LAPORAN. Monitoring Evaluasi Internal (MONEVIN) Akhir Tahun Program Hibah Kompetisi TPSDP PHK A2/A3 SP4. 7 November s/d 2 Desember 2006

(1)

LAPORAN

Monitoring Evaluasi Internal (MONEVIN) Akhir Tahun

Program Hibah Kompetisi TPSDP– PHK A2/A3 – SP4

7 November s/d 2 Desember 2006

PUSAT JAMINAN MUTU

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2006

(2)

HALAMAN PENGESAHAN

1. Penanggung Jawab

: Ketua PJM

N a m a

: Prof. Dr. Ir. Soebarinoto

Jabatan

: Ketua Pusat Jaminan Mutu

Alamat

: Jl. Sentaurus 4 Malang

Telepon

: 0341 ‐ 553559

HP

: 081 334 355106

Fax

: 0341 ‐ 575817

e‐mail

: pjm‐[email protected]

2. Tim Pelaksana

: Dr. Endang Arisoesilaningsih (Ketua Pelaksana)

Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir

Dr. Surachman, M. SiE.

Dr. Muhammad Nurhuda

Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS.

Dr. Unti Ludigdo, SE., MSi., Ak.

Tim Reviewer Internal Monev PHK UB

Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi.

Drs. Djaelani.

3. Waktu Kegiatan

: 7 November s/d 2 Desember 2006

Malang, 6 Desember 2006

Ketua PJM

Prof. Dr. Ir. Soebarinoto

NIP. 130 531 855

(3)

RINGKASAN

MONITORING DAN EVALUASI AKHIR TAHUN 2006

IMPLEMENTASI PHK TPSDP, A2, SP4

Pada tahun 2006 di Universitas Brawijaya sedang menjalankan 28 hibah yaitu 4 TPSDP, 8 PHK A2, 2 PHK A3, 16 SP4, serta 1 ICT grant. Agar mutu pelaksanakan PHK terjamin dan sesuai dengan surat keputusan Rektor, maka Pusat JaminanMutu (PJM) melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK. Monevin dilakukan pada tengah tahun, tahunan dan akhir program dengan melibatkan 10 reviewer DPT di UB, 20 Reviewer Internal Laporan PHK bekerjasama dengan Tim Koordinasi PHK menggunakan dana Monev 2,5% DRK. Tim Koordinasi PHK ini melakukan koordinasi implementasi pada berbagai jurusan penerima program PHK A2/A3, TPSDP, SP4 dan Hibah Kompetisi tingkat Universitas.

Program PHK tersebut secara umum berhasil dilaksanakan dengan sangat baik di masing‐masing unit penerima hibah, terutama oleh penerima PHK yang sudah menjalankan PHK lebih dari 2‐3 tahun. Sementara itu, beberapa penerima SP4 Kompetisi (khususnya PCPT) dan PHK TPSDP‐A2‐A3 yang baru tahun ke‐1 implementasi menunjukkan kinerja yang belum optimal. Walaupun penerima hibah telah menunjukkan kesungguhan untuk menjalankan program sesuai rencana, namun kemampuan mereka masih terbatas untuk memenuhi indikator target. Dalam Monevin terungkap bahwa mereka perlu menyesuaikan diri dengan aturan spesifik yang berlaku pada suatu PHK. Hal ini jelas tampak terutama pada ISS TPSDP yaitu LP3, UPT Bahasa dan UPT Perpustakaan.

Keberhasilan PHK tidak saja dirasakan oleh jurusan/PCPT terkait namun mengimbas secara horizontal ke jurusan/PCPT lain bahkan secara vertikal ke fakultas dan universitas. Keberhasilan PHK secara sistematik telah berdampak pada peningkatan perkembangan Universitas Brawijaya. Hal ini ditandai oleh :

1. Peningkatan kapasitas internal untuk menyediakan dan memberikan pelayanan lebih baik (struktur pendanaan, bahan pustaka, jaringan sistem informasi, peralatan dan fasilitas akademik lainnya)

2. Peningkatan relevansi pendidikan yang ditandai oleh integrasi Bahasa Inggris dan komputer dalam kegiatan PBM, pembelajaran berpusat pada mahasiswa, pendekatan pembelajaran sesuai PS (problem‐based learning, research‐based learning, autonomous learning dst) dan penerapan Kurikulum Berbasis Kompetensi pada tahun 2008.

3. Peningkatan suasana akademik yang ditandai oleh meningkatnya aktivitas penelitian dan pengabdian pada masyarakat oleh dosen dan mahasiswa, prestasi mahasiswa dalam lomba tingkat nasional/internasional dan perolehan paten, serta kegiatan belajar out door memanfaatkan wireless network)

4. Peningkatan efisiensi dan produktivitas akademik yang ditunjukkan oleh peningkatan IPK >3,0, penurunan lama studi dari > 4,68 tahun menjadi 4,48 tahun, indeks produktivitas 70% per tahun, pengunjung perpustakaan dan peminjam pustaka tanpa atau secara on line)

(4)

5. Peningkatan society recognition secara nyata akreditasi peringkat A program studi (PS) dari BAN PT, yang semula 21% menjadi 41% serta inisiasi akreditasi institusi.

6. Program keberlanjutan PHK ditunjukkan oleh beberapa good practices dari implementasi PHK telah diadopsi untuk pengembangan quality assurance system, penyusunan Renstra UB 2006‐2010 dan kebijakan akademik fakultas/universitas dan daya saing proposal PHK.

Dengan demikian maka keberhasilan implementasi PHK telah memberikan dampak pada proses dan output isu Relevansi (R), Akademik atmosfir (A), Efisiensi dan Produktivitas (E) dan Sustainabilitas (S). Sementara itu, isu Leadership (L), Manajemen internal (I) dan belum cukup nyata mengalami peningkatan. Dengan demikian kalau dikaitkan dengan piramida pengembangan institusi, maka hibah telah menyebabkan peningkatan efisiensi internal, sedangkan beberapa fondasi peningkatan kapasitas internal belum cukup kuat dan efisiensi eksternal belum terpengaruh.

Adapun kendala yang dihadapi dalam implementasi PHK adalah variasi kepemimpinan pada tingkat jurusan, fakultas dan universitas. Hal ini berdampak nyata pada kurang optimalnya manajemen internal dan organisasi unit kerja. Kendala yang dihadapi terutama karena dua isu terakhir ini terkait dengan mindset pimpinan yang terkait pada pola pikir dan pola perilaku. Perbaikannya membutuhkan waktu yang cukup panjang setelah peningkatan pemahaman mencapai standar minimal.Oleh karena itu Pimpinan Universitas membuat kebijakan bahwa perbaikan manajemen internal dan kepemimpinan akan ditingkatkan melalui PHK I‐MHERE institusi dan Program Otonomi Universitas.

Selain itu, pada saat Monevin PJM juga mencatat bahwa di antara penerima hibah terjadi sharing pengalaman, kegagalan dan keberhasilan menjalankan PHK sehingga terjadi dampak positif pada peningkatan suasana akademik dan mutu pengembangan jurusan/PCPT penerima hibah yang meningkat drastis. Hal ini diikuti oleh peningkatan jumlah penerima PHK dan dana yang dikelola. Akan tetapi, dampak positif tersebut kurang diamati secara vertikal pada tingkat manajerial.

Hibah TPSDP

Pada tahun 2006, terdapat empat (4) penerima TPSDP, yang terdiri atas 1 SSP Batch 2 PS Fisika, dan 3 ISS (LP3, UPT Perpustakaan dan UPT Bahasa), namun LP3 memiliki siklus berbeda sehingga jadwal monevin berbeda. Dibandingkan dengan hasil monevin tengah tahun, penerima TPSDP yang semula memperoleh nilai < 300 (67%), >300 (33%) dan >400 (0%), maka pada Monevin Akhir Tahun semua penerima hibah memperoleh nilai > 300 (100%).

