BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori tentang tata ruang dan lingkungan fisik kantor serta peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kantor. Seperti pengertian kantor, pengertian tata ruang kantor, tujuan tata ruang kantor, prinsip tata ruang kantor, azas tata ruang kantor, macam tata ruang kantor, lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor, perlengkapan perkantoran, mesin perkantoran, dan perabot perkantoran.
2.1 Pengertian Kantor
Kantor adalah tempat diselenggarakanya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan. Biasanya dalam mewujudkan pencapaian tujuan, biasanya organisasi memiliki kantor sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan.
Menurut Moekijat (2008) kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apa pun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009) kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam pelaksanaan kegiatan perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya. Selain itu seiring dengan perkembangan dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Selanjutnya Moekijat (2008) menjelaskan fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut:
1. Untuk menerima keterangan
Misalnya surat-surat, harga-harga, dan sebagainya. 2. Untuk mencatat keterangan.
Misalnya catatan-catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya. 3. Untuk menyusun keterangan.
Misalnya dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya. 4. Untuk memberi keterangan.
Misalnya daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya.
5. Untuk menjamin aktiva.
Misalnya pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa “kantor” adalah:
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.
2.2 Tata Ruang Kantor
2.2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Moekijat (2008) tata ruang kantor menunjukkan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripada ruang untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor.
Menurut Sedarmayanti (2009) tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.
Sedangkan Quible (2005) berpendapat bahwa “ Office layout determines whether space is used in an efficient and cost effective manner and affects how much satisfaction employees dervice from their jobs. Furthermore, layout has an
impact on the impression people get of the work areas”, penjelasan dari pengertian tata ruang kantor tersebut dapat diartikan sebagai penempatan ruangan secara efisien dan hemat biaya dengan tujuan memberikan kenyamanan para pegawai dalam menjalankan pekerjaannya. Selain itu, tata ruang akan memberikan kesan bahwa setiap pegawai mempunyai area kerjanya masing-masing.
Menurut Haryadi (2009) tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.
Menurut Terry (dalam Sedarmayanti, 2009) tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Pentingnya tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik adalah: a. Menambah efisiensi.
b. Menghemat penggunaan ruang lantai. c. Mempengaruhi semangat kerja pegawai.
d. Ada penghematan karena pengawasan yang lebih baik, komunikasi yang lebih sempurna, dan arus pekerjaan yang lebih lancar.
Dengan demikian tata ruang kantor adalah penggunaan ruang yang sesuai dengan penyusunan peralatan dan pelengkapan yang tepat dengan biaya yang layak sehingga terwujud efisiensi kerja pegawai.
2.2.2 Tujuan Tata Ruang Kantor
Tujuan tata ruang kantor yang baik diharapkan dapat menunjang produktivitas seluruh pegawai karena kenyamanan yang didapatkan serta penggunaan ruangan yang sesuai dengan kebutuhan. Menurut Haryadi (2009) tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memanfaatkan seluruh ruangan yang ada untuk keuntungan ekonomis yang besar. Dengan demikian, setiap meter persegi, sudut, atau tengah
ruangan seluruhnya terkendali. Dengan kata lain tidak ada tempat yang tidak berguna.
2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja. Memudahkan pengawasan karena pada praktiknya, perusahaan memiliki kecenderungan yang berbeda-beda dalam pendelegasian wewenang. Kecenderungan tersebut dapat bersifat desentralisasi dan sentralisasi. Pengawasan bawahan juga dipengaruhi oleh kedewasaan bawahan (job maturity dan psychological maturity) yang memengaruhi cara atau sikap atasan dalam memimpin, kemampuan leadership atasan, dan arus decision making dalam perusahaan (bottom up atau top down decision making). Bagaimanapun juga, budaya kerja yang diterapkan di setiap kantor, sedikit banyak atasan harus tetap melakukan pengawasan terhadap bawahan. Hal ini perlu didukung oleh layout kantor sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan di tempat kerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. Arus kerja yang baik akan memengaruhi kualitas arus komunikasi. Pergerakan informasi secara vertikal (antara tingkatan level struktur organisasi yang berbeda, seperti antara atasan dan bawahan) dan horizontal (antarpegawai dalam tingkatan level struktur organisasi yang sama) sangat dipengaruhi oleh layout ruangan yang efektif dan efisien. 4. Layout ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan
kenyamanan untuk bekerja, sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, interkom, faksimili, e-mail, dan pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip, khususnya untuk arsip aktif, lemari dan ruangan harus ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan arsip tersebut.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. Rasa aman di tempat kerja dan adanya keleluasaan pegawai dalam melaksanakan tugas dapat membuat pegawai menjadi lebih betah bekerja di kantor.
8. Mejauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Hal ini diperlukan untuk memperkecil kemungkinan adanya saling mengganggu antar pegawai sehingga dapat meminimalisasikan waktu penyelesaian pekerjaan.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan. Kesan pertama penting bagi para tamu karena tamu akan lebih tertarik untuk berkunjung ke kantor dengan tata ruang yang baik dan efektif, alat kantor modern, dan dilengkapi dengan mebel pilihan. Hal ini akan berdampak positif bagi public relation perusahaan dan untuk jangka panjang bagi kelangsungan perusahaan karena kesan pertama yang baik dapat berpengaruh terhadap peningkatan laba.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009) tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung. 7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.
Pendapat lain mengenai tujuan tata ruang kantor adalah Menurut Littlefield,dkk (1991), antara lain:
1. Arus kerja yang efektif.
2. Ruangan yang mencukupi dan diatur dengan baik. 3. Pegawai merasa nyaman dan puas.
4. Mudah melakukan pengawasan.
5. Memberikan kesan yang baik pada pelanggan dan pengunjung. 6. Luas ruangan yang disesuaikan dengan kebutuhan.
7. Kapasitas peralatan yang seimbang dengan pegawai dalam setiap arus kerja masing-masing.
2.2.3 Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor
Menurut Moekijat (2008) prinsip-prinsip tata ruang adalah:
1. Arus pekerjaan yang sederhana, yang membatasi mondar-mandirnya pegawai.
2. Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari dsb.) 3. Meja-meja menghadap ke arah yang sama kepada pengawas. 4. Ruang kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
5. Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pekerja-pekerja yang menggunakannya.
