TINJAUAN PELAKSANAAN PENJAJARAN DOKUMEN REKAM
MEDIS DI FILING PUSKESMAS KARANGAYU SEMARANG
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar
Diploma (Amd.RMIK) pada Program Studi DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan
Disusun oleh :
FEBI WIDYA ARIANI
D22.2013.01322
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2017
II
HALAMAN HAK CIPTA
©
2017
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ini kupersembahkan kepada :
Allah SWT yg telah melimpahkan Rahmat serta karunia-Nya, untuk Ibu dan B apak serta keluarga yg telah mendoakan, mendukung, memberi semangat
untuk menyelesaikan penelitian ini terimakasih atas pengorbanan dan k esabaran serta doa sampai saat ini.
Seluruh dosen RMIK terimakasih atas ilmu yang diberikan selama 3 tahun i ni. Seluruh petugas Puskesmas Karangayu yang sudah membantu dalam pro
ses penelitian ini.
Terimakasih buat kekasihku yang sudah beri semangat buat aku, terima kasih juga buat sahabat-sahabatku Rizqi Amalia, Elisabeth Dewi R.H, Rosalia Indri, Nurmalasari yang tidak pernah lelah mengingatkan dan me nsuport aku, buat Meilia, Khoirunisak, dan Septi Mahfuroh terima kasih juga
udah mau nemenin aku selama konsul. Semua teman-teman RMIK angkat an 2013 senang bisa bertemu dengan kalian dan terima kasih ata kerja sam
VIII
RIWAYAT HIDUP
Nama Lengkap : Febi Widya Ariani
Tempat, Tanggal Lahir : Semarang, 28 Februari 1995
Jenis Kelamin : Perempuan
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Islam
Status : Belum Menikah
Alamat : Jl. Puspanjolo Timur IX No. 13, RT 001, RW 002, Kel. Bojongsalaman, Kec. Semarang Barat, 50141
No. Telepon : 089603050669
Email : febiwidya21@gmail.com
Pendidikan Formal
1. TK Kanisius Kurmosari Semarang : 2000 - 2001 2. SD Kanisius Kurmosari Semarang : 2001 - 2007
3. SMP Negeri 19 Semarang : 2007 - 2010
4. SMA Kesatrian 1 Semarang : 2010 - 2013
5. Diterima di Fakultas Kesehatan Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro tahun 2013
PRAKATA
Puja dan puji syukur oleh peneliti atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Inayah, serta RidhoNya. Sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini peneliti ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. Guruh Fajar Shidik S.Kom.,M.Cs selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Sri Sulistyowati, SH selaku kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang 4. dr. Siti Masfufah,M.Kes selaku Kepala Puskesmas Karangayu Semarang 5. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka. Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan
Universitas Dian Nuswantoro.
6. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing KTI.
7. Rumiyatun, Amd.Pk Sebagai Kepala Unit Rekam Medis Puskesmas Karangayu Semarang.
8. Nanik Andayani Sebagai pembimbing di Puskesmas Karangayu Semarang.
9. Seluruh bapak dan ibu karyawan di Puskesmas Karangayu Semarang. 10. Semua teman - teman yang sudah mendukung saya yaitu Rizqi Amalia,
Elizabeth Ganis, Rosalia Indri, Meilia Dwi, Nurmalasari, Septi Mahfuroh dan masih banyak lagi yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
X
Dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini, peneliti menyadari masih jauh dari sempurna. Karenanya peneliti mengharapkan kritik dan saran demi kesempurnaannya. Peneliti berharap, semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat.
Semarang, 31 Maret 2017
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2017 ABSTRAK
FEBI WIDYA ARIANI
TINJAUAN PELAKSANAAN PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING PUSKESMAS KARANGAYU SEMARANG
49 + X + 3 tabel + 2 gambar + 5 lampiran
Pelayanan kesehatan di suatu Puskesmas sangat berhubungan dengan sistem pengelolaan dokumen rekam medis. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis berperan penting dalam pemeliharaan dokumen rekam medis. Salah satunya adalah sistem penjajaran yang digunakan dalam menyimpan dokumen rekam medis. Permasalahan yang ada adalah dokumen masih ada yang menumpuk di luar rak, terjadinya missfile dan penomoran rekam medis pada dokumen yang kurang lengkap. Total kejadian missfile yang diperoleh dari semua rak filing pada saat observasi yaitu sebesar 2,8%.Penjajaran yang digunakan adalah metode Straight Numerical Filing (SNF).Jadi tujuan penelitian ini untuk mengetahui penjajaran dokumen rekam medis di filing Puskesmas.
Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara dengan melalui pendekatan secara cross sectional. Subjek studi adalah kepala bagian unit rekam medis dan petugas filing, untuk objek yang diteliti yaitu pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis. Jenis data yang digunakan dari penelitian ini yaitu untuk data primernya diperoleh dari hasil wawancara dan observasi dengan petugas filing sedangkan data sekundernya yaitu dari protap pendaftaran di Puskesmas. Instrumen peneliti ini adalah pedoman wawancara dan observasi yang kemudian diolah untuk dilakukan analisa deskriptif.
Berdasarkan hasil penelitian di Puskesmas Karangayu Semarang penjajaran yang digunakan yaitu Straight Numerical Filing (SNF), dengan sistem penomoran Unit Numbering Sistem, dan penyimpanan secara Sentralisasi. Untuk sarana yang digunakan sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan namun masih di perlukannya tracer, bon pinjam dan buku ekspedisi, belum terdapat protap khusus yang mengatur seluruh sistem pengelolaan dokumen rekam medis.
Disarankan untuk memperbaiki metode Straight Numerical Filing (SNF) dengan metode Terminal Digit Filing (TDF) dan membuat protap khusus untuk pengelolaan dokumen rekam medis. Hal ini untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis ke rak dengan tepat dan cepat.
Kata Kunci : sistem penjajaran, sistem penomoran, kejadian missfile. Kepustakaan : 15 (1993-2016)
XII
Study Program DIII Medical Records and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang 2017 ABSTRACT
FEBI WIDYA ARIANI
REVIEW OF MEDICAL RECORD PENJAJARAN DOCUMENTS FILING IN HEALTH KARANGAYU SEMARANG
49 + X + 3 table + 2 picture + 5 attachment
Health services in a health center is associated with the document management system of medical records. The storage system of medical record documents an important role in the maintenance of medical records document. One is the alignment system used in storing medical records document. The problems that exist is a document still huddled outside the rack, the numbering missfile and medical record documents incomplete. Total incidence missfile obtained from all shelf filing at the time of observation in the amount of 2.8% .Penjajaran used method of Straight Numerical Filing (SNF) So the purpose of this study to determine the alignment of document filing medical records at the health center.
This study uses observation and interviews with a cross sectional approach. Subjects of the study was the head of the medical records and filing clerk, to the object under study is the implementation of the medical record document alignment. The data used from this research is primary data obtained from interviews and observations with the filing officer while secondary data is from protap registration at the health center. This research instrument interview guides and observation which is processed to be analyzed descriptively.
Based on the results of research in the health center of Semarang Karangayu alignment used is Straight Numerical Filing (SNF), the numbering system Numbering System Unit, and storage centralization. For the medium used is sufficient to meet the needs, but still needed tracer, bon borrow and books expedition, there has been no particular standard operating procedure governing the entire medical record document management systems.