PS Fisika telah memperoleh kemajuan fisik selama 4 tahun 84,79%, namun indikator kinerja telah ditentukan. Klarifikasi telah dilakukan pada saat visitasi dan diketahui

bahwa ada beberapa indikator utama maupun tambahan belum mencapai target yang ditentukan walaupun kegiatan telah semua diselesaikan kecuali pengadaan barang. Indikator proses yang dikendalikan secara internal dapat tercapai, namun indikator input dan output yang dikendalikan oleh faktor eksternal belum tercapai. Dampak

positif terutama diamati pada akademik atmosfir, keterlibatan berbagai pihak dan

(5)

Sementara itu untuk dua ISS, UPT Bahasa dan UPT Perpustakaan yang sedang

memulai implementasi kegiatan, pada akhir tahun ke‐1 sedang menyesuaikan diri dengan manajemen TPSDP. Kemajuan fisik meningkat dari 0% pada Monevin tengah tahun menjadi 47,26% dan 44,37% pada akhir tahun. Dampak positif terutama diamati

pada interaksi kedua UPT dan koordinasi yang lebih baik dengan jurusan. Untuk UPT Bahasa dampak penting TPSDP adalah peningkatan publikasi, kepuasan mahasiswa pada ESNED (English for student of non English Department), kesiapan mahasiswa dalam autonomous learning dan bilingual learning. Sedangkan untuk UPT Perpustakaan, dampak yang menonjol adalah peningkatan kualifikasi SDM, standarisasi pelayanan referensi, transaksi dan interkoneksi dengan PS/Fakultas. Kendala utama dalam implementasi

adalah kelambanan perolehan NOL (No objection letter) baik untuk pengadaan barang maupun persetujuan kegiatan, selain kepemimpinan dan manajemen internal. Untuk

itu, maka efektivitas aktivitas SPMU untuk membantu percepatan perolehan NOL ke CPMU/ADB perlu ditingkatkan. Selain proses, SPMU perlu memonitor lebih baik capaian target output maupun outcomes penerima hibah.

PHK A2 dan A3

Sepuluh jurusan sedang menjadi penerima PHK, 8 A2 dan 2 A3 dari hibah PHK batch 1‐3. Untuk itu, implementasi 3 PHK A2 telah mencapai tahun terakhir, 3 PHK A2 menjalankan hibah selama 2 tahun dan batch 3 dimenangkan oleh 2 PHK A2 dan 2 PHK A3 yang baru memulai kegiatan tahun ke‐1. Kemajuan kegiatan fisik mencapai 90%‐100% dan kegiatan berakhir pada bulan Desember 2006. Semua penerima hibah mendapat penilaian Monevin > 300 (20%), > 350 (80%) dan > 400 (30%) pada akhir tahun. Dengan

demikian, maka secara proses implementasi PHK A2‐A3 dinilai paling lancar dan cukup berhasil mencapai target yang ditetapkan. Dampak positif yang diamati terutama dalam hal proses dan output isu Relevansi (R), Akademik atmosfir (A), Efisiensi dan Produktivitas (E). Khusus untuk penerima hibah batch 1, juga telah

memperbaiki kegiatan terkait isu Sustainabilitas (S). Dalam hal input, beberapa jurusan bidang Agrokompleks menghadapi kendala penurunan jumlah dan mutu mahasiswa baru. Sementara itu, perbaikan isu Leadership (L) dan Manajemen internal (I) juga

dirasakan pada tingkat jurusan, sementara pada tingkat fakultas dan universitas belum dapat diamati secara nyata.

Dua penerima hibah yang kurang optimal keberhasilannya adalah PHK A2 di Jurusan Teknik Elektro dan PHK A3 di Jurusan Manajemen. Keberhasilan pada Jurusan Teknik Elektro dinilai kurang karena meskipun kemajuan fisik kegiatan sudah mencapai > 90%, namun lama studi dan beberapa indikator tambahan masih sangat jauh dari target yang ditetapkan, analisis permasalahan belum mencukupi dan program keberlanjutannya belum dikemukakan. Untuk Jurusan Manajemen, masih ada kelemahan dalam penulisan laporan, misalnya rancangan kegiatan, analisis indikator capaian, dan dukungan data. Selain itu, beberapa informasi tidak dapat diklarifikasi karena pada saat visitasi mahasiswa dan dosen non‐taskforce tidak hadir.

Keberlanjutan program dari penerima hibah batch 1 umumnya telah dirumuskan dengan lebih baik, bahkan Fakultas Hukum dan Jurusan Nutrisi dan Makanan Ternak telah mengusulkan proposal Program B, walaupun belum berhasil. Pada saat ini Fakultas Hukum sedang menyusun proposal I‐MHERE batch 3 dengan PS Teknologi Hasil Pertanian dan PS Biologi.

(6)

PHK SP4

Enam belas jurusan/PCPT sedang menjadi penerima PHK SP4 kompetisi, 9 di antaranya dari batch 2 yang telah mencapai tahun terakhir, sedangkan sisanya dari batch 3 yang baru memulai kegiatan tahun ke‐1. Meskipun pada saat Monevin tengah tahun, kemajuan kegiatan fisik 63% penerima hibah masih mencapai < 50% namun pada akhir tahun ini semua penerima hibah telah menunjukkan kemajuan fisik >90%. Hal itu secara konsisten juga dapat diamati dari peningkatan nilai evaluasi visitasi Monevin Akhir Tahun dibandingkan Monevin Tengah Tahun. Pada saat Monevin Tengah Tahun jumlah penerima hibah yang mendapat nilai rata‐rata < 300 adalah 25%, > 300 (75%), > 350 (31%) dan > 400 (13%), sedangkan pada akhir tahun < 300 adalah 6%, > 300 (94%), > 350 (69%) dan > 400 (37%). Dengan demikian, maka proses implementasi SP4 semula dinilai

sangat variatif, maka pada akhir tahun menunjukkan kesungguhan. Prestasi rendah

diperoleh oleh satu penerima hibah batch 3 PCPT yang terlambat mengumpulkan laporan dan tidak menunjukkan kesiapan menghadapi visitasi. Dampak positif yang diamati

terutama dalam peningkatan kapasitas internal melalui investasi pengadaan barang dan kegiatan fisik. Sementara itu akibat lemahnya seleksi dan kurangnya pembinaan awal maka sebagian besar kegiatan yang diprogramkan PCPT masih bersifat investasi,

bukan program penyelesaian masalah atau program pengembangan. Kegiatan tidak selalu menggunakan isu LRAISE. Sangat disayangkan, sebagian PCPT batch 2‐3 kurang menunjukkan implementasi dan dampak yang baik.

Beberapa penerima hibah yang berhasil mengimplementasikan program telah menunjukkan kinerja organisasi yang lebih sehat, sebaliknya bagi penerima hibah dengan kinerja kurang baik telah dipanggil PJM untuk diminta klarifikasi. Bagi mereka, ternyata hibah SP4 belum mampu menginisiasi good practices dalam pengembangan program, penerima hibah masih menganggap SP4 sebagai proyek konvensional dan kurang memperhatikan keberlanjutan. Oleh karena itu, sejak ada Monevin tahun 2005, beberapa praktek kurang baik dapat dikurangi. Keberlanjutan program dari beberapa penerima hibah batch 2 berkinerja baik telah dirumuskan, bahkan beberapa Jurusan telah mengusulkan proposal PHK A2‐A3, walaupun belum berhasil. Praktek baik menyusun

program selama SP4 terlalu sedikit dan belum mencukupi untuk memenuhi passing grade PHK A2‐A3, proposal telah gugur dalam seleksi internal UB tahun 2006. Bahkan untuk beberapa penerima SP4 yang kurang baik, adanya hibah tidak memberikan kesan manfaat secara institusional. Kedepan, Monevin akan dimulai dari Rencana Implementasi Program (RIP) 2007.

(7)

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN... i

RINGKASAN ...ii

DAFTAR ISI... vi

I. PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang... 1

1.2. Tujuan... 2

1.3. Kriteria Monitoring dan Evaluasi Yang Baik... 2

1.4. Pelaksanaan Monevin ... 3

1.5. Kriteria Penilaian ... 4

1.6. Hasil Evaluasi dan Sistem Penilaian ... 4

1.7. Jadwal Pelaksanaan Monevin Akhir Tahun 2006 ... 5

II. MONEVIN AKHIR TAHUN TPSDP 2006 ... 7

2.1. Penilaian ... 8

2.2. Komentar Reviewer... 9

III. MONEVIN AKHIR TAHUN PHK A2 DAN A3 2006 ... 17

3.1. Penilaian ... 18

3.2. Komentar Reviewer... 19

IV. MONEVIN AKHIR TAHUN SP4 KOMPETISI... 39

4.1. Penilaian Monevin Akhir Tahun SP4 Kompetisi Universitas

Brawijaya Tahun 2006 ... 40

4.2. Komentar Reviewer ... 41

(8)

