Sistem e-gov Kementerian PP dan PA

(1)

Sistem e-Gov – Kementerian PP dan PA

Petunjuk Pengguna

Sistem e-Gov

Sistem e-Gov Kementerian PP&PA adalah suatu sistem komputer berbasis web yang dimaksudkan untuk peningkatan effektifitas lingkungan kerja Kementerian PP&PA, dimana data tersimpan secara online, update berlangsung cepat, dan pengolahan data menjadi informasi bisa berlangsung sambil jalan dan lebih mencapai sasaran.

Selain untuk membantu percepatan dan otomasi proses kerja, ada sejumlah fitur yang bermanfaat untuk meningkatkan interaksi sosial antar pegawai di lingkungan Kementerian PP&PA. Keakraban antar pegawai bisa meningkatkan efektifitas dan semangat kerja.

Sistem aplikasi ini berbasis web, bisa diakses dari mana saja melalui jaringan intranet Kementerian PP&PA, atau pun melalui jaringan internet, bisa dari kantor ataupun dari rumah.

Ganti Password

Password sebaiknya segera diganti setelah mendapat user-id, dan dilakukan lagi secara berkala untuk mengurangi kemungkinan penyalah gunaan oleh oranglain yang tidak bertanggung jawab. Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Simpeg’ > ‘Biodata’ > ‘Password’ Isi kotak isian ‘Password baru’, masukkan ulang di kotak ‘Ketik Ulang Password Baru’

Lalu Klik tombol ‘Simpan’.

I. Sistem Kepegawaian

Adalah database kepegawaian yang menyimpan semua data yang berhubungan dengan pegawai dan struktur organisasi Kementerian, pemutakhiran data dilakukan online.

Diantara data yang terakomodasi adalah :

Biodata pegawai, pasangan, anak, saudara, orang tua. Data kepegawaian, unit-kerja, pangkat, jabatan, gaji pokok,

cuti, dp3, SPPD, absensi, pendidikan, penghargaan, prestasi, hukuman.

(2)

Bergantung tingkat kerahasiaan, pemasukan data ada 3 cara : 1. Dilakukan secara mandiri oleh masing-masing pegawai,

seperti data alamat, dll.

2. Dilakukan oleh pegawai, kemudian divalidasi oleh bagian tata-usaha, ataupun bagian kepegawaian.

Contoh : data cuti.

3. Hanya dilakukan oleh biro kepegawaian. Misalnya data kenaikan gaji, dll.

Petunjuk akses : Statistik data kepegawaian

‘Aplikasi Umum’ > ‘Simpeg’

Biodata ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’.

Keluarga ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’ > ‘Keluarga’

Pendidikan ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’ > ‘Pendidikan’

Pangkat ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’ > ‘Pangkat’

Jabatan ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’ > ‘Jabatan’

Lain-lain ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’ > ‘Lain-lain’

DRH ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Biodata’ > ‘DRH’

Edit Data Peg ‘Admin’ > ‘Simpeg’ >’Edit Data Pegawai’

Validasi ‘Admin’ > ‘Simpeg’ >’Validasi’

Unit Kerja ‘Admin’ > ‘Simpeg’ >’Unit Kerja’

Administrasi ‘Admin’ > ‘Simpeg’ >’Administrasi’

Lain-lain ‘Admin’ > ‘Simpeg’ >’Lain-lain’

DP3 ‘Admin’ > ‘Simpeg’ >’Administrasi’ > ‘DP3’

II. Absensi online

Modul Absensi online mengintegrasi sistem absensi yang memakai perangkat finger-print dengan database kepegawaian, sehingga status kehadiran seorang pegawai bisa tercatat dengan baik, dan informasinya bisa dimanfaatkan secara maksimal, misalnya informasi kehadiran dikantor, statistik, penilaian disiplin kerja, penghitungan jatah uang makan, dll.

Petunjuk akses :

Absensi online ‘Aplikasi Umum’ > ‘Absensi Online’

Formulir absensi

(3)

III. DP3 online

Modul ini menyimpan data penilaian DP3 pegawai, baik tahun

penilaian terakhir maupun yang sudah lama. Dengan adanya modul ini, seorang atasan bisa mendapatkan data DP3 pegawai kapan saja dan dari mana saja.

