3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

(1)

3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1. Analisis Sistem

Petugas perpustakaan SMU Kristen Petra 1 selama ini menggunakan buku untuk mencatat semua transaksi yang ada. Karena terbatasnya sarana yang ada maka adanya sistem komputer sangat dibutuhkan. Sistem komputer ini meliputi sistem informasi peminjaman di perpustakaan, misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi petugas perpustakaan hanya perlu memasukkan data-data yang diperlukan dalam suatu basis data dan menyimpannya.

Sistem pencatatan transaksi buku yang dilakukan secara manual berlangsung lama dan butuh ketelitian, karena anggota perpustakaan berjumlah sangat banyak.

Sedangkan petugas ingin sesuatu yang serba praktis dan cepat.

Analisis sistem peminjaman buku di perpustakaan SMU Kristen Petra 1 terdiri dari tiga tahap yaitu pengumpulan data yang diperlukan melalui survei, permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada dan pemecahan masalah dengan sistem baru. Adapun tahap-tahapnya adalah :

• Survei

Survei dilakukan pada saat pertama kali datang ke SMU Kristen Petra 1 dengan meminta data pada petugas perpustakaan tentang sistem administrasi peminjaman yang selama ini dipakai dan mewawancarai petugas tentang jalannya sistem peminjaman yang ada. Survei juga meliputi penelitian terhadap keadaan perpustakaan. Penelitian yang dilakukan adalah dengan mengamati cara pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam melayani anggota yang melakukan transaksi peminjaman. Sedangkan data yang diberikan oleh petugas perpustakaan meliputi, data sistem peminjaman buku, data sistem pengembalian buku, dan data dari sistem lain yang berlaku di perpustakaan SMU Kristen Petra 1 pada saat itu.

Sistem yang ada di perpustakaan SMU Kristen Petra 1 baru meliputi sistem peminjaman buku, sistem pengembalian buku dan sistem pemesanan buku.

Sistem peminjaman dimulai bila seorang anggota perpustakaan membawa buku

(2)

yang ingin dipinjamnya ke petugas perpustakaan untuk dicatat sebagai transaksi peminjaman buku, petugas perpustakaan akan mencatat kode buku, judul buku, nomor anggota dari peminjam, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian buku kemudian menyimpannya sebagai arsip peminjaman. Sistem pengembalian buku dapat dilakukan bila peminjam mengembalikan buku yang telah dipinjamnya. Pengembalian tidak dicatat lagi sebagai transaksi, melainkan hanya mencoret transaksi peminjaman. Dari catatan transaksi peminjaman inilah petugas perpustakaan mengetahui apakah pengembalian buku itu melebihi batas waktu yang ditentukan, jika melebihi batas waktu maka peminjam akan dikenai denda. Selain kedua sistem tersebut terdapat juga sistem pemesanan buku. Sistem ini ditujukan untuk anggota yang ingin meminjam buku tetapi buku yang dimaksud sedang dipinjam orang lain.

• Permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada

Sistem yang selama ini dipakai ternyata tidak efisien untuk pembuatan laporan dan kurang terjaga keamanannya. Jika petugas perpustakaan ingin membuat laporan maka arsip yang ada harus dikumpulkan dan dicatat satu persatu, tentu saja hal ini membuat petugas perpustakaan harus meluangkan waktu lebih banyak untuk pengerjaan tugas ini.

• Pemecahan masalah dengan sistem baru.

Permasalahan yang ada dapat diatasi dengan sistem baru yaitu sistem komputer. Jadi setiap transaksi yang terjadi, data buku yang ada dan data anggota perpustakaan yang ada disimpan dalam suatu database. Laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan secara otomatis tanpa harus menghitung secara manual lagi.

3.2. Desain Sistem

Dalam mendesain program sistem informasi perpustakaan ini digunakan sistem berbasis komputer untuk memproses transaksi data peminjam, transaksi data buku, transaksi peminjaman buku dan transaksi pengembalian buku untuk mempermudah penggunaan. Perancangan sistem program dimulai dengan perancangan basis data, termasuk didalamnya DFD ( Data Flow Diagram ) dan ERD

(3)

( Entity Relational Diagram ), kemudian diikuti dengan perancangan struktur data dan terakhir perancangan program.

