PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE
PART DAN JASA SERVICE MOTOR PADA BENGKEL RPM
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta
Oleh :
KHOIRU NUR OKTORIANTO 110441030063
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA POLITEKNIK LP3I JAKARTA
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.
Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir (TA) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan Politeknik LP3I Jakarta Program D3. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan April - Mei 2014 di bengkel RPM kemudian meyusun laporan hasil pengamatan tersebut dalam bentuk TA ini di bawah bimbingan ……….
Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada :
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M. 2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti, M.M.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan dan Personalia, D. Purnomo, M.M.
4. Wakil Direktut III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama, Verus Hadian, S.E., M.SM.
5. Ketua Program Studi Manajemen Informatika, Masria, S.Kom. 6. Dosen Pembimbing Tugas Akhir ………. yang bersedia
membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah kesibukannya.
7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Nurdin, S.S., M.M. 8. Pimpinan Perusahaan ………
iii 9. Kepada semua dosen LP3I Kampus Blok M yang telah
mengajarkan penulis banyak ilmu pengetahuan.
10. Semua pihak yang telah memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Untuk semua bimbingan, petunjuk dan dorongan yang telah diberikan penulis mengucapkan terimakasih. Semoga semua kebaikan yang telah Bapak/Ibu berikan mendapat balasan yang baik dari Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua, khususnya bagi perusahaan terkait dan mahasiswa Politeknik LP3I Jakarta.
Jakarta, Juni 2013
Penulis
iv
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PENGESAHAN NASKAH ... ii
PENGESAHAN UJIAN ... iii
SURAT KETERANGAN OBSERVASI ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Alasan Pemilihan Objek ... 2
1.3 Tujuan dan MAnfaat Penulisan ... 3 1.3.1 Tujuan Penulisan ... 1.3.2 Manfaat Penulisan ... 1.4 Identifikasi Masalah ... 1.5 Batasan Masalah ... 1.6 Metodologi Penelitian ... 1.7 Sistematika Penulisan ... BAB I PENDAHULUAN BAB II LANDASAN TEORI BAB III PROFIL PERUSAHAAN BAB IV PEMBAHASAN
BAB V PENUTUP
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Perancangan ... 2.1.1 Tujuan Perancangan ...
v 2.2 Sistem ... 2.2.1 Pengertian Sistem ... 2.2.2 Karakteristik Sistem ... 2.2.3 Elemen Sistem ... 2.2.4 Pengembangan Sistem ... 2.2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 2.3 Informasi ... 2.3.1 Pengertian Informasi ... 2.3.2 Siklus Informasi ... 2.3.3 Kualitas Informasi ... 2.3.4 Nilai Informasi ... 2.3.5 Pengertian Sistem Informasi ... 2.3.6 Komponen Dasar Sistem Informasi ... 2.4 Sistem Informasi Managemen ... 2.5 Penjualan ... 2.6 Jasa ... 2.7 DataFlow Diagram (DFD) ... 2.7.1 Diagram Konteks ... 2.7.2 Diagram Level N ... 2.7.3 Simbol-Simbol DFD ... 2.8 Flowchart ... 2.9 Entity Relation Diagram ... 2.10 Normalisasi ... 2.11 HIPO ... 2.12 Struktur Kode ... 2.13 Implementasi Sistem Informasi ... 2.14 Aplikasi Pemograman ... 2.15 Database ...
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
vi 3.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 3.2.1 Visi ... 3.2.2 Misi ... 3.3 Aspek Kegiatan Usaha ... 3.4 Struktur Organisasi ... 3.5 Deskripsi Kerja ...
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Sistem Berjalan ... 4.1.1 Deskripsi Sistem Berjalan ... 4.1.2 Flowchart Sistem Berjalan ... 4.2 Kendala Sistem Berjalan ... 4.3 Solusi Pemecahan Masalah ... 4.4 Data Flow Diagram ... 4.4.1 Diagram Konteks ... 4.4.2 Diagram Level 0(Zero) ...
4.4.3 Diagram Detail ... 4.5 Entity Relation Diagram (ERD) ... 4.6 Normalisasi ... 4.6.1 Unnormalisasi ... 4.6.2 Normalisasi 1 ... 4.6.3 Normalisasi 2 ... 4.6.4 Normalisasi 3 ... 4.7 Relationship ... 4.8 Database ... 4.8.1 Rancangan Database ... 4.8.2 Struktur Kode ... 4.9 Hierarchy Input Process Output (HIPO) ... 4.10 Desain Tampilan Program ... 4.11 Tampilan Program ... 4.12 Implementasi Perancangan Aplikasi ...
vii 4.13 Spesifikasi Sistem Komputer ... 4.13.1 Perangkat Keras Komputer ... 4.13.2 Perangkat Lunak Komputer ... 4.14 Jadwal Implementasi ... BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 5.2 Saran ... LAMPIRAN DAFTAR PUSTAKA BIODATA PENULIS
viii
Daftar Tabel
Halaman
Tabel 2.1 Simbol-simbol DFD ... Tabel 2.2 Simbol-simbol Flowchart ... Tabel 2.3 Simbol-simbol ERD ... Tabel 4.1 Bentuk Unnormalisasi ... Tabel 4.2 Bentuk Normalisasi Satu (1NF) ... Tabel 4.3 Bentuk Normalisasi Dua (2NF) ... Tabel 4.4 Bentuk Normalisasi Tiga (3NF) ... Tabel 4.5 Tabel Barang ... Tabel 4.6 Tabel Jasa ... Tabel 4.7 Tabel Mekanik ... Tabel 4.8 Tabel Pendaftaran ... Tabel 4.9 Tabel Service ... Tabel 4.10 Tabel Detail_Jasa_Service ... Tabel 4.11 Tabel Detail_Barang ... Tabel 4.12 Tabel Login ... Tabel 4.13 Jadwal Implementasi ...
ix
Daftar Gambar
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Pengembangan Sistem ... Gambar 2.2 Siklus Informasi ... Gambar 3.1 Siklus Organisasi ... Gambar 4.1 Flowchart ... Gambar 4.2 Diagram Konteks ... Gambar 4.3 Diagram Zero ... Gambar 4.4 Diagram Detail ... Gambar 4.5 ERD ... Gambar 4.6 Relasi Antar Tabel ... Gambar 4.7 HIPO ... Gambar 4.8 Desain Login ... Gambar 4.9 Desain Menu MDI ... Gambar 4.10 Desain Data Barang ... Gambar 4.11 Desain Jasa ... Gambar 4.12 Desain Data Mekanik ... Gambar 4.13 Desain Pendaftaran ... Gambar 4.14 Desain Transaksi Pembayaran ... Gambar 4.15 Desain Cetak Laporan Transaksi ... Gambar 4.16 Desain Cetak Laporan Bulanan ... Gambar 4.17 Form Login ... Gambar 4.18 Form MDI Menu ... Gambar 4.19 Form Barang ... Gambar 4.20 Form Jasa ... Gambar 4.21 Form mekanik ... Gambar 4.26 Form Pendaftaran ...
x Gambar 4.27 Form Transaksi Service ... Gambar 4.28 Form View Barang ... Gambar 4.29 Form View Pendaftaran ... Gambar 4.30 Form Laporan Faktur ... Gambar 4.31 Form Laporan Bulanan ...
xi
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Saat ini kehidupan manusia di dunia semakin maju dan modern. Hal ini tidak terlepas dari perkembangan kemajuan teknologi sebagai hasil kebudayaan manusia yang terus berkembang. Pemahaman akan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di berbagai bidang pada era ini. Sudah menjadi suatu tuntutan yang wajar dan mendasar.
