HR. EMPLYOYEE
AUDIT
6/7/2011 2
AUDIT
SUMBER DAYA MANUSIA
I.
PENDAHULUAN
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN KEGIATAN
PENILAIAN ATAU PEMELIHARAAN INTERN PERUSAHAAN YANG BERKAITAN DENGAN SDM, DI MANA TUJUANNYA DIFOKUSKAN UNTUK MEMPERBAIKI KUALITAS PEGAWAI/KARYAWAN.
SECARA TERINCI AUDIT SDM, YAITU :
1) SUATU PROSES INTENSIF, PENYELIDIKAN,
PENGANALISISAN, DAN PERBANDINGAN INFORMASI YANG ADA DENGAN NORMA STANDAR YANG BERLAKU.
2) PENELUSURAN SECARA NORMAL DAN SISTEMATIS
AUDIT SDM MERUPAKAN SALAH SATU RANGKAIAN
DARI PROSES PERENCANAAN SDM PADA SUATU
PERUSAHAAN YANG BERSIFAT INTERNAL DAN FOKUS PADA KONDISI SAAT INI/MASA SEKARANG.
HUMAN RESOURCES
ACTION PROGRAM HUMAN
RESOURCES FORECASTING HUMAN
RESOURCES AUDITING ORGANIZATION
PLANNING HUMAN
RESOURCES OBJECTIVE
6/7/2011 4
Global Challenge
•Expand into foreign markets.
•Prepare employees to work in foreign locations.
Quality Challenge
•Meet customers’ service and
product needs.
U.S. BUSINESS COMPETITIVENESS
High-Performance Work System Challenge
•Change employees’ and managers’ work role.
•Integrate technology and social systems.
Social Challenge
•Improve reading, writing, and match skills of labor force.
•Manage culture diversity.
Global Challenge Quality Challenge
High-Performance Work
System Challenge Social Challenge
* HR strategy is matched to *Continuous learning environment
business strategy is created
* Work is performance by team * Discipline system is progressive * Pay system reward skill and * Customer satisfaction and quality
accomplishments are evaluated in the performance
management system
* Selection system is job related * Skills and values of a diverse work
and legal force are valued and used
* Work attitudes of employees are monitored
Human Resources Practices
6/7/2011 6 Input Data (Types) Output Data (Types) Application Information (Post-Employment Data) Performance Reports Personnel Change Notice Payroll Data Resignation Data Termination Data Medical Records Accident Records Individual References Potential Assessment Disciplinary Action Training Accomplishment HUMAN RESOUCES INFORMATION SYSTEM Skills Inventories Management Inventories EEO Reports Human Resources Development Reports OSHA Reports Compensation Reports Employee Benefits Records Turnover and Absenteeism Reports Human Resource Planning Reports Human Resources Planning Operational Planning ---Production Marketing Finance Personnel
ASPEK-ASPEK AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA :
1) PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA (QUALITY OF WORK FORCE).
2) ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS KONDISI KERJA ATAU SEBAGAI ASPEK PENENTUAN KUALITAS/KUALIFIKASI (DETERMINING QUALITY)
6/7/2011 8
II.
PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN
KUALITAS KEKUATAN SUMBER
DAYA MANUSIA
DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/ KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN (SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN,
PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.
DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU
SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN
UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI
JABATAN
1) IDENTITAS JABATAN
2) PENDIDIKAN
3) PENGALAMAN
4) LATIHAN
5) USIA
6) JENIS KELAMIN
7) KECAKAPAN KHUSUS
8) SYARAT-SYARAT FISIK
6/7/2011 10
UNSUR-UNSUR KINERJA
1) FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE + SKILL
2) FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE + STITUATION
HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT)
PRODUKTIVITAS
KEMAMPUAN BAWAAN -BAKAT
- KETERTARIKAN
- FAKTOR KEPRIBADIAN - FAKTOR KEJIAWAAN
USAHA YG DILAKUKAN -MOTIVASI
- ETIKA KERJA
-KEHADIRAN WKT KERJA - RANCANGAN
-PEKERJAAN
DUKUNGAN -PELATIHAN - PERALATAN
-MENGETAHUI HARAPAN
III.
