P1 SPK Administrasi Perkantoran

(1)

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

1. Anda adalah Sekretaris kantor PT. Karya Utama Abadi sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang mesin-mesin kantor, yang beralamat di Jl. Soekarno Hatta No. 735, No. 125 Bandung. Telp/Fax 022 87836000 Alamat

email: karyautama@abadi.co.id. Website: www.karyautamaabadi.co.id

Pimpinan anda bernama Agus Priyanto, M.M. menjabat sebagai Direktur Utama.

2. Dokumen Soal Ujian Praktik terdiri dari 9 pekerjaan yaitu :

`6045–P1-17/18 Hak Cipta pada Kemdikbud _SPK-1/57

No. Kompetensi Kemampuan yang Diuji

1. Menggunakan _{Peralatan Kantor} Mengetik kecepatan 150 epm, ketelitian mencapai _95%

2.

Mengelola Prosedur Administrasi

Membuat surat dalam bahasa Indonesia dan surat dalam bahasa Inggris

3. Mengelola sistem

kearsipan

Mengelola Arsip masuk dan keluar menggunakan buku agenda tunggal, dengan penyusunan arsip sistem tanggal (sistem nomor/ numerical sysstem) 4. Mengelola Dana _{Kas Kecil} Pengelolaan Dana Kas Kecil menggunakan sistem _{Imprest (Dana Tetap)}

5. Dasar-dasar

komunikasi

Melakukan komunikasi telepon, mengirim pesan telepon dan menerima pesan telepon, penulisan LPT dan Block Note

7. Mengelola _{Perjalanan Bisnis} Menyusun Agenda Kerja pimpinan/Perjalanan _{Dinas Pimpinan}

8.

Menerapkan Administrasi perkantoran di tempat kerja

Mencari informasi data di internet yang sebagai data pendukung perjalanan dinas pimpinan(contoh: Tiket pesawat, tarif hotel, visa, paspor,yellow card, dll)

9. Mengelola _{Pertemuan/ Rapat} Menyusun surat undangan rapat, surat pesanan _{hotel, agenda rapat dan daftar hadir rapat}

Paket

1

(2)

3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti 4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah

melapor kepada pengawas ujian

5. Kerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu

6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan

7. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian

II. KESELAMATAN KERJA

1. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama mengerjakan soal ujian praktik

(3)

III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN

3. Kalender Meja Tahun 2018 1 / siswa

4. ATK Disesuaikan

Bahan

1. Kertas HVS A4 13 lembar Untuk setiap

siswa

2. Amplop Persegi

panjang

3 buah

3. Form buku agenda tunggal 1 lembar

(4)

IV. SOAL/ TUGAS

TUGAS 1 : MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR (MENGETIK KECEPATAN)

1. Petunjuk Kerja

a. Kerjakan tugas berikut ini dengan menggunakan aplikasi word

processing

b. Bila ada masalah dengan alat atau naskah, tanyakan kepada penguji

c. Ketiklah naskah pemanasan dengan waktu 5 menit

d. Ketiklah naskah kecepatan dengan baik dalam waktu 15 menit

e. Cetak naskah dalam waktu 5 menit

f. Manfaatkan waktu dengan sebaik-baikya

2. Peralatan dan bahan yang diperlukan

a. Komputer dengan aplikasi word processing

a. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan

b. Latihan pemanasan selama 5 menit dipandu oleh penguji

c. Mengetik kecepatan dilakukan secara bersama-sama, oleh karena itu perlu diperhatikan aba – aba penguji

d. Setelah selesai mengetik segera mencetak dan hasilnya serahkan penguji

e. Gunakan jarak spasi 1,5

f. Font Calibri

g. Font size 12

4. Hasil yang diharapkan

a. Kecepatan mengetik mencapai 150 s.d 250 epm

b. Ketelitian mencapai 92 %

(5)

Dalam menunjang aktifitas dan tujuan organisasi, setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan administrasi yang baik. Semua kegiatan administrasi dalam suatu perkantoran mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan dan juga membantu dalam kelancaran pekerjaan. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif, segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian,

memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan yang berkaitan dengan informasi. Kantor juga merupakan tempat dari proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, meminjam, sampai menyalurkan / mendistribusikan informasi.

(Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)

(6)

Pekerjaan kantor ( Office work ) dalam bahasa Inggris disebut juga pekerjaan administrative ( clerical work ). Pekerjaan dapat dirumuskan dengan baik melalui pemahaman secara detail apa, maksud, dan hubungan antara aspek- aspek yang berhubungan seperti nama

pekerjaan, perlengkapan pekerjaan, persyaratan fisik dari pekerjaan ( misalnya ruang kerja, penerangan, pencahayaan dll ), persyaratan pekerjaan misalnya pendidikan, pengetahuan, keterampilan,

kepribadian menarik dll, serta hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna meyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford,

pekerjaan kantor yaitu lebih menekankan kepada fungsi kantor. Pekerjaan kantor memiliki beberapa fungsi yaitu memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi, menyediakan informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Bagi seorang pegawai kantor bekerja adalah suatu kegiatan / tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja. Prosedur kerja merupakan rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian

sesuatu bidang tugas. Dan dalam pelaksanaan pekerjaan sering dijumpai kendala – kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktifitas kerja. Diantaranya dapat berupa system, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

(7)

Dengan demikian pekerjaan kantor merupakan wujud dan mekanisme administrasi sebuah organisasi yang bertujuan untuk mencapai

efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah – pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Prinsip – prinsip dalam tata kerja, prosedur dan sistem kerja yang saling berhubungan, Tata kerja, prosedur dan sistem kerja disusun dengan mengacu pada tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia. Tidak lupa luas pekerjaan, macam, dan sifat tugasnya juga harus diperhatikan. Prosedur kerja disusun bukan berdasarkan kuantitas tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill kualitas pekerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan bidang kerja tertentu. Penyusunan sistem, prosedur, dan tata kerja harus sesuai degan kemajuan zaman dan teknologi ( updatednes ). Biasanya dalam menggambarkan penerapan suatu prosedur digunakan tanda-tanda atau symbol dan skema / bagan setepat-tepatnya. Bagan ini disebut skema arus kerja ( work flow chart ) atau skema proses kerja ( work prosedur chart ).

Selain itu, untuk memastikan penerapan tata kerja, prosedur dan sistem kerja maka harus ada buku manual sebagai pedoman segala sesuatu yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan.

(Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)

(8)

255 0 261

6 267

8 273

9 280

5 286

8 293

(9)

TUGAS 2 a : MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA

1. Petunjuk Kerja

1. Anda diminta untuk membuat surat Bahasa Indonesia tentang penawaran produk perusahaan anda berupa mesin-mesin kantor yang terbaru, “, harga murah dan maksimal “ dari beberapa merk kepada pelanggan Bapak Drs. Farhan Fadhillah, SE sebagai Kepala Devisi Sarana PT. KENCANA JAYA

yang berlamat di Jl Cendrawasih III /105C Surabaya (60275). Sebagai kelengkapan sertakan spesifikasi dan daftar harganya.

2. Ketiklah surat tersebut

3. Barang – barang yang ditawarkan adalah sebagai berikut :

No. _BarangNama Type/ Spesifikasi Harga_Rp.

1

Mesin Kasir Cash

Register Sharp XE A107

1.950.000,-2 Paper screder GBC 21 CDX

19.900.000,-3.

4. Pemesanan s.d akhir bulan ini mendapat potongan 3 %

5. Pembayaran uang muka minimal 25 % dari harga pesanan, sisanya 2 minggu setelah barang diterima

6. Tanggal surat hari ini, no surat sesuaikan

7. Bagian – bagian yang dianggap perlu, dipersilahkan untuk melengkapi sendiri.

8. Anda dianjurkan untuk membuat konsep terlebih dahulu

2. Alat dan Bahan

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Membuat surat dalam Bahasa Indonesia tersebut diketik dengan menggunakan MS. Word dalam bentuk Official Style

3. Tanggal surat hari ini

4. Nomor Surat sesuaikan

5. Sebelum dicetak simpan pada file anda

(10)

4. Hasil yang diharapkan

1. Surat Bahasa Indonesia yang jelas, informatif dan rapi

2. Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Official Style, dilipat dalam lipatan

Low Standard Fold dan dimasukkan ke dalam amplop.

TUGAS 2b : MEMBUAT SURAT BAHASA INGGRIS

1. Instructions

Make an order letter in official style complete with the envelope !

a. Date of the letter is March 5 th_{, 2018} b. The part of the letter must be completed

c. The sender is Mr. Agus Priyanto, MM ( PT. Karya Utama Abadi ) d. The purposes of the letter are :

1) To order :

 5 AC Sharp 1,5 PK

 4 Televisi Toshiba 32 inchi

 4 Panasonic KX-FT 983 CX

2) Term of payment is 30% paid after the order arrived and 70 % will be paid within a month. Term of delivery is by Plane.

3) For special attention, the order must be arrived in four days

e. The inside address, Creative Technology, Jl. Engku Putri Ruko Purimas Blok A. 26 Batam Centre.

