commit to user
Laporan Kuliah Kerja Pusdokinfo
PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
Grantino One Pradhika
D1809028
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FALKUTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
MOTTO
“
Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakkan pedangnya ke pundak lawan,tetapi pahlawan sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya dikala ia marah.”
[Nabi Muhammad SAW]
“Kemenangan yang seindah–indahnya dan sesukar–sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.”
[Ibu Kartini]
“Sukses tidak diukur dari posisi yang seseorang raih, melainkan dari seberapa berhasilkah seseorang itu menghadapi kesulitan-kesulitan untuk mencapai kesuksesan.”
commit to user
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini untuk :
Ø Sutardi dan Nurwahyudiyati, kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberi kasih
sayang dan doa yang tak pernah putus
Ø Rahma dan Kevin, adikku tersayang
Ø Nia, seseorang yang selalu menemani dan memberiku semangat dalam menyelesaikan
Tugas Akhir
Ø Sahabat-sahabatku yang selalu ada disaat aku membutuhkan kalian (adit, aji, petra, ipul,
agus, rosyid)
Ø Teman-temanku D3 Perpustakaan Angkatan 2009
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan
segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas
waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis
menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini
tidak dapat terselesaikan.
Atas tersusunnya Tugas Akhir ini penulis mengucapkan kepada yang terhormat :
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis
mengerjakan Tugas Akhir.
2. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.
3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. Ketua Program Diploma III Perpustakaan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si. penguji Tugas Akhir.
6. Ibu Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Pimpinan Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis
untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta.
7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
commit to user
8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak
memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis.
9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan
kritik yang membangun sangat penulis harapkan.
Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan
menjadi amal kebaikan yang tiada putus–putusnya dan semoga Tugas Akhir ini
dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Surakarta, 5 Juni 2012
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... v
MOTTO ... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR... viii
DAFTAR ISI... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR BAGAN ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
ABSTRAK ... xvii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
commit to user
1.4 Pelaksanaan ... 5
1.5 Metode Penugumpulan Data ... 5
BAB II. LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan ... 7
2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan ... 8
2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan ... 11
2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan ... 12
2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan ... 14
2.6 Pengertian Software Koha ... 15
BAB III . GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA ... 18
commit to user
4.2 Fitur-Fitur yang dimiliki oleh Software Koha ... 63
4.3 Hambatan-Hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha ... 80
4.4 Cara Mengatasi Hambatan-Hambatan yang dialami dalam Proses Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ... 83
BAB V PENUTUP ... 87
5.1 Kesimpulan ... 87
5.2 Saran ... 88
DAFTAR PUSTAKA ... 89
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 ... 34
Tabel 3.2 Data Karyawan yang Berijazah Perpustakaan ... 35
Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Perpustakaan UMS... 39
Tabel 3.4 Daftar Inventaris Buku dan Non Buku ... 46
commit to user
DAFTAR BAGAN
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Tampilan Koha Sebelum Log in ... 63
Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in ... 64
Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama ... 64
Gambar 4.4 Tampilan Patrons Management ... 67
Gambar 4.5 Tampilan Circulation ... 69
Gambar 4.6 Tampilan Cataloging ... 70
Gambar 4.7 Tampilan OPAC ... 72
Gambar 4.8 Tampilan OPAC: advance search ... 72
Gambar 4.9 Tampilan Serials ... 73
Gambar 4.10 Tampilan Acquisition ... 74
Gambar 4.11 Tampilan Reports ... 75
Gambar 4.12 Tampilan About Koha ... 76
Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator ... 77
Gambar 4.14 Tampilan Calendar ... 78
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas
Lampiran 2. Laporan Periodik
Lampiran 3. Denah Lantai Dasar
Lampiran 4. Denah Lantai 1
Lampiran 5. Denah lantai 2
Lampiran 6. Denah lantai 3
commit to user
ABSTRAK
Grantino One Pradhika, D1809028, Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012.
Penerapan sistem otomasi di perpustakaan nyatanya sangat membantu kinerja dari pustakawan dalam hal pelayanan kepada pengguna. Untuk mengefisiensikan pelayanan pengguna, Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya.Penulis mengupas alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya, fitur-fitur yang dimiliki oleh Koha, hambatan-hambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi dan pemecahan masalahnya.
Penulisan Tugas Akhir ini, teknik pengumpulan data yang digunakan dengan menggunakan metode observasi yaitu dengan pengamatan, metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab, metode studi pustaka yaitu dengan media cetak dan metode dokumentasi yaitu dengan mengumpulkan data.
Tugas Akhir ini dapat diketahui bahwa alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena terbatasnya dana dan banyak pengembang, Koha juga memiliki fitur yang lengkap, pengembangan software tidak dibatasi, dapat dikolaborasikan dengan software lainnya, serta sistem otomasi Koha juga sudah teruji. Hambatan yang dialami antara lain karena gejala teknis seperti masalah pada server dan listrik serta pada sumber daya manusia yang kurang memiliki pengetahuan tentang Koha, tingkat pendidikan staf yang berbeda-beda.
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Kebutuhan masyarakat akan informasi yang sedang marak di
perbincangkan membuat peran perpustakaan semakin vital bagi kehidupan
infomasi. Dengan berkembangnya Teknologi di jaman modern ini akan
mendorong perpustakaan untuk memodernisasi diri guna mencukupi
kebutuhan informasi para penggunanya. Menurut Sulistyo Basuki dalam
bukunya Periodisasi Perpustakaan (1994:1) menyebutkan bahwa,
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan.
Hadirnya perpustakaan di tengah-tengah masyarakat bukan hanya
untuk sarana menambah pengetahuan maupun wawasan akan tetapi juga
mampu membantu masyarakat dalam mengembangkan teknologi
sederhana yang dapat membantu pemecahan masalah dalam pekerjaan
mereka. Di negara–negara yang sudah mengalami kemajuan di bidang
teknologi dan informasi, informasi yang terdapat di perpustakaan dapat
diakses dimana saja dan kapan saja, tidak menutup kemungkinan dapat
mengakses di rumah, di kantor, di ruang kuliah dan tempat-tempat lainnya.
Secara tidak langsung teknologi telah merubah paradigma tentang
perpustakaan, yang sebelumnya hanya sebagai suatu sarana atau tempat
commit to user
informasi aktual lainya yang secara pasif menunggu pembaca menjadi
sebuah pusat informasi aktual yang secara proaktif berada di mana–mana
dan dapat diakses kapan saja.