ANALISIS JABATAN, INTERELASI
JABATAN DAN ANALISIS KONDISI
KERJA
ANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS, TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGAN-HUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN LAINNYA.
MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM
6/7/2011 12
HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT
DARI JOB/POSITION DENGAN FUNGSI
OPERASIONAL MSDM
JOB/POSITON
STUDY
JOB DESCRIPTION
JOB SUMARY JOB CONTENT JOB REQUIREMENT
ANALYSIS
JOB
SPECIFICATION JOB METHOD
JOB REQUIRED PERFORMANCE & QUALIFICATION LEVEL JOB VALUE Selection Placement Staffing
Pengenalan Job (Orientation) Perbaikan Cara Kerja Peningkatan Produktivitas Penghargaan Latihan Pembinaan Penilaian Prestasi Kerja Pengadaan
HASIL ANALISIS JABATAN
DIPERLUKAN UNTUK :
1)
KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA)
- PENYUSUNAN ORGANISASI DAN
UNIT-UNITNYA
- PENYEMPURNAAN ORGANISASI
- PENGEMBANGAN ORGANISASI
- PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI
- PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI
2)
KEPEGAWAIAN
- PENGADAAN CALON PEGAWAI
- PENGEMBANGAN PEGAWAI
6/7/2011 14
PRINSIP-PRINSIP ANALISIS
JABATAN
:
1) HENDAKNYA MEMBERIKAN SEMUA FAKTA PENTING YANG BERHUBUNGAN DENGAN JABATAN.
2) HENDAKNYA MEMBERIKAN FAKTA YANG DIPERLUKAN UNTUK BERMACAM-MACAM TUJUAN.
3) HASIL-HASILNYA HENDAKNYA DITINJAU KEMBALI DAN BILA PERLU DIPERBAIKI/ DISEMPURNAKAN.
4) HENDAKNYA MENUNJUKKAN TUGAS-TUGAS TERPENTING DIANTARA TUGAS PENTING LAINNYA.
5) HENDAKNYA MEMBERIKAN INFORMASI YANG
TEPAT, LENGKAP, AKURAT, DAN DAPAT
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS
JABATAN
1) TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN DIGUNAKAN.
2) LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY) 3) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE) 4) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN
DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER) 5) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ;
- ANGKET
- WAWANCARA - OBSERVASI
6) CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN
KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB
DESCRIPTION)
6/7/2011 16
ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS
JABATAN
A.
NAMA JABATAN
B.
METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA
KINI
1) KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI. 2) BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN
LAIN-LAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI. 3) ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG
DIGUNAKAN PEGAWAI.
4) METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN.
5) TANGGUNG JAWAB
C.
KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN
KERJA
1) TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR. 2) KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA.
3) KONDISI VENTILASI
4) KONDISI KEGADUHAN SUARA. 5) KONDISI YANG TIDAK SEHAT
D.
HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG
SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA;
1) PEKERJA DAN ASISTEN
2) KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN
E.
KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI
1) METODE SELEKSI PEGAWAI 2) LAMANYA JAM KERJA
3) METODE PENGGAJIAN
6/7/2011 18
IV. ANALISIS DAFTAR
KEMAMPUAN
PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA (DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU PADA MASA YANG AKAN DATANG.
DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY) MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN, KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI
LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA
KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG.
SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM
MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI
MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN
Ragam Keahlian Identitas tugas-tugas yg penting
Pengalaman yg memiliki banyak
arti
Otonomi
Umpan Balik
Pengalaman yg bertanggungjawab
Hasil Pengalaman
Kepuasan Motivasi Kerja
Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja
6/7/2011 20
MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI
INDIVIDU
Kemampuan Motivasi Dukungan
TUGAS
Rancangan Individu vs Tim
Elemen Kerja
Kepuasan/
Ketidakpuasan Kerja
Tanggung Jawab Organisasi
Produktivitas
Kualitas
Pelayanan
KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN :
1) DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA INDIVIDU (UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG).