It is advisable to fix the methods Straight Numerical Filing (SNF) with Terminal Digit Filing method (TDF) and create special SOP for the management of medical record documents. This is to facilitate document retrieval and return of medical records to rack properly and quickly.
Keywords : alignment system, numbering system, missfile events. Bibliography : 15 (1993-2016)
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ……….……… I
HALAMAN HAK CIPTA ……… II
PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ……… III
PENGESAHAN PENGUJI ……… IV
KEASLIAN PENELITIAN……….. V
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK
KEPENTINGAN AKADEMIK ………..………. VI
HALAMAN PERSEMBAHAN ……….. VII
RIWAYAT HIDUP ………..… VIII
PRAKATA ………..………..…………..…………. IX
ABSTRAK INDONESIA ……… XI
ABSTRAK INGGRIS……….. XII
DAFTAR ISI ……… XIII
DAFTAR TABEL ……… XVI
XIV
DAFTAR LAMPIRAN ……… XVIII
DAFTAR SINGKATAN ………. XIX
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……… 1 B. Rumusan Masalah ………. 4 C. Tujuan Penelitian ……… 4 D. Manfaat Penelitian ……….…… 4 E. Ruang Lingkup ……….…….. 5 F. Keaslian Penelitian ………..…….. 6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ………..…… 10
B. Filling ………..…. 11
C. Sistem Penomoran ……….………..…. 11
D. Sistem Penyimpananan ……….……….……. 14
E. Sistem Penjajaran ……….……….………… 16
F. Sarana dan Prasarana ……….….……… 19
G. Kebijakan ….……….……….. 21
H. Prosedur Tetap ………..…….……… 22
I. Kerangka Teori ………... 23
BAB III : METODE PENELITIAN A. Kerangka Konsep ……….…………..… 24
B. Jenis Penelitian ……… 25
D. Definisi Operasional …………...……….………...………… 25
E. Subjek dan Objek ……….……….………. 26
F. Pengumpulan Data ………..………. 27
G. Pengolahan Data ……… 28
H. Analisis Data ……….. 28
BAB IV : HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Puskesmas ……….. 29
B. Hasil Penelitian ……… 32
1. Sistem Penjajaran ……… 32
2. Sistem Penomoran ……….………. 33
3. Sistem Penyimpanan ……….. 34
4. Sarana ……… 35
5. Kebijakan dan Prosedur Tetap ………..……… 36
BAB V : PEMBAHASAN A. Sistem Penjajaran ……… 39
B. Sistem Penomoran ………..……… 42
C. Sistem Penyimpanan ……….. 44
D. Sarana ……… ……….. 44
E. Kebijakan dan Prosedur Tetap ………..… ……… 45
BAB VI : PENUTUP A. Kesimpulan ……… ………. 46
B. Saran ……… ……….. 47
DAFTAR PUSTAKA ……….. 48
XVI DAFTAR TABEL Tabel Halaman 1.1 Jumlah DRM ………...……… 3 1.2 Keaslian Penelitian ……… 6 3.1 Definisi Operasional ……… ….……..……… 25 4.1 Protap ……… 3
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
2.1 Kerangka Teori ………..……….. 23
XVIII
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Jawaban Penelitian Lampiran 2 Hasil Observasi
Lampiran 3 Hasil Wawancara
Lampiran 4 Rancangan Kebijakan dan Prosedur Tetap
Lampiran 5 Struktur Organisasi dan Tata Kerja Puskesmas Karangayu
DAFTAR SINGKATAN
1. DRM : Dokume Rekam Medis
2. SNF : Straight Numerical Filing 3. TDF : Terminal Digit Filing 4. MDF : Midle Digit Filing 5. KIB : Kartu Indeks Berobat 6. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien
7. SOP : Standar Operasional Prosedur
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Menurut Permenkes No: 269/Menkes/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang pasien yang berisi identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat baik dikelola pemerintah maupun swasta.(1) Perihal tersebut
sangat penting, karena rekam medis ialah suatu berkas yang berisikan semua catatan yang sangat penting mengenai semua pemeriksaan dan pelayanan yang telah dilakukan dan diberikan kepada pasien selama pasien tersebut mendapatkan perawatan di rumah sakit baik yang didapatkan di unit rawat jalan, gawat darurat, maupun rawat inap, dan diharapkan semua informasi tentang riwayat kesehatan pasien selalu berkesinambungan.
Salah satu pelayanan rekam medis dilaksanakan oleh bagian penyimpanan dokumen (filling), yaitu bagian tempat dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat disimpan dalam rak karena dokumen rekam medis memiliki sifat rahasia dan mempunyai aspek hukum, maka keamanan fisik akan menjadi tanggung jawab pihak rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam medis merupakan milik pasien.
2
Sistem penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar penyimpanan dan pengambilan (retrieve) menjadi mudah dan cepat.(2)
Tujuan dari penjajaran dokumen rekam medis yaitu untuk mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen rekam medis yang telah disimpan dalam rak filing. Apabila pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan adanya salah letak (misfiled) dan tidak ditemukannya kembali dokumen (hilang), maka dapat menghambat dalam proses pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis baik yang di simpan maupun yang akan dipinjam.(2)
Menurut hasil wawancara dengan petugas filling yang merangkap sebagai petugas pendaftaran di Puskesmas Karangayu, terdapat beberapa kejadian misfiled pada rak filling. Hal tersebut tidak segera dibenahi karena tugas petugas yang merangkap sebagai petugas pendaftaran tidak mempunyai banyak waktu untuk membenahi saat misfiled ditemukan.
Konsep sistem penyimpanan yang digunakan di Puskesmas Karangayu adalah disimpan sesuai dengan kelompok wilayah kelurahan, yaitu terdiri dari Kelurahan Karangayu, Kelurahan Salaman Mulyo, Kelurahan Bojongsalaman, Kelurahan Cabean, dan Luar Wilayah. Dan sistem penjajaran yang digunakan adalah Straight Numbering Filling (SNF).
Berdasarkan survei awal yang dilakukan di filling Puskesmas Karangayu, saya menemukan beberapa kejadian misfiled, lalu saya melakukan pengambilan 10 sampel dari setiap wilayah atau rak yang berbeda
3
Tabel 1.1
Jumlah DRM
NO Rak Wilayah Jumlah DRM DRM Missfiled
1 Karangayu 128 4 2 Salaman Mulyo 150 4 3 Bojongsalaman 159 5 4 Cabean 110 4 5 Luar Wilayah 230 5 Total 777 22 Presentase 2.8%
Sumber : Data Primer
Di bagian filing Puskesmas Karangayu Semarang menerapkan sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF). Tidak adanya buku ekspedisi, tracer, protap khusus, kartu peminjam serta masih ada dokumen yang menumpuk di luar rak file. Serta petugas selain petugas filing Puskesmas Karangayu yang bisa mengambil dokumen sendiri, hal ini yang dapat menyebabkan terjadinya missfile (salah letak atau hilang).