Petunjuk akses : (khusus administrator)

Update DP3 ‘Admin’ > ‘Simpeg’

Pilih tab ‘Administrasi’ > ‘DP3’ Klik link ‘Input DP3 baru’

Lihat data DP3 Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Simpeg’ > ‘Biodata’ Klik tab ‘Lain-lain’

Klik sub-tab ‘Nilai DP3’

IV. Cuti online

Modul Cuti online digunakan untuk penyimpanan data cuti pegawai. Pegawai yang bersangkutan bisa mengajukan usulan cuti, kemudian atasannya akan memberikan pertimbangan apakah bisa diizinkan atau tidak. Cuti yang sudah disetujui akan tersimpan sebagai data riwayat cuti, dan sekalian membetulkan status absensi menjadi ‘C’ cuti.

Petunjuk akses :

Pengajuan Cuti Menu ‘e-Formulir’ > ‘Pengajuan Cuti’

Menyetujui Cuti

Menu ‘Admin’ > ‘Cuti’

Klik link ‘menyetujui’ di kolom ‘Action’

Menangguhkan cuti

Klik link ‘menangguhkan’ di kolom ‘Action’

Mencetak usulan cuti

(4)

V. SPPD online

Modul SPPD online digunakan untuk pengajuan permohonan SPPD. SPPD yang sudah diproses akan mengupdate status absensi

menjadi ‘P’ perjalanan dinas. Juga modul ini akan memberikan informasi apakah pegawai yang bersangkutan sudah membuat laporan perjalanan dinas atau belum.

Petunjuk akses :

Input SPPD Menu ‘Admin’ > ‘Penerbitan SPPD’ Klik link ‘buat SPPD baru’

Untuk cetak dokumen klik link yang sesuai di kolom ‘cetak’ pada baris SPPD yang diperlukan.

Input sumber dana

Menu ‘Admin’ > ‘Penerbitan SPPD’ Pilih tab ‘Sumber dana’

Klik link ‘input sumber dana baru’ untuk menambahkan.

Klik link yang sesuai di kolom ‘cetak’ untuk mencetak

Input surat tugas

Menu ‘Admin’ > ‘Penerbitan SPPD’ Pilih tab ‘Surat Tugas’

Klik link ‘input surat tugas baru’ untuk menambahkan.

Klik link yang sesuai di kolom ‘cetak’ untuk mencetak

Setting Menu ‘Admin’ > ‘Penerbitan SPPD’ Pilih tab ‘Setting’

Monitoring Laporan

Menu ‘Admin’ > ‘Penerbitan SPPD’ Pilih tab ‘Monitoring Laporan’ Pilih pegawai

Kalau mau lihat laporan, klik ‘lihat arsip’

Unggah laporan

Menu ‘Admin’ > ‘Penerbitan SPPD’ Pilih tab ‘Monitoring Laporan’ Pilih pegawai

Kalau mau lihat laporan, klik ‘lihat arsip’

(5)

VI. File Library

Modul file library adalah suatu fasilitas untuk sharing file sesama pegawai. Tergantung tujuannya, file yang diunggah ke File Library bisa berisi hal-hal yang ringan, atau juga bisa dimanfaatkan untuk ‘Knowledge Management’, dimana file-file akan berisi petunjuk pelaksaan suatu tugas, pengalaman menangani suatu masalah, perkembangan teknologi baru, dll.

Petunjuk akses : Akses aplikasi Library

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘File Library’

Buat Folder Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘File Library’ Mlik link ‘Buat Folder Baru

’

Unggah file Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘File Library’ Pilih folder

Klik link ‘upload file’ (di kanan atas kotak ‘Files’

VII. Perpustakaan

Modul perpustakaan online bisa digunakan untuk mengelola suatu unit perpustakaan dan informasi mengenai keberadaan buku bisa diakses secara online.

Petunjuk akses : Akses aplikasi Perpustakaan

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’

Pilih lokasi perpustakaan

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Lokasi Perpustakaan’

Klik ‘Nama perpustakaan’

Mencari Buku Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Cari Buku’

Pilih mode pencarian, ‘Judul Buku’ atau lainnya. Ketik kata-kata yang dicari, lalu klik tombol ‘Tampilkan’

Lihat Katalog Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Katalog’

Klik huruf awal judul buku.

