46
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT Bersaudara Inti Corpora adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi bahan-bahan keperluan industri seperti litho paper dan
aluminium foil untuk industri converting, Ivory paper untuk industri percetakan,
plastik resin untuk industri laminating dan plastik.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 30 september 1998 memlalui akta notaris nomor 80 oleh notaris Ny. Harjanti Tono, anggaran dasar dan perubahannya telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 20 Juli 2001 No 4705. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Kembang Kencana No 7B-C, Jakarta Barat yang dipimpin oleh seorang direktur dan para staf membantu dalam melakukan proses bisnisnya. Perusahaan ini melakukan penjualan dan melayani para pelanggan baik dari perusahaan maupun individu serta menggunakan sistem pembayaran secara tunai maupun transfer.
Untuk menghadapi para pesaing dalam dunia bisnis yang begitu kompetitif, perusahaan ini sadar agar untuk lebih fokus dan lebih profesional merupakan hal penting yang harus dilakukan agar dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggannya. Selain itu, perusahaan ini juga ingin menerapkan teknologi yang mendukung proses bisnis mereka serta cara mengelolah
bisnis mereka agar menjadi lebih baik dan lancar dalam melakukan transaksi antara perusahaan maupun individunya.
Perusahaan juga melihat kualitas dari barang yang mereka miliki agar para pelanggan merasa puas terhadap barang yang mereka miliki dan melakukan kontrak lebih lanjut untuk melakukan pembelian atau dapat melakukan retur terhadap barang yang rusak dengan terlebih dahulu membuat perjanjian tertulis yang mengikat dengan PT Bersaudara Inti Corpora dalam jangka waktu tertentu. Tetapi ada juga pelanggan dapat melakukan pembelian atau dapat melakukan retur terhadap barang yang rusak tanpa adanya perjanjian tertulis yang mengikat dengan PT Bersaudara Inti Corpora.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun Visi dan Misi yang tertuang dalam Company profile pada PT Bersaudara Inti Corpora, adalah :
• Visi pada PT Bersaudara Inti Corpora
“Menjadi perusahaan distribusi bahan untuk keperluan industri yang dapat diandalkan”.
• Misi pada PT Bersaudara Inti Corpora
1. Menyediakan produk yang dibutuhkan oleh pelanggan sebagai stokist.
2. Memberikan pelayanan yang tepat waktu dan memuaskan.
3.1.3 Strategi Bisnis Perusahaan
Sebagai perusahaan yang bertujuan untuk memajukan perkembangan bisnisnya, PT Bersaudara Inti Corpora memiliki strategi bisnsi dalam mencapai tujuannya yaitu:
• Meningkatkan kualitas produk. Perusahaan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan dengan menjaga kualitas barang agar barang tersebut memiliki kualitas yang baik. Selain itu, perusahaan dapat memahami kebutuhan pelanggan dengan menyediakan beraneka ragam bahan dan ukuran yang diperlukan oleh pelanggan.
• Melakukan transaksi dengan efesiensi. Perusahaan memberikan jangka waktu pembayaran yang relatif fleksibel kepada pelanggan. Sehingga pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan baik dan fleksibel sehingga tidak terjadinya kesulitan dalam melakukan transaksi dan pembayaran.
• Perusahaan dapat memfokuskan bisnisnya. Sejak berdirinya PT Bersaudara Inti Corpora memfokuskan dirinya pada penjualan dan kebutuhan pelanggan dan mengembangkan bisnisnya dengan menggunakan teknologi agar transaksinya dapat berjalan dengan lancar antara perusahaan maupun individu. Selain itu, juga dapat meningkatkan kuantitas perusahaan.
3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasinya membutuhkan sebuah struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut makan suatu perusahaan umumnya mempunyai struktur organisasi yaitu kerangka yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya urutan dan pengaturan yang logis serta hubungan wewenang dan tanggung jawab antar bagian-bagian yang terdapat dalam perusahaan tersebut.
Sehingga dengan adanya organsasi yang baik tentu perusahaan akan lebih mudah menjalankan kegiatan usahanya karena masing-masing bagian dapat dimintakan pertanggungjawabannya atas kegiatannya sesuai dengan wewenang yang diberikan.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bersaudara Inti Corpora 3.1.5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
• Komisaris : Tugas komisaris adalah melakukan pengawasan terhadap dewan direktur berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan. Wujud fungsi pengawasan itu antara lain, Komisaris berwenang memeriksa laporan keuangan perusahaan sebelm diserahkan ke RUPS.
• Direktur utama :
o Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. Komisaris Direktur Utama Direktur Sekretaris Manager Keuangan dan acc Manager Penjualan Manager Pembelian Kasir Akuntansi Penagih SPV Penjualan
Logistik Sales Admin
Manager HRD
o Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
o Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam pertemuan BOD
• Direktur
o Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager).
o Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
o Menyampaikan laporan kepada direktur utama dan pemegang saham atas kinerja perusahaan.