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam rangka meningkatkan kesehatan institusi, Universitas Brawijaya telah mengikuti beberapa Program Hibah Kompetisi (PHK) sejak 1998. Tujuan proyek DUE, DueLike, QUE, TPSDP dan Program Hibah Kompetisi (PHK) Dikti adalah meningkatkan mutu pendidikan di jurusan di masing‐masing Perguruan Tinggi penerima hibah. Tercapainya peningkatan mutu pendidikan akan diukur menggunakan beberapa indikator kinerja (performance indicators) yang telah ditetapkan maupun yang diusulkan oleh penerima hibah. Sasaran kuantitatif indikator‐indikator tersebut ditetapkan sebelum program dimulai dan dicantumkan dalam proposal dan Rencana Implementasi Proyek (Project Implementation Plan/PIP) yang diajukan oleh penerima hibah dari masing‐masing Perguruan Tinggi. Peningkatan mutu pendidikan yang ditunjukkan oleh peningkatan indikator‐indikator tersebut diharapkan tercapai karena adanya perbaikan didalam pengelolaan Jurusan dan pelaksanaan Program Studi sebagai dampak dari implementasi hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Majelis dan komisi yang ada di Dewan Pendidikan Tinggi bertanggung jawab melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja yang dicapai. Akan tetapi secara internal tugas Monev implementasi PHK tersebut menjadi tanggung jawab Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya untuk mengevaluasi pengembangan Jurusan dan Program Studi, sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh penerima hibah, baik secara kualitatif yaitu berupa evaluasi terhadap ada tidaknya perbaikan ke arah tujuan yang diinginkan oleh unit penerima hibah, maupun secara kuantitatif yaitu ada tidaknya peningkatan indikator kinerja pada setiap akhir tahun pelaksanaan proyek/program selama proyek/program berlangsung. Selain itu reviewer internal PJM‐UB juga melakukan evaluasi tahunan terhadap kemajuan yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan investasi yang dilakukan oleh proyek/program tersebut sekaligus untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi.

Berdasarkan SK Rektor Universitas Brawijaya No. 023/A/SK/2006, tugas PJM‐UB adalah

1.

Pengembangan prosedur baku (Standard Operating Prosedur) untuk :

1.1. Menjamin kualitas dan seleksi internal proposal Program Hibah Kompetisi (PHK) dari DIKTI (TPSDP, SP4, A, B, IMHERE dan lain‐lain)

1.2. Menjamin kualitas pelaksanaan PHK DIKTI tersebut melalui Monitoring dan Evaluasi (Monev)

1.3. Pendampingan pada saat visitasi PHK dari DIKTI

1.4. Menjamin kualitas Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat

1.5. Menjamin kualitas usulan akreditasi Program Studi/Institusi melalui pendampingan

2.

Monitoring dan evaluasi uji coba serta implementasi manual untuk kegiatan akademik.

3.

Pengembangan Sistem Jaminan Mutu Akademik di Universitas Brawijaya.

4.

Penyebarluasan praktek baik (good practices) dari suatu unit penerima PHK ke unit yang lain.

(9)

1.2. Tujuan

Tujuan utama dilakukannya monitoring dan evaluasi internal adalah :

1. Mengetahui dengan jelas perkembangan unit penerima hibah dalam mengimplementasikan rencana pengembangannya yang tertuang didalam proposal dan Rencana Implementasi Program.

2. Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan‐masukan dalam menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan rencana pengembangannya.

3. Menentukan kelayakan pelaksanaan tahun kedua dari Rencana Implementasi Tahun berikutnya.

4. Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab Kegiatan mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut.

1.3. Kriteria Monitoring dan Evaluasi Yang Baik

Proses monitoring dan evaluasi yang dianggap baik harus dapat memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Reliable (kehandalan)

Keandalan dari suatu proses monitoring dan evaluasi dinilai dengan kesamaan hasil proses monitoring dan evaluasi tersebut pada berbagai kondisi yang relatif sama, kalau antar kondisi‐kondisi tersebut diperbandingkan. Dengan demikian, faktor‐ faktor subyektifitas (seperti karakteristik individu para reviewer, penafsiran dan penilaian yang tidak berdasar, dsb) dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi sedapat mungkin dikurangi ataupun dihindari.

2. Transparan

Transparansi pada proses monitoring dan evaluasi bergantung pada sejauh mana pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi dan pihak yang dimonitor dan dievaluasi memahami dengan baik proses tersebut, termasuk pemahaman mengenai tujuan, alasan maupun hasil yang diharapkan.

3. Credible (dapat dipercaya)

Tingkat kredibilitas suatu proses monitoring dan evaluasi sangat bergantung pada tingkat validitas hasil proses monitoring dan evaluasi tersebut. Oleh karena itu, kecermatan dalam mengukur prestasi yang telah dicapai dalam mencapai tujuan yang diinginkan dan mengukur kewajaran dalam pembiayaan implementasi program, serta keterbukaan dari yang dimonitor dan dievaluasi (penerima hibah) menjadi faktor yang sangat penting dan perlu mendapatkan perhatian.

4. Comprehensiveness (tingkat komprehensif)

Tingkat Komprehensif dari suatu proses monitoring dan evaluasi sangat bergantung kepada keseuaian jumlah obyek yang diamati dan kesesuaian jumlah sampel responden (mahasiswa, dosen, dsb) yang disiapkan oleh unit yang dimonitor dan dievaluasi.

(10)

5. Universality

Keuniversalan suatu proses monitoring dan evaluasi bergantung pada sejauh mana proses tersebut dapat diadopsi dan dilaksanakan pada berbagai subject area dan pada berbagai kondisi.

6. Effectiveness

Efektivitas proses monitoring dan evaluasi yang berkualitas bergantung pada sejauh mana dampak dari proses tersebut menyebabkan penerima hibah secara sadar melakukan proses pengembangan yang berkesinambungan (continuous improvement), termasuk melakukan identifikasi peluang‐peluang pengembangan, memberikan informasi secara berkesinambungan pada para stakeholder mengenai perkembangan institusinya, dsb.

Ke 6 kriteria tersebut diatas, sebaiknya dipahami benar oleh Reviewer Internal yang melakukan proses monitoring dan evaluasi.

1.4. Pelaksanaan Monevin

Monev tengah tahun dan akhir tahun akan dilaksanakan oleh sebuah tim internal reviewer PJM atau minimal harus terdiri dari dua orang reviewers. Monev dilakukan dua kali dalam satu tahun, yaitu di tengah dan akhir tahun implementasi. Monev dilakukan dengan desk evaluation didasarkan pada Laporan Tengah Tahun dan Presentasi Kemajuan PHK di depan seluruh taskforce penerima hibah.

• Desk evaluation

Dilakukan oleh dua (2) orang Reviewer Internal dan dimaksudkan untuk mendapat informasi secara detail kemajuan, kendala dan solusi alternatif yang dilakukan oleh penerima PHK berdasarkan Laporan yang telah dibuat. Reviewer Internal diharuskan menyampaikan penilaian dan komentar terhadap laporan dalam bentuk tertulis(format terlampir). Penilaian dan komentar diberikan ke masing‐masing jurusan penerima hibah melalui PJM. Setiap penerima PHK menyerahkan dua eksemplar Laporan. Dilakukan pada Monev tengah dan akhir tahun.

• Progress Report Presentation

Selain itu, pada waktu yang disepakati, penerima hibah melakukan presentasi di hadapan seluruh penerima PHK di lingkungan Universitas Brawijaya. Komentar dari reviewer pada saat desk evaluation dapat diklarifikasi melalui diskusi. Selain itu, forum ini juga diharapkan menjadi sarana penyebaran dari good practices setiap penerima hibah. Pimpinan fakultas dan universitas dapat hadir dalam acara ini untuk memberikan pengarahan.

• Site visit

Selain itu, pada waktu yang disepakati pada akhir tahun, dilakukan visitasi untuk melakukan klarifikasi keberhasilan, kendala dan dampak hibah yang diterima. Dilakukan oleh dua (2) orang internal reviewer PJM dan dialog dengan Pimpinan Fakultas, Jurusan, PIC, dosen dan mahasiswa serta pemeriksaan dokumen pendukung.

(11)

1.5. Kriteria Penilaian

1. Kepemimpinan dan komitmen institusi

Kriteria ini menilai peranan dan komitmen pimpinan dalam mendukung pelaksanaan program, mengatasi permasalahan yang ada dan memberikan arahan pada perencanaan program tahun berikutnya. Peran Tim Monevin dalam menjamin keberhasilan pelaksanaan program dan pencapaian tujuan, juga merupakan hal yang termasuk dalam penilaian kriteria ini. Kepemimpinan yang baik harus tercermin dalam keikutsertaan staf akademik dan staf adminsitrasi atau mahasiswa (sesuai dengan proramnya) dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Kualitas laporan dan Rencana Implementasi Program Tahun Kedua akan mencerminkan kualitas kepemimpinan.

