Desain dan
Struktur Organisasi
Joko Fitra, S.Pd,
M.Sc
Toko
h
Pandangan
KLasik
Neo Klasik
Weber Birokrasi sebagai desain organisasi yang optimal karena rasional dan efisien. Chris
Argyris Desain organisasi yang ideal adalah desain yang memberi kebebasan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kerja, serta situasi kerja yang lebih informal.
TEORI BIROKRASI MAX WEBER
Teori ini dikemukakan secara jelas. Model organisasi birokrasi ini mempunyai karakteristik - karakteristik structural tertentu yang dapat dikemukakan di setiap organisasi kompleks dan modern. Weber mengemukakan karakteristik-karakteristik birokrasi sebagai berikut :
1. Pembagian kerja yang jelas.
2. Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik. 3. Program rasional dalam pencapaian.
4. Sisitem prosedur bagi penanganan situasi kerja.
5. System aturan yang mencangkup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan.
Konsep Dasar Pengorganisasian
•
Dalam
fungsi
pengorganisasian,
manajer
mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi
sesuai
dengan
rencana
yang
telah
dibuat
berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi
tertentu.
•
Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain
Organisasi.
Unsur-unsur dasar yang membentuk
organisasi
•
Adanya tujuan bersama
•
Adanya kerjasama dua orang atau lebih
•
Adanya pembagian tugas
Organisasi formal: kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. Organisasi informal: kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama, kemping ke gunung, dan lain-lain.
Pembeda
Formal Informal
Hub. antar pribadi Jelas Tidak jelas
Struktur Organisasi
•
Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain
Empat Pilar Pengorganisasian
• Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari
keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks, menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut.
• Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian
Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.
• Contoh: Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian
kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya
Pilar Pertama:
Pembagian kerja
(division of
• Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian
pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis
• Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada
dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.
• Contoh Bisnis restoran: pencatatan menu, pemberitahuan
menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan.
Proses Job
Departmentalizatio n
Proses
Job Specialization /Division of Work
Proses
Job Specialization /Division of Work
•Memasak makanan berdasarkan berbagai menu
•Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya
•Menuliskan menu yang dipesan pelanggan
•Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan
•Menerima pembayaran dari pelanggan
•Membuat laporan keuangan harian
•Membuat laporan keuangan bulanan
•Memasak makanan berdasarkan berbagai menu
•Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya
•Menuliskan menu yang dipesan pelanggan
•Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan
•Menerima pembayaran dari pelanggan
•Membuat laporan keuangan harian
•Membuat laporan keuangan bulanan
-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya.
-Memasak makanan berdasarkan berbagai menu
-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya.
-Memasak makanan berdasarkan berbagai menu
-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan
-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan
-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan
-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan
-Menerima pembayaran dari pelanggan
-Membuat laporan keuangan harian
-Membuat laporan keuangan bulanan
-Menerima pembayaran dari pelanggan
-Membuat laporan keuangan harian
-Membuat laporan keuangan bulanan
Bagian Keuangan
Bagian
Keuangan PelayananPelayananBagian Bagian Bagian Bagian DapurDapur
Contoh Pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan dalam Bisnis
Restoran
Contoh Pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan dalam Bisnis
Restoran
Pilar Ketiga:
Penentuan Relasi antar bagian dalam
Organisasi (
Hierarchy
)
• Hierarchy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam
organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.
• Terdapat dua konsep penting dalam Hierarchy, yaitu:
– Span of management control atau span of control
Span of management control terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu
– Chain of Command
Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah.
Bawahan yang membantu
Memerluka n
Bagian Keuangan
Bagian
Keuangan PelayananBagian Bagian
Pelayanan Bagian Dapur Bagian
Dapur Kepala
Restoran Kepala Restoran
1 orang
1 orang 3 orang3 orang 2 orang2 orang
Bagian Keuangan
Bagian
Keuangan PelayananBagian
Bagian
Pelayanan Bagian Dapur
Bagian Dapur Kepala
Restoran Kepala Restoran
1 orang 3 orang 2 orang
Pelayan 1 Pelayan 1
Pelayan 3 Pelayan 3
Pelayan 2
Pelayan 2
Belanja
Belanja MemasakMemasak
Chain of Command
Contoh :
Chain of Command
Bisnis
Jenis-jenis Hirarki
•
Hirarki Vertikal
(
Tall
Hierarchy
);
meminimalkan
bagian-bagian
organisasi
ke
samping
secara
horisontal,
dan
memperbanyak
sub
bagian atau departemen
secara vertikal.
