BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG
BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
Enseval merupakan bagian dari PT. Kalbe Farma, dimana Enseval menjadi bagian dari PT. Kalbe Farma sejak September 1966. Kalbe Farma memulai awal bisnisnya dalam bidang farmasi sebagai manufaktur dan perusahaan dagang untuk produk jadi dan bahan mentah.
Dalam tahun 1975, departemen penjualan dan distribusi memulai dari peralatan-peralatan medis terutama untuk pemasaran institutional dalam penambahan untuk perdagangan farmasi. Di tahun 1978, departemen penjualan dan distribusi memperluas aktivitasnya untuk melibatkan produk pelanggan.
Di tahun 1980, berdasarkan peraturan baru mengenai departemen kesehatan, departemen penjualan dan perdagangan Kalbe Farma harus dilakukan pemisahan fungsi manufaktur antara keduanya. Pihak menajemen memutuskan untuk menciptakan sebuah perusahaan cabang untuk melakukan distribusi dan aktivitas perdagangan lalu di bentuk Enseval sebagai perusahaan perdagangan dan distribusi yang berdiri pada tahun 1 April 1980.
Sebagai sasaran dari shareholder Enseval menciptakan transparansi dalam merespon perdagangan aset, kemudian Enseval mengabungkan
keseluruhan asetnya yang ada dengan PT Arya Gupta Cempaka dan merubah nama menjadi PT Enseval Putera Megatrading pada 1 Oktober 1993.
Surat Izin Usaha Perdagangan : 00318/1.824.271
Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.342.572.3-054.000
Re-organisasi juga merupakan salah satu sasaran perusahaan yang ingin di capai, untuk kelompok-kelompok anak perusahaan yang sesuai dengan kriteria BAPEPAM, otoritas regulasi mengenai pemasaran stok di indonesia, dalam JSX juga (Jakarta stock Exchange). Sesuai Pengendalian untuk penggabungan modal tersebut, Enseval menggabungkan 83,33 % dari kepemilikan saham dalam PT Tri Spata Jaya untuk mengkonsolidasikan
seluruh distribusinya dengan PT Enseval Putera Megatrading ,Tbk. Enseval memiliki misi untuk menyediakan prinsip dengan pelayanan
dan penjualan distribusi secara total :
1.Untuk menyediakan distribusi nasional secara efisien dan efektif 2.Untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik untuk pusat dan
pelanggan.
Pelayanan distribusi sesuai dengan masing-masing perusahaan. Pelayanan yang terus menerus, dan sangat tinggi dengan pelatihan yang konsisten. Pengiriman yang cepat untuk semua pelanggan. Laporan penjualan yang terjamin kerahasiaanya, real time dan tepat jika diminta oleh kantor pusat. Pengalaman dan kemampuan profesional kita membuat kita mendapatkan kesempatan untuk memperluas bisnis pelayanan dan aktivitas.
Kantor Pusat PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk bertempat di: Jl. Pulo Lentut No.10
Kawasan Industri Pulogadung Jakarta 13920 – Indonesia. Phone : (021) 46822422 Fax : (021) 46822412 – 14 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi penyedia layanan logistik dan jasa kesehatan regional terkemuka, dengan mengutamakan pelayanan pelanggan dan kegiatan operasi yang terpadu.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Menyediakan jasa layanan logistik yang unggul dan terpadu untuk produk-produk perawatan kesehatan dan produk sejenisnya.
Core Values
1. Memberikan yang terbaik kepada pelanggan 2. Integritas
3. Gigih untuk mencapai yang terbaik 4. Kerjasama yang kokoh
5. Inovasi
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Enseval Putera Megatrading,Tbk
Organization Structure
Year of 2007
Gambar 3.1 Struktur organisasi Sumber : PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
President director Sales Division Branch Operation Supply chain operation &service Finance accounting & Gen .Affair MIDI,MRT & public relation People & system Ethnical Dept Nutrition al Dept OTC Dept Consumer Internal Consumer External West region East region Demand Planning Warehouse SCM & biz solution Finance Accounting GA,Person el &legal Purchasing Corporate secretary MIDI Dept. MRT Dept. Public relation HRD Dept. IT Dept Internal Audit Manage ment System
3.3 Uraian Tugas dan tanggung jawab
Proses bisnis dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien bila terdapat struktur organisasi yang tersusun dengan baik yang meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pada setiap bagian yang digambarkan secara jelas dalam struktur organisasi perusahaan tersebut.
Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sebagai berikut :
1. Presiden direktur
Tugas dan tanggung jawab:
• Bertanggung jawab baik kedalam maupun keluar perusahaan yang menyangkut seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.
• Mengawasi setiap divisi dalam melaksanakan tugasnya. 2. Finance accounting dan General Affair
Tugas dan tanggung jawab:
• Membuat perencanaan budget dan non budget
• Melakukan kontrol terhadap keuangan dan sumber- sumber dana • Bertanggungjawab dalam aktivitas perbankan
3. Finance
Tugas dan tanggung jawab:
• Tugasnya lebih cenderung mengarah pada keuangan perusahaan • Menangani keluar masuknya uang (Cash flow)
• Membantu Finance accounting dan General Affair untuk menangani keuangan perusahaan
4. Accounting
Tugas dan tanggung jawab:
• Bertanggung jawab terhadap pembuatan laporan keuangan, dan dokumentasi akuntansi.
• Manangani hasil transaksi perusahaan
5. Purchasing
Tugas dan tanggung jawab:
• Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian • Menyetujui dan memeriksa kebutuhan kirim dari kantor cabang • Mengajukan permintaan pembelian barang ke principal
6. Demand Planning
Tugas dan tanggung jawab:
• Melakukan riset pasar dan perencanaan penjualan
• Merencanakan strategi umum pemasaran baik ekspor dan domestik • Mengajukan permintaan pembelian
7. Warehouse
Tugas dan tanggung jawab:
• Menyimpan barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang
• Menyiapkan barang yang akan dikirim ke kantor cabang • mengatur arus keluar masuknya barang dagangan • mengecek stok barang.
3.4 Sistem Yang Berjalan
3.4.1 Uraian proses pembelian kredit pada PT Enseval Putera Megatrading, Tbk
Bagian sales dan marketing dari kantor cabang mengadakan rapat tentang realistis demand pasar untuk membuat perkiraan rencana jual
(forecast) untuk 3 bulan ke depan. Lalu bagian Sales menginput data
rencana jual. Data rencana jual tersebut ditarik ke kantor pusat melalui sistem, kemudian pada saat akhir bulan data stok barang (Ending stok) dari masing-masing kantor cabang ditarik ke kantor pusat dan data stok barang pada masing-masing cabang tersebut diproses melalui sistem dengan mengurangi angka rencana jual dengan stok yang ada di cabang, kemudian muncul total barang per produk yang dibutuhkan masing- masing cabang. Hasil dari perhitungan tersebut yang akan dibuat dokumen KK( kebutuhan kirim) yang akan di pesan oleh kantor pusat kepada principal.
Kemudian bagian pembelian di kantor pusat menginput dokumen
purchase order (PO) sesuai dengan jumlah barang yang dibutuhkan
seluruh kantor cabang.
Purchase Order dibuat 2 (dua) rangkap diberikan kepada:
1. Rangkap 1 diberikan kepada principal 2. Rangkap 2 diarsip
Bagian penerimaan barang menerima barang dari principal disertai Surat Jalan (SJ). Kemudian bagian penerimaan barang akan mengecek kesesuaian barang dengan PO dan SJ yang diterima melalui sistem, setelah itu bagian penerimaan akan melakukan pemeriksaan fisik mengenai jenis,
kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari principal. Apabila sesuai, bagian penerimaan akan menandatangani SJ, SJ tersebut akan digunakan sebagai bukti untuk pembuatan Receiver. Lalu bagian penerimaan barang menginput dokumen Receiver.
Receiver dibuat 2 (dua) rangkap diberikan kepada :
1. Rangkap 1 diarsip
2. Rangkap 2 diberikan kepada bagian akuntansi
Pembayaran dilakukan dengan jangka waktu 30 sampai 60 hari ke depan sesuai dengan yang telah disepakati dengan principal .
Bagian akuntansi menerima Receiver dari bagian penerimaan barang. Sedangkan Faktur dan SJ asli diterima bagian akuntansi beberapa hari setelah barang diterima. Kemudian bagian akuntansi akan membandingkan kesesuaian Receiver dengan Faktur tersebut. Jika sesuai maka bagian akuntansi akan menginput dokumen Payment Voucher .
Payment Voucher dibuat 2 (dua) rangkap diberikan kepada:
1. Rangkap 1 diberikan kepada kasir 2. Rangkap 2 diarsip
Kemudian Payment Voucher tersebut diberikan kepada kasir. Pada saat jatuh tempo kasir melakukan pelunasan pembayaran melalui transfer kepada principal.