Tools and Materials

a. Computer b. Printer

c. HVS A4 with letter head d. Envelope

Result hoped

(11)

TUGAS 3

: MENANGANI ARSIP

a. Saat ini di meja anda ada 8 surat masuk dan 6 surat keluar b. Baca soal dengan cermat

c. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan

2. Bahan dan Alat

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

2. Mencatat surat-surat tersebut ke dalam format buku agenda tunggal yang telah disediakan

3. Lanjutkan untuk proses penyimpanannya ( arsip ) dengan menggunakan Sistem Nomor ( Numerical Filing System ) dengan kode angka notasi sebagai berikut :

000 : Umum

100 : Kepegawaian

200 : Pemasaran

300 : Operasional

4. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan sistem yang digunakan

5. Setelah dicatat dalam buku agenda tunggal selanjutnya susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip tersebut dalam map snelhechter sesuai dengan sistem yang digunakan

a. Buku agenda tunggal terisi dengan lengkap, benar dan rapi

b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhechter sesuai dengan Sistem Nomor

(12)

Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar sebagai berikut :

PT KARYA UTAMA ABADI

Jl. Soekarno Hatta No. 735, No. 125 Bandung.

Telp/Fax 022 87836000 Alamat email: karyautama@abadi.co.id.

Website: www.karyautamaabadi.co.id

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

NO. 026/KBU/II/2018

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : AGUS PRIYANTO, MM

Jabatan : Direktur Utama

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini :

Nama : HASNA AULIA ATHIFA

Alamat : Jl. Merpati No 21

Bandung (022 735640)

Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 01 Maret 2007 sampai dengan 30 Januari 2018, dengan jabatan terakhir Sekretaris Kepala Devisi Pemasaran.

Selama menjadi karyawan kami, Saudari HASNA AULIA ATHIFA telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan dan tidak pernah melakukan hal- hal yang merugikan perusahaan. Yang bersangkutan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses dimasa yang akan datang.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 01 Februari 2018

Agus Priyanto, MM

(13)

PT KARYA UTAMA ABADI

16 Februari 2018

Nomor : 29/KBU//II/2018

Yth. Saudari Helena Candraningtyas Jl. Musi No. 37

Malang ( 65123 )

Perihal : Panggilan Wawancara

Dengan hormat,

Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang di kirim beberapa waktu yang lalu, dengan lamaran Saudari untuk menjadi tenaga Sekretaris di perusahaan kami, maka kami mengundang Saudari untuk mengikuti wawancara pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 3 Februari 2018

Pukul : 09.00 s.d 11.00

Tempat : Ruang Meeting Devisi Umum

PT Sarana Produksi Jaya Jl. Pahlawan No, 104 Surabaya ( 60174 )

Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Saudari, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(14)

PT KARYA UTAMA ABADI

Nomor : 27/KBU/II/2018 5 Februari 2018

Kepada

PT. COKRO ELEKTRONIK Jl. Acmad Yani No. 23 Surabaya ( 60239 )

Perihal : Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami pada beberapa waktu yang lalu telah kami terima pada tanggal 03 Februari 2018.

Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang Saudara kirim adalah binding machine sebanyak 5 buah. Sementara barang yang kami pesan, yaitu mesin pemotong kertas sebanyak 5 buah tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat mengirimkan kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.

Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai dengan janji kami, tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong. Sehubungan dengan binding machine, kami siap apabila Saudara meminta kami memasarkannya, namun secara konsinyasi.

Kami menunggu kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut di atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,

Direktur Utama

(15)

Reff. : 28/KBU/II/2018 February 7th_{, 2018} Subject : Attendance Confirmation

THE GOLDEN BRIDGE

10, Gentle Road Singapore 309194

Dear Mr. Benjamin,

I’am so pleased for your invitation on “How to be A Wonderful Person” seminar. But unfortunately I couldn’t come to your invitation because I have other plans that has scheduled before.

For further, hopefully I can attend your other wonderful invitation. Thank you very much for your understanding.

Sincerely yours,

(16)

PT KARYA UTAMA ABADI

Jl. Soekarno Hatta No. 735, No. 125 Bandung. Telp/Fax 022 87836000 Alamat email: karyautama@abadi.co.id.

Nomor : 20/KBU/I/2018 24 Januari 2018

Hal : Sewa Kendaraan

Yth. Manager Sarana Lengkap Travel Agent Jl. Sulawesi III / 23

Surabaya ( 60281 )

Dengan hormat,

Dengan ini kami memesan kendaraan berupa mobil, yang akan digunakan pada tanggal 24- 25 Januari 2018 untuk tujuan Surabaya – Yogyakarta dengan spesifikasi sebagai berikut. :

- Mobil jenis Avanza / Innova

- fasilitas : AC, audio, dan Mini TV

- sopir berpengalaman dan memiliki izin

Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke rekening Saudara.

Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(17)

PT KARYA UTAMA ABADI

Jl. Soekarno Hatta No. 735, No. 125 Bandung. Telp/Fax 022 87836000 Alamat email: karyautama@abadi.co.id.