2. Kemampuan melaksanakan program

Kriteria ini menilai kemampuan insitusi dan jurusan/PCPT untuk melaksanakan program dan kegiatan yang diusulkan sesuai dengan jadwal dan target yang ditetapkan. Kemampuan melaksanakan program tidak hanya dilihat dari kemampuan insitusi dalam melaksanakan investasi, tetapi juga menginisiasi dan melaksanakan kegiatan‐kegiatan yang tidak memerlukan dukungan investasi atau kegiatan‐kegiatan dalam rangka pemanfaatan investasi. Kegiatan‐kegiatan yang telah dimulai atau sedang dilaksanakan harus mengarah pada pencapaian indikator keberhasilan. Kemampuan melaksanakan program juga harus tercermin dari upaya insitusi dalam mengatasi hambatan yang ada.

3. Keberlanjutan Program

Penilaian aspek ini ditujukan pada kejelasan strategi dan program yang akan menjamin keberlanjutan aktivitas dan hasil yang diperoleh selama pendanaan. Secara umum ada 2 (dua) aspek yang perlu mendapatkan jaminan keberlanjutan, yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices dan sumber daya yang telah ditanam (invested resources).

1.6. Hasil Evaluasi dan Sistem Penilaian

Hasil evaluasi Laporan Tengah Tahun dan Rencana Program Tahun Kedua berupa nilai dan komentar yang diberikan terhadap Laporan Tengah Tahun dan Rencana Program Tahun Kedua berdasarkan kriteria penilaian.

Sistem penilaian untuk setiap kriteria menggunakan skala 1‐5, dimana 1 = sangat buruk (very poor), 2 = buruk (poor), 3 = cukup (fair), 4 = baik (good), dan 5 = sangat baik (very good). Nilai bagi masing‐masing kriteria (S), kemudian dikalikan dengan bobot penilaian (W) untuk menghasilkan nilai total: Nilai total = ∑ S(i) × W(i) ; i = 1 – 4 dimana S(i) = nilai yang diberikan untuk kriteria ke‐i W(i) = faktor bobot untuk kriteria ke‐i Sistem penilaian ini akan menghasilkan nilai total yang berkisar antara 100 – 500.

(12)

1.7. Jadwal Pelaksanaan Monevin Akhir Tahun 2006

Hari & Jam Jurusan/ PS/ PCPT Jenis _PHK Reviewer 1 Reviewer 2

Selasa, 21 Nop

10.00-13.00 Teknik Elektro (Batch II) A2

Soebarinoto, Ir., Dr.,

Prof. E.F. Sri Maryani Santoso, Ir., MS. Rabu, 22 Nop

08.00-11.00

Nutrisi dan Makanan

Ternak (Batch I) A2 Harry Soekotjo Dachlan, Ir., M.Sc., Dr. Didik Suprayogo, Ir., Ph.D. Rabu, 22 Nop

09.00-12.00 Ilmu Tanah (Batch I) A2

Endang

Arisoesilaningsih, Dr. Agus Suharyanto, M.Eng., Ph.D. Rabu, 22 Nop

10.00-13.00 Manajemen (Batch III) A3

Retno Mastuti, Ir.,

D.Agr.Sc. Eko Ganis S., M.Com-Hons., Ph.D. Rabu, 22 Nop

12.00-15.00 Ilmu Hukum (Batch I) A2

Harry Soekotjo Dachlan,

Ir., M.Sc., Dr. Muhammad Nurhuda, Dr. Rabu, 22 Nop

14.00-17.00 UPT Bahasa TPSDP

Mohammad Bisri, M.S.,

Dr. Muhammad Nurhuda, Dr. Kamis, 23 Nop

09.00-12.00 Arsitektur (Batch II) A2 Cahyo Prayogo, Ir., MP.

M. Halim Natsir, S.Pt., M.P.

Kamis, 24 Nop

10.00-13.00 LP3 TPSDP

Soebarinoto, Ir., Dr.,

Prof. Mohammad Bisri, M.S., Dr. Jumat, 24 Nop

13.00-16.00 Akuntansi (Batch III) A3 Surachman, M.SiE., Dr.

Sri Lestariningsih, SH, MHum.

Sabtu, 25 Nop

09.00-12.00 Kimia (Batch III) A2

Dwi Fadila Kurniawan,

ST., MT. Retno Mastuti, Ir., D.Agr.Sc. Sabtu, 25 Nop

09.00-12.00 UPT Perpustakaan TPSDP Herman Tolle, MT Surachman, M.SiE., Dr. Sabtu, 25 Nop

09.00-12.00

Teknik Industri Pertanian

(Batch II) A2 Sri Rahayu Utami, Ir., Dr. Moch. Rusli, Ir. Dipl.Ing. Sabtu, 25 Nop

10.00-13.00

Budidaya Pertanian

(Batch III) A2 Rusdi Tjahjono, Ir. MSA. Sunarto Ismunandar, Ir., MS. Sabtu, 25 Nop

10.00-13.00 PS Fisika TPSDP

Endang

Arisoesilaningsih, Dr. Sri Lestariningsih, SH, MHum.

(13)

Hari & Jam Jurusan/ PS/ PCPT Reviewer 1 Reviewer 2

Senin, 27 Nop

11.00 – 14.00 BAUK (Batch III)

E.F. Sri Maryani Santoso,

Ir., MS. Surachman, M.SiE., Dr. Senin, 27 Nop

11.00 – 14.00 PJM (Batch III)

Sri Lestariningsih, SH, MHum.

Senin, 27 Nop

13.00 – 16.00 BAAK (Batch III) Setyo Widagdo, SH., MH.

Eko Ganis S., M.Com-Hons., Ph.D.

Senin, 27 Nop 14.00 – 17.00

Program Bahasa dan Sastra

(Batch III) Jody Moenandir, Ir., Dr., Prof. Selasa, 28 Nop

10.00 – 13.00 BAPSI (Batch II) Surisdiarto, Ir., M.Rur.Sc.

Endang Arisoesilaningsih, Dr.

Selasa, 28 Nop 13.00 – 15.00

Jur. Sosek Pertanian (Batch

III) M. Halim Natsir, S.Pt., M.P. Soebarinoto, Ir., Dr., Prof. Rabu, 29 Nop

09.00 – 12.00

Ilmu Hama dan Penyakit

Tumbuhan (Batch II) Dwi Fadila Kurniawan, ST., MT. Ani Mulyasuryani, MS., Dr. Rabu, 29 Nop

09.00 – 12.00

Manajemen Sb. Daya Perairan

(Batch II) Moch. Rusli, Ir. Dipl.Ing. Surisdiarto, Ir., M.Rur.Sc. Rabu, 29 Nop

09.00 – 12.00 Teknik Pertanian (Batch II) Hermin Sulistyarti, Dr.

Jody Moenandir, Ir., Dr., Prof.

Rabu, 29 Nop

14.00 – 17.00 Fakultas Kedokteran (Batch II)

Endang Arisoesilaningsih, Dr.

Rabu, 29 Nop

10.00 – 13.00 Jur. Adm. Bisnis (Batch III)

Eko Ganis S.,

M.Com-Hons., Ph.D. Surachman, M.SiE., Dr. Rabu, 29 Nop

09.00 – 12.00

Lab. Sentral Ilmu & TP (Batch

III) Yulia Nuraini, Ir., MS Retno Mastuti, Ir., D.Agr.Sc. Kamis, 30 Nop

09.00 – 12.00

Pusat Pengembangan

E-Learning (Batch II) Muhammad Nurhuda, Dr. Cahyo Prayogo, Ir., MP. Kamis, 30 Nop

09.00 – 12.00 Matematika (Batch II) Lilik Setyobudi, Dr. Rusdi Tjahjono, Ir. MSA. Sabtu, 2 Des

09.00 – 12.00 UPPTI (Batch II) Hartutik, Ir., Dr., Prof. Moch. Rusli, Ir. Dipl.Ing. Sabtu, 2 Des

09.00 – 12.00 Produksi Ternak (Batch II) Sri Rahayu Utami, Ir., Dr. Rusdi Tjahjono, Ir. MSA.