Masalah yang ditemukan dapat menghambat proses pengambilan dokumen rekam medis dan menjadikan proses tersebut bertambah lama. Selain itu dokumen rekam medis yang tidak ditemukan atau tidak tersedia dengan cepat akan menghambat proses pelayanan sehingga petugas akan membuatkan dokumen rekam medis baru yang sementara. Oleh karena itu
4
peneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis Pada Bagian Filing Puskesmas Karangayu Semarang”.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana sistem penjajaran dokumen rekam medis yang digunakan di filing Puskesmas Karangayu?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Mengidentifikasi sistem penjajaran dokumen rekam medis di filling Puskesmas Karangayu.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi sistem penjajaran di Filing Puskesmas Karangayu. b. Mengidentifikasi sistem penomoran di Filing Puskesmas Karangayu. c. Mengidentifikasi sistem penyimpanan di Filing Puskesmas Karangayu. d. Mengidentifikasi sarana yang digunakan di Filling Puskesmas
Karangayu.
e. Mengidentifikasi prosedur tetap di Filing Puskesmas Karangayu.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Akademik
Diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan acuan studi khusus bagi perkuliahan dan acuan mahasiswa selanjutunya.
2. Bagi Puskesmas
5
3. Bagi Peneliti
Menambah wawasan/pengetahuan tentang cara penyimpanan di puskesmas yang sedikit berbeda dari rumah sakit.
E. Ruang Lingkup Penelitian 1. Lingkup Penelitian
Lingkup penelitianya adalah pengolahan sistem rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Lingkup materinya adalah sistem penjajaran dokumen rekam medis di filing Puskesmas Karangayu.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian ini berada di bagian Filing Puskesmas Karangayu. 4. Lingkup Metode
Metode yang digunakan peneliti adalah observasi dan wawancara. 5. Lingkup Objek atau Sasaran
Objeknya yaitu sistem penjajaran dokumen rekam medis di filling Puskesmas Karangayu.
6. Lingkup Waktu
Waktunya pengambilan data ialah bulan Juli tahun 2016 di Puskesmas Karangayu Semarang.
6
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.2 Keaslian Penelitian
No Nama Peneliti Judul Penelitian Metode Hasil
1 Istiqomah Tinjauan Pengelolaan DRM Rawat Inap Nonaktif Di RSUD Dr. M. ASHARI Kabupaten Pemalang Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara pendekatan cross sectional
Dari hasil penelitian diketahui bahwa pelaksanaan retensi di RSUD DR. M Ashari tidsk terdapat jadwal retensi, tidak menggunakan dokumen
pendukung, tidak terdapat tata cara pelaksanaan. 2 Heru Wahyunto Tinjauan Pengelolaan DRM Rawat Jalan di Bagian Filling BKPM Wilayah Semarang Tahun 2014 Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara
Dari hasil penelitian diketahui bahwa untuk mendukung kegiatan pengelolaan DRM di bagian filling BKPM wilayah Semarang dibutuhkan pelatihan untuk petugas rekam medis.
7 3 Atika Nur Wahyuningtya s Tinjauan Pelaksanaan Pengelolaan DRM di Filling Rawat Inap Inaktif RSUD Kota Semarang Tahun 2015 Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara. Pelaksanaan pengelolaan di RSUD Kota
Semarang mulai dari
memilih atau menyortir dokumen belum dicatat di daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif, dokumen diikat, kemudian ditata kembali ke rak inaktif dengan
menggunakan sistem penjajaran TDF.
4 Ardan Riyanto Tinjauan Upaya Mengatasi Kejadian Missfile di Pelayanan Rawat Jalan RSUD DR. H SOEWONDO Kendal Tahun Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara
Dari hasil penelitian petugas
membuatkan DRM
baru apabila DRM tidak ditemukan, petugas filing rawat jalan berpendidikan terakhir SMA namun
sudah pernah
mengikuti pelatihan. Sistem Penajajaran
8
2015. SNF. Kejadian
misfile mencapai 4.07%.
5 Ria Anggraeni Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Tahun 2013. Penelitian deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara
Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa terdapat 7 petugas yang terbagi dalam 3 shift, pendanaan bagian filing hanya berupa barang, DRM mengguanakn kuarto, sistem penyimpanan desentralisasi sistem penjajaran SNF dan masih ada duplikasi nomor rekam medis, presentasi kejadian misfile 20%.
Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh peneliti terdahulu dengan peneliti yang akan lakukan adalah terletak pada lokasi yang digunakan, waktu penelitian, dan juga tingkat kejadian misfile yang berbeda.
9 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Pengertian dari rekam medis yaitu fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang membrikan pelayanan kepada pasien tersebut.(3) Berdasarkan Permenkes 269/Menkes/PER/III/2008
yang dimaksud rekam medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang pasien yang berisi identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat baik dikelola pemerintah maupun swasta.(1)
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan dari rekam medis di rumah sakit yaitu untuk mendorong tercapainya administrasi yang tertib dalam rangka mengupayakan meningkatnya pelayanan kesehatan di rumah sakit.(4)
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis yaitu sebagai berikut : a. Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan - tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
10
b. Legal
Berkas Rekam Medis memiliki nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar kejadian, dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan hukum.
c. Financial
Suatu berkas mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data informasi yang dapay dipergunakan sebagai aspek keuangan. d. Research
Suatu berkas rekam mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yabg dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. e. Education
Mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pendidikan di bidang profesi. f. Documentation
Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawabkan dan laporan rumah sakit.(5)
11
B. Filing
Filling adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Peranan dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai tempat penyimpanan DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip – arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis serta perlindungan arsip – arsip DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kimia, dan biologi). Dalam melindungi kerahasiaan isi dokumen rekam medis harus dibuat pamberitahuan bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. Yang berhak untuk meminjam dokumen rekam medis yaitu pasien yang bersangkutan, dokter yang terlebih dahulu meminta izin ke petugas rekam medis untuk meminjam DRM, dan mahasiswa praktek / magang yang juga telah meminta izin untuk keperluan pendidikan.(6)
C. Sistem Penomoran
Sistem penomoran atau yang sering dikenal dengan istilah numbering system ini sangat berperan penting dalam memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana – sarana pelayanan kesehatan serta untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem penomoran maka informasi –
12
informasi yang ada di dalamnya dapat secara runtut dan dapat meminimalkan informasi yang hilang. Pemberian nomor rekam medis kepada pasien di berikan hanya sekali pada saat pertama kali berkunjung ditempat pelayanan kesehatan.
Ada beberapa Sistem Penomoran Rekam Medis yaitu :
1. Pemberian Nomor Secara Seri ( Serial Numbering System )
Merupakan sistem penomoran dimana sistem setiap pasien yang datang berobat ke saranan pelayanan kesehatan akan selalu mendapatkan nomor baru.
Keuntungan :
a. Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien.
b. Petugas rekam medis lebih cepat dalam member pelayanan kepada pasien.
Kerugian :
a. Membutuhkan waktu lama dalam pencarian dokumen rekam medis karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor..
b. Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan. 2. Pemberian Nomor Secara Unit ( Unit Numbering System )
Pemberian nomor secara unit dibagi menjadi dua yaitu :
a. Sosial Security Numbering System yaitu pemberian satu nomor rekam medis kepada satu pasien dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
13
b. Family Numbering System yaitu pemberian satu nomor rekam medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
Keuntungan :
a. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien berada dalam satu folder.
b. Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.