6. Jumlah gang (jalan sempit) yang cukup dengan luas yang memadai. 7. Pekerjaan terinci yang memerlukan penerangan banyak harus
ditempatkan di dekat jendela.
8. Mesin-mesin yang suaranya gaduh harus ditaruh dalam ruangan yang terpisah.
9. Tata ruang harus seimbang dan nampak menyenangkan.
Sedangkan menurut Martinez dan Quible (dalam Sukoco, 2006) ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain:
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja.
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtractking.
3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang .
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan perlatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furnitur dan peralatan harus diberikan prioritas tinggi.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembapan, dan kontrol suara.
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. 13. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.
2.2.4 Azas Tata Ruang Kantor
Dalam membuat tata ruang kantor yang baik harus memperhatikan azas tata ruang kantor yang digunakan, agar tata ruang hasil perancangan tersebut sesuai dengan kebutuhan dan efisien.
Menurut Richard Muther (dalam Nuraida, 2007) ada enam asas pokok yang dapat dijadikan dasar dalam perancangan tata ruang kantor. Beberapa asas itu adalah:
1. Asas mengenai jarak terpendek.
Proses penyelesaian suatu pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sebaik mungkin.
2. Asas rangkaian kerja.
Para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderetan menurut proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bergerak maju, sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang. 3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan.
Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar) melainkan juga ruangan yang vertikal ke atas maupun ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali (apabila diperlukan), dengan tidak terlalu sukar dan tidak memakan biaya besar (The Liang Gie, 1996).
5. Asas integrasi kegiatan.
Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan intern bagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai.
Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.
Sumber : The (2007)
Gambar 2.1
Perbandingan Tata Ruang yang Baik dan Buruk
2.2.5 Macam Tata Ruang Kantor
Menurut Sedarmayanti (2009) macam-macam tata ruang kantor dibedakan menjadi 4 macam yaitu:
1. Konsep Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices).
Tata ruang kantor berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar atau ruang kerja.
a. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah: 1. Menjamin konsentrasi kerja.
2. Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia.
A B
3. Menambah atau mejaga, status pimpinan sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pimpinan.
4. Menjamin keberhasilan kerja dan meras ikut bertanggung jawab seta merasa ikut memiliki.
b. Kerugian tata ruang kantor berkamar:
1. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. 2. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya, pemeliharaan
ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya. 3. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan
perkembangan organisasi. 4. Mempersulit pengawasan. 5. Memerlukan banyak luas lantai.
Sedangkan keuntungan tata ruang kantor berkamar menurut Jefferson (2001) antara lain:
1. Menjamin rahasia pribadi dan pekerjaan yang bersifat rahasia. 2. Meningkatkan motivasi karena para pegawai mengenal ruang kerja
mereka sebagai ruangan milik sendiri.
3. Konsentrasi dapat terjamin dari beberapa gangguan.
Dan kerugian tata ruang kantor berkamar menurut Jefferson (2001) antara lain:
1. Pemborosan penggunaan luas ruangan karena dinding-dinding, pintu masuk untuk keluar masuk memakan tempat.
2. Para pegawai merasa terisolasi dan terkucilkan.
3. Pengawasan terhadap kegiatan para pegawai sulit dilakukan.
Berikut merupakan contoh gambar tata ruang kantor berkamar:
Sumber: www.home-storage-ideas.com, (2012) Gambar 2.2 Cubicle Type Offices
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices).
Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat.
a. Keuntungan tata ruang kantor terbuka:
1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi.
2. Luwes atau flexible apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi.
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
b. Kerugian tata ruang kantor terbuka:
1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan. 2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh
konsentrasi.
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
Berikut merupakan contoh gambar tata ruang kantor terbuka:
Sumber : http://kenburgess.co.uk/office/, (2012) Gambar 2.3 Open Plan Offices
3. Tata Ruang Kantor Berhias/Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices).
Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk ruang kantor berhias ini mengupayakan agar lingkungan ruang kantor nampak seperti pemandangan alam terbuka dan merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan serta ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
a. Keuntungan tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama: 1. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
2. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. 3. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan.
4. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat meningkat, sehingga tujuan organisasi mudah dicapai.
b. Kerugian tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama:
1. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya. 2. Biaya pemeliharaan tinggi.
3. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah. Berikut merupakan contoh gambar tata ruang kantor berpanorama:
Sumber: www.solatube.co.uk (2012) Gambar 2.4 Landscape Office
4. Tata Ruang Kantor Gabungan.
Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Karena ketiga bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Sumber : https://www.google.co.id/, (2012) Gambar 2.5
Tata Ruang Kantor Gabungan
Sedangkan menurut The (2007) adapula tata ruang kantor tertutup yaitu: 1. Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Offices)
Tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
a. Keuntungannya adalah :
1. Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga.
2. Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah. 3. Dapat lebih menghargai tamu.
b. Kerugiannya adalah :
1. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi.
2. Mempersulit perubahan lay out kantor atau fleksibilitas ruangan kurang.
3. Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai.
4. Mempersulit pengawasan.
Sumber : https://www.google.co.id/, (2012) Gambar 2.6
Tata Ruang Kantor Tertutup
Adapun ditinjau dari lingkup ruang kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian (Nuraida, 2008) sebagai berikut:
a. Tata Ruang Pribadi (Private Office)
Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruangan bagi atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerja, atau pegawai yang bekerja dengan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan, atau pegawai yang
bekerja dengan menggunakan ala-alat material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.
b. Tata Ruang Antarbagian
General Office Area
General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika: a) biaya membuat private area dirasakan lebih mahal, b) membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan, c) suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout, d) tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, mebel, furniture, dan lain-lain, e) keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi, seperti ruangan untuk para staf tata usaha, f) adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.
