P2 SPK Administrasi Perkantoran

(1)

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

TAHUN PELAJARAN 2017/2018

SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Kode : 6045

Alokasi Waktu : 18 jam

Bentuk Soal : Penugasan Perorangan

I. PETUNJUK

1. Anda adalah sebagai sekretaris perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi baja yaitu PT. Khosima Jaya Perkasa, Jl. Raya Serang Km. 24 No. 14 Balaraja Tangerang Banten, Telp. (021) 7736027, FAX (021) 7736037, email

khosimajayaperkasa @yahoo. c om . id Pimpinan anda bernama Bapak Wahyudi Sri Lokeswara, ST.

2. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 7 pekerjaan, yaitu: 1. Mengetik Kecepatan

2. Membuat Surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris 3. Menangani Arsip

4. Mengelola Kas Kecil

5. Mencari Informasi melalui Internet 6. Menangani Telepon

7. Melakukan Presentasi

3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti 4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah

melapor kepada pengawas ujian

5. Kerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu

6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan

7. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian

II. KESELAMATAN KERJA

8. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian praktik ini.

9. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada pengawas ujian

Paket

2

(2)

III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN

No. Nama

Alat/Komponen/Bahan Spesifikasi Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

Alat Tes /Alat tangan

1. Komputer Pentium 4 Disesuaikan

2. Printer Standar Disesuaikan

3. Internet Jaringan Cepat Jaringan

4. Perforator Disesuaikan

10 Stempel agenda Disesuaikan

Komponen

1. Map Snelhecter Ukuran A 4 3 2 untuk Arsip

dan 1 untuk Kas Kecil

2. Guide 12 10 guide untuk

arsip dan 2 guide untuk kas kecil

3. Kalender Meja 1 / siswa

4. ATK Disesuaikan

5. 6.

Bahan

1. Kertas HVS A4 5 lembar Untuk setiap

siswa

2. Amplop Persegi panjang 2 buah

3. Form Buku Agenda Tunggal 1 lembar

4. Lembar Perjalanan Dinas Pimpinan

1 lembar 5. Form Bukti Penerimaan Kas

Kecil

1 6. Form Bukti Pengeluaran Kas

Kecil

12

7. Form Laporan Kas Kecil 1

8. Lembar Pesan Telepon 1

9. Block Note 1

(3)

I. SOAL/TUGAS

TUGAS 1 : MENGETIK KECEPATAN

1. Petunjuk Pengerjaan

a. Siapkan komputer dengan program MS. Word atau dapat juga menggunakan mesin ketik manual

b. Siapkan naskah pada posisi yang tepat c. Ketiklah menurut perintah penguji d. Cetak/ print bila telah selesai

2. Bahan dan Alat

a. Komputer b. Printer

c. Kertas HVS A4

3. Hasil yang diharapkan

a. Kecepatan mengetik mencapai 150 epm b. Ketelitian mencapai 95 %

Soal Mengetik Kecepatan

NASKAH MENGETIK KECEPATAN (1)

(4)

NASKAH MENGETIK KECEPATAN (2)

Mengacu kepada ketentuan Pasal 12 UU No. 13 Tahun 2003

tentang ketenagakerjaan, maka setiap organisasi

bertanggungjawab atas peningkatan dan pengembangan

kompetensi pekerjanya melalui pelatihan kerja. Sehubungan

dengan hal tsb, diperlukan pembinaan dan pengembangan

standar kompetensi bidang administrasi perkantoran yang

profesional untuk memenuhi tuntutan industri, masyarakat,

asosiasi, praktisi administrasi profesional yang diakui secara

nasional dan internasional. Dengan disusunnya standar

kompetensi bidang administrasi secara profesional diharapkan

para pelaksana dan penanggungjawab administrasi organisasi

dapat mempergunakannya sebagai acuan stsandar dalam

pengembangan kualitas, kapasitas dan kapabilitasnya sehingga

mampu bersaing secara nasional, regional, dan internasional.

Penyusunan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesoia

(SKKNI) bidang Administrasi Perkantoran berdasarkan

KEP.195/MEN/IV/2007 tentang penetapan standar kompetensi

kerja nasional indonesia sektor jasa perusahaan, sub sektor jasa

lainnya bidang administrasi perkantoran, dikoordinasikan dengan:

kementrian ketenagakerjaan, direktorat bina standarisasi

kompetensi dan pelatihan kerja, , komite Standar Kompetensi

Kerja Nasional Indonesia (SKKNI).

