. Perhitungan Parameter Peramalan Permen Bubble Gum dengan
Metode Eksponensial ... V-5 5.4. Perhitungan Parameter Peramalan Permen Bubble Gum dengan
Metode Kuadratis ... V-8 5.5. Perhitungan Parameter Peramalan Permen Bubble Gum dengan
Metode Linear ... V-11 5.6. Rekapitulasi Estimasi Kesalahan ... V-13 5.7. Perhitungan Hasil Verifikasi Peramalan Permen Bubble Gum ... V-15
DAFTAR TABEL (LANJUTAN)
TABEL HALAMAN
5.8. Hasil Peramalan Produk Permen Bubble Gum Periode 2016 dan
2017 ... V-18 5.9. Distribusi Frekuensi Permintaan Barang Bubble Gum dan
Probabilitas Tiap Kelas ... V-20 5.10. Tingkat Persediaan Awal dan Alternatif Tingkat Pemesanan
(X) Permen Bubble Gum ... V-21 5.11. Probabilitas Transisi, Shortage Cost, dan Total Cost Untuk
Persediaan Awal Bubble Gum 0 Box ... V-27 5.12. Probabilitas Transisi, Shortage Cost, dan Total Cost Untuk
Persediaan Awal Bubble Gum 4.671 Box ... V-32 5.13. Probabilitas Transisi, Shortage Cost, dan Total Cost Untuk
Persediaan Awal Bubble Gum 9.342 Box ... V-37 5.14. Probabilitas Transisi, Shortage Cost, dan Total Cost Untuk
Persediaan Awal Bubble Gum 14.013 Box ... V-40 5.15. Probabilitas Transisi, Shortage Cost, dan Total Cost Untuk
Persediaan Awal Bubble Gum 18.684 Box ... V-43 5.16. Probabilitas Transisi, Shortage Cost, dan Total Cost Untuk
Persediaan Awal Bubble Gum 23.355 Box ... V-44 6.1. Kesalahan Peramalan Permintaan ... VI-1
DAFTAR TABEL (LANJUTAN)
TABEL HALAMAN
6.2. Tingkat Persediaan Awal dan Alternatif Tingkat Pemesanan(X)
Permen Bubble Gum (Box) ... VI-2 6.3. Kebijakan Inventory Putusan MPS Terhadap Data Permintaan
Selama 24 Periode Ketika Persediaan Awal = 0 Box ... VI-5 6.4. Kebijakan Inventory Putusan MPS Terhadap Data Permintaan
Selama 24 Periode Ketika Persediaan Awal = 4.671 Box ... VI-6 6.5. Kebijakan Inventory Putusan MPS Terhadap Data Permintaan
Selama 24 Periode Ketika Persediaan Awal = 9.342 Box ... VI-7 6.6. Kebijakan Inventory Putusan MPS Terhadap Data Permintaan
Selama 24 Periode Ketika Persediaan Awal = 14.013 Box ... VI-8 6.7. Kebijakan Inventory Putusan MPS Terhadap Data Permintaan
Selama 24 Periode Ketika Persediaan Awal = 18.684 Box ... VI-9 6.8. Kebijakan Inventory Putusan MPS Terhadap Data Permintaan
Selama 24 Periode Ketika Persediaan Awal = 23.355 Box ... VI-10
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
2.1. Struktur Organisasi PT. Union Confectionery ... II-21 3.1. Diagram Alir Pengembangan Sistem Manajemen Persediaan .... III-7 3.2. Grafik Metode Konstan ... III-15 3.3. Grafik Metode Linier ... III-16 3.4. Grafik Metode Kuadratis... III-17 3.5. Grafik Metode Eksponensial ... III-17 3.6. Grafik Metode Siklis ... III-18 4.1. Kerangka Berpikir ... IV-2 4.2. Flowchart Pengolahan Data ... IV-5 4.3. Block Diagram Metode Penelitian ... IV-7 5.1. Diagram Pencar Permintaan Permen Bubble Gum Tahun 2011-
2015 ... V-4 5.2. Grafik Uji Hipotesis Permen Bubble Gum dengan Distribusi F . V-14 5.3. Moving Average Chart Permen Bubble Gum ... V-17 5.4. Grafik Perbandingan Data Aktual dengan Hasil Peramalan
Bubble Gum ... V-19
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi PT. Union Confectionery… L-1 Penyelesaian Sistem Persamaan Linier……… L-2 Tabel Distribusi F ……… L-3 Desain Pengelolaan Persediaan Barang PT. Union Confectionery………….. L-4 Form Tugas Akhir……….……… L-5 Surat Penjajakan……….………...… L-6 Surat Balasan Perusahaan……….………. L-7 Surat Keputusan Tugas Akhir……….………….. L-8 Lembar Asistensi Dosen……….……….. L-9
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Permasalahan
Masalah persediaan merupakan masalah yang penting untuk dikendalikan.
Baik persediaan barang di toko untuk dijual maupun persediaan bahan baku untuk proses produksi. Dalam banyak kasus, banyak toko ataupun perusahaan tidak melakukan pengendalian yang baik dalam pengelolaan persediaan.
Manajemen persediaan merupakan suatu cara mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal.
Pada satu sisi, pengurangan biaya persediaan dengan cara menurunkan tingkat persediaan dapat dilakukan perusahaan, tetapi pada sisi lainnya, pelanggan akan tidak puas apabila persediaan suatu produk habis. Oleh karena itu keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan kepada pelanggan harus dapat dicapai.
PT. Union Confectionery adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan berbagai jenis permen, yaitu bubble gum, hard candy, soft candy, deposited candy dan tablet type candy.
Produk yang akan dijadikan objek penelitian adalah jenis permen bubble gum karena permen jenis bubble gum adalah produk yang paling sering mengalami gangguan persediaan dibanding produk yang lainnya. Dalam melakukan proses produksi permen guna memenuhi kebutuhan pelanggan yang bersifat fluktuatif.
Terdapat selisih antara jumlah permintaan produk dengan stok persediaan, sehingga terjadi permintaan yang tidak terpenuhi. Hal ini menyebabkan berbagai kelemahan seperti saat permintaan barang tinggi namun persediaan barang di gudang sedikit maka akan mengakibatkan kehilangan penjualan. Begitu pula sebaliknya, jumlah persediaan akan menjadi tinggi apabila permintaan menurun dan itu mengakibatkan tingginya biaya persediaan.
