sop perpus baru Repaired

(1)

(2)

2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

1. Perpustakaan:

Adalah sebuah ruangan bagian dari sebuah gedung atau gedung itu sendiri yang digunakan sebagai tempat menyimpat buku dan terbitan lainnya yang disimpan dan ditata menurut sistem tertentu untuk dimanfaatkan informasinya.

2. Perpustakaan Perguruan Tinggi:

Adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi ( Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat ).

3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi:

a. Melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai yang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi.

b. Melayani staf / dosen dalam persiapan bahan perkuliahan. c. Melayani para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi.

d. Menambah khazanah kekayaan rohaniah pembaca melalui bacaan ringan yang bersifat menghibur / rekreatif.

4. Tugas Perpustakaan :

Mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri serta menyebarluaskan ilmu dan informasi yang terkandung dalam koleksi / bahan pustaka yang dimiliki serta memberikan bimbingan pada pemakai.

5. Tujuan Perpustakaan :

a. Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan koleksi yang diterimanya.

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

(3)

3

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

Halaman Ke 2 Dari 86

b. Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian.

c. Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan oleh pemakai.

d. Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup. e. Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau

masyarakat.

6. Jenis Koleksi Perpustakaan :

Koleksi perpustakaan UMSIDA dapat berupa monograph (koleksi cepat/buku) dan elektronik seperti kaset, keping CD dan disket.

Untuk koleksi monograph dibagi dalam beberapa kelompok yaitu: a. Koleksi Referensi

Koleksi ini disebut juga rujukan atau acuan yaitu koleksi yang memberikan informasi tentang sesuatu secara singkat, menyeluruh dalam lingkupnya. Koleksi ini tidak perlu dibaca secara menyeluruh sebagaimana pada buku teks. Karena itu koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam keluar.

Yang termasuk koleksi referensi diantaranya adalah

 Kamus  Abstrak

 Ensiklopedia  Terbitan Pemerintah

 Buku Tahunan  Atlas

 Direktori  Almanak

 Handbook  Buku-buku sumber geografi

 Indeks  Biografi

b. Koleksi Tandon / Cadangan

(4)

4

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

c. Koleksi Periodikal

Yang termasuk koleksi periodikal atau yang juga disebut koleksi terbitan berkala antara lain berupa :

 Jurnal  Surat Kabar

 Buletin  Majalah

 Warta •  Indeks

 Media  Abstrak

 Brosur / Pamflet  Laporan d. Koleksi Buku Teks

Koleksi ini terdiri dari berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan kedalam berbagai subyek. Koleksi ini biasanya digunakan sebagai bahan ajar, penataran, kuliah dan dapat dipelajari secara mandiri. Koleksi ini dapat dipinjamkan keluar dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

e. Koleksi Proyek Akhir Dan Karya Ilmiah

Koleksi ini merupakan kumpulan hasil penelitian dan proyek akhir dari mahasiswa UMSIDA serta hasil penelitian dosen. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat.

7. Struktur Organisasi Perpustakaan

(5)

5

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

GARIS KOMANDO GARIS KERJASAMA

REKTOR

WAKIL REKTOR I

KA. PERPUSTAKAAN

KOORDINATOR ADM. & KEUANGAN

KOORDINATOR PELAYANAN PEMAKAI KOORDINATOR PELAYANAN TEKNIS PELAYANAN SIRKULASI PELAYANAN REFERENSI BIMBINGAN PEMAKAI PENGAWASAN PERAWATAN & PENGEMB. OTOMASI BAGIAN PENGADAAN BAGIAN PENGOLAHAN BAGIAN PRESERVASI

8. Rincian Tugas Tiap Bagian dalam Struktur Organisasi Perpustakaan 8.1. Kepala Perpustakaan

a. Membuat Rencana Strategis bagi pengembangan perpustakaan

b. Menetapkan Program Kerja dan Prioritasnya untuk pengembangan perpustakaan

b. Menetapkan Kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan dalam perpustakaan

c. Mengusahakan adanya dana bagi kegiatan dalam perpustakaan. d. Mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perpustakaan

(6)

6

f. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada Wakil Rektor I

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

8.2. Koordinator Administrasi dan Keuangan

a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan sistem administrasi dan keuagan.

b. Melakukan Koordinasi tugas dengan Unit Kerja Pelayanan Teknis dan Pelayanan Pemakai

c. Mengatur dan Mengkoordinir tugas-tugas dibagian administrasi dan keuangan

d. Membuat laporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan keuangan Perpustakaan

e. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan mengenai administrasi dan keuangan perpustakaan

8.2.1. Administrasi

a. Menerima surat masuk b. Mengetik surat keluar

c. Memberi nomor agenda untuk surat masuk dan surat keluar d. Mengarsip serta menginventarisir surat masuk dan surat keluar e. Menerima pendaftaran anggota baru dan mengarsip data anggota f. Mencetak kartu anggota dan kartu peminjaman untuk anggota baru

g. Menerima dan menginventarisasi tambahan buku baru, sumbangan / hadiah, majalah dan surat kabar.

h. Menerima serta mencetak bukti sumbangan alumni, skripsi/tugas akhir mahasiswa dan menginventarisasi kedalam buku induk

i. Memberi stempel identitas perpustakaan atas semua koleksi bahan pustaka j. Mencetak surat bebas pinjam

k. Mencetak surat penagihan atas koleksi yang terlambat dikembalikan 8.2.2 Keuangan

a. Merekap penerimaan uang denda, buku saku anggota, surat pengantar dan kartu super.