Lihat frekuensi peminjaman

(6)

Pilih ‘Bulan’ dan ‘Tahun’ Klik tombol ‘Tampilkan’

Informasi Umum

‘Informasi Umum’

Daftar Tamu Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Daftar Tamu’

Pilih ‘Bulan’ dan ‘Tahun’ Klik tombol ‘Simpan’

Administrasi Perpustakaan

‘Admin’ Daftar

Pinjaman

‘Admin’ > ‘Daftar Pinjaman’

Sirkulasi buku Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Admin’ > ‘Sirkulasi’

Ketik potongan nama anggota, klik tombol ‘Tampilkan’

Klik nama anggota.

Catat Pengembalian buku :

Klik judul buku yang sedang dipinjam. Isi kotak isian tanggal kembali.

Klik tombol ‘Simpan’ Lihat riwayat peminjaman : Klik tab ‘Riwayat Peminjaman’ Catat peminjaman baru :

Klik link ‘Catat Peminjaman Baru’

Ketik potongan judul buku, klik ‘Tampilkan’ Klik judul buku yang dipilih.

Klik tombol ‘Simpan’.

Koleksi Buku Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Admin’ > ‘Koleksi Buku’

Klik link ‘Daftar Buku’ Lihat detil informasi buku : Klik judul buku.

Update data buku :

Revisi data buku, pilih image, atau pilih file untuk di unggah.

Klik tombol ‘Simpan’. Input buku baru :

(7)

‘Admin’ > ‘Koleksi Buku’

Klik link ‘Input buku baru’

Isi data-data buku, cari image/foto buku, cari file untuk di unggah untuk e-book.

Anggota Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Admin’ > ‘Anggota’

Daftar Anggota :

Klik link ‘Daftar Anggota’ Lihat detil data anggota : Klik nama anggota. Update data anggota :

Revisi data anggota, lalu klik tombol ‘Simpan’ Input anggota baru :

Klik link ‘Input Anggota baru’

Isi kotak isian detil data, klik tombol ‘Simpan’

Rekapitulasi Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

Klik link ‘Rekapitulasi’ Historis :

Klik tab ‘Historis’

Pilih bulan dan tahun, klik tombol ‘Tampilkan’ Frekuansi peminjaman :

Klik tab ‘Frekuensi Peminjaman’

Pilih bulan dan tahun, klik tombol ‘Tampilkan’ Per jenis dokumen :

Klik tab ‘Per jenis dokumen’

Cetak stiker kode panggil

‘Admin’ > ‘Kode Panggil’

Pilih buku. Klik link ‘Cetak’

Cetak barcode Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

‘Admin’ > ‘Barcode’

Pilih buku. Klik link ‘Cetak’

Kodifikasi Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Perpustakaan’ >

(8)

Jenis dokumen :

Klik link ‘Jenis dokumen’

Klik link ‘Input jenis dokumen baru’ Masukkan kode dan deskripsi di kotak isian. Klik tombol ‘Simpan’

Media dokumen :

Klik link ‘Media dokumen’

Klik link ‘Input media dokumen baru’ Masukkan kode dan deskripsi di kotak isian. Klik tombol ‘Simpan’

Jenis Anggota :

Klik link ‘Jenis Anggota’

Klik link ‘Input jenis anggota baru’

Masukkan kode dan deskripsi di kotak isian. Klik tombol ‘Simpan’

VIII. Berita Internal

Modul Berita Internal digunakan untuk sharing berita antar

pegawai, bisa berita formal Kementerian PP&PA, ataupun berita dari dan untuk pegawai.

Berita terbaru akan ditampilkan pada halaman depan aplikasi e-Office.

Petunjuk akses :

Berita Internal Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Berita Internal’

Input berita baru

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Berita Internal’ >

‘Input Berita Baru’

Masukkan berita di kotak isian. Klik tombol ‘Simpan’

Beri komentar Klik judul berita.

Tulis tanggapan, masukkan password. Klik tombol ‘Simpan’.

(9)

IX. Forum Diskusi

Modul Forum Diskusi digunakan untuk saling memberikan pendapat mengenai suatu topik.

Petunjuk akses : Forum Diskusi (topik terakhir)

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Forum Diskusi’

Lihat topik di suatu room

> klik room yang dipilih Buka suatu

topik

> klik room yang dipilih > klik topik yang dipilih Buat topik baru Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Forum Diskusi’

> klik room yang dipilih > ‘Input topik baru’

X. Mailing List

Modul Mailing List (Milis) digunakan untuk sharing pendapat dan komentar sesama anggota suatu Milis. Anggota suatu milis biasanya terdiri dari orang-orang yang mempunyai minat/interest yang

sama.