(14)

II. MONEVIN AKHIR TAHUN TPSDP 2006

(15)

Kepemimpinan &

Komitmen

Pelaksanaan

Program

Keberlanjutan

Penerima Hibah

Reviewer

30

50

20 Skor

Rata‐rata

Endang Arisoesilaningsih 4 3 3 330 PS Fisika Sri Lestariningsih 4 3 3 330 330 Soebarinoto 4 2 4 300 LP3 M. Bisri 4 2 4 300 300 Herman Tolle 4 3 3 330 UPT Perpustakaan Surachman 4 3 3 330 330 M Bisri 4 3 3 330 UPT Bahasa M. Nurhuda 3 3 3 300 315

Monevin Akhir Tahun TPSDP Universitas Brawijaya Tahun 2006

2.1. Penilaian

(16)

2.2. Komentar Reviewer

Program Hibah Kompetisi (PHK) Perguruan Tinggi

TPSDP

Komentar Reviewer

Nama Program Studi / ISS : Fisika FMIPA

Nama Reviewer : 1. Dr. Endang Arisoesilaningsih

2. Sri Lestariningsih, SH., MHum. Komentar Umum

Program Studi (PS) Fisika telah menyelesaikan berbagai kegiatan dengan isu LRAIE++ hingga tahun ke‐4 untuk Strengthening Study Program (SSP). Laporan Akhir Program TPSDP batch 2 dibuat dengan menunjukkan kemajuan capaian fisik tahun ke‐4 mencapai 93,09% sedangkan kemajuan fisik selama 4 tahun mencapai 82,82%. Laporan juga menyampaikan keberhasilan yang dicapai hingga saat ini dengan menunjukkan capaian indikator utama dan pendukung hasil evaluasi diri. Dibandingkan dengan Laporan Tengah Tahun, maka laporan terakhir ini telah menunjukkan kemajuan yang cukup baik, terutama terkait dengan capaian indikator yang semula masih jauh dari target yang telah ditetapkan. Akan tetapi, meskipun pelaksanaan kegiatan‐kegiatan sudah diupayakan dijalankan sesuai rencana, akan tetapi analisis pencapaian indikator yang sesuai dengan target atau belum selama kurun waktu 4 tahun belum dapat dikemukakan. Disarankan agar laporan mengadopsi kebiasaan/teknik menyampaikan “achievement” secara benar, misalnya dengan menjelaskan “output, outcomes/impacts, obstacles dan their solution, future planning”. Dengan demikian apabila ada ketidaktercapaian suatu indikator, maka analisis mendalam dapat mengidentifikasi permasalahan dan akar penyebabnya, sehingga dapat segera diupayakan solusi yang tepat. Perlu diidentifikasi apakah kesulitan dalam melakukan analisis dimungkinkan karena terjadi pergantian pengelola program, kurang adanya informasi yang berlanjut tentang alasan/faktor tercapainya atau tidak indikator kinerja pada tahun‐tahun sebelumnya dengan capaian indikator pada akhir tahun sekarang.

Keberhasilan yang menonjol dari kinerja PS Fisika setelah menerima dana TPSDP adalah perbaikan proses PBM yang didukung oleh kurikulum yang lebih sesuai dengan kebutuhan saat ini, upaya perbaikan layanan untuk kegiatan mahasiswa dan peningkatan akademik atmosfir, kualifikasi pendidikan dosen meningkat tajam serta fasilitas peralatan laboratorium yang cukup lengkap. Dengan demikian, maka kepuasan mahasiswa terhadap kurikulum dan PBM meningkat dan mencapai > 70%. Akan tetapi, selain keberhasilan tersebut, perbaikan kinerja PS Fisika belum mampu menghadapi tantangan dari faktor luar, terutama untuk mengatasi penurunan jumlah dan kualitas input mahasiswa baru. Selain itu, beberapa program belum terlaksana secara efektif, akreditasi PS, indikator terkait kinerja dosen dalam penelitian tidak mencapai target antara lain dinyatakan karena pengadaan peralatan tahun ke‐3 dan ke‐4 mengalami hambatan hingga saat ini. Birokrasi memperoleh NOL (No Objection Letter) 1‐3b dari CPMU/ADB dinilai menjadi faktor utama ketidaksesuaian antara kegiatan dan dukungan peralatan. Selain itu, keterbatasan prestasi sebenarnya telah terdeteksi di tahun ke‐3, namun hingga

(17)

tahun ke‐4 hal itu belum dapat diatasi. Hal itu mengungkapkan informasi apakah program TPSDP PS Fisika telah mendukung peningkatan kapasitas internal yang memadai (isu Kepemimpinan (L) dan Manajemen internal (I)). Untuk keberlanjutan TPSDP setelah pelaksanaan 4 tahun telah dinyatakan dalam laporan ini, antara lain evaluasi dan pengembangan isu di Jurusan Fisika yang akan ditangani oleh unit‐unit tertentu. Akan lebih baik kalau dibentuknya unit‐unit tersebut diperkuat dengan bukti dukung misalnya SK dari pimpinan Jurusan/Fakultas.

Kepemimpinan dan Komitmen Institusi

Peranan dan komitmen pimpinan (dari individual hingga institusional leaders) sangat diperlukan dalam mendukung pelaksanaan program, mengatasi permasalahan yang ada dan memberikan arahan pada perencanaan keberlanjutan program berikutnya. Pimpinan Jurusan dalam kegiatan Monevin Akhir tahun 2006 menunjukkan komitmen guna keberhasilan dan pencapaian program. Akan tetapi dukungan tersebut, seharusnya diikuti dengan partisipasi semua pihak dalam kegiatan, sebagai misal aktivitas peningkatan kemampuan Bahasa Inggris ternyata lebih banyak diarahkan pada dosen muda. Dukungan di tingkat pimpinan fakultas perlu lebih ditingkatkan, karena Pimpinan belum dapat mengamati keberhasilan implementasi TPSDP PS Fisika. Selain itu, terdapat beberapa informasi penting dari pimpinan yang perlu segera ditindaklanjuti oleh jurusan, antara lain lama studi mahasiswa di Jurusan Fisika paling lama dibandingkan dengan jurusan lain di FMIPA. Hal ini akan menjadi pertanyaan mengenai dampak TPSDP selama 4 tahun kepada mahasiswa dalam penyelesaian studi. Selain itu, komitmen taskforce diamati cukup baik ditunjukkan oleh keberhasilannya menjalankan program hingga tahun ke‐4, keikutsertaan staf akademik dan staf adminsitrasi atau mahasiswa dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Selain kerjasama dengan UPT Bahasa untuk menyusun English For Academic Purposes (EAP), laporan belum mengungkapkan komitmen pimpinan untuk penerapan beberapa good practices yang diadopsi menjadi kebijakan tingkat jurusan maupun fakultas atau universitas. Taskforce juga belum menunjukkan bila ada dukungan manajemen internal dan arahan pimpinan institusi untuk mengatasi permasalahan terkait penurunan kualitas input, keterbatasan penerapan standar baru PBM untuk dosen di luar PS Fisika dan belum melembaganya sistem penjaminan mutu akademik di Jurusan Fisika.

Kemampuan Melaksanakan Program

Jurusan telah melaksanakan program dan kegiatan yang diusulkan, walaupun beberapa jadwal telah disesuaikan dengan perolehan NOL, perkembangan dan situasi yang ada. Beberapa kegiatan atau investasi menunjukkan efektivitas yang tinggi, sedangkan yang lainnya bahkan tidak terlaksana dan sulit mencapai target yang ditetapkan. Pencapaian indikator kinerja cukup banyak yang tidak tercapai sesuai target yang ditentukan, dan bahkan terdapat indikator kinerja yang tidak tercapai sama sekali (indikator tentang jumlah buku yang diterbitkan oleh staff). Kemudian terdapat juga indikator yang tidak mengalami kenaikan sejak 3 tahun terakhir (kemampuan Bahasa Inggris staff akademik). Untuk fenomena ini, belum diberikan uraian secara jelas tentang faktor penyebabnya dan alasan tidak tercapainya indikator tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka secara rasional dalam pelaksanaan kegiatan terdapat hambatan yang dialami, tetapi dalam laporan tidak dikemukakan hambatan tersebut dan bagaimana upaya mengatasinya, serta rencana perbaikan/tindak lanjut di masa datang. Karena perbaikan kinerja unit pengelola TPSDP tidak akan berhenti dengan selesainya program

(18)

ini, namun akan tetap menjadi pedoman pelaksanaan evaluasi diri untuk perbaikan dan pengembangan PS Fisika di masa datang. Selain itu, kegiatan yang dilaksanakan berada dalam satu rangkaian, sehingga secara logis dampak dari aktivitas‐aktivitas tersebut akan berpengaruh secara langsung satu dengan lainya. Akan tetapi hal ini belum terjadi, karena dinyatakan kemampuan penguasaan komputer dan mulitmedia, Bahasa Inggris dari staff akademik sudah baik, dan persiapan untuk mengajar juga menjadi baik. Namun yang terjadi justru tingkat kepuasaan mahasiswa terhadap materi dosen masih rendah. Taskforce harus lebih cermat terhadap kondisi yang demikian, dan dapat segera melakukan perbaikan atas kondisi tersebut. Beberapa kendala, permasalahan dan situasi baru belum dianalisis cukup komprehensif.