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di masa sekarang
ini, perpustakaan sebagai sarana pusat informasi yang aktual harus dapat
mengikuti laju perkembangan arus informasi yang semakin global.
Dengan teknologi, perpustakaan seharusnya mempunyai perencanaan
operasional dalam jangka yang relatif panjang guna meningkatkan akses
dalam pengolahan dan sistem pelayanan kepada para pengguna
perpustakaan dengan seefektif dan seefisien mungkin, cepat, tepat dan
berdayaguna secara optimal ditangan pengguna.
Faktanya peran sebuah perpustakaan di Universitas sangat penting,
karena suatu perpustakaan adalah pusat informasi yang aktual yang sangat
menunjang dalam program pendidikan di lingkungan akademik.
Perpustakaan bisa disebut berkualitas bila suatu perpustakaan itu memiliki
kelengkapan sarana maupun prasarana dan keefektifan dalam pelayanan
jasa yang diberikan oleh perpustakaan.
Penggunaan perangkat lunak (software) di sebuah Perpustakaan
menjadi sangat penting. Dengan diterapkannya perangkat lunak yang
mendukung maka kegiatan dalam perpustakaan akan menjadi cepat dan
efisien, pengguna pun akan merasa puas dalam hal pelayanan. Perangkat
lunak yang mendukung akan membantu proses kinerja di perpustakaan
commit to user
pencarian bahan pustaka. Dengan penggunaan perangkat lunak maka
proses kerja yang terjadi di perpustakaan akan lebih cepat, efektif dan
efisien.
Pada proses pelayanan dan pengolahan data, Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta sudah menerapkan sistem otomasi.
Perangkat lunak yang digunakan Perpustakaan Muhammadiyah Surakarta
adalah KOHA. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis memilih
judul “ PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SURAKARTA “ sebagai Tugas Akhir yang digunakan untuk memenuhi
salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya
(A.Md.) dalam bidang perpustakaan.
1.2. Rumusan Masalah
Dari uraian di atas dapat kita rumuskan sebagai permasalahan berikut :
1.2.1 Apa alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA?
1.2.2 Fitur-fitur apa saja yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis
Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
1.2.3 Apa saja hambatan-hambatan dalam proses penerapan sistem
otomasi berbasis KOHA di perpustakaan Universitas
commit to user
1.2.4 Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami
dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
1.3. Tujuan
Tujuan dari pembahasan Penerapan Sistem Otomasi Berbasis
KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah:
1.3.1 Untuk mengetahui alasan pemilihan sistem otomasi berbasis
KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.2 Untuk mengetahui fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem otomasi
berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta
1.3.3 Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami dalam
penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.4 Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan-hambatan yang
dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di
commit to user
1.4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, mulai
tanggal 13 Februari 2012 sampai 7 April 2012 bertempat di Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Bersamaan dengan Praktek Kerja Lapangan, penulis
mengumpulkan data untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. Metode
Pengumpulan data yang digunakan penulis antara lain:
1.5.1 Metode Observasi
Observasi (Pengamatan) adalah metode pengumpulan data
dimana peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi
sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W.
Gulo,2002:116). Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan
secara langsung secara obyektif terhadap tempat Paktek Kerja
Lapangan dalam hal ini Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta guna mengumpulkan informasi–informasi yang dapat
membantu penulis dalam menulis Tugas Akhir.
1.5.2. Metode Wawancara
Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara
peneliti dan responden (Gulo,2002:119). Penulis melakukan
commit to user
responden guna mencari dan mengumpulkan data–data yang
diperlukan untuk mendukung penulisan Tugas Akhir.
1.5.3. Metode Studi Pustaka
Studi Pustaka adalah cara pengumpulan data yang
digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengumpulan data dan
menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori–
teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur
(Nawawi, 1994:23). Penulis mengumpulkan data dan informasi
dari berbagai sumber dalam berbagai literatur sebagai acuan atau
bagi penulis dalam penulisan Tugas Akhir.
1.5.4. Metode Dokumentasi atau Arsip
Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal
atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar,
majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Suharsini Arikunto
1992:200). Dengan metode dokumentasi atau arsip seperti buku
panduan serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari–hari
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, penulis dapat
memperoleh data tentang gambaran umum Perpustakaan
commit to user
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan
Sebagian besar perpustakaan di Indonesia pada umumnya telah
menggunakan komputer sebagai penunjang kinerjanya. Berikut ini
beberapa pengertian tentang otomasi perpustakaan, antara lain: menurut
Miyarso Dwi Aji dalam jurnalnya yang dikutip dari Harrod (1990:47)
“Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas
rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.”
Sedangkan dalam Concise Oxford Dictionary (1982:59) menjelaskan
bahwa ”Otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara
automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.” Pada
kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier (Clason,1976) “Otomasi dinyatakan
sebagai proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.”
Selanjutnya pengertian Salim (1991:1067) berpendapat, “Otomasi
perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan
peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam kegiatan rutin.”
Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan Indonesia,
Sulistyo Basuki berpendapat, ”Otomasi perpustakaan adalah penerapan
teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari
pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca (Sulistyo
commit to user
Berdasarkan jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (2005:10):
Otomasi perpustakaan adalah penggunaan/pemanfaatan teknologi komputer yang terkait dengan pengelolaan perpustakaan untuk lebih memudahkan, mempercepat, mengefisiensikan pekerjaan
perpustakaan, baik untuk petugasnya maupun untuk
pengguna/pengunjungnya berdasarkan pemahaman teori
dasar/prinsip dasar ilmu perpustakaan.
Sedangkan menurut A. Ridwan Siregar (1988:21):
Otomasi perpustakaan adalah suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengkatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan memiliki beberapa syarat yang saling
mendukung dan saling terkait satu dengan yang lainnya. Yang bila tidak
ada satu syarat saja akan mengganggu kinerja sistem otomasi itu sendiri.
Menurut Wahyu Surpiyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya
Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “sistem otomasi memiliki
beberapa syarat, antara lain: Pengguna (users), Perangkat Keras
(hardware), Perangkat Lunak (software), Jaringan (network), Data,
Panduan Operasional (Manual).” Sedangkan menurut Nur (2007:7),
“sebuah sistem otomasi perpustakaan umumnya terdiri dari tiga bagian:
pangkalan data, pengguna (users), perangkat otomasi (software dan
hardware).