828 (Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)

(5)

TUGAS 2: MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA dan BAHASA INGGRIS

1. Petunjuk Kerja

A. Surat Bahasa Indonesia

Anda diminta untuk membuat surat pesanan, surat dibuat menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (English Corespondence), tanggal surat hari ini, pengirim PT. KHOSIMA JAYA PERKASA, Jl. Raya Serang Km. 24 No.14 Balaraja Tangerang Banten.

 Barang-barang yang dipesan sebagai berikut :

NO NAMA _BARANG MERK BANYAKNYA HARGA JUMLAH

1 Netbook Aple 2 buah Rp 5 000 000 Rp 10. 000 000

2 Laptop Toshiba 3 buah Rp 4 000 000 Rp 12. 000 000

3 Printer Cannon 6 buah Rp 400 000 Rp 2.400 000

4 LCD Toshiba 1 buah Rp 5 000 000 Rp 5. 000 000

 Untuk diperhatikan, diharapkan barang-barang yang dipesan tiba di perusahaan paling lambat 1 minggu setelah pemesanan.

 Pembayaran dilakukan setelah barang diterima

 Alamat yang dituju : Bapak Wijaya Lee toko” Pelangi Elektronik” Jalan Gatot Subroto No. 26 Jakarta Selatan

B. Surat Bahasa Inggris

Pada hari ini pimpinan anda ,meminta anda untuk memuatlah surat balasan lamaran kerja (Surat panggilan interview ) dalam bahasa Inggris yang ditujukan kepada Bapak Zulkarnaen Sry Lokeswara., alamat Jl Merdeka no 5 Tangerang Interview dilaksanakan 14 Februari 2018 di Ruang Meeting perusahaan pukul 10.00 wib.

2. Alat dan Bahan

a. Komputer b. Printer

c. Kertas HVS A4

d. Amplop Persegi Panjang e. Lembar konsep surat

a. Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Block style, dilipat dalam lipatan akordion serta dimasukkan dalam sampul surat,

(6)

TUGAS 3: MENANGANI ARSIP

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan Manajemen Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata Uji : Menangani Surat Masuk dan Keluar

a. Saat ini di meja anda ada 8 surat masuk dan surat keluar b. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan

c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda Tunggal.

d. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map snelhecter dengan menggunakan sistem subjek

a. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar b. Map Snelhecter dengan lembar guide

c. Perforator d. Stapler e. ATK

f. Stempel Agenda

a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi

b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem subjek

PT KHOSIMA JAYA PERKASA

Jl. Raya Serang Km. 24 No. 14 Telp. (021) 7736027 Fax. (021)7736037 Tangerang Banten

(7)

Kepada

Yth. Manager Pemasaran PT. Langgeng Sentosa Furniture Jalan Agung Raya No. 25 Tangerang

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa pada bulan Maret 2018,kami akan mengadakan renovasi ruang pertemuan sekaligus mengganti perabot yang sudah rusak. Untuk itu kami berharap Saudara dapat mengirimkan :

- 40 Kursi Rapat - 8 Set meja rapat - 2 Set meja tamu

Mengenai pembayaran, akan segera kami kirimkan setelah barang tersebut kami terima Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Wahyudi Sri Lokeswara Pimpinan

.

PT KHOSIMA JAYA PERKASA

Jl Raya Serang Km. 24 No. 14 Telp. (021) 7736027 Fax. (021)7736037

Tangerang Banten

(8)

Nomor : 002/SK/II/2018 Kepada

PT. Karya Baja Sentosa Jl. H Juanda No. 16 Cilegon Banten

Dengan Hormat,

Hal : Pengiriman alumunium foil

Bersama ini kami kirimkan 100 kg alumunium foil sesuai Pesanan Bapak yang kami terima minggu lalu ( data terlampir pada faktur pengiriman barang).

Kami harap Bapak dapat menerima dengan senang hati, serta dapat memperlancar proses produksi.