3.4.2 Diagram dari proses yang berjalan
mulai
Bagian sales dan marketing cabang Membuat rencana jual 3 bln kedepan 1 Bagian Pembelian 1 Membuat Purchase Order (PO) File PO PO1 2 Bagian Penerimaan brg Mengecek barang sesuai PO File PO File Reciver 2 Bagian accounting 2 dari principal Membuat payment voucher File Payment voucher 3 T Bagian kasir 3 payment voucher Membayar tagihan T T 1 2 1 ke principal Kantor Pusat memerima barang dari principal disertai SJ sesuai tidak YA Membuat reciver SJ 2 Bukti transfer barang tidak di terima Selesai Melakukan perhitungan stok di seluruh kantor cabang rencana jual rencana jual Kebutuhan kirim ( KK) File stok bara ng 1 Receiver2 Payment Voucher Faktur SJ Receiver Payment Voucher 2 1 menand atangani SJ Membandingkan dokumen Faktur SJ asli File PO File renca na jual Receiver1 2 Ke principal SJ 1 2 SJ TTD 1 2
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Informasi Pembelian Kredit Pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
3.4.3 Uraian Aplikasi yang digunakan
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk menggunakan beberapa teknologi untuk menunjang pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan yaitu dengan menggunakan spesifikasi Hardware dan Software sebagai berikut:
1. Hardware Monitor 14“
Pentium IV
Server Sun Microsystem
Jaringan :Wifi, Intranet, extranet, LAN, WAN Printer Laser jet, Desk jet, Ink Jet
AC
UPS (Uninteruptable Power Supply)
2. Software Window XP
Aplikasi oracle 11.5.9
3.4.4 User manual dari aplikasi
Aplikasi program pada PT Enseval Putera Megatrading Tbk.
Gambar 3.3 Layar Login
Tampilan ini adalah tampilan layar login sebelum user masuk kedalam aplikasi, user harus mengisi username dan password sesuai dengan otoritas masing-masing departmen, kemudian user dapat memilih tombol “login” untuk masuk ke aplikasi berikutnya.
Tampilan ini adalah tampilan error, tampilan ini akan keluar jika user salah mengentri
username atau password.
Gambar 3.5 Layar navigator bagian pembelian
Tampilan ini adalah tampilan menu utama dari departmen pembelian pada PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk . User dapat memilih menu purchase order untuk pembuatan dokumen Purchase Order (PO), kemudian user memilih tombol ”open” untuk melanjutkan pengentrian data dalam pembuatan dokumen PO.
Gambar 3.6 Layar Purchase Order
Tampilan ini adalah tampilan menu purchase order, Buyer adalah nama user yang telah terotorisasi untuk mengentri PO dan keluar secara otomatis setelah membuka menu PO.
1. user dapat memilih nama principal yang berkaitan, dan sistem akan otomatis menampilkan alamat atau lokasi principal (site), Bill-To pada kantor pusat, dan tanggal pembuatan dokumen PO sesuai dengan hari dan tanggal yang dibuat oleh
user
.
2 user mengetik description untuk menjelaskan kemana barang akan dikirim dan untuk bulan apa barang tersebut harus dikirim ke kantor cabang sesuai pesanan
.
3 user dapat mengisi item barang, quantity sesuai dengan pesanan yang dibutuhkan,
user dapat mengisi kolom “need to” sebagai tanggal barang yang harus dikirim ke
4 Untuk mengisi jangka waktu pembayaran sesuai kesepakatan dengan principal, user dapat memilih tombol “terms”.
5 Jika user sudah selesai mengisi PO, user dapat memilih “save” dan No PO akan terisi otomatis oleh sistem.
PO yang sudah disetujui akan berstatus approve. jika belum disetujui akan berstatus
incomplete.
Tombol “currency” dan “shipment” tidak digunakan dalam pengentrian dokumen PO
Gambar 3.7 Layar navigator bagian penerimaan barang
Tampilan ini adalah tampilan menu utama dari departmen penerimaan barang pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk . User dapat memilih menu Receiving transactions untuk pembuatan dokumen Receiver kemudian user memilih tombol ”open” untuk melanjutkan pengentrian data dalam pembuatan dokumen Reciver .