Kerugian :
a. Pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukam waktu yang cukup lama.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Sistem pemberian nomor dengan cara menggabungkan dua sistem penomoran yaitu sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap pasien yang datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru namun dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.
Keuntungan :
a. Pelayanan menjadi lebih cepat, karena tidak harus memilih antara pasien baru atau lama.
b. Semua pasien yang datang dianggap pasien baru.
Kerugian :
14
b. Informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambugan.(7)
D. Sistem Penyimpanan
Sebelum menentukan sistem penyimpanan apa yang akan digunakan, perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang akan diselenggarakan dan digunakan di dalam pengelolaan instalansi rekam medis.
Ada 2 cara penyimpanan berkas di dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dimana berkas rekam medis seorang pasien akan disimpan dalam satu kesatuan folder atau map baik dokumen rawat inap, rawat jalan, maupun gawat darurat yang disimpan dalam satu folder, tempat, rak penyimpanan. Penggunan sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangannya.
Kelebihannya :
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan DRM.
b. Mengurangi jumlah biaya yang dikeluarkan untuk peralatan dan ruangan.
c. Tata kerja dan peraturan kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan.
d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record.
15
Kekurangannya :
a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap secara bersamaan.
b. Tempat pendaftaran pasien harus berjaga selama 24 jam.
c. Petugas filling dokumen rekam medis harus berjaga selama 24 jam. 2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis antara rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat terpisah dengan tempat, folder, dan rak penyimpanan.
Kelebihan :
a. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan kepada pasien menjadi lebih cepat.
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas akan lebih ringan.
Kekurangan :
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan berkas rekam medis.
b. Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan lebih banyak.(8)
E. Sistem Penjajaran
Sistem Penjajaran yaitu sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali / retrieve menjadi mudah dan cepat. Ada 3 cara :
16
2. Alfanumerik (Alphanumerical) 3. Penomoran (Numerical):
a. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filling)
b. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Terakhir (Terminal Digit Filling)
c. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Tengah (Middle Digit Filling)
Sistem Penjajaran Rekam Medis :
1. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filling)
Sistem penjajaran nomor langsung yaitu sistem penjajaran yang digunakan dalam penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berlandaskan pada urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.
Keuntungan :
a. Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah nomor RM dengan nomor yang berurutan pada saat diminta.
b. Petugas mudah memahami dan melaksanakannya.
Kekurangan :
a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam mengambil, apabila dokumen dengan nomor urutan tengah.
17
c. Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas.
d. Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya.. Contoh : 20 94 13 20 94 23 20 94 33 20 94 14 20 94 24 20 94 34 20 94 15 20 94 25 20 94 35 20 94 16 20 94 26 20 94 36 20 94 17 20 94 27 20 94 37
2. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Terakhir (Terminal Digit Filling)
Sistem penjajaran yang digunakan dalam penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka urutan terakhir pada nomor rekam medis.
Keuntungan :
a. Pertambahan jumlah dokumen rekam medis tersebar di 100 section. b. Bila ada RM baru akan menambah file dijajaran seksi primer yang
sama.
c. Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat dibagi secara merata.
d. Kesalahan dalam penjajaran (misfiled) dapat dihindari.
Kekurangan :
a. Perlu waktu lebih lama dalam melatih petugas. b. Membutuhkan biaya awal lebih besar.
18 Contoh: 15 20 94 25 20 94 35 20 94 16 20 94 26 20 94 36 20 94 17 20 94 27 20 94 37 20 94 18 20 94 28 20 94 38 20 94 19 20 94 29 20 94 39 20 94
3. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Tengah (Middle Digit Filling)
Sistem penjajaran yang digunakan dalam penyimpanan dokumen rekam medis dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok tengah pada nomor rekam medis.
Keuntungan :
a. Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat di transfer dengan blok terdiri daro 100 charts.
b. Sistem angka tengah penyebaran nomor – nomor lebih merata pada rak penyimpanan.
c. Kejadian misfiled dapat dihindari.
d. Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section.
Kekurangan :
19
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu..
Contoh : 20 94 13 21 94 13 22 94 13 20 94 14 21 94 14 22 94 14 20 94 15 21 94 15 22 94 15 20 94 16 21 94 16 22 94 16 20 94 17 21 94 17 22 94 17 (8)
F. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana adalah alat yang digunakan untuk menunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapi hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Pengertian di atas jelas memberi arah bahwa sarana dan prasarana
merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.(9)
Fasilitas dan peralatan harus disediakan agar pelayanan yang efisien. 1. Kode Warna
Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi salah letak atau misfile. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen yang harus diambil dan
20
disimpan setiap harinya. Dalam upaya mengatasi salah letak / misfile maka pada sistem penjajaran angka akhir atau tengah dapat diberi kode warna sesuai 2 angka kelompok yang digunakan sebagai penjajaran.
Ketentuan warnanya yaitu :
a. Angka 1 = Ungu b. Angka 2 = Kuning c. Angka 3 = Hijau Tua d. Angka 4 = Orange e. Angka 5 = Biru Muda f. Angka 6 = Coklat
g. Angka 7= Kemerahan / Merah Muda h. Angka 8 = Hijau Muda
i. Angka 9 = Merah j. Angka 0 = Biru Tua
Warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Misalnya pada nomor rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka dibawah nomor akan ditempelkan warna kuning dan ungu.(10)
2. Outguides (Tracer)
Outguides merupakan cara control penggunaan catatan yang penting. Mereka digunakan untuk mengganti catatan yang telah dikeluarkan dari file, tanda ini tetap berada di dalam file sampai catatan yang dipinjam telah dikembalikan dan diarsipkan. Folder atau kartu sigout dengan kantong untuk menyimpan requitsition slip cukup popular untuk
21
dalam menemukan lokasi yang tepat untuk pengarsipan catatan kembali. Outguide dengan kantong plastik besar dapat digunakan untuk tempat laporan lepas atau laporan yang datang kemudian sampai catatan dikembalikan kefile. Karena outguide akan digunakan berkali – kali. Konstruksinya yang kuat merupakan hal yang penting.(11)
G. Kebijakan
Kebijakan adalah suatu arah tindakan yang diusulkan oleh seseorang, kelompok atau pemerintah dalam suatu lingkungan tertentu yang memberikan hambatan - hambatan dan kesempatan - kesempatan terhadap kebijakan yang diusulkan untuk menggunakan dan mengatasi dalam rangka mencapai suatu tujuan, atau merealisasikan suatu sasaran atau suatu maksud tertentu. (12)
H. Prosedur Tetap / Standar Operasinal Prosedur
Berdasarkan standar ISO (International Standar Organization), prosedur adalah dokumen level kedua yang menjabarkan aktivitas, metode atau proses yang digunakan untuk mengimplementasi hal –hal yang telah diterapkan dalam pedoman serta fungsi organisasi atau jabatan apa yang bertanggung jawab terhadap aktivitas / metode / proses tersebut. Prosedur dapat digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat administratif karena melibatkan pelaksana yang berasal lebih dari satu jabatan atau unit kerja.(13)
Standar Operating Precedure adalah pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi atau tata cara ataupun tahapan yang harus dilalui
22
dalam suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang atau yang bertanggungjawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. (14)
23
H. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori Sistem Penomoran Sistem Penyimpanan Sistem Penjajaran Sarana Retensi / Penyusutan
Kejadian Misfile Pada Penjajaran DRM di Filing Puskesmas Pengetahuan Petugas Filing Kebijakan Prosedur Tetap
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Kerangka Konsep
Gambar 3.1 Kerangka Konsep 1. Sistem Penjajaran 2. Sistem Penomoran 3. Sistem Penyimpanan Ketepatan Penjajaran DRM di Filling Puskemas Karangayu Sarana Prosedur Tetap Pengetahuan Petugas Filing
Kebijakan
25
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu menggambarkan secara langsung objek yang diteliti dengan menggunakan metode observasi dan wawancara. Dengan menggunakan pendekatan cross sectional, yaitu penelitian yang dilakukan pada satu waktu tertentu.