Pesatnya perkembangan dan kemajuan teknologi yang ada saat ini, adalah satu hal yang menarik bagi penulis untuk mencermatinya. Yakni munculnya berbagai pemograman yang menawarkan fitur-fitur yang dapat memudahkan user untuk membuat suatu program yang diinginkan.
Salah satunya adalah Microsoft Visual Basic.Net 2008. Sebuah program yang sangat populer di dunia pemograman. Dengan menggunakan Visual basic.Net 2008, anda akan menemukan teknik pemrograman procedural. Selain itu keunggulan yang dimiliki oleh Visual Basic.Net 2008 adalah teknik pemograman grafisnya (Graphical User Interface) yang lebih menarik.
Dengan kemajuan tersebut maka dapat dimanfaatkan untuk membantu memudahkan proses kerja, terutama untuk perusahaan yang proses kerjanya masih menggunakan proses manual.
Sebagaimana penulis ketahui bahwa penjualan sparepart dan service pada bengkel RPM, masih menggunakan proses manual dan memiliki banyak kendala. Dengan melihat masalah tersebut dan adanya kebutuhan akan suatu sistem yang dapat memecahkan masalah tersebut, maka penulis akan membangun suatu perangkat lunak berbasis desktop dengan mengunakan basis data, yang
2 dapat memudahkan dalam menservice motor dan menjual sparepart.
1.2 Alasan Pemilihan Objek
Berdasarkan latar belakang perusahaan tersebut, maka penulis melakukan pengembangan/perancangan system yang berguna untuk memperkecil permasalahan-permasalahan yang ada saat ini. Dan mengangkat tema/judul untuk penulisan TA ini adalah
“Perancangan Sistem Informasi Penjualan Spare Part Dan Jasa Service Sepeda Motor Pada Bengkel RPM Jakarta”.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan bagi penulis adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan Diploma Tiga di Politeknik LP3I Jakarta, selain itu penulis juga mempunyai beberapa tujuan lain, sebagai berikut:
1. Membuat system yang masih manual menjadi terkomputerisasi.
2. Mempermudah cara kerja user dalam pengelolaan, pengolahan dan pengaksesan data.
3. Untuk mengetahui system kerja yang sudah ada di Perusahaan dan mengidentifikasi kekurangan dan kelamahannya. Kemudian menyempurnakan kelemahan - kelemahan system kerja yang sudah ada.
4. Agar user dapat bekerja dengan program aplikasi berbasis Graphical User Interface yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.
3
1.3.2 Manfaat Penulisan
1. Dapat menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang sistem informasi yang ada di perusahaan tersebut.
2. Pihak perusahaan dapat mempelajari dan menggunakan program aplikasi berbasis Interface
yang telah dibuat.
3. Dapat menambah pengetahuan mengenai perancangan sistem dan program aplikasi berbasis
Graphial User Interface bagi Mahasiswa LP3I.
4. Sebagai bahan masukan bagi penulis untuk proses selanjutnya.
5. Bagi perusahaan yang bersangkutan, tulisan ini dapat dijadikan sebagai suatu perbandingan atas proses yang akan dilaksanakan dan dapat juga dijadikan bahan masukan dan pertimbangan untuk lebih memaksimalkan pekerjaan dalam pelayanan service motor dan penjualan spare part.
1.4 Identifikasi / Perumusan Masalah
1. Bagaimana proses kerja sistem ?
2. Apakah terdapat masalah / kendala dalam sistem berjalan yang dilakukan oleh Bengkel RPM ?
3. Bagaimana solusi pemecahan masalah terhadap kendala-kendala yang ada dengan perancangan sistem informasi ?
1.5 Batasan Masalah
Dalam kajian ini penulis hanya membatasi kajian pada “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sparepart dan Jasa Service Sepeda Motor Pada Bengkel RPM”, hal ini dikarenankan
4 penulis hanya melakukan observasi pada sistem berjalan pada bagian tersebut.
1.6 Metode Penelitian
Dalam penulisan TA ini penulis melakukan pengumpulan data-data yang berhubungan dengan tema TA, yaitu bersumber dari :
1.6.1 Studi Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian dengan cara mendatangi langsung ke perusahaan yang menjadi objek kajian. Teknik pengumpulan datanya, yaitu wawancara, kuesioner, dan observasi.
1.6.2 Studi Pustaka(Library Research)
Yaitu pengumpulan data-data dengan cara mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku penunjang kajian, maupun referensi lain yang bersifat tertulis.
1.7 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan TA ini, pembahasan dan penganalisaannya diklasifikasikan secara sistematika ke dalam 5 (lima) bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar belakang masalah, alas an pemilihan objek, maksud dan tujuan, identifikasi/perumusan masalah, pembatasan masalah, metodologi penulisan serta sistematika penulisan.
5 Dalam bab ini penulis mengemukakan berbagai referensi/tinjauan pustaka yang mendukung kajian/analisis yang penulis sampaikan.
BAB III : PROFIL PERUSAHAAN / LEMBAGA
Dalam bab ini di uraikan tentang segala sesuatu yang terkait dengan sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, bidang usaha / ruang gerak, struktur organisasi, deskripsi kerja.
BAB IV : ANALSIS / PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis melakukan kajian/analisis terhadap materi yang penulis angkat sesuai dengan judul yang disajikan.
BAB V : PENUTUP
Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran yang mungkin berguna bagi perusahaan sebagai masukan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Perancangan
Perancangan Sistem diawali dengan menentukan segala keperluan yang akan memenuhi apa yang akan dibutuhkan oleh sistem, Siapa yang mengambil langkah ini dan bagaimana mereka akan disesuaikan. Umumnya, perancangan bergerak dari input ke output. Keluaran (output) sistem, yang terdiri dari reports dan file untuk memuaskan kebutuhan organisasi harus dibatasi dengan jelas. Menurut Lonnie D. Bentley dan Jeffrey L. Whitten (2007:160)
mengungkapkan :
“Perancangan sistem adalah suatu teknik menggabungkan kembali bagian – bagian informasi yang telah dipisahkan oleh analisis sistem pengolahan data semakin berkembang bahkan dapat digunakan di berbagai perusahaan baik negeri maupun swasta, dimana dengan adanya sistem pengolahan data maka informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan manapun juga selalu memerlukan pengolahan data demi kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi tersebut”.
2.1.1 Tujuan Perancangan
Tahap Perancangan mempunyai 2 tujuan utama, yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang
bangun yang lengkap kepada pemrogram computer (Programmer) dan user yang terlibat.