Sistem otomasi setidaknya harus terdapat; pengguna, perangkat
keras, perangkat lunak, jaringan serta data yang akan diinformasikan.
commit to user
kinerjannya. Dari pendapat-pendapat di atas syarat-syarat otomasi
perpustakaan, sebagai berikut:
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem
otomasi perpustakaan (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Dalam
pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan
melalui konsultasi dengan pengguna–penggunanya yang terdiri atas
pustakawan, staf yang selanjutnya bertindak sebagai operator atau
teknisi, serta para anggota perpustakaan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat
menerima dan mengolah suatu data yang ada di perpustakaan menjadi
informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk
menjalankan mesin tersebut (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Perangkat
Keras berfungsi untuk mengumpulkan data–data serta mengubah
data–data ke dalam suatu bentuk yang nantinya akan dapat diproses
oleh komputer. Hardware pada otomasi perpustakaan terdiri dari
komputer, scanner, digital camera dan CD Writer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat Lunak merupakan suatu piranti dari sistem
otomasi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan
perintah-perintah yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu
commit to user
Perangkat keras dan perangkat lunak saling berkaitan satu sama lain,
tanpa adanya perangkat lunak, perangkat keras tidak akan ada
gunanya. Perangkat lunak juga bisa diartikan sebagai metode atau
prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan
permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-user.
Bentuk-bentuk perangkat lunak (software) dalam otomasi perpustakaan seperti
CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui
internet.
4. Jaringan (Network)
Jaringan merupakan sarana penghubung antara komputer satu
dengan komputer yang lain agar menjadi suatu keterkaitan antar
komputer (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Semua komputer yang ada
dipusatkan kepada satu komputer host atau server yang mengatur
semua kinerja dari sistem otomasi. Jaringan juga merupakan piranti
vital dalam menunjang kinerja sistem otomasi perpustakaan.
5. Data
Data bisa disebut bahan baku dari sebuah informasi. Data bisa
berupa alfabet, angka maupun simbol khusus baik dalam bentuk
kertas, elektonik maupun bentuk lainnya yang kemudian diproses oleh
komputer untuk dijadikan sebuah informasi.
6. Manual/Panduan Operasional
Manual/Panduan Operasional bisa disebut juga prosedur atau
commit to user
perangkat keras atau perangkat lunak dengan baik dan benar (Wahyu
Surpiyanto,2008:37). Manual juga bisa diartikan sebagai kunci untuk
kelancaran kinerja suatu sistem otomasi perpustakaan. Dengan
berkembangnya jaringan internet dan perkembangan teknologi
sekarang ini, dapat memudahkan seseorang untuk mencari referensi
tentang panduan operasional suatu sistem. Dengan kata lain seseorang
tidak perlu datang ke perpustakaan untuk mencari buku tentang
panduan operasional, tapi seseorang perlu kejelian untuk mencari
referensi melalui akses internet.
Sejalan dengan terpenuhinya syarat-syarat di atas sistem otomasi
perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka kinerja
deri pustakawan di perpustakaan akan lebih mudah dan cepat. Sebaliknya
bila satu syarat tidak terpenuhi maka sistem otomasi di perpustakaan tidak
akan bisa berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat menghambat
pelayanan di perpustakaan.
2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan
Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam
meningkatkan pelayanan perpustakaan di masa modern saat ini. Penerapan
sistem otomasi perpustakaan memiliki banyak manfaat bagi perpustakaan
itu sendiri. Dengan berkembangnya teknologi informasi nyatanya
membuat perpustakaan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan.
Banyak manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem otomasi
commit to user
kinerja perpustakaan, mempercepat pelayanan di perpustakaan,
mempercepat proses temu balik di perpustakaan, dan memudahkan kinerja
dari pustakawan. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:
37) Sistem otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi
informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
perpustakaan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global
Sedangkan menurut Shopia (1998:17), penggunaan teknologi
komputer di perpustakaan memiliki banyak manfaat, antara lain:
1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval). 2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka. 3. Komunikasi antar perpustakaan
4. Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapat
dipercepat dan diefisienkan dengan penerapan teknologi informasi. Selain
itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk
ditelusuri kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan
waktu lebihnya untuk pengembangan perpustakaan karena pekerjaan yang
sifatnya berulang telah di ambil alih oleh komputer.
2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapannya otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan.
Mempermudah kinerja di perpustakaan, meminimalisir terjadinya
commit to user
meningkatkan ruang lingkup jasa yang ada di perpustakaan. Beberapa
pakar memiliki pendapat tersendiri mengenai tujuan diterapkannya sistem
otomasi di perpustakaan. Menurut M. Toha Mahmun yang diambil dari
Cochrane (1955:31), otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan,
antara lain:
1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan
5. Memperluas jasa perpustakaan
6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan 7. Meningkatkan efisiensi
Sedangkan menurut Harmawan (2009:6-7), tujuan penerapan
sistem otomasi di perpustakaan, antara lain:
1. Mengatasi keterbatasan waktu
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan
6. Meningkatkan layanan
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya
9. Menumbuhkan rasa bangga
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas terbukti bahwa
penerapan sistem otomasi di perpustakaan memiliki banyak tujuan yang
berguna bagi perkembangan perpustakaan di masa teknologi informasi saat
ini. Mengefisiensi waktu, memperingan pekerjaan pustakawan,
menghemat biaya, mempermudah pelayanan merupakan beberapa
commit to user
mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi yang dapat
memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.
2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan
Penerapan sistem otomasi di perpustakaan sangat memperngaruhi
kinerja di perpustakaan. Cakupan otomasi layanan perpustakaan yang
dalam menjalankan layanan dapat di jalankan secara otomatis dengan
menggunakan teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto dan
Ahmad Muhsin dalam bukunya yang berjudul Teknologi Informasi
Perpustakaan (2008:37), “Cakupan otomasi perpustakaan terdiri atas:
usulan koleksi, invetarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan terbitan
berkala, pengelolaan anggota.” Sedangkan menurut Gatot Subroto
(2003:3), “cakupan otomasi terdiri dari: pengadaan koleksi, katalogisasi,
sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala, penyediaan katalog (OPAC),
pengelolaan anggota, statistik (laporan).
