Perencanaan Arsitektur Generik E-University

Industrial Engineering Conference on Telecommunication (INDECT) 2012 Bandung, 27 November 2012

Perencanaan Arsitektur Generik E-University

Seno Adi Putra

1

1_{Program Studi Sistem Informasi}

Institut Teknologi Telkom Email : seno_ap@yahoo.com

ABSTRAK

e-University merupakan salah satu implementasi teknologi informasi di perguruan tinggi yang sangat diharapkan dapat memberikan kenyamanan kepada civitas akademika, masyarakat, dan industri; menyediakan informasi di perguruan tinggi dengan kualitas yang lebih baik; memberikan layanan perguruan tinggi yang lebih baik, dalam tridharmanya.

e-University tidak hanya berbicara aspek teknologi informasi saja, melainkan aspek-aspek lain yang meliputi arsitektur kontekstual, arsitektur konseptual, dan arsitektur teknologi. Di sinilah e-University berbicara tentang people, process, dan technology yang mendukung visi dan misi perguruan tinggi di Indonesia melalui Tridharmanya. Karena aspek yang dikaji dalam e-University cukup luas dan harus holistic, perlu dilakukan perencanaan arsitektur yang baik dengan menggunakan framework yang cukup komprehensif.

E-University dikembangkan untuk mengoptimalkan pemanfaatan web intranet, ekstranet, dan Internet ditambah dengan pengembangan aplikasi dan fitur yang dibutuhkan. Untuk membangun e-University yang handal diperlukan analisis dan disain arsitektur yang baik dan menggunakan framework arsitektur yang mengakomodasi semua ide-ide dan perubahan seiring dengan pesatnya teknlogi informasi dan komunikasi saat ini. Salah satu framework arsitektur yang digunakan untuk merancang arsitektur e-University adalah Zachman Framework. KATA KUNCI :e-University ,internet, ekstranet, internet,

Zachman Framework, tridharma, people, process, technology

ABSTRACT

e-University is the implementation of information and technology in university that is expected to provide convenient for all university stakeholder including students, lecturer, management, people society, industry, and government; to provide good quality university information; to provide university services called tridharma perguruan tinggi.

E-University does not only talk about implementation of information technology, but also it talks about other aspects including contextual, conceptual, and technology architecture. At this point, e-University talks about people, process, and technology to support its vision and mission. Due to wide scope and holistic system requirement, good architecture planning with comprehensive framework is required.

E-University must be developed to optimize existing intranet, extranet, and internet technology with additional features. It needs good architecture analysis and design and uses an architecture framework that accommodates all ideas and changes related to current and emerging technology. Zachman Framework is an architecture framework that used in this e-University research.

Key words - e-University ,internet, extranet, internet, Zachman Framework, Three Main Functions, people, process, technology

I. Latar Belakang

Perguruan tinggi di Indonesia memiliki peran dan fungsi yang sangat penting di dalam mencerdaskan kehidupan bangsa dan negara melalui Tri Dharmanya, yaitu pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Masyarakat Indonesia pada umumnya sangat mengharapkan peran dan fungsi tersebut untuk perubahan bangsa ke arah yang lebih baik lagi. Namun, pada kenyataannya pengelolaan fungsi perguruan tinggi tersebut bukanlah hal yang sederhana melainkan cukup komplek dan akan selalu dihadapkan dengan masalah yang perlu penanganan yang profesional.

Masalah utama yang sering dihadapi perguruan tinggi dalam menjalankan tridharmanya adalah pengelolaan sumber daya. Pangkal utama dari masalah ini adalah ketidakmampuan perguruan tinggi dalam mengelola informasi yang diperlukannya. Hal ini dapat dilihat dari indikator seperti :

a. informasi yang tersebar di satuan-satuan kerja sulit untuk diakses;

b. untuk mendapatkan informasi yang akurat dan relevan memerlukan banyak waktu, sulit, dan seringkali memerlukan pencarian di banyak lokasi; c. metode akses informasi yang ada juga sangat

beragam, dimulai dari menggunakan browser, email, aplikasi, hingga aktivitas manual, yang sering kali menyulitkan personil;

