Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu

UNDIKSHA PRESS

Dewasa ini tidak ada pekerjaan akuntansi tanpa menggunakan komputer. Berbagai perangkat aplikasi komputer akuntansi telah berkembang dan digunakan diberbagai entitas. Kemampuan

mengkombinasikan ilmu akuntansi dan komputer menjadi mutlak dan syarat minimal yang harus dikuasai oleh para akuntan.

Buku ini menyajikan bagaimana cara kerja aplikasi komputer akuntansi.

Buku ini juga dilengkapi dengan berbagai kasus akuntansi baik untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur. Dengan mempelajari buku ini diharapkan pembaca dapat memahami aplikasi komputer akuntansi, sehingga memudahkan mereka untuk dapat cepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang mengiringi pekerjaan profesional

akuntansi

Gede Adi Yuniarta adalah dosen akuntansi di Universitas Pendidikan Ganesha. Sampai dengan saat ini sangat konsen

dengan perkembangan teknologi yang menyertai perkembangan akuntansi. Untuk meningkatkan kemampuan profesional bidang akuntansi selain aktif mengikuti pendidikan

dan pelatihan juga aktif sebagai akuntan senior di Kantor Akuntan Publik dan sebagai konsultan akuntansi di beberapa

perusahaan di Bali.

|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu i

KATA PENGANTAR

Dewasa ini tidak ada pekerjaan akuntansi tanpa menggunakan komputer. Berbagai perangkat aplikasi komputer akuntansi telah berkembang dan digunakan diberbagai entitas. Kemampuan mengkombinasikan ilmu akuntansi dan komputer menjadi mutlak dan syarat minimal yang harus dikuasai oleh para akuntan.

Buku ini merupakan penyempurnaan dari buku Komputer Akuntansi Terpadu yang telah diterbitkan penulis di tahun 2009. Penyempurnaan dititik beratkan pada penambahan konten media pembelajaran sebagai sarana untuk memudahkan pemahaman cara kerja dari aplikasi computer akuntansi. Buku ini menyajikan bagaimana cara kerja aplikasi komputer akuntansi. Buku ini juga dilengkapi dengan berbagai kasus akuntansi baik untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur.

Buku ini terdiri dari 6 Bab, yang meliputi : (1)

Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi, (2) MYOB

Accounting, (3) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa,

(4) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang, (5)

Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur, dan (6)

Kasus Komprehensif yang mengetengahkan masalah

akuntansi komprehensif yang dilengkapi dengan bukti-bukti

|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu ii transaksi. Dengan mempelajari buku ini diharapkan pembaca dapat memahami aplikasi komputer akuntansi, sehingga memudahkan mereka untuk dapat cepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang mengiringi pekerjaan profesional akuntansi.

Penulis menyadari bahwa buku ajar ini jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran sangat diperlukan demi kesempurnaan buku ini.

Semoga buku ini dapat memberikan manfaat bagi para pengguna.

Singaraja, Juni 2013

Penulis.

|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar………. i

Daftar Isi ……… iii

Bab I Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi ……… 1

1.1 Siklus Akuntansi Manual ………... 2

1.2 Akuntansi Berbasis Komputer ………… 6

1.3 Program Akuntansi Terpadu ……….7

1.4 Siklus Akuntansi Komputer ………. 15

Bab II MYOB Accounting ………. 18

2.1 Pendahuluan ……… 20

2.2 Sekilas mengenai MYOB Accounting….. 22

2.3 Konfigurasi Sistem ………... 35

2.4 Memulai Program MYOB Accounting …. 36 2.5 Mengaktifkan File Data Akuntansi………. 39

2.6 Membuat Data Akuntansi Baru ……… 41

2.7 General Ledger ……… 50

2.8 Kartu Pelanggan, Pemasok dan Karyawan 60 2.9 Bekerja dengan Cashbook ( Chequebook ). 68 2.10 Persediaan ( Inventory ) ………. 77

2.11 Pembelian ( Purchases ) ……….. 88

2.12 Penjualan ( Sales ) ………... 98

|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu iv Bab III Komputer Akuntansi Untuk

Perusahaan Jasa………... 112

3.1 Pendahuluan ……….113

3.2 Latihan ……….114

Bab IV Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang ……….……132

4.1 Pendahuluan ……….133

4.2 Latihan ……….….138

Bab V Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur..……….… …163

5.1 Pendahuluan ……….164

5.2 Latihan ………168

Bab VI Kasus Komprehensif ………..175

Kasus Pada UD Nararta ………175

Daftar pustaka ………201

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 1 BAB I

Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi

Standar Kompetensi :

1. Memahami Konsep dasar siklus akuntansi komputer, serta membedakannya dengan siklus akuntansi manual.

Indikator Pencapaian :

Setelah proses belajar mengajar pada bab ini mahasiswa diharapkan dapat :

1. Memahami siklus akuntansi manual.

2. Memahami konsep dasar akuntansi berbasis komputer.

3. Memahami konsep dasar Program Akuntansi Terpadu.

4. Memahami siklus akuntansi komputer.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 2 BAB I

AKUNTANSI MANUAL DAN KOMPUTER AKUNTANSI

1.1 Siklus Akuntansi Manual

Untuk sekedar mengingatkan ada baiknya perlu kita bahas sedikit mengenai dasar- dasar akuntansi terutama siklus akuntansi secara manual kemudian akan kita bandingkan dengan tahapan yang dilakukan bila menggunakan komputer akuntansi terpadu.

Siklus atau daur akuntansi adalah proses yang dilakukan dalam penyusunan laporan keuangan.

Siklus Akuntansi tersebut terdiri dari kegiatan–kegiatan sebagai berikut :

a. Tahap Transaksi :

1. Pembuatan atau penerimaan bukti transaksi.

2. Menganalisa transaksi

b. Tahap Pencatatan :

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 3 1. Pencatatan dalam Jurnal umum (buku

harian)

c. Tahap penggolongan :

1. Pemindah bukuan (posting) ke Buku Besar.

d. Tahap Pengikhtisaran :

1. Pembuatan Neraca Saldo. (trial balance) 2. Pembuatan Neraca Lajur dan Jurnal

Penyesuaian (adjusment) 3. Penyusunan Laporan Keuangan

4. Pembuatan Jurnal Penutup (closing entries)

5. Pembuatan Neraca Saldo Penutup (post closing trial balance)

6. Pembuatan Jurnal Balik (reversing entries)

e. Tahap Pelaporan :

1. Pelaporan Laporan Keuangan

Siklus tersebut dapat mengalami penambahan jika ada jurnal pembalik (Reversing Journal). Jurnal pembalik tersebut diletakkan antara urutan sembilan dan satu.