• Sekretaris
o Penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule
o Pengetikan, making call, menerima tamu, korespondensi, filling, surat-menyurat.
o Membuat rencana pemasukan dan pengeluaran serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu.
o Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.
o Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.
o Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada perusahaan.
o Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan
• Kasir
o Menerima dan menyalurkan uang dalam perusahaan selain lembaga keuangan. Biasanya melibatkan penggunaan scanner elektronik, cash register, atau peralatan yang terkait.
• Akuntansi
o Untuk menyiapkan suatu laporan keuangan yang akurat agar dapat dimanfaatkan oleh para manajer, pengambilan kebijakan, dan pihak berkepentingan lainnya, seperti pemegang saham, kreditur, atau pemilik.
• Penagihan
• Manajer Penjualan
o Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan marketing plan
• SPV Penjualan
o Bertanggungjawab untuk merencanakan perencanaan dalam meningkatkan penjualan.
• Gudang
o Bertanggung jawab untuk mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang dari gudang.
• Logistik
o Mengatur semua kegiatan yang berhubungan dengan stok gudang baik pengeluaran dan pemasukan barang
• Sales
o Bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan penjualan untuk mencapai keuntungan bagi perusahaan
• Admin
o Membuat surat jalan dan purchase order yang dilakukan oleh sales • Manajer Pembelian
o Bertanggung jawab terhadap seluruh proses dan laporan pembelian barang yang akan diperdagangkan oleh perusahaan.
• Pemb Lokal
o Bertanggung jawab terhadap pembelian dan negosiasi barang yang akan diperdagangkan khususnya di lingkungan lokal
• Pemb Import
o Bertanggung jawab terhadap pembelian dan negosiasi barang yang akan diperdagangkan khususnya di lingkungan internasional
• Manajer HRD
o Bertanggung jawab untuk mengambil keputusan
o Melaksamakan training-training bagi karyawannya
o Bertanggungjawab untuk mengelola dan meningkatkan kemampuan dari SDM perusahaan
3.1.5.1 Analisis Fungsi Bisnis No Fungsi
Area
Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subyek Data SI
1 Bagian Keuangan dan Acc Perpajakan Penggajian karyawan Pendapatan Pembayaran Menghitung pajak Membayar gaji karyawan Melakukan penagihan kepada customer berdasarkan invoice Melakukan pembayaran - Pajak - Invoice - Bukti Pembayar an ESP Akuntan si
biaya sesuai dengan bukti yang ada
2 Bagian Penjualan Penjualan Produk Pengiriman produk Pembuatan tagihan Membuat permintaan pembelian
Membuat Sales Order sesuai dengan Purchase order
Membuat invoice sesuai dengan surat jalan dan Sales Order
Membuat surat jalan sesuai dengan Sales Order - Customer - Sales Order - Surat Jalan - Invoice - Permintaa n Pembelian ESP Penjuala n 3 Bagian Pembelian Melakukan pembelian produk Membuat Purchase Order sesuai dengan permintaan pembelian - Purchase Order - Supplier ESP Pembeli an 4 Bagian HRD Melakukan perekrutan Pemutusan hubungan kerja Melakukan perekrutan karyawan Melakukan pemutusan kerja sama Memberikan pelatihan kerja - Karyawan -
Tabel 3.1 Analisis Fungsi Bisnis
3.2 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Perusahaan 3.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan
Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan porter dan analisis PEST
3.2.1.1 Lima Faktor Persaingan Porter Perusahaan
Untuk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis berikut ini dilakukan analisis kekuatan persaingan dalam industri dari Michael Porter. Hasil dari analisis ini yaitu agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam lingkungan persaingan yang melibatkan lima kekuatan dan mampu memahami serta memanfaatkan interaksi dan implikasi dari lima kekuatan untuk keuntungan perusahaan.
Berikut ini akan dibahas lingkungan persaingan dari PT Bersaudara Inti Corpora:
1.Persaingan industri
Perusahaan yang sejenis dengan PT Bersaudara Inti Corpora sangat banyak di Indonesia, yaitu perusahaan yang melakukan supply ke industri-industri, bahkan perusahaan yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan (supplier) juga merupakan pesaing kuat, tetapi dengan pengalaman dan pendekatan yang dilakukan secara kekeluargaan, bisnis dengan para pelanggan membuat perusahaan dapat bertahan. Pemberian term kredit kepada pelanggan membuat pihak pesaing (terutama perusahaan yang memproduksi kertas) tidak dapat menyaingi PT Bersaudara Inti Corpora, karena perusahaan industri yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan menghendaki pembayaran dimuka atas barang yang dijualnya.