7
2.2 Sistem
Sistem adalah suatu istilah yang umum digunakan dalam berbagai disiplin ilmu untuk menerangkan suatu metode atau cara yang digunakan secara luas dan pesat dalam berbagai aspek kehidupan bermasyarakat sehari-hari maupun dalam dunia manajemen yang mempunyai cangkupan luas.
2.2.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Andri Kristanto (2008:1) adalah “Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sedangkan menurut Murdick dan Ross (1993) dalam Hanif Al Fattah (2008:3) mendefinisikan “Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama”. Pengertian sistem menurut Widjajanto (2008:2) adalah “Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output.”
Berdasarkan pengertian-pengertian disatas, maka sistem adalah sekelompok/sekumpulan elemen dalam suatu jaringan yang saling berinteraksi dalam suatu kegiatan dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui 3 tahap, yaitu input, proses, dan output.
Menurut Ponco W. Sigit (1999:17), proses yang terjadi ada bermacam-macam tipe yaitu :
8 1. Proses Fisik, merupakan kegiatan atau perbuatan yang dilakukan oleh seorang analisis sistem dalam mencapai tujuannya.
2. Proses Prosedural, merupakan kegiatan yang memerlukan aturan atau tahapan-tahapan yang diperlukan sesuai dengan apa yang telah diterapkan. 3. Proses Konseptual, berupa konsep-konsep kegiatan
yang ingin dicapai sebaik mungkin.
4. Proses Sosial, Sistematis tentang fenomena sistem dan gejala-gejala alam dengan jalan pengamatan pencatatan.
2.2.2 Karakteristik Sistem
Sistem memiliki perbedaan antara satu sistem dengan sistem yang lainnya, berdasarkan sifatnya sistem dapat diklasifikasikan menjadi berbagai jenis sistem antara lain : 1. Sistem Tentu
Yaitu sistem yang kondisi masa depannya dapat diprediksi.
2. Sistem Tak Tentu
Yaitu sistem yang masa depannya tidak dapat diprediksi.
3. Sistem Tertutup
Yaitu sistem yang tidak berhubungan / terpengaruh dengan pihak luarnya (bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar).
4. Sistem Terbuka
Yaitu sistem yang berhubungan / terpengaruh dengan pihak luarnya, oleh sebab itu sistem ini memerlukan pengendalian yang baik.
9 Yaitu sistem yang hubungannya telah teratur dengan baik, bila salah satu elemennya terdapat kesalahan maka sistem tersebut akan terhenti.
6. Sistem Abstrak
Yaitu sistem yang berupa pemikir / ide-ide yang tidak sistem secara fisik / siatem teologi (sistem perputaran bumi).
2.2.3 Elemen Sistem
Elemen sistem adalah bagian terkecil dari sistem yang dapat diidentifikasi. Yaitu sub sistem yang ada di dalam suatu sistem. Jika suatu sistem cukup besar yang terdiri dari sub sistem, maka elemen sistem ini terdapat pada tingkatan yang paling rendah yang dapat dikategorikan sebagai individu.
Elemen sistem mempunyai ciri-ciri atau kualitas tersendiri, karena mereka terdiri dari objek dan manusia. Ciri-ciri ini mempunyai pengaruh terhadap operasi dari ketelitian, kecepatan, kehandalan, kapasitas dan sebagainya.
2.2.4 Pengembangan Sistem
Menurut Ponco W. Sigit (1999:25) yang dimaksud dengan pengembangan sistem merupakan salah satu fase dari siklus hidup sistem yang sangat penting, memerlukan suatu proses yang panjang dan kompleks meliputi penentuan kebutuhan informasi, merancang sistem informasi dan mengoperasikan. Pengembangan sistem juga memerlukan dukungan dari semua pihak yang berbeda kemampuannya guna melaksakan tugas-tugas yang direncanakan.
10 Pengembangan sistem membutuhkan seorang analis sistem yang memberikan arah bagi proyek tersebut. Hasil dari kegiatan analisis sistem biasanya harus dapat menjelaskan tentang :
1. Pengertian yang jelas dari kebutuhan atau masalah yang terjadi pada sistem yang lama / berjalan.
2. Merupakan jawaban atas masalah yang terjadi. 3. Menguraikan masalah secara jelas.
2.2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Yang dimaksud siklus hidup pengembangan sistem adalah metodologi yang diorganisasikan sedemikian rupa guna membangun suatu sistem informasi. Pada pengembangan sistem informasi akan menyajikan beberapa tugas pada urutan tertentu yang melibatkan sejumlah personil yang dikoordinasikan agar efisien dan efektif. Pengendalian perlu dilakukan terhadap anggaran, jadwal kegiatan dan kualitas yang dibutuhkan guna menjamin sistem yang dibangun sesuai persyaratan, anggaran yang disiapkan dan jadwal yang telah ditentukan untuk mencapai kualitas yang diinginkan. Hal-hal tersebut perlu diperhatikan guna menjamin pekerjaan agar dapat dievaluasi dan keputusan dapat diambil pada saat yang tepat. Biasanya pengembangan sistem informasi diketuai dan dilaksanakan oleh komite pengarah atau manajer senior pada lingkup pemakai sistem.
Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle) memiliki ide utama membagi tiap bagian pengembangan sistem menjadi beberapa tahapan kerja. Tahapan utama System Life Cycle
adalah Perancangan Sistem (System Planning), Analisa Sistem (System Analysis), Desain Sistem (System Design),
11 Seleksi Alam (System Selection), Implementasi Sistem (System Maintenance). Siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
2.3 Informasi
2.3.1 Pengertian Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:8) mengungkapkan ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa yang akan datang”. Sedangkan menurut Sutarman (2009:14) “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”. Sebagai contoh, apabila kita memasukkan
Kebijakan & rancangan sistem
Analisis Sistem
Desain(Perancangan) Sistem Secara Umum
Desain(Perancangan) Sistem Terperinci
Seleksi Alam
Implementasi (Penerapan) Sistem
Perawatan Sistem Awal Proyek Sistem Manajemen Sistem Pengembangan Sistem
12 jumlah gaji dengan jumlah jam bekerja, kita akan mendapatkan informasi yang berguna. Dengan kata lain, informasi sistem dari data yang akan diproses. Informasi adalah suatu data yang telah diolah yang berguna atau bermanfaat dan dimengerti oleh para pemakainya dan merupakan proses lebih lanjut dari data yang memiliki nilai tambah. Dari kategorinya informasi dapat dikelompokan menjadi :
1. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal seperti tindakan pesaing dan pelanggan, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
2. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari.
3. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah seperti trend penjualan yang digunakan untuk menyusun rencana penjualan dan sebagainya.
Dari segi kualitas, informasi harus dapat memenuhi syarat sebagai berikut :
1. Lengkap, merupakan informasi yang berupa fakta dan nyata serta lengkap tanpa kurang suatu apapun dan dapat dipercaya.
2. Akurat, informasi harus tepat dan jelas dalam menyampaikan informasi tersebut.
13 3. Relevan, informasi harus nyata bukan fiktif dan informasi yang akan disampaikan dapat di pertanggung jawabkan.