Pada perancangan basis data ini, perancangan sistem dijelaskan secara rinci melalui ERD dan DFD. Penjabarannya adalah sebagai berikut :

3.2.1. Data Flow Diagram (DFD)

Untuk perancangan arus data dalam sistem informasi perpustakaan ini digunakan metode Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan metode pengembangan sistem yang terstruktur dan jelas. DFD sistem informasi perpustakaan ini dimulai dari DFD level 0 sampai DFD level 1 dapat dilihat pada gambar.

Input Data Peminjam

Input Data Pemesanan Buku Informasi Pengembalian Buku

Input Data Keterlambatan Pengembalian Input Data Pengembalian Buku Input Data Peminjaman Buku

Input Data Buku Informasi Denda Informasi Pemesanan Buku

Informasi Data Peminjam

Informasi Data Buku Informasi Peminjaman Buku

Informasi Data Buku Cari Buku

Report Penanggung

Jawab

Peminjam

Administrator 1

Sistem Informasi Perpustakaan

+

Gambar 3.1. DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan

Pada DFD level 0 menunjukkan administrator menginputkan data buku, data peminjam, data transaksi peminjaman buku dan mendapat informasi tentang data buku, data peminjam, data transaksi peminjaman buku dari proses hasil inputnya, sedangkan peminjam melakukan proses pencarian data buku dan mendapatkan informasi dari proses. Penanggung jawab hanya mendapatkan laporan dari proses pengolahan data-data tersebut.

(4)

Data Peminjam

Data Buku Data Buku Data Buku

Input Data Peminjam Informasi Pengembalian Buku

Input Data Keterlambatan Pengembalian Input Data Pengembalian Buku

Informasi Data Buku Input Data Buku

Informasi Denda

Informasi Data Peminjam Input Data Pemesanan Buku Informasi Pemesanan Buku

Input Data Peminjaman Buku Informasi Peminjaman Buku

Cari Buku

Informasi Data Buku Report

Penanggun g Jawab Peminjam

Peminjam Administrat

or

Administrat or

Administrat or Administrat

or

Administrat or

or

or Administrat

or

Administrat or 1

Peminjaman Buku

2 Pemesanan

Buku

3 Pengembalia

n Buku

Pencarian 4 Data Peminjam

Buku

5 Pencarian Data Buku

6 Pembuatan

Laporan

Nota Peminjam

Gambar 3.2. DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan

Pada gambar 3.2 menunjukkan DFD level 1 dari sistem informasi perpustakaan dimana proses dibagi menjadi enam sub proses, yaitu :

• Proses peminjaman buku

Peminjaman buku diawali dari peminjam mencari dan memilih buku yang dikehendaki lalu membawa buku itu ke petugas perpustakaan untuk dicatat sebagai transaksi peminjaman buku. Masing-masing anggota perpustakaan diberi kesempatan untuk meminjam buku dengan jumlah total paling banyak 4 buku.

Jika sudah meminjam 1 buku dan keesokan harinya anggota ingin meminjam buku lagi maka anggota masih boleh meminjam 3 buku lagi. Tetapi jika anggota sudah meminjam buku dengan jumlah total 4 buku maka anggota tidak boleh meminjam buku lagi kecuali jika anggota sudah mengembalikan buku tersebut.

• Proses pemesanan buku

Proses ini terjadi jika peminjam ingin meminjam sebuah buku tetapi buku yang dimaksud sedang dipinjam oleh peminjam yang lain. Peminjam ini dapat mengisi formulir pemesanan buku dan memberikannya ke petugas perpustakaan untuk dicatat sebagai transaksi pemesanan buku.

(5)

• Proses pengembalian buku

Proses ini dicatat sebagai proses pengembalian buku jika peminjam yang meminjam buku mengembalikan buku yang dipinjamnya, baik itu tepat pada waktunya atau terlambat dari waktu pengembaliannya yang telah ditentukan atau lebih awal dari batas waktu yang telah ditentukan. Jika terlambat dari batas waktu yang diberikan maka peminjam akan dikenai denda sesuai peraturan yang berlaku.