(7)

7

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

8.3. Koordinator Pelayanan Teknis

a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan pelayanan teknis dalam Perpustakaan

b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan pelayanan teknis

c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan teknis

d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan teknis d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan

Perpustakaan

e. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di unit Pelayanan Teknis

f. Membuat Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan 8.3.1. Otomasi

a. Membuat desain WEB Perpustakaan

b. Menyempurnakan Software Sistim Otomasi Perpustakaan c. Mengembangkan Digilib dan MDLN

d. Membuat dan Mengembangkan Software Repository Institusi e. Memelihara kabel jaringan perpustakaan

8.3.2. Pengadaan

a. Merekap dan mengecek data pemesanan bahan pustaka b. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan

c. Melakukan pemesanan buku / literatur, majalah dan surat kabar baru 8.3.3. Pengolahan

a. Menentukan katalogisasi, klasifikasi dan tajuk subyek atas bahan pustaka baru

b. Mencetak kartu katalog

c. Mengentri data pada komputer atas bahan pustaka yang baru

(8)

8 e. Membuat indeks atas majalah

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

f. Membuat Abstrak pada bahan pustaka

g. Menempatkan bahan pustaka pada raknya setelah selesai diolah h. Membuat laporan statistik jumlah koleksi

8.3.4. Preservasi

a. Melakukan penyiangan terhadap bahan pustaka yang rusak b. Melakukan perbaikan terhadap bahan pustaka yang rusak

c. Melaksanakan pelestarian terhadap kandungan bahan pustaka dengan melakukan proses alih digital terhadap bahan pustaka

c. Melakukan laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Pelayanan Teknis 8.4. Koordinator Pelayanan Pemakai

a. Membuat program kerja yang berkaitan dengan pelayanan pemakai

b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan pelayanan pemakai

c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan pemakai

d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan pemakai d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan

Perpustakaan

e. Membuat survey kepuasan pengguna f. Mengkordinir sarana media saran dan kritik

g. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di unit Pelayanan Pemakai

h. Melakukan Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan 8.4.1. Sirkulasi

a. Melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka b. Mengatur kartu buku dan kartu peminjaman sesuai tempatnya

(9)

9

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

f. Memeriksa data pinjaman mahasiswa, mencabut kartu peminjaman dan menarik kartu anggota bagi mahasiswa yang akan diwisuda, cuti dan atau mengundurkan diri

g. Mengembalikan koleksi yang telah selesai dipinjam ke dalam raknya 8.4.2 Layanan Referensi

a. Memberikan rujukan referensi

b. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai c. Memberikan layanan silang layan terhadap koleksi referensi d. Memberikan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian

8.4.3. Bimbingan Pemakai

a. Memberikan pendidikan literasi terhadap pengguna perpustakaan

b. memberikan informasi mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan 8.4.4. Pengawasan

a. Mengawasi ruangan dan keamanan koleksi serta pengunjung perpustakaan b. Memeriksa keluar masuknya koleksi sesuai prosedur sirkulasi

c. Mengambil surat kabar yang dilanggan, menempatkan pada rak dan setelah lewat tanggal, mengurutkan sesuai tanggal dan bulannya untuk kemudian diserahkan pada bagian penjilidan surat kabar

(10)

10

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

9. Visi dan Misi 9.1 Visi

Sebagai fasilitator utama Universitas Muhammadiyah Sidoarjo untuk menjadi perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020 dalam pelestarian, penelusuran dan pemberdayaan informasi yang menunjang kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat.

9.2 Misi

1. Menyediakan sumber-sumber informasi keilmuan. 2. Menyediakan sumber-sumber informasi keislaman dan

kemuhammadiyahan.

3. Memberikan layanan informasi keilmuan, keislaman dan

kemuhammadiyahan yang dapat memperluas kegiatan belajar mengajar penelitian.

4. Mengembangkan upaya pemberdayaan informasi yang telah dimiliki perpustakaan untuk civitas akademika, alumni dan masyarakat dalam kaitannya dengan konsep belajar seumur hidup.

5. Mengorganisasikan informasi agar mudah untuk ditemukan kembali baik secara manual maupun berbasis teknologi informasi.

6. Mewujudkan SIM Perpustakan yang terintegrasi dengan Fakultas, Biro dan Unit Kerja Lainnya

7. Mewujudkan terbentuknya MDLN (Muhammadiyah Digital Library Network).

(11)

11

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

10. Tata Tertib Perpustakaan 1 . U m u m

1 . 1 J a m p e l a y a n a n P e r p u s t a k a a n :

P A G I : S E N I N – J U M ’ A T : 0 8 . 0 0 – 1 3 . 3 0 W I B S A B T U : 0 8 . 0 0 – 1 1 . 3 0 W I B S O R E : S E N I N – J U M ’ A T : 1 6 . 0 0 – 2 1 . 0 0 W I B

S A B T U : 1 6 . 0 0 – 1 8 . 3 0 W I B Seluruh warga (sivitas akademika) UMSIDA dapat menggunakan fasilitas perpustakaan dengan menunjukkan KTM / Kartu Anggota masing-masing.

1.2 Mahasiswa Perguruan Tinggi dan Karyawan Instansi lain dapat menggunakan fasilitas perpustakaan setelah menunjukkan identitas diri dan membawa surat pengantar dari institusi asal serta mengisi buku tamu, namun tidak diperkenankan untuk meminjam keluar/ membawa pulang koleksi.

1.3 Pengunjung harus meninggalkan jaket, tas, map, buku bacaan dan sebagainya di tempat penitipan tas kecuali buku tulis dan catatan a t a u b a r a n g b e r h a r g a d e n g a n sepengetahuan petugas.