4. Tepat waktu, informasi harus tepat waktu sesuai dengan apa yang telah ditetapkan tanpa mengulur-ulur waktu.
2.3.2 Siklus Informasi
Siklus informasi atau sering disebut dengan pengolahan data merupakan perputaran data yang diolah atau diproses yang akan menghasilkan keluaran berupa informasi, informasi tersebut akan menjadi input atau data bagi proses berikutnya.
Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir, keberakhiran suatu sistem dikenal dengan istilah ENTROPHY. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari ENTROPHY yang disebut dengan NEGATIVE ENTROPHY atau
NEGENTROPHY. Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarka suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (Event) adalah suatu hal yang terjadi pada saat tertentu. Didalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.
Kesatuan nyata (Fact and Entity) adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Siklus informasi atau yang sering disebut dengan siklus pengolahan data merupakan perputaran data yang diolah
14 atau diproses yang akan menghasilkan keluaran berupa informasi, informasi tersebut akan menjadi input data nagi proses berikutnya dan seterusnya kembali lagi dan terus berputar.
Gambar 2.2 Siklus Informasi
Dari gambar diatas terlihat siklus informasi memerlukan tiga buah komponen, yaitu komponen input, komponen model/proses, dan komponen output untuk melakukan prose pengolahan data. Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut, karena tidak semua data yang diperoleh langsung diolah. Pada umunya, data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu yang natinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi infromasi. Data ini disimpan di simpanan (storage) dalam bentuk basis data (database). Data yang ada di basis data ini yang nantinya akan digunakan untuk menghasilkan informasi.
2.3.3 Kualitas Informasi
Kualitas informasi tergantung pada tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan artinya informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Informasi menjadi tidak akurat sampai pada penerima informasi bila mengalami banyak gangguan.
1. Akurat artinya informasi yang sistem harus sama dengan apa yang terjadi sebenarnya dengan tingkat
INPUT MODEL/PROSES OUTPUT
15 perbedaan yang sangat kecil atau bahkan tidak ada sama sekali.
2. Tepat waktu artinya informasi yang sistem pada penerima tidak boleh terlambat maka informasi itu akan menjadi sistem dan tidak mempunyai nilai sehingga pengambilan keputusan akan mengalami keterlambatan.
3. Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang membutuhkan.
2.3.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu infromasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak menutup kemungkinan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang.
2.3.5 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dari organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu untuk menyajikan informasi manajemen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
Adapun komponen-komponen dasar sistem informasi terdiri dari :
16 1. Hardware, terdiri dari komputer, periferial (printer) dan
jaringan.
2. Software, merupakan kumpulan perintah fungsi yang ditulis dengan aliran tertentu atau memerintahkan computer melakukan tugas tertentu.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi.
4. Brainware/User, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pimpinan sistem informasi dan sebagainya.
5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.
Kegiatan di sistem informasi mencakup : 1. Input (Masuk)
Yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan dip roses.
2. Process (Proses)
Yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diolah untuk menghasikan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output (Keluar)
Yaitu suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses.
4. Save (Simpan)
Yaitu suatu kegiatan yang dilakukan yang bertujuan untuk memelihara dan menyimpan data.
17 Yaitu suatu kegiatan untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai harapan.
2.3.6 Komponen Dasar Sistem Informasi
Komputer adalah suatu peralatan (mesin) atau kelompok peralatan yang melaksanakan pekerjaan, yang dikendalikan serta dikontrol oleh intruksi (program) yang dimasukan kedalam memory (storage) unitnya.
Adapun komponen-komponen yang terdapat pada komputer antara lain :
1. Input Unit (Alat Pembaca Data)
Istilah input unit didalam sistem komputerisasi biasanya terdiri dari dua jenis yaitu :
a. Input, adalah kata ganti dari pada data artinya apabila menyebut istilah input maka yang dimaksud adalah data.
b. Input Device, adalah alat yang menerima input dan kemudian membacanya dan meneruskannya pada
storage unit, jadi input unit adalah alat pembaca input
(keyboard, card reader machine, disk drive, dll). 2. Central Processing Unit (CPU)
Central Processing Unit (CPU) merupakan jantung dari komputer, pusat pengolahan serta pengontrolan dari keseluruhan sistem komputer yang sedang melaksanakan pekerjaannya.
3. Arithmatic & Logical Unit (ALU)
Adalah bagian yang melaksanakan pekerjaan seperti perhitungan-perhitungan,penyusunan data, pemindahan data, membandingkan dan lain-lain.
18 4. Control Unit atau Section
Adalah bagian yang bertugas untuk mengontrol dan mengkoordinir keseluruhan system computer dalam melakukan pengolahan data.
5. Memory atau Storage Unit
Adalah tempat penyimpanan data atau program yang merupakan suatu electronic filling cabinet dalam suatu sistem computer.
6. Output Unit
Adalah suatu alat yang bertugas mengeluarkan hasil pengolahan dari CPU melalui main storage.
Istilah Output Unit dalam sistem komputerisasi terdiri dari dua jenis yaitu :
a. Output, kata pengganti dari hasil pengolahan dari informasi atau hasil lainnya.
b. Output Device, alat yang menerima hasil dari pengolahan dari CPU melalui storage dan akan menghasilkan aspek-aspek dasar komputer.
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan salah satu penerapan sistem informasi yang mengarah pada proses dan operasi manajemen. Sebuah sistem baru bias dibuat SIM bila memiliki sebuah basis data sedarhana yang disertai dengan kemampuan untuk mengambil data dari satu atau dua model perancangan dan pengambilan keputusan.
Menurut Dwi Budiarti (2003:10) , Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, namajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras
19 (Hardware), perangkat lunak (software), procedure, database, dan
user. Dari definisi tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan tentang SIM sebagain berikut :
1. SIM merupakan kumpulan interaksi sistem-sistem informasi.
2. SIM merupakan infromasi yang berguna untuk semua level manajemen.
3. SIM digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
2.5 Penjualan
Secara umum definisi penjualan dapat diartikan sebagai sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahkan suatu produk baik berupa barangataupun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya.
Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari produk atupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang baik.
Menurut Kholish Mahyuddin “Penjualan merupakan kegiatan yang bertujuan agar produk yang kita tawarkan kepada konsumen terbeli”. Sedangkan menurut Rhonda Abrams “Penjualan merupakan aktivitas yang berinteraksi langsung dengan konsumen untuk memperoleh pesanan atau penjualan langsung”. Adapun Matz & Usry (1988) berpendapat “Penjualan merupakan pengalihan hak milik”.
Dari semua pendapat diatas mengenai pengertian penjualan, maka kita data menyimpulkan bahwa penjualan merupakan kegiatan pemasaran yang langsung berhubungan dengan konsumen pengguna atau pemakai langsung.