Private Office Area
Misalnya ruangan rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, dan ruang pelatihan.
Service Area
Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya ruang dapur, cafe, ruang foto copy, ruang percetakan, dan toilet.
Storage Area
Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya ruang penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.
Dengan demikian dalam menentukan macam tata ruang kantor, seorang manajer perkantoran perlu memperhatikan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing macam tata ruang kantor tersebut seperti bentuk organisasi, luas ruangan yang akan digunakan, biaya yang digunakan serta fungsi yang ingin dicapai terhadap penempatan pegawai sehingga tujuan kantor dapat tercapai dengan optimal.
2.2.6 Standar Ruang Kantor
Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain, sifat pekerjaan ruangan yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas ruangan-ruangan pribadi yang bersifat khusus, jumlah, jenis peralatan, serta mesin-mesin, ukuran, ataupun bentuk. Menurut Quible (2001) standar ruangan kantor seperti di bawah ini:
Tabel 2.1
Minimun Space Guideliness
Individual rooms Space requirements Top-level executives
Middle level executives Supervisors Office employees Modular workstation Conference room Reception room Main corridor Secondary corridor
Cross aisles (every 25-30 feet/ kurang lebih 7-9m) 425 square feet (± 39 m2) 350 square feet (± 32 m2) 200 square feet (± 18 m2) 75-100 square feet (± 7 m2) 100 square feet (± 9 m2)
25 square feet (± 2 m2 per orang)
35 square feet (± 3 m2 per orang)
6-8 feet wide (± 2 m lebarnya) 4-5 square feet (± 1,5 m lebarnya) 3-4 square feet (±1 m lebarnya) Sumber: Quible (dalam Nuraida, 2008)
2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor
Menurut Moekijat (2008) lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor, perkakas, dan tata ruang kantor, serta kondisi-kondisi fisik, di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan.
Dalam membeli bangunan kantor baru faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan adalah:
1. Letak
Meliputi hal dekatnya dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, rumah-makan, pasar dan sebagainya.
2. Kelayakan
Yang paling penting adalah ukuran luas lantai untuk waktu sekarang dan kemungkinan untuk perluasan di masa yang akan datang.
3. Pertimbangan keuangan
Meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung-gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik
Meliputi alat untuk naik turun di rumah yang bertingkat, alat pemanas, penerangan, dan sebagainya.
Selain itu ada letak bagian-bagian menunjukkan susunan kantor dalam gedung. Perlu diperhatikan bahwa tata ruang menunjukkan susunan perkakas dalam suatu kantor. Sehubungan dengan letak bagian-bagian perlu diperhatikan faktor-faktor yang berikut:
a. Bagian-bagian yang berkerjasama, letaknya harus berdekatan. b. Bagian-bagian pelaksanaan yang penting harus berdekatan dengan
kamar puncak pimpinan.
c. Ruang konperensi harus ditaruh di bagian belakang gedung untuk memperoleh suasana tenang.
d. Kantor yang menggunakan mesin-mesin yang berat harus ditempatkan di lantai bawah.
e. Kantor gambar harus ditempatkan pada bagian atas gedung untuk memperoleh penerangan yang sebanyak-banyaknya.
f. Harus ada ruangan untuk arsip.
Selanjutnya empat hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif (Sedarmayanti 2009).
Sedangkan menurut Nuraida (2008) penerangan kantor yang optimal berguna untuk:
a. Meningkatkan produktivitas kerja. b. Meningkatkan mutu kerja.
c. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata. d. Mengurangi rasa lelah.
e. Meningkatkan semangat kerja pegawai. f. Memberikan citra yang baik bagi perusahaan.
Dan menurut Littlefield,dkk (1991), keuntungan penerangan yang baik adalah:
a. Produktivitas yang bertambah (meskipun sulit mengukur dengan tepat berapa banyaknya).
b. Kualitas perkerjaan yang lebih baik.
c. Mengurangi ketegangan mata dan kelelahan rokhaniah. d. Semangat kerja pegawai yang lebih baik.
e. Prestise yang lebih baik untuk perusahaan.
Menurut Mills dan Standingford (1991) penerangan/cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: penerangan/cahaya alamiah merupakan penerangan yang bersumber dari cahaya matahari dan penerangan artificial (buatan) merupakan penerangan yang bersumber dari lampu neon/pijar. Ada 4 jenis pencahayaan yang biasa digunakan di kantor (Haryadi, 2009):
Natural Lighting
Natural lighting merupakan pencahayaan dengan menggunakan cahaya yang berasal dari sinar matahari. Biasanya perpaduan dekorasi pencahayaan dari jendela, pintu kaca, dinding, dan cahaya langit. Cahaya ini memberikan dampak positif bagi pegawai, tetapi sistem pencahayaan ini tidak akan maksimal jika mendung, hujan, atau dimalam hari. Pegawai yang area kerjanya menggunakan cahaya alami harus berada pada kondisi cahaya datang dari bahu kirinya jika dia bekerja menggunakan tangan kanan dan cahaya dari arah bahu kanan jika bekerja menggunakan tangan kiri (kidal). Selain itu, pegawai, tidak mengahadap jendela di posisi kerja normal. Jika cahaya alami digunakan untuk menerangi area kerja, perlu diperitimbangkan dampak penggunaan temperatur udara terhadap ruang kerja karena cahaya alami mengahasilkan panas. Menurut Karlen (2008) sinar ultraviolet di pagi hari dapat memberikan vitamin D yang baik untuk tulang.