Gambaran siklus akuntansi tersebut masih sederhana,

sebab untuk pencatatan transaksi hanya dilakukan pada

jurnal umum. Biasanya siklus ini hanya dipakai untuk

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 4 perusahaan kecil, dimana lalu lintas transaksi tidak terlalu sering. Sedangkan untuk perusahaan yang lebih besar, atau perusahaan yang lalu lintas transaksinya lebih padat akan memerlukan beberapa jurnal khusus (Special Journals). Jurnal khusus ini bias saja berbeda untuk setiap perusahaan, tergantung transaksi apa yang sering terjadi. Namun umumnya jurnal khusus terdiri dari :

1. Jurnal Khusus Penjualan ( Sales Journal )

Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Komponen masukannya terdiri dari kode pelanggan, nama pelanggan, nomor invoice / faktur, piutang dagang ( debet ) dan penjualan (kredit ).

2. Jurnal khusus Penerimaan kas ( Cash Receipts Journal )

Umumnya digunakan untuk mencatat penerimaan kas dan penjualan secara tunai.

Komponen masukannya terdiri atas kode pelanggan, nama pelanggan, Saldo kas (debet ), saldo penjualan ( kredit ), saldo potongan penjualan ( debet ) dan saldo piutang dagang.

3. Jurnal Khusus Pembelian ( Purchases Journal )

Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian kredit. Komponen masukannya

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 5 terdiri atas kode pemasok, nama pemasok, termin pembayaran, pembelian ( debet ) dan hutang dagang ( kredit ).

4. Jurnal Khusus Pengeluaran Kas ( Cash Payments Journal )

Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang dagang serta pembayaran biaya lainnya yang berkaitan dengan pembelian secara kredit. Komponen masukannya terdiri atas kode pemasok, nama pemasok, nomor cek, hutang dagang (debet ), biaya angkut pembelian ( debet ), potongan pembelian ( kredit ) dan kas di bank ( kredit ).

Dengan adanya penambahan jurnal khusus tersebut, maka buku besasr pun harus mengalami penambahan untuk informasi khusus berkaitan dengan informasi pada jurnal khusus tersebut. Buku besar tambahan ini disebut buku besar pembantu ( Subsidiary Ledgers ).

Jika jurnal khususnya seperti tersebut diatas, maka buku besar pembantu terdiri atas :

1. Buku besar pembantu piutang dagang ( Accounts Receivable subsidiary ledger )

Berisi akumulasi perhitungan piutang dagang

per pelanggan (costumer ).

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 6 2. Buku besar pembantu hutang dagang ( Accounts

payable subsidiary ledger ).

Berisi akumulasi perhitungan hutang dagang per pemasok ( vendor ).

Dengan penambahan jurnal khusus dan buku besar pembantu tersebut, maka bagan siklus akuntansi mengalami perubahan namun pada dasarnya tetap sama.

1.2 Akuntansi Berbasis Komputer

Revolusi dalam informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk dan proses serta terbentuknya masyarakat informasi. Dunia usaha dituntut untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan perbaikan strategi dan operasi perusahaan agar dapat bertahan dalam kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis organisasi bisnis adalah olah data akuntansi secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis.

Penggunaan alat bantu komputer (computerized) sebagai pendukung dalam bidang akuntansi sudah merupakan kebutuhan mutlak.

Dunia usaha tidak hanya membutuhkan tenaga

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 7 terampil dalam memahami konsep dasar akuntansi secara manual tapi juga penguasaan dengan alat bantu komputer yang semakin canggih dan mudah dioperasikan merupakan iklim yang kondusif bagi dunia bisnis yang dinamis.

1.3 Program Akuntansi Terpadu

Komputer bukan saja merupakan alat mengetik tetapi sudah dimanfaatkan lebih dari itu,baik itu berupa program maupun aplikasinya. Akuntansi juga dapat memanfaatkan kemajuan teknologi komputer. Jadi akuntansi dalam komputer itu tidak hanya memanfaatkan komputer untuk mengetik saja tetapi lebih dari itu sehingga kita sebut dengan akuntansi berbasis komputer. Dengan bantuan komputer kita dapat menyelesaikan kasus –kasus akuntansi dengan mudah asal kita tahu tahu caranya.

Bantuan yang diberikan oleh komputer kepada

kita berupa program akuntansi terpadu. Program

Akuntansi Terpadu merupakan program komputer

dimana kita hanya menginput data awal

perusahaan ( Nama perusahaan ,alamat,telp,ijin dll

) juga beberapa jurnal, bahkan hanya dengan

mengisi formulir seperti faktur kita sudah dapat

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 8 menghasilkan laporan keuangan. Jadi proses akuntansi yang lain itu sudah diselesaikan secara otomatis.

Program komputer akuntansi terpadu (integrated software) adalah sebuah program yang dibuat untuk olah data akuntansi secara padu. Program ini biasanya terdiri dari modul:

General Ledger, Kas/Bank, Pembelian, Penjualan.

Persediaan dan fasilitas untuk mencatat data pelanggan maupun pemasok. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh terhadap modul yang lain.

Pemakai cukup men-set data awal

perusahaan, mencatat transaksi (hanya sebagian

kecil yang dijurnal seperti pada akuntansi

manual), tanpa harus melakukan proses posting

(seperti akuntansi manual) untuk mendapatkan

laporan keuangan. Laporan keuangan diproses

secara otomatis oleh komputer yang dicetak

setiap saat diperlukan dengan kecermatan yang

tinggi dalam waktu yang relatif singkat. Jika

dibandingkan dengan sistem akuntansi manual,

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 9 akuntansi berbasis komputer mempunyai beberapa keunggulan diantaranya:

1. Kecepatan proses. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi keuangan relatif cepat bila dibanding dengan manual kerena komputer dapat melaksanakan beberapa pekerjaan secara bersamaan dengan kecepatan yang tinggi.

2. Volume output yang dihasilkan dari proses pengerjaan yang cepat menyebabkan volume transaksi yang dikerjakan menjadi lebih banyak, sehingga volume hasil semakin meningkat.

3. Pencegahan kekeliruan, tingkat ketelitian dan kepatuhan komputer jauh lebih tinggi dari manusia, pemakaian komputer dapat mengurangi banyak kekeliruan.

4. Posting dilakukan secara otomatis dilakukan setiap saat selesai mencatat transaksi (real time) sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

5. Penyusunan laporan keuangan diproses

secara otomatis dan dapat dicetak setiap

waktu sehingga memudahkan pemakai

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 10 laporan keuangan dalam pengambilan keputusan yang sifatnya mendadak.

6. Pencetakan dokumen dapat dilakukan berulang kali dalam waktu relatif singkat dengan ketelitian yang sangat tinggi dan terinci sehingga sangat memudahkan penggunan informasi akuntansi.

Pertanyaannya adalah dimana kita ( suatu perusahaan ) mendapatkan program akuntansi terpadu itu :

1. Dengan membuat program sendiri ( dengan harapan SDM perusahaan mencukupi )

a. dengan bahasa pemrograman ( Data Base, Foxpro dll )

b. dengan membuat program aplikasi

seperti memanfaatkan program Excel

pertanyaan yang mungkin timbul mampukah

SDM perusahaan bersangkutan menghasilkan

program yang dapat dijamin kualitas dengan

tingkat kekomplekan akuntansi yang sangat

tinggi. Apabila SDM perusahaan mampu

maka cara ini memiliki kelebihan antara lain

program dibuat sesuai dengan kebutuhan

dan biaya pembuatan program dapat

dihemat. Sedangkan kelemahannya adalah

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 11 program yang dibuat tidak menjalani uji coba yang cukup.