C. Variabel Penelitian
Variabel yang diteliti dalam sistem penjajaran DRM di filling Puskesmas Karangayu :
1. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis 2. Sistem Penomoran Dokumen Rekam Medis 3. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis 4. Sarana yang digunakan di Filing Puskesmas 5. Prosedur Tetap Filing Puskesmas
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1. Sistem Penjajaran Dokumen Sistem pengelolaan DRM pada bagian filing Puskesmas Karangayu dalam proses penataan dokumen di dalam rak filling. 2. Sistem Penomoran Dokumen Pemberian nomor rekam medis pada
26
3. Sistem Penyimpanan
Dokumen
Sistem pengelolaan DRM pada bagian filing Puskesmas Karangayu untuk proses menyimpan kembali ke rak dokumen yang telah selesai digunakan dari proses pelayanan dan pengolahan data.
4. Prosedur Tetap Filing
Puskesmas
Prosedur Tetap adalah suatu tata cara yang telah ditetapkan oleh instansi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dalam bentuk tulisan ataupun dokumentasi. 5. Sarana dan Prasarana Filing
Puskesmas
Sarana dan prasarana yang digunakan oleh petugas filing untuk menunjang proses penjajaran di filing
E. Subjek dan Objek 1. Subjek
Subjek yang digunakan dalam penelitian ini adalah 2 orang petugas filing yang merangkap sebagai petugas pendaftaran dan kepala bagian unit rekam medis di Puskesmas Karangayu.
2. Objek
Objek yang diteliti adalah pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di Filing Puskesmas Karangayu.
27
F. Pengumpulan Data
1. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer
Data yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan petugas filling dan kepala unit rekam medis secara langsung. b. Data Sekunder
Prosedur tetap filling Puskesmas Karangayu. 2. Metode Pengumpulan Data
a. Metode Wawancara
Melakukan wawancara kepada petugas filling yang merangkap sebagai petugas pendaftaran di Puskesmas Karangayu.
b. Metode Observasi
Meneliti secara langsung tentang sistem penjajaran dokumen rekam medis di filling Puskesmas Karangayu.
3. Instrumen Penelitian a. Pedoman Observasi
Pedoman observasi yang digunakan yaitu suatu cara untuk memperoleh data secara langsung melalui pengamatan di lapangan, melihat secara langsung bagaimana sistem penjajaran dan kejadian misfile pada bagian filling puskesmas.
b. Pedoman Wawancara
Pedoman yang digunakan adalah pedoman wawancara terkait sistem penjajaran dan kejadian misfile pada bagian filling puskesmas.
28
G. Pengolahan Data 1. Penyajian Data
Penyajian data dengan cara menguraikan hasil penelitian yang diperoleh di tuangkan dalam bentuk kalimat.
2. Editing
Proses perbaikan dan mengoreksi kualitas data yang telah diperoleh. Sehingga data yang diperoleh benar – benar nyata dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan.
H. Analisi Data
Dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini menggunakan analisa deskriptif untuk menggambarkan hasil penelitian dan dianalisa apa adanya. Selanjutnya berdasarkan hasil pengamatan tersebut akan ditarik kesimpulan.
29 BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Puskesmas Karangayu Semarang 1. Letak Geografis Puskesmas Karangayu
Puskesmas Karangayu adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kota Semarang yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan Kesehatan di wilayah kerja.
Sebagai Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan kota Semarang, Puskesmas Karangayu berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional Dinas Kesehatan Kota Semarang dan merupakan unit pelaksana tingkat pertama dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
Puskesmas Karangayu sebagai salah satu Puskesmas yang berada di Kecamatan Semarang Barat dengan luas wilayah 187,45 Ha yang mempunyai wilayah kerja 4 kelurahan, dengan 24 RW dan 160 RT, dengan rincian masing-masing yaitu :
a. Kelurahan Karangayu : 6 RW 44 RT
b. Kelurahan Salaman Mulyo : 6 RW 33 RT
c. Kelurahan Cabean : 3 RW 25 RT
d. Kelurahan Bojongsalaman : 9 RW 58 RT
Dengan batas wilayah kerja :
a. Sebelah Utara : Kelurahan Tawang Mas dan Kelurahan Krobokan
30
b. Sebelah Selatan : Kelurahan Ngemplak Simongan dan dan Kelurahan Bongsari
c. Sebelah Timur : Sungai Banjir Kanal Barat d. Sebelah Barat : Kelurahan Gisik Drono 2. Visi Puskesmas
Menjadikan Puskesmas Karangayu sebagai Pusat Pelayanan Kesehatan terpadu, professional, biaya terjangkau dsn memiliki kinerja tinggi sehingga memberikan kepuasan pelanggan dengan melibatkan peran serta ,masyarakat.”
3. Misi Puskesmas
1) Mendorong Kemandirian masyarakat dan keluarga untuk hidup sehat.
2) Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata dan terjangkau.
3) Meningkatkan kesehatan individu, keluarga, dan masyarakat beserta lingkungannya.
4. Motto Puskesmas
“Melayani sepenuh hati.” 5. Struktur Organisasi
a. Kepala Puskesmas : Dr. Siti Masfufah,M.Kes b. Ka. Sub. Bagian. Tata Usaha : Rumiyatun, Amd.Pk
1) Kepegawaian : Rumiyatun, Amd.Pk 2) Keuangan : Dwiana Lestari, SKM
3) Perlengkapan / Umum : Nanik Andayani 4) Surat / Humas : Songeb, Ari cahyo H
31
5) Perencanaan Pelaporan : Dwiana Lestari, SKM c. Dokter umum : dr. Kusumastuti, dr. Erly Desiyanti d. Dokter gigi : drg. Rina Yuningtyas.
e. Perawat : Tri Ruswanti S.Kep, Shinta Ashri Q Amk, Lastri Setyorini Amk.
f. Perwat gigi : Setianingtyas, AM. Kg.
g. Bidan : Endang P. S.S.T Keb, Rita Nur W Am.Keb. h. Asisten apoteker : Rini Setyaningrum Amd.F. i. Penyuluh / Promkes : Dwiana L. SKM
j. Analis : Indriyanti AM.Ak k. Sanitarian : Heti Herawati. l. Nutrisionis : Desi Wijayanti.
