KONVERSI SUATU SISTEM LAMA KE SISTEM BARU PADA SUATU ORGANISASI PERUSAHAAN
Untuk memenuhi Tugas Akhir Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suruso, MSc
Oleh:
Yulia Caesariani Wulandari (K15161112)
PROGRAM PASCASARJANA
SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2017
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Dalam era globalisasi ini, dimana persaingan usaha sangat ketat, setiap perusahaan dituntut untuk dapat memaksimalkan penggunan sistem informasi yang tepat dan terkini.
Sistem informasi yang kurang tepat dan lama sudah seharusnya diganti dengan sistem yang baru dan terkini melalui Konversi Sistem.
Perubahan dalam dunia teknologi informasi berjalan begitu cepat. Kompetisi berlangsung sangat ketat, sehingga muncul istilah hyper competition, siapa yang tidak mau berubah akan tertinggal. Sistem usang sudah selayaknya diganti dengan yang baru, agar dapat menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang kian cepat dan kompleks.
Bahkan jikalau bisa diagendakan dan dianggarkan secara rutin agar dapat mendorong terciptanya pertumbuhan yang berkelanjutan (sustainable growth).
Penggunaan teknologi informasi memang memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, namun hal ini tidak menutup kemungkinan dapat mengakibatkan efek sebaliknya kepada perusahaan akibat pemilihan teknologi yang tidak tepat guna. Pengguna, dalam kasus ini berarti perusahaan dan organisasi, dituntut bersikap bijaksana dalam memilih teknologi apa yang akan digunakan untuk perusahaan mereka. Konversi sistem lama ke sistem baru tentunya tak terelakkan. Namun hal ini bukan sesuatu yang mudah. Pada kenyataannya, dalam implementasi sistem informasi dari manual ke otomatis banyak menemui kendala di berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual. Dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang oleh perusahaan agar hasil dari sistem yang baru tersebut dapat sepenuhnya mendukung aktivitas dan meningkatkan produktifitas perusahaan. Biasanya cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi hal ini adalah melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman di bidangnya.
Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Frederick H.Wu dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi
manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Konversi sistem telah menjadi hal yang lumrah terjadi bagi organisasi atau perusahaan yang ingin terus berkembang. Sistem lama jika sudah kalah cepat geraknya dengan lingkungan usaha yang terjadi, maka tak ada alasan untuk menunda perubahan sistem ini. Namun konversi tersebut tidak dapat dijalankan dengan sembarangan. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan, demi menjaga keberlangsungan operasional usaha. Bentuk- bentuk konversi sistem informasi ini harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan harapan di masa depan. Dengan begitu, diharapkan perubahan atau transisi tidak menimbulkan down system atau turbulensi kinerja operasional dan harapan akan adanya perbaikan dan peningkatan value organisasi dapat tercapai.
Dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai metode konversi sistem informasi pada suatu perusahaan disertai dengan kendala yang mungkin dihadapi dan solusi untuk mengatasi kendala tersebut. Konversi Sistem adalah perubahan sistem saat ini ke bentuk operasi aplikasi yang baru yang lebih baik. Penggunaan konversi sistem tidak dapat sembarangan,banyak faktor yang harus dipertimbangkan. Kesalahan atau ketidak tepatan dalam pelaksanaan konversi sistem dapat mengakibatkan gangguan dalam operasional usaha yang dapat berakibat pada kerugian perusahaan tersebut.
1.2. Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui dan memahami metode konversi sistem informasi yang dapat dilakukan pada suatu perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database) dan jaringan komputer dan komunikasi data.
Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M,. Lyne Markus and Cynthia M.B., 1995).
Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1) mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian, 2) kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer, 3) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif, 4) bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global, 5) bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima dan 6) kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita.
Oleh karena itu terdapat 4 (empat) komponen utama dalam mengatur sistem informasi yaitu :
1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan.
2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama.
4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.
2.2. Konversi Sistem
Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data. proses konversi
data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Metode Konversi
Menurut James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik.
Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup:
Konversi langsung (Direct Conversion)
Konversi parallel (Parallel Conversion)
Konversi bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi percontohan (Pilot Conversion)
3.1.1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
1) Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
2) Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3) Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4) Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan:
Relatif tidak mahal.