d. duplikasi data dan informasi yang berbeda menghambat proses pengambilan keputusan;

e. pengiriman laporan atau surat-surat masih banyak dilakukan dengan fax atau kurir biasa, yang pada dasarnya menyebabkan penambahan biaya komunikasi;

f. infrastruktur teknologi informasi belum dimanfaatkan secara optimal;

g. kolaborasi informasi antara personil di perguruan tinggi sulit dilakukan;

h. informasi yang banyak mengalir di lingkungan internal perguruan tinggi maupun yang ada di Internet sulit dikelola;

i. interaksi masyarakat luas dan industri dengan perguruan tinggi melalui media Internet belum berjalan secara optimal.

Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, kebutuhan ke depan dari sisi aplikasi dan data dapat didefinisikan sebagai berikut :

a. implementasi aplikasi baru yang diperlukan untuk mendukung proses operasional dan pengambilan keputusan di perguruan tinggi;

b. pengembangan fitur aplikasi yang telah ada untuk membantu proses kerja dan membantu proses pengambilan keputusan;

c. integrasi antar aplikasi;

d. informasi terstruktur dan terorganisasi sehingga memudahkan proses pencarian;

e. pengembangan sistem berbasis web untuk mendukung proses interaksi di internal perguruan tinggi dan eksternal perguruan tinggi seperti masyarakat umum, institusi pemerintahan, dan komunitas industri;

f. satu titik akses untuk semua informasi;

g. prinsip-prinsip keamanan, backup dan recovery data perlu diterapkan.

Untuk memenuhi kebutuhan di atas, diperlukan perencanaan arsitektur sistem dan teknologi informasi yang menyeluruh dan memperhatikan aspek-aspek arsitektur kontekstual, konseptual, data, aplikasi, infrastrukur, dan tata kelola yang semua itu dibungkus dalam satu payung arsitektur e-University sehingga implementasi sistem dan teknologi informasi selaras dengan obyektif perguruan tinggi.

Diharapkan dengan perencanaan arsitektur e-University, perguruan tinggi di Indonesia memperoleh manfaat sebagai berikut:

1. terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi informasi yang selaras dengan kebutuhan perguruan tinggi;

2. terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi informasi yang terpadu dengan mempertimbangkan aspek-aspek sistem infokom secara utuh;

3. terbentuknya arsitektur sistem dan teknologi informasi yang akan meningkatkan citra perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan yang memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, memiliki kemampuan profesional yang tinggi, mampu mendukung pelaksanaan fungsi tri dharma perguruan tinggi secara efisien dan efektif.

II. PERENCANAAN ARSITEKTUR E-UNIVERSITY

E-University didefinisikan sebagai pemanfaatan

technology informasi yang berfungsi sebagai pendukung people di universitas dalam menjalankan process yang

terdapat pada fungsi-fungsi universitas, khususnya fungsi

Tridharma perguruan tinggi sebagaimana ditunjukkan

dalam Gambar 1 berikut ini.

Gambar 1. Fungsi utama perguruan tinggi

Membangun arsitektur e-University diumpamakan seperti membangun sebuah rumah yang terdiri dari berbagai komponen yang menyusunnya sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 1 berikut ini.

Gambar 2. Gambaran umum arsitektur sistem dan teknologi informasi e-University

Untuk merencanakan arsitektur e-University, terdapat beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu :

1. mendefinisikan strategi dan tujuan perguruan tinggi di Indonesia secara generik. Pada tahap ini diidentifikasi obyektif dari fungsi dan proses kerja utama perguruan tinggi secara generik, diidentifikasi strategi sistem dan teknologi informasi untuk mendukung strategi tersebut;

2. mendefinisikan lingkungan sistem dan teknologi informasi. Pada tahap ini diidentifikasi kapabilitas dari sistem dan teknologi informasi, kemampuan personil yang diperlukan, serta mengidentifikasi teknologi baru. Hasil pendefinisian ini akan digunakan sebagai acuan untuk melakukan pengembangan sistem dan teknologi informasi; 3. mengidentifikasi infrastruktur dan sumber daya

sistem dan teknologi informasi untuk masing-masing unit kerja di perguruan tinggi berdasarkan fungsi-fungsinya. Sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 1

