6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Pendekatan sistem mempunyai banyak manfaat dalam memahami kehidupan di sekitar kita. Pendekatan sistem ini menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur membentuk sistem tersebut dan diidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang berbentuk sistem.
Pendekatan sistem yang lebih pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut “Sistem adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengolah data dan informasi yang digunakan untuk mengambil suatu keputusan”.(Wade, 2015)
Romney dan Steinbart(2015:3), mengemukakan bahwa “Sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri atas dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuannya yang dimana sistem biasa nya terbagi dalam sub system yang lebih kecil yang mendukung system yang lebih besar”.(Harpe et al., 2015)
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu system.
Adapun karakteristik sistem menurut (Components, 2018) yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Komponen Sistem (Components)
suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan Supra Sistem.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan subsistem dengan subsistem lain. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.
Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung.
e. Masukan Sistem (Input)
Dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil masukan sistem yang diolah dan diklasifikasikan. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem lain.
g. Pengolah Sistem (Proses)
Suatu sistem akan dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Sistem mempunyai sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Suatu sistem dapat dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem mempunyai klasifikasi (Components, 2018) sebagai berikut:
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik sedangkan Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia sedangkan Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system
c. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi sedangkan Sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas
d. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya sedangkan Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.1.4. Siklus Hidup Sistem (System life cycle)
Menurut (Components, 2018) Siklus Hidup Sistem ini melalui Proses Evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis computer terdiri dari :
a. Mengenali adanya kebutuhan, diantaranya :
• perkembangan organisasi
• perubahan peraturan dan kebijaksanaan dan
• kemajuan teknologi b. Pembangunan Sistem
Dengan menganalisa dan membangun sistem untuk memenuhi kebutuhan.
c. Pemasangan Sistem
• peralihan dari tahap pembangunan ke tahap operasional d. Pengoperasian Sistem
• program komputer, prosedur pengoperasian sistem bersifat statis
• organisasi yang ditunjang sistem bersifat dinamis dan
• pembaharuan sistem e. Sistem Menjadi Usang
• sistem yang ada tidak layak secara ekonomis dan teknis Konsep 2.1.5. Pengertian Informasi
Menurut Rommey dan Steinbart (2015:4), “Informasi adalah data yang telah dikelola dan di proses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan”.(Harpe et al., 2015)
Menurut (Components, 2018), Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian antara lain :
a. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan, dan sebagainya.
c. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan barang, laporan kas harian, dan sebagainya.
Fungsi utama dari informasi ini adalah untuk menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan. Dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan.
Menurut (Components, 2018), Informasi dapat dibedakan menjadi 3 bagian, antara lain :
a. Informasi Berdasarkan Persyaratan 1) Informasi yang tepat waktu 2) Informasi yang relevan 3) Informasi yang bernilai
4) Informasi yang dapat dipercaya b. Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu
1) Informasi masa lalu 2) Informasi masa kini
c. Informasi Berdasarkan Sasaran
1) Informasi individual 2) Informasi komunitas 2.1.6. Nilai Informasi
Nilai informasi menurut (Components, 2018), ditentukan dari 2 hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
Nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, antara lain : a. Mudah diperoleh
b. Luas dan lengkap c. Ketelitian
d. Kecocokan e. Ketepatan waktu f. Kejelasan
g. Keluwesan h. Dapat dibuktikan
i. Tidak ada prasangka, dan j. Dapat diukur
2.1.7. Kualitas Informasi
Ada 3 hal yang memengaruhi kualitas informasi (Components, 2018), antara lain : a. Akurat (accurate)
Informasi harus benar, bebas dari unsur kesalahan, dan tidak bias atau menyesatkan bagi penerimanya.
b. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang disampaikan pada penerima harus tepat waktu.
c. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus bermanfaat bagi penerimanya, karena manfaat dari informasi tersebut tiap-tiap orang berbeda-beda.
2.1.8. Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi (Harpe et al., 2015) menurut beberapa ahli :
➢ Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:4), Sistem informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output dari setiap informasi yang dibutuhkan.