Kegiatan R1 untuk mengembangkan ketrampilan Bahasa Inggris, komputer dan jaringan untuk mahasiswa. Seluruh program telah diimplementasikan walaupun beberapa sub‐kegiatan tertunda hingga tahun berikutnya. Memperhatikan kelengkapan dukungan fasilitas komputer dan peningkatan TOEFL, maka indikator capaian yang dituliskan dalam laporan kurang memadai. Untuk itu diperlukan klarifikasi angkatan mahasiswa yang diambil sebagai sampel, metode dan tool evaluasi yang digunakan. Mengingat kesulitan mahasiswa dalam memahami referensi berbahasa Inggris, maka perlu ada analisis terkait dengan keengganan mahasiswa berkunjung ke perpustakaan, serta implementasi terstruktur bilingual class.

Kegiatan R2 berupaya memperpendek waktu tunggu lulusan dan menyesuaikan kurikulum dengan pengguna. Kegiatan telah dilakukan dengan baik, namun keterbatasan PS Fisika mencapai target kepuasan mahasiswa terhadap kurikulum baru perlu dievaluasi secara mendalam. Dari sini akan diketahui akar permasalahan yang teridentifikasi dan solusi untuk perbaikan. PS Fisika diharapkan dapat mendeteksi secara dini kesulitan dan segera mencari solusinya.

Kegiatan E.1 dan E2 bertujuan memperpendek lama studi dengan perbaikan komponen input dan proses pembelajaran dan penelitian. Meskipun, kegiatan telah terimplementasi namun pengadaan peralatan laboratorium dinyatakan belum tersedia. Terkesan bahwa kegiatan E.21 tidak pernah terimplementasikan (halaman 33). Anehnya, pelayanan laboratorium meningkat secara nyata, walaupun masih terbatas pada pelayanan oleh laboran (halaman 31). Kalau demikian, berarti apakah peralatan sebenarnya memang kurang diperlukan? Penurunan lama pengerjaan skripsi telah memberikan kontribusi pada pemendekaan lama studi, sedangkan produktivitas dosen dalam publikasi internasional cenderung masih fluktuatif dan belum sesuai target. Sebaiknya dihindari penjelasan achievement yang berorientasi pada investasi atau pengadaan ruang, namun lebih diutamakan menyampaikan peran dan perbaikan kinerja. Perlu dipikirkan bagaimana keberlanjutan program setelah TPSDP.

Keberhasilan kegiatan A terkait dengan peningkatan budaya ilmiah civitas akademika, perbaikan kemampuan dosen dalam menggunakan bahasa Inggis dan kumputer untuk meningkatkan produktivitas dosen dalam penerbitan buku. Selain itu tidak ada penjelasan terkait dengan sub kegiatan A.1.5. apakah betul tidak implementasinya? Banyak keberhasilan research grant dicatat, namun semua indikator antara yang dibuat tidak satupun mencapai target. Klarifikasi sangat diperlukan untuk menganalisis permasalahan yang ada.

Perbaikan manajemen sumber daya manusia di laboratorium dan administratif telah dilakukan dengan melibatkan pengelolaan SIM, pengembangan sistem TQM dan pelayanan PBM. Peningkatan kinerja administratif telah memuaskan mahasiswa, namun

(19)

kepuasan lulusan terhadap layanan laboratorium kurang dari target. Untuk kegiatan AE, penjelasan tentang achievement masih merujuk pada data mahasiswa angkatan 2005, bagaimana dengan mahasiswa angkatan 2006? Beberapa indikator masih jauh dari target capaian yang diusulkan, sehingga perlu ditegaskan akar permasalahan dan strategi perbaikan kinerja pasca TPSDP. Terkait dengan angka‐angka pencapaian indikitor kinerja perlu untuk dicermati lebih teliti, karena inkonsistensinya penyebutan angka di hal. 36 dengan angka di tabel pada masing‐masing kegiatan yang dilakukan.

Keberlanjutan Program

Taskforce telah melakukan kegiatan memperbaiki proses penyehatan Jurusan Fisika. Keberlanjutan program telah dipikirkan untuk mencapai target yang ditetapkan. Akan tetapi perubahan kondisi lokal, UB, nasional bahkan global menuntut adanya perencanaan strategis. Dengan demikian, maka praktek baik dan prestasi yang dicapai selama menerima TPSDP dapat terjamin keberlanjutannya, khususnya untuk mencapai target indikator yang belum tercapai. Pembentukan unit‐unit tertentu di Jurusan untuk melakukan evaluasi dan pengembangan kegiatan berdasarkan issu L‐RAISE disarankan untuk diperkuat dengan dasar hukum SK dari pimpinan di Jurusan/Fakultas yang memuat pula tugas, pokok , fungsi (tupoksi) dan dalam pelaksanaan kegiatannya diikuti dengan monitoring secara berkelanjutan dari pihak pimpinan. Selain itu, keberlanjutan TPSDP ini akan dipertanyakan jika tidak didukung oleh adanya jumlah input mahasiswa baru yang memadai. Oleh karena itu, diperlukan kesungguhan dan komitmen pimpinan untuk upaya perbaikan berkelanjutan. Nama Program Studi / ISS : UPT Perpustakaan Nama Reviewer : 1. Herman Tolle, MT. 2. Dr. Surachman, M.SiE. Komentar Umum

Laporan ISS‐TPSDP UPT Perpustakaan merupakan Laporan akhir tahun ke‐1, sementara hibah direncanakan berjalan selama 1,5 tahun dan akan berakhir pada tengah tahun 2007. Dari hasil review dan site visit terlihat kesungguhan dari grantee untuk melaksanakan program, walaupun masih tampak sejumlah kekurangan. Serapan dana terlihat masih rendah, yang berdampak pada total progres aktivitas yang baru 37% padahal telah memasuki 2/3 alokasi waktu kegiatan. Alasan bahwa alokasi anggaran yang terkendala belum selesainya proses pengadaan barang harus dijelaskan dalam laporan, sehingga total progres seharusnya lebih dari 37%.

Data‐data yang ditampilkan masih belum lengkap dan mendetail. Indikator capaian masih ada yang belum menampakkan perubahan atau belum di update, walaupun ada sebagian yang menunjukkan lonjakan yang sangat besar. Hal ini diketahui pada saat visitasi. Perlu dilakukan analisis mendalam apakah peningkatan indikator karena disebabkan kinerja perpustakaan berdasarkan kontribusi aktifitas dalam PHK TPSDP atau karena ada faktor lain. Laporan penggunaan dana dalam Lampiran sebaiknya juga dibuat lebih detail dan teliti.

(20)

Kepemimpinan dan Komitment Institusi (L)

Komitmen dari pimpinan dinilai baik karena keterlibatan aktif dalam pelaksanaan program. Perkembangan program dipahami dengan baik oleh pimpinan sehingga dapat memberikan pertimbangan dan solusi ketika pengelola PHK menghadapi kesulitan. Kepemimpinan yang kuat juga menjamin keberlangsungan dan keberlanjutan program. Namun demikian hal yang menggembirakan kegiatan‐kegitan tersebut telah melibatkan semua unsur yang ada, mulai dari tingkat pimpinan sampai dengan mahasiswa dan masih diperlukan koordinasi yang lebih baik antara pimpinan dan masing‐masing pelaksana kegiatan agar laporan yang disampaikan memenuhi standar atau acuan yang telah ada.

Kemampuan melaksanakan program

Kemampuan melaksanakan program dinilai cukup baik. Program yang dilaksanakan meliputi empat kegiatan utama yang meliputi peningkatan kemampuan akses terhadap Informasi, peningkatan kinerja pelayanan, peningkatan distribusi Informasi terhadap masyarakat melalui layanan perpustakaan dan peningkatan kerja sama dengan perpustakaan perguruan tinggi lain dan sumber‐sumber lain.