1.4 Pembaca dipersilakan mengambil sendiri bahan pustaka yang diperlukan dan wajib mengembalikan ke rak asalnya dengan rapi setelah dibaca.

1.5 Pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga kesopanan, ketertiban, ketenangan dan kebersihan, dilarang memakai kaos oblong, sandal, topi, serta merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan. 1.6 Setiap pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga koleksi supaya

tidak rusak, hilang serta ikut memelihara kerapian susunan koleksi pada setiap rak.

2 . K e a n g g o t a a n

(12)

12

2.1 Mahasiswa UMSIDAwajib mendaftarkan diri terlebih dahulu untuk mendapatkan Kode Identitas Peminjam pada Buku Anggota yang berfungsi pula sebagai sarana peminjaman dan Berlaku selama yang bersangkutan terdaftar sebagai mahasiswa aktif UMSIDA.

2.2 Dosen dan Karyawan UMSIDA wajib mendaftarkan diri/heregistrasi setiap satu tahun sekali.

2.3 Mahasiswa atau Karyawan Instansi lain wajib mendaftarkan diri dan akan mendapatkan Kartu Anggota yang berlaku selama 1 (satu) bulan dengan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 5.000,-.

3 . P e m i n j a m a n

3 . 1 K o l e k s i U m u m

3 . 1 . 1 S e t i a p p e m i n j a m a n w a j i b m e n u n j u k k a n K a r t u P e m i n j a m a n b a g i M a h a s i s w a a t a u K a r t u A n g g o t a b a g i K a r y a w a n d a n D o s e n .

3 . 1 . 2 M a h a s i s w a U M S I D A d a p a t m e m i n j a m m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i s e l a m a 1 ( s a t u ) m i n g g u , d e n g a n m a s a p e r p a n j a n g a n s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n c a t a t a n k o l e k s i t e r s e b u t t i d a k s e d a n g d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h c a l o n p e n g g u n a l a i n .

3 . 1 . 3 K a r y a w a n d a n D o s e n U M S I D A d a p a t m e m i n j a m m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i s e l a m a 1 ( s a t u ) m i n g g u , d e n g a n m a s a p e r p a n j a n g a n s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n c a t a t a n k o l e k s i t e r s e b u t t i d a k s e d a n g d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h c a l o n p e n g g u n a l a i n . 3 . 2 K o l e k s i R e f e r e n s i

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

(13)

13

3 . 2 . 1 K o l e k s i R e f e r e n s i ( B E R T A N D A “ R ” ) t i d a k d a p a t d i p i n j a m k e l u a r k e c u a l i h a n y a u n t u k d i b a c a d i p e r p u s t a k a a n d a n d i f o t o k o p i s e l a m a j a m k e r j a .

3 . 2 . 2 K e t e r l a m b a t a n p e n g e m b a l i a n a k a n d i k e n a k a n d e n d a s e b e s a r R p . 5 0 0 , - / b u k u / j a m k e r j a t e r m a s u k l i b u r .

3.3 Koleksi Tesis / Tugas Akhir / Skripsi / Laporan Penelitian dan Kerja Praktek

Koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan dan tidak dapat dipinjam keluar maupun untuk difotokopi.

3.4 Koleksi Majalah dan Koran

Peminjaman majalah berlaku sama dengan koleksi umum. Koran atau bendel koran hanya dapat dipinjam untuk difotokopi selama jam kerja dan jika terjadi .keterlambatan pengembalian akan dikenai denda Rp. 500/ eksemplar/jam.

4 . P e n g e m b a l i a n

4.1 Koleksi yang dikembalikan harus disertai dengan Kartu Anggota/Kartu Peminjaman

4.2 Bagi Dosen atau Karyawan yang akan meninggalkan tugas sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan diwajibkan mengembalikan semua pinjamannya

4.3 Bagi mahasiswa yang akan mengambil cuti a t a u t e r k e n a D O ( d r o p o u t ) w a j i b mengembalikan semua pinjamannya terlebih dahulu

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

(14)

14

4.4 Keterlambatan pengembalian bahan pustaka dikenai sanksi denda Rp. 200,- per buku per hari termasuk hari libur. Khusus untuk koleksi bertanda referensi atau koleksi khusus, maka biaya denda yang dikenakan adalah Rp. 500,- per buku per hari termasuk hari libur

5 . M e n g h i l a n g k a n / M e r u s a k k a n B a h a n P u s t a k a

Semua pengguna yang menghilangkan dan merusakkan bahan pustaka diwajibkan melapor sebelum atau pada saat tanggal pengembalian dan dikenakan sanksi denda sesuai dengan tingkatannya.

5.1 Kerusakan ringan

Memperbaiki dan atau menjilid (terburai, acak, sobek).

5 . 2 Koleksi ada di pasaran, mengganti dengan koleksi yang sama / identik ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar.

5.3 Koleksi tidak ada dipasaran, mengganti 3 (tiga) kali harga (perkiraan) ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar sesuai dengan persetujuan Kepala Perpustakaan.

5.4 Penggantian sudah harus terlaksana paling lama dalam waktu 1 (satu) bulan.

6 . S u r a t P e n g a n t a r d a n K a r t u S u p e r

Setiap permintaan Surat Pengantar dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 1.000,-/ surat. Untuk Kartu Super dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 5.000,- 7 . P e l a n g g a r a n

Barang siapa yang mengambil sebagian maupun keseluruhan isi buku, jurnal, skripsi, tesis atau koleksi lain akan dikenakan sanksi akademis berupa skorsing tidak diperkenankan mengikuti perkuliahan dalam waktu tertentu dan, atau sanksi lain sesuai dengan status pelanggaran.

