Analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai: Studi kasus di sekar sari farm dan swalayan pada koperasi peternakan sapi perah Setia Kawan Nongkojajar

i

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI

(Studi Kasus Di Sekar Sari Farm Dan Swalayan Pada Koperasi

Peternakan Sapi Perah Setia Kawan Nongkojajar)

SKRIPSI

Di ajukan kepada: Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang

Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi (SE)

Oleh

M. LUKMANUL CHAKIM

NIM : 09510001

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM

MALANG

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI

(Studi Kasus Di Sekar Sari Farm Dan Swalayan Pada Koperasi

Peternakan Sapi Perah Setia Kawan Nongkojajar)

SKRIPSI

Oleh

M. LUKMANUL CHAKIM NIM : 09510001

Telah disetujui 19 Januari 2013 Dosen pembimbing,

Dr. H. Achmad Sani Supriyanto, SE., M.Si

NIP. 19720212 200312 1 003

Mengetahui: Ketua Jurusan,

Dr. H. Achmad Sani Supriyanto, SE, M.Si

iii

LEMBAR PENGESAHAAN

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI

(Studi Kasus Di Sekar Sari Farm Dan Swalayan Pada Koperasi

Peternakan Sapi Perah Setia Kawan Nongkojajar)

SKRIPSI

Oleh

M. LUKMANUL CHAKIM

NIM: 09510001

Telah dipertahankan di depan dewan penguji Dan dinyatakan diterima sebagai salah satu persyaratan

untuk memperoleh gelar sarjana ekonomi (SE) Pada 15 Januari 2013

Susunan dewan penguji Tanda Tangan

1. Ketua

Dr. Hj. Ilfi Nurdiana, M.Si : ( )

NIP : 197111081 99803 2 002 2. Sekretaris/Pembimbing

Dr. H. Achmad Sani Supriyanto, SE., M.Si : ( ) NIP : 19720212 200312 1 003

3. Penguji Utama

Dr. HA. Muhtadi Ridwan, MA : ( )

NIP : 19550302 198703 1 004

Disahkan oleh: Ketua Jurusan,

Dr. H. Achmad Sani Supriyanto, SE, M.Si

HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan kepada :

Kedua Orang Tuaku bapak Munif dan Ibu Solikhah yang telah

mendidikku dan memberiku kehidupan yang sempurna selama ini. Beliau

mengajarkanku hidup layaknya manusia sejati dengan rasa kasih sayangnya

yang tak pernah pudar selama ini.

Kakakku Chabibah dan Hery yang selalu memberiku dukungan moral

serta mental untukku, juga buat keponakanku Ayi’ yang selalu memberiku

canda dan tawa ketika aku dirumah.

Seluruh keluarga besarku yang selalu memberi dukungan kepadaku untuk

bisa mnyelesaikan skripsi ini yang tak bisa kusebut satu persatu.

Seluruh temen-temen manajemen angkatan 2009 yang selalu menemaniku

dan bekerja sama untuk lebih maju.

v

MOTTO

Pintu sebuah kesuksesan tidak akan terbuka

jika kita tidak pernah mencoba

aku tidak akan berhenti sampai kesuksesan itu aku raih

Aku harus mencoba sampai gagalku habis

sehingga mau tidak mau aku harus sekses

(Mario Teguh)

SURAT PERNYATAAN

Yang bertandatangan di bawah ini saya : Nama : M. Lukmanul Chakim

NIM : 09510001

Alamat : Tutur Nongkojajar Pasuruan

Menyatakan bahwa “Skripsi” yang saya buat untuk memenuhi persyaratan kelulusan pada Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universita Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang, dengan judul :

Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai (Studi Kasus Di Sekar Sari Farm dan Swalayan Pada Kpsp (Koperasi Peternakan Sapi Perah) Setia Kawan Nongkojajar).

adalah hasil karya saya sendiri, bukan“duplikasi”dari karya orang lain

Selanjutnya apabila di kemudian hari ada “klaim” dari pihak lain, bukan menjadi tanggungjawab dosen pembimbing dan atau pihak fakultas ekonomi, tetapi menjadi tanggung jawab saya sendiri.

Dengan surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari siapapun.

Malang, 04 Januari 2013 Hormat saya,

M. Lukmanul Chakim NIM: 09510001

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufiq, serta hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Pegawai (Studi Kasus Di Sekar Sari Farm dan Swalayan Pada Kpsp (Koperasi Peternakan Sapi Perah) Setia Kawan Nongkojajar).

Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW sebagai suri tauladan bagi umat Islam yang telah membawa lentera penerang dalam kehidupan manusia.

Terselesaikannya Skripsi ini tidak terlepas dari dukungan, bantuan, serta motivasi dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karenanya penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Prof. Dr. H. Imam Suprayogo selaku Rektor Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.

2. Dr. H. A. Muhtadi Ridwan, MA selaku Dekan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan kepercayaan kepada kami untuk melaksakan penelitian ini.

3. Dr. H. Achmad Sani Supriyanto, SE., M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.

4. Dr. Achmad Sani Supriyanto, SE., M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu terselesaikannya skripsi ini.

5. Bapak Siswanto, M.Si yang telah menginspirasi peneliti untuk melaksanakan penelitian ini.

6. Segenap Dosen dan Staf fakultas ekonomi UIN maliki malang yang telah memberikan ilmu kepada kami selama kuliyah.

7. Bapak, Ibu, Kakak dan Adik tercinta beserta segenap keluarga yang selama ini menjadi semangat hidup, menjadi seseorang yang senantiasa berkorban serta berdoa demi kelancaran studi ini.

8. Teman-teman manajemen angkatan 2009 dan teman-teman seperjuangan yang banyak memberikan masukan demi terselesainya Skripsi ini.

Akhirnya hanya kepada Allah SWT semata peneliti serahkan dan kembalikan, semoga apa yang telah mereka lakukan dan mereka berikan mendapatkan balasan dan dicatat sebagai amal sholeh disisi Allah SWT. Amiinn.

Peneliti juga sangat menyadari bahwa Skripsi ini jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan akan kemampuan peneliti. Maka, saran dan kritik yang bersifat membangun serta memperbaiki sangatlah penulis harapkan demi kesempurnaan Skripsi ini.

Wassalau’alaikum wr. wb

Malang, 04 Januari 2013

ix DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PERSETUJUAN ... ii

LEMBAR PENGESAHAN ... ... iii

LEMBAR PERSEMBAHAN ... ...iv

MOTTO ... ... v

SURAT PERNYATAAN ... v i KATA PENGANTAR ... vi i DAFTAR ISI ... ... ix

DAFTAR TABEL ... ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR L AMPI RAN ... ... xiv

ABSTRAK ... xv BAB I : PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG ... 01 B. RUMUSAN MASALAH ... 0 5 C. TUJUAN PENELITIAN ... 05 D. MANFAAT PENELITIAN ... 06

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA 2.1 PENELITIAN TERDAHULU ... 07

2.2 KAJIAN TEORI 2.2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ... 14

2.2.2 Job Analis/ Analisis Jabatan ... 24

2.2.2 Beban Kerja ... 31

2.3 Hipotesis ... 37

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

1. Lokasi Penelitian ... 39

2. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... . 39

3. Populasi dan Sampel ... .. 39

4. Teknik Penarikan Sampel ... . 40

5. Data dan Jenis Data ... .. 40

6. Teknik Pengumpulan Data ... 40

7. Definisi Operasional Variabel ... . 40

8. Model Analisis Data a. Menetapkan Waktu Kerja ... .. 42

b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas ... . 43

c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai ... ... 43

BAB IV : PEMBAHASAN 4.1 Paparan Data Hasil Penelitian ... 44

4.1.1 Sejarah Perusahaan ... 44

4.1.2 Visi dan Misi KPSP Setia Kawan Nongkojajar ... 46

4.1.3 Sekilas Tentang Divisi Perdagangan dan Jasa ...47

4.1.4 Data Hasil Wawancara tentang Beban Kerja dan Waktu Pelaksanaan Tugas.... 66

4.2 Pembahasan Hasil Analisis Data ... 74

4.2.1 Tugas-tugas Pokok Pekerjaan Pegawai ... 74

4.2.2 Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan ... 65

4.2.3 Analisis Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 83

xi

b. Menyusun Waktu Pelaksanaan Tugas ... 84

c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai ... 85

BAB V : KESIMPULAN dan SARAN

1. Kesimpulan ...103 2. Saran ... 104

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

H a l a m a n

Tabel 2.1 Matriks Penelitian Terdahulu... 10

Tabel 2.2 Matrik Perbedaan dan Persamaan dengan Penelitian Terdahulu... 14

Tabel 4.1 Data Pengamatan Selama 2 Hari Tentang Waktu Kerja Karyawan ... 48

Tabel 4.2 Uraian tugas pokok pekerjaan pegawai Sekar Sari Farm dan Swalayan... 74