➢ Menurut Stair and reynolds (2012:415), Sistem informasi adalah suatu sekumpulan elemen atau komponen berupa orang, prosedur, dan database serta alat yang saling terkait untuk saling menyimpan dan menghasilkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.
➢ Menurut Gelinas dan Dull (2012:12), Sistem informasi adalah sistem yang dibuat secara umum berdasarkan seperangkat computer dan komponen manual yang dapat dikumpulkan, disimpan, dan diolah untuk menyediakan output kepada user.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah rangkaian modul yang sudah terorganisir yang berasal dari komponen-komponen yang terkait dengan hardware, software, orang, dan jaringan berdasarkan seperangkat computer yang menghasilkan informasi untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan.
2.2. Teori Pendukung
2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
“ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan”.(Jaya, 2016)
Komponen penting dalam merancang ERD (Technology, 2017) sebagai berikut : 1. Entitas (Entity)
Adalah sebuah obyek yang unik yang berbeda satu sama lain, bisa berwujud fisik atau abstrak dalam sebuah basis data.
Brady dan Loonam (2010), mengemukakan bahwa “entitas adalah objek yang menarik di bidang organisasi yang dimodelkan”.
2. Hubungan (relasi/relationship)
Hubungan adalah dua entitas yang saling berhubungan. Hubungan ini di gambarkan dengan garis lurus yang menghubungkan dua obyek (entitas).
3. Atribut
Atribut merupakan informasi yang mendefinisikan sifat sebuah entitas. Setiap atribut memiliki struktur internal berupa tipe data. Adapun jenis jenis atribut adalah sebagai berikut:
a. Atribut Key
Suatu atau gabungan beberapa atribut yang secara unik yang membedakan record/baris data, jika pada record/baris data tidak boleh ada nilai yang sama ketika menjadikannya key.
b. Atribut simple
Merupakan atribut yang tidak dapat dibagi lagi dan bernilai atomik.
c. Atribut Multivalue
Merupakan atribut yang memiliki nilai lebih dari satu (multivalue) dari nilai dari atrribute yang bersangkutan.
d. Atribut Composite
Contohnya dari entitas nama yaitu nama depan, nama tengah, dan nama belakang.
e. Atribut Derivatif
Merupakan atribut turunan yang dihasilkan dari atribut lain dalam sebuah relationship.
4. Derajat kardinalitas
Merupakan jumlah hubungan atau jumlah cabang antara satu entitas dengan entitas yang lainnya. Pembagian derajat kardinalitas sebagai berikut :
a. Satu ke satu (One to one)
Satu ke satu (One to one) artinya setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan tepat satu dengan anggota entitas B, demikian sebaliknya.
b. Satu ke banyak (One to many)
Satu ke banyak (One to many) artinya setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
c. Banyak ke banyak (Many to many)
Banyak ke banyak (Many to many) artinya beberapa entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas B, demikian sebaliknya.
2.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Hasugian & Shidiq, (2012) mengemukakan bahwa “Logical Record Structure (LRS) adalah sebuah bagian relasi, sebuah relasi ada sebuah tabel yang berisi informasi mengenai sebuah entitas”. Setiap tabel harus memiliki paling sedikit satu key, dimana sebuah key merupakan bagian dari kelompok atribut yang memberikan nilai yang unik didalam sebuah tabel.(Hutagalung & Arif, 2018)
2.2.3. Unified Modeling Language (UML)
“Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan
pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (Object- Oriented)”.(Rekursif, Sesnika, Andreswari, & Efendi, 2016)
“UML (Unified Modeling Language ) merupakan alat bantu untuk pemodelan sistem dengan menggunakan OOAD. UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembangan sistem untuk membuat cetak biru rancangan sistem dalam bentuk baku, mudah di mengerti dan dilengkapi dengan mekanisme efektif untuk berbagi serta mengkomunikasikan rancangan system”.(Darlianto et al., 2016)
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa UML (Unified Modeling Language) adalah
Adapun beberapa diagram yang termasuk dalam UML sebagai berikut:
1. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan work flow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Diagram ini memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas lainnya dalam suatu sistem.(Destiningrum &