Dalam laporan Akhir tahun terdapat beberapa pelaksanaan pekerjaan yang belum selesai dikerjakan dikarenakan ada beberapa kendala teknis. Di samping itu telah disampaikan secara rinci kemajuan masing‐masing kegiatan yang dapat diukur dari setiap kegiatan. Untuk itu kalau ada kegiatan yang belum dapat diselesaikan dapat diketahui sub‐sub kegiatan yang telah dilaksanakan dan sub kegiatan mana yang belum dilaksanakan sehingga dapat diketahui perkembangannya. Sejumlah aktifitas yang telah direncanakan dapat berjalan dengan baik, sementara itu masih ada sejumlah aktifitas yang harus dilakukan penjadwalan ulang. Perlu penjadwalan dan sinkronisasi sub‐ kegiatan yang lebih baik lagi agar sisa waktu dapat digunakan untuk mencapai kinerja sesuai target.

Keberlanjutan program dapat dinilai cukup baik. Terdapat sejumlah aktifitas yang dapat dianggap sebagai investasi diharapkan dapat mendukung faktor sustainablitas. Misalnya kegiatan pengembangan pelatihan staf dan mengunakan peralatan yang ada. Dengan adanya staf yang memiliki ketrampilan, maka program‐program lain di Perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan dapat meningkatan pelayanan kepada pengguna Perpustakaan. Program keberlanjutan sebaiknya juga diarahkan untuk mencari sumber‐sumber pendanaan lain, melalui kerja sama atau pendanaan internal untuk mencapai kesinambungan program pengembangan Perpustakaan.

(21)

Nama Program Studi / ISS : UPT Bahasa

Nama Reviewer : 1. Dr. Mohammad Bisri, M.S.

2. Dr. Muhammad Nurhuda

Komentar Umum

Laporan yang dibuat secara umum cukup baik. Beberapa catatan yang perlu dilengkapi adalah tersedianya dokumen pendukung laporan utama, misalnya kegiatan pelatihan non gelar, data pendukung indikator awal (baseline) dan indikator capaian. Selain itu dokumen pengadaan barang dan jasa juga dicermati, agar tidak menyalahi aturan yang telah ada. Artinya semua dokumen pendukung sangat penting dan harus tersedia setiap saat, terutama menghadapi reviewer eksternal.

Dalam laporan ini, sudah nampak kegiatan yang mengikut‐sertakan staf akademik dan staf administrasi. Perlu dipertimbangkan tentang keterlibatan dan peran para mahasiswa dalam kegiatan‐kegiatan berikutnya. Juga belum terlihat secara jelas pemanfaatan investasi yang sudah ada.

Klarifikasi yang dilakukan oleh tim Reviewer dengan Taskforce menunjukan bahwa komitmen pimpinan program bahasa untuk mensukseskan program TPSDP cukup tinggi, tetapi lambatnya pelaksanaan aktifitas kegiatan adalah karena sedikitnya waktu yang bisa dialokasikan akibat dari beban layanan di lingkungan Universitas Brawijaya, sementara sumberdaya yang ada terbatas. Hal ini juga menunjukkan perencanaan yang lemah ketika proyek tersebut diusulkan. Untuk mengatasi hal ini, pimpinan, taskforce serta unit pelaksana (PIC) diharapkan duduk bersama memecahkan masalah tersebut serta menjadwal ulang kegiatan‐kegiatan yang belum berhasil dilaksanakan.

Pada halaman 49 dalam buku laporan, hanya executive board university yang ditampilkan, sedangkan pada level implementasi yang mempertanggung‐jawabkan setiap unit kegiatan tidak jelas siapa pelaksana dan penanggung‐jawabnya, padahal PIC adalah pelaksanaan kegiatan di lapangan dalam arti yang sebenarnya.Perlu ditingkatkan koordinasi dengan SPMU, terutama tentang proses pengadaan barang dan jasa. Barangkali perlu adanya manual prosedur yang jelas tentang itu, agar tidak terjadi keterlambatan pengadaannya.

Sampai saat ini, pelaksanaan program belum menunjukkan perkembangan menggembirakan baik dalam investasi maupun capaian. Progres fisik dari 100% yang ditargetkan pada tahun pertama, baru terpenuhi 37%. Indikator capaian yang terukur baru 30% dari total indikator dengan tingkat capaian rata‐rata masih dibawah 50% dari target akhir tahun. Salah satu sebab keterlambatan, disamping beban LC sebagai unit layanan, adalah lambatnya persetujuan CPMU terkait dengan investasi fisik. Berdasarkan informasi yang digali pada saat klarifikasi, jika investasi fisik menyangkut furniture dan equipments segera mendapatkan persetujuan dari CPMU, maka capaian akan mencapai 59% dari yang diusulkan pada tahun pertama. Kondisi ini perlu mendapat perhatian, kendala‐kendala yang ada perlu segera diselesaikan agar kegiatan ke depan lebih baik

(22)

dan sesuai target yang ditetapkan, kalau perlu dibuat jadwal yang jelas antara rencana dan realisasi. Keterlambatan dalam melaksanakan program, terutama program‐program yang tidak terkait dengan investasi fisik yang memerlukan persetujuan CPMU, hendaknya diusahakan untuk dikejar. Setidaknya pada akhir tahun pertama, progress aktifitas di luar investasi diusahakan mencapai 70% dari total kegiatan yang diusulkan pada tahun pertama.

Kegiatan‐kegiatan yang telah dilaksanakan haruslah mempunyai indikator keberhasilan yang bisa diukur. Terlihat adanya indikator capaian yang belum diisi dan sebagian besar indikator belum ada data pendukung dan cara mengukurnya. Perlu disadari bersama bahwa pelaksanaan program merupakan tanggung jawab bersama dan keberhasilannya akan menjadi modal awal untuk pengajuan PHK dengan dana yang lebih tinggi. Lebih lanjut, berbagai tawaran PHK dapat digunakan untuk mempercepat persiapan LC‐UB sebagai fakultas yang berdiri sendiri di lingkungan Universitas Brawijaya.

Dalam laporan ini belum terlihat jelas keberlanjutan program berikutnya, yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices dan sumberdaya yang telah ditanam setelah hibah. Laporan akhir tahun pertama ini belum mengindikasikan bagaimana program‐program yang dikelola atas pendanaan dari TPSDP ini nanti berlanjut. Ke depan, task force diharapkan mampu merumuskan bentuk kegiatan yang dapat mengintegrasikan kegiatan‐kegiatan yang sudah berjalan sebagai bagian dari kegiatan rutin. Nama Program Studi/ISS : Lembaga Pengkajian & Pengembangan Pendidikan (LP3) Nama Reviewer : 1. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. 2. Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Komentar Umum

Laporan yang dibuat sebaiknya dua laporan, laporan yang pertama untuk tahun pertama (periode Juni 2005 s/d Juni 2006) dan laporan kedua (Juni 2006 s/d Nopember 2006). Ini dilakukan karena berdasarkan visitasi yang telah dilakukan ternyata pada tahun pertama masih ada kegiatan yang belum diselesaikan. Format laporan belum mengacu Buku Panduan yang telah disampaikan oleh CPMU.

Beberapa catatan yang perlu dilengkapi adalah tersedianya dokumen pendukung laporan utama, misalnya dokumen kegiatan pelatihan non gelar dan data pendukung indikator awal (baseline) dan indikator capaian. Selain itu, dokumen pengadaan barang dan jasa juga dicermati, agar tidak menyalahi aturan yang telah ada. Artinya semua dokumen pendukung sangat penting dan harus tersedia setiap saat, terutama menghadapi reviewer eksternal.

(23)

Dalam laporan, sudah nampak kegiatan yang mengikut‐sertakan staf akademik dan staf administrasi. Juga keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan‐kegiatan ini. Namun belum terlihat secara jelas pemanfaatan investasi yang sudah ada. Dalam pelaksanaan hibah pengajaran, Fakultas Kedokteran bersedia menambah dana untuk pelaksanaan PBL. Perlu ditingkatkan koordinasi dengan SPMU, terutama tentang proses pengadaan barang dan jasa. Barangkali perlu manual prosedur yang jelas tentang itu, agar tidak terjadi keterlambatan pengadaannya.

Sampai saat ini progress yang telah dilaksanakan masih sangat kurang, baik untuk tahun pertama maupun untuk tahun kedua. Menurut annual report tahun pertama, capaian kemajuan fisik 47,05% dan semi annual report tahun kedua 9,61%. Kondisi ini sangat perlu mendapat perhatian, kendala‐kendala yang ada perlu segera diselesaikan agar kegiatan ke depan lebih baik dan sesuai target yang telah ditetapkan. Selain itu perlu dibuat jadwal yang jelas antara rencana dan realisasi. Perlu diupayakan agar disiapkan sebanyak mungkin TOR yang dapat disetujui oleh CPMU, sehingga dapat meningkatkan kinerja fisik dan serapan dana.