•
Hirarki Horisontal
(
Flat
Hierarchy
);
bentuk
struktur oranisasi yang
bagian-bagian
organisasinya
banyak
kesamping,
dan
Kelebihan-Kekurangan Jenis
hierarki
Vertical Hierarki Horizontal Hierarki Kelebihan Kepala departemen
tidak terlalu dibebani sub bagian.
Koordinasi lebih cepat
Pengambilan keputusan lebih cepat.
Kekuranga
n Lambat dalam pengambilan keputusan
Kepala departemen
mengkoordinasikan banyak sub bagian.
Pilar Keempat: Koordinasi
(
Coordination
)
•
Koordinasi
adalah
proses
dalam
mengintegrasikan seluruh aktifitas dari
berbagai departemen atau bagian
dalam
organisasi
agar
tujuan
organisasi
dapat
tercapai
secara
efektif
(Stoner, Freeman & Gilbert,
Faktor-faktor yang mempengaruhi
Keputusan Struktur Organisasi
•
Strategi Organisasi
•
Skala Organisasi
•
Teknologi
1. Berdasarkan Fungsional
2. Berdasarkan Produk
3. Berdasarkan Pelanggan
4. Berdasarkan Geografis
5. Berdasarkan Matriks
Departementalisasi Berdasarkan Fungsi
DirekturUtama PT ABC Direktur
Utama
Manajer Pemasar
an
Manajer Pemasar
an
Manajer SDM Manajer
SDM Manajer
Keuang an
Manajer Keuang
an
Bagian Penjual
an Bagian Penjual
an
Bagian Promosi Bagian Promosi
Rekrutmen dan
Seleksi Rekrutmen
dan Seleksi
Pelatihan dan
Pengemban gan
Pelatihan dan
Pengemban gan
Bagian Produk
si Bagian Produk
si
Bagian Pergudang
Departementalisasi berdasarkan Produk
Direktur Utama PT ABC
Direktur Utama PT ABC
Manajer Produksi
Manajer
Produksi Manajer Pemasaran Manajer
Pemasaran Manajer SDM Manajer SDM
Manajer Keuangan
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian
Penjualan Bagian Promosi Bagian Promosi
Rekrutmen dan Seleksi
Rekrutmen
dan Seleksi Pelatihan dan PengembanganPelatihan dan Pengembangan
Bagian Produksi
Bagian
Produksi Bagian PergudanganBagian Pergudangan
Pasta Gigi
Pasta Gigi Mi InstanMi Instan
Susu
Susu Sabun
Departementalisasi berdasarkan Pelanggan
Mi Instan
Mi Instan
Sabun
Mandi
Sabun
Mandi
Pasta Gigi
Pasta Gigi
Remaja
Remaja
Dewasa
Dewasa
Bayi
Bayi
Anak-anak
Anak-anak
Customer
Departmentalization
Customer
Departmentalization
Susu
Susu
Bagian Produksi PT
ABC
Departementalisasi berdasarkan Geografis
Manajer
Pemasaran
PT ABC
Manajer
Pemasaran
PT ABC
Bagian
Penjualan
Bagian
Penjualan
Bagian
Promos
i
Bagian
Promos
i
Jakarta
Jakarta
Bandung
Bandung
Makassa
r
Makassa
r
Medan
Departementalisasi berdasarkan Matriks
Direktur Utama PT ABC
Direktur Utama PT ABC
Manajer Pemasaran
Manajer
Pemasaran Manajer SDMManajer SDM Manajer Riset dan PengembanganManajer Riset dan Pengembangan
Manajer Keuangan
Manajer Keuangan
Profit Project Profit Project
Sabun
Pasta Gigi
Pasta Gigi
Mi Instan