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT KHOSIMA JAYA PERKASA

(9)

SURAT TUGAS Nomor : 003/SK/II/2018

Direktur PT Khosima Jaya Perkasa, dengan ini menugaskan kepada :

Nama : Drs. Irfan Iskandar

Jabatan : Manager Keuangan

Alamat : Perum. Citra Raya Cluster B No.13 Cikupa Tangerang

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi :

Tempat : Batam

Lamanya : 3 hari, terhitung mulai tanggal 3 Februari sd 5 februari 2018 Jenis Tugas : Evaluasi Audit Keuangan cabang perusahaan.

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya

Jakarta, 12 Februari 2018

Dewanata Lee Kosasih Direktur Utama

PT KENCANA MAS

Jl. Mawar Raya No. 341 JAKARTA BARAT

11 Februari 2018

(10)

Kepada

Direktur PT. Khosima Jaya Perkasa Jl. Raya Serang Km. 24 No. 14 Balaraja Tangerang Banten

Hal : Penawaran Komputer Dengan Hormat,

Perkembangan komputer sudah demikian maju,untuk itu kami ingin menawarkan

kepada Saudara komputer terbaru tipe Quadcord , yang dapat dipergunakan bagi keperluan kantor, spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat langsung memeriksa hasil pekerjaan yang dilaksanakan,seperti pada bagian keuangan atau kepegawaian

Komputer dengan merk ACCER ini mempunyai data spesifikasi pentium 4 800 MZ yang telah dilengkapi modem dan hard disk berkapasitas 1500 Megabyte dan dapat

dipergunakan baik secara individual maupun secara jaringan pada suatu kantor

Harga yang kami tawarkan adalah Rp 4 000 000,- sudah termasuk pengiriman barang, dan pelayanan purnajual selama 1 tahun

Kami berharap Saudara tertarik dengan penawaran ini dan masa promosi dari penawaran ini sampai dengan tanggal 28 Februari 2018

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Saylendra Wiraatmadja Manager Pemasaran

PT KHOSIMA JAYA PERKASA

Jl. Raya Serang Km. 24 No. 14 Telp. (021) 5951425 Fax. (021)5951417 Tangerang Banten

(11)

Nomor : 004/SK/II/2018

Kepada

Yth. Direktur PT KRAKATAU STELL Jl. Merdeka No. 45

Cilegon Banten

Dengan Hormat,

Hal : Pemesanan baja dan alumunium

Menyambung pembicaraan kita pada bulan yang lalu maka kami berharap mulai bulan Februari 2018, Saudara sudah dapat mengirimkan Baja Batangan dan Alumunium sebanyak 5 kontainer untuk masing-masingnya.

Kiranya Saudara menerima dengan senang hati, serta dapat mengirimkan pesanan ini tepat waktu.

Atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

PT CIPTA AGUNG PERKASA

Jl. Karang Malang No. 17 JAKARTA SELATAN

(12)

Lampiran :

Perihal : Persahabatan karyawan

Kepada

Direktur PT. Khosima Jaya Perkasa Jl. Raya Serang Km. 24 N0 14 Balaraja Tangerang Banten

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun berdirinya PT Cipta Agung Perkasa tanggal 24 Februari 2018 keluarga besar PT Cipta Agung Perkasa akan merayakan dengan berbagai kegiatan, satu diantaranya adalah olah raga. Untuk memeriahkan kegiatan olah raga dimaksud, kami mengundang karyawan saudara untuk berpartisipasi yang sifatnya persahabatan dengan karyawan kami untuk cabang olah raga volley ball putra..

Kegiatan dimaksud akan diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Minggu, 19 Februari 2018 Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai

Tempat : Aula gedung PT Cipta Agung

Demikian atas perhatiannya, diucapkan terima kasih

Hormat kami

Asri Sigit Rukmana Manager HRD

PT. BANGUN MAKMUR PROPERTI

Jl. Pembangunan No. 11 JAKARTA SELATAN

Nomor : 101/MP/ II/2018 13 Februari 2018

(13)

Perihal : Penawaran Bangunan Rumah

Kepada

Direktur PT. Khosima Jaya Perkasa Jl.Raya Serang Km. 24 No. 14 Balaraja Tangerang Banten

Dengan Hormat,

Sesuai dengan surat permintaan Saudara tanggal 10 Februari 2018 , maka dengan ini kami, menawarkan kredit bangunan rumah karyawan dengan ketentuan umum sebagai berikut :

Harga bangunan : Rp 150. 000

000,-Uang Muka : Rp 14. 000

000,-Angsuran per bulan : Rp 800. 000,- (selama 15 tahun) Angsuran per bulan : Rp 600. 000,- (selama 20 tahun)

Tipe : T 21

Luas tanah : 66 m

Demikian informasi dari kami, dengan senang hati kami akan menjemput karyawan Saudara bila mereka menghendaki melihat lokasinya lebih dahulu.