2. Memesan program ke pihak luar perusahaan yang profesional mengkhususkan diri membuat program komputer.

Biasanya tenaga intern perusahaan sebagai sumber informasi bagi programmer untuk membuat program sehingga diperlukan kerjasama antara perusahaan dan programer.

Kelebihan dari cara ini adalah program yang dihasilkan lebih dapat diandalkan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan kelemahannya biaya yang dikeluarkan biasanya lebih mahal dan apabila ada perubahan kebutuhan harus mengeluarkan biaya tambahan.

3. Menyewa jasa dan program dari konsultan (akuntansi )

Perusahaan dapat menyewa seorang

konsultan professional yang memang ahli

dibidang akuntansi dan komputer sehingga

program yang dihasilkan dapat diandalkan,

sedangkan kelemahannya dalam jangka

panjang perusahaan akan selalu tergantung

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 12 dengan pihak konsultan sehingga akan meningkatkan operational costing perusahaan.

4. Membeli program akuntansi standar.

Perusahaan dapat membeli program akuntansi standar (dengan memanfaatkan software Akuntansi yang sudah jadi) program yang dihasilkan biasanya dibuat oleh tenaga yang professional, telah menjalani uji coba yang cukup dan selalu

mengalami perkembangan dan

penyempurnaan. Kelebihan dari progranm ini biasanya biaya untuk mendapatkannya relatif lebih murah dan mudah untuk dijalankan. Beberapa contoh program akuntansi standar seperti DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, MYOB Accounting dll.

Mengapa dalam mata kuliah ini dipilih untuk mempelajari Software Akuntansi yang sudah jadi :

1. Program terintegrasi dan inovatif.

Hampir setiap program akuntansi standar

dibuat terintegrasi hal ini dapat dilihat dari

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 13 modul yang dimilikinya. Selain itu program tersebut juga inovatif karena selalu mengalami penyempurnaan.

2. Karena di dalam program bersangkutan sangat lengkap dan kompleks sehingga mahasiswa akan belajar banyak tentang Akuntansi.

3. Karena dibuat oleh pihak yang sudah dijamin kemampuannya ( Profesional ).

4. Karena sangat banyak dimanfaatkan oleh dunia usaha ( perusahaan ).

5. Berbasis system operasi windows / linux . system operasi yang saat ini banyak digunakan adalah berbasis windows. Jika meemukan software akuntansi yang masih berbasis DOS sebaiknya dipertimbangkan secara lebih mendalam untuk menggunakannya.

6. Mudah diperoleh dengan harga terjangkau.

7. mudah digunakan dan diimplementasikan.

Salah satu tujuan menggunakan komputer

untuk olah data akuntansi adalah mudah

digunakan dan yang lebih penting tidak

menciptakan ketergantungan kepada pihak

lain. Software akuntansi yang ada biasanya

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 14 mudah untuk dioperasikan hal ini dapat dilihat dari tampilan modulnya.

8. Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat.

9. kemampuan menampilkan laporan keuangan cepat, mudah dan komparatif.

Salah satu tujuan penggunaan alat Bantu komputer adalah menampilkan laporan keuangan secara cepat dan mudah khususnya jika diperlukan secara mendadak.

10. Sistem keamanan data memadai.

Faktor keamanan data akuntansi merupakan salah satu hal penting bagi perusahaan.

Keamanan data akuntansi tersebut dijamin oleh software akuntansi dengan adanya fasilitas password.

11. Dengan mempelajari Software Akuntansi yang sudah ada diharapkan mahasiswa nantinya :

a. Menguasai Software bersangkutan sehingga dapat diaplikasikan ditempat bekerja.

b. Karena Software tersebut

sangat lengkap ( Kompleks)

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 15

sehingga dengan

menguasainya diharapkan secara tidak langsung akan

menguasai Software

Akuntansi yang lain.

(maksudnya bila sudah terjun kedunia kerja walaupun ditempat kerja menggunakan Software Akuntansi lain tetapi secara prinsip program tersebut pasti sama sehingga tidak terlalu lama untuk beradaptasi, apalagi kalau yang digunakan program buatan sendiri / lokal pasti

akan lebih mudah

menguasainya karena program lokal biasanya tidak lengkap / kompleks karena dibuat sesuai dengan kebutuhan ).

1.4 Siklus Akuntansi Komputer

Penggunaan komputer dalam berbagai bidang

selalu memiliki manfaat kemudahan dan kecermatan

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 16 begitu pula penmanfaatan komputer dalam akuntansi.

Siklus akuntansi yang sudah dibahas di awal buku ini merupakan tahapan yang dilakukan dalam menyusun laporan keuangan secara manual. Dalam siklus tersebut banyak tahapan manual yang harus dilalui dari adanya transaksi sampai menjadi laporan keuangan. Apabila kita menggunakan komputer akuntansi maka banyak tahapan tersebut yang tidak kita kerjakan karena banyak tahapan yang sudah dikerjakan secara otomatis oleh komputer.

Dalam operasional komputer akuntansi terpadu

pemakai cukup men-set data awal perusahaan,

mencatat transaksi hanya sebagian kecil yang

dijurnal seperti pada akuntansi manual dalam

artian ada transaksi yang memang harus dijurnal

namun ada transaksi yang tidak perlu dijurnal

hanya dengan menyelesaikan bukti transaksi

maka transaksi tersebut sudah dijurnal secara

otomatis , selain itu proses posting (seperti

akuntansi manual) untuk mendapatkan laporan

keuangan tidak perlu dilakukan. Laporan

keuangan diproses secara otomatis oleh

komputer yang dicetak setiap saat diperlukan

dengan kecermatan yang tinggi dalam waktu

yang relatif singkat.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 17 Kisi – kisi Asesmen

Kompetensi Indikator

Pencapaian Strategi Asesmen Metode

Asesmen Bentuk

Tagihan No.

Soal Menguasai

substansi bidang ilmu atau keahlian di bidang komputer akuntansi

1. Memahami siklus

akuntansi manual.

Tes Tulis Uraian 1

2. Memahami konsep dasar akuntansi berbasis komputer.

Tes Tulis Uraian 2

3. Memahami konsep dasar Program Akuntansi Terpadu.

Tes Tulis Uraian 3,4,5

4. Memahami siklus

akuntansi komputer

Tes Tulis Uraian 6,7

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 18

BAB II

MYOB Accounting

Standar Kompetensi :

1. Menguasai Substansi bidang studi atau keahlian dibidang komputer akuntansi

2. Mampu mengaitkan dan mengaplikasikan bidang studi dan materi kurikulum bidang studi yang berlaku sesuai dengan konteks atau lingkungan 3. Mengembangkan konsep ilmu dan teknologi Indikator Pencapaian :

Setelah proses belajar mengajar pada Bab ini mahasiswa diharapkan dapat :

1. Memahami tentang MYOB Accounting secara umum.

2. Mengetahui Konfigurasi sistem MYOB Accounting.

3. Dapat memulai program MYOB Accounting.

4. Dapat mengaktifkan file data akuntansi.

5. Dapat membuat file data akuntansi baru.

6. Memahami dan bekerja dengan modul General Ledger.

7. Memahami dan dapat bekerja dengan modul kartu pelanggan, pemasok dan karyawan.

8. Memahami dan bekerja dengan modul Cashbook.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 19 9. Memahami dan bekerja dengan modul Persediaan

( Inventory ).

