BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Sejarah singkat Kantor Pelayanan Pajak
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jakarta Pademangan sebelumnya bernama kantor Pelayanan Pajak Jakarta Pademangan. Perubahan nama ini didasarkan atas Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-86/PJ/2007. Wilayah kerjanya meliputi Kelurahan Pademangan Barat, Pademangan Timur, Ancol Barat dan Ancol Timur yang merupakan pemekaran/ pemecahan dari KPP Jakarta Penjaringan yang secara teknis administratif mulai aktif sejak awal Januari 2002 dan nama KPP Pratama Jakarta Pademangan sekarang beroperasi sejak 3 Juli 2007. Alamat kantor saat ini di jalan Cempaka No. 2 Koja Jakarta Utara yang semula berlokasi di Gedung Datascrip Lantai 1, 10 dan 11 Kawasan Niaga Selatan, Bandar Kemayoran Jakarta Pusat.
3.2 Struktur Organisasi
Kantor Pelayanan Pajak Pratama di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak Jakarta Utara terdiri dari :
1. Sub Bagian Umum dan Kepatuhan Internal 2. Seksi Pengolahan Data dan Informasi 3. Seksi Pelayanan
4. Seksi Pemeriksaan 5. Seksi Penagihan
6. Seksi Ekstensifikasi Perpajakan 7. Seksi Pengawasan dan Konsultasi I 8. Seksi Pengawasan dan Konsultasi II 9. Seksi Pengawasan dan Konsultasi III 10.Seksi Pengawasan dan Konsultasi IV 11.Kelompok Jabatan Fungsional.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi KPP
Kelompok Jabatan Fungsional Subbagian Umum Dan
Kepatuhan Internal Seksi Pengolahan Data dan Informasi Seksi Pelayanan Seksi Penagihan Seksi Pemeriksaan Seksi Pengawasan dan Konsultasi Seksi Ekstensifikasi KEPALA KANTOR
3.3 Analisa Sistem Berjalan
Sistem informasi pemesanan alat tulis kantor pada Kantor Pelayanan Pajak Jakarta Utara masih dalam bentuk arsip dan masih dilakukan dengan menggunakan
Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Bagian yang bertanggung jawab atas informasi pemesanan ATK adalah Tata Usaha dan bagian Rumah Tangga Subbagian Umum. Bagian Rumah Tangga ini bertugas mencatat data pemesanan barang ATK dan membuat laporan data stok barang dengan menggunakan
Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel dan pengarsipannya disimpan ke dalam ODNER dan dimasukan ke lemari yang ada pada bagian Subbagian Umum.
Sistem yang masih bersifat manual membutuhkan banyak pembukuan, membuat pencarian terhadap data pemesanan barang ATK dan data Penambahan barang akan memakan waktu cukup lama. Terutama jika terjadi kebakaran, proses pengarsipan akan terganggu bahkan kehilangan data yang diperlukan. Selain itu dengan sistem yang manual sulit untuk membuat laporan atau rekapiltuasi karena harus menyalin kembali, mengakibatkan waktu yang tidak efisien dan tidak ekonomis.
Adapun gambaran analisa sistem berjalan Pemesanan alat tulis kantor ini dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini :
Pegawai Permintaan ATK Konfirmasi Permintaan Kirim Form Permintaan ATK
Staf Bag Umum Approval Kepala Divisi Kabag Umum proses permintaan Kirim Barang Pemesanan
3.4 Analisa Sistem Usulan
Berdasarkan analisa dari sistem yang berjalan, maka dibangunlah sebuah Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan Alat Tulis Kantor berbasis Web yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan diatas. Sistem ini diharapkan dapat membantu staf Rumah Tangga dalam melakukan pengolahan data pemesanan. Dibawah ini gambaran umum sistem Usulan dapat dilihat pada Gambar 3.3 di bawah ini :
INPUT PROSES OUTPUT
- Data Master User - Login - Laporan Pemesanan
- Data Master Jabatan - Pengelolaan Data User - Laporan Barang - Data Master Divisi - Pengelolaan Data Barang
- Data Master Satuan - Pengelolaan Data Pemesanan - Data Master Barang - Laporan
- Data Transaksi Pemesanan - Data Satuan
Gambar 3.3 Gambaran Umum Sistem Usulan
Adapun penjelasan dari gambaran analisa sistem baru pada gambar diatas dapat dilihat pada berikut ini :
1. Input, merupakan tahapan penginputan data ke dalam sistem. Adapun data input yang dibutuhkan adalah data user, data barang, data jabatan, data divisi, data satuan, dan data transaksi pemesanan.