Petunjuk akses :

Mailing List Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Mailing List’

Buat Milis baru Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Mailing List’

> ‘Buat Milis Baru’ Status

Keanggotaan

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Mailing List’

> ‘_{Keanggotaan’}

XI. Album Foto

Modul Album Foto digunakan untuk sharing foto antar pegawai, apakah itu foto-foto kegiatan Kementerian PP&PA ataupun foto-foto lainnya.

Petunjuk akses :

Album Foto Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Album Foto’

Buat Album Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Album Foto’

> ‘Upload Foto’ > ‘Buat Album Baru’ Unggah Foto Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Album Foto’

(10)

> Klik nama album > ‘Upload Foto’ Tampilkan Foto Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Album Foto’

> Klik nama album > klik foto Beri komentar Klik foto.

Tulis tanggapan. Klik tombol ‘Simpan’.

XII. e-Pesan

Modul e-Pesan digunakan untuk berkirim pesan kepada sesama pegawai dengan cara mudah, tidak perlu mengingat userid lain, tapi cukup menggunakan NIP saja.

Bisa membuat grup alamat pengiriman, dan terintegrasi dengan Milis, dimana entry baru di milis akan diterima melalui e-pesan. Petunjuk akses :

e-Pesan (Pesan Masuk)

Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

Kirim pesan Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

> ‘Kirim Pesan’

Status Kirim Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

> ‘Status Kirim’

Kirim ke Milis Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

> ‘Mailing List’ > ‘Kirim Pesan’ Buat Grup

address

> ‘Group List’ Kirim ke

semua staf

> ‘Kirim ke seluruh staf’ Buat Folder

Baru

> ‘Buat Folder Baru’

Membuat Filter Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

> ‘Filter’

Search Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

> ‘Search’

Setting no HP Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘e-Pesan’

(11)

XIII. Agenda online

Agenda online digunakan untuk membuat jadwal Acara agar informasi kegiatan tersebut diketahui oleh umum (seluruh pegawai).

Melihat jadwal Acara

Menu ‘Aplikasi Umum’ > ‘Acara’’

Klik tanggal yang diinginkan pada tampilan kalender di kiri atas.

Tambah Acara baru

Menu ‘Admin’ > ‘Acara’ Klik link ‘Input acara baru’ Isi semua kotak isian.

Klik tombol ‘Simpan’

XIV. Agenda Pegawai online

Modul Agenda Pegawai Online digunakan untuk program kegiatan pribadi pegawai. Dengan adanya agenda kegiatan pribadi maka pihak-pihak yang berkepentingan seperti rekan sekerja ataupun atasan bisa mengetahui kesibukan seseorang. Kegiatan yang masuk ke agenda ini akan tercatat dengan aman, maka bisa digunakan untuk membuat laporan.

Petunjuk akses : Agenda

pegawai online

Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Agenda Kegiatan’

Input agenda pribadi

Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Agenda Kegiatan’ Klik link ‘Input kegiatan baru’

Masukkan data kegiatan di kotak-kotak isian, Klik tombol ‘Simpan’

Sharing agenda

Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Agenda Kegiatan’ Klik link ‘Sharing’

Pilih pegawai, tentukan level. Klik tombol ‘Simpan’.

Lihat agenda lain

Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Agenda Kegiatan’ > ‘Lihat agenda lain’

(12)

XV. Polling

Modul Polling digunakan untuk menjajagi pendapat para pegawai mengenai suatu issue, masalah, atau pilihan. Bisa digunakan untuk mengetahui kecenderungan umum.

Polling yang sedang aktif akan muncul di kiri bawah halaman depan aplikasi e_Office, anda bisa langsung berpartisipasi.

Petunjuk akses :

Polling Menu ‘Admin’ > ‘Polling’

Input polling baru

Menu ‘Admin’ > ‘Polling’ Klik link ‘Input polling baru’ Masukkan data ke kotak isian. Klik tombol ‘Simpan’

Ikut polling Tentukan pilihan pada kotak ‘Polling’ pada halaman ‘Home’

Klik tombol ‘Simpan’ .

XVI. Ulang Tahun

Modul ulang tahun otomatis mengambil data dari database

kepegawaian, kemudian mengumumkan siapa saja yang berulang tahun. Pegawai lain bisa mengirimkan ucapan selamat, dan yang berulang tahun bisa membalas ucapan tersebut.

Kalau ada yang berulang tahun hari ini, maka anda bisa langsung memberikan ucapan selamat dengan meng klik nama orang yang muncul di box ulang tahun di kiri bawah halaman depan.