Berdasarkan teori di atas terdapat beberapa cakupan dari sistem
otomasi di perpustakaan, antara lain:
1. Usulan koleksi
Cakupan ini pengguna dapat mengusulkan buku-buku yang
diperlukan oleh pengguna agar dapat dibeli oleh perpustakaan
commit to user 2. Inventarisasi
Di cakupan ini penginventarisasian sarana prasarana menjadi
lebih mudah dan efisien karena campur tangan sistem otomasi
perpustakaan.
3. Katalogisasi
Sistem katalogisasi menjadi lebih mudah dan simpel dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi.
4. Sirkulasi
Sistem otomasi perpustakaan sangat berpengaruh dalam kinerja
di bagian sirkulasi. Sistem otomasi yang terintegrasi dapat
mempercepat kinerja dan lebih efisien dalam hal waktu.
5. Pengelolaan penerbitan berkala
Cakupan ini berisikan pengelolaan terbitan berkala seperti
buletin, majalah, dan koran menjadi lebih cepat karena sistem
komputer yang menunjang kinerjanya.
6. Pengelolaan anggota
Pengelolaan anggota perpustakaan lebih efektif dan efisien
waktu bila dibandingkan sebelum diterapkannya sistem otomasi pada
perpustakaan.
2.6 Pengertian Software KOHA
Koha pertama kali dikembangkan oleh Katipo Communications,
mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust New Zealand pada tahun
commit to user
KOHA versi 3 diintegrasikan dengan Zebra Database Engine yang
memungkinkan digunakan pada perpustakaan skala besar.
Saat ini Koha telah digunakan oleh banyak perpustakaan di dunia
dan didukung oleh banyak perusahaan komersi. Tercatat dalam
http://www.librarytechnology.org/ institusi yang menggunakan KOHA
sebanyak 1312. Perusahaan komersial yang mendukung Koha hingga saat
ini antara lain: Anant Corporation, ByWater Solutions, CALYX
information essentials, Catalyst IT Ltd, Puntobiblio, Equinox Software,
Gobierno de España –Ministerio de Cultura, LibLime, Libriotech, LibSoul,
LMP, Nucsoft OSS Labs, OSS Labs, PakistanLibrary Automation Group,
Progilone, Prosentient Systems, PTFS, PTFS Europe, Software.Coop,
Sys-Tech, dan Young Innovations Pvt. Ltd.
Koha adalah ILS (Integrated Library System) sumber terbuka
(open source) yang kaya dengan fitur. Koha menyediakan berbagai sistem
perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sistem pengkatalogan, OPAC,
sirkulasi, maupun pengadaan.
Selain Koha, ada beberapa software perpustakaan yang berbasis
open source atau perangkat lunak yang kode sumbernya disertakan dalam
lisensi yang dapat digunakan, diubah, dikembangkan dan didistribusikan
ulang oleh pengguna. Beberapa softwareopen source itu selain Koha yang
beredar di pasaran dan dapat diunduh secara gratis, antara lain:
commit to user 1. SLiMS, Indonesia
2. PhpMyLibrary, Philippines
3. Evergreen, United States
4. WebLIS, UNESCO & Poland
commit to user
BAB III
GAMBARAN UMUM
PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA
3.1 Sejarah Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri
sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP
Muhammadiyah Surakarta, sebagai cabang dari Universitas
Muhammadiyah Jakarta. Seiring dengan perubahan status IKIP
Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta,
Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti.
Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka
memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas,
dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah
judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian
juga dengan sistem sentralisasi yang telah berubah ke sistem
desentralisasi. Perpustakaan UMS yang dulu hanya satu-satunya
perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan
fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak
memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan
optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu
mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam
commit to user
Menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang
lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang
telah dicapai oleh Perpustakaan UMS. Perhatian yang cukup serius dari
pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola,
mampu mengantarkan Perpustakaan UMS untuk berubah menjadi
perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh
teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan
proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif
dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal.
Sejak dari awal keberadaanya, Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian
kepemimpinan, yakni :
Tahun ... -1989 : Drs. Sujadi
Tahun 1989-1992 : Drs. Bambang Raharjo
Tahun 1992-1994 : Drs. Djoin Sunaryo
Tahun 1994-1997 : Drs. Bambang Setiaji, M.A.
Tahun 1997-1997 : Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.
Tahun 1997-2001 : Drs. Maryadi, M.A.
Tahun 2001-2001 : Drs. Wahyono, Akt., M.A.
Tahun 2001-2006 : Dra. Hj. Anissa Setyawati
Tahun 2006-2008 : Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc.
Tahun 2008-2010 : Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.
commit to user
3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan UMS
3.2.1 Visi
Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang
berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan
pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta
pengembangan ilmu dan nilai-nilai keislaman.
3.2.2 Misi
1. Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan
informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi
sivitas akademika di UMS.
2. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan
informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.
3. Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara
perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di
tingkat nasional, dan internasional.
4. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang
perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya.
3.2.3 Tujuan
1. Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses
informasi yang mendukung proses belajar-mengajar,
penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan
commit to user
2. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas
akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi
informasi.
3. Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di
lingkungan perpustakaan perguruan tinggi muhammadiyah
atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.
4. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi
tentang perkembangan islam, dengan memanfaatkan
kemampuan teknologi informasi.
3.2.4 Fungsi
1. Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan
dan pengajaran.
2. Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian.
3. Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian
pada masyarakat yang berwacana keislaman.
4. Sebagai media rekreasi alternatif bagi civitas akademika
perguruan tinggi.