Persediaan yang berlebih dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan karena banyaknya modal yang tertanam, bertambahnya biaya penyimpanan, adanya pajak dan asuransi, penurunan harga ataupun kualitas, dan kerusakan atau kehilangan. Sementara itu, kekurangan persediaan dapat menghambat kelancaran produksi. Kekurangan persediaan mungkin saja dapat terpenuhi namun seringnya melakukan pemesanan juga tidak efisien karena pengurusannya akan menjadi tidak ekonomis dan bertambahnya biaya pengadaan persediaan.
Perusahaan yang bergerak di bidang produksi seperti PT Union Confectionery ini harus mampu mengendalikan jumlah persediaan barang yang optimal untuk melancarkan proses produksi agar permintaan konsumen dapat terpenuhi. Persediaan yang ada harus dapat memenuhi permintaan konsumen, namun kelebihan persediaan juga diharapkan tidak terjadi di perusahaan.
Pada umumnya metode yang sering digunakan adalah Metode Pengendalian Secara Statistik. Pada dasarnya Metode Pengendalian Secara Statistik (Statistical Inventory Control) berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ), titik pemesanan kembali (reorder point) dan jumlah cadangan pengamanan (safety stock) yang diperlukan.
Ada beberapa penelitian yang mencoba menyelesaikan masalah persediaan ini. Salah satu penelitian yang berjudul Aplikasi Metode Markov Chain Untuk Meningkatkan Tingkat Persediaan Bahan Bakun yang Optimal (Umar wiwi, Wahyu Eni Maryati, 2013). Penelitian ini mengatasi masalah persediaan bahan baku pada PT. Domusindo Perdana karena permintaan harga bahan baku yang berfluktuatif, maka dengan menggunakan metode Markov Chain dapat menghubungkan antara permintaan sekarang dengan permintaan sebelumnya, sehingga hasil dari penelitian ini dapat mengoptimalkan jumlah bahan baku yang harus dipesan perusahaan, serta biaya persediaan yang harus dikeluarkan.
Selain itu ada penelitian yang berjudul Optimization of Economic Production quantity and Profits under Markovian Demand (Kizito Paul Mubiru, Kyambogo University, 2015). Penelitian ini membahas tentang ketidakpastian perencanaan dan pengendalian produksi dalam memaksimalkan keuntungan.
Biaya produksi, biaya peyimpanan, biaya kekurangan dan harga jual yang dikombinasikan dengan permintaan dan persediaan memberikan keputusan dalam menghasilkan keuntungan. Sehingga dengan bantuan metode markov chain, dapat ditarik hasil pengolahan persediaan yang optimal serta keuntungan yang sesuai.
Oleh sebab itu, diperlukan metode yang dapat mengatasi masalah persediaan dan pengelolaan persediaan barang pada PT. Union Confectionery.
Berdasarkan beberapa penelitian sebelumnya, ternyata penggunaan metode Markov Chain dapat membantu perusahaan dalam menentukan persediaan barang yang optimal dengan mencari probabilitas permintaan pada masa sekarang dengan
membuat perkiraan perubahan terhadap perubahan yang akan datang dalam variabel dinamis atas dasar perubahan dari variabel yang dinamis di masa lalu.
1.2. Rumusan Masalah
Dari permasalahan di atas, maka rumusan permasalahan yang menjadi pusat perhatian pada penulisan tugas sarjana ini adalah bagaimana mengendalikan persediaan yang optimum di gudang barang jadi pada PT. Union Confectionery untuk menghindari terjadinya kekurangan permintaan barang. Pemesanan barang yang tidak terencana dengan baik membuat persediaan barang di gudang menjadi banyak atau bahkan berkurang sehingga menimbulkan penambahan biaya dari pemesanan khusus yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan perlu untuk merencanakan sistem pengelolaan persediaan yang sesuai dengan prediksi permintaan di masa yang akan datang.
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan umum yang ingin dicapai dari penulisan tugas akhir ini adalah mampu melalukan pengelolaan persediaan barang jadi dalam melakukan pemesanan.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah menentukan persediaan barang jadi yang optimal dengan prediksi permintaan menggunakan metode Markov Chain.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Sebagai bahan pertimbangan dan sekaligus sebagai masukan bagi perusahaan tentang penerapan perencanaan persediaan dengan menggunakan model Markov Chain serta dapat memberikan pengaruh yang positif terhadap perusahaan terutama mengenai pengelolaan persediaan barang.
2. Memberikan gambaran bagi pihak manajemen perusahaan mengenai pertimbangan untuk mengendalikan masalah persediaan barang yang optimal.
3. Hasil penelitian dapat digunakan sebagai pembanding dalam penggunaan teori markov chain dengan teori lain dalam memprediksi kebutuhan.
1.5. Batasan Masalah dan Asumsi Penelitian
Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Perhitungan dan pengolahan data dilakukan berdasarkan data permintaan permen bubble gum tahun 2011 sampai tahun 2015.
2. Proyeksi dilakukan untuk 2 tahun kedepan.
3. Dalam penelitian ini biaya yang dipertimbangkan adalah biaya pemesanan, biaya gudang dan biaya akibat kekurangan persediaan (shoortage cost).
4. Biaya sistem rancangan tidak dikaji.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Tidak terjadi perubahan prosedur pengendalian persediaan selama penelitian berlangsung.
2. Tidak ada perubahan harga produk yang mempengaruhi penjualan.
3. Tidak terjadi kerusakan mesin selama proses penelitian.
4. Kondisi perusahaan tidak mengalami perubahan selama penelitian.
1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan, merupakan bab yang akan menjelaskan secara rinci tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan, serta sistematika penulisan Tugas Akhir.
Bab II Gambaran Umum Perusahaan, menguraikan tentang sejarah PT.
Union Confectionery, ruang lingkup bidang usaha, visi dan misi, stuktur organisasi perusahaan, lokasi perusahaan, daerah pemasaran, serta organisasi dan manajemen
Bab III Landasan Teori, dalam bab ini diuraikan teori-teori yang berkaitan dengan pokok permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini, serta rumus, metode dan pendekatan yang digunakan sebagai dasar pemecahan masalah.
Bab IV Metodologi Penelitian, menguraikan tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian yaitu persiapan penelitian meliputi penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, kerangka berpikir identifikasi variabel penelitian, pengumpulan data, metode pengolahan data, blok diagram prosedur penelitian, pengolahan data, analisis pemecahan masalah sampai kesimpulan dan saran.
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, dalam bab ini menjelaskan tentang jenis-jenis data, baik data primer maupun data sekunder yang perlu dikumpulkan, lokasi data dan metode pengumpulan data. Data primer dikumpulkan melalui observasi dan wawancara yang dilakukan secara langsung.