23 Januari 2018

Nomor : 25/KBU/I/2018

Bayu Perdana, SE Manager Pemasaran

PT. KARYA USAHA MANDIRI Jalan Cokroaminoto No. 104 Surabaya ( 60264 )

Dengan Hormat,

PT KARYA UTAMA ABADI – Penandatanganan Kontrak Kerja

Terima kasih atas surat Saudara tertanggal 21 Januari 2018 mengenai

penandatanganan kontrak kerja. Kami menyetujui waktu

penanda-tanganannya yaitu Hari Senin tanggal 19 Januari 2018, pada pukul 10.00,

di Kantor kami di Bandung.

Hormat kami,

Direktur Utama

(18)

Jl. Raya Cipinang No. 125 A Telp. ( 021 ) 8856771, Faks. ( 021 ) 8856772 JAKARTA TIMUR ( 13240 )

http://www.km_salesservice.com , E-mail : km_selesservice@gmail.com

Nomor : 16/ KMSS/II/2018 5 Januari 2018

Kepada

PT KARYA UTAMA ABADI

Jl. Soekarno Hatta No. 735, No. 125 Bandung. Telp/Fax 022 87836000 Alamat

email: karyautama@abadi.co.id. Website: www.karyautamaabadi.co.id

Bandung

Hal : Pembayaran Ongkos Service

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “ MERCEDES BENZ “ milik perusahaan Saudara telah selesai dan mobil tersebut sudah kami kirim kembali ke

Bandung

Dan kami beritahukan bahwa total biaya perbaikan seluruhnya sebesar Rp 8.700 000,00 ( Delapan juta tujuh ratus ribu rupiah ). Untuk itu kami harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Jakarta Selatan.

Atas perhatian Saudara kami Sampaikan terima kasih

Hormat kami,

(19)

PT. COKRO ELEKTRONIK

Jl. Abdul Gani. 23 Fax (0341) 888566, Telp. 997878 Malang ( 65311 )

http://www.cokroelektronik.sch.id, E-mail : info@cokroelektronik.sch.id

Nomor : 435/PM/II/2018 7 Februari 2018

Kepada

PT KARYA UTAMA ABADI

Jl. Soekarno Hatta No. 735, No. 125 Bandung. Telp/Fax 022 87836000

Alamat email: karyautama@abadi.co.id. Website: www.karyautamaabadi.co.id

Bandung

Dengan Hormat,

Terima kasih atas surat pengaduan saudara tertanggal 5 Februari 2018, Tentang Kesalahan pengiriman binding machine sebanyak 5 buah yang kami kirim beberapa waktu yang lalu.

Kami sungguh menyesali kejadian tersebut. Untuk itu seperti apa yang Saudara pesan yaitu pemotong kertas sebanyak 5 buah akan kami kirimkan secepatnya paling lambat hari Selasa tanggal 10 Pebruari 2018

Mengenai pelunasan sisa pembayaran, kami setuju untuk dibayar setelah barang tersebut di terima.

Mohon maaf atas kejadian ini, semoga dalam kerja sama ke depan tidak akan terjadi lagi.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(20)

PT. KENCANA GEMILANG

Jl. Raya Pondok Bambu III No. 124 JAKARTA ( 13430 )

Telp. ( 021 ) 8556677, Faks. ( 021 ) 8557878 E-mail : Kencana Gemilang@yahoo.sch.id

Nomor : 32/PM/II/2018 23 Januari 2018

Kepada

PT KARYA UTAMA ABADI

Bandung

Dengan Hormat,

SELAMAT & SUKSES

Kami mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya Kantor Cabang

PT KARYA UTAMA ABADI di Jl. Gatot Subroto No. 100 Jakarta Selatan (13120).

Kami berharap kerja sama yang telah terjalin dengan baik selama ini dapat di lanjutkan untuk masa masa mendatang, baik untuk kepentingan kantor pusat maupun cabang – cabangnya.

Terima Kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.

Hormat kami,

(21)

PT. BANGUN GEMILANG

Jl. Mahesa Barat No. 203 ,Telp. (0299) 567890

SEMARANG ( 50192 )

http://www.bangungemilang.com , E-mail : b_gemilang@gmail.com

Nomor : 21/BG/II/2018 20 Januari 2018

Kepada

PT KARYA UTAMA ABADI

Bandung

Perihal : Permintaan Penawaran Mesin – Mesin Kantor

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan kantor dengan menambah gedung baru.

Untuk itu kami minta Saudara dapat memberikan penawaran kepada kami tentang mesin – mesin kantor yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun dalam segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat pengoperasian.

Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur lengkap dengan daftar harga yang ada didalamnya.

Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami peroleh bila kami membeli dalam jumlah yang cukup banyak.

Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(22)

PT Indo Tangguh Mulya

General Trading

Jalan Basuki Rakhmat 212 Bandung ( 60271 )

Our Contact : Telp. (031) 7416727 Fax.(031) 7416728

Email : indotamya@yahoo.com

Nomor : 112/SPMS/IM/II/2018 21 Februari 2018

Hal : Pesanan Peralatan kantor

Yth. Kepala Devisi Pemasaran

PT KARYA UTAMA ABADI

Bandung

Dengan Hormat,

Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak beserta brosur terlampir , tanggal 8 Februari 2018 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan seksama dan diputuskan bahwa kami memesan barang – barang sebagai berikut :

No Jenis Barang Jumlah Barang

1 Binding machine 5 (lima) unit

2 Mesin foto copy merk Bosta type Bs F532 1 (satu) unit

3 Pemotong kertas merk Bosta type XA 1 5 (lima) unit

Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 25 Februari 2018 dan

pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Hormat Kami,

(23)

IKATAN PENGUSAHA INDONESIA

Wilayah Jawa, Bali dan Sekitarnya

Sekretariat Jl. Raya Darmo No. 145 Bandung ( 60226 ) Telp. 031 70997099, Fax. (031)70667066

http://www.ipi jawabali.sch.id, E-mail : info@ipi jawabali.sch.id

Nomor : 22/SP/I/2018 3 Januari 2018

Lampiran :

Hal : Undangan

Kepada :

Yth. Kepala Devisi Pemasaran

PT KARYA UTAMA ABADI

Bandung (60174)

Kami mengharap kehadiran Saudara selaku Ketua Ikatan Pengusaha Indonesia wilayah Jawa - Bali dan sekitarnya, pada :

Hari, tanggal : Sabtu, 13 Februari 2018

Pukul : 08.00 – selesai

Tempat : Hotel Sheraton

Jalan Embong Malang No. 25 – 32

Bandung ( 60261 )

Keperluan : Pemateri bidang wirausaha untuk pengusaha

profesional Indonesia

Atas Kehadiran Saudara kami sampaikan terima kasih

Panitia,

Ricardo Hansen

(24)

Kepada :

Yth. Bapak / Ibu Pimpinan Personalia

PT KARYA UTAMA ABADI

Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya baca di harian Jawa Pos, tanggal 10 Januari 2018 tentang lowongan pekerjaan, dengan ini saya bermaksud mengajukan permohonan kerja sebagai sekretaris / staf Administrasi di perusahaan yang bapak /ibu pimpin.

Nama Saya Siti Muldaningsih, usia 22 tahun, alamat Jl, Raya Singosari No.22 Malang ( 65153 ), Pendidikan lulus SMK program keahlian Administrasi Perkantoran dan melanjutkan pendidikan terakhir D1 Sekretaris. Saya mampu berbahasa Inggris secara aktif, dan menguasai beberapa program komputer MS. Word, MS. Excel, MS. Powerpoint dan Publisher. Saat ini saya baru menyelesaikan pendidikan, tetapi saya yakin dapat bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini saya sertakan beberapa berkas, foto copy ijasah dan transkrip, pas foto, daftar riwayat hidup serta beberapa berkas lainnya.

Besar harapan saya untuk mendapatkan kesempatan bekerja di perusahaan Bapak/ibu.

Demikian permohonan kerja dari saya. Atas perhatian Bapak/ibu saya sampaikan terima kasih

Hormat saya,

(25)

PT. KARYA USAHA MANDIRI

Jl. Cokroaminoto No. 104

BANDUNG

(60264)

http://www.cokroaminoto.sch.id, E-mail : info@cokroaminoto.sch.id

21 Januari 2018

Nomor : 43/PM/I/2018

Direktur Utama

PT KARYA UTAMA ABADI

Bandung

Dengan Hormat,

Terima kasih atas waktu yang telah diberikan untuk membicarakan kemungkinan penanganan layanan system Jaringan IT di perusahaan Bapak.

Bapak telah membaca proposal system Jaringan IT serta menyetujui perancangan informasi antar lokasi cabang dan kantor pusat. Demikian pula Bapak telah menyetujui detail anggaran yang di butuhkan, rencana waktu implementasinya, dan sumber daya yang diperlukan ( operasional jaringan )

Kami telah menyiapkan kontrak kerja Proyek PT KARYA UTAMA ABADI. Apabila disetujui kontrak kerja ini dapat kita tandatangani hari Senin, 29 Januari 2018 di Bandung Kantor Pusat PT KARYA UTAMA ABADI. Kami menunggu konfirmasi dari Bapak.