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

(15)

15

8 . B e b a s P i n j a m d a n P e n y e r a h a n T e s i s / T u g a s A k h i r / S k r i p s i / L a p o r a n K e r j a P r a k t e k d a n K e p i n g C D

Sebelum mengikuti wisuda dan mengambil ijasah, setiap mahasiswa wajib: 8.1 Mengurus Surat Bebas Pinjaman di perpustakaan Kampus I, II dan IV. 8.2 M e n y e r a h k a n 1 ( s a t u ) e k s e m p l a r Tesis/Skripsi/Tugas

Akhir/Laporan Kerja P r a k t e k (hardcopy) y a n g t e l a h ditandatangani oleh Ketua Program Studi (untuk mahasiswa pascasarjana) atau Dekan Fakultas dan dibubuhi stempel masing- masing jurusan ke Perpustakaan disertai 1 (satu) keping CD

( s o f t c o p y ) berisi data Tesis/Skripsi. Setiap penyerahan Tesis,

Skripsi/Tugas Akhir dan keping CD akan diberikan Surat Tanda Terima Penyerahan.

8.3 Khusus mahasiswa Fakultas Teknik, Ekonomi dan Pertanian wajib mengurus Bukti Bebas Pinjam dari Perpustakaan Kampus II terlebih dahulu untuk kemudian diserahkan ke Perpustakaan Kampus I.

8.4 Setiap mahasiswa yang akan mengajukan cuti kuliah/terminal diwajibkan untuk mengurus Surat Bebas Pinjam

8.5 Permintaan ulang Surat Tanda Terima Penyerahan Tesis, Skripsi / Tugas Akhir dengan alasan apapun wajib mengganti sebesarRp. 10.000,-

9 . K H U S U S

Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan / tata tertib ini akan ditentukan kemudian

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

(16)

(17)

17

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

a. Tujuan :

Untuk mendapatkan koleksi sesuai kebutuhan. b. Ruang lingkup :

Ketua Jurusan, dosen, karyawan dan civitas akademik serta Perpustakaan c. Definisi :

Untuk mendapatkan buku-buku atau majalah-majalah yang dibutuhkan civitas akademika UMSIDA

d. Dokumen Terkait :

Pengajuan Judul koleksi dari masing-masing jurusan dan Program studi yang ada di UMSIDA yang diserahkan ke Perpustakaan

5. Rincian Prosedur :

a. Perpustakaan memberi tahu Civitas Akademika tentang adanya anggaran untuk pembelian atau penggadaan koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.). Civitas Akademika Mengusulkan judul Koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang perlu dibeli atau digandakan kepada Perpustakaan.

(18)

18

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

c. Bagian Pengadaan kemudian membuat daftar koleksi yang diperlukan dengan meminta persetujuan Kepala Perpustakaan, Fakultas dan PR 1.

d. Ka. Perpustakaan mengajukan anggaran pengadaan koleksi kepada PR II untuk koleksi yang perlu di beli atau digandakan.

e. Pengajuan anggaran koleksi yang telah diterima/ditanda tangani, akan diberikan pada Biro Administrasi Keuangan

(19)

19

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PENGADAAN DAN PEMILIHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGOLAHAN BUKU

ya

tidak

Mulai

Mengirim Balik Katalog bahan pustaka yang telah ditandai untuk diusulkan dalam proses pengadaan koleksi Ada ? Selesai Diterima ? ya arsip

Dana Dicairkan dan Diserahkan Ke Ka. Perpustakaan

tidak

Verifikasi daftar bahan pustaka Yang

Diusulkan di Database Otomasi Kepala Perpustakaan Menyerahkan Dana Kebagian Pengadaan Diterima ? ya tidak tidak

Menyerahkan daftar katalog Bahan pustaka dari penerbit

Beritahu Civitas Akademik

CIVITAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN REKTORAT BAK

Ka. Perpustakaan Mengajukan Permohonan Pengadaan Bahan

Pustaka Pada PR I dan PR II Bagian Pengadaan Menyusun daftar bahan pustaka yang hendak dibeli Kemudian meminta persetujuan Kepala Perpustakaan dan Fakultas

Permohonan Diserahkan Ke Biro Administrasi

(20)

20

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

(21)

(22)

22

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

1. Tujuan :

Menjadikan koleksi tertata dengan rapi, terawat dan mempermudah pencarian kembali koleksi dengan cepat dan tepat.

2. Ruang Lingkup :

Staf Perpustakaan, Koleksi (buku, majalah, keping CD/DVD), dan dokumen terkait

3. Definisi :

Adalah kegiatan pengolahan bahan pustaka agar bisa dibaca dan dipinjam oleh segenap civitas akademika, sesuai aturan yang berlaku

4. Dokumen terkait : a. Koleksi :

Buku Teks, Diktat, Keping CD, Kaset, Majalah/Terbitan Berkala b. Buku Panduan DDC :

Dewey Decimal Classification (DDC); Berfungsi sebagai alat untuk menentukan nomor klasifikasi suatu koleksi.

c. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus tersimpan di database.

d. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data koleksi dengan sistem otomasi perpustakaan

e. Stempel Inventaris

(23)

23

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

f. Kelengkapan bahan pustaka

Kantong kartu, Kartu buku, slip tanggal kembali, label dan barcode adalah kelengkapan bahan pustaka yang berfungsi sebagai dokumen kegiatan layanan sirkulasi

g. Plastik Sampul

Berfungsi sebagai pelindung dari kotoran, minyak, air dan sebagainya setiap bahan pustaka harus diberi sampul plastik.