Data sekunder dikumpulkan dengan mencatat data dari laporan yang ada.
Bab VI Analisis Pemecahan Masalah, dalam bab ini menjelaskan tentang analisa yang dilakukan terhadap data termasuk pengoperasian konsep ilmiah yang digunakan dalam metode pendekatan serta teori-teori yang dijadikan landasan dalam pemecahan masalah.
Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT Union Confectionery, didirikan di Medan, Indonesia, telah membantu pelopor permen industri Indonesia sejak 1955. Manajemen perusahaan diambil alih oleh para pemegang saham pada tahun 1968 dan dimulai rencana untuk memodernisasi dan merevitalisasi perusahaan.
Lini produk PT Union Confectionery telah diversifikasi sejak 1968 dengan memproduksi jenis permen hard candy, soft candy, dan bubble gum. Rotogravure printing untuk mencetak warping candy, dan mesin blow molding juga diterapkan untuk memproduksi toples plastik.
PT Union Confectionery pindah lokasi pada tahun 1991 ke areal Medan Industrial Estate, sekitar tengah anatara pusat kota dan pelabuhan utama Belawan- Deli untuk meningkatkan kapasitas produksi dan memperbaiki logistik. PT Union Confectionery juga memiliki pabrik pengolahan di wilayah Tangerang dengan nama PT Union Foods. PT Union Confectionery yang mempunyai luas sekitar 4,8 hektar dengan lebih dari 600 pekerja bergerak di bidang manufaktur yang memproduksi kembang gula hingga 1.200 ton per bulan.
Empat puluh tujuh tahun pengalaman di dalam produksi kembang gula dan filsafat “Kualitas adalah bisnis semua orang” dimanfaatkan PT Union Confectionery untuk berdedikasi dengan standar tertinggi pada setiap tingkat
proses manufaktur dan layanan pelanggan PT Union Confectionery adalah perusahaan bersertifikat ISO 9001:2008 (2015).
Beberapa merek terkemuka PT Union Confectionery adalah bubble gum seperti long bar permen karet, Dinos-x dan bola karet Supermax, hard candy seperti : ginger, collins butternut, hanimon, vit-c, ringgo, minidrops, dan lain-lain dan juga soft candy seperti lazery, fizzler, union.
Pemasaran produk internasional dengan klien luar negeri mulai dikembangkan perusahaan pada tahun 1980. Produk PT Union Confectionery dapat ditemukan di Korea Selatan, Malaysia, Selandia Baru, dan juga negara- negara di Afrika dan Timur Tengah. PT Union Confectionery senang bekerja keras untuk memasok kebutuhan pelanggan yaitu kembang gula berkualitas tinggi pada harga yang paling kompetitif.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
PT Union Confectionery ini bergerak di bidang pengolahan permen. Jenis- jenis produk yang dihasilkan oleh PT Union Confectionery adalah sebagai berikut:
1. Hard candy 2. Depositing candy 3. Tableting candy 4. Soft candy
5. Pengolahan produksi Gumbase
Sistem produksi yang diterapkan oleh PT Union Confectionery adalah sistem make to stock dimana produk yang diproduksi merupakan produk yang sering dipesan oleh pelanggan tetap. Jadi apabila konsumen meminta jenis barang tersebut sudah tersedia langsung dibagian produksi dan akan diminta pada bagian marketing perusahaan.
2.3. Lokasi Perusahaan
Lokasi PT Union Confectionery ada di Jalan Medan – Belawan Km. 10,5 KIM Kelurahan Mabar Kecamatan Deli Medan Propinsi Sumatera Utara.
2.4. Daerah Pemasaran
PT Union Confectionery merupakan suatu perusahaan yang berskala internasional dimana selalu menjaga kualitas produk yang akan diekspornya.
Produk yang dihasilkan oleh PT Union Confectionery akan dipasarkan ke berbagai negara seperti:
1. Amerika Utara 2. Amerika Selatan 3. Eropa Barat 4. Eropa Timur 5. Asia Timur 6. Asia Tenggara 7. Timur Tengah 8. Afrika
PT Union Confectionery mengekspor produk ke luar negeri sebanyak 65%
dari jumlah seluruh produksi. Selain itu, produk yang dihasilkan juga dipasarkan untuk daerah lokal yang mencakup wilayah Sumatera Utara (Pematang Siantar, Rantau Parapat, Tebing Tinggi), Pekanbaru, Bukit Tinggi yang dipasarkan sebanyak 35% dari jumlah seluruh produksinya. PT Union juga mempunyai pabrik pengolahan sendiri di wilayah Tangerang sebagai pusat produksi di luar pulau Sumatera dengan nama PT Union Foods.
2.5. Dampak Sosial Ekonomi Terhadap Lingkungan
Pertumbuhan industry atau perusahaan pada suatu daerah tentunya akan memberikan berbagai dampak pada lingkungan sekitarnya, apakah itu dampak negative ataupun dampak positif. Oleh sebab itu, perlunya dilakukan analisis terhadap PT Union Confectionery yang berkaitan dengan keberadaannya di tengah-tengah masyarakat khususnya ditinjau dari aspek social ekonomi serta perhatiannya terhadap permasalahan lingkungan sekitar. Adapun penjelasan mengenai dampak yang diberikan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Aspek Sosial Ekonomi Perusahaan
Berdirinya PT Union Confectionery telah banyak membantu masyarakat di sekitarnya, yaitu dengan memberikan bantuan seperti perekrutan sejumlah karyawan yang berasal dari masyarakat di sekitarnya sehingga perusahaan ini membantu mengurangi jumlah pengangguran dan memberikan kesempatan yang luas bagi masyarakat untuk memperoleh pekerjaan.
b. Aspek Lingkungan Perusahaan
PT Union Confectionery yang bergerak di bidang pengolahan permen ini tidak berdampak signifikan terhadap lingkungan, sebab limbah yang dihasilkan adalah berupa air dan sisa-sisa air gula yang dapat larut serta tidak membahayakan kesehatan.
2.6. Standar Mutu Bahan atau Produk
Standar mutu bahan/produk yang diterapkan PT Union Confectionery adalah suatu sistem dimana dapat mengendalikan produk ataupun bahan baku agar tidak menjauhi spesifikasi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaaan.
Standar mutu sangat perlu ditingkatkan dan dipertahankan guna menjaga standar kualitas produk jadi. Adapun standar berat produk dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Sedangkan standar mutu produk sesuai ketetapan SNI No 3547 tahun 2008 dapat dilihat pada Tabel 2.2.
2.6.1. Standar Mutu Bahan
Standar mutu bahan baku permen yang diterapkan oleh PT Union Confectionery biasanya dilakukan pengujian kadar air dengan mouisture balance.