6. Jenis Pelayanan Puskesmas Karangayu a. Bp Umum b. Bp Gigi c. Bp Anak d. Laboratorium e. Pelayanan Obat f. Loket
g. Pelayanan Ibu Hamil h. KIA
32
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara dan hasil pengamatan di Puskesmas Karangayu Semarang tentang tinjauan pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis adalah sebagai berikut :
1. Sistem Penjajaran a. Kebijakan dan protap
Di Puskesmas Karangayu Semarang belum ada kebijakan dan protap tentang sistem penjajaran secara tertulis. Tetapi menurut hasil wawancara dengan petugas filling yaitu dengan melanjutkan aturan yang sudah ada.
Jadi di Puskesmas Karangayu belum ada aturan yang dibakukan mengenai prosedur sistem penjajaran, di Puskesmas Karangayu hanya menggunakan aturan secara lisan dari pegawai yang sudah lama bekerja kepada pegawai baru begitupun seterusnya, sehingga pegawai mengalami salah paham dengan pegawai lain dan itu yang sering menyebabkan missfile.
Family folder yaitu satu folder untuk satu anggota keluarga. Contohnya : No RM : 00 08 30 atas nama Tn. Widayanto , namun di dalam isi folder terdapat beberapa berkas rekam medis milik anggota keluarga (suami, istri, anak).
b. Pelaksanaan kegiatan
1) Sistem Penjajaran di Puskesmas Karangayu Semarang adalan Straight Numerical Filling (SNF) yaitu sistem penjajaran secara langsung pada rak.
33
Diantaranya :
a) Kode 00 untuk rak luar wilayah
b) Kode 01 untuk rak wilayah Karangayu c) Kode 02 untuk rak wilayah Bojongsalaman d) Kode 03 untuk rak wilayah Salaman Mulyo e) Kode 04 untuk rak wilayah Cabean
3) Untuk menjajarkan dokumen rekam medis tersebut degan cara setelah semua proses pemeriksaan pada poli selesai, kemudian lalu dikembalikan di ruang pendaftaran yang menjadi satu dengan rak filling.
2. Sistem Penomoran a. Kebijakan dan protap
Di Puskesmas Karangayu Semarang belum ada kebijakan dan protap tentang sistem penomoran secara tertulis. Tetapi menurut hasil wawancara yaitu menggunakan penomoroan Unit Numbering Sistem dimulai dari 00 00 00 hingga sekarang. Di Puskesmas Karangayu penggunan nomor rekam medis menngunakan delapan (8) digit nomor, misalnya [00} untuk kode wilayah kemudian {00-00-00} untuk nomor rekam medisnya. Contohnya : 01 00-03-20
b. Pelaksanaan kegiatan
1) Menggunakan sistem penomoran Unit Numbering Sistem secara family folder.
34
2) Penomoran DRM terdiri dari 8 digit yaitu 2 digit pertama kode wilayah dan 6 digit nomor rekam medis.
3) Tidak ada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang digunakan untuk mencari nomor rekam medis pasien, apabila pasien tidak membawa KIB maka petugas melacak melalui komputer dengan menuliskan nama dan alamat pasien.
3. Sistem Penyimpanan a. Kebijakan dan protap
Di Puskesmas Karangayu Semarang belum ada kebijakan dan protap tentang sistem penyimpanan secara tertulis. Tetapi menurut hasil wawancara yaitu penyimpanan secara Sentralisasi. b. Pelaksanaan kegiatan
1) Penyimpanan dilakukan secara Sentralisasi.
2) Setelah dokumen kembali dari poli dokumen dipisahkan sesuai kode wilayah.
4. Sarana Di Filling Puskesmas Karangayu Semarang
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan rekam medis digunakan sarana prasarana sebagai berikut :
a. Buku Register
Pada bagian pendaftaran Puekesmas Karangayu Semarang terdapat buku register untuk mencatat pasien datang yang mendaftar, poli tujuan pada hari tersebut.
35
Pada bagian pendaftaran terdapat 1 meja dan 1 kursi untuk input pendaftaran, 3 meja untuk tempat komputer dan 3 kursi. c. Komputer
Terdapat 1 komputer untuk menginput pendaftaran pasien dan 2 komputer untuk membuat laporan puskesmas.
d. Mesin antre nomor poli
Digunakan untuk mencetak nomor antrean pasien. e. Buku penggunaan nomor rekam medis
Terdapat buku penggunaan nomor rekam medis yang ditulis secara urut dari nomor rekam medis terkecil ke nomor rekam medis terbesar.
f. Alat tulis
Terdapat alat tulis seperti ballpen, pensil, buku, penggaris, klip, dan lain - lain yang mendukung dalam proses pekerjaan.
g. Formulir
Pada bagian pendaftaran terdapat formulir rekam medis baru. h. Map / DRM
Terdapat map rekam medis family folder baru untuk dokumen rekam medis baru.
i. Rak DRM
Di bagian tempat pendaftaran terdapat rak untuk menyimpan dokumen rekam medis.
36
5. Kebijakan dan Prosedur Tetap
Berdasarkan hasil wawancara dan hasil observasi di Puskesmas Karangayu Semarang pada bagian filling belum mempunyai kebijakan dan prosedur tetap secara khusus. Akan tetapi sudah terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mencakup semua prosedur proses pendaftaran. Meliputi :
37
Tabel 4.1 Tabel Protap
STRUKTUR PROSES HASIL Petugas : Petugas Loket Sarana : Buku registrasi Kartu Tanda Pengena / Kartu Kuning
Kart Rawat Jalan Resep
Kartu FF (Family Folder)
Nomor Urut pendaftaran Lemari arsip rawat
jalan
Alat Tulis : Pulpen, Penggaris, Tipe es Kotak
penyimpanan uang Meja dan Kursi Tempat Sampah Cap : Tanggal, BP Umum, BP Gigi, KIA, Laborat, Askes, JPS. Petugas : Petugas Loket
1. Loket buka pukul 07.00-11.00 2. Petugas melakukan
senyum, salam, dan sapa
3. Petugas memanggil nomor urut
Pasien Baru :
Untuk pasien yang belum punya / tidak membawa KTPK dicatat : nomor index (dalam wilayah kerja : 00.. diluar wilayah kerja : 90.. & diluar kota : L90..), nama KK, nama pasien & alamat KK) pada register 10 dan dibuatkan KTPK beserta kartu rawat jalan.
Pasien yang memiliki KTPK :
Pasien menunjukan KTPK Sudah pernah
berobat -> kartu rawat jalan di cari sesuai dengan no register KTPK. Belum pernah
berobat -> di buatkan kartu rawat jalan.
Pasien Askes / JPS : Pasien menunjukan kartu anggota peserta ASKES / JPS Pasien mendapat KTPK Pasien mendapat kartu rawat jalan sesuai dengan tujuan periksa Pasien Askes, JPS, JPSKot, Umum, SKTM dapat tercatat dengan benar.