2. Process, merupakan tahapan pemrosesan data inputan untuk menjadi data outputnya. sistem ini memiliki proses utama yaitu login, pengolahan data master, pengolahan data barang, pengolahan data pemesanan, dan pengolahan laporan.
3. Output, merupakan hasil akhir dari data yang sudah diproses dalam sistem. Adapun data output yang dihasilkan adalah laporan transaksi pemesanan dan laporan barang.
4. Database, merupakan penyimpanan data yang telah diproses untuk kemudian dapat proses ulang lagi dalam sistem. Database yang digunakan adalah mysql, dan tabel-tabel yang ada : tabel user, barang, transaksi pemesanan, jabatan, divisi, satuan.
Sistem ini mempunyai satu jenis hak akses yakni Administrator merupakan pengguna utama perangkat yang dapat menambah, mengubah, menghapus data master dan data lainnya.
3.4.1 Data Masukan (Input)
Data masukan (
input
) yang terdapat pada Sistem Informasi
Pemesanan Alat Tulis Kantor berbasis Web bisa dilihat pada tabel 3.7
dibawah ini :
Tabel 3.1 Data Masukan
No Data Input Field Deskripsi
1 Login -Username
-Password
-Menginputkan Nama Pengguna -Menginputkan Password
2 Master User - Id_User
- Username - Password - Nama_User - Id_Jabatan - Id_Divisi - Tipe - Gambar - Tgl dibuat - Dibuat oleh -Menginputkan Username -Menginputkan nama pengguna -Menginputkan Password -Menginputkan nama user -Menginputkan id_jabatan -Menginputkan id_divisi - Menginputkan type pengguna -Menginputkan Gambar -Menginputkan tgl_dibuat -Menginputkan dibuat_oleh
3 Master Barang -Id Barang
-Nama barang -Stok -Gambar -Id_Satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh -Menginputkan Id barang -Menginputkan nama barang -Menginputkan Stok Barang -Menginputkan Gambar Barang -Menginputkan Id Satuan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh
4 Master Jabatan -Id Jabatan
-Nama Jabatan -tgl dibuat -dibuat oleh
-Menginputkan Id jabatan -Menginputkan nama jabatan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh
5 Master Divisi -Id Divisi
-Nama Divisi -tgl dibuat -dibuat oleh
-Menginputkan Id divisi -Menginputkan nama divisi -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh
6 Master Satuan -Id_Satuan
-Nama_Satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh
-Menginputkan Id satuan -Menginputkan nama satuan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh
7 Transaksi Pemesanan -Id_Trans_Pemesanan
-tgl_Trans_Pemesanan -Id_User -Jumlah_Pemesanan -Status -tgl_dibuat -dibuat_oleh
-Menginputkan transaksi pemesanan -Menginputkan tgl transaksi pemesanan -Menginputkan Id user
-Menginputkan jumlah pemesanan -Menginputkan status
-Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh
3.4.2 Proses
Proses yang terjadi pada sistem dapat dilihat pada tabel 3.8 dibawah ini :
Tabel 3.2 Proses
Pengguna Proses yang dilakukan
Admin (Admin ATK) 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login admin dapat memilih menu
yang terdapat di sistem, yaitu data master, barang ATK, penerimaan barang ATK, pengaturan user dan laporan.
3. Admin dapat melakukan penambahan, penghapusan, pengubahan dan pencarian data
4. Admin dapat mencetak laporan
Untuk keluar sistem admin dapat melakukan
logout
Pegawai 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem.
2. Setelah login pegawai dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data pemesanan dan pengaturan user.
3. Pegawai hanya bisa melakukan pemesanan ATK dan pengaturan user merubah password.
4. Untuk keluar sistem pegawai dapat melakukan logout
Kepala Divisi 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login kepala divisi dapat memilih
menu yang terdapat di sistem, yaitu data konfirmasi pemesanan dan pengaturan user 3. Kepala divisi hanya bisa mengkonfirmasi
pemesanan yang dilakukan staf pegawainya saja, tanpa bisa mengubah atau menghapus data pemesanan barang ATK
Kepala Subbagian Umum
1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem 2. Setelah login kasubbag umum dapat memilih
menu yang terdapat di sistem, yaitu data laporan dan pengaturan user.