Adrian, 2017) 2. Use Case Diagram
Use Case Diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat.(Destiningrum & Adrian, 2017)
3. Class Diagram
Pada Class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas- kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Pada sistem ini disetiap menu yang ditampilkan memiliki operasi dan atribut- aribut yang mengikuti.(Rekursif et al., 2016) 4. Sequence Diagram
Sequence diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan interaksi antar obyek dan mengindikasikan komunikasi diantara obyek-obyek tersebut. Diagram ini juga menunjukkan serangkaian pesan yang dipertukarkan oleh obyek – obyek yang melakukan suatu tugas atau aksi tertentu.(Herdiansah, Yusup, & Saputra, 2015)
2.2.4. Studi Literatur
Adapun penelitian-penelitian yang sudah ada dan berhubungan menjadi acuan tercapainya Sebuah penelitian ini. Terdapat 5 (lima) studi pustaka yang peneliti gunakan sebagai informasi untuk penelitian ini, yaitu:
1. Penelitian ini berjudul “Pengembangan Aplikasi E-office Pencatatan Dokumen Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat Dengan Menggunakan Metode RAD”
yang dilakukan oleh Regina Ayu Prameswari Wade (2015) menjelaskan bahwa dalam pengelolaan data kepegawaian daerah provinsi jawa barat masih menggunakan pengelolaan dan penyimpanan secara manual sehingga sangat besar kemungkinan terjadinya resiko seperti kehilangan data atau dokumen yang masih menggunakan kertas yang tidak ada arsip cadangannya. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisa proses pengarsipan dokumen pemerintahan yang masih dilakukan secara manual sehingga tidak adanya penyimpanan data secara terpusat yang dapat mengurangi hilang dan rusaknya dokumen yang ada agar pengembangan aplikasi E-office ini dapat berjalan lancer sesuai yang diharapkan.
2. Penelitian ini berjudul “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk”(Studi Kasus: Kantor Camat Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau)” yang dilakukan oleh Andi Darlianto, Inggih Permana (2016) menjelaskan bahwa Kantor Kecamatan Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau merupakan instansi pemerintah yang bertugas untuk menjalankan kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Bupati Kabupaten Kampar untuk menangani dan menjalankan tugas umum pemerintahan. Dalam tugasnya, kantor
ini banyak terlibat dalam surat menyurat yang masih ada beberapa kendala dalam pengelolaan surat masuk. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui perkembangan dalam hal surat menyurat di Kantor Kecamatan Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau.
3. Penelitian ini berjudul “Sstem Informasi Penjadwalan Dokter Berbasis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Centre)” yang dilakukan oleh Mara Destiningrum, Qadhli Jafar Adrian (2017) menjelaskan bahwa Rumah Sakit Yukum Medical Centre merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang kesehatan yang berdiri di Yukum Jaya Kabupaten Lampung Tengah yang dimana sistem penjadwalannya masih menggunakan kertas (manual) jika pasien ingin mengetahui informasi tentang kesehatan dan jadwal dokter dapat menanyakan kebagian informasi. Tujuan penelitian ini untuk membuat aplikasi penjadwalan dokter berbasis web yang dapat memberikan informasi tentang kesehatan dan jadwal dokter yang lebih akurat.
4. Penelitian ini berjudul “Efektifitas Kerja Pegawai Dalam Menerapkan E-office Untuk Mendukung E-Government Dalam Kegiatan Korespondensi Kedinasan Di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya” yang dilakukan oleh Shabrina Ulima Rahmah, Meylia Elizabeth Ranu (2015) menjelaskan bahwa seiring dengan perkembangan zaman dan kebijakan birokrasi di Indonesia, yang mewajibkan setiap kegiatan perkantoran atau proses bisnis yang berlangsung harus berjalan dengan efektif dan efisien, sehingga menyebabkan terjadinya perpindahan proses kegiatan kantor yang awalnya menggunakan sistem konvensional ke sistem baru yaitu sistem otomatisasi. Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam mensosialisasikan e-government di lingkungan perkantoran yaitu dengan cara penerapan e-office. Tujuan Penelitian ini untuk mengetahui serta mendukung kegiatan perkantoran khususnya dalam hal administrasi kantor.