Sumber : www.google.co.id, (2012) Gambar 2.7 Natural Lighting
Task Lighting
Jenis pencahayaan ini jarang digunakan di kantor-kantor Indonesia. Hal ini disebabkan alasan kepraktisan karena hanya digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan tingkat ketelititan dan konsentrasi tinggi, seperti menggambar.
Sumber : www.home-office-design.co.uk, (2012) Gambar 2.8 Task Lighting
Ambient Lighting
Ambient lighting adalah pencahayaan yang berasal dari pemakaian lampu di langit-langit ruang kantor. Ambient lighting merupakan pencahayaan seluruh ruang. Technically, ambient lighting artinya total sinar yang datang dari semua arah, untuk seluruh ruang. Sebuah lampu yang diletakkan di tengah-tengah ruang hanya salah satu bagian dari ambient lighting. Tetapi bila ada sinar yang datang dari semua tepi plafon, misalnya, terciptalah ambient lighting. Dalam membuat ambient lighting, sinar haruslah cukup fleksible untuk berbagai situasi atau peristiwa yang mungkin terjadi di ruangan.
Sumber : www.medimanage.com, (2012) Gambar 2.9 Ambient Lighting
Accent Lighting
Jenis pencahayaan ini digunakan untuk memberikan pencahayaan di daerah yang dituju. Biasanya dilakukan di lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan, sehingga pegawai tidak tersesat. Accent lighting merupakan pencahayaan yang berfungsi sebagai aksen. Pencahayaan jenis ini dapat dipakai untuk membuat sudut tertentu, barang tertentu menjadi menonjol. Pencahayaan seperti ini dapat membimbing pengunjung untuk melihat suatu barang, atau koleksi tertentu.
Sumber: dreamhomefurnishings.files.wordpress.com, (2012) Gambar 2.10
Accent Lighting
Selain itu secara garis besar ada dua hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan penerangan (Nuraida, 2008) yaitu :
Banyaknya Penerangan
Satuan untuk mengukur cahaya adalah foot candle. Foot candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berkukuran biasa yang jatuh disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48) dari sebuah lilin berkukuran biasa. Sebuah perkumpulan insinyur yang ahli dalam bidang penerangan di Amerika Serikat (Illuminating Engineering Society) menyusun sebuah daftar mengenai jumlah cahaya.
Tabel 2.2
Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle)
Macam Pekerjaan Foot candle
1. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan tajam. Contoh : memeriksa perhitungan, pembukuan, menggambar.
50
2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan biasa. Contoh: surat menyurat, mengurus arsip, rapat, pengiriman dan penerimaan surat.
30
3. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas lalu: aktivitas dalam ruang
resepsi, rangga gedung, kamar mandi.
10
4. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan sederhana. Contoh: untuk lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung.
5
Sumber The (dalam Nuraida, 2008)
Mutu Penerangan
Pertimbangan dalam mutu penerangan adalah kadar cahaya, kecerahan, silau, daya kontras, dan usia pegawai. Semua hal ini saling berhubungan satu sama lain. Kadar cahaya adalah ukuran kekuatan dari sumber cahaya. Menurut Moekijat (dalam Nuraida, 2008) kecerahan adalah mutu yang ditentukan oleh jumlah cahaya yang dipantulkan bukan cahaya dari sumbernya. Semakin cerah benda maka semakin besar daya pantul beda itu, demikian juga sebaliknya. Kesilauan dapat timbul dari cahaya langsung atau cahaya yang dipantulkan. Benda yang daya pantulnya besar dan pantulannya searah dengan pandangan mata akan mengakibatkan kesilauan seperti yang
terjadi jika melihat cahaya secara langsung. Oleh karena itu, penempatan sumber cahaya yang baik perlu diatur untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata dan tersebar secara merata dalam daerah yang akan diterangi. Tingkat kesilauan yang tinggi menyebabkan rasa lelah dan gangguan penglihatan. Usia pegawai mempengaruhi kebutuhan cahaya. Semakin tua usia pegawai maka kebutuhan kadar cahaya akan semakin besar.
Sedangkan untuk mendapatkan pencahayaan yang sesuai dalam suatu ruang, maka diperlukan sistem pencahayaan yang tepat sesuai dengan kebutuhannya. Sistem pencahayaan di ruangan, termasuk di tempat kerja dapat dibedakan menjadi 4 macam (The, 2007) yaitu:
1. Sistem Pencahayaan Langsung (Direct Lighting)
Pada sistem ini 90-100% cahaya diarahkan secara langsung ke benda yang perlu diterangi. Sistem ini dinilai paling efektif dalam mengatur pencahayaan, tetapi ada kelemahannya karena dapat menimbulkan bahaya serta kesilauan yang mengganggu, baik karena penyinaran langsung maupun karena pantulan cahaya. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkannya sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. Lebih-lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari penglihatan mata. Jadi, penerangan lampu yang memberikan cahaya langsung seperti umum dipakai di Indonesia sebetulnya tidak baik. Untuk efek yang optimal, disarankan langi-langit, dinding serta benda yang ada didalam ruangan perlu diberi warna cerah agar tampak menyegarkan (Haryadi, 2009).
Sumber : The (2007)
Gambar 2.11 Direct Lighting
2. Pencahayaan Semi Langsung (Semi Direct Lighting)
Pada sistem ini 60-90% cahaya diarahkan langsung pada benda yang perlu diterangi, sedangkan sisanya dipantulkan ke langit-langit dan dinding. Dengan sistem ini kelemahan sistem pencahayaan langsung dapat dikurangi. Diketahui bahwa langit-langit dan dinding yang diplester putih memiliki efisien pemantulan 90%, sedangkan apabila dicat putih efisien pemantulan antara 5-90% (Haryadi, 2009). Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna sepeti susu. Cahaya ini tersebar ke berbagai jurusan sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak begitu tajam. Namun sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata si pekerja. Hal ini juga masih kurang memuaskan walaupun sudah lebih baik daripada cahaya langsung (The, 2007).