3.3 Struktur Organisasi
Guna menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta dijalankan oleh seorang kepala
dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 21 orang
commit to user
yang ada terdapat 14 orang yang berstatus sebagai pustakawan. Struktur
organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
selengkapnya sebagai berikut:
Bagan 3.1
Struktur Organisasi Perpustakaan UMS Th 2000 -Sekarang
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan UMS Kepala
commit to user Keterangan :
1. Tugas kepala urusan antara lain :
a. Mengorganisasi seluruh kegiatan pada bagian masing–masing
b.Mengadakan rapat koordinasi pada semua bagian di perpustakaan
c. Membuat laporan kegiatan yang dipertanggungjawabkan di depan
pimpinan
d.Membuat laporan anggaran dan juga laporan pengeluaran
e. Menerima laporan pemasukan keuangan dari setiap bagian
2. Tugas layanan administrasi :
a. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan
b.Memberikan layanan pendaftaran anggota baru perpustakaan
c. Memberikan layanan surat menyurat
d.Menerima penyerahan karya ilmiah
e. Melayani aktivasi kartu anggota perpustakaan
3. Tugas layanan informasi :
a. Memberikan layanan loker
b.Memberikan layanan informasi bagi pengunjung yang
membutuhkan informasi
c. Memberikan layanan pencarian e-journal
d.Pendaftaran duta perpustakaan
4. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan :
a. Mengurus proses pembelian bahan pustaka seperti ; buku, majalah
commit to user
b. Mengumpulkan informasi dan memberikan kepada pimpinan
tentang data–data buku yang ingin dibeli
c. Memproses bahan pustaka seperti, mengklasifikasi, memberi label
buku, memberi cap, memberi pengaman buku serta menginput data
buku ke komputer
d.Membuat laporan per bulan kepada kepala urusan
5. Tugas bagian sirkulasi :
a. Memberikan layanan peminjaman buku
b.Memberikan layanan pengembalian buku
c. Memberikan layanan peminjaman buku kepada dosen
d.Shelving
e. Membuat data statistik peminjam buku dan jumlah buku yang
dipinjam
f. Memperbaiki laporan rutin tiap bulan kepada kepala urusan
6. Tugas bagian ruang skripsi :
a. Memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan yang
berkaitan dengan Skripsi, Tugas Akhir maupun Thesis
b.Memberikan akses kepada pengguna melalui media CD ROM
khusus untuk skripsi berbentuk softcopy
c. Menerima dan mencatat skripsi yang masuk serta memproses ke
commit to user 7. Tugas bagian layanan Audio Visual :
a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan
TI
b.Memberikan layanan TV kabel kepada pengguna perpustakaan
8. Tugas bagian referensi :
a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan
koran, majalah, serta koleksi khusus
b.Mengarsip majalah, surat kabar serta bulettin yang masuk
c. Memproses majalah baru dan buku–buku referensi
d.Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan
e. Shelving
9. Tugas bagian koleksi cadangan :
a. Memberikan layanan koleksi cadangan kepada pengguna
perpustakaan
b.Shelving
c. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan
10.Tugas bagian fotokopi :
a. Memberikan layanan fotokopi kepada pengguna perpustakaan
11.Tugas bagian kasir :
a. Memberikan layanan pembayaran denda keterlambatan
pengembalian buku
commit to user
c. Memberikan layanan pembayaran pembuatan kartu anggota baru
dan denda kartu hilang
3.3.1 Jam Buka Perpustakaan UMS:
1. Senin–Kamis : 07.00–17.30 WIB
2. Jumat : 07.00–17.30 WIB
Istirahat : 11.00–13.00 WIB
3. Sabtu : 08.00–11.30 WIB
Catatan : Setiap sabtu minggu terakhir di setiap bulan,
Perpustakaan UMS tutup untuk kegiatan selvhing.
3.3.2 Tata Tertib Perpustakaan UMS
1. Pengunjung perpustakaan wajib mengenakan pakaian yang
sopan dan bersepatu
2. Pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan:
a. Memakai jaket (pakaian yang sejenisnya)
b. Makan dan merokok didalam ruangan yang ada di
perpustakaan
c. Membuat kegaduhan (keonaran)
d. Menyobek, merusak dan mengotori koleksi bentuk
cetak (buku, majalah, jurnal, koran, skripsi, dan
lain-lain) yang ada dan menjadi milik perpustakaan
commit to user
f. Membawa buku perpustakaan tanpa melalui
prosedur yang ada. Dan apabila dengan sengaja
melakukannya, akan dikenai sanksi
g. Membawa pulang kunci loker. Dan apabila terbukti
melakukannya, akan dikenai sanksi denda sebesar
Rp. 1.000,-/hari. Dan apabila menghilangkannya,
akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 5.000,-.
3. Pengunjung perpustakaan yang membawa handphone,
harap mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada
getar atau menonaktifkannya selama berada di ruang baca
4. Pengunjung perpustakaan diperbolehkan membawa laptop
dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di
perpustakaan
3.3.3 Keanggotaan
Anggota Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta adalah:
1. Civitas Akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta
(Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan) yang masih aktif
didalamnya
2. Masyarakat umum diluar UMS, termasuk alumni UMS
(Non Civitas Akademika UMS)
Cara untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas
commit to user
melakukan aktivasi keanggotaan pada bagian administrasi
Perpustakaan UMS. Sedangkan syarat untuk melakukan aktivasi
adalah:
1. Untuk anggota Civitas Akademika UMS, aktivasi
keanggotaan dilakukan dengan menyerahkan beberapa
persyaratan sebagai berikut:
Mahasiswa
a) Anggota Baru:
· Menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) yang
masih berlaku
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1
lembar (untuk mahasiswi memakai
kerudung/jilbab)
b) Anggota lama (berlaku pada anggota perpustakaan
yang ingin mengganti Kartu anggota
perpustakaan karena hilang/rusak)
· Menunjukan Kartu Mahasiswa (KTM) yang
masih berlaku
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1
lembar (untuk mahasiswi memakai
kerudung/jilbab)
· Membayar biaya administrasi Rp
commit to user
c) Dosen/Karyawan
· Menyerahkan Fotocopy SK sebanyak 1
lembar
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2
lembar
Catatan: Kartu anggota perpustakaan berlaku
selama yang bersangkutan masih berstatus
sebagai mahasiswa, dosen atau karyawan UMS,
dan harus melakukan registrasi (aktivasi ulang)
setiap tahun.
2. Untuk masyarakat umum di luar UMS (non civitas
akademika), aktivasi keanggotaan dapat dilakukan dengan
menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut:
a) Anggota Luar Biasa
Syarat:
· Menyerahkan fotocopy kartu identitas yang
berlaku 1 lembar
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2
lembar
· Biaya administrasi Rp 20.000,- berlaku untuk
commit to user b) Anggota Sekali Kunjung
Syarat:
· Meninggalkan kartu identitas yang masih
berlaku
· Biaya administrasi Rp 5.000,- untuk masa
berkunjung 1 hari selama jam buka
perpustakaan
c) Family Member
Keanggotaan jenis anggota Family Member
adalah suami/istri dan anak dari dosen/karyawan
UMS. Keanggotaan family member menginduk
pada dosen/karyawan yeng bersangkutan. Beban
resiko yang diakibatkan jenis anggota ini (denda,
kerusakan, dll) ditanggung oleh dosen/karyawan
yang bersangkutan. Kartu Family Member ini
berlaku 1 semester.