Contoh : PT Cakrawala Mega Indah yang merupakan anak perusahaan Sinar Mas Group menjual kertas sejenis litho, HVS, art paper dll secara tunai dan pembayaran di muka.
Pemakaian kertas untuk keperluan pembungkus setiap tahun selalu meningkat seiring dengan pertambahan penduduk dan kebutuhan akan produk murah membuah bahan pembungkus menjadi lebih banyak pemakaiannya, misalnya biskuit yang dikemas dalam bentuk sachet.
Tidak terlalu banyak pesaing yang langsung berhadapan dengan perusahaan, perusahaan sejenis yang menjual kertas sangat banyak tetapo yang memasok kebutuhan industri rotografure (packaging) tidak terlalu banyak, justru yang menjadi pesaing paling berat adalah industri yang memproduksi kertas tersebut sehingga perusahaan rotografure yang memiliki keuangan yang kuat cenderung untuk langsung mengambil dari produsen langsung, tetapi karena pihak produsen tidak mau memproduksi barang dengan ukuran sesuai permintaan konsumen maka peluang bagi perusahaan menjadi terbuka untuk mengisi ruang tersebut karena perusahaan dapat melayani kebutuhan pemakai sesuai dengan ukuran yang diminta.
2.Ancaman pendatang baru
Tidak terlalu banyak pesaing baru yang menggeluti usaha sejenis dengan perusahaan yaitu menjadi supplier bahan baku
bagi industri rotografure sehingga perusahaan tidak merasa mendapat ancaman yang cukup berarti dari perusahaan pesaing yang sejenis, justru pesaing yang paling ditakuti adalah industri manufaktur yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan, adanya resisi ekonomi pada tahun 1997 membuat produsen barang yang dijual perusahaan memerlukan dana yang besar sehingga mereka menjual produknya secara tunai hal ini memberatkan pemakai maka dengan adanya perusahaan yang menjadi perantara antara produsen dengan pemakai akhir membuat pemakai memiliki kemudahan dalam hal pembayaran dan produsen memperoleh pembayaran secara tunai dari perusahaan.
3.Kekuatan tawar-menawar pemasok
Pemasok utama adalah pihak produsen yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan dan hampir semua pemasok barang secara tunai dan walaupun memberi termin pembayaran tetapi dengan jangka waktu yang relatif pendek yaitu paling lama 2 minggu, hal ini memberikan kekuatan tawar menawar antara perusahaan dengan pemasok karena kekuatan keuangan yang dimiliki perusahaan cukup memadai untuk melakukan pembayaran secara tepat waktu dan secara tunai.
Perusahaan juga bersedia untuk menjadi stokist bagi para pemasok sehingga barang yang dipesan dari pemasok biasanya dalam jumlah yang besar, yaitu ratusan ton setiap bulan.
4.Kekuatan tawar-menawar pelanggan
Kebutuhan untuk memuaskan pelanggan merupakan komitmen perusahaan, untuk itu perusahaan berusaha untuk selalu menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan dan mengirimkannya tepat waktu. Pelanggan selalu meminta barang dengan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan pihak produsen tidak bersedia untuk membuat produk sesuai dengan ukuran tersebut karena tidak ekonomis, misalnya kertas dengan ukuran lebar 20cm padahal pihak produsen memproduksi dengan ukuran minimal 80 cm maka pihak perusahaan akan melakkan proses sliting kertas dari ukuran 80 cm menjadi 20 cm sesuai dengan kebutuhan pelanggan, atau pelanggan tidak memiliki mesin dengan ukuran panjang kertas 12.000 m maka perusahaan akan melayani permintaan untuk memperkecil ukuran panjang kertas menjadi 3.000 m. Hal-hal tersebut membuat kekuatan tawar menawar perusahaan dengan pelanggan menjadi kuat.
5.Ancaman produk subsitusi
Tidak banyak produk substitusi yang bisa menggantikan produk yang dijual oleh perusahaan, seperti belum ada produk kertas dengan food grade yang dapat menggantikan kertas litho paper dan tidak mungkin penggantian produk kertas food grade untuk membungkus makanan sehingga perusahaan tidak melihat adanya ancaman adanya produk substitusi. Tetapi ada beberapa produk yang bisa menjadi produk
pengganti seperti steroform dan kaleng ini bukan sebagai ancaman atau pesaing bagi perusahaan.