5. Rincian Prosedur :

a. Pemberian Stempel Perpustakaan dan Stempel Pengolahan pada Koleksi. Dalam stempel pengolahan, tertera beberapa keterangan berikut ini :

- nomor induk yang merupakan nomor inventaris dari koleksi yang dimiliki. Nomor induk disusun secara urut berdasarkan pertamakali koleksi diolah. Untuk koleksi jurnal maupun majalah, maka sebelum nomor akan diberi kode TB (Terbitan Berkala). Untuk skripsi diberi kode berdasakan jurusan, contoh : MAN (Manajemen), , IND (Teknik Industri), PSI (Psikologi), PAI (Pendidikan Agama Islam), AGRO (Agronomi), PGSD (Pendidikan Guru Sekolah Dasar) dll.

- Tanggal Terima, yaitu tanggal diterimanya buku dari bagian pengadaan ke bagian pengolahan

- Asal, yaitu status dari proses pengadaan, apakah dari pembelian atau merupakan hadiah/pemberian dari civitas akademi, perseorangan atau organisasi

- Nomor Judul, yaitu nomor dari judul koleksi yang diterima. Setiap koleksi yang memiliki judul yang sama, akan menerima satu nomor judul.

(24)

24

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

c. Pemberian nomor perolehan (accesion number) judul dan nomor inventaris/nomor induk. Nomor-nomor tersebut ditulis di stempel pengolahan maupun database otomasi

d. Pembuatan nomor klasifikasi dengan panduan buku pedoman DDC. Nomor klasifikasi ditulis distempel pengolahan maupun dalam database otomasi e. Entri database, memasukkan data bibliografi ke pangkalan data

f. Pembuatan alat kelengkapan buku yang terdiri dari : Kantong buku, Kartu buku, slip tanggal kembali/lidah buku, label buku dan barcode untuk ditempel pada setiap bahan pustaka. Keterangan yang tercetak dalam Kantong Buku, Kartu Buku, Label Buku dan Barcode berasal dari sistem Otomasi Perpustakaan.

g. Penyampulan bahan pustaka 6. Indikator keberhasilan :

(25)

25

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PENGOLAHAN KOLEKSI



Tidak ya Mulai Verifikasi bahan pustaka Pernah Ada? Buatkan Data Baru Tambahkan No. Inventaris Pada Database Selesai Cetak kantong kartu Barcode dan label Buku

Tempatkan kartu, kantong, barcode dan

lidah buku pada koleksi, lalu sampul

bahan pustaka Beri No. Inventaris, No. Judul, Tgl Terima,

Status Pengadan dan No. Klas Pada Bahan Pustaka

Beri Stempel Perpustakaan dan

(26)

26

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

1. Rincian Detil Tampilan Stempel

2. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data

2.1.1 Pangkalan data untuk searching

2.1.2 Pangkalan Data untuk Searching

(27)

27

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

2.3Pangkalan data untuk pengolahan

2.4Pangkalan data untuk editing

(28)

28

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

3. Tampilan Alat Kelengkapan Buku

\

3.1 Kantong Buku 3.2 Kartu buku

3.3 Lidah buku

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

SIDOARJO

362.1

Nov

p-2

3.4 Label Buku

(29)

(30)

30

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan koleksi suatu perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi kebutuhan koleksi yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang

2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 4. Definisi :

Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Rekap Data dan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap semester.

5. Dokumen Terkait : a. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan sudah ter-otomasi, maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus tersimpan di database.

b. Program/Software Pengolahan Statistik

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data bahan pustaka dalam bentuk statistik.

c. Printer

(31)

31

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

d. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka

5. Rincian Prosedur :

a. Buka data pengolahan Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan

b. Salin data pengolahan koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell.

c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan

menggunakan bantuan program pengolahan statistik

d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi dan jumlah pertambahan koleksi tiap tahun.

6. Indikator Keberhasilan :

(32)

32

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI

mulai

Salin data dan susun

Olah dalam bentuk statistik

Cetak hasil statistik

(33)

(34)

34

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

1. Tujuan

Sebagai tanda bukti keanggotaan dan sarana untuk peminjaman buku perpustakaan

Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA 3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan kartu keanggotaan perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen Terkait :

a. Kartu Tanda Pengenal

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Buku Saku Keanggotaan

Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan c. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena sistem manajemen pelayanan dalam perpustakaan sudah terotomasi, maka identitas dari civitas akademika harus tersimpan di database.

d. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data identitas anggota perpustaakaan e. Kertas Sticker

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil identitas anggota 5. Rincian Prosedur :

(35)

35

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

b. Verikasi data civitas akademika dengan bantuan database otomasi. Dalam laman untuk otomasi perpustakaan juga terdapat fasilitas edit untuk mengubah data apabila terjadi kekeliruan memasukkan data

c. Apabila dalam proses searching data civitas akademika tidak diketemukan, maka petugas memasukkan data pemohon kepangkalan data dengan menggunakan data dalam Kartu Identitas Akademik (KTM).

d. Tambahkan foto pemohon dalam database dengan menggunakan fasilitas kamera web dan program photoshop.

e. Cetak identitas pemohon dan tempelkan pada buku saku keanggotaan

6. Indikator Keberhasilan :

(36)

