P4 SPK Administrasi Perkantoran

(1)

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

TAHUN PELAJARAN 2017/2018

SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Kode : 6045

Alokasi Waktu : 18 jam

Bentuk Soal : Penugasan Perorangan

I. PETUNJUK

1. Anda adalah sebagai sekretaris perusahaan yang bergerak di bidang retail yaitu PT. Adi Mas Surya Mall and Retail, Jl. Raya Adisucipto Km. 17 No. 7 Yogyakarta, Telp. (0274) 7736027, FAX (0274) 7736037, email adimas@gmail.co.id Pimpinan anda bernama Ibu Letisya Sri Lokeswara, SE.

2. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 7 pekerjaan, yaitu: 1. Mengetik Kecepatan

2. Membuat Surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris 3. Menangani Arsip

4. Mengelola Kas Kecil

5. Mencari Informasi melalui Internet 6. Menangani Telepon

7. Melakukan Presentasi

3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti

4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah melapor kepada pengawas ujian

5. Kerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu

6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan

7. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian

II. KESELAMATAN KERJA

8. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian praktik ini.

9. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada pengawas ujian

Paket

4

(2)

III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN Nama

Alat/Komponen/Bahan Spesifikasi Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

Alat Tes /Alat tangan

1. Komputer Pentium 4 Disesuaikan

2. Printer Standar Disesuaikan

3. Internet Jaringan Cepat Jaringan

4. Perforator Disesuaikan

1. Map Snelhecter Ukuran A 4 3 2 untuk Arsip

dan 1 untuk Kas

3. Kalender Meja 1 / siswa

4. ATK Disesuaikan

5. 6.

Bahan

1. Kertas HVS A4 disesuaikan

2. Amplop Persegi panjang 2 buah

3. Form Buku Agenda Tunggal 1 lembar

4. Lembar Perjalanan Dinas

Pimpinan 1 lembar

5. Form Bukti Penerimaan Kas

Kecil

1

6. Form Bukti Pengeluaran Kas

Kecil

12

7. Form Laporan Kas Kecil 1

8. Lembar Pesan Telepon 1

9. Block Note 1

(3)

I. SOAL/TUGAS

TUGAS 1 : MENGETIK KECEPATAN 1. Petunjuk Pengerjaan

a. Siapkan komputer dengan program MS. Word atau dapat juga menggunakan mesin ketik manual

b. Siapkan naskah pada posisi yang tepat

c. Ketiklah naskah pemanasan selama 5 menit, naskah kecepatan selama 10 menit d. Mengetik kecepatan dilakukan bersama-sama, dipandu oleh penguji

e. Jarak spasi 1,5 front size 12, font Times New Roman f. Cantumkan identitas anda setelah selesai mengetik g. Cetak/ print bila telah selesai

2. Bahan dan Alat f. Stapler ukuran kecil dan isinya

3. Hasil yang diharapkan

a. Kecepatan mengetik mencapai 150 epm b. Ketelitian mencapai 95 %

4. Naskah Soal Mengetik Kecepatan

NASKAH PEMANASAN MENGETIK KECEPATAN (5 MENIT)

Mutu adalah kesesuaian untuk digunakan, pengertian ini memberikan

suatu label yang singkat dan mendalam, tetapi tidak memberikan

kedalaman yang diperlukan manager guna memilih tindakan . Menurut JM

Juran, dalam buku Merancang Mutu (2005), mutu mempunyai dua arti

penting yaitu keistimewaan produk dan bebas defisiensi.Semakin baik

keistimewaan produk, semakin tinggi mutunya. Keistimewaan produk

berdampak pada pelanggan sehingga mutu yang lebih tinggi biasanya

biayanya lebih tinggi juga. Di mata pelanggan, semakin sedikit defisiensi/

kekurangan, semakin tinggi mutunya. Dari dua pengertian mutu di atas,

dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan mutu adalah

(4)

NASKAH MENGETIK KECEPATAN (10 MENIT)