Syarat:
· Menyerahkan fotokopi KK
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2
commit to user
3.3.4 Kewajiban dan Hak Pemustaka
Kewajiban
1. Berpakaian sopan, bersih, rapi dan menutup aurat (busana
muslimah) untuk yang wanita
2. Tidak berjaket dan sejenisnya, berkaos oblong, bersandal jepit
dan memakai topi di dalam perpustakaan
3. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada
di dalam perpustakaan
4. Memasukkan buku cetak, binder, tas dan jaket ke dalam loker,
dan membawa barang-barang berharga seperti laptop, dompet,
handphone, uang, perhiasan dan sejenisnya. Kehilangan barang
berharga di perpustakaan bukan tanggung jawab perpustakaan
5. Menggunakan seluruh peralatan yang ada di perpustakaan
sesuai dengan fungsi/peruntukannya, dan tidak untuk
kepentingan di luar ketentuan yang ada
6. Menunjukkan identitas yang masih berlaku ketika
menggunakan seluruh fasilitas yang ada di perpustakaan
7. Mengisi daftar hadir dengan cara menscan kartu anggota di
mesin yang tersedia
8. Mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau
commit to user Hak
1. Memperoleh jasa pelayanan perpustakaan berupa akses
pemakaian. Peminjaman, dan penggandaan bahan-bahan
pustaka (memfotokopi)
2. Bertanggung jawab untuk memanfaatkan sarana dan prasarana
Perpustakaan UMS dalam rangka kegiatan akademik dan
ilmiah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Mengajukan usulan-usulan untuk melengkapi koleksi bahan
pustaka
3.4 Sumber Daya Manusia
Kepala : Dr. Moordiningsih, M.Si., Psi.
Wakil Kepala : Dra. Siti Nuzilah
Layanan Administrasi :
1. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)
2. Munawar (Administrasi)
3. Murtini (Administrasi)
Layanan Pengguna :
1. Tri Mulyati (Kaur Layanan Referensi & Layanan Periodikal)
2. Ismarni (Layanan Koleksi Cadangan)
3. Drs. Sugiyanto (Layanan Koleksi Cadangan)
4. Esti Handayani, A.Md (Kaur layanan Sirkulasi)
commit to user
6. Edi Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian)
7. Haryadi (Layanan Fotokopi)
8. Arif Yulianto (Layanan Fotokopi)
9. Cahyana K. Widada, A.Md (Layanan Informasi)
Layanan IT, E-Journal & E-Book :
1. Suyadi (Kaur Layanan IT, E-Journal & E-Book)
2. Yuldarahman (IT)
Layanan Teknis :
1. Gatiningsih (Kaur Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi)
2. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks)
3. Sapta Pujiyanta (Pengolahan Koleksi Periodikal)
4. Kurnia Utami, S.Sos. (Pengadaan Koleksi)
5. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks)
6. Mulyadi (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)
7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)
8. Anshori (Penjilidan)
9. Riyadi (Penjilidan)
Humas, Kesekertariatan & Keuangan :
1. Siti Musyarofah (Kaur Humas, Sekertariat & Keuangan)
2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas & Informasi)
commit to user Tabel 3.1
Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012
NO NAMA PENDIDIKAN TANGGAL
S3 15/12/1974 Pimpinan
26 Arif Yulianto SLTA
commit to user
S-1 Perpus (Sarjana Perpustakaan) = 6 Orang
D-3 Perpus (Diploma Tiga Perpustakaan) = 1 Orang
D-2 Perpus (Diploma Dua Perpustakaan) = 3 Orang
S-1 Non Perpus (Sarjana Non Perpustakaan) = 4 Orang
D-3 Non Perpus (Diploma Tiga Non Perpustakaan) = 4 Orang
SLTA (Sekolah Lanjutan Tingkat Atas) = 10 Orang
Tabel 3.2
Data Karyawan yang berijazah Perpustakaan
commit to user
3.5 Gedung dan Ruang
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang didirikan
tanggal 18 September 1958, terletak di Kampus II di Jalan Ahmad Yani
Tromos Pos 1, Pabelan Surakarta. Sejak bulan Februari Tahun 1994,
perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menempati gedung
baru yang memiliki empat lantai dengan luas kurang lebih 4000 meter
persegi. Gedung dan ruang perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta dibagi sebagai berikut :
Lantai Dasar
1. Gudang Buku
2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
3. Toilet
8. Ruang Pimpinan Perpustakaan
9. Ruang Diskusi
commit to user 11. Ruang baca
12. Mushola
13. Ruang TV
14. Koleksi Skripsi
15. Ruang Internet/Audio Visual
16. Toilet
Lantai 2
1. Ruang Sirkulasi (Pengembalian dan Peminjaman buku)
2. Rak buku
3. Meja baca
4. Katalog Komputer
5. Toilet
Lantai 3
1. Koleksi Referensi
2. Koleksi Alm. Bp. Djasman Al Kindi
3. Koran dan Majalah
4. Koleksi Kitab
5. Meja baca
6. Katalog Komputer
7. Ruang sirkulasi petugas
commit to user 9. Fotokopi
10.Toilet
Untuk lebih jelasnya lihat di lampiran
3.6 Sumber Dana
Dana merupakan suatu unsur yang sangat penting pada suatu
perpustakaan dalam proses pengembangan koleksi ataupun perpustakaan
itu sendiri. Dana yang memadai akan dapat memperngaruhi jumlah koleksi
yang disediakan oleh perpustakaan sehingga mampu untuk menunjang
kurikulum, yang pada akhirnya tujuan dari lembaga induknya yaitu Tri
Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai. Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta setiap tahun mendapat dana kurang lebih
sekitar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) untuk dana
pengembangan koleksi dan keperluan lainnya dari lembaga induknya,
yaitu Universitas Muhammadiyah Surakarta dan sebagian dana dari
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta itu sendiri.
Dana yang diperoleh digunakan antara lain, Dana Operasional, Dana
Pengadaan Buku, Dana Pembuatan Booklet, Peringatan Hari Besar, dan
keperluan lain-lain. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti di karenakan dana
yang turun setiap tahun dan bulannya tidak pasti, tergantung dengan
kebutuhan, apabila terjadi kekurangan dana Perpustakaan UMS dapat
commit to user
Perpustakaan UMS yang Swasta dengan Perpustakan Universitas yang
Negeri proses penambahan dananya berbeda.