2.6.2. Standar Mutu Produk Jadi
Standar mutu produk jadi diterapkan oleh perusahaan dengan standar berat (31-33 g), bentuk, warna dan rasa.
Tabel 2.1. Standar Berat Produk PT. Union Confectionery Jenis Produk Nama Produk Berat Satuan (gr)
Bubble Gum
Koby Long-bar Space Ball Super Max Babaloon Dinos-X
4,2 4,8 2,6 2,6 2,3 5,3
Hard Candy
Collin’s Butter Nut Collin’s Mint
Collin’s Quality Sweet Union Mini Drop Cokobana
3,2 3,2 3,2 1,8 4,0
Soft Candy
Lazery Stick Lazery Yogurt Lazery Fruitti Lazery Mint Chikory
3,0 2,5 2,5 2,5 2,3
Deposited Candy Hanimon 2,5
Tablet Type Candy Ringgo Ringgo Zoo
1,4 1,4
Sumber: PT. Union Confectionery
Tabel 2.2. Standar Mutu Produk PT. Union Confectionery
No Parameter Spesifikasi
1 Keadaan (bentuk, rasa, bau) Normal
2 Kadar air (%) Maks 3,5
3 Abu Total (%) Maks 2,0
4 Gula reduksi-dihitung sebagai gula inverse (%) Maks 22
Tabel 2.2. Standar Mutu Produk PT. Union Confectionery (Lanjutan)
No Parameter Spesifikasi
5 Sukrosa (%) Min 40
6 Pemanis Buatan (tidak disebutkan)
7 Pewarna Yang diizinkan Depkes
8 Cemaran logam (mg/kg permen) pB
Cu Zn Sn Hg As
Maks 1,0 Maks 5 Maks 40 Maks 40 Maks 0,03 Maks 0,1 9 Cemaran mikroorganisme
ALT (koloni/gram) Ecoli (koloni/10 gram) Salmonella Sp
Kapang dan khamir (koloni/10 gram) Stapyloccus aureus (koloni/gram)
Maks 500 Negatif Negatif Maks 50 Negatif
Sumber: PT. Union Confectionery
2.7. Bahan yang Digunakan 2.7.1. Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk dan memiliki persentase yang besar dalam produk dibandingkan bahan-bahan lainnya. Bahan baku yang digunakan dalam melaksanakan proses produksi di PT Union Confectionery adalah:
1. Gula pasir
Gula pasir (sukrosa) merupakan senyawa kimia yang termasuk dalam golongan karbohidrat, memiliki rasa manis, berwarna putih sampai kecoklatan yang dibuat dari bahan baku tebu. Gula pasir ini sangat vital bagi confectionery karena sifat kelarutan dan kemanisan yang relatif tinggi dan mudah untuk didapatkan daripada pemanis yang lain.Gula dengan kemurnian yang tinggi dan kadar abu yang rendah baik untuk hard candy.
2. Glucose
Glukosa merupakan cairan kental berwarna jernih dari tepung tapioka yang diproses dengan hidrolisa enzim. Penggunaan glukosa dapat mencegah terjadinya graining atau kristalisasi yang tidak diinginkan pada permen serta berpengaruh pada plasticity candy yaitu sifat-sifat permen seperti plastic dan transparan, penentu kemanisan, dan terasa lembut di mulut dan tenggorokan.
3. Gelatin.
Gelatin merupakan protein yang diperoleh dari hidrolisis kolagen yang secara alami terdapat pada tulang atau kulit binatang. Gelatin merupakan senyawa turunan protein yang dihasilkan dari serabut kolagen jaringan penghubung yang dihidrolisis secara asam atau basa. Sifat gelatin bila dipanaskan akan terbentuk cairan dan sewaktu didinginkan akan terbentuk gel yang dibutuhkan dalam pembuatan permen.
4. Flavour
Flavour adalah gabungan dari rasa dan aroma yang sangat menentukan kesukaan konsumen terhadap suatu produk disamping tekstur. Flavour yang
digunakan berupa flavour alami atau sintetik. Namun flavour alami lebih banyak digunakan seiring dengan banyaknya indikasi yang menunjukkan bahwa secara umum bahan sintetik dapat membahayakan kesehatan. Flavour alami yang banyak digunakan untuk penambahan pada produk permen adalah minyak atsiri.
5. Pewarna makanan
Jenis pewarna yan digunakan adalah pewarna alami dan sintetis atau dapat juga berupa agen pengikat dari kelompok alginate, seperti selulosa, gum sayur dan sejenisnya.
2.7.2. Bahan Penolong
Bahan penolong adalah suatu bahan yang digunakan untuk memperlancar proses produksi, tetapi tidak tampak di bagian akhir produk. Adapun bahan penolong yang digunakan selama proses produksi berlangsung yaitu:
1. Air
Air merupakan komponen yang utama dalam proses pembentukan kembang gula. Air berfungsi sebagai pelarut gula dan bahan lainnya untuk proses homogenisasi komponen, selain itu air merupakan komponen yang mempengaruhi tekstur pada permen.
Jenis bahan baku yang digunakan selama proses produksi berlangsung biasanya telah disesuaikan dengan keinginan pelanggan.
2.7.3. Bahan Tambahan
Bahan tambahan merupakan bahan yang digunakan untuk mempermudah proses dan meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan guna meningkatkan citra produk dan nilai tambah dimata konsumen serta serta merupakan bagian dari produk akhir. Adapun bahan tambahan yang digunakan selama proses produksi berlangsung yaitu:
1. Plastik, digunakan untuk membungkus produk agar memperindah produk.
2. Kotak kardus, digunakan untuk membungkus produk pada saat pengiriman.
2.8. Uraian Proses Produksi
Proses produksi adalah metode untuk membuat suatu barang atau jasa bertambah nilainya dengan menggunakan sumber tenaga, bahan baku, mesin, dana dan faktor-faktor produksi lainnya. Secara umum proses produksi pembuatan kembang gula dijelaskan hanya untuk jenis hard candy pada PT Union Confectionery dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.
2.8.1. Proses Pencampuran Bahan Baku dan Pre Cooking
Pada proses pencampuran bahan baku di PT Union Confectionery, digunakan tangki besar yang digunakan sebagai tempat pencampuran dan pemasakan tahap awal glucose, gula, gelatin, dan air agar siap digunakan sebagai bahan awal produk yang akan dibuat.
Proses yang pertama kali dilakukan adalah mengangkut semua bahan baku yang diperlukan seperti glukosa, gula, gelatin, dan air sebagai bahan tambahan.