Infrastruktur Data Aplikasi

di atas, sumber daya sistem dan teknologi informasi mencakup infrastruktur (komunikasi jaringan, hardware, sistem operasi, common service), data (database server), aplikasi (aplikasi horizontal, aplikasi vertical, integrator server), IT Human/Management competence, IT Security (Availability, Disaster Recovery Plan), dan IT Governance;

4. mendefinisikan tujuan, kebijakan, strategi sistem dan teknologi informasi. Pada tahap ini didefinisikan fokus teknologi, mekanisme alokasi sumber daya, dan proses-proses manajemen;

5.

mendefinisikan arsitektur sistem dan teknologi informasi target. Pada langkah ini dilakukan perancangan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur infrastruktur, serta standar-standar teknologi.

Perencanaan arsitektur e-University ini tidak terlepas dari penggunaan framework arsitektur enterprise. framework dapat digunakan sebagai kunci untuk memahami arsitektur sistem dan teknologi informasi atau digunakan sebagai analytical tool yang membantu mengorganisasikan informasi komplek.

Framework digunakan dengan maksud agar penggunanya dapat fokus pada aspek tertentu dari e-University tanpa kehilangan konteks dengan aspek-aspek yang lain. Framework juga dimaksudkan untuk mencegah pengkotak-kotakan masalah sehingga tidak terjadi penyelesaian masalah pada satu area bisnis, namun memunculkan masalah pada area bisnis yang lain. Hal ini terjadi akibat tidak dipahaminya hubungan antara satu area dengan area bisnis yang lain atau lepas dari konteks e-University secara utuh.

Arsitektur e-University dibangun berdasarkan pertimbangan dari berbagai perspektif, mulai dari perspektif perencana (ballpark view), persfektif manajemen (owner view), perspektif perancang sistem informasi (designer view), dan persfektif implementor (builder view). Pertimbangan tersebut didokumentasikan dan menjadi bagian dari arsitektur e-University masing-masing dalam bentuk dan representasi yang sesuai dengan kelompok perspektifnya.

Zachman Framework merupakan framework yang

dapat digunakan untuk merancang arsitektur e-University. Framework ini menekankan organisasi tidak hanya mempunyai satu arsitektur, tetapi merupakan satu cakupan lengkap dari diagram-diagram yang direpresentasikan dari berbagai macam sudut pandang. Framework ini ditunjukkan pada Gambar 2.

Penggunaan dari framework ini adalah untuk menyediakan struktur dasar yang menunjang organisasi, menunjang akses, integrasi, interpretasi, pengembangan, manajemen, dan perubahan representasi arsitektur sistem informasi e-University. Setiap obyek atau deskripsi dari representasi arsitektur direferensikan sebagai artifak (artifact).

Gambar 3. Zachman Framework[2]

Artifak dapat berupa business (proses), work (proses), organization (peran dan tanggung jawab), policy (peraturan-peraturan), information (entitas data), applications (aplikasi), technology (komponen teknologi), network (komponen teknologi jaringan), security (komponen sistem keamanan), dan lainnya.

Pada perencanaan arsitektur e-University ini, digunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang dicetuskan oleh Steven H. Spewak, Ph.D. Menurutnya, EAP adalah proses mendefinisikan arsitektur informasi yang mendukung bisnis organisasi dan perencanaan untuk implementasi arsitektur tersebut. EAP bukanlan mendisain sistem, bukan mendisain database, atau network karena mendisain dilakukan setelah EAP dilakukan. EAP ini mengambil dua layer teratas Zachman Framework, yaitu mengambil sudut pandang ballpark dan owner.