Tabel 4.3 Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan ... 80

Tabel 4.4 Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai... 73

Tabel 4.5 Ringkasan jumlah kebutuhan pegawai ... 98

xiii

DAFTAR GAMBAR

H a l a m a n Gambar 2.1 Tahap Pembuatan Analisis Jabatan ... 29 Gambar 2.2 Penyusunan Standar Kerja ... 33 Gambar 2.3 Kerangka Berfikir ... 38 Gambar 4.1 Diagram Persentase Pelaksanaan Tugas Pegawai Di Swalayan Kpsp Setia Kawan Nongkojajar ... 82

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Jobdisc pekerjaan pegawai di divisi Swalayan pada bagian operator kasir, kasir, pengadaan, pelayanan, buku besar, pergudangan, serta pelayanan.

Lampiran 2 Jam dan Waktu pegawai di divisi swalayan pada bagian operator kasir, kasir, pengadaan, pelayanan, buku besar, pergudangan, serta pelayanan.

Lampiran 3 Struktur Organisasi KPSP Setia Kawan Nongkojajar.

ABSTRAK

Chakim, 2013. SKRIPSI. Judul: “Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan

Pegawai (Studi Kasus Di Sekar Sari Farm dan

Swalayan pada Koperasi Peternakan Sapi Perah

Setia Kawan Nongkojajar).

Pembimbing : Dr. Achmad Sani Supriyanto, SE., M.Si

Kata kunci : Beban Kerja, Kebutuhan Pegawai

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai, waktu pelaksanaan tugas masing-masing pegawai serta menganalisis kebutuhan pegawai di di divisi Sekar Sari Farm dan Swalayan pada bagian pembersih kandang dan pemerah sapi, operator kasir, kasir, pengadaan, pelayanan, buku besar, pergudangan, serta pelayanan pada Kpsp Setia Kawan Nongkojajar.

Penelitian ini menggunakan perhitungan analisis beban kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil

Berdasarkan hasil analisis beban kerja rata-rata persentase waktu yang digunakan untuk melaksankan tugas atau kegiatan produktif pegawai yang ada di swalayan dan sekar sari farm menggunakan waktu sebesar 89,5 % - 91,7% atau setara dengan 7 jam setiap hari untuk bekerja. Dan untuk kegiatan yang tidak produktif sebesar 2,1%-8,3% atau setara dengan 20 menit untuk mengobrol sesama rekan kerja untuk melepas penat, dan sisanya sebesar 40 menit untuk kegiatan pribadi atau sebesar 4,2%-6,5%, kegiatan pribadi tersebut berupa makan, sholat serta istirahat. ada kontradiksi mengenai jumlah karyawan yang ada di bidang pelayanan seharusnya berdasarkan analisis terdapat 5 orang pegawai namun dalam kondisi aktualnya hanya terdapat 4 pegawai.

Berdasarkan penelitian ini maka disarankan untuk pihak manajemen mengkaji kembali mengenai jumlah kebutuhan pegawai yang sesuai dengan beban kerja yang ada sehingga tercipta kondisi keseimbangan diantara keduanya.

ﺺﺨﻨﺘﺴﻤﻟا

ﻢﯿﻜﺣ

.

٢

.

.

٨

.

ﺔﺣوﺮطﻷا

.

ناﻮﻨﻌﻟا

: "

ﻞﻤﻌﻟا ءﺐﻋ ﻞﯿﻠﺤﺗ

مزاﻮﻠﻟاو

ﺔﯿﻧﺪﻤﻟا

)

تﺎﺳارد

رﺎﻘﺻ

ﺔﻋرﺰﻣ

ﺔﯿﻧوﺎﻌﺗ

يرﺎﺳ

و

ﺔﻘﺷ

ﻲﻓ

ﺔﻋرﺰﻣ

ﺔﯿﺷﺎﻣ

نﺎﺒﻟﻷا

(

فﺮﺸﻤﻟا

:

ﺮﺘﺴﯿﺟﺎﻣ

ﺪﻤﺣأ

ﻲﻧﺎﺳ

ﺎﻄﻨﯾﺮﻓﻮﺳ

رﻮﺘﻛﺪﻟا

ﺚﺤﺒﻟا تﺎﻤﻠﻛ

:

ﻞﻤﻌﻟا ءﺐﻋ

ﻦﯿﻔظﻮﻤﻟا نوﺆﺷو ،

تﺎﺟﺎﯿﺘﺣﻻا

ﻚﻟﺬﻛو ﻒظﻮﻣ ﻞﻜﻟ ﺬﯿﻔﻨﺘﻟا ﺖﻗو ﺔﻤﮭﻣ ،ﻒظﻮﻤﻠﻟ ﺔﯿﺳﺎﺳﻷا ﺔﻔﯿظﻮﻟا تﺎﺒﺟاو ﺪﯾﺪﺤﺗ ﻰﻟإ ﺔﺳارﺪﻟا هﺬھ فﺪﮭﺗ

،ﺮﻘﺒﻟا ﺐﻟﺎﺣو تﻼﺒﻄﺳا ﻲﻓ ﻲﺗاﺬﻟا ﻒﯿﻈﻨﺘﻟاو رﺎﻘﺻ يرﺎﺳ ﻢﺴﻗ ﺔﻋرﺰﻣ ﻲﻓ ﻦﯿﻠﻣﺎﻌﻟا تﺎﺟﺎﯿﺘﺣا ﻞﯿﻠﺤﺘﻟ

ﻟاو ،ﻦﯾﺰﺨﺘﻟاو ذﺎﺘﺳﻷا ﺮﺘﻓد ،تﺎﻣﺪﺨﻟاو ،تﺎﯾﺮﺘﺸﻤﻟاو ،قوﺪﻨﺼﻟا ﻦﯿﻣأ ،ﻞﻐﺸﻤﻟا جوﺮﺨﻟا

ﻰﻠﻋ تﺎﻣﺪﺨ

رﺎﺟﺎﺟﻮﻜﻏﻮﻨﻟا ناوﺎﻛ ﺎﯿﺘﯿﺳ ﻲﻧوﺎﻌﺗ

.

ﻞﻤﻌﻟا ﻊﻗاﻮﻣ ﻲﻓ ﻞﻤﻌﻟا ءﺐﻋ مﺎﮭﻤﻟا ﻰﻠﻋ ﻢﺋﺎﻘﻟا ﺞﮭﻨﻟا ﻞﻤﻌﻟا ءﺐﻋ ﻞﯿﻠﺤﺗ تﺎﺑﺎﺴﺣ مﺪﺨﺘﺴﺗ ﺔﺳارﺪﻟا هﺬھ

ﻢﻗر ﺔﯾرادﻹا ﺔﯿﻤﻨﺘﻟا ﺮﯾزو راﺮﻘﻟ ﺎﻘﻓو

:

رﺮﻘﻣ

\

٧٥

\

نﺎﻓ م

\

٧

\

٤

..

٢

ﻞﻤﻌﻟا ءﺐﻌﻟ ﺔﯿﮭﯿﺟﻮﺘﻟا ئدﺎﺒﻤﻟا ﻰﻠﻋ

ﺔﻤﺋﺎﻘﻟا تﺎﺟﺎﯿﺘﺣﻻا بﺎﺴﺣ ﻒظﻮﻣ

ﺔﯿﻧﺪﻤﻟا ﻊﯿﻤﺠﺗ مﺎﻈﻨﻟا تﺎﻨﯾﻮﻜﺗ ﻲﻓ

ﻂﺳﻮﺘﻣ ﻲﻓ ﻞﻤﻌﻟا ءﺐﻋ ﻞﯿﻠﺤﺗ ﻰﻟإ ادﺎﻨﺘﺳا

وأ مﺎﮭﻤﻟا ﺬﯿﻔﻨﺘﻟ ﮫﻣاﺪﺨﺘﺳا ﻢﺘﯾ يﺬﻟا ﺖﻗﻮﻠﻟ ﺔﯾﻮﺌﻤﻟا ﺔﺒﺴﻨﻟا

ﻖﯾﺮط ﻦﻋ ﺖﻗﻮﻟا ﺔﻋرﺰﻣ حﺎﻔﺘﻟا ﺮﯿﺼﻋ رﺎﻘﺻو ﺔﯿﺗاﺬﻟا ﺔﻣﺪﺨﻟا ﻒظﻮﻣ ﻲھ ﻲﺘﻟا ﺔﯿﺟﺎﺘﻧﻹا ﺔﻄﺸﻧﻷا

ماﺪﺨﺘﺳا

%

٥,٨٩

-%

٥

,

٩١

لدﺎﻌﯾ ﺎﻣ يأ

مﻮﯾ ﻞﻛ تﺎﻋﺎﺳ

ﻞﻤﻌﻠﻟ

.