3.7 Sarana dan Prasarana
Suatu perpustakaan sangat memerlukan barang atau alat untuk
menunjang layanan di perpustakaan, maka dari itu Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta memiliki beberapa sarana prasarana
yang digunakan sehari–hari guna menunjang aktivitas perpustakaan,
adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3
Daftar Jenis Sarana Prasarana Pepustakaan UMS
NO NAMA BARANG JUMLAH
23 Komputer Katalog Skripsi 14
commit to user
25 Komputer Monitor LCD 17
26 Komputer untuk Internet 20
27 Komputer Server 6
64 Penonaktifan Magnetik 2
65 Pengaktif Magnetik 1
66 Printer 8
67 Rak Besi 2 Sisi 79
commit to user
80 Tabung Pemadam Kebakaran 2
81 Tangga Alumunium 3
Sumber : Arsip data inventaris Perpustakaan UMS di bagian administrasi
3.8 Koleksi Perpustakaan UMS
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta selalu
berkembang dari tahun ke tahun. Hal ini dilakukan semata–mata guna
commit to user
seiring dengan berkembangnya informasi sekarang ini. Berdasarkan
pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta dibagi menjadi dua, yaitu:
3.8.1 Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasi. Berdasarkan
klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
1. Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC
(Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu
pengetahuan ke dalam 10 kelompok besar.
Klas 000 Karya Umum (Penelitian, Perpustakaan &
Informasi, Ilmu Komputer)
Klas 100 Filsafat dan Psikologi Umum
Klas 200 Agama
Klas 300 Ilmu–Ilmu Sosial
Klas 400 Bahasa
Klas 500 Ilmu–Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia,
Biologi)
Klas 600 Ilmu–Ilmu Terapan (Teknologi)
Klas 700 Kesenian Dan Olahraga
Klas 800 Kesusastraan
Klas 900 Sejarah, Geografi dan Biografi
2. Koleksi Islam (Klas 297), menggunakan sistem klasifikasi
commit to user
Klas 297 Agama Islam
Klas 297.1 Al-Qur’an dan ilmu yang berkaitan
Klas 297.2 Hadis dan ilmu yang berkaitan
Klas 297.3 Aqaid dan Ilmu Kalam
Klas 297.4 Fikih
Klas 297.5 Akhlak dan Tasauf
Klas 297.6 Sosial dan Budaya
Klas 297.7 Perkembangan
Klas 297.8 Aliran & Sekte
Klas 297.9 Sejarah Islam & Biografi
3.8.2 Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanan. Berdasarkan
layanan yang ada, koleksi Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi,
yaitu:
1. Koleksi Sirkulasi
Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan
oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam
(dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman.
Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta.
2. Koleksi Referensi
Adalah koleksi buku yang sifatnya referensi/rujukan,
commit to user
koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustkaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta adalah kamus, ensiklopedia,
laporan tahunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak,
bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik,
informasi studi luar negri, dan lain–lain. Koleksi ini
terdapat di lantai 3, hanya bisa dibaca.
3. Koleksi Periodikal
Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya
memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur
dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki
Perpustakaan Universitas Muhammdiyah Surakarta adalah
majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar, dan
terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai
3, dan hanya bisa dibaca di tempat dan difotokopi.
4. Koleksi Cadangan
Adalah koleksi buku teks yang berfungsi sebagai
back-up koleksi buku sirkulasi dan merupakan cadangan
dari seluruh buku teks yang dimiliki Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta. Koleksi cadangan
ini terdapat di lantai 3. Hanya bisa dibaca di tempat dan di
commit to user 5. Koleksi Karya Ilmiah
Adalah koleksi yang merupakan hasil karya sivitas
akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta yang
dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk
mengembangkan penelitian–penelitian ilmiah lainnya.
Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas
akhir dan penelitian–penelitian yang lain. Koleksi ini
terdapat di lantai 1.
6. Koleksi Audio Visual (Multi Media)
Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD,
DVD, VCD dan kaset. Selain koleksi tersebut juga ada TV
kabel yang bisa langsung digunakan oleh pemustaka.
Koleksi ini terdapat di lantai 1.
7. Koleksi Khusus
Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dalam
beberapa hal terkait dengan riwayat (sejarah), penggunanya,
dan kekhasan-kekhasan yang lain dari koleksi tersebut.
Terdapat 2 jenis koleksi yang menjadi bagian dari koleksi
khusus ini, yaitu:
a. Koleksi Kitab Berbahasa Arab
Adalah koleksi buku–buku yang teksnya
berbahasa arab, pengarang dan penerbitnya kebanyakan
commit to user
mempunyai banyak jilid. Koleksi ini terdapat di lantai 3
satu ruangan dengan koleksi cadangan.Untuk yang
junlahnya lebih dari satu, akan diletakkan di lantai 2,
dan menjadi koleksi sirkulasi.
b. Koleksi (Alm) Djazman Al Kindi
Adalah koleksi khusus yang merupakan “hadiah”
dari Bapak Djazman Al Kindi, mantan rektor pertama
Universitas Muhammadiyah Surakarta. Terdapat
berbagai macam jenis koleksi dalam koleksi ini
diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal,
makalah, dan foto–foto tentang kegiatan beliau selama
hidupnya. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan
dengan koleksi referensi.
Tabel 3.4
Daftar invetaris Buku dan Non Buku
NO ITEM TYPE COUNT
4 Buku Bahasa Indonesia 79866
5 Buku Cadangan 37182
commit to user
10 Jurnal Nasional 2798
11 Laporan Penelitian 3
12 Majalah Bahasa Asing 92
13 Majalah Ilmiah 410
14 Majalah Ilmiah Populer 857
15 Majalah Populer 1268
Jumlah 143511
Sumber : Arsip Data Inventaris Buku dan Non Buku Perpustakaan UMS Di Bagian Administrasi
3.9 Layanan
Macam Layanan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta:
3.9.1 Layanan Pemesanan e-Journal dan Informasi
Layanan ini bertugas memberikan layanan yang
berhubungan dengan permintaan akses e-journal, termasuk
didalamnya memberikan petunjuk tentang bagaimana cara
mengakses e-journal tersebut. Selain itu menyampaikan berbagai
informasi tentang seluruh kegiatan yang berkaitan dengan layanan
dan fasilitas yang ada di perpustakaan, merupakan tugas pokok
dari layanan ini.