20
2.6 Jasa
Secara umum, jasa adalah pemberian suatu kinerja, atau tindakan tak kasat mata dari satu pihak ke pihak lain. Dalam pengertian lain, jasa adalah kegiatan yang dapat didefinisikan, yang bersifat tidak teraba, yang direncanakan untuk pemenuhan kepuasan konsumen. Norman (1984) berpendapat bahwa jasa adalah “Jasa terdiri dari tindakan dan interaksi yang merupakan kontak sosial. Jasa lebih dari sekedar hasilsesuatu yang tak terhalang, dan jasa merupakan interaksi social antara produsen dan konsumen”.
Jenis-jenis jasa secara garis besaryang dibutuhkan manusia bias diklasifikasikan atas beberapa macam yaitu :
1. Perumahan
2. Usaha rumah tangga 3. Rekreasi dan kesukaan 4. Perawatan pribadi
5. Jenis bisnis dan profesi lainnya 6. Transportasi
7. Komunikasi
2.7 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat lunak, struktur data atau organisasi file, melainkan prosedur sistem tersebut. Penggunaan data flow diagram dimaksudkan untuk mempermudah data pengguna (user) yang awam dibidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikembangkan. Menurut Yuniar Supardi (2006:22) mengemukakan Data Flow Diagram (DFD) adalah : “Merupakan suatu alat yang berbentuk diagram, dimana diagram tersebut menggambarkan hubungan antar data”.
21 DFD dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai manapun pembuat program. Penerapan diagram tersebut sebagai sarana pembantu program. Penerapan diagram tersebut sebagai sarana pembantu perancang suatu sitem yang dimaksudkan untuk para pemakai sistem (user) yang kurang menguasai computer dalam memahami sistem yang sedang dirancang dan dikembangkan.
2.8 Flowchart
Flowchart adalah representasi grafikal atau sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik diantara entitas-entitas kuncinya. Flowchart dapat digunakan untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemprosesan komputer, atau keduanya.
Berikut ini adalah simbol-simbol flowchart serta penjelasannya :
1. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen.
Gambar 2.3 Simbol Document
2. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya nomor lembar dokumen dicantumkan disudut kanan atas.
Gambar 2.4 Simbol Document Rankap
3. Simbol ini digunakan sebagai penghubung pada halaman yang sama.
22 4. Simbol ini digunakan sebagai penghubung
pada halaman berbeda.
Gambar 2.6 Simbol Off Page Connector
5. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti mengisi formulir. Gambar 2.7 Simbol Manual Input
6. Pertemuan garis, symbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus dari alur yang lainnya.
Gambar 2.8 Simbol Line
7. Digunakan untuk pengolahan data dengan computer cara online.
Gambar 2.9 Simbol Computer Process
8. Garis alir, menggambarkan arah proses pengolahan data.
Gambar 2.10 Simbol Arrow
9. Menujukan arah masing-masing garis, satu garis sedikitnya dibuat melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Gambar 2.11 Simbol Persimpangan Garis
10. Arsip adalah dokumen yang disimpan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu jika diperlukan.
23
2.9 Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relational Diagram merupakan jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem secara abstrak. Diagram ini ditemukan oleh Chen tahun 1976. Tujuan dari Entity Relationship ini adalah untuk menunjukan objek data relationship yang ada pada objek tersebut.
Setiap proyek sistem database dipresentasikan dengan menggunakan beberapa entitas dan setiap entitas terdiri dari beberapa element data, yaitu :
1. Satu ke satu atau one to one (1-1)
Pemetaan satu ke satu dalam ERD, berarti tiap entitas akan berhunumgam dengan paling banyak satu entitas lain, demikian sebaliknya.
2. Satu ke banyak atau one to many (1-M)
Pemetaan satu ke banyak adalah suatu atribut yang dapat berhubungan dengan lebih dari satu (banyak) atribut lain, tetapi tidak sebaliknya lebih dari satu (banyak) atribut, hanya berhubungan dengan hanya satu atribut yang lain. 3. Banyak ke satu atau many to one (M-1)
Hubungan banyak ke satu merupakan kebalikan dari hubungan satu ke banyak, yaitu banyak (lebih dari satu) entitas yang satu akan berhubungan dengan hanya satu pada entitas yang lain, namun tidak sebaliknya.
4. Banyak ke banyak atau many to many (M-N)
Pemetaan banyak ke banyak ini berarti banyak entitas dapat berhubungan dengan banyak entitas yang lain, demikian sebaliknya.
24 Simbol-Simbol ERD
1. Entity Adalah suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasi secara unik objek lainnya, dimana semua informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Kumpulan dari Entity sejenis dinamakan Entity Set.
2. Relationship Adalah hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya. Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik atau konseptual kecuali diwarisi dari hubungan entity tersebut.
3. Atribut Adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut.
Tabel 2.2 Simbol-simbol ERD
2.10 Normalisasi
Merancang database merupakan sebagian hal penting dalam merancang sistem, yaitu pada desain secara terperinci atau detail. Database yang baik dibentuk melalui teknik normalisasi adalah proses pengelompokan atribut atau field dari suatu relasi sehingga membentuk relasi yang strukturnya baik.
Normalisasi merupakan suatu teknik dalam logical design sebuah database. Untuk mendapatkan sebuah normalisasi yang optimal
Gambar 2.13 Simbol Entity Gambar 2.14 Simbol Relationship Gambar 2.15 Simbol Atribut
25 dan benar diperlukan beberapa tahapan normalisasi sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal (Unnormalizzed)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, bisa saja data tidak lengkap atau terduplikasi data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam satu record (kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu
entity secara lengkap) demi satu record dan nilai dari field-field berupa “Atomic Value”. Tidak ada set atribut atau
sebutan untuk mewakili suatu entity yang berulang-ulang atau atribut yang bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya satu pengertian bukan merupakan kumpula-kumpulan kata yang mempunyai arti mendua hanya satu arti saja dan bukanlah pecahan kata-kata yang sehingga artinya lain.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal kesatu. Atribut bukanlah kunci haruslah bergantung secara fungsi kepada kunci utama primary key (suatu atribut tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifikasi). Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan bisa mewakili atribut lainnya yang menjadi anggota.
4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)
Bentuk normal ketiga memiliki syarat bila relasi merupakan 2NF dan tidak tergantung secara transitif pada Primary Key.
26 5. Bentuk Normal Boyce-Codd (BNCF)
Memiliki cirri bila relasi merupakan 3NF dan semua derteminannya merupakan Candidate Key
6. Bentuk Normal Empat (4NF)
Bila sebuah relasi telah berada pada relasi yang BCNF, maka pada relasi tersebut tidak lagi terdapat anomaly yang disebabkan oleh Fungsional Dependent, akan tetapi pada relasi BCNF masih bisa saja terdapat anomaly yang disebabkan oleh Multivalue Dependent.
7. Bentuk Normal Lima (5NF)
Normalisasi pada tahap lima ini dirancang untuk mengatasi dependent yang disebut dengan Join Dependent. Join Dependent terjadi, apabila sebuah relasi dipecah menjadi dua setelah itu relasi tersebut tidak dapat digabungkan kembali.