Atas kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(26)

TUGAS 4

: MENGELOLA KAS KECIL

a. Baca secara cermat soal terlampir b. Lakukan pembukuan sesuai prosedur

c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell

2. Alat dan Bahan

f. 1 buah Format bukti kas masuk g. 17 buah Format bukti kas keluar h. 1 buahFormat buku kas kecil i. ATK

3. Alur Kegiatan

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b. Mencatat transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas

c. Membuat catatan pembukuan kas kecil dengan System Imprest d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

e. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada ordner yang tersedia sesuai sistem yang digunakan

Laporan pengelolaan kas kecil beserta bukti – bukti transaksi pada bulan Februari 2018 , bukti-bukti tersebut diisi dengan benar dan disusun secara kronologis simpan dalam map snelhechter yang tersedia.

5. SOAL MENGELOLA KAS KECIL

Anda diminta untuk membukukan transaksi – transaksi yang telah dilakukan selama bulan Februari 2018, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 7.000.000,00 setiap bulannya dengan menggunakan System Imprest.

(27)

1. Tanggal 2 Februari 2018 Saldo bulan Januari 2018 adalah Rp. 450.000,00

2. Tanggal 19 Februari 2018 Biaya servis komputer Rp. 82.000,00

3. Tanggal 5 Februari 2018 Konsumsi rapat internal untuk 5 orang

6. Tanggal 16 Februari 2018 Pembelian gula, teh dan kopi untuk keperluan kantor Rp. 49.000,00

7. Tanggal 5 Februari 2018 Membayar foto copy dan jilid untuk laporan hasil rapat tanggal 4 Februari 2018 Rp. 73.250,00 8. Tanggal 17 Februari 2018 Membayar rekening telepon Rp. 553.000,00

Membayar PDAM Rp. 626.300,00 Membayar rekening Listrik Rp.1.317.500,00 9. Tanggal 23 Februari 2018 Taksi Bapak Raihan ke kantor cabang Bali

Rp. 68.000,00

10. Tanggal 9 Februari 2018 Membeli 1 lusin hanging map @ Rp. 8.500,00

dan 3 buah tip-ex @ Rp. 19.000,00 11. Tanggal 27 Februari 2018 Pembelian pertamax untuk mobil kantor 15 liter

@ Rp. 10.800,00

12. Tanggal 20 Februari 2018 Membeli 3 rim kertas HVS A4 @ Rp.

42.000,00 / rim dan 2 lusin ballpoint Faster @ Rp. 38.000,00 / lusin

13. Tanggal 12 Februari 2018 Pemberian tip petugas kebersihan untuk

memindahkan perabot kantor 2 orang sejumlah Rp. 70.000,00

Tanggal 13 Februari 2018 Pembelian pertamax untuk mobil kantor 10 liter

(28)

TUGAS 5

: PENANGANAN TELEPON

a. Menerima panggilan telepon

 Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon Anda

 Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang diperlukan.

b. Melakukan panggilan telepon

 Anda akan diminta penguji untuk melakukan kegitan menelepon.

 Siapkan Block Note serta hal lain yang diperlukan

c. Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris sesuai pilihan peserta

a. Pesawat Telepon

b. Lembar Pesan Telepon ( LPT ) c. Block Note

d. Alat tulis

3. Alur Kegiatan

a. Menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon

b. Catat informasi / pesan yang diterima pada format Lembar Pesan Telepon ( LPT )

c. Membuat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi melalui telepon pada format block note.

d. Melakukan panggilan telepon kepada relasi yang di minta pimpinan e. Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan

a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang sesuai dengan standar

b. Lembar pesan telepon ( LPT ) dapat diisi dengan rapi dan benar

c. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta

(29)

SOAL PENANGANAN TELEPON

A. Menerima Panggilan Telepon

Pada saat anda sedang sibuk menyelesaikan pekerjaan rutin, tiba-tiba telepon berdering dan anda sebagai sekretaris harus menangani telepon masuk dan menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon.

Penelepon : Bening Hati sekretaris Bapak Irwansyah Direktur

PT. PERKASA , Jalan Sriwijaya No. 27 Mataram telp (370) 636283

Masalah : Beliau ingin bertemu dengan pimpinan Anda pada

hari kamis tanggal 8 Maret 2018, pukul 10.00 di kantor kami, beliau ingin mendiskusikan kerjasama

pemasaran produk Epson untuk wilayah Bandung ,

kami menunggu konfirmasi anda secepatnya.

B. Melakukan Panggilan Telepon

(30)

TUGAS 6

: TUGAS PRESENTASI

a. Kerjakan soal presentasi dengan tema di bawah ini yang merupakan pilihan tema / topic

b. Tema tersebut bukan keharusan untuk digunakan sebagai judul presentasi, melainkan dapat dikembangkan sesuai dengan cakupan tema

c. Waktu untuk presentasi adalah kurang lebih 10 menit setiap peserta uji

d. Anda bisa mencarinya melalui situs http://www.google.co.id/ dan mengunduh salah satu tema atau judul presentasi tersebut.

e. Buatlah materi presentasi dengan menggunakan aplikasi MS. Power Point.