3.9.2 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi terdapat di lantai 2, melayani kegiatan
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Sistem pelayananya
adalah terbuka (open acces). Peminjaman hanya diberikan untuk
commit to user 1. Peminjaman
a. Ketentuan
Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan
kepada anggota yang memiliki Kartu Anggota
Perpustakaan atas nama sendiri.
2. Prosedur
Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks
adalah sebagai berikut:
a. Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik
sendiri yang masih aktif dan buku yang akan dipinjam
kepada petugas.
b. Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali
yang ada di bagian belakang buku.
3. Batas Pinjam
Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks
dan waktu peminjaman dari masing–masing jenis keanggotaan
yang ada adalah sebagai berikut:
Tabel 3.5
Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS Jenis Anggota Jumlah
commit to user
Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS 2012
Keterangan: * perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu
pinjam.
Catatan: Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain,
apabila dilanggar akan dikenai sanksi peringatan dan
sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan
dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester.
Denda dibawah Rp. 2000,- masih bisa melakukan
commit to user 4. Pengembalian
a. Sanksi
i. Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan
rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll)
maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga
terbaru dari buku tersebut
ii. Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan
denda Rp. 200,-/buku/hari dan pembayaran denda
dilakukan di kasir yang ada di lantai 1
iii. Peminjam yang menghilangkan buku harus
mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan,
ditambah biaya proses buku sebesar Rp.
10.000,-/buku serta membayar denda apabila terlambat
mengembalikan.
iv. Pengembalian tidak melalui petugas menjadi
tanggung jawab peminjam.
5. Perpanjangan
a. Ketentuan:
Perpanjangan buku atas buku yang dipinjam
dapat dilakukan oleh peminjam apabila memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
commit to user
ii. Tidak/belum terlambat dari batas waktu
pengembalian
iii. Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus
membawa buku yang akan diperpanjang
3.9.3 Layanan Administrasi
Layanan administrasi Pepustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta berada di lantai 1. Layanan ini bertugas
memberikan beberapa layanan kepada pengguna yang berkaitan
dengan kegiatan:
1. Pendaftaran anggota perpustakaan
2. Aktivasi
3. Pembuatan kartu anggota perpustakaan (KAP)
4. Surat–menyurat
5. Penyerahan karya ilmiah
6. Bebas Pinjam Perpustakaan
3.9.4 Layanan Internet
Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses
internet secara cepat serta dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau
pengunjung perpustakaan yang ingin mengadakan acara pelatihan
internet atau acara–acara lain yang membutuhkan fasilitas internet.
commit to user
untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat
terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif.
3.9.5 Wireless
Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan
nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop
pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan:
1. Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel
a. Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan
standard IEEE 802.11g atau 802.11b
2. Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki
akun di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
3. Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai
internet seperti Mozila Firefox, Internet Explorer, Opera dll.
3.9.6 Online Resource
Online resource (sumber–sumber online) yang
disediakan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
meliputi:
1. Skripsi, Thesis dan Disertasi,
Bab 1 dari koleksi ini dapat didownload secara
bebas di alamat http://etd.eprint.ums.ac.id. Sedangkan
fulltext isi dari koleksi ini dapat dibaca dan diakses secara
commit to user
anggota perpustakaan yang aktif, dan tentu saja file tersebut
sudah diproteksi.
2. E-Journal
Adalah kumpulan artikel jurnal, meliputi jurnal
terbitan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan jurnal
internasional yang dilanggan oleh perpustakaan.
a. Artikel Jurnal UMS
Semua artikel jurnal terbitan UMS yang
disediakan, dapat diunduh (download) secara bebas
dan gratis di alamat http://eprints.ums.ac.id
b. Artikel Jurnal Internasional
Adalah kumpulan database jurnal
internasional yang dilanggan oleh Perpustakaan UMS.
Database tersebut antara lain: ProQuest, Questia, dan
Emerald. Semua database tersebut dapat diakses
melalui website perpustakaan di
http://library.ums.ac.id baik dari lingkungan kampus
ataupun di luar kampus.
3.9.7 Layanan KKI
Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang
diberikan kepada pemustaka, berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah
(penelitian) yang dilakukan civitas akademika UMS dalam bentuk
commit to user
rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian–penelitian
yang baru. Ketentuan penggunaan koleksi skripsi dan tesis boleh
difotokopi bab 1 dan daftar pustaka, sedangkan koleksi hasil
penelitian boleh difotokopi keseluruhan isi. Khusus untuk jenis
koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk
softcopynyang bisa diakses melalui OPAC yang tersedia, atau
melalui alamat URL http://library.ums.ac.id
3.9.8 Layanan Multimedia (Audio Visual)
Layanan multimedia (audio visual) adalah layanan yang
secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi ini terdapat
dilantai 1 dan 2. Koleksi audio visual yang berupa CD, CD ROM,
dan kaset, terdapat di lantai 2. Koleksi ini (kecuali CD ROM) bisa
dipinjam oleh pemustaka, dengan ketentuan peminjam adalah
mahasiswa, dosen dan karyawan (civitas akademika) yang menjadi
anggota perpustakaan. Peminjam dilayani dengan sistem tertutup.
Dalam layanan ini juga tersedia TV kabel yang dapat digunakan
oleh pemustaka secara langsung (bisa langsung memiih channel
yang diinginkan).
3.9.9 Layanan Referensi
Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada
pemustaka, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam
penelusuran informasi rujukan. Melalui layanan referensi ini
commit to user
secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan
memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih
optimal. Layanan ini terdapat di lantai 3.
3.9.10 Layanan Koleksi Periodikal
Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu
pengetahuan yang up to date dari sumber–sumber tercetak yang
memiliki kala terbit tertentu. Seperti majalah, jurnal, surat kabar,
bulletin dan lainya.
Jurnal bentuk cetak (hardcopy) ditata dalam rak jurnal
berdasarkan fakultas, yang masing–masing fakultas diurutkan
berdasarkan nomor klasifikasi DDC. Untuk mempermudah
pencarian isi artikel jurnal, pemustaka dianjurkan untuk mencari
lewat indeks jurnal yang tersedia. Pembagian dan penataan koleksi
jurnal tercetak di rak–rak adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Pendidikan (A)
2. Jurnal Ekonomi (B)
3. Jurnal Hukum (C)
4. Jurnal Teknik (D)
5. Jurnal Geografi (E)
6. Jurnal Psikologi (F)
7. Jurnal Agama (G)
8. Jurnal Kesehatan dan Kedokteran (J)