SMK sebagai institusi yang menyiapkan tenaga kerja, dituntut

mampu menghasilkan lulusan sebagaimana yang diharapkan

oleh dunia kerja. Tenaga kerja yang dibutuhkan adalah sunber

daya manusia yang memiliki kompetensi sesuai dengan bidang

pekerjaannya dan memiliki daya adaptasi serta daya saing yang

tinggi. Lulusan SMK diharapkan dapat terserap di dunia usaha

/industri, melalui penerapan Standar Kompetensi Kerja Nasional

(SKKNI) dipadu dengan Kompetensi Tingkat Satuan Pelajaran

(KTSP) diharapkan mampu membentuk insan yang mempunyai

jiwa wirausaha dan kemandirian yang tinggi apabila kelak tejun

di masyarakat. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2013

tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun

2005 tentang Standar Pendidikan dijelaskan bahwa ujian nasional

sebagai salah satu sarana untuk mengukur kompetensi keahlian

yang merupakan ciri khas program keahlian (produktif) yang ada

di SMK dirancang dalam bentuk ujian teori kejuruan dan ujian

praktik kejuruan sesuai dengan karakteristik masing-masing

kompetensi keahlian.

(Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)

TUGAS 2: MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA dan BAHASA INGGRIS

(5)

A. Anda diminta untuk membuat surat pesanan, surat dibuat menggunakan Bahasa Indonesia , tanggal surat hari ini, dikirim ke PT. ADI MAS SURYA MALL & RETAIL, Jl. Raya Adisucipto km17 No. 7 Yogyakarta.

 Barang-barang yang dipesan sebagai berikut :

NO NAMA _BARANG MERK BANYAKNYA HARGA JUMLAH

1 Netbook Aple 2 buah Rp 5 000 000 Rp 10. 000 000

2 Laptop Toshiba 3 buah Rp 4 000 000 Rp 12. 000 000 3 Printer Cannon 6 buah Rp 400 000 Rp 2.400 000 4 LCD Toshiba 1 buah Rp 5 000 000 Rp 5. 000 000

 Untuk diperhatikan, diharapkan barang-barang yang dipesan tiba di perusahaan paling lambat 1 minggu setelah pemesanan.

 Alamat yang dituju : Bapak Wijaya Lee toko” Pelangi Elektronik” Jl. Prawirotaman No 14 Yogyakarta

 Ketiklah surat tersebut dengan menggunakan Ms. Word.

 Pembayaran diberikan setelah barang diterima perusahaan.

B. Buatlah surat balasan lamaran kerja (Surat panggilan interview ) dalam bahasa Inggris yang ditujukan kepada Bapak Zulkarnaen Sry Lokeswara. Interview dilaksanakan pada tanggal 14 februari 2018 di Ruang Pimpinan pukul 10.00 wib.

2. Alat dan Bahan

a. Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Block style, dilipat dalam lipatan akordion serta dimasukkan dalam sampul surat,

b. Surat Bahasa Inggris dalam bentuk Semi Block Style, dilipat dalam lipatan standard fold serta dimasukkan dalam sampul surat.

TUGAS 3: MENANGANI ARSIP

(6)

Mata Uji : Mengurus Surat Masuk dan Keluar

1. Petunjuk Pengerjaan

a. Saat ini di meja anda ada 8 surat masuk dan surat keluar b. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan

c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda Tunggal yang telah disediakan

d. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map snelhecter dengan menggunakan sistem subjek (subject filling system)

2. Bahan dan Alat

a. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar b. Map Snelhecter dengan lembar guide

c. Perforator d. Stapler e. ATK

f. Stempel Agenda

a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi

b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem subjek(subject filling system)

PT ADHI MAS SURYA

MALL &RETAIL

Jl. Raya Adisucipto Km.17 No. 7 Telp. (0274) 7736027 Fax. (0274)7736037 Yogyakarta

(7)

Kepada

Yth. Manager Pemasaran

PT. Langgeng Sentosa Furniture Jalan Agung Raya No. 25

Yogyakarta

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa pada bulan Maret 2018,kami akan mengadakan renovasi ruang pertemuan sekaligus mengganti perabot yang sudah rusak. Untuk itu kami berharap Saudara dapat mengirimkan :

- 40 Kursi Rapat

- 8 Set meja rapat

- 2 Set meja tamu

Mengenai pembayaran, akan segera kami kirimkan setelah barang tersebut kami terima

Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Letisya Sry Lokeswara Pimpinan

PT ADHI MAS SURYA

MALL & RETAIL

Jl. Raya Adisucipto Km. 17 No. 7 Telp. (0274) 7736027 Fax.