Hormat kami

Lono Brotodarsono Manager

MITZUBISHI SALES SERVICE

Jl. Citarum Raya No. 100 JAKARTA SELATAN

(14)

Kepada

Direktur PT. Khosima Jaya Perkasa Jalan Raya Serang km 24 Balaraja Tangerang Banten

Hal : Pembayaran Ongkos service

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “PAJERO SPORT “ milik perusahaan Saudara telah selesai.

Total biaya perbaikan seluruhnya Rp 5 000 000,- (lima juta rupiah). Untuk itu kami harap Saudara dapat mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

Indrasswari Prabu Manager

TUGAS 4: MENGELOLA DANA KAS KECIL

(15)

a. Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan anggaran Kas Kecil yang anda kelola

b. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest c. Pada tanggal 2 Januari 2018 saldo kas kecil Rp. 150.000

d. Tanggal 2 Januari 2018 pengisian dana kas kecil dari kasir perusahaan sebesar Rp. 4.650.000

e. Selama periode 1 – 30 Januari 2018 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut :

1. Tanggal 2 Januari membayar langganan harian Kompas sebesar Rp.150.000

2. Tanggal 3 Januari membeli ATK di Toko Buku Prestasi sebesar Rp. 150.000

3. Tanggal 4 Januari membeli snack di Rosse Bakery untuk tamu sebesar Rp. 55.000

4. Tanggal 7 Januari membeli materai 2 lembar @ 6.000

5. Tanggal 9 Januari membayar ongkos taksi Blue Bird sebesar Rp. 100.000 untuk transport ke Bandara Soekarno Hatta

6. Tanggal 11 Januari membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 10 box @ Rp. 25.000

7. Tanggal 15 Januari membayar Internet Berlangganan sebesar Rp. 150.000

8. Tanggal 17 Januari membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas tujuan Batam-Jakarta pp sebesar Rp. 1.994.000

9. Tanggal 21 Januari mengeluarkan biaya untuk fotokopi sebesar Rp. 62.500

10. Tanggal 24 Januari membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp. 150.000

11. Tanggal 25 Januari membayar transport antar dokumen sebesar Rp. 50.000

12. Tanggal 25 Januari membeli tiket KA Parahyangan tujuan Yogjakarta sebesar Rp. 300.000

f. Catatlah transaksi tersebut menggunakan Bukti Penerimaan Kas Kecil dan Bukti Pengeluaran Kas Kecil

g. Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Januari 2018

h. Berapakah dana yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil berikutnya i. Susunlah bukti-bukti tersebut secara terstruktur dan simpan dalam map snelhecter

(16)

b. 1 buah Form Bukti Penerimaan Kas Kecil c. 12 buah Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil d. 1 lembar Form buku Kas Kecil

e. 1 buah map snelhecter f. 2 buah guide

a. Form Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas Kecil terisi dengan lengkap, benar dan rapi

b. Pembukuan kas Kecil dibuat dengan benar dan rapi

c. Bukti-bukti transaksi tersusun dengan lengkap, terstruktur, benar dan rapi

(17)

1. Petunjuk Kerja

a. Komputer telah terhubung dengan jaringan internet sesuai dengan kebutuhan untuk membuka program Web Browser,

b. Anda diminta oleh pimpinan Anda untuk mencari informasi di internet tentang jadwal penerbangan dan harga tiket jurusan Jakarta- Batam berbagai maskakapai di Indonesia.

c. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing kemudian simpan dalam file dokumen dengan nama file nomor ujian anda,

d. Edit dan cetak hasilnya.