Semua bahan baku ini kemudian dimasukkan ke dalam mesin coolmix secara bersamaan sesuai dengan formula yang telah ditentukan. Setelah itu, maka proses pencampuran dan pre cooking dapat dilakukan dengan menggunakan dissolver tank. Proses pencampuran dan pre cooking dengan menggunakan dissolver tank ini memakan waktu selama 15 menit agar bahan-bahan yang terdapat di dalamnya dapat tercampur dengan rata.
2.8.2. Proses Cooking Campuran Bahan Baku
Proses selanjutnya yang terjadi setelah proses pencampuran bahan baku dan pre cooking yang berlangsung selama 5 menit adalah proses cooking. Proses ini dilakukan dengan menghubungkan pipa dari mesin coolmix kemudian dialirkan ke dissolver tamk kemudian di lanjutkan ke bagian pemasakan kembang gula batch cooker (kuali masak). Proses pemasakan ini berlangsung selama 5 menit agar campuran bahan baku tersebut masak (matang) dan siap untuk digunakan.
2.8.3. Proses Pencampuran (Mixing)
Proses selanjutnya adalah proses pencampuran. Adapun persiapan yang dilakukan sebelumnya proses pencampuran dimulai adalah penyiapan bahan pewarna, flavour, dan acid (jika diperlukan) yang akan digunakan. Selanjutnya pada hasil pemasakan tersebut dimasukkan pewarna dan flavour tersebut. Dan campuran bahan baku serta flavour dan bahan pewarna diaduk lagi.
2.8.4. Proses Kneading (Perataan)
Proses selanjutnya yang terjadi adalah hasil cetakan yang telah masak tersebut diangkut ke bagian perataan. Pada bagian ini, hasil pencampuran dilakukan perataan lagi agar warna dan kepadatannya lebih merata pada setiap bagiannya dan juga dilakukan pendinginan sementara.
2.8.5. Proses Pembentukan
Setelah itu, maka hasil perataan bahan baku diangkut ke tempat pembentukan untuk dibentuk dengan mesin batch former yang mempunyai bentuk yang dapat disesuaikan dengan permintaan produksi. Setelah bahan dibentuk menjadi permen, selanjutnya permen diteruskan ke mesin cooler untuk didinginkan.
2.8.6. Proses Pengemasan
Selanjutnya produk hasil cetakan permen tersebut diangkut ke bagian pengemasan. Pada bagian pengemasan tersebut kemudian produk hasil cetakan tersebut diangkut dan diletakkan di meja pengemasan. Proses selanjutnya adalah produk hasil cetakan tersebut dikemas oleh mesin wrapping.
2.8.7. Proses Pengepakan
Proses yang terakhir adalah proses pengepakan produk. Proses pengepakan ini dilakukan dengan menggunakan mesin bagging dengan operator yang btelah terlatih. Proses pengepakan ini terjadi atas dua bagian yaitu pengepakan plastik
dan pengepakan dus. Setelah itu maka produk diangkut ke gudang bahan jadi untuk disimpan.
2.9. Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam melaksanakan aktivitas perusahaannya, PT. Union Confectionery menggunkan struktur organisasi yang telah disusun sedemikian rupa sehingga jelas terlihat batas-batas tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap personil dalam oganisasi. Struktur oragnisasi yang baik akan menciptakan suatu kerja sama yang baik juga antara bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan. Selain itu, akan terlihat dengan jelas tetang pembagian tugas dan tanggung jawab masing- masing bagian untuk mencapai tujuan perusahaan.
PT. Union Confectinery menggunakan struktur organisasi yang berbentuk organisasi lini (line organization) dimana terdapat garis wewenang, kekuasaan yang menghubungkan langsung secara vertical dari atasan ke bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang dihubungkan dengan garis wewenang. Adapun struktur oraganisasi PT. Union Confectinery dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Presiden Direktur
Direktur I
Manager Produksi Manager Marketing Dalam
Negeri (Nasional) &
Inernasional Manager
QC Manager
PPIC
Manager Research Design Development
Kabid PPIC Kabid QC
Salesman Kabag Retur Kabag
Percetakan Kabag Produksi
1. Pengolahan/
Pembungkus Candy 2. Pengolahan Toffee 3. Pengolahan Cocorico &
Tableting 4. Pengolahan Bubble Gum
5. Packing Area 1 6. Packing Area 2 7. Kamar Obat Wakil Manajemen &
Manager Teknik
Manager Pembelian Technical Equipment Environment &
Utility Administrasi
Teknik Financial Controller Manager
Pembelian Bahan Baku
Asisten Manager Teknik
Kabid Gudang Bahan Baku Kabid
Teknik Listrik
Kabag Workshop 1. Utility &
Workshop 2. Pembungkus &
Packing
Kabag Gudang Bahan Baku
Kasir Manager Accounting
Manager Electronic
Data Processing
(EDP)
Kabid Accounting
Kabid Pelunasan
Hutang
Kabag Sparepart
Kabag Pengawasan Barang Jadi Manager
Personalia
Adm Personalia
Kabid Personalia
&
Keamanan
Kabag Transportasi Kabid
Gudang Barang Jadi Kabid
Produksi
Asisten Manager Accounting Asisten
Manager Marketing
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Union Confectionery
2.10. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab pada lantai produksi dapat dilihat pada lampiran 1.
2.11. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja 2.11.1. Jumlah Tenaga Kerja
Perusahaan PT Union Confectionery menggunakan beberapa cara untuk memperoleh tenaga kerja, yaitu:
1. Cara Internal (dari dalam perusahaan)
Cara internal ini digunakan untuk memperoleh tenaga kerja dari dalam perusahaan, diterapkan manajemen system promotion within dimana untuk mengisi jabatan yang kosong dilakukan dengan mengangkat jabatan dari dalam perusahaan sendiri dengan cara melakukan promosi, mutasi, dan rotasi.
Dengan demikian perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan yang mempunyai bakat, keterampilan, dan kompetensi untuk berkembang di perusahaan tersebut.
2. Cara Eksternal (dari luar perusahaan)
Cara eksternal ini digunakan untuk memperoleh tenaga kerja dari luar perusahaan. Cara eksternal ini dapat diperoleh dari:
a. Keluarga atau famili karyawan perusahaan b. Teman-teman atau kenalan karyawan perusahaan
Jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan oleh PT Union Confectionery pada saat ini sebanyak 634 orang karyawan.