Pendatang Baru PT Avesta Continental Pack
PT Buana Candra Mandiri Pemasok PT Cakrawala Mega Indah PT Chandra Asri PT Citoputra PT Emblem Asia PT Java Paperinda Pesaing Industri PT Arta plastama Niaga PT Sinar Kasih Hudmaim
PT Ide Baru Papiers
Pelanggan PT Pura Barutama PT Indogravure PT Prima Makmur Rotokemindo PT Maesindo Indonesia Produk Pengganti Steroform Kaleng
Gambar 3.2 Analisis Lima Persaingan Porter
Analisis Pesaing Strategi
Pendatang Baru PT Avesta Continental Pack PT Buana Candra Mandiri
Perusahaan membuat pemakai memiliki kemudahan dalam hal pembayaran dan produsen memperoleh pembayaran secara tunai dari perusahaan
Pemasok PT Cakrawala Mega Indah PT Chandra Asri
PT Citoputra PT Emblem Asia PT Java Paperinda
Perusahaan melakukan hubungan baik dengan para pemasok dan juga bersedia untuk menjadi stockist bagi para pelanggan sehingga barang yang dipesan dari pemasok biasanya dalam jumlah yang besar, yaitu ratusan ton setiap bulan
Pesaing Industri PT Arta plastama Niaga PT Sinar Kasih Hudmaim PT Ide Baru Papiers
Perusahaan memberikan term kredit kepada pelanggan membuat pihak pesaing (terutaman perusahaan yang memproduksi kertas), karena perusahaan industri yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan menghendaki pembayaran dimuka atas barang yang dijualnya
Pelanggan PT Pura Barutama PT Indogravure PT Prima Makmur Rotokemindo
PT Maesindo Indonesia
Perusahaan berusaha untuk selalu menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan dan mengirimkannya tepat waktu. Perusahaan juga menjual kertas sesuai dengan ukuran yang diminta oleh pelanggan
Produk Pengganti Steroform Kaleng
Produk pengganti seperti steroform dan kaleng bukan sebagai ancaman atau pesaing bagi perusahaan
Tabel 3.2 Analisis Lima Daya Porter 3.2.1.2 Analisis PEST Perusahaan
Politik
Kondisi politik Indonesia tidak mempengaruhi bisnis PT Bersaudara Inti Corpora secara langsung, meskipun terjadinya perubahan undang-undang, dan pajak tidak akan memberikan dampak langsung terhadap permintaan bisnis dari para pelanggan. Hal ini disebabkan adanya kebutuhan utama pelanggan akan teknologi yang berkembang saat ini, walau begitu perusahaan harus dapat mengikuti peraturan mengenai perpajakan.
Situasi global yang tidak menentu memberikan kekhawatiran kepada masyarakat dunia, perusahaan lebih berhati-hati dalam mengambil keputusan mengenai pengeluaran. Kebutuhan perusahaan akan kertas merupakan prioritas utama. Selain itu, harga valas dolar yang naik turun dapat mempengaruhi transaksi kerja PT Bersaudara Inti Corpora dengan para pelanggan. Hal ini menyebabkan adanya perubahan harga dan tarif sesuai dengan valas yang berkembang saat ini.
Sehingga perusahaan harus tanggap terhadap perkembangan yang ada, hal ini utnuk meminimalisir resiko dan memaksimalkan keuntungan dari bisnis perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus memiliko sumber daya informasi yang lengkap sebagai penunjang untuk mengambil keputusan bagi manajemen.
Sosial
PT Bersaudara Inti Corpora berpegang teguh bahwa pelanggan adalah sahabat sejati sehingga kepuasan pelanggan merupakan pelayanan yang paling utama. Perusahaan harus memperhatikan faktor sosial di sekitarnya, karena faktor sosial dapat mempengaruhi tingkat pendapatan perusahaan. Faktor sosial tersebut antara tingkat pendidikan masyarakat, tingkat sosial dan budaya serta tingkat pendapatan masyarakat. Contohnya, daya beli konsumen semakin meningkat ketika terjadi suatu bencana alam sehingga permintaan terhadap produk permintaan terhadap produk kertas dan plastik
semakin meningkat untuk produk-produk kemasan yang menggunakan bahan baku kertas dan plastik.
Teknologi
PT Bersaudara Inti Corpora harus mengikuti perkembangan teknologi, karena membantu mempercepat dalam melakukan transaksi. Sehingga perusahaan menggunakan aplikasi ESP yang mendukung perusahaan dalam mengintegrasikan penyediaan dan pengeluaran produk serta dalam melakukan transaksi. Selain itu dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan, saat ini banyak perusahaan yang berhasil untuk menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang kegiatan bisnis perusahaan. Bahkan banyak perusahaan lain yang telah menerapkan perkembangan teknologi sebagai strategi untuk menciptakan suatu keungguan kompetitif.