Menurut Steven H Spewak, Ph.D[2] , Zachman Framework sangat membantu dalam menempatkan tahapan perencanaan/pendefinisian ke dalam framework konseptual, namun tidak menjelaskan cara mendefinisikan dua layer di atasnya, namun melalui EAP lah cara mendefinisikan dua layer tersebut dilakukan dengan tujuh tahapan sebagai berikut : inisiasi perencanaan; pemodelan bisnis; penilaian sistem dan teknologi yang saat ini ada; pendefinisian arsitektur data; pendefinisian arsitektur aplikasi; pendefinisian arsitektur teknologi; dan perencanaan implementasi/migrasi.

III. Perencanaan Awal Arsitektur e-University Secara umum, perancangan e-University ini dihasilkan empat artifak arsitektur yaitu :

1. arsitektur kontekstual yang merupakan hasil identifikasi organisasi dan proses kerja di perguruan tinggi seperti : profil, bagan konseptual organisasi, arah dan obyektif perguruan tinggi, persyaratan bisnis perguruan tinggi, dan diagram hirarki fungsi;

2. arsitektur konseptual yang disebut juga organizational model, merupakan kumpulan representasi deskriptif mengenai perguruan tinggi dari sudut pandang manajemen. Arsitektur konseptual terdiri dari model konsep bisnis, persyaratan fungsional umum, kelompok-kelompok utama dari proses bisnis yang disebut dengan process thread, hubungan antara process thread dengan persyaratan bisnis yang direpresentasikan dalam bentuk matriks, proses-proses bisnis yang direprentasikan dengan process chart atau diagram proses, dan beberapa matriks lainnya;

3. arsitektur data yang merupakan hasil identifikasi dan definisi berbagai macam data yang mendukung fungsi dan aktivitas di perguruan tinggi yang didefinisikan di dalam proses kerja;

4. arsitektur aplikasi yang merupakan definisi aplikasi-aplikasi utama yang diperlukan perguruan tinggi untuk mengelola informasi dan mendukung fungsi-fungsi tri dharmanya. Dalam definisi tersebut dijelaskan kemampuan dan fungsi utama dari aplikasi. Arsitektur Aplikasi bukan desain dari aplikasi dan bukan analisis detil persyaratan aplikasi. Kedua hal ini dilakukan pada fase awal dari setiap proyek pengembangan aplikasi. Pada arsitektur

aplikasi dihasilkan kebutuhan aplikasi, arsitektur aplikasi, desain integrasi aplikasi serta rekomendasi terkait aplikasi target;

5. arsitektur teknologi yang merupakan hasil identifikasi infrastruktur sistem dan teknologi informasi target dengan mempertimbangkan kebutuhan dan persyaratan teknis yang telah diidentifikasi. Pada arsitektur teknologi dihasilkan komponen-komponen teknologi, portofolio kajian teknologi, disain infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi serta rekomendasi arsitektur teknologi target;

Pada bagian ini akan difokuskan mengenai perencanaan arsitektur aplikasi dan infrastruktur.

E-University berdasarkan fungsi dipetakan menjadi tiga area, yaitu :

a. layer collection, yaitu layer pengumpulan data yang bersumber dari semua aplikasi yang ada di lingkungan perguruan tinggi maupun dari eksternal perguruan tinggi, sebagai contoh aplikasi ERP perguruan tinggi dan aplikasi inti perguruan tinggi (e-Learning, e-research, e-Curriculum, dan lainnya); b. layer processing dan analisis, yaitu layer untuk

memproses data yang terkumpul pada layer collection dengan memanfaatkan portal management, knowledge management, collaboration tool, business intelligence;

c. layer distribution, yaitu layer untuk mendistribusikan informasi hasil olahan dari layer processing dan analisis di mana distibusi ini ditujukan untuk intranet, ekstranet, dan Internet, yang dapat didukung oleh perangkat komputer desktop, mobile device, atau smart phone, smart TV, dan tablet PC.