3. Kepala Subbagian umum hanya bisa melihat laporan pemesanan dan melihat laporan stok barang.
4. Kepala subbagian umum bisa mencetak laporan pemesanan dan stok barang.
3.4.3 Data Keluaran (Output)
Adapun keluaran (output) yang akan ditampilkan dari sistem ini berupa laporan pemesanan barang ATK. Dengan adanya laporan ini, bagian Rumah Tangga dapat membuat laporan pemesanan barang ATK dan stok barang dengan mudah tanpa membongkar arsip lama untuk kemudian dicetak.
3.5 Perancangan Sistem Usulan
Dari hasil analisa penulis membuat aplikasi berbasis web dengan fitur yang lebih interaktif dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL, penulis akan membuat pemodelan diagram UML seperti, usecase diagram, sequence diagram, activity diagram, class diagram. perancangan database, perancangan antarmuka dan perancangan layar.
3.5.1 Use Case Diagram Usulan Login
Pegawai Admin ATK Kepala Divisi Permintaan Barang Approval Permintaan Cek Stok
Update Master Data
Stock Opname Approval Proses Admin ATK Kasubbag Umum Kirim Barang
Gambar 3.4
Use Case Diagram Sistem Usulan
Tabel 3.3 Permintaan Barang
Use Case
Permintaan Barang
Aktor
Pegawai dan Kepala Divisi
Deskripsi
Pegawai meminta barang untuk kebutuhan kerja
Pra Kondisi
Permintaan barang dengan menulis nama barang dan
jumlah yang diminta pada kertas
Tindakan
Input permintaan barang dengan aplikasi
Post Kondisi
Permintaan barang sudah langsung tersimpan dalam
sistem
Tabel 3.4
Approval Permintaan
Use Case
Approval Permintaan
Aktor
Kepala Divisi
Deskripsi
Divisi memberikan persetujuan atas permintaan
barang yang dibuat oleh Pegawai
Pra Kondisi
Pegawai harus menemui kepala divisi di ruangannya
untuk meminta persetujuan sehingga memakan
banyak waktu
Tindakan
Dibuatkan menu di sistem untuk menangani
permintaan approval
Post Kondisi
Status permintaan barang langsung bisa dilihat di
sistem
Tabel 3.5
Cek Stok
Use Case
Cek stok
Aktor
Admin atk
Deskripsi
Admin melakukan pengecekan stok untuk
menyesuaikan jumlah barang agar tidak mengalami
defisit
Pra Kondisi
Pengecekan stok manual dengan melihat barang di
gudang
Tindakan
Membuat master part yang berisi informasi semua
barang yang ada termasuk jumlah stok
Tabel 3.6
Approval proses admin atk
Use Case
Approval proses Admin atk
Aktor
Kasubbag Umum
Deskripsi
Kasubag umum mensetujui pemrosesan admin atk
berdasarkan pemesanan pegawai.
Pra Kondisi
Konfirmasi persetujuan kasubbag umum
Tindakan
Mensetujui proses yang dilakukan admin atk
Post Kondisi
Tanpa disetujui kasubag umum, maka proses
pemesanan barang oleh admin atk tidak akan
berjalan.
Tabel 3.7
Update Master Data
Use Case
Update Master Data
Aktor
Admin ATK
Deskripsi
Admin melakukan perubahan master data seperti,
data jabatan, divisi, satuan.
Pra Kondisi
Masih manual
Tindakan
Begitu ada pegawai masuk atau keluar langsung
diinput didalam system.
Post Kondisi
Informasi pegawai up to date
Tabel 3.8 Stock Opname
Use Case
Stock Opname
Aktor
Admin atk
Deskripsi
Admin melakukan penghitungan jumlah barang
secara manual di gudang kemudian hasil perhitungan
dibandingkan dengan stok di komputer
Pra Kondisi
Hasil perhitungan jumlah barang secara manual harus
dikalkulasi lagi dengan jumlah stok di komputer
Tindakan
Pembuatan sistem stok opname untuk kalkulasi
barang secara otomatis
Post Kondisi
Data dari jumlah barang hasil stock opname dapat
3.5.2 Activity Diagram Sistem Usulan Login
Sistem
User
Login sistem Cek User dan Password
Validasi
menampilkan menu utama [Berhasil]
-Gagal
Gambar 3.5 Activity Diagram Sistem Usulan Login
Tabel 3.9
Deskripsi Activity Diagram Memilih Menu login
Aktor Admin ATK
Deskripsi Admin memilih menu login kemudian
sistem menampilkan menu login, admin memasukan username dan password, sistem meng validasi, jika berhasil maka sistem akan menampilkan menu utama, dan jika gagal maka sistem akan menampilkan menu login.
