BAB III
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT SARANA AGRO NUSANTARA MEDAN
A. Pengertian Kas
Kas merupakan alat pertukaran yang baku serta menjadi dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua perkiraan.
Menurut Warren, Reeve dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi (2008:320) pengertian kas adalah:
“Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel (money order
atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan wesel), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.”
Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt dalam buku Akuntansi Intermediate (2008:342) yang menyebutkan bahwa kas adalah sebagai berikut:
“Kas yaitu aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standar
Dari defenisi kas diatas dapat disimpulkan bahwa kas adalah segala sesuatu yang dapat segera dikeluarkan untuk membiayai kegiatan sehari-hari perusahaan. Yang termasuk sebagai kas adalah uang logam dan uang logam yang ada di perusahaan dan rekening giro yang ada di bank.
Kas adalah aktiva lancar yang sifatnya sangat likuid dibandingkan aktiva lancar lainnya. Likuiditas merupakan salah satu indikasi kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban pada saat jatuh tempo. Penting bagi perusahaan untuk mempertahankaan posisi likuiditas yang memadai, perusahaan yang memiliki tingkat likuiditas yang memadai umumnya memiliki fleksibilitas keuangan yang lebih besar untuk menerima peluang investasi baru yang tidak terduga. Selain itu, kas merupakan aktiva yang tidak produktif, karena kas tidak dapat dikembangkan atau ditambah kecuali diubah menjadi aktiva lainnya.
Kas juga mudah untuk diselewengkan oleh siapa saja. Oleh karena itu, perusahaan harus merancang sistem akuntansi kas yang didalamnya terdapat prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengendalian kas.
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Warren, Reeve, Fees (2005:234) yang diterjemahkan oleh Aria Farahwati dalam bukunya, sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklarifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.
Sedangkan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008:163) dalam bukunya, Sistem akuntansi adalah organisasi formulir , catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan untuk manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari defenisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dibuat untuk memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan guna memudahkan pengelolaan perusahaan tersebut.
C. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Fungsi umum sistem akuntansi adalah mendorong seoptimal mungkin kinerja manajemen agar sistem tersebut dapat menghasilkan berbagai informasi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Unsur-unsur yang terdapat suatu sistem akuntansi saling berkaitan satu sama lain, sehingga dapat dilakukan pengolahan data mulai dari awal transaksi sampai dengan pelaporan yang dapat dijadikan sebagai informasi akuntansi.
1. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data kedalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensor and cats.
(berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
3. Buku Besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain juga dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu (subsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu. Buku besar dan buku besar pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga, karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bika pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
umur piutang, daftar utang yang akan dibayar dan daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
Laporan keuangan adalah ringkasan dari suatu proses pencatatan, merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan menurut Baridwan(2012:154).
Tujuan sistem akuntansi dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada dasarnya harus mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri. Sistem akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Sistem akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang inginyang berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Dari setiap sistem akuntansi terdiri dari berbagai sistem yang mempunyai tujuan yang sama. Sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem akutansi dapat dikemukakan dibawah ini.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008:96) adalah :
1) Usaha menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru 2) Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya.
3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk meyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang terstruktur dan mengandung arti.
D. Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengendalian Internal Kas merupakan alat pengendalian yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakn tugas sehinnga mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan . Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas menjadi bagian dari sistem pengendalian intern kas.
Menurut Mulyadi (2008:163), pengertian sistem pengendalian internal adalah “Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran
-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk mendorong tercapainya hal-hal tersebut diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari pengendalian itu sendiri, yang apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.”
Unsur Sistem Pengendalian Intern:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Praktik yang sehat
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari PT. Sarana Agro Nusantara melakukan pengawasan antara kas masuk dana kas keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan PT. Sarana Agro Nusantara terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
a) Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan anggaran harus diterima oleh pemegang kas
b) Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwewenang c) Pada waktu tertentu, perusahaan membuat rekonsiliasi bank untuk
membandingkan saldo yang ada di bank
d) Perusahaan hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari
e) Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta saldo kas yang ada akan diperiksa
Pengendalian Pengeluaran Kas
a) Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas diketahui dan disetujui oleh perusahaan
b) Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu
c) Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan
d) Semua cek yang dibayar mempunyai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh bank
E. Prosedur Penerimaan Kas
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem Akuntansi Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran kas terdiri dari aliran kas masuk dan aliran kas keluar.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
a. Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui dua cara yaitu melalui penagihan perusahaan dan melalui transfer bank. Penerimaan kas disamping berupa cek dan giro, juga berupa uang tunai.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu : kwitansi, surat perintah tagih, bukti penerimaan kas/bank, rekening koran, bukti transfer bank dan surat pemberitahuan dari bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu : jurnal penerimaan kas, buku kas kasir, buku harian, buku besar dan buku piutang.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mencatat transaksi yang dapat mem bantu pimpinan unutk menangani penerimaan perusahaan.
F. Prosedur Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran, baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Depdiknas, Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu.
Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya kan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti pengeluaran uang.