10. Memahami dan bekerja dengan modul pembelian ( Purchases).

11. Memahami dan bekerja dengan modul penjualan (Sales ).

12. Menguasai keterkaitan program akuntansi terpadu dengan siklus akuntansi manual

13. Mampu mengembangkan dan mengaitkan konsep dalam komputer akuntansi terpadu dengan kasus akuntansi

14. Mampu menggunakan dan memanfaatkan

program komputer akuntansi terpadu untuk

menyelesaikan kasus akuntansi

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 20

BAB II

MYOB ACCOUNTING

2.1. Pendahuluan

Seperti yang telah kita bahas pada bab I, komputer akuntansi Terpadu merupakan suatu program akuntansi standar yang banyak memberikan keuntungan kepada kita didalam olah data akuntansi karena sangat banyak tahapan kerja akuntansi dalam siklus akuntansi manual yang tidak perlu kita kerjakan bila kita menggunakan komputer akuntansi terpadu.

Pertanyaaannya sekarang adalah dari sekian banyak

program komputer akuntansi terpadu yang ada mana

yang kita pilih untuk kita gunakan mengingat sangat

banyak software akuntansi yang beredar dipasaran

seperti : DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum,

Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, MYOB

Accounting dll. Pada prinsipnya setiap program akuntansi

yang ada pasti memiliki persamaan prinsip mengenai

akuntansi karena dalam program tersebut sudah pasti

menggunakan prinsip – prinsip akuntansi yang berlaku umum

baik dalam hal perlakuan akuntansi maupun penyajian

laporannya sehingga dapat dipastikan setiap program yang ada

pasti memiliki persamaan prinsip mengenai akuntansi dan

walaupun ada perbedaan sudah pasti perbedaan tersebut tidak

terletak pada konsep dan prinsip akuntansinya melainkan

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 21 hanya perbedaan format penyajian sehingga bukan merupakan suatu perbedaan yang signifikan.

Dalam mata kuliah ini kita akan menggunakan program MYOB Accounting dalam menyelesaikan kasus – kasus akuntansi.

Mengapa dalam mata kuliah ini kita membahas MYOB Accounting :

1. Karena semua manfaat dan keunggulan komputer akuntansi terpadu yang sudah kita bahas dalam Bab I sudah dimiliki oleh program MYOB Accounting.

2. Saat ini software ini sedang banyak dimanfaatkan oleh perusahaan.

3. Karena dalam program ini sangat lengkap tidak saja berisi aplikasi akuntansi secara umum namun sudah berisi perhitungan – perhitungan keuangan lain seperti pajak (PPN), multicurrency.

4. Karena direkumendasikan untuk hampir semua jenis usaha ( 105 jenis usaha).

5. Karena dalam program ini dapat dihasilkan sekitar 140 jenis laporan keuangan.

6. karena juga dilengkapi dengan berbagai laporan analisa terhadap posisi keuangan perusahaan.

7. Karena program ini terus mengalami

perkembangan dengan adanya Versi – versi baru

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 22 Catatan :

Perlu untuk diingatkan bahwa tujuan utama dari mata kuliah ini tidak hanya untuk menguasai MYOB Accounting saja tetapi lebih ditekankan supaya mahasiswa dapat memahami karakteristik program komputer akuntansi terpadu secara umum sehingga dengan memahami MYOB Accounting diharapkan mahasiswa dapat dengan mudah beradaptasi untuk menyelesaikan kasus akuntansi bila dihadapkan dengan program komputer akuntansi lainnya seperti: DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, dll.

2.2 Sekilas Mengenai MYOB Accounting

MYOB accounting merupakan program komputer

akuntansi terpadu standar dengan berbasis Windows

dari MYOB Limited. Produk yang dikeluarkan oleh

MYOB Limited antara lain adalah MYOB Accounting

(Plus), MYOB Premier Accounting, MYOB Asset Manager

dan MYOB Retail Manager. Software tersebut cocok

diterapkan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 23 skala kecil dan menengah. Berbagai keunggulan antara lain: penggunan relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu singkat, menampung transaksi hingga miliaran rupiah, serta dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan (lebih dari 105 jenis perusahaan).

Ilustrasi program aplikasi komputer akuntansi ini dapat dicermati sebagai berikut :

Tampilan awal program dengan contoh kasus “UD

Narartha”. Dapat digunakan untuk memahami system

akuntansi untuk perusahaan dagang dengan menunjukkan

keterkaitan antar departemen dengan fungsinya masing-

masing termasuk sistem akuntansinya yang terdiri atas

Accounts, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory

dan Card File.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 24

Tampilan Accounts List, dimanfaatkan untuk menjelaskan dan

memahami system akuntansi terkait dengan bagan perkiraan

termasuk didalamnya system pengkodean rekening dan

sistematika pengelompokan perkiraan yang sesuai dengan

Standar Akuntansi Keuangan yang teridiri atas : Assets,

Liability, Equity, Income, Costof sales, Expense, Other Income dan

Other Expense.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 25

Tampilan media Historical Sale ini digunakan untuk memahami

alur dari mekanisme pengisian saldo awal buku bantu. Dalam

proses pengisian saldo awal pengguna diharapkan akan

memperoleh gambaran keterkaitan antara data based dari

kartu bantu seperti data customer, kartu bantu hutang atau

piutang, buku besar dan juga keterkaitannya ke neraca saldo

dan laporan keuangan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 26

Tampilan media ini digunakan untuk pemahaman akan fungsi

invoice untuk penjualan. Dalam proses penjualan ini

pemahaman yang diperoleh adalah keterkaitan transaksi

penjualan terhadap data persediaan, data piutang dagang,

termin penjualan, perjanjian bisnis termasuk juga

keterkaitannya terhadap perpajakan (PPN) dan pendapatan

lain-lain perusahaan seperti penerimaan dari ongkos

angkutan. Manfaat sejenis juga dapat dilihat dalam invoice

pembelian.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 27 Tampilan media ini menunjukkan bagaimana transaksi keuangan yang sudah kita proses sehingga menjadi jurnal.