Petunjuk akses :

Lihat yg ulang tahun

Pada halaman ‘Home’, lihat box ‘Yang Berulang

Tahun ’ > klik nama yang dipilih Ucapan

selamat

Pada halaman ‘Home’, lihat box ‘Yang Berulang

Tahun ’ > klik nama yang dipilih

Tuliskan ucapan selamat. Klik tombol ‘Simpan’

(13)

XVII. SMS Alert

Modul SMS alert digunakan untuk mengirim warning / alert / peringatan kepada seorang pegawai melalui SMS di handphone. Peringatan apa saja yang akan dikirim bisa diset apakah

penyampaian intrafax, atau validasi cuti atau data kepegawaian, atau keluhan / laporan problem.

Patunjuk akses : SMS Alert

setting

Menu ‘Aplikasi Pribadi’ > ‘Setting’ Isi kotak isian ‘Nomor HP’

Pilih setting ‘SMS notifikasi e-Pesan’ Pilih setting ‘SMS notifikasi Tidak Masuk’ Klik tombol ‘Simpan’

SMS Broadcast Menu ‘Admin’ > ‘SMS Broadcast’ Create grup alamat SMS broadcast : Klik link ‘Input grup baru’

Isi kotak nama grup, klik tombol ‘Simpan’ Isi kotak nama dan nomor HP

klik tombol ‘Simpan’

Tambahkan nama kalau masih ada Kirim SMS :

Menu ‘Admin’ > ‘SMS Broadcast’

Klik link ‘kirim SMS>>’ sesuai dengan grup yang dipilih.

XVIII. Intrafax

Intrafax dimaksudkan sebagai alat pengganti mesin fax untuk internal Kementerian PP&PA. Fitur ini terutama bermanfaat penting untuk lingkungan kantor yang banyak cabang / kantor daerah. Biasanya pengiriman fax akan terkendala oleh gangguan jaringan telepon, mesin fax rusak, atau kertas habis, dll.

Dengan modul Intrafax, masalah-masalah tersebut akan bisa

teratasi. Dokumen di scan dan diunggah, lalu sepenerima akan bisa mengunduh dokumen yang diperlukan itu ditempat tujuan.

Petunjuk akses :

(14)

Kirim dokumen Menu ‘Tata Naskah Dinas’ > ‘Intrafax’ Pilih tab ‘Kirim dokumen’

Klik link ‘Kirim Dokumen’

Lengkapi kotak isian ‘Nomor Surat’, ‘Tanggal Surat’, ‘Perihal’

Pilih ‘Status’ kiriman fax

Tentukan file yang akan dikirim Pilih tujuan pengiriman fax Klik tombol ‘Simpan’

Unduh dokumen

Menu ‘Tata Naskah Dinas’ > ‘Intrafax’

XIX. Tata Naskah Dinas online.

Tata Naskah Dinas online adalah modul untuk tata persuratan, dimana kita bisa mencatat surat masuk atau surat keluar, mencatat ke siapa surat diteruskan, disposisi, dll.

Dengan demikian surat bisa ditemukan dengan mudah, dimana beradanya surat sekarang, dan apa disposisi dari atasan.

Petunjuk akses :

Menu ‘Tata Naskah Dinas’ > ‘Agenda Surat Masuk’ ‘Tata Naskah Dinas’ > ‘Arsip Pribadi’.

Tata Naskah Dinas

Menu ‘Tata Naskah Dinas’ > ‘Agenda Surat

Masuk’

‘Tata Naskah Dinas’ > ‘Arsip Pribadi’

XX. Diklat Online

Modul Diklat online bisa digunakan untuk mengelola program pelatihan internal. Administrator bisa mendaftarkan rencana

program pelatihan, sehingga para pegawai bisa mengetahui bahwa akan ada suatu program pelatihan dengan deskripsi yang jelas, kapan dan dimana akan diselenggarakan.

Pegawai yang berminat bisa mendaftarkan diri langsung secara online, namun tentu saja usulan pendaftaran ini akan ditelaah dulu oleh atasan dan penyelenggara.

(15)

Komunikasi antara calon peserta dan penyelenggara bisa

berlangsung melalui modul ini, bisa e-Pesan ataupun SMS alert. Setelah pelatihan selesai terlaksana, maka otomatis data pelatihan ini akan masuk ke riwayat pendidikan para peserta.