(0274)7736037

Yogyakarta

(8)

Nomor : 002/SK/II/2018

Kepada

Yth. Bapak Yuli Setiawan PT. inti Boga Sentosa Jl. H Juanda No. 16 Tegal Jawa Tengah

Dengan Hormat,

Hal : Pengiriman gula putih

Bersama ini kami kirimkan kembali1000 kg gula putih berbagai merk yang mendekati masa kadaluwarsa ( expaired.) Pengiriman dari perusahaan Bapak yang kami terima bulan lalu ( data terlampir pada faktur pengiriman barang).

Kami harap Bapak dapat menerima secepatnya dan menggantikan dengan pengiriman produk sejenis yang terbaru. Kami sangat berharap adanya respon sesegera mungkin dan saling menjaga jalinan kerjasama dengan baik.

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT ADHI MAS SURYA

MALL &RETAIL

(9)

Pimpinan PT Adhi Mas Surya, dengan ini menugaskan kepada :

Nama : Sry Wahyudi SE

Jabatan : Manager Keuangan

Alamat : Perum. Citra Madina Islamic Cluster B No.13 Condong Catur

Yogyakarta

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi :

Tempat : Jakarta

Lamanya : 3 hari, terhitung mulai tanggal 3 Februari sd 5 februari 2018

Jenis Tugas : Evaluasi Audit Keuangan cabang perusahaan.

Perpanjangan MOU dengan PT. Indofood Sukses Makmur.

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya

Jakarta, 1 Februari 2018

Hormat kami,

PT. DHARMA POLIMETAL

Jl. Raya Serang km 23 No. 3 TANGERANG BANTEN

11 Februari 2018

Nomor : 18/KM/ II/2018

Kepada

(10)

Hal : Penawaran Trolli Belanja

Dengan Hormat,

Kami ingin menawarkan kepada Saudara perlengkapan belanja (Trolli

alumunium) terbaru, dengan berbagai jenis dan ukuran ( Brosur Terlampir) yang dapat dipergunakan untuk memvasilitasi pelanggan anda, spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat memberikan kenyamanan bagi pelanggan yang

berbelanja.

Harga yang kami tawarkan terlampir di brosur, sudah termasuk pengiriman barang, dan pelayanan purnajual selama 1 tahun

Kami berharap Saudara tertarik dengan penawaran ini dan masa promosi dari penawaran ini sampai dengan tanggal 28 Februari 2018

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Rayhan Brotodarsono ST Manager Pemasaran

PT ADHI MAS SURYA

MALL &RETAIL

3 Februari 2018

Nomor : 004/SK/II/2018

(11)

Yth. Manager Pemasaran PT. Indofood Sukses Makmur Jl. Merdeka Raya No. 45 Cikarang Jawa Barat

Dengan Hormat,

Hal : Pemesanan Produk Sembako

Menyambung pembicaraan kita pada bulan yang lalu maka kami berharap mulai bulan Februari 2018, Saudara sudah dapat mengirimkan Produk-produk PT. Indofood Sukses Makmur secara berkelanjutan. Kami sangat berterima kasih karena dipercaya sebagai mitra kerjasama dengan perusahaan anda.

Kami sangat berharap adanya jalinan kerjasama dan yang senantiasa terjaga.. Atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Letisya Sr y Lokeswara Pimpinan

PT. RAMAYANA & ROBINSON

Jl. Gajah Mada No. 17

YOGYAKARTA

Nomor : 100/OR-MM/ II/2018 8 Februari 2018 Lampiran :

Perihal : Persahabatan karyawan

Kepada

(12)

Yogyakarta

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun berdirinya PT Ramayana & Robinson Cabang Yogyakarta pada tanggal 24 Februari 2018.Keluarga besar PT Ramayana & Robinson akan merayakan dengan berbagai kegiatan, satu diantaranya adalah olah raga. Untuk memeriahkan kegiatan olah raga dimaksud, kami mengundang karyawan saudara untuk berpartisipasi yang sifatnya persahabatan dengan karyawan kami untuk cabang olah raga volley ball putra..