Jurnal ini sudah dikelompokkan ke dalam beberapa jurnal

khusus seperti: General, Disbursements, Receipts, Sales, Purchases

dan Inventory. Media ini juga dapat dimanfaatkan untuk

pemahaman lebih lanjut siklus akuntansi dari jurnal yang

diposting ke buku besar sampai akhirnya menjadi laporan

keuangan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 28

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 29

Tampilan media items list ini dimanfaatkan untuk memberikan

pemahaman keterkaitan antara data persediaan atau kartu

persediaan dengan rekening di buku besar. Dalam proses

penyiapan data persediaan ini pengguna akan berpikir kritis

untuk mensetting data persedian sehingga akan terkait dengan

proses penjurnalan sehingga data yang ada di persediaan akan

sama dengan data yang muncul dilaporan keuangan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 30

Tampilan media ini dimanfaatkan untuk menjelaskan proses

pengisian saldo awal persediaan. Dalam pengisian saldo awal

ini akan diketahui keterkaitannya terhadap bagan perkiraan

menyangkut kuantitas dan unit costnya.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 31

Dalam tampilan media cards list akan dapat dimanfaatkan

sebagai media pemahaman buku Bantu hutang dagang dan

piutang dagang. Dalam card list ini kita dapat membuat data

based custumer, supplier, employee dan personal termasuk juga

keterkaitannya ke buku besar hutang dagang dan buku besar

piutang dagang.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 32

Media card Information ini merupakan salah satu contoh data

based customer yang dapat dikaitkan ke buku besar piutang

dagang yang menunjukkan jumlah piutang dagang dari

custumer.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 33

Media Item Information ini selain dapat dimanfaatkan untuk

data based persdiaan juga akan dapat menumbuhkan berpikir

kritis pengguna karena dalam media ini diharapkan

kemampuan untuk mensetting bagan perkiraan yang terkait

dengan pembelian, penjualan dan penyimpanan persediaan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 34

Media ini menunjukkan Laporan keuangan yang dihasilkan

dari siklus akuntansi. Media ini juga dapat dimanfaatkan

untuk menumbuhkan kemampuan berpikir kritis dalam

menganalisa laporan keuangan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 35 Selain media yang sudah ditampilkan tadi masih banyak lagi yang dapat dimanfaatkan sebagai media pembelajaran namun karena keterbatasan maka contoh diatas sudah dapat kiranya mewakili media pembelajaran tersebut.

2.3 Konfigurasi Sistem

Untuk mengoprasikan MYOB Premier (selanjutnya disebut MYOB) secara optimal, minimal membutuhkan konfigurasi system sebagai berikut:

 Komputer PC dengan prosesor Pentium (atau ekuivalen) dengan kecepatan 200 MHZ atau lebih, minimal RAM 32 MB, harddisk dengan kapasitas besar, dan CD ROM drive.

 Sistem operasi berbasis Windows

95/98/2000/ME, Windows NT, Mac OS atau

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 36 yang terbaru (baca buku MYOB priority Kit &

Registration yang disertakan pada saat membeli Program)

 Monitor warna VGA resolusi minimum 640x480 pixels, mouse, printer (optional) modem (optinal), dan peralatan backup.

2.4 Memulai Program MYOB

Setelah proses penginstalan program MYOB dilaksanakan, selanjutnya anda dapat mengoprasikan dengan cara:

 Klik shortcut MYOB Premier pada layar komputer atau

 Plih tombol start-Programs pilih MYOB Premier v3 – MYOB Premier.

Jendela start-up MYOB ditampilkan seperti

gambar berikut.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 37 Selanjutnya anda memilih salah satu tombol berikut ini:

Pilihan ini digunakan untuk mengaktifkan salah satu data akuntansi yang ada.

MYOB Accounting

merekomendasi dapat digunakan pada 105 jenis usaha, seandainya perusahaan akan men set-up data akuntansi sesuai dengan kebutuhan atau membuat data baru, klik pilihan ini. Setiap jenis usaha yang dipilih secara Open

your MYOB data file

Create

a new MYOB data

file

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 38 otomatis sudah menyertakan daftar atau bagan akun (chart of account) dalam bahasa inggris yang dapat dirubah kedalam bahasa lain, termasuk bahasa Indonesia.

Pilihan ini digunakan mengaktifkan contoh data

akuntansi Clearwater

International. Anda dapat mejelajah cacatan akuntansi secara lengkap terrmasuk pencatatan transaksi dan laporan keuangan dalam mengklik bagian yang diinginkan.

Klik tombol ini anda akan

mendapatkan berbagai

penjelasan tambahan fasilitas dari program ini dan perbedaannya dengan versi sebelumnya.

Klik tombol ini jika anda akan mengakhiri program MYOB.

Explorer

The sample company

What’s New

In this version

Exit

MYOB Premier

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 39 2.5 Mengaktifkan File data Akuntansi

Proses untuk mengaktifkan file dan data akuntansi dilakukan dengan langkah:

1. Klik tombol Open your MYOB data file, apabila mengaktifkan data bersamaan dengan mengaktifkan program MYOB. Atau, melalui menu File-Open jika anda telah mengakifkan file lain. Jendela Open diaktifkan.

2. Tentukan posisi drive dan folder penempatan data akuntansi, selanjutnya klik nama file yang akan diaktifkan daftar file yang terdapat pada field File Name.

3. Klik tombol OK. Jendela Sign-On ditampilkan

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 40 4. Isi identitas pengguna pada field User ID, default

nilai berasal dari identitas yang ditentukan wa ktu memasang sistem operasi. Isikan juga password ke field Password dilanjutkan klik tombol OK. Jika pengguna pertama kali menggunakan MYOB, akan ditampilkan jendela Welcome!. Periksa identitas tersebut, jika salah klik Cancel dan perbaiki kembali. Jika isian sudah benar klik tobol OK.

Prompt verifikasi data ditampilkan.

5. Klik tombol No jika anda akan mengabaikan atau Yes untuk memverifikasi data. Jika pilihan anda No. MYOB akan segera menampilkan jendela (default) Command Centre General Ledger. Jika jawaban anda Yes, jendela konfirmasi untuk verifikasi data ditampilkan.

6. Klik tombol Cancel jika dibatalkan atau tombol

OK dengan memverifikasi data. Jika pilihan anda

OK, MYOB segera memverifikasi data, klik

tombol OK selesai proses. MYOB akan segera

menampilkan jendela (default) Command Centre

General Ledger seperti tampilan dalam gambar

berikut ini.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 41 2.6 Membuat Data Akuntansi Baru

Pembuatan data akuntansi baru disini maksudnya adalah memperisapkan data awal perusahaan.

Kegiatan ini merupakan kegiatan awal yang dilakukan apabila suatu perusahaan baru mulai menggunakan MYOB Accounting. Kegiatan ini hanya dilakukan sekali yaitu pada saat awal perusahaan mulai menggunakan program, setelah itu kita hanya memasukkan transaksi saja. Data awal perusahaan terdiri dari :

1. Nama perusahaan

2. Alamat perusahaan termasuk no. telp. Fax dll 3. Data ijin usaha dan NPWP ( Nomor Pokok

Wajib Pajak )

4. Data kebijakan akuntansi dalam hal periode akuntansi, awal bulan dan akhir bulan pembukuan.

5. Pembuatan daftar akun ( perkiraan) lengkap dengan kode perkiraan

6. Tempat menyimpan data akuntansi ( folder yang digunakan )

Prosedur untuk membuat file data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

1. Aktifkan program MYOB dan klik tombol Create

a New MYOB data File dari jendela Start-Up.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 42 Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Welcome ditampilkan.

