PENGORGANISASIAN : STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI

(1)

PENGORGANISASIAN :

STRUKTUR DAN DESAIN

ORGANISASI



Pengorganisasian adalah

proses penciptaan struktur

organisasi

(2)

(3)

Pengertian organisasi

1.

Suatu lembaga atau kelompok fungsional

: organisasi perusahaaan, rumah sakit,

perwakilan pemerintah, perkumpulan OR

2.

Berkenaan dengan proses

pengorganisasian, sebagai suatu cara

dalam mana kegiatan organisasi

dialokasikan dan ditugaskan diantara

para anggotanya agar tujuan organisasi

(4)



Pengorganisasian (organizing)

merupakan proses penyusunan

struktur organisasi yang sesuai

dengan tujuan organisasi, sumber

daya-sumber daya yang dimilikinya,

dan lingkungan yang melingkupinya.



2 aspek utama proses penyusunan

struktur organisasi :

1.

Departementalisasi

2.

(5)

Istilah pengorganisasian dapat

digunakan untuk menunjukkan hal-hal

berikut

:

1.

Cara manajemen merancang struktur

formal untuk penggunaan yang paling

efektif sumberdaya-sumberdaya

organisasi

2.

Bagaimana organisasi mengelompokkan

kegiatan-kegiatannya dimana setiap

pengelompokan diikuti dengan

penugasan seorang manajer yang diberi

wewenang untuk mengawasi

(6)

3.

Hubungan-hubungan antara fungsi-

Hubungan-hubungan antara

fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas

fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas

dan para bawahan

4.

Cara dalam mana para manajer

membagi lebih lanjut tugas-tugas yang

harus dilaksanakan dalam departemen

mereka dan mendelegasikan

wewenang yang diperlukan untuk

(7)

Aspek-aspek penting organisasi

dan proses pengorganisasian

1.

Spesialisasi / pembagian kerja

2.

Departementalisasi

3.

Rantai komando/rantai perintah

dan kesatuan perintah

4.

Rentang kendali

5.

Sentralisasi

6.

Desentralisasi

7.

(8)

Pengertian Struktur

Organisasi

 Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal

yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dan

pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dan

dikoordinasikan dikoordinasikan

 Struktur organisasi adalah mekanisme-Struktur organisasi adalah

mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi mekanisme formal dengan mana organisasi

menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan

pola tetap hubungan-hubungan diantara pola tetap hubungan-hubungan diantara

fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi , maupun fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi , maupun

orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas

weqwenang dan tanggung jawab yang berbeda- weqwenang dan tanggung jawab yang berbeda-

(9)

Faktor utama yang

menentukan perancangan

struktur organisasi :

1.

Strategi organisasi

2.

Teknologi

3.

Karyawan dan orang-orang yang

terlibat

4.

(10)

Unsur-unsur struktur :



Spesialisasi kegiatan



Standardisasi kegiatan



Koordinasi kegiatan

(11)

•

Spesialisasi / pembagian kerja

adalah sejauh mana tugas-tugas

dalam

organisasi

dibagi-bagi

dalam

organisasi

dibagi-bagi

menjadi

sejumlah

pekerjaan

menjadi

sejumlah

pekerjaan

tersendiri .



Departementalisasi

_{Departementalisasi}

adalah dasar yang

_{adalah dasar yang}

digunakan

untuk

mengelompokkan

digunakan

untuk

mengelompokkan

sejumlah

pekerjaan

menjadi

satu

sejumlah

pekerjaan

menjadi

satu

(12)

Bentuk umum

departementalisasi

:

_:

1.

Departementalisasi fungsional

2.

Departementalisasi Geografs

3.

Departementalisasi Produk/jasa

4.

Departementalisasi

Proses

/

peralatan

5.

Departementalisasi Pelanggan

6.

(13)

Kebaikan pendekatan

fungsional :



Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan

kedudukan fungsi-fungsi utama,



menciptakan efsiensi melalui spesialisasi



Memusatkan keahlian organisasi



Memungkinkan pengawasan manajemen

puncak lebvih ketat terhadap

fungsi-fungsi

fungsi



Pendekatan ini cocok untuk lingkungan

(14)

Kelemahan :

1.