2.11 HIPO
Menurut Jogiyanto HM dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi (2005:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) adalah alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) mempunyai sasaran utama sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untumelaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh
27 masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
2.12 Struktur Kode
Menurut Jogiyanto HM (2005:384) adalah ”Suatu susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus yang dapat dirancang dalam bentuk kode-kode”. Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus. Manfaat pengkodean antara lain :
1. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data, proses penyajian maupun peng-entry-an data pada komputer.
2. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.
3. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.
Adapun beberapa macam tipe kode : 1. Kode Mnemonic (Mnemonic Code)
Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.
Kebaikan : mudah diingat. Kelemahan : kode dapat menjadi panjang.
Contoh : Kode Pelanggan : Kode ”KNO” untuk pelanggan dengan nama Khoiru Nur Oktorianto
28 2. Kode Urut (Sequential Code)
Kode Urut, disebut juga kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya. Kebaikan : mudah diingat, kode dapat pendek, tapi harus unik. Kelemahan :penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan, tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.
Contoh : 001 Bon
002 Bukti Pembayaran 3. Kode Blok (Block Code)
Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan. Kebaikan : nilai dari kode mempunyai arti, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Kelemahan : panjang kode tergantung dari jumlah bloknya.
Contoh :
Rekening-rekening dalam Buku Besar
Blok Kelompok
1011-2000 Fairy Tail 4. Kode Grup (Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Kebaikan : niali dari kode mempunyai arti, mudah diperluas,dapat menunjukkan jenjang dari data. Kelemahan : kode dapat menjadi panjang.
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.
29 Syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut :
1. Harus mudah diingat
2. Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya.
3. Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat.
4. Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.
5. Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.
6. Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7. Hindari penggunaan karakter yang mirip. 8. Hindari penggunaan spasi.
9. Panjang kode harus sama.
2.13 Implementasi Sistem Informasi
Tata Sutabri (2009:181) mengungkapkan “Fase Implementasi adalah periode waktu selama sistem kerja dihasilkan dan ditempatkan dalam operasi”
Suatu informasi yang bermanfaat dan dirancang secara khusus untuk mengetahui pengerjaan tugas yang akan dikerjakan, sehingga dapat diselesaikan sesuai waktunya.
Implementasi adalah kegiatan dimana semua kegiatan atau pelaksanaan harus direncanakan dengan matang dan sesuai dengan waktu penerapannya secara sistematis.
Adapun kegiatan-keegiatan yang dilakukan pada tahap implementasi antara lain :
30 1. Pemilihan dan pelatihan personil.
2. Persiapan tempat, dan implementasi, dan instalasi perangkat keras.
3. Pembuatan program dan pengetesan program. 4. Pengetesan sistem.
5. Konversi sistem.
6. Review hasil implementasi dan membuat laporan pengembangan sistem.
Produk akhir tahap implementasi adalah :
Berupa laporan hasil pengembangan sistem yang sudah diterapkan pada suatu organisasi dimana didalamnya berisi pedoman pengoperasian sistem yang akan diimplementasikan.
2.14 Aplikasi Program
Aplikasi yang digunakan oleh penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari 2 macam yaitu :
1. Visual Basic.Net 2008
Visual basic merupakan salah satu development tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program computer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman computer yang mendukung object OOP (Object Oriented Programming). Struktur Aplikasi Visual Basic.Net 2008 terdiri atas beberapa struktur yang diantaranya adalah :
a. Form : Windows/jendela dimana anda akan membuat
user interface/tampilan.
b. Control : Tampilan berbasis grafis yang memasukan pada form untuk membuat interaksi dengan pemakai (text box, label, scroll bar, command button).
31 c. Properties : nilai/karakteristik yang dimiliki oleh sebuah objek Visual Basic, seperti Name, Caption, Size Fort, Fore Color, dan sebagainya. Visual Basic merupakan property default/standar.
d. Methods : Serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
e. Module : Kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variable dan definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.
2. Microsoft Access
Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah database (basis data) model relasional karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Selain itu Microsoft Access merupakan aplikasi program yang sangat mudah dan flexible dalam pembuatan dan perancangan sistem manajemen database. Microsoft Office Access adalah tempat penyimpanan data (database) dengan berbagai perkembangan fasilitas anatara lain:
a. Table
Kumpulan struktur data untuk menentukan nama field-field dan rancangan pada suatu table.
b. Quert
Digunakan untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa table.
c. Form
Form digunakan untuk membuat rancangan dalam tampilan form sebagai bahan untuk input data.
d. Report
Untuk menampilkan bentuk laporan dari hasil output
32 e. Module
Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database yang dibuat dengan menggunakan kode pada Visual Basic for Application. 3. Crystal Report
Penulis menggunakan Crystal Report sebagai peranti untuk membuat cetakan laporan, dimana cetakan laporan yang dihasilkan dapat disertakan pada banyak bahasa pemrograman.
2.15 Database
Menurut Conolly and Begg (2010:65), “database is a shared collection of logically related data and its description, designed to meet the information needs of an organization”. Dengan kata lain
database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data
33 memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data, ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS).
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
3.2 Visi Dan Misi
3.2.1 Visi
Unggul dalam pelayanan jasa service di bengkel dalam menangani segala macang problem konsumen.
3.2.2 Misi
Mewujudkan pelayan service yang professional dengan didukung keahlian mekanik yang berkualitas dan handal.
3.3 Aspek Kegiatan Usaha
RPM bergerak dibidang jasa perawatan (service) dan penjualan suku cadang (sparepart) sepeda motor. Pemasaran bengkel sangat luas dengan di imbangi customer yang sangat banyak karena pada masa sekarang ini masyarakat umum khususnya di kota Jakarta, banyak pengguna kendaraan bermotor. Karena motor perlu perawatan dan perbaikan, dan dengan banyaknya pengguna sepeda motor, maka dapat dipastikan bengkel motor ini sagat dibutuhkan. Berikut penulis mengemukakan produk yang di tawarkan oleh bengkel tersebut :
1. Jasa Perawatan (Service)
Perawatan yang diberikan untuk seluruh jenis sepeda motor mulai dari service ringan (Tune Up), service besar (Over Houl), ganti oli, dan lainnya.
35 Penjualan suku cadang dilakukan secara eceran dan pembayarannya dilakukan secara tunai. Biasanya penjualan suku cadang lebih banyak dilakukan pada pemakaian jasa servie yang memerlukan penggantian suku cadang.
Kegiatan usaha penjualan yang dilakukan pada Bengkel RPM meliputi semua kegiatan pelayanan yang bertujuan untuk memuaskan pelanggan akan pelayanan jasa service sepeda motor. Di dalam melaksanakan kegiatan tersebut Bengkel RPM menyediakan sarana-sarana sebagai berikut :
1. Pelayanan Mekanik
Orang-orang yang memiliki keahlian tertentu yang telah di training secara berkala agar bias mengikuti perkembangan teknologi sepeda motor saat ini.
2. Penyediaan Suku Cadang (Sparepart)
Dalam memenuhi kebutuhan konsumen akan suku cadang sepeda motor, maka RPM menyediakan berbagai varian suku cadang yang berkualitas, hal itu tentunya untuk menjaga mutu dan image bengkel.