Tabel 2.3. Jumlah Tenaga Kerja
No Jabatan Jumlah (Orang)
1 Presiden Direktur 1
2 Direktur 1 1
3 Wakil Manajemen & Manager Teknik 1
4 Manager Pembelian Bahan Baku 2
5 Manajer Pembelian Teknik Equipment Environment &
Utility 1
6 Financial Controller 1
7 Administrasi Teknik 1
8 Asisten Manager Teknik 1
9 Kabid Listrik 1
10 Kabid Gudang Bahan Baku 1
11 Kabag Workshop 1
12 Kabag Gudang Bahan Baku 1
13 Manager PPIC 1
14 Manager QC 1
15 Manager Marketing dalam negeri dan Internasional 1
16 Assitent Manager Marketing 3
17 Manager Produksi 1
18 Manager R and D 1
19 Manager Accounting 1
20 Asisten Manager Accounting 4
21 Manager Electronic Data Processing (EDP) 1
22 Manager Personalia 1
23 ADM Personalia 1
24 Kabid PPIC 1
25 Kabid QC 1
26 Salesman 1
27 Ka. Bid. Produksi 1
28 Kabag Produksi 8
29 Kabag Retur 1
30 Kabag Percetakan 1
31 Kabid Accounting 1
32 Kabid Piutang 1
33 Kabid Personalia & Keamanan 1
34 Kabid Gudang Barang Jadi 1
35 Kabag Spare Part 1
36 Kabag Pengawasan Barang Jadi 1
37 Kabag Transportasi 1
38 Kasir 3
39 Tenaga Kerja 580
JUMLAH 633
(Sumber: Bagian Umum PT Union Confectionery)
2.11.2. Jam Kerja
Suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dalam melaksanakan tugasnya apabila sistem pengaturan waktu kerja juga diatur dengan baik. Jam kerja di PT Union Confectionery adalah hari Senin sampai hari Sabtu dengan perincian sebagai berikut:
1. Hari Senin – Kamis terdiri dari 7 jam kerja dan 1 jam istirahat setiap hari 2. Hari Jumat terdiri dari 4 jam kerja
3. Hari Sabtu terdiri dari 7 jam kerja dan 1 jam istirahat setiap hari Sistem pembagian jam kerja dapat dilihat pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4. Sistem Pembagian Jam Kerja
HARI JAM KERJA (WIB) ISTIRAHAT (WIB)
Senin – Kamis 07.30 – 15.30 11.30 – 12.30
Jumat 07.30 – 11.30 -
Sabtu 07.30 – 15.30 11.30 – 12.30
(Sumber: Bagian Umum PT Union Confectionery)
Adapun terdapatnya shift non stop di PT Union Confectionery dapat dilihat pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5. Sistem Pembagian Shift Kerja
SHIFT JAM KERJA (WIB) ISTIRAHAT (JAM)
I 07.30 – 15.30 1
II 15.30 – 22.30 ½
III 22.30 – 06.00 ½
(Sumber: Bagian Umum PT Union Confectionery)
2.12. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya
Sistem pengupahan yang terdapat pada PT Union Confectionery adalah pembayaran upah dalam bentuk gaji pokok yang terdiri dari gaji pokok diberikan setiap bulan dengan besar gaji sesuai dengan UMR Sektoral ditambah uang transportasi dan uang makan karyawan tersebut.
2.12.1. Insentif dan Fasilitas Tenaga Kerja
Selain pemberian upah kerja, perusahaan juga memberikan berbagai insentif dan fasilitas kepada karyawan yaitu:
1. Memberikan THR (Tunjangan Hari Raya) setiap tahun terantung performansi kerja dan lama kerja karyawan.
2. Lembur dan uang kerajinan.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Persediaan
Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun manufaktur selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaan tersebut pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya (Rangkuti, 1998).
Istilah (terminologi) persediaan dapat digunakan dalam beberapa perbedaan seperti:
1. Persediaan bahan baku di tangan (stock on hand) 2. Daftar persediaan secara fisik
3. Jumlah bahan di tangan 4. Nilai persediaan barang
Dalam hal ini, perusahaan manufaktur yang mengandalkan supply undertaking, kesemuanya itu harus secara jelas memiliki persediaan baik stok persediaan untuk bahan baku maupun stok untuk barang jadi (finish goods). Untuk itu tidak ada satupun perusahaan manufaktur dapat bertahan tanpa adanya kesemua hal seperti yang tertera dibawah ini:
1. Bahan baku (raw material) 2. Bahan intermediate (bulk) 3. Barang jadi (finish goods)
Logistik, sebagai tempat penyimpanan stok persediaan setidaknya harus lebih waspada terhadap klaim dari tim marketing, tim produksi, dan tim purchasing, pada kasus tertentu kenyataannya, diasumsikan bahwa tanggungjawab penuh adalah ditangan logistik.
Jika tidak ada rencana yang sudah ditentukan untuk menyediakan dan meng-kontrol stok persediaan, hal ini akan mengganggu jalannya produksi secara normal. Rencana yang memuaskan melalui pengertian dari keterlibatan proses, berbagai macam tekanan yang muncul yang perlu diperhatikan, dan tanggungjawab dari masing-masing bagian yang berkenaan dengan pengaturan persediaan, bersama-sama dengan prosedur yang telah ditetapkan secara jelas ditentukan, dan kontrol yang sesuai dengan mekanisme pencatatan dari stok persediaan (Thomas, 1980).
3.2. Inventory Control
Inventory control dapat dibagi atas tiga kategori:
a. Stok berjalan, merupakan stok persediaan yang diadakan terpisah untuk memenuhi level servis tertentu. Stok tersebut ditentukan berdasarkan keterangan dari cycle stock dan safety stock.
b. Buffer stock, merupakan stok persediaan sebagai tambahan untuk mengakomodasi perbedaan antara kapasitas produksi dan maksimum permintaan penjualan.
c. Policy Stock, merupakan stok persediaan yang diperoleh oleh karena tersedianya dipasaran dengan harga relative tajam, suplai barang tidak
menentu dimasa mendatang atau adanya alasan finansial lainnya sehingga stok persediaan ini diperlukan.
Pada prinsipnya, untuk mengontrol persediaan ada beberapa langkah yang perlu dilakukan sebagai berikut:
1. Persediaan dan jenis persediaan harus teridentifikasi.
2. Unit stok dan bagaimana persediaan diukur harus diputuskan.
3. Harus ada peraturan mengenai persediaan yang menjadi stok.
4. Konsekuensi dari out of stock harus dapat dievaluasi untuk setiap item-nya.
5. Level dari pengontrolan dapat diatur, sesuai dengan sistem kontrol persediaan yang sudah diseleksi.
Pengendalian tingkat persediaan bertujuan mencapai daya guna (efisiensi) dan hasil guna (efektivitas) optimal dalam penyediaan material. Maka dalam pengertian diatas, usaha yang perlu dilakukan dalam inventory control secara garis besar dapat diterangkan sebagai berikut:
1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi.
