SISTEM INFORMASI KESEKRETARIATAN DI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
Eka Hendra Budi Santoso (081080200042)1, Ir. Sumarno,MM2
1,2
Jurusan Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo1 hendrajunk10@gmail.com
Abstrak
Di era teknologi yang semakin berkembang pesat ini, setiap organisasi seperti halnya instansi perguruan tinggi sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, update dan memberikan kemudahan. Universitas Muhammadiyah Sidoarjo merupakan salah satu Universitas yang di Kota Sidoarjo yang sangan membutuhkan sistem komputerisasi terutama dalam hal administrasi surat menyurat dikarenakan begitu pentingnya hal tersebut. Permasalahan yang terjadi pada sistem sebelumnya adalah pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dihasilkan oleh pihak petugas sangat sulit untuk dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas tata usaha mencatat dalam bentuk program yang menjadikan sistem pencarian data belum optimal.
Melihat beberapa permasalah tersebut maka dibutuhkan suatu sistem kesekretariatan yang diharapkan dapat membantu permasalahan tersebut, sistem ini akan memanajemen surat masuk dan surat keluar yang selama ini masih disimpan berupa berkas-berkas yang mudah rusak, sistem akan dirancang berbasis website menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP serta menggunakan MYSQL sebagai databasenya.
Pada penelitian ini penelitian Sistem Informasi Kesekretariatan Di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo berjalan dengan baik dan dapat menyimpan surat masuk dan surat keluar dengan baik. Surat masuk ke Universitas dapat dilakukan disposisi ke pimpinan Universitas untuk mendapatkan tanggapan. Aplikasi memudahkan pihak internal dan pimpinan Universitas melakukan pengelolaan, pencarian, dan pengecekan surat dengan cepat dan efisien.
Eka Hendra Budi Santoso (081080200042) 1, Ir. Sumarno,MM2 1,2
Department of Informatics, University of Muhammadiyah Sidoarjo 1
hendrajunk10@gmail.com
Abstract
In the era of technology is growing rapidly, every organization as well as higher education institutions urgently need an accurate computerized system, update and provide convenience. Universitas Muhammadiyah Sidoarjo is one university in the city of Sidoarjo that couples need a computerized system, especially in terms of administrative correspondence is so important because it is. The problems that occurred in the previous system is archiving incoming and outgoing mail generated by the clerk was very difficult to find when needed. Clerical officer for archiving recorded in the form of programs that make data retrieval system is not optimal.
Seeing some of these problems a system is needed secretariat which is expected to help the problem, the system will manage incoming and outgoing mail, which is still stored in the form of files that can be easily damaged, the system will be designed based website using programming languages HTML and PHP as well as using MySQL as the database.
In this research study Secretariat of Information Systems at the University of Muhammadiyah Sidoarjo runs well and can store incoming and outgoing mail well. Letters can be done through the University of disposition to the leadership of the University to get a response. Application facilitates internal party and the leadership of the University of managing, searching, and checking mail quickly and efficiently.
Keywords: web application, secretarial, management letter.
1. Pendahuluan
1. 1 Latar belakang
Di era teknologi yang semakin berkembang pesat ini, kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi mencakup ke segala bidang. Setiap organisasi seperti halnya instansi perguruan tinggi sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, update dan memberikan kemudahan. Namun dalam
1.2 Rumusan masalah
Berdasarkan uraian diatas maka, dapat ditarik rumusan masalah yaitu bagaimana merancang Sistem Informasi Kesekretariatan di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
1.3 Batasan masalah
Batasan masalah dalam pembuatan sistem ini adalah :
1. Melakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus, mengubah, mengupload pengolahan data kearsipan surat masuk dan surat keluar.
2. Membuat laporan harian,
mingguan, bulanan surat masuk dan surat keluar pada sekretariat
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Landasan Teori
Sebagai landasan untuk penelitian proposal ini, proposal ini mengacu pada skripsi terdahulu yang dilakukan oleh Ariyo Wibosono
(2013), yang berjudul “Sistem
Informasi Arsip Laporan Praktek
Kerja lapangan di Fakultas Teknik”
Sama-sama merancang dan membuat aplikasi berbasis web. Tetapi saya membahas proses pendataan atau pencatatan data berkas surat masuk dan surat keluar secara otomatis.
2.2 Surat Masuk dan Surat Keluar
Pengertian Surat masuk
Menurut Barthos (2013:38), “surat
masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada
pihak yang lain”.
Pengertian Surat keluar
Menurut Barthos (2013:38), “surat
keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.
2.3 PHP (hypertext Preprocessor ) PHP merupakan script yang menyatu dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting. Dengan PHP, kita dapat membuat beragam aplikasi berbasis web, mulai dari halaman web yang sederhana sampai aplikasi komplek yang membutuhkan koneksi ke database.