3. Peralatan Bengkel
Peralatan bengkel merupakan sarana penunjang operasional bengkel untuk memudahkan mekanik melakukan perawatan dan juga perbaikan sepeda motor konsumen.
3.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dari bengkel RPM (Racing Performance Motor) digambarkan dengan bagan sebagai berikut :
36
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.5 Deskripsi Kerja
Adapun tugas-tugas dan tanggung jawab setiap karyawan adalah sebagai berikut :
1. Owner (Pemilik) : Memastikan bengkel agar tatap terus berjalan dan memiliki kuasa penuh terhadap bengkel.
2. Kepala Bengkel : Bertanggung jawab atas segala aktifitas dan kegiatan bengkel setiap harinya.
3. Kepala Mekanik : Megkordinasikan setiap mekanik, dan memberi arahan serta pengawasan terhadap setiap mekanik. Kasir Part 1 Part 2 OWNER RPM Kepala Bengkel Bagian Perlengkapan Bagian Pelayanan Bagian Keuangan Kepala Mekanik Kepala Gudang Mekanik 1 Mekanik 2 Mekanik 3 Mekanik 4 Front Desk
37 4. Kepala Gudang : Mengontrol segala pemasokan barang
yang ada di dalam gudang.
5. Kasir : Semua yang berhubungan dengan transaksi terdapat di kasir, dan kasir bertanggung jawab atas laporan penjualan.
6. Front Desk : bertugas menerima pelanggan dengan rama dan melayani keluhan pelanggan.
7. Mekanik : Menservice motor pelanggan dengan sebaik mungkin sesuai dengan instruksi yang tercantung dalam
work order maupun arahan dari kepala gudang.
8. Part : Memeriksa dan mencatan segala persediaan barang yang ada.
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Sistem Berjalan
Secara umum sistem informasi yang sudah ada pada perusahaan tersebut sudah terorganisir dengan baik, karena didalamnya sudah ada bagian-bagian yang sudah menangani sistem tersebut dan sudah memiliki tugas serta tanggung jawab masing-masing. Namun ada beberapa kendala dalam sistem berjalan ini. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan pada sub-sub berikut ini.
4.1.1 Deskripsi Sistem Berjalan
Dalam sistem berjalan yang terjadi pada bengkel RPM semuanya belum terkumputerisasi di dalamnya terdapat beberapa urutan-urutan perosedur yang di lakukan, yaitu : 1. Menuju Front Desk. Hal pertama yang dilakukan
pelanggan pertama kali datang. Pelanggan menayakan suku cadang (spatepart). Front Desk
mencari melalui data barang. Jika suku cadang yang diinginkan pelanggan kosong, maka pelanggan pulang. Dan jika suku cadang yang diinginkan pelanggan ada, maka pelanggan di persilakan menuju kasir.
2. Mendaftar. Kasir akan mendata motor milik pelanggan (nopol, pemilik, jenis kendaraan) dan jenis layanan apa yang diinginkan. Jika pelanggan hanya membeli
sparepart tanpa memakai jasa service, maka pelanggan langsung melakukan transaksi pembayaran, setalah itu pulang. Tapi jika pelanggan membeli sparepart dan ingin memakai jasa service, maka setelah kasir mendata, pelanggan diberi nomor
39 antrian/urut. Selanjutnya kasir membuat WO (Work Order) seuai permintaan pelanggan kepada mekanik. 3. Service / ganti part. Kegiatan yang dilakukan mekanik
setelah diberikan (WO) dari kasir. Dan jika dialam (WO) terdapat beberapa sparepart yang harus diganti maka mekanik akan meminta barang ke bagian gudang atas barang tersebut, yang sebelumnya harus disetujui pelanggan terlebih dahulu.
4. Penyerahan WO (Work Order). Setelah mekanik selesai dengan tugasnya. Mekanik memberikan (WO) kepada pelanggan dan selanjutnya pelanggan menuju kasir dengan membawa nomor antrian/urut disertakan (WO) tersebut.
5. Pembayaran. Pelanggan menyerahkan nomor antrian/urut berserta (WO) kepada kasir untuk melakukan pembayaran atas pelayanan bengkel yang telah dilakukan.
40
4.1.2 Flowchart Sistem Berjalan
Gambar 4.1 Flowchart
Front Desk Mekanik Kasir
T Y Lembar Work Order Ganti spare part Lembar Work Order Laporan service 3 4 2 3 T Y Menayakan Keperluan START Mencatat keluhan Form Part 1 Lembar Work Order Spare part Mencatat sparepart 2 Form Part Menjumlahkan Pembayaran Laporan service Faktur END N 4 1
41
4.2 Kendala Sistem Berjalan
Pada jasa service bengkel, memang sistem ini sudah berjalan dan diperoleh laporan yang diharapkan, tetapi semakin hari semakin mengalami peningkatan dalam transaksi pengolahan data yang dibutuhkan. Berikut ini penulis akan menguraikan permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem berjalan, yaitu sebagai berikut:
1. Data sparepart, data-data penjualan/transaksi yang terjadi tersimpan didalam kumpulan form/kertas tulisan tangan, sehingga untuk menghubungkan data satu dengan data yang lainnya harus dilakukan secara manual/tidak otomatis dan memerlukan waktu yang lama untuk pencarian data, pengolahan data, maupun pembuatan laporan.
2. Terjadi kehilangan nota-nota yang keberadaanya cukup diperlukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan pada waktunya, hal itu tentu sangat menggangu kinierja dari bengkel tersebut.
Apabila sistem kerja seperti ini masih terus dilakukan kemungkinan akan menimbulkan ketidak akuratan data/informasi yang dihasilkan dan memperlambat kerja sistem yang ada dari segi pencarian data, pengolahan data, maupun pembuatan laporan.
4.3 Solusi Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi hal tersebut maka penulis menyarankan atau memberikan solusi kepada perusahaan, yaitu :
1. Mempergunakan sistem penjualan sparepart dan jasa service motor secara terkomputerisasi, karena dengan begitu pencatatan, penyimpanan, dan pembuatan bukti-bukti transaksi semua dilakukan secara otomatis/ berteknologi, begitu juga dengan proses pelaporannya.
42 2. Dengan menggunakan teknologi computer, data dan laporan yang dihasilkan jauh lebih baik dan terprogram, selalin itu pula dapat mempermudah dan mempercepat kerja masing-masing bagian yang terlibat, sehingga tidak terjadi lagi kesalahan perhitungan, karena telah dilakukan secara otomatis oleh sistem computer dan tidak terjadi lagi keterlambatan informasi karena pengoperasian sistem pengolahan data ini sangat cepat sehingga sistem informasi manajemen yang berbasis computer ini dapat bekerja sebagaimana mestinya.
4.4 Data Flow Diagram
Perancangan sistem informasi dilakukan dengan pembuatan diagram arus data (DFD), diagram arus data dari sistem informasi ini terdiri dari giagram konteks, DFD Level Nol, DFD Level satu.