ﺔﺒﺴﻨﺑ ﺔﺠﺘﻨﻣ ﺮﯿﻏ ﺔﻄﺸﻧﻸﻟو

%

١,٢

–

%

٣

,

٨

لدﺎﻌﯾ ﺎﻣ يأ

.

٢

ةﺪﻤﻟ ﺔﺣاﺮﻟاو ،ءﺎﺧﺮﺘﺳﻼﻟ ﻞﻤﻌﻟا ءﻼﻣز ﺔﺷدرﺪﻟا ﺔﻘﯿﻗد

.

٤

ﻘﯿﻗد

ﺔ

ﺔﺒﺴﻨﺑ وأ ﺔﺻﺎﺨﻟا تﺎﺒﺳﺎﻨﻤﻠﻟ

%

٢

,

٤

-%

٥,٦

ﺔﺣاﺮﻟاو ﻞﻛﻷاو ،ةﻼﺼﻟا ﻞﺜﻣ ﺔﯿﺼﺨﺸﻟا ﺔﻄﺸﻧﻷا

.

كﺎﻨھ

كﺎﻨھ ﻞﯿﻠﺤﺗ ﻰﻟإ ﺪﻨﺘﺴﺗ نأ ﺐﺠﯾ تﺎﻣﺪﺨﻟا عﺎﻄﻗ ﻲﻓ ﻦﯿﻔظﻮﻤﻟا دﺪﻌﺑ ﻖﻠﻌﺘﯾ ﺎﻤﯿﻓ ﺾﻗﺎﻨﺗ

5

ﺔﻟﺎﺣ ﻲﻓ صﺎﺨﺷأ

ىﻮﺳ ﺪﺟﻮﯾ ﻻ ﻊﻗاﻮﻟا ﻲﻓ ﻦﻜﻟو ﻒظﻮﻤﻟا

٤

ﻦﯿﻔظﻮﻣ

.

ﯿﻔظﻮﻤﻟا دﺪﻋ ةرادإ ﻲﻓ ﺮﻈﻨﻟا ةدﺎﻋإ ﻦﺴﺤﺘﺴﻤﻟا ﻦﻣ ﮫﻧﺈﻓ ﺔﺳارﺪﻟا هﺬھ ﻰﻠﻋ ءﺎﻨﺑ

ءﺐﻋ تﺎﺟﺎﯿﺘﺣﻻ ﺎﻘﻓو ﻦ

ﻦﯿﻨﺛﻻا ﻦﯿﺑ نزاﻮﺗ ﻖﯿﻘﺤﺘﻟ ﺔﻤﺋﻼﻤﻟا فوﺮﻈﻟا ﺔﺌﯿﮭﺘﻟ ﻚﻟذو ﻲﻟﺎﺤﻟا ﻞﻤﻌﻟا

.

ABSTRACT

Chakim, 2013. Essay. Title: "Workload Analysis and Civil Supplies (Case

Studies Sekar Sari Cooperative Farm and Ranch

Apartment in Dairy Cattle Setia Kawan Nongkojajar).

Supervisor: Dr. Ahmad Sani Supriyanto, SE., M.Si

Keywords: Workload, Personnel Needs

This study aims to determine the fundamental duties of employees, task execution time of each employee as well as to analyze the personnel needs in the division of Sekar Sari Farm and Minimarket for stable cleaner and cow milker, cashier operator, cashier, procurement, ledger, warehousing, and service in KPSP Setia Kawan Nongkojajar.

This study used workload analysis calculation with task per job position approach according to the Decree of the Minister of Administrative Reform Number: KEP/75/M.PAN/7/2004 on Guidelines for Employee Needs Calculation based on Workload for the Civil Service Formation Compilation.

Based on the workload analysis, the average percentage of time used to carry out the tasks or productive activities for sekar sari farm and minimaret is 89.5% - 91.7%, equivalent to 7 hours of working. And the percentage for non-productive activities is 2.1% -8.3%, equivalent to 20 minutes of coworkers chatting to relax and the remaining 40 minutes for personal activities such as eating, praying and resting for 4.2% -6.5%. There is a contradiction regarding the number of employees in the service sector. Based on the analysis, it needs 5 employees but actually there are only 4 employees.

Based on this study, it is advisable for the management to review the number of personnel needed for the existing workload to create an ideal working condition.