38 Sarana : Buku registrasi Kartu Tanda Pengena / Kartu Kuning
Kart Rawat Jalan Resep
Kartu FF (Family Folder)
Nomor Urut pendaftaran Lemari arsip rawat
jalan
Alat Tulis : Pulpen, Penggaris, Tipe es Kotak
penyimpanan uang Meja dan Kursi Tempat Sampah Cap : Tanggal, BP Umum, BP Gigi, KIA, Laborat, Askes, JPS. Metode : Pencatatan Reg. 10 Pencatatan KTPK Pembuatan Kartu Rawat Jalan Pencatatan Askes / JPS
Kartu rawat jalan di cap ASKES ? JPS dan dicatatkan no anggotanya
4. Kartu rawat jalan yang sudah siap,dicap tanggal dan tujuan periksa (BP Umum, Gigi, KIA).
5. Pasien membayar rotribusi sesuai perda yang berlaku (pasien di wilayah luar kota Semarang).
6. Petugas mencatat dan memasukan ke simpus (register kunjungan). 7. Petugas membawa kartu
rawat jalan dan resep ke masing - masing tujuan periksa.
8. Perugas loket mengambil kartu rawat jalan dari ruang periksa & mencatat ke register rawat jalan.
9. Petugas loket
mengembalikan kartu rawat jalan ke rak arsip sesuai dengan nomor registrasi untuk dikembalikan ke loker.
39 BAB V
PEMBAHASAN
A. Sistem Penjajaran di Filing Puskesmas Karangayu Semarang
Menurut hasil observasi dan wawancara dengan petugas filing di Puskesmas Karangayu sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Karangayu adalah Straight Numerical Filling (SNF) yaitu sistem penjajaran yang digunakan dalam penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berlandaskan pada urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Penjajaran dokumen rekam medis dilakukan setelah petugas poli membawa dokumen yang sudah selesai digunakan dikembalikan ke ruangan filing. Kemudian petugas mencatat nomor rekam medis DRM yang selesai digunakan ke buku register rawat jalan. Kemudian petugas filling memisahkan DRM sesuai dengan kode wilayah masing-masing dan mengurutkan dari DRM nomor terkecil hingga nomor terbesar, setelah itu DRM dimasukan ke rak filing oleh petugas. Di Puskesmas Karangayu dalam pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis tidak menggunakan tracer, tidak menggunakan buku bon pinjam dan tidak menggunakan buku ekspedisi.
Hal ini mengakibatkan terjadinya missfile dan hilangnya dokumen rekam medis. Penyimpanan DRM tidak sesuai urutan sehingga menyebabkan petugas kesulitan dan membutuhkan waktu lama saat mencari dokumen tersebut. Selain itu penulisan nomor rekam medis yang kurang lengkap juga menimbulkan terjadinya missfile karena petugas salah dalam mengembalikan dokumen rekam medis atau salah letak. Dalam penjajaran
40
dokumen rekam medis Puskesmas Karangayu tidak menggunakan kode warna.
Kekurangan SNF adalah sebagai berikut :
1. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan. Apabila dengan nomor urutan tengah. Hal yang menyebabkan kesalahan tersebut adalah tertukarnya urutan nomor, misalnya rekam medis nomor 46-55-23 tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 46-56-24. Keadaan tersebut sering kali tidak dapat dihindarkan pada saat menyimpan dokumen rekam medis karena sibuknya petugas menyimpan dan menyediakan DRM. 2. Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Terjadinya konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan nomor terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan berdesak-desakan di satu tempat.
4. Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas.(15)
Menurut buku Shofari, 1998 sistem penjajaran yang disarankan adalah Terminal Digit Filing (TDF) atau sistem penjajaran berdasarkan dua nomor akhir. Kelebihan TDF adalah :
1. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. Petugas - petugas penyimpanan tidak akan berdesak - desakan di satu tempat dimana rekam medis harus di simpan dirak.
41
2. Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas yang masing-masing petugas diserahi section 0024, section 25-49, section 50-74, section 75-99 atau 25 persen untuk tiap-tiap petugas dari total section.
3. Pekerjaan akan terbagi rata mengungat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section.
4. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahkan rekam medis baru disection tersebut.
5. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak - rak kosong. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
6. Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.(13)
Jika akan dilakukan perubahan penjajaran menjadi Terminal Digit Filing (TDF), sebaiknya melakukan hal - hal sebagai berikut :
1. Menyediakan sub rak yang berjumlah 100.
2. Beri nomor pada sub rak dengan nomor yang dimulai dai 00 hingga 99 3. Kode wilayah untuk menunjukan sub rak.
4. Dari 100 sub rak dibagi 5 wilyah, jadi setiap satu wilayan mendapat 20 sub rak.
42
5. Untuk baru yang datang berobat di letakan khusus pada rak yang baru. Belum dilakukan retensi sejak dulu hingga sekarang sehingga rak penuh dengan posisi map DRM yang berdesakan rusak dan sulit saat mengambil DRM. Seiring dilakukannya pembaharuan mam DRM penyimpanan DRM tidak rapi banyak DRM yang menumpuk tidak diletakan dalam rak filing. Dengan dilakukannya retensi akan mengurangi beban penyimpanan DRM dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Retensi bisa dimulai dari data pasien yang sudah meninggal sejak 5 tahun. Untuk jangka waktu kedepan bisa dilakukan dengan membuat KIUP manual dimulai dari pasien datang berobat sehingga dapat melihat kapan terakhir pasien berobat.
B. Sistem Penomoran di Filing Puskesmas Karangayu Semarang
Dari hasil wawancara kepada petugas yang terkait dengan pelayanan rekam medis terutama kepada petugas filing yang merangkap sebagai pendaftaran bahwa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Karangayu adalah Unit Numbering Sistem (UNS) secara family folder yaitu memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien dan nomor rekam medis. Sistem ini memiliki kelebihan dari sistem penomoran lainnya, yaitu semua informasi medis dapat berkesinambungan, semua riwayat penyakit dan pengobatan dari awal periksa pasien tersebut dapat diketahui karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Sistem ini mengurangi kerepotan petugas untuk mencarikan dokumen rekam medis yang lama.
43
Penomoran dengan family folder atau nomor keluarga adalah setiap kepala keluarga mendapatkan satu nomor rekam medis yang digunakan untuk selamanya saat berkunjung di puskesmas. Nomor rekam medis ini berlaku untuk semua anggota keluarga dan dokumen rekam medis dari semua anggota keluarga disimpan dalam satu folder yang dikenal dengan family folder.
Dari observasi yang ditemukan pada dokumen rekam medis terdapat delapan digit nomer rekam medis, yaitu dua digit pertama untuk kode wilayah dan enam digit berikutnya untuk nomor rekam medis. Akan tetapi tidak selalu dituliskan kode wilayah pada setiap dokumen rekam medis, sehingga sering kali petugas mengembalikan tidak pada raknya.
Akibat dari dokumen yang salah letak adalah petugas susah dalam mencari dokumen mengakibatkan pasien akan menunggu terlalu lama, dan terpaksa petugas membuatkan kartu sementara untuk pasien.
Menurut Huffman, 1994 kelebihan menggunakan sistem ini adalah semua informasi klinis yang dihasilkan berkesinambungan karena semua informasi mengenai riwayat kesehatan pasien dan pelayanan yang diberikan kepada pasien tercatat dalam satu folder dokumen rekam medis. Kartu Identitas Berobat pada setiap kepala keluarga hanya ada satu untuk satu kepala keluarga sehingga tidak kesulitan dalam menemukan kembali dokumen rekam medis pasien yang datang kembali di puskesmas tersebut. Kekurangannya adalah apabila ditemukan dokumen rekam medis lebih dari satu dengan nomor rekam medis yang sama memunginkan terjadinya misfile saat pengembilan dokumen rekam medis.