2. Fungsi Kasir
Fungsi ini menerima bukti pengeluaran utang, menuliskan besarnya uang yang harus dikeluarkan dalam cek dan memintakan tandatangannya kepada pejabat yang berwewenang, serta memberikan cek kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek.
3. Fungsi Akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian kartu persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan pelaporan. Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti pendukung. Selain itu, tugasnya menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang beserta bukti-bukti pendukung ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti pengeluaran uang yang telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran ini, sebelumnya diurutkan menurut nomor urut bukti pengeluaran uang.
4. Bagian Pengawasan Intern
Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang, termasuk mengecek penanggung jawab dari pejabat-pejabat yang berwewenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut.
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu proses yang dijalankan untuk melaksanakan pengeluaran kas, baik dengan cek maupun uang tunai untu kegiatan perusahaan. Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil.
Prosedur pengeluaran kas
a. Prosedur pengeluaran kas dilakukan menggunakan cek, giro dan uang tunai
b. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran yaitu bagian akuntansi, bagian kasir dan pengawas intern yaitu kepala bagian keuangan dan kepala cabang.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu : bukti pengeluaran kas/bank, cek/giro dan bukti transfer bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu : jurnal pengeluaran kas, register cek dan buku kas kasir.
G. Pelaksanaan Dan Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT. Sarana Agro Nusantara
Permintaan Uang
PT Sarana Agro Nusantara Unit Belawan dan Unit Dumai membuat permohonan transfer uang ke Kantor Pusat dengan berpedoman pada Rencana Kerja Operasional (RKO) dan Realisasi RKO bulan berjalan.
Penerimaan uang berasal dari penarikan dana yang ada di rekening giro Bank Mandiri Cabang Belawan dan Cabang Dumai yang berasal dari Kantor Direksi. Penarikan dilakukan melalui warkat cheque yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional PT SAN
Prosedur Pengeluaran Uang
a. PT SAN Unit Belawan dan Unit Dumai mempersiapkan Memo Permintaan Pembayaran yang dilengkapi dokumen pendukung.
b. Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang telah disetujui oleh Kepala Unit diperiksa pajak-pajak yang dikenakan sesuai peraturan yang berlaku. c. SPP tersebut diteruskan ke kasir dan urursan keuangan untuk persiapan
pembayaran dan diinput dalam sistem akuntansi di komputer dan dicetak. d. Pembayaran dilakukan dengan 2 (dua) cara :
1) Pembayaran melalui tunai
a) Untuk potongan gaji karyawan
b) Untuk hak karyawan dibawah Rp 2.000.000,00/orang c) Untuk biaya operasional yang bersifat urgent
d) Untuk biaya pemeliharaan 2) Pembayaran melalui transfer
a) Untuk gaji bersih
b) Untuk hak karyawan diatas Rp 2.000.000,00/orang c) Untuk Pihak III ( Rekanan, Rumah sakit, Apotik dll)
Penerimaan kas di kantor Direksi adalah jumlah uang yang diterima yang sumber dananya berasal dari pihak ketiga untuk pembiayaan operasional dan pembayaran dari diluar kegiatan utama perusahaan. Penerimaan kas di Unit Kerja Belawan dan Dumai adalah jumlah uang yang diterima yang sumber dananya berasal dari Kantor Direksi untuk pembiayaan operasional dan pembayaran dari diluar kegiatan utama perusahaan.
Berikut ini adalah prosedur penulisan penerimaan kas
a. Tulis tanda checklist (√) pada kotak kas atau bank pada Bukti Masuk (Kwitansi)
b. Terima bukti/nota pembayaran dari Bank/Pihak Pembayar atau fax pengiriman uang kerja dari Kantor Direksi
c. Tulis nomor bukti masuk, contoh : 123/VIII/2015 123 : Nomor Urut Penerimaan
VIII : Bulan Bukti Penerimaan 2015 : Tahun Bukti Penerimaan
d. Tulis nama “ Diterima Dari” pada kolom
e. Tulis jumlah uang dengan angka dan huruf
f. Tulis untuk transaksi penerimaan apa (pelunasan nota, jasa giro, dll) g. Tulis nomor rekening sesuai dengan rekening akuntansi perusahaan
i. Tulis jumlah biaya transaksi
j. Tulis tanda checklist (√) bentuk penerimaan kas, bila kas, bila cek/giro tulis nomornya
k. Diparaf oleh Kerani Kepala dan ditandatangani oleh staf Kepala Tata Usaha pada kolom “diperiksa oleh”
l. Diparaf oleh Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit pada kolom “disetujui oleh”
m. Ditandatangani oleh kasir pada kolom “dibukukan/diverifikasi oleh” dan diisi “tanggal penerimaan”
Prosedur penulisan penerimaan kas ini