Gambar 3.8 Layar Receiver Transaction
Tampilan ini adalah layar receiver transaction, user dapat mengentri nomor PO, untuk memastikan bahwa barang yang dikirim principal seuai dengan pesanan yang ada di PO. Bila sesuai maka bagian penerimaan barang akan mengentri quantity, item barang yang diterima sesuai dengan pesanan, kemudian data di save. Jika user sudah selesai mengentri receiver user dapat memilih tombol “header”
Gambar 3.9 Layar Navigator Bagian Accounting
Tampilan ini adalah tampilan menu invoice yang digunakan oleh user untuk pembuatan
payment voucher. User dapat memilih menu invoice, kemudian user memilih “open”
Gambar 3.10 Layar Invoice Batches
Tampilan ini adalah tampilan invoice batches yang harus diisi oleh user terlebih dahulu sebelum pembuatan payment voucher,
1. User dapat mengisi pada kolom “batch name” dengan mengetik nama principal yang berkaitan, kolom “date” akan otomatis terisi oleh sistem sesuai dengan hari dan tanggal pembuatan oleh user
2. User dapat mengisi kolom “control count” sebagai jumlah invoice yang akan dibuat
payment voucher dan “control amount” sebagai jumlah total keseluruhan invoice yang
akan dibayarkan kepada principal
3. Setelah user selesai mengisi invoice batches, user dapat memilih tombol “invoices” untuk melanjutkan pembuatan payment voucher.
Gambar 3.11 Layar Invoices
Tampilan ini adalah tampilan payment voucher
7. User dapat mengisi nama principal (supplier) kemudian kode principal (supplier
num), lokasi principal (site) dan invoice date akan keluar secara otomatis.
8. User mengentri nomor invoice (invoice num), dan mengentri jumlah invoice yang harus dibayar (invoice amount) sesuai dengan invoice yang diterima.
“Batch control total” merupakan jumlah total keseluruhan invoice yang telah di entri,
angka ini akan otomatis terisi sesuai dengan menu invoice batch pada kolom “control
amount” yang sudah diisi oleh user sebelumnya.
“Actual total” merupakan jumlah total keseluruhan invoice yang telah di entri, Jumlah “actual total” harus sama dengan jumlah “batch control total”
3 Jika user salah mengentri jumlah invoice maka terjadi selisih angka pada jumlah invoice angka “actual total” akan terus merah sampai jumlah seluruh invoice yang di entri sama dengan jumlah “Batch control total” .
4. Untuk mengecek invoice yang sudah dibayar atau belum dibayar, user dapat memilih tombol “payment”
Untuk melihat tanggal jatuh tempo pembayaran kepada principal user dapat memilih tombol “scheduled payments”
5. Untuk melakukan perbandingan dokumen antara PO, invoice dan receiver , user dapat memilih tombol “match”
6. Setelah user selesai mengentri payment voucher, user dapat memilih tombol
“distribution”
Tombol “actions1” dan tombol “holds” tidak digunakan dalam pengentrian payment
Gambar 3.12 Layar Invoices type
Untuk melakukan matching, user dapat memilih invoice types, pilih PO default kemudian pilih tombol “ok”
Gambar 3.13 Layar Entry PO Number Invoices type
Ini adalah tampilan yang keluar setelah user memilih PO default, user dapat mengentri nomor PO yang akan di matching kemudian user dapat memilih tombol “ok”
Gambar 3.14 Layar Find Receipts for matching
Ini adalah tampilan Find receipt for matching, user dapat mengentri nomor receiver , kemudian memilih tombol “find”
Gambar 3.15 Layar Match Receipts
Ini adalah tampilan Match to receipt, merupakan hasil 3 way matching yang dicocokan dengan Purchase order ,receiver dengan invoice. Untuk melihat apakah barang yang dikirim sesuai dengan PO dan barang yang diterima oleh bagian penerimaan barang sesuai dengan angka invoice untuk memastikan barang yang diterima saja yang akan dibayar dan dibuat payment voucher. Bila telah sesuai lalu pilih tombol Distributions.
Gambar 3. 16 Layar Distributions
Tampilan ini adalah tampilan menu distribution setelah user mengentri invoice,
Distributions adalah untuk mengentri PPn dan discount.
Gambar 3. 17 Layar Reverse Distributions
Tampilan ini adalah tampilan Reverse distribution jika user ingin membatalkan invoice yang salah, user dapat memblok invoice yang salah entri kemudian user dapat memilih tombol “reverse 1” untuk memulai mengentri kembali.