36

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PENDAFTARAN ANGGOTA

STANDAR OPERASIONAL PR

Tidak

ya



Mulai

Mengajukan Permohonan Pembuatan Kartu Anggota

secara lisan dengan menunjukkan Kartu Tanda

Pengenal Akademisi Verifikasi Data Civitas Akademika database Cetak Identitas Anggota dan tempelkan pada buku

saku keanggotaan Pernah Ada? Buatkan Data Baru dan tambahkan Foto Pada Database Tambahkan Foto Pada Database Selesai

CIVITAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN



(37)

37

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN

PENDAFTARAN ANGGOTA

1. Tampilan Pangkalan Data

1.1.1 Pangkalan data untuk searching identitas

1.1.2 Pangkalan data untuk searching identitas

(38)

38

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

1.2 Pangkalan data untuk pengisian identitas anggota tidak terdaftar

1.3.1 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota

(39)

39

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

2. Tampilan Buku Saku Anggota Perpustakaan

(40)

(41)

41

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEMBUATAN STATISTIK PENGUNJUNG

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan pengunjung perpustakaan, dan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan pengembangan perpustakaan dimasa akan datang

Kegiatan evaluasi pengunjung perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap tahun.

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pencatatan kunjungan perpustakaan sudah ter-otomasi, maka seluruh data kunjungan pengguna perpustakaan harus tersimpan di database.

b. Program/Software Pengolahan Statistik

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data kunjungan pengguna dalam bentuk statistik.

c. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan menggunakan bantuan komputer

d. Kertas HVS

(42)

42

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

a. Buka data kunjungan pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan

b. Salin data kunjungan pengguna perpustakaan dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell.

c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Kunjungan.

d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik

e. Cetak data statistik jumlah pengunjung perpustakaan tiap tahun.

6. Indikator Keberhasilan :

Data kunjungan pengguna perpustakaan dapat diketahui dengan cepat ALUR KERJA

REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI

\

mulai

(43)

(44)

44

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/

PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAYANAN PEMAKAI

1. Tujuan :

Memenuhi kebutuhan mahasiswa, dosen dan karyawan akan koleksi yang diperlukan sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar dan sarana rekreasi/hiburan.

Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA 3. Definisi :

Adalah kegiatan untuk memberikan layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pinjaman) kepada Dosen, Mahasiswa dan karyawan akan koleksi yang dimiliki perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen terkait : a. Koleksi :

Buku Teks, Diktat, Keping CD, Majalah/Terbitan Berkala b. Kartu Buku :

Berfungsi sebagai alat bukti pengganti koleksi yang dipinjam, dimana selama koleksi dipinjam, kartu buku akan disimpan pada kartu peminjaman yang disimpan di bagian pelayanan

c. Slip Kembali :

(45)

45

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/

PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

d. Kartu Peminjaman

Adalah kartu yang disimpan di bagian pelayanan yang berisi informasi tentang data anggota (Nama, NIM/NIP, Alamat, Unit Kerja, Tanda Tangan) yang berfungsi untuk meletakkan Kartu Buku dari koleksi yang sedang dipinjam e. Kartu Anggota :

Adalah sebuah kartu yang berfungsi sebagai alat bukti pemegang kartu berhak memanfaatkan (meminjam) koleksi yang ada di perpustakaan. Informasi yang ada didalam kartu ini adalah tentang Nama Anggota, NIM dan keterangan tentang No Buku yang dipinjam dan kapan harus dikembalikan

f. Stempel Tanggal :

Dibubuhkan pada Kartu Anggota, Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali yang berisi informasi tanggal kapan koleksi/pinjaman harus dikembalikan. g. Barcode Reader :

Sarana yang membantu pembacaan data NPR/NIP peminjam dan Nomor Induk Koleksi (NIB) yang dipinjam/dikembalikan secara cepat dan akurat h. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :

Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi.

5. Rincian Prosedur :

a. Setiap civitas akademika UMSIDA dapat melakukan pencarian koleksi dengan

fasilitas komputer “Serching” untuk menemukan informasi koleksi dengan

(46)

46

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

b. Selanjutnya koleksi yang hendak dipinjam diserahkan ke petugas untuk dilakukan proses validasi peminjaman secara otomatis, dan buku bisa dibawa keluar dengan aman. Adapun batas buku yang boleh dipinjam, maksimal 4 buah dengan rentang waktu peminjaman selama seminggu, dan boleh diperpanjang sebanyak 2 kali. Sedangkan peminjaman untuk Dosen/Karyawan, maka jumlah buku yang boleh dipinjam maksimal 10 buah dengan rentang waktu 1 bulan dengan perpanjangan sebanyak 2 kali. Untuk koleksi referensi, buku hanya diperkenankan untuk pinjam fotocopy. Dan harus kembali dihari yang sama waktu peminjaman. Bagi mahasiswa yang terlambat mengembalikan koleksi umum, maka dikenai sanksi denda berupa uang sebesar Rp 200,- setiap hari. Sedangkan denda koleksi referensi sebesar Rp 500,- setiap hari.