• Proses pencarian data buku

Pencarian buku diawali jika peminjam ingin mencari buku yang dikehendakinya tetapi tidak tahu letak buku itu ada dimana. Peminjam akan mencari sesuai dengan apa yang diketahuinya di komputer, seperti judul buku, pengarang buku dan lain-lain untuk mengetahui dimana letak buku tersebut.

• Proses pencarian data peminjam

Pencarian data peminjam adalah jika petugas perpustakaan ingin mengetahui seorang peminjam pernah meminjam buku apa saja, maka petugas perpustakaan akan melakukan proses ini.

• Proses pembuatan laporan

Petugas perpustakaan membuat laporan kegiatan perpustakaan untuk diserahkan kepada penanggung jawab perpustakaan. Sehingga penanggung jawab dapat mengetahui semua kegiatan yang terjadi di perpustakaan.

Hasil dari proses peminjaman buku, proses pemesanan buku dan proses pengembalian buku disimpan dalam tabel nota, dan hasil proses pencarian data peminjam buku disimpan di tabel peminjam.

3.2.2. Entity Relational Diagram (ERD)

Untuk perancangan basis data sistem informasi perpustakaan digunakan alat/tools Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat/tools yang sering dipakai untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antar tabel dapat diketahui dengan jelas. Gambar dari ERD sistem informasi perpustakaan dapat dilihat pada gambar 3.3.

(6)

Berisi

Berisi Berisi

Mempunyai Mempunyai

Berisi

Student Prime No Class Class No Name Address Phone Email

Employee NIP Name Address Phone Email Position

HNotes No NDate Duration Fine

DNotes Flag

Book ID Title Ctg Author Publish Year Date_In Status Condition Dsc Orders

ODate

Member Member ID

Gambar 3.3. ERD Sistem Informasi Perpustakaan

Dari ERD dapat diperoleh delapan tabel yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi perpustakaan. Penjelasan dari masing-masing tabel dalam database yang dibuat adalah :

• Book ( ID, Title, Ctg, Author, Publish, Year, Date_In, Status, Condition, Dsc, BFrom ).

Merupakan tabel untuk menginputkan data buku yang ada di perpustakaan menurut kode buku, judul buku maupun identitas buku yang lainnya. Kondisi buku juga diinputkan, apakah itu rusak, utuh ataupun hilang dan asal buku.

• Employee ( NIP, Name, Address, Phone, E-mail, Position ).

Merupakan tabel untuk menginputkan data-data pegawai, yang termasuk employee adalah semua pegawai di SMU Kristen Petra 1.

• Student ( Prime_No, Class, Class No, Name, Address, Phone, E-mail ).

Merupakan tabel untuk menginputkan data-data siswa SMU Kristen Petra 1.

• DNotes ( Notes_No, Book_ID, Flag ).

DNotes adalah detil nota peminjaman. Merupakan tabel untuk mengetahui nomor nota peminjaman ( Notes_No ) dan untuk mengetahui apakah buku yang dimaksud masih dipinjam atau sudah kembali ( Flag = 0, dipinjam. Flag = 1, sudah kembali ).

(7)

• HNotes ( No, Mbr_ID, NDate, Duration, Fine )

HNotes adalah header nota. Merupakan tabel untuk mengetahui no nota ( No ), tanggal waktu nota dibuat ( NDate ), untuk mengetahui siapa yang meminjam buku pada nota tersebut ( Mbr_ID ), untuk mengetahui batas waktu peminjaman ( Duration ), dan untuk mengetahui denda ( Fine ).

= Orders ( Mbr_ID, Book_ID, ODate )

Orders merupakan tabel untuk melakukan pemesanan buku pada saat buku yang dimaksud sedang tidak ada ditempat, Tabel ini mencatat siapa yang ingin memesan buku ( Mbr_ID ), buku apa yang ingin dipesan ( Book_ID ) dan tanggal pemesanan buku ( Odate ).

= Member ( ID, NIP Employee, Prime_No_Student )

Tabel member ini untuk mengetahui siapa saja yang menjadi member perpustakaan ini.