NO Faktor Ancaman Strategi
1 Politik Undang-undang
perpajakan
Manager keuangan dan acc mengenakan pajak 10% pada setiap penjualan produknya serta PPH (Pajak Penghasilan) pada seluruh karyawan
2 Ekonomi Nilai tukar mata uang rupiah yang tidak stabil disebabkan terjadinya inflasi
Perusahaan bekerja sama dengan beberapa supplier yang dapat memenuhi bahan baku dengan kualitas yang bagus dan harga lebih murah
3 Sosial Pelayanan yang kurang memuaskan kepada pelanggan dan komunikasi yang sulit
antara perusahaan dengan supplier serta pelanggan
Daya beli konsumen semakin meningkat ketika kepuasan pelanggan terpenuhi sehingga permintaan terhadap produk kertas dan plastik semakin meningkat
4 Teknologi Komputer yang dipakai kurang mendukung devisi perusahaan, tetapi
komputer masih
Perusahaan melakukan penggantian komputer pada setiap
memiliki performa yang cukup baik untuk melakukan kegiatan bisnis sehari-hari.
Tabel 3.3 Analisis Pest
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap rantai nilai perusahaan.
3.2.2.1 Analisis Value Chain
Infrastruktur Organisasi : Struktur organisasi, merek, aset organisasi, modal
Human Resource Management : Merekrut, melatih, menempatkan, promosi, demosi, pensiun
Technology : LAN, Email, Fax dan Via phone
Procurement : proses transaksi pembelian terhadap supplier dengan perusahaan
Inbound Logistic : Proses penerimaan barang atau pembelian Operation : Proses perubahan barang jadi menjadi barang jadi Outbound Logistic : Proses penjualan terhadap pelanggan Sales dan marketing : Strategi pemasaran Service : Kunjungan ke pelanggan dan pemberian penjelasan
Gambar 3.3 Value Chain pada PT Bersaudara Inti Corpora 1. Aktivitas Primer
a. Inbound Logistic
Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan dan pembelian terhadap produk. Aktivitas ini dilakukan perusahaan untuk
M A R G I N
melakukan aktivitas penerimaan data-data pelanggan dan persediaan barang.
b. Operation
Aktivitas yang berhubungan dengan mengubah proses barang jadi menjadi barang jadi. Aktivitas operasi yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas pemotongan kertas.
c. Outbound Logistic
Aktivitas yang berhubungan dengan proses penjualan yang dilakukan oleh pelanggan.
d. Sales dan Marketing
Aktivitas Sales dan Marketing yang dilakukan perusahaan adalah melakukan strategi pemasaran seperti melakukan business to business dengan perusahaan lain.
e. Service
Aktivitas yang menyangkut mengenai pelayanan untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan terhadap layanan atau jasa yang diberikan oleh perusahaan. Aktivitas pelayanan dan memberikan penjelasan mengenai produk ada.
2. Aktivitas Pendukung a)Infrastruktur
Aktivitas infrastruktur yang dilakukan perusahaan meliputi struktur organisasi, merek, aset organisasi, modal.
b)Human Resource Management
Aktivitas Human Resource Management yang dilakukan oleh perusahaan meliputi merekrut, melatih, menempatkan, promosi, demosi dan pensiun.
c)Product and Technology
Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan yang ada meliputi LAN, fax, email dan via telephone yang mendukung aktivitas perusahaan.
d)Procurement
Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan meliputi pembelian produk dari perusahaan ke supplier.
Aktivitas Primer Proses Aktivitas Pendukung Infrastruktur Organisasi Human Resource Management Technology Procure ment Inbound Logistic - Penerimaan kertas dari supplier - Penyimpanan kertas ke gudang - Bagian Gudang - Bagian Logistik - Melakukan pelatihan dan perekrutan karyawan ESP Purchase Order Operation - Pemotongan kertas sesuai dengan permintaan pelanggan oleh subkon (anak cabang) - Pengemasan kertas sesuai dengan pemesanan - Bagian Gudang - - Purchase Order Outbound Logistic - Kertas yang sudah dipotong dan dikemas oleh subkon( anak cabang) akan dikirimkan langsung ke tempat pelanggan - Bagian Penjuala n - Melakukan perekrutan karyawan yang dibidangnya - Perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan mengenai produk knowledge - Via teleph one - ESP - Sales dan Marketing - Melakukan penawaran produk oleh sales kepada para pelanggan - Sales - Admin - Melakukan perekrutan karyawan - Perlu dilakukan pelatihan - Email - ESP -Barang yang akan dijual
Tabel 3.4 Analisis Value Chain 3.2.3 Analisis SWOT Perusahaan
Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal dan kelemahan sehingga perusahaan dapat memahami dan mengenali kondisi-kondisi dari SWOT untuk mendukung proses formulasi strategi. terhadap karyawan mengenai produk knowledge - Adanya promosi jabatan Service - Memberik an kredit dalam melakukan transaksi - Dapat menerima pesanan ukuran kertas sesuai dengan yang dibutuhkan pelanggan - Bagian Kasir - Sales - Melakukan pelatihan dan perekrutan karyawan - Via teleph one - Email -
IFAS
EFAS
Strength (S)
(S1) Menyediakan beraneka ukuran kertas yang tidak dapat dilakukan oleh produsen kertas (S2) Pengalaman perusahaan selama bertahun-tahun di bidang kertas (S3) Bersedia menjadi stockist sehingga kesinambungan supply terjamin (S4) Adanya loyalitas dari pelanggan potensial perusahaan Weakness (W) (W1) Memiliki ketergantungan terhadap supplier karena merupakan perusahaan trading (W2) Kesulitan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada di luar jangkauan
(W3) Beberapa divisi di dalam perusahaan yang masih mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi baru Opportunities (O) (O1) Peningkatan kebutuhan kertas (litho
paper dan aluminium foil
Strategi SO
(S1-O1) Perusahaan melayani pesanan kertas dengan berbagai ukuran,
Strategi WO
(W1-O1) Perusahaan dapat menjalin kerja sama lebih baik dengan
untuk industri converting, Ivory paper untuk industri percetakan, plastik resin untuk industri laminating dan plastik) yang semakin pesat.