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang akan dipresentasikan

b. Memaparkan tema presentasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris.

c. Jumlah paparan minimal 4 slide dan maksimal 6 slide untuk dipaparkan

Presentasi dapat dilakukan dengan baik dan menarik, penguasaan materi, penggunaan Bahasa Indonesia / Bahasa Inggris, penampilan, pembuatan slide, etika dan tata cara presentasi dapat dilakukan dengan baik.

Tema Presentasi

1. Pekerjaan Sekretaris

2. Pentingnya tata krama bagi sekretaris

3. Tantangan Sekretaris

4. How to be a good Secretary

5. Qualified Secretary

6. The Importment of foreign language for a secretary

7. The Performance of Secretary

(31)

a. Anda diminta untuk membuatkan daftar perjalanan bisnis pimpinan dengan data informasi yang telah tersedia. ( terlampir )

b. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga memudahkan pimpinan anda untuk melakukan kegiatan.

c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel

a. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan benar

b. Membuat format jadwal perjalanan bisnis pimpinan yang lengkap sesuai kebutuhan

c. Masukkan data – data kegiatan secara kronologis d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

Daftar perjalanan bisnis pimpinan tersusun dengan benar, jelas, informatif dan lengkap.

SOAL PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

Pimpinan anda akan mengadakan perjalanan bisnis ke Denpasar dari tanggal 9 Maret 2018 sampai dengan 12 Maret 2018. Berangkat dari Bandung tangga l9 Maret 2018 dengan penerbangan Lion 804 pukul 6:05 am dan rencana kembali

ke Bandung pada tanggal 12 Maret 2018 dengan penerbangan Garuda

Indonesia 340, Pukul 2:20 pm. Ada perbedaan waktu 1 jam antara Bandung

dan Denpasar.

Kegiatan perjalanan adalah sebagai berikut :

1. Tanggal 9 Maret 2018, Check in Hotel Mercure Kuta

2. Pukul 10.00 kunjungan ke kantor cabang PT KARYA UTAMA ABADI Jl.

Untung Suropati No. 107 Denpasar – Bali

3. Makan Siang bersama MR John Thomas Direktur FGG Ltd

4. Janji dengan Bapak Wayan Pratama, Marketing Manager Denpasar Vigor

pk 14.00

5. Tanggal 11 Maret 2018 pk. 09.00 ke Singaraja janji dengan Bapak Antonius Direktur PT. Cahaya Putra Abadi

(32)

7. Tanggal 10 Maret 2018 pk. 08.00 – 12.00 janji dengan Mr. Thomas Jules ke Dewa Jules Indonesia

8. Mengunjungi Bali Art Centre pk. 14.00, Denpasar

9. Tanggal 12 Maret 2018 pk. 09.00 janji dengan Bapak Krisnaya, Direktur

PT. Krisnaya Agung, Jalan Gunung Agung No. 223, Denpasar-Bali, dan

Kembali ke Bandung dengan penerbangan Garuda Indonesia 340, Pukul

2:20 pm.Janji dengan Bapak Cahya Gunawan di Sheraton hotel, Bandung

(33)

TUGAS 8: MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

a. Buatlah surat undangan kepada relasi yang diundang, agenda rapat dan daftar hadir rapat sesuai dengan format yang lengkap dan benar

b. Buatlah surat pesanan reservasi ke hotel tempat pelaksanaan rapat, untuk pesan ruangan meeting, penginapan sekaligus lunch & coffee Break pada saat rapat

c. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer Word Processing

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b. Baca soal dengan cermat

c. Membuat surat undangan rapat dan surat pesanan reservasi ke hotel pelaksanaan rapat dengan bentuk surat official style dilipat dengan lipatan low standard fold

d. Membuat agenda rapat secara detail

e. Membuat daftar hadir rapat sesuai dengan jumlah yang di undang

f. Sebelum dicetak simpan pada file anda

g. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

a. Surat undangan rapat dan surat pesanan reservasi ke hotel yang tercetak dengan pengkalimatan yang sesuai dan dilampiri dengan agenda rapatnya. b. Daftar hadir peserta rapat sesuai dengan jumlah yang diundang

MEMPERSIAPKAN RAPAT

Pimpinan anda menginformasikan bahwa tanggal 12 - 14 Maret 2018 akan mengadakan rapat evaluasi pemasaran pada tri wulan pertama, yang diundang rapat adalah Kepala Devisi Pemasaran cabang Mataram, Balik Papan, Denpasar, Palembang dan Surabaya dan rencananya rapat akan diadakan di Sun Island Hotel Kuta, Jalan Kartika Plaza No 88 Kuta - Bali.