2. Meredam fluktuasi permintaan.
3. Membatasi nilai seluruh investasi
4. Menghindari penumpukan persediaan yang ada
Biasanya baik perusahaan besar maupun kecil, salah satu biaya yang cukup signifikan adalah nilai inventory dan biaya penyimpanannya. Biaya strategi tertentu yang bertujuan menjaga sedemikian rupa sehingga tingkat persediaan barang ditekan seminimal mungkin, namun di lain pihak harus diusahakan agar penjualan dan operasi perusahaan tidak terganggu.
Pengendalian tingkat persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan dilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal.
3.3. Biaya Persediaan
Biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat persediaan. Biaya tersebut adalah harga pembelian, biaya pemesanan, biaya penyiapan, biaya penyimpanan, dan biaya kekurangan persediaan.
1. Harga pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, besarnya sama dengan harga perolehan sediaan itu sendiri atau harga belinya.
2. Harga pemesanan adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan pemesanan ke pemasok, yang besarnya tidak dipengaruhi oleh jumlah pemesanan. Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya pemrosesan pesanan, biaya ekspedisi, upah, biaya telepon/fax, biaya dokumentasi/transaksi, biaya pengepakan, biaya pemeriksaan, dan biaya lainyya yang tidak tergantung jumlah pesanan.
3. Biaya penyiapan (set up cost) adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi. Biaya ini terjadi bila item sediaan diproduksi sendiri dan tidak membeli dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya persiapan
peralatan produksi, biaya mempersiapkan/menyetel (set-up) mesin, biaya mempersiapkan gambar kerja, biaya mempersiapkan tenaga kerja langsung, biaya perencanaan dan penjadwalan produksi, dan biaya-biaya yang besarnya tidak tergantung pada jumlah item yang diproduksi.
4. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan dalam penanganan/penyimpanan material, semi finished product, sub assembly, atau pun produk jadi. Biaya simpan biasanya dinyatakan dalam biaya per unit periode. Biaya penyimpanan meliputi:
a. Biaya kesempatan. Penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal.
b. Biaya simpan. Termasuk dalam biaya simpan adalah biaya sewa gudang, biaya asuransi dan pajak, biaya administrasi dan pemindahan, serta biaya kerusakan dan penyusutan.
c. Biaya keusangan. Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi (misal komputer).
d. Biaya-biaya lain yang besarnya bersifat variabel tergantung pada jumlah item.
3.4. Sistem Manajemen Persediaan
Sistem manajemen persediaan mewujudkan suatu kumpulan kaidah dan pedoman keputusan untuk berbagi situasi persediaan, dengan memanfaatkan informasi yang ada menentukan sifat dasar dari situasi yang berbeda-beda ketika situasi tersebut muncul pada saat dilakukan perencanaan. Dengan menggunakan
informasi yang menjelaskan variabel-variabel yang berbeda-beda, sistem akan menyediakan informasi yang berhubungan untuk pengambilan keputusan agar ditindak lanjuti.
Pada dasarnya tidak ada model persediaan, kumpulan kaidah keputusan maupun sistem manajemen yang cocok untuk semua situasi. Karakteristik seperti bentuk permintaan, lead-time, kebutuhan pengadaan, dan berbagai faktor-faktor biaya menentukan kecocokan dari sistem manajemen persediaan dan model yang didasarinya.
Suatu sistem pengendalian persediaan yang diterapkan oleh suatu perusahaan sering kali mengalami hambatan-hambatan baik yang berasal dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Hambatan yang biasanya dijumpai didalam pengendalian persediaan adalah sebagai berikut:
1. Permintaan yang bervariasi dan sering tidak pasti baik dari segi jumlah maupun kedatangannya.
2. Waktu ancang-ancang atau lead-time yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat sepenuhnya dikendalikan.
3. Sistem administrasi dan organisasi dalam perusahaan karena kurangnya sistem informasi.
4. Tingkat pelayanan yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan.
5. Tingkat keberanian manajemen perusahaan untuk mengambil resiko dalam menentukan jumlah persediaan, karena persediaan yang terlalu besar dan persediaan yang terlalu kecil dapat menyebabkan kekurangan persediaan (stock out).
Fogarty (1991) lebih lanjut menguraikan bahwa di dalam bidang operasional, manajemen persediaan dapat dicapai dengan menggunakan prosedur yang disebut dengan Sistem Manajemen Persediaan, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.1 dibawah ini:
Analisis sistem desain dan implementasi
operasi sistem
Evaluasi sistem dan desain ulang
Gambar 3.1. Diagram Alir Pengembangan Sistem Manajemen Persediaan
3.5. Permintaan
Menurut Kunawangsih dan Pracoyo (2006, p29), permintaan adalah berbagai jumlah barang yang diminta oleh konsumen pada berbagai harga pada periode tertentu. Sedangkan menurut Yoeti (2008, p110), permintaan diartikan sebagai keinginan seseorang (konsumen/ pelanggan) terhadap barang-barang tertentu yang diperlukan atau diinginkannya. Permintaan sebagai suatu
Pengenalan situasi keputusan manajemen persediaan (masalahnya)
Analisis dari situasi-situasi untuk menentukan model yang tepat dan mewakili
Identifikasi alternatif model pemecahan masalah untuk menentukan aturan keputusan yang mendapatkan hasil yang
konsisten dengan objektif manajemen
Perbaikan dipengembangan metode implementasi dari sistem informasi sesuai dengan aturan keputusan
Pengoperasian sistem manajemen persediaan
Evaluasi sistem manajemen persediaan dalam hal objektif dari sistem dan revisi dari sistem sesuai dengan yang
dibutuhkan
konsep mengandung pengertian bahwa berlaku tiga variabel yang saling mempengaruhi yaitu kualitas produk, harga, dan manfaat dari produk itu sendiri yang sangat mempengaruhi konsumen dalam melakukan pembelian kebutuhannya.
Perhatian utama suatu perusahaan adalah permintaan pelanggan atau pengguna barang. Pelanggan dapat berarti pelanggan internal (pabrik, bagian teknik, dan sebagainya) atau pelanggan eksternal (orang-orang yang membeli hasil dari perusahaan tersebut) yang merupakan pelanggan sebenarnya.