(O2) Kebutuhan pelanggan yang semakin
lama semakin bertambah terhadap kertas, plastik dan lainnya
(O3) Adanya permintaan produk dari pelanggan yang berasal dari daerah lain
(O4) Terbukannya kerjasama dengan perusahaan lain
sesuai dengan permintaan dari pelanggan
(S2-O2) Memberikan informasi secara baik kepada pelanggan mengenai kualitas kertas
(S3-O3) Mendirikan kantor cabang di daerah (pulau jawa) yang berpotensial untuk dijadikan stokist
(S4-O4) Melakukan kerjasama dengan pelanggan (perusahaan) baru secara baik, agar terjalin loyalitas antara ke dua belah pihak
supplier dan meningkatkan kualitas
layanan dan produk yang dibeli
(W2-O2) Melakukan strategi bisnis dengan bekerja sama dengan supplier ataupun kompetitor untuk memenuhi kebutuhan produk yang khusus dari konsumen
(W2-O3) Membuka cabang perusahaan di berbagai daerah (pulau jawa) yang strategi
Treats (T)
(T1) Sumber bahan baku
Strategi ST
(S1-T1) Memberikan
Strategi WT
dapat dilakukan secara
langsung kepada customer
(T2) Adanya pesaingan baru yang masuk ke dalam pasar atau industri kertas
jaminan mengenai kualitas barang
(S3-T2) bekerja sama dengan pabrik-pabrik yang besar dan memberikan penjelasan tentang kualitas produk
informasi mengenai kualitas kertas yang diproduksi
Berikut ini analisis faktor strategi eksternal dari PT Bersaudara Inti Corpora yang dapat dilihat pada tabel 3.2 :
Tabel 3.6 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Faktor-faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot* Rating
Peluang
- Peningkatan kebutuhan kertas (litho paper dan
aluminium foil untuk industri converting, Ivory
paper untuk industri percetakan, plastik resin untuk industri laminating dan plastik) yang semakin pesat.
- Kebutuhan pelanggan yang semakin lama semakin bertambah terhadap kertas, plastik dan lainnya
- Adanya permintaan produk dari pelanggan yang berasal dari daerah lain
- Terbukannya kerjasama dengan perusahaan lain 0,20 0.15 0,10 0,15 4 3 4 3 0,80 0,45 0,40 0,45 Total Peluang 0,60 2,10 Ancaman
- Sumber bahan baku dapat dilakukan secara langsung kepada customer
- Adanya pesaingan baru yang masuk ke dalam pasar atau industri kertas
0,20 0,20 1 1 0,20 0,20 Total Ancaman 0,40 0,40 Total 1,00 2,50
Perhitungan EFAS : Peluang : 2,10
Ancaman : 0,40
Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman
= 2,10 – 0,40
Berikut ini analisis faktor strategi internal dari PT Bersaudara Inti Corpora yang dapat dilihat pada tabel 3.3 :
Tabel 3.7 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS)
Faktor-faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot* Rating
Kekuatan
- Menyediakan beraneka ukuran kertas yang tidak dapat dilakukan oleh produsen kertas
- Pengalaman perusahaan selama bertahun-tahun di bidang kertas
- Bersedia menjadi stockist sehingga kesinambungan supply terjamin
- Adanya loyalitas dari pelanggan potensial perusahaan 0,15 0.15 0,10 0,20 4 4 3 4 0,60 0,45 0,30 0,80 Total Kekuatan 0,60 2,30 Kelemahan
- Memiliki ketergantungan terhadap supplier karena merupakan perusahaan trading
- Kesulitan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada di luar jangkauan
- Beberapa divisi di dalam perusahaan yang masih mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi baru 0,20 0,10 0,10 4 3 3 0,80 0,15 0,30 Total Kelemahan 0,40 1,25 Total 1,00 3,55
Perhitungan IFAS : Kekuatan : 2,30
Kelemahan : 1,25
Titik X (Internal) = Kekuatan- Kelemahan
= 2,30-1,25
Berbagai Peluang Kelemahan internal Kekuatan internal Berbagai Ancaman
Gambar 3.4 Kurva IFAS-EFAS Analisis SWOT pada PT Bersaudara Inti Corpora 3.2.4 Analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) Perusahaan
Adapun CSF dan KPI pada PT Bersaudara Inti Corpora akan diuraikan pada tabel sebagai berikut :
Objectives CSF KPI
Perusahaan melayani pesanan kertas dengan berbagai ukuran, sesuai dengan permintaan dari pelanggan
Pesanan kertas terpenuhi seluruhnya dengan tepat.