3.3. Perancangan Struktur Data

Rancangan struktur data pada sistem informasi perpustakaan ini menggunakan Oracle 8i, dan rancangan untuk tiap-tiap field ialah :

(8)

• Book

Tabel 3.2.1. Field File Book

Field Name Data Type Size Keterangan

ID Varchar2 8 Kode buku

Title Varchar2 255 Judul buku

CTG Number 2 Kategori buku

Author Varchar2 255 Penulis buku

Publish Varchar2 255 Penerbit buku

Year Number 4 Tahun terbit buku

Date-in Date Tanggal masuk buku

Status Number 1 Status buku, ada atau tidak

Condition Number 1 Kondisi buku, utuh / rusak / hilang

DSC Varchar2 1000 Rangkuman isi buku

Bfrom Varchar2 255 Asal buku, beli / sumbangan

dll

• DNotes

Tabel 3.2.2. Field File DNotes

Notes_No Number No nota pada saat transaksi

Book_ID Varchar2 8 Kode buku

Flag Number 1 Keadaan buku, dipinjam /

sudah kembali

(9)

• Employee

Tabel 3.2.3. Field File Employee

NIP Varchar2 15 Nomor Induk Pegawai

Name Varchar2 255 Nama pegawai

Address Varchar2 255 Alamat pegawai

Phone Varchar2 20 Telepon pegawai

E-mail Varchar2 255 Alamat E-mail pegawai

Position Varchar2 255 Jabatan pegawai

• HNotes

Tabel 3.2.4. Field File HNotes

No Number No Nota pada saat transaksi

Mbr_ID Varchar2 16 Kode member

NDate Date Tanggal nota dibuat

Duration Number 3 Batas waktu peminjaman

Fine Number 5 Denda

= Orders

Tabel 3.2.5. Field File Orders

Mbr_ID Varchar2 16 Kode member

Book_ID Varchar2 8 Kode buku

ODate Date Tanggal pemesanan buku

(10)

= Student

Tabel 3.2.6. Field File Student

Prime_No Varchar2 10 No induk siswa

Class Varchar2 5 Kelas

Class_No Number 2 No urut di kelas

Name Varchar2 255 Nama siswa

Address Varchar2 255 Alamat siswa

Phone Varchar2 20 Telepon siswa

E-mail Varchar2 255 Alamat E-mail siswa

= Member

Tabel 3.2.7. Field File Member

ID Varchar2 16 Kode member ( NIP /

Prime_No )

NIP Varchar2 15 Nomor Induk Pegawai

Prime_No Varchar2 10 No induk siswa

Pada pembuatan program ini terdapat struktur menu yang memiliki beberapa bagian dengan fungsi masing-masing. Struktur menu dapat dilihat pada gambar 3.4.

(11)

M a i n

D a t a b a s e

T r a n s a c t i o n

S e a r c h

R e p o r t

O p t i o n a l

S e t t i n g s

M e m b e r P r o f i l e

L o g - o f f Exit

B a c k g r o u n d

P r i n t e r

L i b r a r y D e t a i l

F i n e s

M a x i m a l B o o k

S t a t u s P e m i n j a m a n E m p l o y e e

S t a t u s P e m i n j a m a n S t u d e n t

M a s t e r B o o k

M e m b e r

T r a n s a c t i o n

D a t a E m p l o y e e

D a t a S t u d e n t S t a t u s T r a n s a k s i E m p l o y e e

S t a t u s T r a n s a k s i S t u d e n t B o r r o w

R e t u r n

O r d e r

B o o k

R e p o r t B o o k

R e p o r t M e m b e r

R e p o r t T r a n s a c t i o n

R e p o r t O r d e r i n g

R e p o r t O v e r d u e

R e p o r t N e w B o o k

R e p o r t M o s t A c t i v e

R e p o r t D a t a E m p l o y e e

R e p o r t D a t a S t u d e n t

R e p o r t A c t i v e E m p l o y e e R e p o r t A c t i v e

S t u d e n t H e l p

C a l e n d a r

S t a t u s B a r

A d m i n i s t r a t o r

A b o u t

E d i t U s e r

U s e r A u t h o r i t y L o g i n

M e n u

Gambar 3.4. Struktur Menu