3.5.3 Activity Diagram Membuat transaksi pemesanan ATK
Kasubbag Umum Kepala Divisi
Admin ATK Pegawai
Permintaan barang Konfirmasi Permintaan Konfirmasi
Cek Stock
Input Data Barang
Cetak Permintaan -ada -kosong
Approve
Tanda tangan diterima Barang diberikan -Ya -Tidak
3.5.4 Activity Diagram Stock Opname
Sistem Admin ATK
Penghitungan stock baranag fisik
Membuat rekap
Login sistem Cek User dan Password
Validasi
-<<valid>>
Menginput Data penghitungan manual
-<<valid>
Sistem memproses penyesuaian stok
Cetak Laporan
3.5.5 Sequence Diagram
Halaman Utama
User
Form User
1 : Input Username dan Password ()
2 : Valid () 3 : Salah ()
4 : Menampilkan Menu User ()
Gambar 3.8 Sequence Diagram Login
Tabel 3.10
Deskripsi Sequence Diagram Login
Nama Sequence Sequence Diagram Login
Aktor Pegawai, admin ATK, Kepala Divisi,
Subbagian umum.
Deskripsi Memasukkan Username dan password
3.5.6
Sequence Diagram Pemesanan ATK
Pegawai
Barang
1 : Input data barang
Kepala Divisi Admin ATK
2 : Konfirmasi pemesanan Kasubbag Umum 3 : Cek Stok 4 : Stock tersedia 6 : Konfirmasi 7 : Kirim barang
Gambar 3.9
Sequence Diagram Pemesanan atk
Tabel 3.11
Deskripsi Sequence Diagram PemesananNama Sequence Sequence Diagram Transaksi pemesanan ATK
Aktor Pegawai
Deskripsi Memilih menu pemesanan, mengisi data
transaksi pemesanan dengan lengkap, kemudian menyimpan kedatabase
3.5.7 Sequence Diagram Stock Opname
Admin ATK
Gudang Barang
1 : Menghitung stock barang()
2 : Membuat rekap stok barang()
3 : Menginput data hasil penghitungan stok()
4 : Menyesuaikan stok barang()
5 : Mencetak Laporan()
Gambar 3.10
Sequence Diagram Stok Opname
Tabel 3.12
Deskripsi Sequence Diagram Laporan Pemesanan
Nama Sequence Sequence Laporan Pemesanan ATK
Aktor Kasubbag Umum
Deskripsi Kasubbag login sistem terlebih dahulu, kemudian pilih menu laporan, kemudian pilih periode dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.
3.5.8 Class Diagram +Update() +Delete() -id_user -usernanme -password -nama_user -id_jabatan -id_divisi -tipe -gambar -tgl_dibuat -dibuat_oleh User +Insert() +Update() +Delete() -id_barang -nama_barang -stok -Gambar -id_satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh Barang -id_dtransaksi_pemesanan -id_transasksi_pemesanan -id_barang -jumlah_barang -jumlah_barang_diberikan -tgl_dibuat -dibuat_oleh detail_transaksi_pemesanan +Insert() +Update() +Delete() -id_transaksi_pemesanan -tgl_transaksi_pemesanan -id_user -jumlah_pesanan -status -tgl_dibuat -dibuat_oleh transaksi_pemesanan +Insert() +Update() +Delete() -id_satuan -nama_satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh Satuan +Insert() +Update() +Delete() -id_jabatan -nama_jabatan -tgl_dibuat -dibuat_oleh Jabatan 1 1 1 1 1 1 1 1
3.6 Rancangan Basis Data
Tujuan dari perancangan database ini adalah untuk mengetahui serta untuk dapat memahami permasalahan dari rancangan yang akan diciptakan. Dari hasil perancangan yang telah dilakukan, diharapkan dapat menjadi masukan untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
Spesifikasi Basis Data
Berikut ini adalah struktur-struktur tabel yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini.