6. Indikator keberhasilan :

a. Pengguna dapat menemukan koleksi yang dibutuhkan secara mudah, cepat dan tepat.

b. Pengguna dapat melakukan prosedur sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pinjaman ) sesuai aturan yang telah ditetapkan.

c. Koleksi yang dipinjam dikembalikan tepat waktu sehingga terhindar dari sanksi denda

d. Koleksi yang dikembalikan dalam keadaan tetap baik dan terawat sehingga tidak terkena sanksi

e. Tidak adanya koleksi hilang karena dipinjam tanpa melalui prosedur sirkulasi f. Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat akibat sistem sirkulasi

(47)

47

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PELAYANAN PEMINJAMAN CIVITAS AKADEMIKA



Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak ya ya ya ya ya ya Mulai Ada ? Ada ? sedang Dipinjam ? Pesan Pada Petugas Tempatkan Kartu-Kartu Catat Pada Otomasi Sirkulasi Catat Sebagai Buku Hilang Beritahu Pemakai Selesai Buku & Tanda Pengenal Sedang Dipinjam? Pesan ? Catat Pesanan pada Katalog Elektronika



Boleh Dipinjam ? Ajukan Peminjaman Tidak

CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN

(48)

48

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA PELAYANAN PENGEMBALIAN



Tidak Tidak Tidak ya ya ya ya Mulai Buku Dikembalikan Periksa Katalog Perpustakaan Selesai Terlambat ? Utuh ? Perpanjangan ? Sanksi ? Kenakan Sanksi Tidak

CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN

Periksa tanggal kembali Periksa Keutuhan Buku Cap Tanda kembali

Cap Tanggal Ke

kembali baru

Tempatkan Kartu-kartu

Kembalikan Buku Ke Rak

(49)

49

PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN

PELAYANAN SIRKULASI

1.

Rincian detil Tampilan Database

(50)

50

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

1.2 Tampilan pangkalan data untuk peminjaman

(51)

(52)

52

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENANGANAN KEHILANGAN BUKU

1. Tujuan :

Untuk Menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku.

2. Ruang Lingkup : Staf Perpustakaan, Civitas Akademika 3. Definisi :

Kegiatan untuk menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku berlangsung

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan sudah ter-otomasi, maka seluruh data pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan harus tersimpan di database. b. Form Tanda Kehilangan Buku

Berfungsi sebagai tanda penerimaan buku pengganti 5. Rincian Prosedur :

a. Terima laporan kehilangan buku dari pengguna

b. Buka data peminjaman pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan

(53)

53

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

d. beritahu harga dari buku yang dihilangkan atau beritahu subyek/tema dari buku yang dihilangkan, apabila buku yang hilang merupakan buku lama dan sulit dicari di toko buku.

e. berikan form pada buku pengganti yang telah diterima dari pengguna f. buka blokir dan aktifkan status peminjam.

6. Indikator Keberhasilan :

(54)

54

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PENANGANAN KEHILANGAN BUKU

CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN

Mulai Laporkan Kehilangan buku disertai kartu tanda anggota

Ganti buku hilang dengan buku pengganti sesuai saran petugas dan isi

form Penggantian buku hilang Verifikasi data peminjaman koleksi dalam sistem otomasi Verifikasi data pengolahan koleksi dalam sistem otomasi Serahkan buku pengganti pada bagian pengolahan selesai

Ganti status kondisi koleksi menjadi koleksi

hilang Blokir keanggotaan

perpustakaan

Beritahu pengguna harga koleksi dan subyek/tema dari koleksi pengganti

Aktifkan kembali status pengguna dari

(55)

55

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN

PENANGANAN KEHILANGAN BUKU

1. Rincian Tampilan Pangkalan Data

1.1 Tampilan pangkalan data untuk kendali peminjaman

(56)

56

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

1.3 Tampilan pangkalan data untuk aktivasi keanggotaan

2. Tampilan Form Buku Pengganti

FORM PENGGANTIAN BUKU HILANG

N a m a N I M Fakultas Judul Buku Hilang Pengarang

Judul Buku Pengganti : : : : : : ... ... ... Jurusan : ... ... No. Induk : ... ...

... ...

Sidoarjo, ... 20...

Tanda Tangan

Form : Buku Hilang/ perpus/2015/0

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

w eb site : ww w.umsi da .ac.id em ai l : p erp us @um sid a.ac .i d

(57)

(58)

58

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah peminjaman koleksi, sebagai bahan evaluasi untuk menentukan kebutuhan koleksi yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang

Kegiatan evaluasi peminjaman koleksi yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Pembuatan Statistik Peminjaman Bahan Pustaka dilakukan setiap tahun.

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan sirkulasi sudah ter-otomasi, maka seluruh data peminjaman bahan pustaka harus tersimpan di database.

b. Program/Software Pengolahan Statistik

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data peminjaman bahan pustaka dalam bentuk statistik.

c. Printer

(59)

59

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

d. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka

a. Buka data peminjaman Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan

b. Salin data peminjaman koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell.

c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan

menggunakan bantuan program pengolahan statistik

d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi terpinjam dan jumlah peminjam tiap tahun.

6. Indikator Keberhasilan :

(60)

60

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI

mulai

(61)

(62)

62

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

STOCK OPNAME BAHAN PUSTAKA

1. Tujuan :

Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya keadaan koleksi suatu perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi sistem keamanan penyimpanan koleksi

2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Koleksi

3. Definisi :

Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka dilakukan tiap tahun sebelum Ajaran Baru dimulai, yaitu dimasa libur perkuliahan.

4. Dokumen Terkait : a. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database.

b. Program/Software Stock Opname

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi c. Barcode Reader

Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB) e. Printer

Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan stock opname f. Kertas HVS

(63)

63

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

5. Rincian Prosedur :

a. Sosialisasi (pengumuman tempel dan media sosial) b. Penarikan Koleksi

c. Penentuan Jadwal Stock opename d. Pelaksanaan

e. Pembuatan laporan 6. Indikator Keberhasilan :

Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat

ALUR KERJA STOCK OPENAME

MULAI

PEMBUATAN

LAPORAN

SELESAI SOSIALISASI

PENGUMUMAN

PENARIKAN KOLEKSI

(64)

(65)

65

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENYIANGAN (WEEDING) BAHAN PUSTAKA

2. Tujuan :

Untuk mengembangkan koleksi yang tersedia diperpustakaan dengan cara melakukan proses seleksi dan penarikan buku-buku usang atau yang sudah tidak dipakai lagi oleh pengguna dan diganti dengan koleksi yang berisi informasi terbarukan.