2.4 My SQL
2.5 HTML (Hype rtext Markup language).
merupakan suatu skrip dimana kita bisa menampilkan informasi dan daya kreasi kita lewat internet. HTML merupakan bahasa pemrograman fleksibel di mana kita bisa meletakkan skrip dari bahasa pemrograman lain seperti JAVA, Visual Basic, C, dan lain-lain, jika HTML tersebut tidak dapat mendukung suatu perintah pemrograman tertentu. Browser tidak akan menampilkan kotak dialog
‘syntax error’ jika terdapat penulisan kode yang keliru pada skrip HTML sepanjang kode-kode yang kita tuliskan merupakan kode-kode HTML tanpa penambahan kode-kode dari luar seperti Java. Oleh karena itu, jika terjadi sintax error pada skrip HTML, efek yang paling jelas adalah HTML tersebut tak akan ditampilkan pada jendela browser. (Abdul Kadir, 2009).
2.6 Apache
merupakan web server yang terpopuler saat ini Apache menyediakan fasilitas yang kaya, yang sangat dibutuhkan suatu server serius, seperti otentikasi, pengaturan akses direktori, virtual host, kemampuan URL rewritting, dan juga alias. Kemampuan melakukan content negotiation membuat Apache mampu melayani beragam client secara otomatis, baik untuk berbagai browser yang memiliki kemampuan berbeda ataupun untuk divais akses yang berbeda. Apache telah membuktikan sebagai web server yang cepat, stabil dengan fitur yang
paling kaya di antara web server lainnya. Saat ini proyek Apache telah berkembang dan tidak hanya sekedar Web server. (M. Salahudin dan S.Rosa A, 2008)
2.7 Macromedia Dreamweaver
merupakan salah satu software yang mempunyai banyak sekali kemudahan dalam pengoperasiannya namun juga sangat powerfull dalam pembuatan website. Salah satu
keunggulannya adalah
3.2 Flowchart aplikasi
Surat Lama
Surat Baru
3.3 Relasi Tabel
user
4. Hasil dan pembahasan
Gambar 4.1 Halaman Beranda Halaman beranda adalah halaman yang pertamakali diakses oleh pengguna. Dihalaman ini terdapat form login disebelah kiri
Gambar 4.2 Form Login
Gambar 4.3 Halaman Internal Sekretariat
Gambar 4.4 Halaman Surat Masuk
Gambar 4.6 Disposisi Surat
Gambar 4.7 Data Surat Keluar
Gambar 4.8 Form Surat Keluar
Gambar 4.9 Halaman Internal
Pimpinan Universitas
Gambar 4.10 Halaman Surat Masuk
Gambar 4.12 Disposisi Surat Masuk
Gambar 4.13 Halaman Admin
Gambar 4.14 Halaman Master User
Gambar 4.15 Halaman Master Kode Surat
5. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil pengamatan pada bab sebelumnya , penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
5.1Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian mengenai pembuatan program Sistem Informasi Kesekretariatan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo ini antara lain :
1. Aplikasi dapat berjalan dengan baik yang ditunjukkan dengan uji coba penggunaan aplikasi seperti pembuatan surat masuk, surat keluar, dan data lainnya berhasil dengan baik.
keluar, agenda, upload file surat asli, dan melakukan pencarian dengan cepat dan efisien
3. Aplikasi yang dibuat berbasiskan web, memungkinkan lebih mudah diakses dengan hanya menggunakan jaringan internal dan diakses dengan menggunakan browser (tanpa harus instal aplikasi lain) oleh seluruh unit dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.
5.2 Saran
Program aplikasi yang berhasil dibuat masih jauh dari sempurna dan membutuhkan saran dan masukan dari pengguna secara langsung aplikasi ini antara lain unit, staf, dan pimpinan dalam Universitas Muhammadiyah Sidoarjo. ini dikarenakan masih sedikitnya ilmu yang dimiliki penulis, sehingga memerlukan pengembangan dan penelitian tentang alur dan tata cara penulisan dalam kesekretariatan Umsida. Untuk itu penulis menyarankan kepada siapa saja yang membaca dan mengembangkan penulisan ini agar dapat menyempurnakan pembuatan program aplikasi ini agar lebih terasa manfaatnya.
1. Daftar pustaka
Barthos,Basir. 2013. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : Bumi Aksara.
Kristanto, Andi. 2010. “Perancangan
Sistem Informasi dan
Aplikasinya”. Yogyakarta:
Gaya Media
Kustiyahningsih, Yeni. 2011.
“Pemograman Basis Data
Berbasis Web Menggunakan
PHP & MySQL”. Jakarta:
Graha Ilmu
Luqman. 2012. “Aplikasi Web
Sistem Informasi Penjualan Pada Khazanah Ponsel
Yogyakarta”. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Amikom
Sutabri, Tata. 2012. "Konsep Dasar Sistem
Informasi".Yogyakarta: Andi Offset
Sidik, Betha, dan Pohan Husni. 2012.
“Pemograman Web dengan HTML”.Bandung:
Informatika Bandung