Menciptakan konfik antar fungsi-fungsi

2.

Menyebabkan kemacetan-kemacetan

pelaksanaan tugas yang berturutan

3.

Memberikan tanggapan yang lambat

terhadap perubahan

4.

Hanya memusatkan pada kepentingan

tugas-tugasnya

5.

Menyebabkan para anggota

berpandangan lebih sempit serta

(15)

Kelebihan struktur

divisonal :

1.

Meletakkan koordinasi dan wewenang yang

diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi

pemberian tanggapan yang cepat

2.

Menempatkan pengembangan dan

implementasi strategi dekat dengan

lingkungan divisi yang khas

3.

Merumuskan tanggung jawab secara jelas

dan memusatkan perhatian pada

pertanggungjawaban atas prestasi kera,

yang biasanya diukur dengan laba atau rugi

(16)

4.

Membebaskan para eksekutif untuk

pembuatan keputusan strategik lebihn

luas dan memungkinkan konsentrasi

penuh pada tugas-tugas

5.

Cocok untuk lingkungan yang cepat

berubah

6.

Mempertahankan

spesialisasi

fungsional dalam setiap unit

7.

Tempat latihan yang baik bagi para

(17)

Kelemahan divisional:

Duplikasi aktivitas dan biaya

Kebaikan matrik :

 Kemampuannya untuk mempermudah koordinasi Kemampuannya untuk mempermudah koordinasi

bila organisasi mempunyai asuatu keragaman bila organisasi mempunyai asuatu keragaman

dari aktivitas yang rumit dan saling tergantung. dari aktivitas yang rumit dan saling tergantung.

 Kontak langsung dan sering antara bidang Kontak langsung dan sering antara bidang

keahlian yang berbeda dalam matriks dapat keahlian yang berbeda dalam matriks dapat menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan

luwes luwes

 Mengurangi biropatologiMengurangi biropatologi

 Mempermudah alokasi yang efsien dari para Mempermudah alokasi yang efsien dari para

(18)

Kelemahan matrik :



Kebingungan

yang

diciptakan,

kecenderungan untuk menciptakan

perebutan kekuasaan, dan stres

(19)



Rantai Komando

_{Rantai Komando}

adalah garis wewenang

_{adalah garis wewenang}

yang tidak terputus yang membentang

dari tingkatan atas organisasi hingga

tingkatan paling bawah dan menjelaskan

siapa melapor kepada ssiapa

 Wewenang adalah hak-hak yang melekat pada Wewenang adalah hak-hak yang melekat pada

posisi manajerial tertentu yang memberi tahu

orang apa yang harus dilaksanakan dan

mengharapkan orang itu melakukannya

(20)



_{Tanggung jawab adalah kewajiban}

untuk melaksanakan tugas apa saja

yang dibebankan



_{Kesatuan komando adalah prinsip}

manajemen yang menyatakan bahwa

tiap-tiap orang harus melapor ke

(21)

 _{Rentang kendali adalah jumlah karyawan yang}_{Rentang kendali adalah jumlah karyawan yang}

dapat dikelola oleh seorang manajer secara

efsien dan efektif

 _{Sentralisasi adalah sejauh mana pengambilan}_{Sentralisasi adalah sejauh mana pengambilan}

keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam

organisasi

 _{Desentralisasi adalah sejauh mana karyawan}_{Desentralisasi adalah sejauh mana karyawan}

tingkatan bawah memberikan masukan atau

benar-benar mengambil keputusan

(22)



Formalisasi adalah sejauh mana

pekerjaan dalam organisasi itu

terstandarisasi dan sejauh mana

perilaku karyawan dibimbing oleh

(23)

Faktor-faktor yang mempengaruhi

besarnya sentralisasi dan

desentralisasi

Lebih tersentralisasi

Lebih

terdesentralisasi

1.

1. Lingkungan stabilLingkungan stabil

2.

2. Para Para manajer manajer

tingkatan rendah

tidak semahir atau

keputusan seperti

halnya para manajer

tingkatan rendah

tidak ingin ikut serta

dalam keputusan

1.