Ditinjau dari aspek pengguna, dibagi menjadi 3 pengguna utama, yaitu internal perguruan tinggi (intranet), mitra (ektranet, dan masyarakat umum (internet). Untuk pengguna internal perguruan tinggi fitur yang harus disediakan adalah sebagai berikut :

a. kolaborasi seperti email, kalender, daftar pekerjaan, reminder, dan berbagi dokumen yang diwujudkan dalam bentuk portal e-University (Distribution Layer);

b. integrasi aplikasi operasional atau aplikasi-aplikasi di layer collection;

c. pemrosesan data dari masyarakat umum dan industri seperti tanggapan terhadap keluhan, laporan, pengaduan, kritik masyarakat, dan tawaran kerja sama dengan instansi lain dan komunitas industri yang diwujudkan dalam bentuk portal e-University (Distribution Layer);;

d. kliping Informasi, yaitu fitur yang membantu perguruan tinggi dalam melakukan otomatisasi kliping informasi yang bersumber dari berbagai situs web di Internet, yang selanjutnya diolah untuk kebutuhan tambahan informasi dalam mendukung tugas operasional perguruan tinggi yang diwujudkan di dalam bentuk portal e-University (Distribution Layer);

e. manajemen content situs perguruan tinggi : untuk mengelola content yang akan dipublikasikan ke situs web portal perguruan tinggi, seperti data jurnal ilmiah (e-reference), e-learning, dan content lainnya yang bersifat publik;

f. penyedia informasi bagi seluruh fakultas khususnya untuk membantu pengambilan keputusan (Business Intelligence, Knowledge Management System, EIS). Untuk pengguna mitra perguruan tinggi fitur yang harus disediakan adalah sebagai berikut :

a. akses informasi terhadap perkembangan terkini suatu kegiatan penelitian yang sedang dilakukan perguruan tinggi, untuk selanjutnya dapat ditindaklanjuti oleh pihak mitra yang diwujudkan dalam bentuk e-Project yang diakses melalui portal e-University (Distribution Layer);

b. akses laporan per periodik tentang kegiatan pengabdian masyarakat yang yang diwujudkan dalam bentuk e-Social Responsibility yang diakses melalui portal e-University (Distribution Layer);

c. kolaborasi antar manajerial perguruan tinggi dengan mitra melalui forum, web conference, berkaitan dengan suatu pekerjaan yang perlu ditangani bersama yang diwujudkan dalam bentuk virtual class (Distribution Layer);

Untuk pengguna masyarakat, fitur yang harus disediakan adalah sebagai berikut :

a. media penyampaian tanggapan / kritik / keluhan / pengaduan yang diwujudkan dalam bentuk portal e-University (Distribution Layer);

b. untuk mengetahui progress pengabdian masyarakat yang dilakukan perguruan tinggi yang diwujudkan dalam bentuk e-Social Responsibility yang diakses melalui portal e-University ;

c. untuk mengakses berita yang berkaitan dengan tugas dan fungsi perguruan tinggi diwujudkan dalam bentuk portal e-University.

Arsitektur teknologi, khususnya data center e-University dirancang dengan menggunakan arsitektur multtier dan diimplementasikan sebagai layanan cloud computing khususnya Software as a Service. Untuk itu perlu diperhatikan aspek-aspek high performance, high availiability, maupun high scalability. Berikut gambaran umum arsitektur teknologi e-University.

Gambar 5 Arsitektur Teknologi e-University

Arsitektur teknologi e-University meliputi tiga tier utama, yaitu presentation tier, application tier, dan data tier. Presentation tier berperan seolah-olah sebagai sebuah sistem tunggal yang terhubung langsung ke client, biasanya dalam bentuk sebuah virtual host name untuk mendistribusikan request client ke berbagai server aplikasi e-University. Application tier melakukan proses bisnis utama dari e-University. Data tier merupakan tier penyimpanan data permanen seperti database server.

DAFTAR PUSTAKA

1. E., McLean, E. & Watherbe, J., Information Technologfy for Management. 2nd Edition. New York : John Wiley & Son. 1996.

2. Spewak, Steven H. Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Applications, and Technology 2nd Edition. ISBN 0471599859. Wiley. 3. Sabic, A.; El-Zayat, M. Building E-University

recommendation system. Information Management and Engineering (ICIME), 2010 The 2nd IEEE International Conference on 16-18 April 2010. ISBN 978-1-4244-5263-7