Sumber : The (2007)
Gambar 2.12 Semi Direct Lighting
3. Sistem Pencahayaan Semi Tidak Langsung (Semi Indirect Lighting) Pada sistem ini 60-90% cahaya diarahkan ke langit-langit dan dinding bagian atas, sedangkan sisanya diarahkan ke bagian bawah. Untuk hasil yang optimal disarankan langit-langit perlu diberikan perhatian serta dirawat dengan baik. Pada sistem ini masalah bayangan praktis tidak ada serta kesilauan dapat dikurangi (Haryadi, 2009). Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya adalah bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam (The, 2007)
Sumber : The (2007)
Gambar 2.13 Semi Indirect Lighting
4. Sistem Pencahayaan Tidak Langsung (Indirect Lighting)
Pada sistem ini 90-100% cahaya diarahkan ke langit-langit dan dinding bagian atas kemudian dipantulkan untuk menerangi seluruh ruangan. Agar seluruh langit-langit dapat menjadi sumber cahaya, perlu diberikan perhatian dan pemeliharaan yang baik. Keuntungan sistem ini adalah tidak menimbulkan bayangan dan kesilauan sedangkan kerugiannya mengurangi efisien cahaya total yang jatuh pada permukaan kerja. Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung (The, 2007). Hanya satu kekurangan yang dapat dikemukan ialah cahaya itu membutuhkan lampu yang lebih besar. Tetapi, kini dengan lampu neon, kekurangan tersebut bisa dikurangi.
Sumber : The (2007)
Gambar 2.14 Indirect Lighting
Ada tiga parameter yang dapat digunakan dalam mengatur efektivitas pencahayaan kantor (Quible, 2001) yaitu:
1. Visibility, pegawai harus dapat melihat dengan nyaman dan jelas.
2. Fokus, pencahayaan harus dapat memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembannya.
3. Image, dengan memodifikasi tingkat pencahayaan, yang meliputi pemilihan jenis lampu, jenis warna, serta intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi pegawai.
Berikut salah satu daftar yang menyatakan tingkat pencahayaan adalah seperti di bawah ini. Persentasi-persentasi ini diperhitungkan berdasarkan sifat pekerjaan.
Tabel 2.3 Tingkat Pencahayaan
Sifat Pekerjaan Penerangan
Sangat Baik
Penerangan Baik
1. Kantor
Ruang Gambar 2000 Lux 1000 Lux
Pembukuan, mengetik, surat menyurat, membaca, menulis, melayani mesin-mesin kantor.
1000 Lux 500 Lux
Ruangan yang tidak digunakan secara terus menerus untuk pekerjaan (ruang arsip, tangga, gang, ruang tunggu)
500 Lux 250 Lux
2. Ruang Sekolah
Ruang kelas 500 Lux 250 Lux
Ruang gambar 1000 Lux 500 Lux
Ruang untuk pelajaran jahit menjahit 1000 Lux 500 Lux 3. Industri
Pekerjaan sangat halus (pembuatan jam tangan, instrumen kecil dan halus, mengukir)
5000 Lux 2500 Lux
Pekerjaan halus (pekerjaan pemasangan halus, menyetel mesin bubut otomatis, pekerjaan bubut halus, kempa halus, poles).
2000 Lux 1000 Lux
Pekerjaan biasa (pekerjaan bor, bubut kasar, pemasangan biasa).
1000 Lux 500 Lux
Pekerjaan kasar (menempa dan menggiling) 500 Lux 250 Lux 4. Toko
Ruang jual dan pamer
Toko-toko besar 1000 Lux 500 Lux
Toko-toko lain 500 Lux 250 Lux
Etalase
Toko-toko besar 2000 Lux 1000 Lux
Toko-toko lain 1000 Lux 500 Lux
5. Mesjid, gereja, dan lainnya. 250 Lux 125 Lux
6. Rumah tinggal Kamar tamu
Penerangan setempat (bidang kerja) 1000 Lux 500 Lux
Penerangan umum 100 Lux 50 Lux
Dapur
Penerangan setempat 500 Lux 250 Lux
Penerangan umum 250 Lux 125 Lux
Ruang-ruang lain
Kamar tidur, kamar mandi, kamar rias (penerangan setempat)
500 Lux 250 Lux
Gang, tangga, gudang, garasi 250 Lux 125 Lux Penerangan setempat untuk
pekerjaan-pekerjaan ringan (hobby, dan sebagainya)
500 Lux 250 Lux
Penerangan umum 250 Lux 125 Lux
Keterangan 1 footcandle = 10, 764 lux Sumber : Harten (1985)
Dengan demikian pencahayaan yang baik digunakan di kantor adalah pencahayaan tidak langsung dengan tingkat pencahayaan 500-1000 Lux serta besarnya cahaya menurut perhitungan food candle yang disarankan adalah 30-50 food cadle.
2. Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu (The, 2007).
Tubuh manusia secara terus-menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus. Untuk dapat memancarkan panas itu, perlulah udara di sekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah daripada suhu badan manusia. Badan manusia yang normal mempunyai suhu 37 derajat Celcius (The, 2007).
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efisien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedang pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik berkisar 13-24 derajat Celcius. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman (Sedarmayanti, 2009).
Bahkan sebuah perhimpunan para insinyur dalam bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika Serikat (dalam The, 2007) menyatakan bahwa syarat yang paling mendekati untuk bekerja dengan enak bagi sebagian besar pekerja ialah udara dengan suhu 25,6 derajat Celcius dan nilai kelembaban sebesar 45%.
Menurut Soetarman (dalam The, 2007), ada beberapa hal sebagai usaha yang dapat mengatasi udara yang panas dan lembab itu:
1. Mengatur suhu udara dengan alat air conditioning. Walaupun alat tersebut masih sangat mahal harganya, tetapi bagi pekerjaan-pekerjaan yang menghendaki ketelitian sebesar-besarnya, alat itu merupakan keharusan apabila dikehendaki mutu pekerjaan yang tinggi.
2. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini dapat tercapai dengan membuat lobang-lobang udara yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja jendela-jendela di buka sebanyak mungkin.
3. Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja. Untuk bekerja di Indonesia, mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi secara Barat adalah kurang tepat.
3. Suara
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
Sedangkan menurut Nuraida (2008) faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja (terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi) karena suara yang bising dapat menggangu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehetan pegawai. Menurut Moekijat (dalam Nuraida, 2008), pengaruh suara yang gaduh adalah:
a. Gangguan mental dan saraf pegawai.
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
c. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.
Selanjutnya Moekijat (2008) menjelaskan adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain:
a. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif.
b. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising, seperti mesin dengan suara yang halus, mesin ketik yang tidak bising, dan sebagainya.
c. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara. Material penyerap suara yang paling efisien digunakan adalah karpet.
d. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising. Misalnya, menempatkan generator di ruangan yang jauh/tersendiri.
Menurut Quible (2001) suara yang bising atau gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran. Ketika menggunakan telepon dan melaksanakan pekerjaan kantor tidak dapat bekerja dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan-perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. Kuantitas bunyi menunjukan besarnya arus energy per satuan luas. Biasanya diatur dalam satuan decibel (dB). Decibel (db) adalah satuan ukur untuk menentukan kenyaringan bunyi. Berikut adalah tabel mengenai hubungan suara, tingkat kebisingan, decibel, dan tingkat kebisingan, yang direkomendasikan untuk kantor.
Tabel 2.4
Baku Tingkat Kebisingan Peruntukan Kawasan / Lingkungan
Kesehatan
Tingkat kebisingan db (A)
a. Peruntukan kawasan.
1. Perumahan dan pemukiman 2. Perdagangan dan Jasa
3. Perkantoran dan perdagangan 4. Ruang terbuka dan hijau 5. Industri
6. Pemerintahan dan Fasilitas umum 7. Rekreasi 55 70 65 50 70 60 70 b. Lingkungan Kegiatan
1. Rumah sakit atau sejenisnya 2. Sekolah atau sejenisnya 3. Tempat ibadah atau sejenisnya
55 55 55 Sumber: Menteri Negara Lingkungan Hidup (1996)
4. Tata Warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.
Dibawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang atau mempengaruhi perasaan manusia (Sedarmayanti, 2009):
Tabel 2.5
Warna yang Mempengaruhi Perasaan Manusia.
Warna Sifat Pengaruh Untuk
ruangan 1. Merah 2. Kuning 3. Biru Dinamis, merangsang dan panas Keanggunan, bebas, hangat. Tenang, tentram, dan sejuk. Menimbulkan semangat kerja. Menimbulkan rasa gembira dan merangsang urat syaraf mata. Mengurangi tekanan atau ketegangan. Pekerjaan sepintas lalu (singkat) Gang-gang Jalan Lorong. Berpikir konsentrasi. Sumber: Sedarmayanti (2009)
Sedangkan menurut Nuraida (2004), pengaruh warna berdasarkan jarak kedekatannya terhadap psikis manusia adalah sebagai berikut :
Tabel 2.6 Pengaruh Warna
Warna Jarak Temperatur Efek Psikis
1. Putih Netral Dingin Ketenangan
2. Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan, ketenteraman
3. Hijau Jauh Sangat
dingin/netral Menyenangkan
4. Merah Dekat Panas Merangsang kegembiraan dan
kegiatan kerja, tetapi bisa juga mengganggu. 5. Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang
6. Kuning Dekat Hangat Merangsang riang gembira, melenyapkan perasaan tertekan. 7. Coklat Sangat dekat Netral Merangsang
8. Ungu Sangat dekat Dingin Agresif
9. Hitam Sangat dekat Panas (menyerap cahaya besar) Agresif, menangkutkan, mengganggu, menolak. Sumber: Nuraida (2004)
Menurut The (2007) tata warna dapat dibedakan menjadi 3 warna pokok (primer) yaitu merah, kuning, dan biru:
1. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja. Sebagai alat untuk merangsang panca indera dan jiwa agar bersemangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat dipergunakan. Tetapi kalau terlampau banyak dipakai juga tidak baik.
2. Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini terutama merangsang mata dan saraf. Pengaruh mental yang dapat ditimbulkan ialah perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Oleh karena itu, warna ini tepat dipakai pada kamar-kamar atau lorong gedung.
3. Warna biru adalah warna adem. Sebagai warna dari langit dan samudera, warna biru menggambarkan keleluasan dan ketentraman. Oleh karena itu, warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Sebagai alat untuk menimbulkan suasana dingin dan tenang dalam kantor untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, warna biru baik sekali dipergunakan. Hanya kalau berlebihan, dapat menimbulkan pengaruh menekan perasaan.
Dari 3 warna pokok (merah, kuning, dan biru) dapat diciptakan beberapa warna sekunder. Warna merah bila dicampur dengan kuning dalam kuantitas yang sama menghasilkan oranye. Warna kuning ditambah dengan biru menjadi hijau, sedangkan biru dan merah menimbulkan warna ungu. Jika ketiga warna pokok dicampur, terciptalah warna abu-abu netral. Percampuran lebih lanjut akan menciptakan warna-warna derajat ketiga. Misalnya 2 bagian warna kuning dicampur dengan 1 bagian warna biru maka akan menjadi warna hijau kekuning-kuningan.
Masing-masing warna itu apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan sesuatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan itu dinyatakan dengan persentasi. Jadi, apabila suatu warna disoroti oleh sejumlah cahaya, dan cahaya itu dipantulkan kembali semuanya, maka daya pantul warna tersebut adalah 100%. Jika hanya sebagian dari jumlah cahaya yang datang dipantulkan, daya pantul cahaya tersebut adalah 50%. Persentasi yang tinggi berarti bahwa warna yang bersangkutan tergolong warna yang sangat terang. Ini mempunyai pengaruh besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh seorang pegawai akibat cahaya yang terlampau banyak.