Jumlah kesalahan produksi (produk cacat)
Memberikan informasi secara baik kepada pelanggan mengenai kualitas
Pelanggan mengetahui dan paham mengenai
Tingkat keluhan dari pelanggan mengenai (1,15, 1,70)
kertas kualitas produk yang akan dibelinya
kualitas produk.
Mendirikan kantor cabang di daerah (pulau jawa) yang berpotensial untuk dijadikan stokist
Meningkatkan jumlah pelanggan di pulau jawa
Tingkat penjualan produk dari perusahaan cabang
Melakukan kerjasama dengan pelanggan (perusahaan) baru secara baik, agar terjalin loyalitas antara ke dua belah pihak
Pelanggan baru terus melakukan transaksi pemesanan dengan perusahaan
Jumlah transaksi dengan pelanggan baru
Tabel 3.8 CSF dan KPI
3.2.5 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan
Dengan pengalaman perusahaan selama belasan tahun PT BERSAUDARA INTI CORPORA telah memiliki nama dan kepercayaan besar dari para pelanggan lamanya. PT BERSAUDARA INTI CORPORA berhasil memenuhi kebutuhan dari pelanggannya. Tetapi PT BERSAUDARA INTI CORPORA kurang memahami penting operasional manajemen dari perusahaan, sehingga seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, seharusnya perusahaan memiliki perencanaan strategi mengenai penerapan SI/TI yang akan mendukung stratgegi bisnis perusahaan.
Selama ini perusahaan hanya mengandalkan kemampuan dan kinerja dari karyawannya, tanpa menyadari adanya pengaruh yang signifikan dari penerapan SI/TI yang terintegrasi ke semua aspek bisnis perusahaan PT BERSAUDARA INTI CORPORA telah menerapkan penggunaan jaringan internet pada fasilitas perusahaan, tetapi perusahaan kurang menyadari peluang bisnis dari penggunaan teknologi khususnya yang didukung oleh internet.
Perkembangan dari teknologi akan mempengaruhi dan memberikan dampak terhadap bisnis perusahaan. Penggunaan teknologi dengan sistem yang terintegrasi dan tepat sesuai dengan kebutuhan proses bisnis perusahaan akan mendukung kinerja perusahaan. Produsen teknologi terus mengembangkan kualitas dari teknologi dan menghasilkan inovasi teknologi yang baru.
PT BERSAUDARA INTI CORPORA harus mengikuti dan menyesuaikan perusahaan dengan perkembangan teknologi terseut. Dalam hal ini yang dimaksdu dengan mengikuti dan menyesuaikan dengan teknologi yaitu PT BERSAUDARA INTI CORPORA harus bisa memilih dan menggunakan teknologi yang tepat dan sesuai dengan proses bisnisnya sehingga teknologi yang digunakan tersebut dapat mendukung proses bisnis dan memberikan manfaat atau nilai lebih bagi perusahaan.
3.2.6 Analisis Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan
3.2.6.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan
Jenis Keterangan Jumlah Personil
Hardware PC desktop Direktur Utama :
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card 1 1 PC Desktop Direktur : Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Sekretaris :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Manager keuangan dan acc :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card 1 1 PC Desktop Manager Penjualan : Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Manager Pembelian : Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Manager HRD :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card 1 1 PC Desktop Kasir : Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Akuntansi :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card 3 3 PC Desktop Penagihan : Motherboard Intel G-3145 Advance 1 3
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Supervisor Penjualan : Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Pembelian Lokal :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
1 1
PC Desktop Pembelian Import :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Logistik :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
PC Desktop Sales :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
3 5
PC Desktop Sales Admin :
Motherboard Intel G-3145 Advance
Intel dual core
Memory DDR2 1GB
Hardisk 160GB
DVD ROM LG
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card Database Server : Processor Linux 1,6 GHZ Memory DDR2 2GB Hardisk 160GB
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15” LAN Card 1 1 Internet Server : Processor Linux 1,6 GHZ Memory DDR2 2GB Hardisk 160GB
Casing power supply 450 wat
Keyboard Mouse Optic
Monitor LCD 15”
LAN Card
Printer 3 3
Printer Server 1 1
Switch Hub 8 Port 2 2
Software Genuine software windows XP
Genuine software windows NT
Genuine software microsoft office 2007
Antivirus Kaspersky
Aplication Aplikasi ESP (Program terpadu
dengan modul Penjualan, Pembelian, Persediaan, keuangan dan General Ledger)
3.2.6.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan
3.2.6.3 Aplikasi Portfolio
Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan dapat diliha bahwa PT BERSAUDARA INTI CORPORA belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic dan high potensial. Selama ini fungsi SI//TI memang hanya terbatas pada kegiatan operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang hanya melihat pemanfaatan di bidang TI saja, perusahaan kurang mempedulikan pemanfaatan SI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak di miliki oleh perusahaan lain.