2) KEMAJUAN KARIR SECARA INDIVIDU (PENANGANAN TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG LAIN, TINGKAT UPAH).
3) DATA KINERJA SECARA INDIVIDU (PENYELESAIAN PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA).
INFORMASI DAPAT DIPERLUAS :
1) PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
2) MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN 3) BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK 4) BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM
PERUSAHAAN
6/7/2011 22
V. ANALISIS TURNOVER
ADANYA KEKOSONGAN-KEKOSONGAN YANG TERJADI APABILA TENAGA KERJA/SDM KELUAR DARI PERUSAHAAN (EXPECTED LOSSES).
HARUS ADANYA ESTIMASI SECARA STATISTIK MENGENAI JUMLAH SDM YANG AKAN KELUAR DARI PERUSAHAAN.
PERHITUNGAN ANALISIS TURNOVER INI MEMUNGKINKAN UNTUK MEMPELAJARI JUMLAH KEKOSONGAN JABATAN, YAITU DENGAN MENGUJI CATATAN-CATATAN SDM SEBELUMNYA, SERTA KEBUTUHAN SDM MASA YANG AKAN DATANG DAPAT DIPROYEKSIKAN DENGAN CARA MELAKUKAN PENYESUAIAN-PENYESUAIAN UNTUK MENGANTISIPASI KECENDERUNGAN YANG AKAN TERJADI.
RUMUS-RUMUS
MENGUKUR KETIDAKHADIRAN
JUMLAH ORANG –HARI YG HILANG KARENA TDK HADIR SELAMA PERIODE
X100% (RATA-RATA JUMLAH TENAGA KERJA) X (JUMLAH HARI KERJA)
MENGUKUR LABOR TURNOVER
DERAJAT PERPUTARAN (DP) :
JUMLAH KARYAWAN KELUAR SELAMA 1 PERIODE JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE
JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE
:
JUMLAH KARYAWAN AWAL PERIODE + JUMLAH KARYAWAN AKHIR PERIODE JUMLAH KARYAWAN KESELURUHAN 1 PERIODE
JUMLAH YG KELUAR SELAMA PERIODE TERTENTU
DP = X 100%
6/7/2011 24
VI. ANALISIS MUTASI
(INTERNAL MOVES)
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang
akan dirotasikan atau dipromosikan,
didemosi dan ditransfer
pada
jabatan-jabatan yang kosong.
Prediksi perlu dilakukan,karena
kemungkinan adanya jabatan yang
ditinggalkan menjadi kosong, baik dari
sumber SDM internal maupun eksternal.
Adanya prediksi jumlah pengurangan
CONTOH BAGAN PERGANTIAN
DIREKTUR UTAMA Suhadi
A* Darmanto B* Suhaili
Direktur Keuangan Soegiono
A* Subardi B** Edi Sanjaya
Direktur Pemasaran Budiono
A** Hesti C* Dwipayana
Keterangan :
A = Siap menggantikan B = Perlu Rotasi lebih dulu
6/7/2011 26
THE SOURCES OF MANPOWWER (HUMAN RESOURCES)
- INTERNAL - EXTERNAL
MARKET ANALYSIS
WORK FORCES ANALYSIS (WORK LOAD ANALYSIS)
JUMLAH T.K. YG DIBUTUHKAN
JOB ANALYSIS
JOB DESCRIPTION
JOB SPECIFICATION
DIKURANGI : - PROMOSI KE ATAS - DEMOSI KE BAWAH
- MUTASI KE JABATAN LAIN - KELUAR DAN MENINGGAL - PENSIUN
- LTO - ABSENSI
DITAMBAH : - MUTASI; - PROMOSI KE BAWAH - DEMOSI DARI ATAS - TRANSFER
JUMLAH AKHIR TENAGA KERJA YANG DIBUTUHKAN