Oleh para ahli telah dapat dihitung daya pantul yang dimiliki oleh suatu warna. Persentasi tersebut diperhitungkan berdasarkan pemantulan cahaya dari lampu neon putih. Salah satu daftar yang menyatakan daya pantul sesuatu adalah seperti di bawah ini :
Tabel 2.7 Daya Pantul Warna
No Warna Besar Pantulan (%)
1 Warna putih 88
2 Warna yang sangat muda : a. Hijau kebiru-biruan b. Gading c. Biru d. Kuning kecoklat-coklatan e. Abu-abu 76 81 65 76 83 3 Warna sedang : a. Hijau kebiru-biruan b. Kuning c. Kuning kecoklat-coklatan d. Abu-abu 54 65 63 61 4 Warna tua (gelap) :
a. Biru b. Kuning c. Coklat d. Abu-abu e. Hijau 8 50 10 25 7 5 Perabotan kayu :
a. Kayu “maple” (sejenis pohon yang tumbuh di belahan bumi Utara)
b. Kayu semacam kayu mahoni
42 16
12 Sumber : The (2009)
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri. Jika ingin
menciptakan tata ruang kantor yang baik hendaknya dipakai bermacam-macam warna. Untuk Indonesia yang tergolong daerah panas, sebaiknya dipakai lebih banyak warna yang bersifat adem seperti biru, hijau, dan abu-abu.
Daftar di bawah ini merupakan petunjuk mengenai kemungkinan warna untuk satu kantor agar tercapai daya pantul yang tepat:
Tabel 2.8
Daya Pantul Warna Yang Baik Untuk Ruangan
No Macam Benda
Daya Pantul Warna yang
sesuai
1 Langit-langit 80 – 92 %
2 Bagian atas dinding (jika dinding direncanakan
mempunyai 2 warna) 80 – 92 %
3 Dinding 40 – 60 %
4 Jendela (apabila jendela dirapatkan) 40 – 60 % 5 Permukaan meja, alat-alat mesin, dan perabotan
kantor lainnya 26 – 44 %
6 Lantai 21- 39 %
Sumber : The (2009)
Jadi warna yang tepat untuk kantor tergantung kepada macam dan sifat pekerjaannya. Misalnya pekerjaan yang membutuhkan ketenangan yang sangat besar sebaiknya dipakai warna biru, namun untuk pekerjaan lain dibutukan warna putih untuk memperbesar penerangan apabila dipakai cahaya tidak langsung.
2.4 Perlengkapan Perkantoran (Office Equipment)
Menurut The (2007) dalam melaksanakan tata usaha setiap kantor diperlukan perbekalan macam-macam barang yang dapat digolongkan menjadi sebagai berikut:
1. Barang lembaran : kertas tik, karbon, berkas. 2. Barang bentuk lainnya : lem, karet penghapus, tinta 3. Alat tulis : pensil, pulpen, cap nomor
4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap.
5. Mesin perkantoran : mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.
6. Perabotan perkantoran : meja, lemari, peti besi.
7. Perlengkapan lainnya : lampu, permadani, kipas angin.
2.4.1 Mesin Perkantoran 1. Komputer
Sumber: www.google.co.id (2012) Gambar 2.15
Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi dua bagian, yaitu perangkat keras hardware dan perangkat lunak software. Contoh dalam bentuk perangkat keras yaitu :
CPU ( Central Processing Unit) merupakan bagian penting dalam sebuah komputer seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi sebagai olah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer.
Monitor adalah layar sebagai alat yang digunakkan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat melalui layar komputer.
Papan Tuts yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain.
Mouse digunakan sebagai komunikan sebagai penggerak kursor pada layar monitor atau lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar yang bergerak seiring pergerakan mouse.
2. Printer
Sumber: www.google.co.id (2012) Gambar 2.16
Printer
Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan atau kertas.
3. Mesin Photocopy
Sumber: www.google.co.id (2012) Gambar 2.17 Mesin Foto Copy
Alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Mesin foto copy merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap sedia bila diperlukan. Foto copy berarti proses penyalinan suatu warkat atau dokumen dengan sistem pemrotetan. Naskah asli yang digandakan dengan mesin foto copy ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu banyak orang yang mempergunakan jasa foto copy untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan.
4. Mesin Hitung Saku (Kalkulator)
Sumber: www.google.co.id (2012) Gambar 2.18
Calculator
Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung dengan menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari. Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain dengan memiliki digit 6,10,12,14, dan 16 tergantung kebutuhan. Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3 bagian yaitu :
1. office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali, membagi.
2. scientific calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.
3. financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.
2.5 Perabot Perkantoran (Office Furniture)
Menurut The (2007) perabot kantor yang dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkat-warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya semacam itu. Perabot kantor merupakan sarana kantor atau berupa barang yang mutlak diperlukan oleh setiap kantor sehingga aktifitas kerja dapat berjalan dengan baik. Seperti, kursi, meja dll. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
1. Meja
Menurut The (2007) meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat yang berikut:
1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak terasa panas. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak berwarna hitam atau terlampau gelap, melainkan sebaiknya diberi warna muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melelahkan mata dari pegawai.
3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya disimpan dalam lemari atau pada rak tersendiri.
Sumber: http://www.gudangfurniture.com, (2012) Gambar 2.19
Menja Tulis dengan Laci Ganda
Sumber: farm1.staticflickr.com, (2012)
Gambar 2.20 Menja Tulis Biasa
Sumber: www.infoalatkantor.com, (2012) Gambar 2.21
Meja L
Berikut merupakan perhitungan luas lantai yang diperukan untuk setiap meja kerja adalah sebagai berikut (The, 2007):
: memiliki panjang 40 cm : memiliki panjang 80 cm Ukuran meja : 120 x 70 cm
Luas lantai yang diperlukan : (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm) = 3,3m2
Sumber: The (2007)
Gambar 2.22 Perhitungan Luas Lantai
Jadi dengan pembulatan ke atas pada umumnya luas lantai yang diperlukan oleh setiap meja kerja adalah sekitar 3, 5 m2 . Bila pegawai memerlukan sebuah
lemari kecil maka harus disediakan luas lantai sekitar 4 m2.
Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada seseorang pegawai biasa, yaitu 130 x 80 cm atau paling besar 150 x 90 cm. Menurut The (2007) angka rata-rata yang dianggap layak bagi seorang kepala (supervisor) ialah 100 square atau sama dengan 9,3 m2.
Namun pada saat ini para ahli perabot kantor di luar negeri telah menciptakan meja berbentuk L untuk mengatasi kesempitan ruang dengan rincian sebagai berikut: Keterangan: : memiliki panjang 80 cm : memiliki panjang 60 cm : memiliki panjang 30 cm : memiliki panjang 120 cm : memiliki luas 80 cm Sumber : The (2007) Gambar 2.23 Ukuran Meja Bentuk L
Sehingga luas lantai meja adalah : = (60 cm x 80 cm) + (30 cm x 120 cm) = 4800 cm2 + 3600 cm2
= 8400 cm2
Luas untuk kerja: = 60 x 80
= 4800 cm2
Dengan demikian luas meja L adalah 0,48 m2 dan lebih menguntungkan dibandingkan meja biasa yang memiliki luas 0,40 m2. Selain itu meja L
menyediakan ruang untuk keperluan lain misalnya sisi kanan untuk mengetik dan tengahnya untuk menulis.
2. Kursi
Perabot kantor lainnya yang memiliki fungsi yang sama penting seperti meja yaitu kursi, Menurut Barnes (dalam The, 2007), kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat yaitu:
a. Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya.
b. Kursi itu dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.
c. Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merta dan pegawai yang duduk merasa enak. Tepi depan dari tempat duduk itu hendaknya mempunyai bentuk yang bulat.
d. Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan.
Sumber: www.jualalatkantor.com, (2012) Gambar 2.24
Kursi Pegawai Tata Usaha (Clerical Chair)
Sumber: www.google.co.id, (2012)
Gambar 2.25
Kursi Sekretaris (Secretary Chair)
Sumber: jualalatkantor.com, (2012)
Gambar 2.26
Kursi Rapat (Conference Chair)
Sumber: 3.bp.blogspot.com, (2012)
Gambar 2.27
Kursi Pejabat Pimpinan (Executive Chair)
Untuk pejabat pimpinan yang biasanya banyak membaca berbagai warkat sebaiknya kursi kerjanya berlengan sehingga tidak lekas letih, namun bagi pegawai yang banyak mengetik, menulis atau melakukan hubungan kian kemari lengan kursi dapat menjadi rintangan yang akan mengurangi kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya (The, 2007).
Jadi kursi yang paling memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan tingginya dan penyangga belakangnya dapat disesuaikan untuk seorang pegawai. Ini sangat diperlukan untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.
Sumber: www.sentrakantor.com, (2012)
Gambar 2.28
Kursi untuk Bekerja pada Meja Bentuk L dan Z
2.6 Faktor Pemilihan Peralatan Kantor
Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mempertimbangkan pemilihan peralatan kantor (Quible, 2001) yaitu sebagai berikut:
1. Tujuan penggunaan peralatan.
Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peratalan tersebut atau hanya sebagian saja.
2. Menentukan peralatan yang sesuai.
Setelah peralatan ditentukan, memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting. Hal ini sangat
penting berkaitan dengan layanan purnal jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan nantinya berencana meng-upgrade peralatannya dengan yang baru.
3. Tingkat kegunaan peralatan.
Pastikan peralatan yang akan dibeli merupakan peralatan yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
4. Spesifikasi peralatan.
Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan pemasangannya, dan struktur yang dibutuhkan dan tentunya harus sesuai dengan spesifikasi yang tersedia di perusahaan. 5. Biaya peralatan.
Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang penting, efisiensi juga harus tetap dipertimbangkan. Banyak peralatan baru membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Untuk itu, analisis yang mendalam perlu dilakukan.
6. Proses operasional peralatan.
Kebutuhan pelengkapan khusus yang menjadi pertimbangan dalam memilih peralatan.
7. Fitur keamanan.
Misalnya penggunaan user id dan password yang memungkinkan tidak setiap orang bisa memanfaatkannya untuk beberapa peralatan kantor seperti mesin fotokopi.
8. Fleksibilitas peralatan.
Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa peralatan komponen jika dibutuhkan sehingga menjadi peralatan kompatibel dengan peralatan lain.
9. Kemudahan penggunaan peralatan.
Sebaiknya peralatan perusahaan bisa dioperasikan dengan mudah sehingga perusahaan tidak perlu melakukan training yang mengeluarkan biaya serta waktu yang yang seharusnya dihindari.
10. Kecepatan operasi peralatan.
Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi standardisasi sebuah pelayanan, sehingga apabila pihak supplier kita dapat menyediakan secara cepat, hendaknya perusahaan mencari pengganti supplier lain. 11. Masukan dari operator peralatan.
Karyawan yang akan mengoperasikan sering kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih. 12. Standardisasi peralatan.
Penggunaan beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan keuntungan saat membeli dan merawatnya. Selain itu kemudahan bagi pegawai untuk mengoperasikannya karena penggunaannya mempunyai kesamaan atau dapat diintegritaskan dengan peralatan lain. Namun apabila sudah terjadi ketergantungan organisasi tidak bisa cepat beralih apabila terjadi kenaikan harga yang siginifikan dari supplier. Untuk itu Manajer Administrasi mempertimbangkan diversifikasi peralatan kantor jika hal tersebut dianggap lebih efektif dan efisien.