2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Koleksi

3. Definisi :

Kegiatan seleksi dan penarikan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Penyiangan koleksi dilakukan tiap 3 tahun, dan dilakukan di akhir semester genap hingga awal semester ganjil.

4. Dokumen Terkait : a. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database.

b. Program/Software Stock Opname

Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi c. Barcode Reader

Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB) d. Printer

(66)

66

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

e. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil data kegiatan penyiangan koleksi

5. Rincian Prosedur :

a. Penentuan jadwal penyiangan koleksi (weeding)

b. Penentuan Koleksi yang perlu disiangi (seleksi koleksi) c. Pelaksanaan

d.. Pembuatan laporan

6. Indikator Keberhasilan :

(67)

67

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI

MULAI

PENETAPAN KOLEKSI YANG PERLU DISELEKSI

PENARIKAN KOLEKSI VERIFIKASI DATA KOLEKSI

PEMBUATAN LAPORAN

(68)

(69)

69

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAYANAN SURAT PENGANTAR

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Surat Pengantar Perpustakaan kepada civitas akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain, yang hendak dituju

2. Ruang Lingkup : a. Mahasiswa

b. Staf / Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Pengantar perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen Terkait :

a. Form Permohonan Surat Pengantar

Berfungsi sebagai media informasi petugas mengenai Perpustakaan Perguruan Tinggi yang hendak dituju oleh Civitas Akademika

b. Kartu Tanda Pengenal

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) c. Komputer :

Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan Pembuatan Surat Pengantar dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer

d. Printer

(70)

70

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

e. Kertas HVS

Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pembuatan Surat Pengantar di database Sistem Otomasi Perpustakaan

f. Amplop

Berfungsi sebagai pelindung bagi Surat Pengantar yang telah dicetak. 5. Rincian Prosedur :

a. Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Pengantar dengan mengisi form yang telah disediakan oleh petugas.

b. Pembuatan surat pengantar dilakukan secara online dengan menggunakan fasilitas komputer

c. Surat Pengantar dicetak sebanyak 2 lembar dengan rincian : satu untuk pemohon dan sisanya untuk arsip perpustakaan. Setiap surat pengantar dikenai biaya administrasi sebesar Rp. 1000,-

6. Indikator Keberhasilan :

(71)

71

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

ALUR KERJA

PELAYANAN SURAT PENGANTAR

Mulai

Mengajukan Permohonan Pembuatan Surat Pengantar

Masukkan Data Mahasiswa dan Universitas yang dituju MenunjukkanTanda

Pengenal

Selesai



arsip

CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN

(72)

72

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN SURAT PENGANTAR

1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan data untuk Surat Pengantar

2. Form Surat Pengantar

FORM SURAT PENGANTAR / KARTU SUPER

N a m a N I M Fakultas PT Tujuan Alamat Tujuan

: : : : :

...

Jurusan :

... ... ... ... ...

Sidoarjo, ... 20...

Tanda Tangan

Form : F/Perpus/SPKS/2015/ D.4 / 1

(73)

(74)

74

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAYANAN KARTU SUPER

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Kartu Super kepada civitas akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain dalam lingkup Jaringan Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi).

2. Ruang Lingkup : a. Mahasiswa

b. Staf / Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Kartu Super menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen Terkait :

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Kartu Super

Berfungsi sebagai pengganti Surat Pengantar bagi Civitas Akademika yang hendak mengunjungi Perpustakaan Lain yang bergabung dalam Jaringan Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi)

c. Sistem Otomasi Perpustakaan :

(75)

75

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

a. Mahasiswa mengajukan permohonan pelayanan Kartu Super dengan mengisi form yang disediakan petugas dan menunjukkan KTM atau Kartu Keanggotaan Perpustakaan

b. Petugas Mengisi data mahasiswa kedalam Kartu Super yang tersedia dan mencatat bukti pembayaran kesistem otomasi perpustakaan.

c. Kartu Super diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan 6. Indikator Keberhasilan

Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan pelayanan kartu super yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

ALUR KERJA

PELAYANAN KARTU SUPER

Mulai

Ajukan permohonan dengan mengisi form dan

menunjukkan KTM/KTA Perpustakaan

Selesai



CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN

Tulis Identitas pada Kartu

Super

(76)

76

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

LAMPIRAN

KARTU SUPER

1. Form Surat Pengantar

FORM SURAT PENGANTAR /KARTU SUPER

N a m a N I M Fakultas PT Tujuan

Alamat Tujuan : : : :

:

...

Jurusan :

... ... ... ...

...

Sidoarjo, ... 20...

Tanda Tangan

Form : Surat Pengantar dan Kartu Super/Perpus/2015/0

PERPUSTAKAAN

(77)

(78)

78

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERPUSTAKAAN

Revisi Ke : 01

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM

1. Tujuan :

Untuk memberikan Layanan Surat Bebas Pinjam kepada mahasiswa yang hendak cuti atau lulus

2. Ruang Lingkup : Mahasiswa

3. Definisi :

Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Bebas Pinjam menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen Terkait :

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) b. Buku Anggota Perpustakaan

Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan UMSIDA serta alat bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian Koleksi bagi mahasiswa yang bersangkutan

c.