Pada dasarnya ada dua jenis permintaan yaitu permintaan independent (bebas) dan permintaan dependent (tergantung/ tidak bebas). Permintaan dependent dipicu oleh kejadian spesifik sedangkan permintaan independent bersifat tetap.
Tabel 3.1 Karakterisitik Permintaan Independent dan Dependent
Independent Dependent
Definisi
Permintaan yang tidak berhubungan dengan
kejadian lain.
Permintaan yang berkaitan dengan atau sebagai akibat dari kejadian lain.
Peramalan Dihitung secara rata-rata Diperhitungkan dari kebutuhan
3.6. Metode Peramalan
Secara umum metode peramalan dibagi atas dua bagian, yaitu metode peramalan kualitatif dan metode peramalan kuantitatif. Uraian lebih lanjut bagi kedua metode ini akan dibahas selanjutnya.
3.6.1. Metode Peramalan Kualitatif
Peramalan kualitatif umumnya bersifat subjektif, dipengaruhi oleh intuisi, emosi, pendidikan, dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, hasil peramalan dari satu orang dengan orang yang lain dapat berbeda. Meskipun demikian, peramalan dengan metode kualitatif tidak berarti hanya menggunakan intuisi, tetapi juga bisa mengikutsertakan model-model statistik sebagai bahan masukan dlm melakukan judgement (keputusan), dan dapat dilakukan secara perseorangan maupun kelompok.
Dalam peramalan secara kualitatif dikenal empat metode yang umum dipakai, yaitu :
a. Juri Opini Eksekutif
Pendekatan ini merupakan pendekatan peramalan yang paling sederhana dan paling banyak digunakan dalam peramalan bisnis. Pendekatan ini mendasarkan pada pendapat dari sekelompok kecil eksekutif tingkat atas, misalnya manajer bagian-bagian pemasaran, produksi, teknik, keuangan, dan logistik, yang secara bersama-sama mendiskusikan dan memutuskan ramalan suatu variabel pada periode yang akan datang. Keuntungan dari metode ini adalah keputusan dibuat berdasarkan masukan dari beberapa eksekutif, tidak hanya satu orang, sehingga hasilnya diharapkan lebih akurat. Namun, kelemahannya adalah ketepatan peramalan sangat tergantung dari masukan individu.
b. Metode Delphi
Dalam metode ini, serangkaian kuesioner disebarkan kepada responden,
jawabannya kemudian diringkas dan diserahkan kepada panel ahli untuk dibuat prakiraannya. Metode ini sangat banyak memakan waktu dan memerlukan keterlibatan banyak pihak. Keuntungannya adalah dapat memperoleh gambaran keadaan yang akan datang lebih akurat dan lebih profesional sehingga hasil peramalan diharapkan mendekati aktualnya.
c. Gabungan Tenaga Penjualan
Metode ini juga banyak digunakan, karena tenaga penjualan merupakan sumber informasi yang baik mengenai permintaan konsumen. Setiap tenaga penjual meramalkan tingkat penjualan di daerahnya, yang kemudian digabung pada tingkat propinsi dan seterusnya sampai ke tingkat nasional untuk mencapai peramalan menyeluruh. Kelemahan dari metode ini adalah terletak pada sikap optimis yang dimiliki tenaga penjualan sehingga terjadi overestimate tetapi sebaliknya juga dapat terjadi underestimate.
d. Survei Pasar
Masukan diperoleh dari konsumen atau konsumen potensial terhadap rencana pembeliannya pada periode yang diamati. Survei dapat dilakukan dengan kuesioner, telepon, atau wawancara langsung. Pendekatan ini dapat membantu tidak saja dalam menyiapkan peramalan, tetapi juga dalam meningkatkan desain produk dan perencanaan untuk suatu produk baru.
Namun, metode ini selain menyita banyak waktu, juga mahal dan sulit.
3.6.2. Metode Peramalan Kuantitatif
Rosnani (2007) Langkah-langkah peramalan secara kuantitatif dapat
dilihat sebagai berikut:
1) Definisikan tujuan peramalan.
2) Buat diagram pencar.
3) Pilih beberapa metode.
4) Hitung parameter-parameter.
5) Hitung kesalahan setiap metode.
6) Pilih metode dengan kesalahan terkecil.
7) Verifikasi peramalan.
Metode peramalan kuantitatif pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam dua jenis, yaitu metode deret berkala (time series) dan metode kausal.
Metode deret berkala adalah metode yang dipergunakan untuk menganalisis serangkaian data yang merupakan fungsi dari waktu. Metode ini mengasumsikan beberapa pola atau kombinasi pola selalu berulang sepanjang waktu, dan pola dasarnya dapat diidentifikasi semata-mata atas dasar data historis dari serial itu. Tujuan dari analisis ini adalah untuk menemukan pola deret variabel yang bersangkutan berdasarkan atas nilai-nilai variabel pada masa sebelumnya, dan mengekstrapolasikan pola tersebut untuk membuat peramalan nilai variabel tersebut pada masa yang akan datang.
Metode kausal mengasumsikan faktor yang diperkirakan menunjukkan adanya hubungan sebab akibat dengan satu atau beberapa variabel bebas (independen). Sebagai contoh, jumlah pendapatan berhubungan dengan faktor- faktor seperti jumlah penjualan, harga jual, dan tingkat promosi. Kegunaan dari metode kausal adalah untuk menemukan bentuk hubungan antara variabel-
variabel tersebut dan menggunakannya untuk meramalkan nilai dari variabel tidak bebas (dependent).
1. Metode Deret Berkala (Time Series)
Metode peramalan yang termasuk model deret berkala adalah : 1) Metode Penghalusan (Smoothing)
Metode smothing digunakan untuk mengurangi ketidakteraturan musiman dari data yang lalu, dengan membuat rata-rata tertimbang dari sederetan data masa lalu. Ketetapan peramalan dengan metode ini akan terdapat pada peramalan jangka pendek. Sedangkan untuk peramalan jangka panjang kurang akurat.
Metode smoothing terdiri dari beberapa jenis, antara lain : a. Metode Rata-rata Bergerak (Moving Average), terdiri atas :
1. Single Moving Average (SMA)
Moving average pada suatu periode merupakan peramalan untuk satu periode ke depan dari periode rata-rata tersebut. Persoalan yang timbul dalam penggunaan metode ini adalah dalam menentukan nilai t (periode perata-rataan). Semakin besar nilai t maka peramalan yang dihasilkan akan semakin menjauhi pola data.
Secara matematis, rumus fungsi peramalan metode ini adalah :
Ft + 1 =
X
t−N+1+Xt +1 +X t
N
dimana:
X1 = data pengamatan periode i.