Dibuat oleh : Waka Bag. Keuangan; Bpk. Welman Panjaitan Diperiksa oleh : Kepala Bag. Keuangan; Bpk. Sehatmin Disetujui oleh : Direktur Operasional; Tua Doli Manurung Pada 2 November 2015
Prosedur Pengeluaran Kas
Berikut adalah prosedur pengeluaran kas :
1. Terima SPP yang telah ditandatangani oleh staf masing-masing bidang, Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit bersama bukti pendukung (kwitansi, nota, faktur/bon, dll)
2. Beri tanda checklist pada “kas” di bukti pengeluaran bila pengeluaran diatas atau sama dengan Rp 100.000,00
4. Tulis nomor, contoh :123/VIII/2015 5. Tulis nama penerima
6. Tulis alamat penerima
7. Paraf kasir pada tempat “dibuat oleh” dan isi tanggal 8. Tulis nomor rekening berdasarkan bukti Jurnal 9. Tulis uraian transaksi berdasarkan SPP
10.Tulis jumlah biaya transaksi berdasarkan SPP 11.Tulis total dengan angka dan huruf
12.Isi nomor account, cek/giro pada tempat “AC/Cek/Giro No.” Apabila pengeluaran melalui bank
13.Paraf oleh Kerani Kepala Keuangan dan Tandatangan staf tata usaha pada kolom “diperiksa oleh”
14.Paraf oleh Waka Unit dan ditandatangani oleh Kepala Unit pada kolom “disetujui oleh”
15.Paraf oleh Kerani pada kolom “dibukukan oleh”
16.Tandatangan penerima dan isi tanggal pada kolom “Jumlah tersebut diatas dan diterima oleh”
17.Kandir/Unit membuat Bukti Pengeluaran Kas/Bank dan si penerima harus membubuhkan tandatangan dan nama terang (dibubuhi materai secukupnya, stempel perusahaan jika penerima adalah pihak ketiga)
19.Pembayaran tertentu dalam jumlah relatif besar seperti Bonus/Tantiem, SHT dll diupayakan melalui transfer rekening yang bersangkutan dilakukan di Kantor Direksi Medan
20.Untuk pembayaran kepada Pihak Ketiga dilakukan melalui transfer setelah bukti pengeluaran kas/Bank disetujui Direktur dan Kepala Unit, kemudian bilyet giro dan surat pengantar bilyet giro ke Kandir/Unit yang ditandatangani oleh Direktur dan Kepala Unit
21.Setiap pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan giro dan wajib mencantumkan nama dan nomor rekening perusahaan atau dengan kata lain tidak diperkenankan mengeluarkan giro mencantumkan nama dan nomor rekening perorangan, sedangkan pengeluaran melalui penarikan tunai dengan Cek hanya di perkenankan untuk gaji karyawan dan pengeluaran rutin di Kandir/Unit
22.Dalam hal pengeluaran bank dilakukan bilyet giro transfer, si penerima pembayaran wajib mengajukan surat permohonan dengan melampirkan kwitansi tanda terima yang sudah ditandatangani dan dibubuhi materai (kwitansi dianggap sah apabila dilampiri bukti transfer bank)
23.Dokumen pendukung pembayaran agar distempel “Asli” untuk menyatakan bahwa dokumen tersebut asli dan stempel “Copy” pada
dokumen hasil fotocopy
kontrol atas saldo kas/bank bulan berjalan dan kontrol atas kelengkapan bukti pendukung pembayaran
25.Blanko giro serta buku kas dan buku bank harus disimpan oleh kasir dalam brankas yang terkunci
26.Pengambilan blanko giro ke bank harus dihitung jumlah lembaran dan nomor urutnya
27.Setiap penerbitan giro dan cek. Kandir/Unit menyampaikan pemberitahuan penggunaan gir dan cek kepada bank untuk menghindari pengeluaran yang tidak sah “ilegal”
28.Bukti pengeluaran kas/bank sesuai dengan Administrasi keuangan perusahaan pada bukti pengeluaran yang telah dibayar berikut dokumen pendukungnya telah dicap “TELAH DIBAYAR” dalam bentuk stempel
untuk menghindari penggunaan ganda
29.Bukti pengeluaran kas/bank dan dokumen pendukungnya dicatat kedalam buku kas/bank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar sesuai kode posting.
Prosedur penulisan pengeluaran kas ini
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari pembahasan bab-bab sebelumnya serta menganalisa data-data yang diperoleh dari PT Sarana Agro Nusantara Medan, maka dapat disimpulkan:
1. Penerapan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Sarana Agro Nusantara telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2. Pelaksanaan prosedur penerapan penerimaan dan pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan cukup baik dan cukup efisien
3. Prosedur penerimaan kas telah dilaksanakan dengan cukup baik karena pengecekan dilakukan oleh pemegang kas dan atasan langsung
4. Prosedur pengeluaran kas juga telah dilaksanakan dengan cukup baik oleh PT Sarana Agro Nusantara karena didukung bukti-bukti dan dokumen-dokumen terkait dilakukan secara berlapis mulai dari staf sampai dengan atasan
B. Saran
1. Hendaknya sistem penerimaan dan pengeluaran kas lebih ditingkatkan lagi untuk memastikan tidak terjadi kecurangan dimasa yang akan datang 2. Dalam penempatan pegawai harus sesuai dengan kompetensi bidang yang