43
4.4.1 Diagaram Konteks
Gambar 4.2 Diagram Konteks
Permintaan Service Dt_pendaftaran (WO) sparepart Status servis Cetak Faktur Form pendaftaran Laporan transaksi
Laporan bulanan MEKANIK
PELANGGAN
PEMILIK
SISTEM INFORMASI BENGKEL RPM
44
4.4.2 Diagram Level Nol (Zero)
Gambar 4.3 Diagram Nol (Zero)
View Transaksi View Barang View Service View Pelanggan sevice Data sparepart Faktur
Data kendala service
Total Bayar Kasir Pelanggan Mekanik 1.0 Pendaftaran 2.0 Service & ganti part 3.0 Transaksi Pembayaran 4.0 Laporan Pimpinan D1 Pelanggan D2 Service D3 Part D4 Transaksi dt_pendaftaran dt_service dt_sparepart dt_transaksi
45 Pada gambar diatas menunjukan proses dalam DFD level nol, beberapa diantaranya masih dapat dijabarkan lebih jauh lagi menjadi sub proses – sub proses. Pada DFD level nol ini dapat diketahui bahwa sistem informasi service bengkel RPM mencakup empat proses yaitu pendaftaran, ganti part dan service. Transaksi serta pembuatan laporan. Selain itu juga mempunyai beberapa storage.
46
4.5 Entity Relational Diagram
Gambar 4.5 Entity Relational Diagram
Pada gambar diatas adalah ER-Diagram sistem informasi service yang diusulkan. Yang merupakan dri hasil pengidentifikasian penentuan seluruh himpunan entitas yang terlibat, penentuan atribut-atribut, dan hubungan relasinya.
Tanggal BiayaPart Total Faktur NoPol BiayaJasa JmlItem Mekanik JenisJasa KodeJasa Harga Service pendaftaran Barang Jasa Harga Stok NamaBrg KodeBrg Type JenisBrg Satuan JnsMotor Pemilik NoPol Nomor Status Permintaan
47
4.6 Normalisasi
Dari bentuk ERD (Entity Rational Diagram) yang telah dibuat, maka tahap selanjutnya adalah membuat normalisasi, yaitu untuk mengelompokan data kedalam bentuk table relasi dan untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka, sehingga terbentuk database yang mudah dimodifikasi. Adapun tahapan normalisasinya yaitu :
4.6.1 Unnormalisasi
Faktur Tanggal Nomor NoPol Pemilik JnsMotor
1405080001 6/5/2014 0001 B6971EET DWI TIGER
1405080002 6/5/2014 0002 B6889SWT EDO BYSON
KodeJasa JenisJasa Harga KodeBrg NamaBrg
KJ-001 Ganti Oli 5000 BRG-00024 Oli Top1 1Ltr KJ-009 TuneUp Moge 35000
KJ-001 - - BRG-00011 Stang Byson
Type JenisBrg Stok Satuan Harga JmlItem
Honda Oli 41 /item 40000 1
Yamaha Accessoris 18 /pcs 55000 1
BiayaJasa BiayaPart Total Mekanik Status
40000 40000 80000 Beni 1
0 55000 55000 - 1
48
4.6.2 Normalisasi 1 (1NF)
Faktur Tanggal Nomor NoPol Pemilik Tipe
1405080001 6/5/2014 0001 B6971EET DWI TIGER 1405080001 6/5/2014 0001 B6971EET DWI TIGER 1405080002 6/5/2014 0005 B6889SWT EDO BYSON
KodeJasa JenisJasa Harga KodeBrg NamaBrg
KJ-005 Ganti Oli 5000 BRG-00024 Oli Top1 1Ltr KJ-006 TuneUp Moge 35000 BRG-00024 Oli Top1 1Ltr
KJ-001 - - BRG-00011 Stang Byson
Type JenisBrg Stok Satuan Harga JmlItem
ALL Oli 41 /item 40000 1
ALL Oli 41 /item 40000 1
YAMAHA Accessoris 18 /pcs 55000 1
BiayaJasa BiayaPart Total Mekanik Status
40000 40000 80000 Beni 1
40000 40000 80000 Beni 1
0 55000 55000 - 1
49
4.6.3 Normalisasi 2 (2NF)
Tabel Barang
KodeBrg Type NamaBrg JenisBrg Stok Satuan Harga
BRG-00024 ALL OLI TOP1 Oli 41 /unit 40000
BRG-00011 YAMAHA Stang Byson Accessoris 18 /pcs 55000
Tabel Jasa
KodeJasa JenisJasa Harga
KJ-005 Ganti Oli 5000
KJ-006 Service Full 35000
Tabel Pendaftaran
Nomor NoPol Pemilik JnsMotor Permintaan Status
0001 B6971EET DWI Tiger TuneUp & ganti oli 1
00005 B6889SWT EDO Byson Beli Stang Byson 1
Tabel Transaksi Service
Faktur Tanggal NoPol BiayaJasa BiayaPart
140508-00001 6/5/2014 B6971EET 40000 40000
140508-00002 6/5/2014 B6889SWT 0 55000
JmlItem Total Mekanik
1 80000 Beni
1 55000 -
50
4.6.4 Bentuk Normalisasi 3 (3NF)
Tabel Barang
KodeBrg Type NamaBrg JenisBrg Stok Satuan Harga
BRG-00024 ALL OLI TOP1 Oli 41 /unit 40000
BRG-00011 Yamaha Stang Byson Accessoris 18 /pcs 55000
Tabel Jasa
KodeJasa JenisJasa Harga
KJ-005 Ganti Oli 5000
KJ-006 Service Full 35000
Tabel Pendaftaran
Nomor NoPol Pemilik Tipe Permintaan Status
0001 B6971EET Rian Tiger Service & ganti oli 1
00005 B6889SWT Edo Byson Beli Stang Byson 1
Tabel Transaksi Service
Faktur Tanggal NoPol BiayaJasa BiayaPart
140508-00001 6/5/2014 B6971EET 40000 40000
140508-00002 6/5/2014 B6889SWT 0 55000
JmlItem Total Mekanik
1 80000 Beni
51
Tabel Detail_Barang
Faktur KodeBrg NamaBrg Harga Qty Nilai Transaksi
140508-00001 BRG-00024 Oli Top1 40000 1 40000
140508-00002 BRG-00012 Stang Byson 55000 1 55000
Tabel Detail_Jasa
Faktur KodeJasa JenisJasa Ongkos
140508-00001 KJ-005 Ganti Oli 5000
140508-00001 KJ-006 Service Full 35000
52
4.7 Relationship
Gambar 4.6 Relasi Antar Tabel
Detail_Barang Faktur ** KodeBrg** Harga Qty NilaiTransaksi Transaksi Faktur * Tanggal Nomor ** NoPol Biaya_Jasa Biaya_Part Total Mekanik Jasa KodeJasa * JenisJasa Harga Detail_Jasa Faktur ** KodeJasa ** JenisJasa Ongkos Pendaftaran Nomor * NoPol Pemilik JnsMotor Permintaan Status Barang KodeBrg * Type NamaBrg JenisBrg Stok Satuan Harga