Petunjuk akses :

Daftar diklat Menu ‘e-Formulir’ > ‘Registrasi Diklat’

Atau ‘Home’ , lalu klik nama pelatihan yang muncul di daftar diklat.

Klik link ‘Daftar>>’ di kolom terakhir sesuai dengan pelatihan

Kllik checkmark ‘Ya saya ingin mengikuti diklat ini’ Klik tombol ‘Simpan’

Umumkan diklat

Menu ‘Admin’ > ‘Registrasi Diklat’ Klik link ‘Input Diklat baru’

Isi kotak-kotak isian. Klik tombol ‘Simpan’.

XXI. Penggunaan Ruangan

Modul Penggunaan Ruangan digunakan untuk mengelola reservasi Ruang Rapat.

Administrator berfungsi mendaftarkan Ruangan yang akan di kelola. Ada dua macam ruangan, ruang rapat biasa atau ruang rapat VIP. Untuk ruang rapat biasa, reservasi akan jadi final setelah divalidasi oleh admin atau pejabat eselon III yang bersangkutan. Sedangkan ruang rapat VIP hanya bisa difinalkan oleh admin yang

bersangkutan. Petunjuk akses : Registrasi

Ruang Rapat

Menu ‘Admin’ > ‘Penggunaan Ruangan’ Pilih tab ‘Daftar Ruangan’

Klik link ‘Input ruangan baru’

Lengkapi kotak isian ‘Nama Ruangan’ dan ‘Lokasi’ Pilih jenis ruangan

Reservasi Ruangan

Menu ‘e-Formulir’ > ‘Pesan Ruangan’ Pilih tanggal lalu klik tombol ‘Tampilkan’

Klik link ‘Pesan’ pada jam yang tersedia untuk rungan yang diinginkan.

(16)

Validasi Menu ‘Admin’ > ‘Penggunaan Ruangan’ Klik ‘Nama Acara’ yang akan divalidasi Klik radio button ‘Validasi?’

XXII. Sticky

Modul Sticky digunakan untuk menampilkan suatu informasi di halaman depan aplikasi e-Gov. Fungsi ini hanya bisa dipakai oleh administrator.

Pesan sticky yang sudah diset akan muncul di Home page sebelum habis tanggal expire nya.

Petunjuk akses :

Sticky Menu ‘Admin’ > ‘Sticky’ Klik link ‘Input Sticky baru’

Isikan ‘judul’, ‘isi’, dan ‘tanggal expire’. Klik tombol ‘Simpan’

XXIII. Keluhan

Modul Keluhan digunakan untuk menyampaikan keluhan pengguna aplikasi e-Gov kepada administrator dan administrator

menggunakan info ini untuk menyelesaikan masalah, kemudian memberikan tanggapan kepada yang bersangkutan.

Tanggapan-tanggapan atas semua keluhan akan tersimpan di database, sehingga bisa dilihat lagi tanggapan apa yang diberikan untuk keluhan sebelumnya. Ini bisa menjadi referensi bagi

administrator yang baru. Fasilitas ini berfungsi sebagai perangkat knowledge management.

Petunjuk akses : Menyampaikan keluhan

Klik link ‘Keluhan e-Gov’ pada box keluhan di kolom kiri home-page

(17)

Pilih jenis aplikasi yang bermasalah Tulis uraian pada kotak isian ‘Keluhan’ Klik tombol ‘Simpan’

Melihat status tanggapan

Klik link ‘Keluhan e-Gov’ pada box keluhan di kolom kiri home-page

Menu ‘Status Tanggapan’

Klik link ‘Lihat>>’ pada keluhan yang sudah ditanggapi.

Memberikan tanggapan

Menu ‘Admin’ > ‘Keluhan’

Pilih aplikasi sesuai dengan tugas admin pada menu box ‘Jenis Aplikasi’.

Klik uraian keluhan yang akan ditanggapi. Tuliskan tanggapan dan solusi.

Klik check-mark ‘Jawaban Final?’ kalau tanggapannya final.

Klik check-mark ‘Publish?’ kalau sudah siap untuk di publish.

Melihat masalah dan tanggapan yang lalu

Klik aplikasi yang sesuai pada menu-box ‘Knowedge

Management’

Pilih keluhan dari daftar, untuk melihat tanggapan dan silusi.

Menambah admin baru

Menu ‘Set Admin’ di menu ‘Jenis Aplikasi’ Pilih pegawai calon admin.

Pilih aplikasi.