Kegiatan‐kegiatan yang telah dilaksanakan haruslah mempunyai indikator keberhasilan yang bisa diukur. Terlihat adanya indikator capaian yang belum diisi dan sebagian besar indikator belum ada data pendukungnya berikut cara mengukurnya.

Dalam laporan ini sudah terlihat keberlanjutan program berikutnya, misalnya beberapa good practices telah menjadi kebijakan universitas, misalnya aplikasi Problem Based Learning (PBL), Student Centered Learning (SCL) serta Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK). Beberapa penyebaran good practices di jurusan juga telah didanai oleh masing‐masing unit kerja.

(24)

III. MONEVIN AKHIR TAHUN PHK A2 DAN A3 2006

(25)

Kepemimpinan & Komitmen

Pelaksanaan

Program Keberlanjutan Batch Penerima Hibah Reviewer

30 50 20 Skor Rata‐rata Harry Soekotjo Dachlan 5 4 4 430 Hukum M. Nurhuda 5 5 5 500 465 Endang Arisoesilaningsih Jurusan Tanah FP Agus Suharyanto 4 4 3 380 380 Harry Soekotjo Dachlan 4 4 5 420

1

Nutrisi & Makanan Ternak FPt Didik Suprayogo 4 4 5 420 420 Soebarinoto 3 3 4 320 Teknik Elektro FT E.F. Sri Maryani Santoso 3 3 4 320 320 Cahyo Prayogo 3 3 3 300 Teknik Arsitektur FT M. Halim Natsir 4 4 4 400 350 Sri Rahayu Utami 4 4 4 400

2

Teknik Industri Pertanian FTP _Moch. Rusli ₅ ₅ ₄ ₄₈₀ 440 Dwi Fadila K. 3 4 3 350 Kimia FMIPA Retno Mastuti 4 3 4 350 350 Rusdi Tjahjono 3 4 3 350 Budidaya Pertanian FP Sunarto Ismunandar 4 3 4 350 350 Retno Mastuti 3 3 4 320 Manajemen FE Eko Ganis S. 3 3 4 320 320 Surachman 4 4 4 400

3

Akuntansi FE Sri Lestariningsih 3 3 3 300 350

Monevin Akhir Tahun PHK A2‐A3 Universitas Brawijaya Tahun 2006

3.1. Penilaian

(26)

3.2. Komentar Reviewer

Program Hibah Kompetisi (PHK) Perguruan Tinggi

A2‐A3

Komentar Reviewer

Nama Jurusan / Fakultas : Hukum

Batch/Tahun : 1/III

Nama Reviewer : 1. Dr. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.

2. Dr. Muhammad Nurhuda Komentar Umum

Dukungan pimpinan terhadap pelaksanaan program A2 cukup baik khususnya dalam penyediaan dana dan pemikiran. Program‐program yang diusulkan dan dijalankan meliputi perbaikan Relevansi (R), Efisiensi dan Produktivitas (E), Atmosfir Akademik (A) dan Internal Management dan Leadership (I,L). Pelaksanaan program pada umumnya sudah sesuai dengan kegiatan dan jadwal yang diusulkan. Keseluruhan program telah berhasil dilaksanakan 100% sedang dana terserap hingga saat ini sudah mencapai 87%. Manfaat langsung implementasi proyek telah dirasakan baik oleh staf pengajar, mahasiswa maupun karyawan. Atmosfir akademik dirasakan semakin kondusif sementara layanan administrasi dan akademik mahasiswa juga dilaporkan mencapai peningkatan yang berarti. Namun demikian masih perlu ditingkatkan lagi keikutsertaan staf akademik dan administrasi yang lain dalam pelaksanaan program. Keberlanjutan program belum terlihat secara jelas dalam laporan, namun sudah ada ketegasan dari pimpinan untuk mendukung keberlanjutan program ini yang telah diketahui pada saat site visit.

Dekan dan para Pembantu Dekan telah menyambut baik program ini dan telah memberikan komitmennya dalam bentuk dukungan pemikiran dalam perencanaan, pelaksanaan dan keberlanjutan dari PHK A2. Program ini telah dijadikan bagian dari program kerja fakultas dan akan mendapatkan dukungan dari fakultas khususnya dukungan perencanaan program kerja ke depan dan dana operasional. Kepemimpinan dan komitmen PT yang tinggi mempunyai kontribusi yang signifikan dalam implementasi program‐program A2 di Fakultas Hukum, Universitas Brawijaya. Hal ini dibuktikan dari evaluasi diri yang melibatkan seluruh komponen di Fakultas Hukum mulai dari unsur pimpinan, dosen, karyawan dan mahasiswa, maupun dalam perancangan program‐program. Pelibatan seluruh komponen secara bottom‐up akhirnya menimbulkan dukungan real dalam mensukseskan program‐program A2.

Dukungan tinggi pimpinan juga ditunjukkan dengan kesediaan memberikan dana DRK 50% dari fakultas untuk melengkapi DRK 50% dari Universitas. Disamping itu, untuk menjamin kelangsungan program‐program, pihak Fakultas juga menyediakan dana talangan yang sewaktu‐waktu dapat digunakan bile anggaran dari DIKTI belum bisa dicairkan. Sosialisasi kepada para dosen dan mahasiswa serta keterlibatan mereka

(27)

dalam program ini perlu dikembangkan lebih lanjut agar manfaat program dapat berdampak lebih positip lagi.

Secara umum sebagian besar kegiatan telah berjalan baik sesuai dengan jadwal dengan capaian 100% dari yang telah diprogramkan. Meski serapan dana baru mencapai 87%, tetapi dengan komitmen yang tinggi dari pimpinan berupa dana talangan, kegiatan sudah berhasil dilaksanakan. Namun demikian, masih ditemukan berbagai kendala yang harus dicarikan pemecahannya. Sebagai contoh, untuk mempertahankan persentase mahasiswa yang lulus nilai TOEFL like > 450 sebesar 75%, diperlukan usaha serius untuk menyadarkan mahasiswa akan pentingnya bahasa Inggris, sehingga keikut sertaan mahasiswa pada TOEFL bukan karena tuntutan tugas akhir semata. Demikian juga, misalkan pada kerjasama dengan luar negeri, belum terlihat upaya‐upaya serius terkait denga persiapan kerjasama yang akan dilakukan tahun 2007.

Peralatan yang diadakan dengan menggunakan dana PHK A2 telah sering dimanfaatkan dan sudah mulai memberikan hasil positip seperti yang ditunjukkan oleh hasil pelatihan bahasa Inggris di dalam laboratorium bahasa. Keberadaan laboratorium bahasa telah dapat mengembangkan metode kuliah dalam bahasa Inggris dan dengan adanya laboratorium komputer telah dapat mengembangkan metode kuliah baru di FH, yaitu Problem Based Learning.

Hasil‐hasil kegiatan ditunjukkan melalui indikator kinerja yang pada umumnya menunjukkan hasil yang positip. Hasil yang juga cukup menonjol dari program ini adalah peningkatan kinerja karyawan setelah memperoleh pelatihan komputer dan bahasa Inggris.

Seperti telah disebutkan di atas bahwa pimpinan fakultas telah memiliki komitmen untuk tetap melanjutkan kegiatan‐kegiatan dalam PHK A2 dan mengintegrasikannya ke dalam program kerja fakultas. Kegiatan‐kegiatan tersebut diorganisasikan oleh fakultas dan didanai sepenuhnya oleh fakultas.

Dalam memberikan layanan kepada mahasiswa, khususnya dalam pelayanan pelatihan bahasa Inggris dan komputer, mahasiswa sama sekali tidak dibebani biaya apapun. Hal ini perlu direncanakan lebih matang pelaksanaannya agar mahasiswa tidak bertindak seenaknya karena mereka tidak dikenai biaya dan agar pelatihan bisa berjalan secara efektiv dan efisien. Memang ada aturan yang mewajibkan mahasiswa harus membayar bila ia tidak lulus dan harus mengulang, namun demikian bila yang tidak lulus dari waktu ke waktu selalu meningkat maka pada suatu saat nanti akan timbul masalah. Untuk menjamin keberlangsungan program, Fakultas Hukum berupaya mengintegrasikan program‐program A2 yang berjalan selama ini bersama kegiatan rutin Fakultas. Beberapa program yang memerlukan pendanaan, semisal kursus bahasa Inggris, didukung oleh ORDIK‐ORMAWA. Sedang untuk updating dan maintaining Komputer, akan dipergunakan dana praktikum mahasiswa. Penjelasan keberlanjutan program ini hendaknya ditulis lebih tegas dan jelas lagi dalam laporan akhir.