2. Alat dan Bahan

a. Komputer yang telah terhubung dengan internet b. Printer

c. Kertas HVS A4

a. Informasi jadwal penerbangan beserta daftar harga tiket pesawat tujuan kota Jakarta-Batam pp yang sangat informatif dan terkini.

b. Informasi di print menggunakan kertas A4 dengan rapi

(18)

Mata Uji : Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon

1. Menerima Panggilan Telepon

a. Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda, dengan tujuan mengundang pimpinan anda makan malam perjamuan bisnis di’ Nelayan Cafe” Alam Sutra Bumi Serpong Damai Tangerang, nanti malam jam 20.00 WIB (hari, tanggal sesuai pelaksanaan Ujian)

b. Siapkan Lembar Pesan Telepon dan alat tulis yang diperlukan 2. Melakukan Panggilan Telepon

a. Anda akan dipanggil oleh penguji untuk melakukan kegiatan menelpon

b. Anda diminta untuk menelpon Bapak Asmasudirja Kepala BAPPEDA Propinsi Daerah Istimewa Yogjakarta untuk mengundang rapat tentang poyek pengembangan Bandara Adisucipto. Rapat diselenggarakan pada hari Rabu tanggal 20 Februari 2018 pukul 10.00 – 12.00 di Hotel Indonesia Jl. Jend. Sudirman No. 100 Jakarta.

a. Telepon

b. Lembar Pesan Telepon c. Block Note

d. Alat tulis

a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang sesuai dengan standar

b. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta c. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi, dan benar

d. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan yang diminta

TUGAS 7 : TUGAS PRESENTASI

(19)

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Mata Uji : Presentasi

a. Setelah anda mengerjakan semua tugas yang diberikan, selanjutnya anda akan melakukan kegiatan presentasi. Peserta Ujian memilih tema sesuai keinginannya, materi disesuaikan dengan Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran. Adapun contoh tema dari presentasi adalah :

a. Penanganan Surat masuk b. Penanganan Surat keluar

c. Pengelolaan arsip dengan buku agenda tunggal c. Menerima Tamu

d. Persiapan Rapat e. Notula Rapat

f. Komunikasi Melalui Telepon g. Perjalanan Dinas Pimpinan

h. Tata Cara membuat surat yang baik

i. Pembuatan Surat Bahasa Inggris (English Corespondensi) j. Bagaimana penampilan yang baik

k. Dsb.

b. Waktu untuk presentasi adalah kurang lebih 10 menit setiap peserta uji

c. Peserta uji harus membuat materi presentasi dengan menggunakan power point, min 6 slide

a. Komputer b. LCD c. Flash Disk

Presentasi dapat dilakukan dengan baik dan menarik, penguasaan materi, penggunaan bahasa, penampilan, pembuatan slide, etika dan tata cara presentasi dapat dilakukan dengan baik.

SELAMAT dan SUKSES

LEMBAR KONSEP SURAT

Nomor : Lampiran : Hal :

(20)

Disusun Oleh ...Tanggal...Paraf... Diketik Oleh ...Tanggal...Paraf... Dikirim Oleh ...Tanggal...Paraf... Keterangan...

BUKU AGENDA TUNGGAL

Nomor Urut

Tanggal M/K Surat Dari/Kepada Isi

Ringkas

(21)

(22)

Lembar Pesan Telepon (LPT)

WHILE YOU WERE OUT

Time :

Date :

To :

Mr/Ms/Mrs :

Of :

Phone No. :

Telephoned Please call

Will Call Back Wants to see you l

Returned Your Call

Message :

Received by :

(23)

LEMBAR PESAN TELEPHONE / TAMU

AKAN MENELPON :

………. MINTA DITLP.

DITERIMA OLEH : ………..

(24)

BPKK No. :

PKK NO. :

Tanggal :

Diterima menurut PPKK : Rp.

Dikeluarkan : Rp.

Tgl PPKK No.Ref Keterangan

Disetujui oleh, Dibuat oleh

Pemegang kas kecil,

( ) ( )

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

BPKK No. :

PKK NO. :

Tanggal :

Dikeluarkan : Rp.

Pemegang kas kecil,

( ) ( )

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

BPKK No. :

PKK NO. :

Tanggal :

Dikeluarkan : Rp.

Pemegang kas kecil,

( ) ( )

(25)

... ... ...

Tanggal No. Bukti Keterangan Penerimaan Pengeluaran

Akun Yang Didebet

Konsumai Transport ATK Abunemen Iklan Abunemen ListrikLain-lain

011 012 013 014 015 016

Jumlah

Mengetahui Yang Membuat

Pimpinan Perusahaan Bagian Kas Kecil