Jendela ini menunjukkan langkah pertama dari sebelas langkah untuk membuat fike baru. Jendela ini juga dapat ditampilkan melalui menu File- New, ketika Anda sedang bekerja dengan data lain.

Posisi bagian bawah jendela sejumlah tombol dengan fungsi sebagai berikut:

Tombol ini berfungsi untuk mengaktifkan fasilitas bantuan.

Tombol ini berfungsi untuk membatalkan proses pembuatan file data akuntansi dan kembali ke jendela Star-Up.

Tombol ini berfungsi untuk kembali ke langkah sebelumnya jika Anda akan menyunting informasi yang telah diisikan.

?

Help

Cancel

< Back

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 43 Tombol ini berfungsi umntuk melanjutkan proses pembuatan file data ke langkah selanjutnya.

Tombol ini berfguingsi untuk mengakhiri proses pembuatan file data baru, selanjutnya data tersebut diaktifkan.

2. Klik tombol Next  untuk melanjutkan proses pembuatan file data ke langkah berikutnya.

Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company’s Name and Address ditampilkan.

Anda diminta mengisikan informasi pada field- field berikut ini:

 Company Name: diisi dengan nama perusahaan.

 Address: diisi dengan alamat perusahaan.

 Company Reg. Number : diisi dengan nomor izin atau tanda daftar perusahaan.

Informasi dalam jendela tersebut dapat ditunda dan diisikan pada saat data file diaktifkan. Jika anda

Next >

Finish

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 44 mengisikan informasi ini, gunakan mouse untuk berpindah field. Informasi yang telah diisikan akan ditampilkan dalam cetakan laporan dan berbagai formulir.

3. Klik tombol Next  untuk melajutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company’s Registration Numbers ditampilkan.

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang dimiliki oleh perusahaan dapat disisikan pada field GST Reg. Number.

4. Klik tombol Next  untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company’s Financial Year ditampilkan.

Tentukan tahun fiskal dan bulan dasar pencatatan

transaksi. Misal jika anda memulai pencata tan

akuntansi pada tahun 2002 dan satu periode

akuntansi diawali pada bulan Januari dan berakhir

bulan Desember tahun yang sama, maka pada

field:

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 45

 Current Financial Year: diisi dengan tahun fiskal, dalam kasus ini 2002.

 Last Mont of financial Year: diisi dengan bulan terakhir pada satu periode akuntansi, dalam kasus ini Desember, Klik drop-down untuk memilih bulan tersebut.

5. Klik tombol Next  untuk melanjtkan proses ke langkah berikutnya, jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your MYOB Premier Conversion Month ditampilkan.

Tentukan awal periode akuntansi field Conversion Month: jika satu periode akuntansi siklusnya satu tahun (12 bulan), yang diawali dari Januari dan berakhir bulan Desember, maka pada field ini diisikan Januari. Klik drop-down pada field tersebut untuk memilih bulan awal periode akuntansi.

6. Klik tombol Next  untuk melanjutkan proses ke

langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier

New Data File Assistant/Choose a Chart of

Account For Your Company ditampilkan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 46 Tentukan jumlah dalam satu periode akuntansi dengan mengklik salah satu pilihan Twelve atau Thirteen. Anda dapat memilih periode dalam satu periopde akuntansi yang biasanya satu tahun dengan pilihan 12 atau 13.

Satu periode yang lazim diterapkan dalam dunia bisnis adalah satu tahun yang dapat dibagi dalam periode bulanan. MYOB menganggap satu periode akuntansi tersebut adalah satu tahun sehingga pencatatan transaksi selama periode tersebut dibagi dalam 12. Periode ke-13 merupakan periode yang disiapkan untuk menampung penyesuaian pembukuan pada akhir periode akuntansi. Jika Anda memilih periode dalam satu periode akuntansi (tahun) adalah 13, transaksi pada periode ke-13 ditandai dengan asteris (*) sebelum tanggal pencatatan.

7. Klik tombol Next  untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Review Your Entries ditampilkan.

Informasi yang telah diisikan pada langkah

keempat (Step 4 of 12) sampai dengan langkah

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 47 keenam (Step 6 of 12) ditampilkan dalam jendela ini. Anda diminta untuk meninjau kembali atau memeriksa isian tersebut. Jika anda akan memperbaiki informasi tersebut, isikan field yang ada atau klik drop-down dan pilih data yang benar.

8. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses langkah berikutnya. jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Choose a Chart of Acvcount For Your Company ditampilkan.

MYOB memberikan kesempatan kepada Anda untuk memilih template daftar/bagan akun untuk perusahaan anda. Untuk melihat bagan akun terpilih, klik Zoom yang terdapat di sebelah kiri.

MYOB Accounting menyediakan sekitar 105 jenis usaha yang sudah lengkap dengan daftar akun ( perkiraan ) namun apabila ingin membuat sendiri daftar akun yang diinginkan maka dapat juga memilih “ build Your own” pada jenis usaha, maksud dari “build your own” disini adalah kita dapat membuat sendiri bagan perkiraan sesuai dengan kebutuhan.

9. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses

langkah berikutnya . Jendela The MYOB Premier

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 48 New Data File Assistant/ Enter Your User ID ditampilkan.

Isikan identitas pengguna pada filed User ID, isian fiels ini berguna untuk mengetahui identitas pemakai yang mengubah isian file data perusahaan.

10. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Select File Access and Protokol ditampilkan.

11. Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assitant/Name Your New MYOB Premier Data File ditampilkan.

Anda dimintai untuk memberi nama file data baru dan lokasi tempat penyimpanan file. Klik tombol Next >, selanjutnya kotak dialog New ditampilkan.

Jika Anda telah mengisi nama perusahaan (Step 2

of 12), nama tersebut ditetapkan sebagai default

nama file. Anda dapat mengubah atau menentukan

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 49 nama lain dengan ketentuan tidak boleh menggunakan nama yang sama.

 Field Drives : tentukan posisi drive untuk penempatan file data.

 Filed Folder : tentukan nama folder tempat file data akan disimpan.

 Field File Name : tentukan nama file data yang akan disimpan.

Setelah kotak dialog itu diisi, klik tombol OK.

Tunggu sejenak, MYOB akan memproses pembuatan daftar/bagan akun sesuai dengan template yang telah Anda pilih.

12. Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/That’s It! You’re Done ditampilkan.

Informasi dalam jendela tersebut menunjukkan

bahwa proses pembuatan file data baru telah

selesai. Anda dapat mengakhiri proses ini dengan

mengklik tombol Finish.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 50 2.7 General Ledger

Fasilitas yang terdapat dalam Command Centre General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor dan nama akun beserta saldonya, mengaitkan akun, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya.