Tabel 3.13
Struktur Tabel User
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 Id_user Integer 11 Pk 2 Username varchar 65 3 password varchar 65 4 Nama_user varchar 100 5 Id_Jabatan Integer 11 fk 6 Id_Divisi Integer 11 fk 7 Tipe varchar 15 8 Gambar varchar 150 9 Tgl_dibuat Date 10 Dibuat_oleh varchar 25
Tabel 3.14
Struktur Tabel Barang
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 id_Barang Integer 11 PK 2 Nama_barang varchar 30 3 Stok 4 Gambar varchar 150 5 Id_satuan Integer 11 fk 6 Tgl_dibuat date 7 Dibuat_oleh varchar 25
Tabel 3.15
Struktur Transaksi_Pemesanan
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 id_trans_pemesanan Integer 11 Pk 2 Tgl_trans_pemesanan date 3 Id_user Integer 11 fk 4 Jumlah_pemesanan varchar 15 5 status varchar 10 6 Tgl_dibuat Date 7 Dibuat_oleh varchar 25
Tabel 3.16
Struktur Tabel Detail transaksi_pemesanan
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 Id_dtrans_pemesanan integer 11 Pk 2 id_transaksi_pemesanan varchar 11 3 Id_barang integer 11 fk 4 Jumlah_barang varchar 15 5 Jumlah_barang_diberikan varchar 15 6 Tgl_dibuat date 7 Dibuat_oleh varchar 25
Tabel 3.17
Struktur Tabel Divisi
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 Id_Divisi integer 11 Pk
2 Nama_Divisi varchar 32
3 Tgl_dibuat date
4 Dibuat_oleh varchar 25
Tabel 3.18
Struktur Tabel Satuan
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 id_satua integer 11 Pk
2 nama_satuan varchar 15
3 Tgl_dibuat date
Tabel 3.19
Struktur Tabel Jabatan
No Nama Field Tipe Ukuran Ket
1 id_jabatan integer 11 Pk
2 nama_jabatan varchar 32
3 Tgl_dibuat date
4 Dibuat_oleh varchar 25
3.6.1 Rancangan Menu Sistem
1. Rancangan Menu Level Admin
Gambar 3.12 Rancangan Menu Level Admin
2. Rancangan Menu Level User
Gambar 3.13 Rancangan Menu Level User
Dashboard Barang Konfirmasi
Penerimaan
Laporan Master
Data
Pengaturan User
Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan ATK
Dashboard Pengaturan
User
Pemesanan Logout
Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan ATK
3.8.5 Rancangan Layar
1. Rancangan Layar Form Login
Header Username : Password : Remember me
Gambar 3.14 Rancangan Layar Halaman Login
4 Rancangan Layar Form Admin
Header
Gambar 3.15 Rancangan Layar Form Admin Login
Dashboard Barang Pemesanan
Konfirmasi Pemesanan ATK Konfirmasi Penerimaan Barang
Laporan Mater Data Pengaturan User
5 Rancangan Layar Form Pegawai Header
Gambar 3.16 Rancangan Layar Form User
6
Rancangan Layar Form Transaksi Pemesanan ATK
Gambar 3.17
Rancangan Layar Form Pemesanan
Header Dashboard Pemesanan Konfirmasi pemesanan Pengaturan User Kode Barang No Nama Barang Jumlah Opsi Total Pemesanan
Tambah Kurang Hapus
Selesai Transaksi Lanjut Transaksi Dashboard Pemesanan Pengaturan User Enter ... Keterangan Pemesanan
7
Rancangan Layar Form Daftar User
Header Tambah User Username Password Nama User Jabatan Divisi Tipe UserGambar
No File Chosen
Gambar 3.18
Rancangan Layar Form Daftar User
Konfirmasi Penerimaan Master Data Laporan Pengaturan User Choose File Submit Dashboard Barang
8
Rancangan Layar Form tambah barang
Header Barang ATK Nama Barang Satuan GambarStok
Gambar 3.19
Rancangan Layar Form tambah Barang
9
Rancangan Layar Form Ubah Password
Header
Gambar 3.20 Rancangan Halaman Layar Ubah Password Pemesanan Konfirmasi Pemesanan Konfirmasi Penerimaan Laporan Dashboard Barang Master Data Pengaturan User Choose File Submit Back Pemesanan Konfirmasi Penerimaan Master Data Dashboard Barang Laporan Pengaturan User Ubah Password Username Password Submit Back