Kegiatan sparing Volly Ball Putra akan diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Minggu, 19 Februari 2018 Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai Tempat : Area Parkir Perusahaan

Kami sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan dari perusahaan anda . .Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

Lifya Brotodarsono SE Manager HRD

PT. BANGUN MAKMUR PROPERTI

Jl.Perintis Pembangunan No. 11

Desa. Wonosegoro Kec. Piyungan Kab. Sleman Yogyakarta

Nomor : 101/MP/ II/2018 13 Februari 2018 Lampiran :

Perihal : Penawaran Bangunan Rumah

Kepada

(13)

Dengan Hormat,

Sesuai dengan surat permintaan Saudara tanggal 10 Februari 2018 , maka dengan ini kami, menawarkan kredit bangunan rumah karyawan dengan ketentuan umum sebagai berikut :

Harga bangunan : Rp 150. 000 000,-Uang Muka : Rp 20. 000

000,-Angsuran per bulan : Rp 800. 000,- (selama 15 tahun) Angsuran per bulan : Rp 600. 000,- (selama 20 tahun)

Tipe : T 21

Luas tanah : 66 m

Untuk Informasi lebih lanjut kami sertakan Brosur secara lengkap, dan dapat dipertanyakan langsung di kantor pemasaran kami.

Demikian informasi dari kami, dengan senang hati kami akan menjemput karyawan Saudara bila mereka menghendaki melihat lokasinya lebih dahulu.

Hormat kami

Lono Brotodarsono Manager Pemasaran

DAIHATSU SALES SERVICE

Jl. Gejayan Kidul No. 100

YOGYAKARTA

Nomor : 160/ II/2018 3 Februari 2018

Kepada

(14)

Hal : Pembayaran Ongkos service

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan 13 unit mobil “ DAIHATSU GRAND MAX “ milik perusahaan Saudara telah selesai.

Total biaya perbaikan seluruhnya Rp 15 000 000,- (lima belas juta rupiah). Untuk itu kami harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut ke kantor kami atau melalui Bank Mandiri dengan no rekening yang telah kami sertakan pada surat service yang telah kami lampirkan.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

Indrasswari Prabu Manager

TUGAS 4: MENGELOLA KAS KECIL

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan Manajemen

Mata Uji : Mengelola Dana Kas Kecil

a. Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di biayai dengan anggaran Kas Kecil yang anda kelola

b. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest c. Pada tanggal 2 Januari 2018 saldo kas kecil Rp. 1500.000

(15)

e. Selama periode 1 – 30 Januarii 2018 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut :

1. Tanggal 2 Januari membayar langganan harian Kompas sebesar

Rp.150.000

2. Tanggal 3 Januari membeli ATK di Toko Buku Prestasi sebesar Rp.

150.000

3. Tanggal 4 Januari membeli snack di Rosse Bakery untuk tamu sebesar Rp.100.000

4. Tanggal 7 Januari membeli materai 2 lembar @ 6.000 Rp. 12.000

5. Tanggal 9 Januari membayar ongkos taksi Blue Bird sebesar Rp.

100.000 untuk transport ke kantor Depnaker

6. Tanggal 11 Januari membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 10 box

@ Rp. 15.000

7. Tanggal 15 Januari membayar Internet Berlangganan sebesar Rp.

150.000

8. Tanggal 17 Januari membeli tiket pesawat dan taxi untuk perjalanan dinas tujuan Jakarta pp sebesar Rp. 1.400.000

9. Tanggal 21 Januari mengeluarkan biaya untuk fotokopi sebesar Rp.

62.500

10. Tanggal 24 Januari membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp.

150.000

11. Tanggal 25 Januari membayar transport antar surat sebesar Rp.20.000

12. Tanggal 25 Januari membeli tiket KA Parahyangan tujuan Tegal pp

sebesar Rp. 300.000

f. Catatlah transaksi tersebut menggunakan Bukti Penerimaan Kas Kecil dan Bukti Pengeluaran Kas Kecil

g. Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Januari 2018

h. Berapakah dana yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil berikutnya i. Susunlah bukti-bukti tersebut secara terstruktur dan simpan dalam map

snelhecter

a. ATK

b. Form Bukti Penerimaan Kas Kecil c. Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil d. Form buku Kas Kecil

e. 1 bh map snelhecter f. Guideuide

a. Form Bukti Penerimaan , Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan Laporan keuangan selisih Dana Kas Kecil terisi dengan lengkap, benar dan rapi

b. Pembukuan kas Kecil dibuat dengan benar dan rapi

(16)