1. Lingkungannya Lingkungannya

rumit, tidak pasti

2.

tingkatan rendah

mampu dan

berpengalaman

dalam mengambil

keputusan

3.

tingkatan rendah

menghendaki suara

dalam keputusan

4.

4. Keputusan-keputusan Keputusan-keputusan

relatif kurang

penting

(24)

Lebih tersentralisasi

Lebih terdesentralisasi

4.

4. Keputusan-keputusan Keputusan-keputusan

itu yang penting

5.

5. Organisasi mngehadapi Organisasi mngehadapi

krisis atau risiko

kegagalan perusahaan

6.

6. Perusahaannya besarPerusahaannya besar

7.

7. Efektivitas pelaksanaan Efektivitas pelaksanaan

strategi perusahaan

tergantung pada

manajer yang

mempunyai hak

menentukan apa yang

terjadi

5.

5. Budaya Budaya perusahaan perusahaan

terbuka sehingga

memungkinkan para

manajer mempunyai

pengaruh atas apa yang

terjadi

6.

6. Perusahaan Perusahaan secara secara

geografs terpencar

7.

7. Efektivitas pelaksanaan Efektivitas pelaksanaan

strategi perusahaan

tergantung pada

keterlibatan dan

feksibilitas para

manajer dalam

mengambil keputusan.

(25)

KEPUTUSAN DESAIN

ORGANISASI

 MODEL DESAIN ORGANISASI :MODEL DESAIN ORGANISASI :

1.

1. Organisasi mekanistikOrganisasi mekanistik : desain organisasi yang dikendalikan : desain organisasi yang dikendalikan

secara kaku dan ketat

2.

2. Organisasi organikOrganisasi organik : desain organisasi yang sangat feksibel dan : desain organisasi yang sangat feksibel dan

mudah diubah

Mekanistik

Mekanistik OrganikOrganik

Spesialisasi tinggi

Departementalisasi kaku

Rantai komando jelas

Rentang kendali sempit

Sentralisasi

Formalisasi tinggi

Tim lintas fungsi

Tim lintas hirarki

Aliran informasi bebas

Rentang kendali lebar

Desentralisasi

Formalisasi Rendah

(26)

FAKTOR KONTINGENSI DALAM

STRUKTUR ORGANISASI



_{Strategi Organisasi}



_Ukuran



_Teknologi

(27)

Strategi

inovasi

:

strategi

yang

Strategi

inovasi

:

strategi

yang

menekankan pengenalan pada produk

dan jasa utama baru



Strategi minimisasi biaya : strategi yang

_{Strategi minimisasi biaya : strategi yang}

menekankan kontrol pengaturan biaya,

menghindari

biaya

inovasi

dan

menghindari

biaya

inovasi

dan

pemasaran yang tidak perlu, dan

pemangkasan harga.



_{Strategi imitasi : strategi yang berusaha}

untuk bergerak dalam produk baru hanya

(28)

STRATEGI – STRUKTUR

HUBUNGAN

STRATEGI

STRATEGI PILIHAN STRUKTURPILIHAN STRUKTUR

INOVASI

INOVASI _{Organik : struktur lepas, spesialisasi}_{Organik : struktur lepas, spesialisasi}

rendah, formalisasi rendah, desentralisasi

MINIMISASI BIAYA

MINIMISASI BIAYA _{Mekanik : kontrol ketat, spesialisasi}_{Mekanik : kontrol ketat, spesialisasi}

pekerjaan eksekutif, formalisasi tinggi,

sentralisasi tinggi

Imitasi

Imitasi _{Mekanik dan Organik : campuraan secara}_{Mekanik dan Organik : campuraan secara}

lepas dengan pengetatan hak milik,

kontrol yang ketat pada aktivitas

langsung dan perluasan kontrol pada

seseuatu yang ditetapkan

(29)