Fasilitas Jobs List dalam General Ledger memungkinkan perusahaan memisahkan laporan Laba Rugi untuk masing-masing bagian/devisi atau proyek, jika perusahaan menghendaki masing-masing bagian tersebut sebagai “profit centres”. Jendela Command Centre General Ledger dapat diaktifkan melalui tiga cara:

 Klik tombol General Ledger pada jendela command centre, atau.

 Klik tombol Ctrl + 1, atau

 Melalui menu Command Centre pilihan General

Ledger-Command Centre.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 51 Chart of Account. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Account List. Melalui jendela tersebut Anda dapat membuat, menyunting, menghapus, mengisi anggaran akun, melihat catatan historis akun dan mengaitkan akun.

General Journal Entry. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela General Jurnal Entry. Digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat melalui menu lainnya.

Chart Of Account

General

Journal

Entry

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 52 Transaction Journal. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Transaction Journal/General Ledger. Anda dapat melihat transaksi yang dicatat melalui General Ledger maupun semua menu (tab All).

Tombol ini terdapat pada setiap menu dalam MYOB.

Job List. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Job List. Anda dapat menetapkan, menyunting, mengisi anggaran maupun menganalisis aktivitas Jobs.

Pembuatan Daftar Akun ( Perkiraan )

Daftar Akun / Perkiraan ( chart of account ) ditampilkan dalam bahasa Inggris seperti terlihat dalam gambar berikut :

Transaction Jurnal

Job List

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 53

Melalui pilihan chart of account kita bisa mengganti nomor, nama, mengisi saldo dan anggaran akun, mengaitkan dan menghapus akun.

Akun / perkiraan dikelompokkan menjadi : Assets ( aktiva ), Liability ( hutang ), Equity ( modal ), Income ( pendapatan ), Cost of Sales ( harga pokok ), Expense ( beban ), Other Income ( pendapatan lain – lain ), Other Expense ( beban lain – lain ).

Hal yang penting untuk di ingat adalah bahwa dalam MYOB Accounting pencatatan nomor akun di klasifikasikan sebagai berikut :

1. Assets ( aktiva ) diawali nomor 1

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 54 2. Liability ( hutang/kewajiban ) diawali nomor

2

3. Equity ( modal ) diawali nomor 3 4. Income ( pendapatan ) diawali nomor 4 5. Cost of sales (harga pokok) diawali nomor 5 6. Expense ( biaya ) diawali nomor 6

7. Other Income diawali nomor 7

8. Other Expense (biaya lain – lain) diawali nomor 8

Nomor akun maksimal dapat dituliskan dalam lima dijit angka, misalnya 1-xxxx, 2-xxxx dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level.

Disamping itu akun juga dibagi dalam dua tipe yaitu Header dan Detail.

Tipe Header merupakan induk akun atau akun yang masih memiliki sub level dibawahnya.

Tipe Detail merupakan akun yang tidak memiliki sub level dibawahnya. Tipe Detail dibagi lagi menjadi :

1. Detail untuk akun biasa ( tidak berhubungan dengan urusan bank )

2. Detail Cheque merupakan kelompok akun yang

memiliki saldo di bank dan untuk setiap

transaksi selalu memanfaatkan kertas berharga

bank dalam bentuk cek, dsb.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 55 3. Detail Credit Card merupakan kelompok akun

yang memiliki saldo dibank dan untuk setiap transaksi selalu memanfaatkan kartu kredit.

Pembuatan atau penggantian akun dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1. Aktifkan jendela command center General Ledger.

2. Klik tombol Chart of Accounts, jendela Accounts List ditampilkan.

3. Klik ikon New jendela edit Accounts

ditampilkan

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 56 4. Tentukan tipe akun dengan mengklik tombol

pilihan : Header Account atau Detail Account.

5. Tentukan klasifikasi akun yang akan dibuat apakah : Assets, Liability ataupun yang lainnya.

6. Masukkan nomor akun pada field Account Numbers

7. Masukkan nama akun pada field Account Name

8. Klik tombol Ok jika proses pencatatan sudah

selesai dan data yang dibuat sudah benar.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 57 9. Klik tombol New bila ingin membuat lagi akun

baru.

General Journal Entry

Setelah Anda selesai menyiapkan pengaturan dalam Command Centre General Ledger, selanjutnya Anda dapat menggunakannya untuk mencatat transaksi, menggunakan fasilitas jobs maupun melihat jurnal transaksi. Jendela General Journal Entry yang terdapat dalam Command Centre digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui Command Centre : Cashbook (versi Asia) atau Chequebook (versi Australia/Amerika), Sales, Time Billing, dan Purchases.

Contoh transaksi yang dicatat melalui menu General Journal Entry.

1. Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kas kecil.

2. Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa kegiatan utama perusahaan.

3. Pembelian aktiva tetap, secara tunai maupun kredit.

4. Hutang, selain hutang dagang karena pembelian

barang sebagai kegiatan utama perusahaan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 58 5. Pencatatan modal, prive, deviden dan yang

terkait dengan modal.

6. Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misal pendapatan bunga bank, sewa ruang.

7. Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak.

8. Biaya lain-lain seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, denda dan lain-lain.

Contoh :tanggal 5 Januari 2009, Perusahaan menarik uang tunai dari Bank BCA-IDR ke akun Kas Ditangan sebesar Rp. 2.500.000,- Prosedur untuk mencatat transaksi tersebut dilakukan dengan cara :

1. Aktifkan Command Centre General Ledger dan

klik tombol General Journal Entry, jendela

General Journal Entry ditampilkan :

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 59 2. Nomor jurnal (default) ditampilkan dalam field

General Journal #: Jika anda akan mengubah nomor ini, awali dengan kode GJ (General Journal/Jurnal Umum), nomor jurnal maksimal ditulis dalam delapan karakter.

3. Periksa tanggal transaksi pada field Date : apakah

tanggal transaksi sudah sesuai, jika tidak sesuai

ketik tanggal yang diinginkan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 60 4. Isikan keterangan yang menjelaskan transaksi pada

field Memo :

5. Isi nomor akun untuk transaksi yang di debet (selanjutnya untuk posisi kredit) pada kolom Acc# dengan cara mengisi nomor rekening dengan cara menekan tombol Tab. Jendela Select from List ditampilkan, pilih atau sorot nomor akun yang dimaksud dilanjutkan dengan menekan Enter atau klik tombol Use Account. Untuk mempercepat pencarian nomor akun misalkan akun dalam klasifikasi Kewajiban ketik angka 2 kotak Look for, selanjutnya akan menampilkan daftar akun yang dimulai dari klasifikasi akun Kewajiban.

Jika Anda tidak menemukan akun dalam daftar tersebut, Anda dapat menambahkan akun baru dengan mengetik tombol New.

6. Isi nilai transaksi kolom Debit (selanjutnya pada kolom Credit)

7. Klik tombol Record jika semua informasi untuk mencatat transaksi sudah benar.

2.8 Kartu Pelanggan, Pemasok dan Karyawan

Fasilitas Command Centre Card File berfungsi untuk

mencatat berbagai kartu yang berkaitan dengan

aktivitas perusahaan. Selama perusahaan menjalankan

aktivitasnya selalu berhubungan dengan pelanggan,

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 61 pemasok maupun karyawan perusahaan itu sendiri.