Kelemahan:
1) Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.
2) Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.
Berikut ini merupakan ilustrasi konversi langsung :
3.1.2. Konversi Parallel (Parallel Conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama beroperasi hingga tim pengembangan proyek dan manajemen pemakai akhir (end-user) setuju untuk mengubah secara keseluruhan ke sistem baru. Selama waktu tersebut, operasional dan hasil dari kedua sistem dibandingkan dan dievaluasi.
Kesalahan dapat diidentifikasi dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan sebelum sistem lama ditinggalkan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.
Kelebihan :
Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.
Kelemahan :
1) Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
2) Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang- orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.
Berikut ini merupakan ilustrasi konversi paralel :
3.1.3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain.
Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.
Kelebihan :
Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisir, dan sumber-sumber pemprosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.
Kelemahan :
Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
1) Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama.
2) Sistem harus disegmentasi.
3) Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
4) Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang.
Berikut ini merupakan ilustrasi konversi bertahap :
3.1.4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.
Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi saja yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.
Kelebihan :
Risiko lebih kecil dibanding konversi langsung, lebih murah daripada konversi paralel, koreksi kesalahan dapat dilakukan sebelum implementasi.
Kelemahan :
Membutuhkan area dari operasi untuk uji coba.
Berikut ini ilustrasi konversi pilot :
Untuk menghindari kesalahan yang umum terjadi dalam konversi sistem (sistem lama ke sistem baru) dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut (beserta asumsi) :
1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi yang belum optimal.
2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan.
3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya penerapan sistem baru di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap implementasi sistem baru tersebut di perusahaan.
4. Perusahaan harus memberikan perhatian terhadap bagian pengolahan informasi, sehingga karir pada bagian ini jelas, hal ini dapat merangsang karyawan agar mau ditempatkan pada bagian tersebut.
5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama.
6. Perusahaan perlu menyediakan prosedur dalam mengaplikasikan sistem baru, dengan asumsi tidak semua SDM bersangkutan dapat cepat tanggap.
3.2. Metode Untuk Mengkonversi File Data yang Ada
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.
Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam:
Format file tersebut
Isi file tersebut
Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.
Perlunya segmentasi organisasi.
Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, hardware dan software.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :
1. Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
2. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot.
Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
3.2.1. Konversi File Total
Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis.
Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional).
Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi:
File Master
Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
File Transaksi
File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
File Indeks
File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
File Tabel
File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
File Back-up
Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
3.2.2. Konversi File Gradual
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti pemutakhiran record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di up-date.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
BAB III KESIMPULAN
1. Konversi sistem informasi dapat dilakukan dengan empat bentuk utama:
Konversi langsung
Konversi parallel
Konversi bertahap
Konversi pilot / percontohan
2. Penerapan konversi ini harus disesuaikan dengan karakteristik sistem yang ada dan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Hal ini dilakukan demi menjaga kesuksesan dan keberlangsungan operasional diperusahaan.
3. Perusahaan harus mampu menciptakan proses transisi sehalus mungkin, tanpa adanya down system atau kekacauan sistem lainnya.
4. Faktor-faktor yang mempengaruhi konversi sistem informasi puskesmas (dalam contoh kasus) dipengaruhi oleh kemampuan petugas pengelola pengelola sistem informasi baik di dinas kesehatan kabupaten maupun puskesmas dalam hal instalasi, penanganan kerusakan atau error serta pengelolaan jaringan juga dukungan organisasi yaitu komitmen kepala dinas maupun kepala puskesmas. Faktor yang lain adalah ketersediaan sarana komputer, kemudahan instalasi dan kemudahan pemakaian serta keluaran yang sesuai dengan pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.
http://fizzulhaq.blogspot.com/2009/11/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html http://riyanti.staff.gunadarma.ac.id
http://etd.ugm.ac.id/index.php?mod=penelitian_detail&sub=PenelitianDetail&act=view&t yp=html&buku_id=58078&obyek_id=4
http://www.scribd.com/doc/37939009/Konversi-Sistem-9
http://goweluyo.blogspot.com/2010/12/implementasi-sistem.html