44
Sebaiknya jika ditemukan hal tersebut dilakukan kembali pelacakan nomor rekam medis sehingga dapat mengurangi dampak kejadian misfile.
C. Sistem Penyimpanan di Filing Puskesmas Karangayu Semarang
Sistem penyimpanan yang digunakan di filing Puskesmas Karangayu adalah Sentralisasi karena di Puskesmas Karangayu hanya ada pemeriksaan rawat jalan, jadi semua dokumen rekam medis disimpan dalam satu rak. Penyimpanan dokumen dilakukan saat dokumen sudah kembali dari poli dan ditulis di buku register, kemudian dokumen dipisah - pisahkan sesuai dengan kode wilayah, lalu disimpan ke masing - masing rak sesuai dengan kode wilayah.
D. Sarana di Filling Puskesmas Karangayu Semarang
Berdasarkan hasil observasi sara yang ada dibagian filing sekaligus pendaftaran Puskesmas Karangayu Semarang terdapat satu meja untuk proses pendaftaran, satu meja untuk komputer input pendaftaran dan 2 kursi, 5 rak file penyimpanan dengan rak terbuat dari kayu, setiap 1 rak file terdiri dari 4 sub rak, alat tulis, streples, formulir rekam medis, map DRM. Sarana tersebut cukup memadahi hanya saja belum ada tracer, buku ekspedisi dan buku bon pinjam.
Menurut Permenkes No. 269/Menkes/PER/III/2008 adalah pemimpin sara pelayanan kesehatan bertanggungjawab atas hilang, rusak, pemalsuan dan atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis. Sarana yang dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan dokumen rekam medis adalah :
45
1. Tracer berfungsi untuk memudahkan pengambilan dokumen rekam medis dan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan dan dikembalikan dibagian filing.
2. Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti serah terima DRM, meliputi serah terima dari filing ke poliklinik, dari URJ ke TPPRJ, maupun ke bagian assembling di unit URM.
3. Buku bon pinjem berfungsi sebagai bukti jika dokumen rekam medis dipinjam dan keluar dari rak filing yang didalam buku tersebut tertulis tanggal peminjaman tempat peminjaman dan tanda tangan oleh yang meminjam.
E. Kebijakan dan Prosedur Tetap di Filling Puskesmas Karangayu Semarang
Berdasarkan hasil wawancara di Puskesmas Karangayu Semarang pada bagian filling belum mempunyai aturan dan prosedur tetap secara khusus.Sudah terdapat Standar Operasional Prosedur yang mencakup semua prosedur dari proses pendaftaran hingga dokumen rekam medis kembali ke bagian filling Puskesmas Karangayu Semarang. Hal ini dapat menimbulkan ketidaksesuaian saat penyimoanan dokumen rekam medis dan menimbulkan misfile karena tidak memiliki prosedur saat melakukan penyimpanan dokumen rekam medis.
Oleh karena itu perlu dibuatkan protap khusus untuk bagian filing tentang sistem penjajaran, sistem penomoran sebagai prosedur dalam penyimpanan.
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Karangayu Semarang adalah Straight Numerical Filing (SNF). Terdaapat 5 rak dan dokumen diletakan secara urut dari nomor terkecil ke terbesar dan menggunakan kode wilayah.
2. Sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Karangayu Semarang adalah Unit Numbering System (UNS) dengan family folder.
3. Sistem penyimpanan yang digunakan di Puskemas Karangayu adalah Sentralisasi karena hanya ada pemeriksaan rawat jalan.
4. Belum ada kebijakan dan protap khusus yang mengatur tentang sistem penjajaran, sistem penomoran, dan sistem penyimpanan di bagian filing Puskemas Karangayu Semarang.
5. Sarana dalam pelaksanaan sistem penjajaran dan sistem oenyimpanan belum menggunakan tracer, buku ekspedisi, dan buku bon pinjam.
47
B. Saran
1. Sistem penjajaran diubah dari Straight Numerical Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF).
2. Dibuatkan KIUP manual untuk memudahkan dalam melacak nomor rekam medis pasien lama yang tidak membawa KTPK.
3. Pengadaan tracer, buku ekpedisi, dan buku bon pinjam dan kode warna untuk mengurangi tingkat kejadian misfile.
4. Dilakukan retensi untuk mengurangi beban rak dan mengembalikan beban rak.
5. Dibuatkan kebijakan dan protap khusus untuk proses penjajaran, penomoran dan penyimpanan dibagian filing Puskesmas Karangayu.
DAFTAR PUSTAKA
1. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, Jakarta : Departemen Kesehatan RI, 2008.
2. Huffman, E. K. Health Information Management. 1999.
3. Savitri, C Budi. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis, Yogyakarta. 2011 4. Gonododiputro, S. Rekam Medis dan Sistem Informasi Kesehatan di
Puskesmas. Bandung : Bagian IKM FK UNPAD. 2007.
5. Huffman, E. K. Health Information Management. Dyores : physicion recorc company. 1994.
6. Sistem Penomoran Rekam Medis. http://www.medrec07.com/2015 / 01 / sistem-penomoran-rekam-medis.html. 23 Maret 2016.
7. Sistem Penomoran Dalam Rekam Medis.
http://murniumairoh.blogspot.com /
2016/02/sistem-penomoran-dalam-rekam-medik.html. 11 Februari 2016.
8. Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Rekam Medis.
https://sangroma.wordpress.com/2010/06/10/sistem-penyimpanan-dan-pe njajaran-rekam-medis.html 10 Juni 2010.
9. Sarana Prasarana. http://kbbi.web.id/sarana-prasarana. 1 Juli 2016. 10. Dhamanti, Inge. 2003. Analis Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu
Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya. Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Surabaya.
11. Retno Astuti Setijaningsih. Pemanfaatan Kode Warna Untuk Kemudahan Kelacakan Berkas Rekam Medis. Visikes Jumat Kesehatan. Volume 3 : 41-47. 2004..
49
12. Winarno, Budi. Teori dan Proses Kebijakan Publik, Media Pressindo, Yogyakarta, 2002. http://goschanesthesia.wordpres.com.
13. Soemohadiwidjojo, Arini T. Mudah Menyusun SOP, standar operating procedur, Penebar Plus. Jakarta. 2014.
14. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Standar Operating Procedure, Jakarta, 1995. http://www.healthyenthusiast.com, diakses 4 September 2016
15. Depkes Republik Indonesia. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit, Jakarta : Dirjen Yanmed, 1993.
PEDOMAN OBSERVASI
Ruang : Filling
Puskesmas : Puskesmas Karangayu Semarang
Sistem Penjajaran
1. Mengamati sistem penjajaran yang digunakan di filling Hasil pengamatan :
Sistem penjajaran yang digunakan Straight Numerical Filing (SNF). 2. Mengamati bagaimana proses penjajaran dokumen
Hasil pengamatan :
Dokumen dijajarkan seteklah dokumen kembali dari poli dan dicatat di buku register, setelah itu di urutkan dari nomer terkecil ke nomor terbesar, baru dijajarkan sesuai urutan nomor rekam medisnya.