Setiap pelanggan dan pemasok memiliki informasi tentang nama, alamat lengkap (nomor telepon, fax), kontak personal, termin dan sebagainya. Hal yang hampir sama juga dimiliki oleh karyawan perusahaan.

Informasi tersebut dicatat dan disimpan dalam berkas/file kartu atau card file.

Cards. Tombol ini berfungsi untuk membuka View Card File. Melalui jendela tersebut Anda dapat menampilkan perusahaan atau orang yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Dari jendela ini, dibuka

Cards

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 62 jendela Card File Entry yang dapat digunakan untuk mencatat atau menyunting catatan berkas/file kartu.

Contact Log. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela View Contact Log. Melalui jendela ini Anda dapat menampilkan daftar ringkasan seluruh kontak yang dibuat untuk pihak yang terkait dengan perusahaan. Melalui jendela ini dapat dibuka jendela Contact Log Entry yang dapat mengakses informasi lebih detil tentang kontak personal yang telah dibuat.

Identifiers. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Identifiers.

Melalui jendela ini Anda dapat memasukkan atau mengisi keterangan untuk pengidentifikasian kartu yang digunakan dalam MYOB. Identifikasi dapat berupa huruf atau teks yang digunakan untuk mengelompokkan orang atau perusahaan yang terdapat dalam berkas/file kartu.

Contact Log

Identifiers

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 63 Mailing Labels. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Forms Selection-Personalized Labels. Melalui jendela ini Anda dapat menetapkan dan mencetak

mailing label untuk

perorangan/individu maupun perusahaan yang terdapat dalam berkas/file kartu.

Personalized Leters. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Forms Selection-Personalized Labels. Melalui jendela ini Anda dapat membuat berkas mail marge yang berisi informasi untuk individu maupun perusahaan pada berkas kartu. File ini digunakan untuk pembuatan surat-surat misal berupa tagihan yang dibuat untuk mereka.

Mencetak Berkas/File Kartu

File atau berkas kartu pelanggan digunakan dalam transaksi penjualan (sales), kartu pelanggan digunakan dalam transaksi pembelian (purchases). Data individu terkait dengan transaksi penjualan maupun penggajian (payroll). Penerapan penggunaan kartu dapat dilihat

Mailing Labels

Personali-

zed

Leters

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 64 pada pembahasan bersangkutan pada Field-field : Customer, Sales Person, atau Vendor.

Mencatat sebuah berkas atau file kartu dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1. Aktifkan Comand Centre Card File dan klik tombol Cards, jendela View Card File ditampilkan.

2. Klik ikon New, jendela Card File Entry

ditampilkan.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 65 3. Klik drop-down pada fiel Card Type : dan

tentukan tipe kartu yang bersangkutan. Sebelum melakukan transaksi pembelian dan penjualan, sebaiknya Anda telah mencatat kartu pelanggan, pemasok dan karyawan.

4. Jika Anda memilih tipe kartu Costomer maupun Vendor maka akan ditampilkan field :

 A/R Balance : field ini menampilkan total

piutang pelanggan perusahaan kepada

pelanggan. Jika saldo awal belum diisikan

maka akan menunjukkan nilai nol, selanjutnya

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 66 angka ini akan berubah secara otomatis dari transaksi penjualan (sales). Klik tanda panah zoom untuk menampilkan jendela Analyze Receivables pelanggan bersangkutan.

 A/P Balance : field ini menampilkan total hutang perusahaan kepada pemasok bersangkutan. Jika saldo awal belum diisikan maka akan menunjukkan nilai nol, selanjutnya angka ini akan berubah secara otomatis dari transaksi pembelian (purchases). Klik tanda panah zoom untuk menampilkan jendela Analysis Payables pemasok bersangkutan.

5. Field Currency : diisi dengan cara memilih dengan mata uang untuk pelanggan, pemasok atau individu bersangkutan. Pilih mata uang ini dicatat melalui menu Setup-Currency List.

6. Tentukan pilihan dengan mengklik salah satu kotak pilihan :

 Company, jika kartu tersebut untuk sebuah perusahaan.

 Individual, jika kartu tersebut untuk

perorangan atau individu.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 67 Selanjutnya catat nama bersangkutan pada field Company Name : atau Last Name : dan First Name :

7. Tandai kotak periksa Mark Card as Inactive : jika Anda ingin menonaktifkan kartu ini. Jika Anda menandainya maka kartu bersangkutan tidak ditampilkan dalam jendela Select from List, tapi tidak mengganggu transaksi yang terkait dengan kartu ini.

8. Field Address, diisi dengan alamat berupa jalan atau kompleks, field City, diisi dengan alamat kota, field (jika perlu) State, diisi dengan negara dan field ZIP : diisi dengan kode pos. jika alamat untuk penagihan dan pengiriman barang berbeda, isikan juga field Ship to : City : State : dan ZIP yang terdapat di bawahnya.

9. Isikan nomer telepon dan no fax pada field Phone #1: Phone #2: dan Fax #:

10. Fild Identifiers, diisi dengan karakter atau teks

untuk mengelompokkan kartu. Misalkan, untuk

pemasok yang memasok item persediaan berupa

komputer dikelompokkan dalam Identifiers P,

kependekan dari Pelanggan Setia dan sebagainya.

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 68 Klik panah zoom untuk memasukkan keterangan pengidentifikasi.

11. Field Salutation : diisi dengan panggilan sesuai isian dalam field Contact Name : misal Ibu, Ny., Bapak, Sdr, dan sebagainya.

12. Field Contact Name : diisi dengan nama kontak personal sesuai dengan yang tercantum dalam kartu bersangkutan.

13. Field Notes : diisi dengan keterangan singkat untuk mengingatkan Anda dengan kartu ini.

14. Klik ikon Terms untuk mengubah nilai default termin pembayaran (pemasok atau pelanggan) – dibahas lebih lanjut dalam Termin Pembayaran.

15. Klik tombol OK untuk mencatat kartu baru.

2.9 Bekerja dengan Cashbook ( Chequebook )

Command Centre Cashbook merupakan istilah yang

dipakai untuk MYOB versi Asia yang secara harafiah

dapat diartikan Buku Kas. Sepengetahuan penulis

MYOB versi Australia, Amerika, Kanada maupun

Slandia Baru menggunakan istilah Buku Cek atau

Chequebook. Untuk pembahasan selanjutnya penulis

Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 69 akan menggunakan istilah Cashbook maupun Chequebook pada prinsipnya sama. Fasilitas dalam Cashbook digunakan untuk pencatatan transaksi yang dilakukan dengan menggunakan akun Cek (akun tipe Detail Cheque maupun Detail Credit Card) sehingga menyebabkan perubahan saldo pada akun tersebut.

Transaksi tersebut meliputi pengeluaran kas, cek,

deposito, pencetak cek, pembayaran elektronik,

rekonsiliasi catatan perusahaan dengan catatan bank,

jurnal transaksi dan cash flow.