Metode Konversi Sistem Baru
Disusun oleh:
Achmad Khaerul Anam E62
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FEBRUARI 2017
2
3
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, berkat rahmat dan karunia-Nya, tugas makalah dalam bidang mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang berjudul “Metode Konversi Sistem Baru” dapat selesai pada waktu yang telah dijadwalkan.
Makalah ini penulis susun sebagai untuk memperoleh gambaran mengenai pentingnya pemeliharaan kemampuan perangkat lunak. Dalam pembuatan makalah ini penulis meyakini masih banyak kekurangan dan kesalahan baik penulisan, isi, dan lain sebagainya karena keterbatasan ilmu dan pengetahuan penulis. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk perrbaikan dalam pembuatan makalah-makalah yang akan datang.
Harapan penulis semoga tulisan ini dapat diterima dan bermanfaat khususnya bagi diri penulis pribadi dan umumnya bagi pembaca.
Jakarta, Februari 2017
4
DAFTAR ISI
1 Contents
KATA PENGANTAR ... 3
DAFTAR ISI ... 4
BAB I ... 5
PENDAHULUAN ... 5
1.1 Latar Belakang ... 5
1.2 Tujuan ... 6
BAB II ... 7
TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Sistem Informasi ... 7
2.2 Konversi Sistem ... 8
BAB III ... 9
PEMBAHASAN ... 9
3.1 Metode Konversi Sistem Informasi ... 9
3.2 Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi ... 11
BAB IV ... 14
PENUTUP ... 14
4.1 Kesimpulan ... 14
4.2 Saran ... 14
DAFTAR PUSTAKA ... 15
5
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pesatnya perkembangan teknologi informasi di era konektifitas global internet sangatlah cepat. Tingkat kompitisi dalam teknologi informasi menjadi hal yang sangat ketat, setiap entitas harus tanggap akan perubahan dan tuntutan pasar. Teknologi dan sistem informasi pada suatu entitas harus mampu menjawab tantangan efektif dan efisien, sehingga dapat menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang kian cepat dan kompleks dalam persaingan yang ketat.
Selain manfaat yang diperoleh oleh organisasi dengan penerapan suatu teknologi, efek negative juga bisa didapatkan oleh organisasi tersebut dikarenakan pemilihan teknologi yang tidak tepat guna. Pengguna, dalam kasus ini berarti perusahaan dan organisasi, dituntut untuk cermat dan dengan pertimbangan dan perhitungan yang matang dalam memilih teknologi apa yang akan digunakan untuk perusahaan mereka.
Dalam penerapan suatu teknologi baru, konversi adalah bagian yang sangat penting.
Konversi sistem lama ke sistem baru tentunya harus disiapkan dengan baik. Pada kenyataannya, dalam implementasi sistem informasi dari manual ke otomatis banyak menemui kendala di berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual. Dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang oleh perusahaan agar hasil dari sistem yang baru tersebut dapat sepenuhnya mendukung aktivitas dan meningkatkan produktifitas perusahaan. Cara yang dilakukan adalah memberikan pelatihan terhadap para pengguna teknologi baru tersebut
Sistem lama jika sudah tidak tanggap terhadap perkembangan lingkungan usaha, maka tidak ada pilihan lain selain melakukan perubahan sistem. Namun konversi tersebut tidak dapat dijalankan dengan sembarangan. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan, demi menjaga keberlangsungan operasional usaha. Bentuk-bentuk konversi sistem informasi ini harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan harapan di masa depan. Dengan begitu, diharapkan perubahan atau transisi tidak menimbulkan down system atau turbulensi kinerja operasional dan harapan akan adanya perbaikan dan peningkatan value organisasi dapat tercapai.
6
1.2 Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui dan memahami metode konversi sistem informasi baru yang dapat dilakukan pada suatu perusahaan.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database) dan jaringan komputer dan komunikasi data
Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup;
1. mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian;
2. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer;
3. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif;
4. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global;
5. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima;
6. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita.
Selain fungsi, juga terdapat 4 (empat) komponen utama dalam mengatur sistem informasi yaitu : 1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan;
2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan;
3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama;
8
4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.
2.2 Konversi Sistem
Implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data.
Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data. proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).
9
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Metode Konversi Sistem Informasi
James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru yaitu :
a) Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem yang baru. Konversi ini langsung mengimplementasikan sistem dan memutus serta meninggalkan sama sekali sistem yang lama. Syarat dapat diimplementasikan sistem ini adalah sistem baru merupakan bagian kecil saja dari seluruh sistem dan sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain.
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila : 1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain;
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai;
3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya;
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem- sistem tersebut tidak berarti.
Keunggulan penggunaaan konversi langsung yaitu biaya yang dikeluarkan relatif tidak mahal. Sedangkan kelemahannya yaitu mempunyai resiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.
b) Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk
10
menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi membutuhkan biaya yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.
Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.
Kelebihan dari penggunaan sistem konversi separalel yaitu dapat memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan kelemahannya adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
c) Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi dilakukan secara bertahap dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Apabila tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada melakukan konversi langsung.
Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.
Keunggulan metode konversi bertahap yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang diakibatkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang agak longgar kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Sedangkan kelemahan dari metode konversi bertahap yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
11
d) Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor (lokasi dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu). Apabila konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in Over.
Dengan sistem ini, segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.
3.2 Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi
Banyak manajer bisnis dan ahli TI meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap menghadapi sistem ERP baru yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka.
Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi, adalah penyebab-penyebab umum dari kegagalan proyek ERP. Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru yang dibutuhkan oleh sistem ERP, dan kegagalan konversi data dan pengujian yang cukup atas data, adalah penyebab lain dari kegagalan. Dalam banyak kasus, kegagalan ERP juga disebabkan karena perusahaan atau manajemen TI terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP atau bantuan dari perusahaan konsultan prestisius yang dipekerjakan untuk memimpin implementasi tersebut.
Pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena:
1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.
12
2. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik di antara vendor sebagai penyedia TI dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK,sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.
Tindakan pencegahan yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
13
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
a. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
b. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
c. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak- dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
d. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
14
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Tahap konversi sistem bersifat urgen dan sangat vital bagi kesuksesan sebuah sistem baru, walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem yang dilakukan.
Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot Conversion).
4.2 Saran
Perhitungan efisiensi biaya dan efektivitas waktu dalam proses konversi sistem tetap menjadi pertimbangan utama untuk optimalisasi benefit perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang, selain faktor kepastian suatu langkah konversi berjalan dengan lancar.
15
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