TUGAS 5 : MENCARI INFORMASI LEWAT INTERNET 1. Petunjuk Kerja

a. Komputer telah terhubung dengan jaringan internet sesuai dengan kebutuhan untuk membuka program Web Browser,

b. Anda diminta oleh pimpinan Anda untuk mencari informasi di internet tentang jadwal penerbangan dan harga tiket jurusan Yogyakarta-Jakarta pp berbagai maskakapai di Indonesia.

c. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing kemudian simpan dalam file dokumen dengan nama file nomor ujian anda,

d. Edit dan cetak hasilnya.

2. Alat dan Bahan

a. Komputer yang telah terhubung dengan internet b. Printer

c. Kertas HVS A4

a. Informasi jadwal penerbangan beserta daftar harga tiket pesawat tujuan Yogyakarta- Jakarta pp yang sangat informatif dan terkini.

b. Informasi di print menggunakan kertas A4 dengan rapi

TUGAS 6: TUGAS MENERIMA dan MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan Manajemen Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata Uji : Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon

1. Menerima Panggilan Telepon

a. Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda, dengan tujuan mengundang pimpinan anda makan malam perjamuan bisnis di’ Papringan Cafe” Desa. Wonosegoro Kec. Piyungan Prambanan Yogyakarta, nanti malam jam 20.00 WIB (hari, tanggal sesuai pelaksanaan Ujian)

b. Siapkan Lembar Pesan Telepon dan alat tulis yang diperlukan

(17)

a. Anda akan dipanggil oleh penguji untuk melakukan kegiatan menelpon

b. Anda diminta untuk menelpon Penguji, dan menyampaikan pesan bahwa pimpinan anda (ibu Letisya Lokeswara) telah menerima undangan makan malam bersama yang telah disampaikan penguji dan menyetujui perjanjian tersebut. bertelepon yang sesuai dengan standar

b. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta

c. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi, dan benar

d. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan yang diminta

TUGAS 7 : TUGAS PRESENTASI

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan Manajemen

Mata Uji : Presentasi

a. Setelah anda mengerjakan semua tugas yang diberikan, selanjutnya anda akan melakukan kegiatan presentasi. Peserta Ujian memilih tema sesuai keinginannya, materi disesuaikan dengan Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran. Adapun contoh tema dari presentasi adalah :

a. Penanganan Surat masuk b. Penanganan Surat keluar c. Menangani Arsip

c. Menerima Tamu d. Persiapan Rapat

e. Komunikasi Melalui Telepon f. Perjalanan Dinas Pimpinan

(18)

i. Bagaimana penampilan yang baik j. Dsb.

b. Waktu untuk presentasi adalah kurang lebih 10 menit setiap peserta uji

c. Peserta uji harus membuat materi presentasi dengan menggunakan power point, min 6 slide

a. Komputer b. LCD c. Flash Disk

Presentasi dapat dilakukan dengan baik dan menarik, penguasaan materi, penggunaan

bahasa, penampilan, pembuatan slide, etika dan tata cara presentasi dapat dilakukan dengan baik.

SELAMAT dan SUKSES

LEMBAR KONSEP SURAT

Nomor :

Lampiran :

Hal :

(19)

Disusun Oleh ...Tanggal...Paraf...

Diketik Oleh

...Tanggal...Paraf...

Dikirim Oleh

...Tanggal...Paraf...

Keterangan... ...

BUKU AGENDA TUNGGAL

Nomor Urut

Tanggal M/K Surat Dari/Kepada Isi

Ringkas

(20)

Lembar Pesan Telepon (LPT)

(21)

Time :

Date :

To :

Mr/Ms/Mrs :

Of :

Phone No. :

Telephoned Please call

Will Call Back Wants to see you

l Returned Your Call

Message :

Received by :