HUBUNGAN TEKNOLOGI DENGAN

STRUKTUR



Yang membedakan teknologi adalah

tingkat kerutinan



Kerutinan berkaitan dengan petunjuk

aturan, uraian jabatan dan dokumentasi

formal lain



Taknologi rutin dikaitkan dengan struktur

tersentral



Teknologi tidak rutin lebih mengandalkan

pengetahuan

para

spesialis,

akan

pengetahuan

para

spesialis,

akan

dicirikan

dengan

keeputusan

yang

dicirikan

dengan

keeputusan

yang

(30)

DESAIN ORGANISASI UMUM : DESAIN ORGANISASI UMUM : 1. Desain Organisasi Tradisional 1. Desain Organisasi Tradisional 2. Desain organisasi kontemporer 2. Desain organisasi kontemporer

 Desain Organisasi Tradisional :Desain Organisasi Tradisional :

1.

1. Struktur sederhana : desain organisasi dengan Struktur sederhana : desain organisasi dengan

departemtalisasi rendah, rentang kedali luas

2.

2. Struktur fungsional : struktur organisasi yang Struktur fungsional : struktur organisasi yang

mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang

serupa atau terkait ke dalam satu kelompok

3.

3. Struktur divisional : struktur organisasi yang Struktur divisional : struktur organisasi yang

terdiri dari unit atau divisi yang terpisah atau

semi otonom

(31)

KEKUATAN DAN KELEMAHAN

ORGANISASI TRADISIONAL



Struktur sederhana :

1.

Kekuatan : cepat, feksibel, murah

biaya

pemeliharaannya,

biaya

pemeliharaannya,

pertanggungjawaban jelas

2.

Kelemahan : tidak memadahi ketika

organisasi

berkembang,

organisasi

berkembang,

ketergantungan pada satu orang

(32)

 _{Struktur fungsional :}_{Struktur fungsional :}

1.

1. Kekuatan ; keunggulan penghematan biaya dari Kekuatan ; keunggulan penghematan biaya dari

spesialisasi dan karyawan dikelompokkan dengan

yang lain yang mempunyai tugas yang serupa

2.

2. Kelemahan : mengejar tujuan fungsional dapat Kelemahan : mengejar tujuan fungsional dapat

menyebabkan para manajer kehilangan pandangan

tentang apa yang terbaik bagi keseluruhan

organisasi, spesialis fungsional menjadi terkunci

dan sedikit memahami tentang apa yang dilakukan

unit lainnya

(33)



Struktur divisional :

_{Struktur divisional :}

1.

Kekuatan : berfokus pada hasil-para

manajer

divisi

bertanggungjawab

manajer

divisi

bertanggungjawab

terhadap apa yang terjadi pada produk

dan jasa mereka

2.

Kelemahan : kegiatan dan sumber daya

yang rangkap meningkatkan biaya dan

(34)

Desain Organisasi Temporer

1.

Struktur berbasis tim : struktur organisasi

di mana keseluruhan organisasi tersusun

oleh sejumlah kelompok kerja atau tim

2.

Struktur matrik : struktur organisasi yang

menugaskan

para

spesialis

dari

menugaskan

para

spesialis

dari

departemen fungsional yang

berbeda-beda untuk bekerja pada satu atau lebih

beda untuk bekerja pada satu atau lebih

proyek

(35)

1.

Struktur proyek : struktur organisasi

dimana para karyawan senantiasa

bekerja di sejumlah proyek

2.

Unit internal mandiri : unit bisnis

terdesentralisasi , masing-masing

dengan produk, klien, pesaing, dan

sasaran laba sendiri-sendiri

(36)

1.

1. Organisasi tanpa batas : organisasi yang desainnya Organisasi tanpa batas : organisasi yang desainnya

tidak didefnisikan oleh atau terbatas pada

batas-batas horisontal, vertikal atau eksternal yang

batas horisontal, vertikal atau eksternal yang

dipaksakan oleh struktur yang telah dditentukan

sebelumnya

2.

2. Organisasi pembelajar : organisasi yang telah Organisasi pembelajar : organisasi yang telah

mengembangkan kemampuan untuk terus menerus

beradaptasi dan beruah karena para anggota

betrperan aktif dalam mengidentifkasi dan

memecahkan masalah yang terkait dengan pekerjaan