Strategic High Potensial
Key Operasional Support
Aplikasi ESP Microsoft office 2007
Tabel 3.10 Analisis Aplikasi Portfolio saat ini pada PT Bersaudara Inti Corpora
Pemakaian aplikasi ESP telah digunakan untuk semua administrasi perusahaan mulai dari penjualan, pembelian, persediaan, keuangan dan general ledger.
Perusahaan menyadari bahwa penggunaan SI/TI sangat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan sebagai contoh dengan adanya komputerisasi di bidang piutang dagang maka dapat segera diketahui umur piutang setiap pelangan dan dapat dilakukan pemblokiran terhadap order yang mereka berikan.
Sistem informasi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena dibuat berdasarkan custom made jadi bukan merupakan aplikasi yang sudah jadi, sehingga semua kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dapat disediakan oleh aplikasi yang digunakan.
3.2.6.4 Analisis Audit Grid • Aplikasi ESP
No Nilai Bisnis Manager Human Resource Development Total Rata-Rata Ya (3) Ragu-ragu (2) Tidak (1) Ya (3) Ragu-ragu (2) Tidak (1) 1. apakah aplikasi yang
ada di dalam perusahaan dapat digunakan untuk meningkatkan nilai bisnis? 9 9 5 2,5
2. Apakah kegiatan bisnis dapat terganggu apabila tidak ada sistem ini?
9 9 3 1,5
3. apakah laporan yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan?
9 9 6 3
4. Apakah sistem yang diterapkan dalam perusahaan secara maksimal?
9 9 2 1
5. Apakah sistem ini dapat diterapkan untuk jangka panjang?
9 9 5 2,5
TOTAL 10,5 2,1
No Nilai Teknis Manager Human Resource Development Total Rata-Rata Ya (3) Ragu-ragu (2) Tidak (1) Ya (3) Ragu-ragu (2) Tidak (1) 1. Apakah sistem yang
digunakan saat ini sudah baik kualitasnya?
9 9 6 3
2. Apakah SDM yang menggunakan sistem ini sudah menguasainya?
9 9 4 2
3. Apakah aplikasi yang digunakan berjalan dengan stabil?
9 9 6 3
4. Apakah sistem yang digunakan saat ini secara maksimal disetiap divisi?
9 9 2 1
TOTAL 9 2.25
• Microsoft Office 2007 N
o
Nilai Bisnis Manager Human Resource Development Total Rata-Rata Ya (3) Ragu-ragu (2) Tidak (1) Ya (3) Ragu-ragu (2) Tidak (1) 1. apakah aplikasi
yang ada di dalam perusahaan dapat digunakan untuk meningkatkan nilai bisnis? 9 9 4 2 2. Apakah kegiatan bisnis dapat terganggu apabila tidak ada sistem ini? 9 9 3 1,5 3. apakah laporan yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan? 9 9 5 2,5 4. Apakah sistem yang diterapkan dalam perusahaan secara maksimal? 9 9 3 1,5
5. Apakah sistem ini dapat diterapkan untuk jangka panjang?
9 9 3 1,5
TOTAL 9 1,8
N o
Nilai Teknis Manager Human Resource Development Total Rata-Rata Ya (3) Rag u-ragu (2) Tida k (1) Y a (3 ) Rag u-ragu (2) Tidak (1) 1. Apakah sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya?
9 9 3 1,5
2. Apakah SDM yang menggunakan sistem ini sudah menguasainya? 9 9 5 2,5 3. Apakah aplikasi yang digunakan berjalan dengan stabil? 9 9 5 2,5 4. Apakah sistem yang digunakan saat ini secara maksimal disetiap divisi?
9 9 2 1
TOTAL 7,5 1,9
Gambar 3.6 Hasil Analisa Audit Grid
Ket :
Nilai Bisnis : Aplikasi ESP = 2,1
Microsoft Office 2007 = 1,8 Nilai Teknis : Aplikasi ESP = 2,25
Microsoft Office 2007 = 1,9 Kualitas Bisn is 1 2 3
Perbaharui Pelihara & Kembangkan
Aplikasi ESP M. Office 2007 Hapuskan Nilai kembali 1 2 3 Kualitas Teknis