(34)

TUGAS 7 : MENCARI INFORMASI MELALUI INTERNET

DAN E-MAIL

a. Komputer telah terhubung dengan jaringan internet sesuai dengan kebutuhan untuk membuka program Web Browser,

b. Anda diminta oleh pimpinan untuk mencari informasi di internet tentang Situs ( web ) yang menawarkan program training bulan Februari 2018 atau Maret 2018.

c. Anda bisa mencari melalui google di alamat http://www.google.co.id/

2. Alat dan Bahan

a. Komputer yang telah terhubung dengan internet b. Printer

c. Kertas HVS A4

3. Alur Kegiatan

a. Membuka internet dengan browser anda b. Cari informasi tersebut

c. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word procesing, maksimal 2 halaman dan lakukan pengaturan dengan baik sehingga tampilannya rapi dan menarik.

d. Simpan menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor peserta anda

e. Kirim data tersebut ke alamat e-mail ( penguji menyiapkan alamat e-mail ) f. Edit dan cetak hasilnya.

a. Kesesuaian antara permintaan ( soal ) dengan hasil penelusuran b. Keterbatasan informasi yang ada didalamnya

c. Hardcopy yang tercetak secara menarik

d.. Isi pesan pada e-mail dan pengiriman dokumen melalui e-mail

SOAL MENCARI INFORMASI MELALUI INTERNET

Pengelolaan kantor yang baik dan modern ( sesuai tuntutan zaman ) akan berdampak pada efisien dan efektifitas perusahaan secara keseluruhan. Kantor merupakan pusat sistem administrasi. Maka dari itu personil yang terlibat dalam kegiatan kantor harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru

mengenai Administrasi Perkantoran. Pimpinan anda Bapak Agus Priyanto,

MM yang berencana akan mengikuti program training “ MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN “, anda diminta untuk mencarikan informasi :

1. Tempat Training di Jakarta / Yogyakarta / Bandung pada bulan Februari 2018 atau bulan Maret 2018

(35)

(36)

V. FORMAT

Format Buku Agenda Tunggal

NO TGL M/K SURAT DARI/

KEPADA

ISI RINGKAS

KET.

(37)

FORMAT JADWAL PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

NO HARI/TANGGAL WAKTU KEGIATAN TEMPAT

Bandung, ...

Mengetahui, Disusun oleh,

(38)

(39)

LEMBAR KONSEP SURAT BAHASA INDONESIA

Nomor :

Lampiran :

Perihal :

Alamat Tujuan :

Dikonsep oleh ...Tanggal ... Paraf ...

Diketik oleh ... Tanggal ... Paraf ...

(40)

(41)

Lembar Pesan Telepon (LPT)

WHILE YOU WERE OUT

Time : Date :

To :

Mr/Ms/Mrs :

Of :

Phone No. :

Telephoned Please call

Will Call Back Wants to see you

l Returned Your Call

Message :

(42)

LEMBAR PESAN TELEPHONE / TAMU

KEPADA :

………. _TANGGAL _{: ………}

……….

………. JAM : ………

DITELEPHONE : _………. DIKUNJUNGI : _……… PENTING : _……….

OLEH : ……….

PERUSAHAAN : ……….

ALAMAT / NO. TLP.

: ……….

AKAN MENELPON : _………. MINTA DITLP. : _……… JANJI _……….:

CATATAN

: ……….. : ……….. : ………..

: ………..

(43)

BLOCK NOTE

(44)

No....

1.Bukti Pemasukan Kas Kecil

Diterima Dari : ...

Uang Sejumlah : ...

Untuk Keperluan : ...

Bandung, ... 2018

Disetujui Oleh Dibayar Oleh Diterima Oleh

... ... ... Direktur Utama Bendahara sekretaris

No...

1.Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Diserahkan Kepada : ...

Bandung, ... 2018

Rp. ...

(45)

... ... ...

Direktur Utama Sekretaris ...

No...

2.Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Bandung, ... 2018

... ... ...

No...

3.Bukti Pengeluaran Kas Kecil

...

(54)

Bandung, ... 2018

... ... ...

No...

20.Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Bandung, ... 2018

... ... ...

FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk bagian : ...

Periode Kas Kecil : ...

Dana awal kas kecil : ...

S a l d o : ...

Rp. ...

(55)

Keterangan Jumlah

... ...

Total Rp...

Disetujui oleh: ... Dibuat oleh ...

(56)

... ... ...

Tanggal No. Bukti Keterangan Penerimaan Pengeluaran

Akun Yang Didebet

Konsumai ATK

Telepon PDAM Listrik

Fotocopy Tranportasi Lain-lain

201 202 203 204 205 206

(57)

Mengetahui Yang Membuat

Pimpinan Perusahaan Bagian Kas Kecil