Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan
12.1 Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada pihak manajemen
Nilai Bisnis dari Pengambilan Keputusan yang Telah Ditingkatkan
Perusahaan dapat menentukan sejumlah keputusan pokok dimana investasi sistem baru mungkin dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusannya. Berbagai keputusan diambil pada semua tingkatan dalamperusahaan, dan beberapa keputusan ini sifatnya umum, rutin, dan banyak. Walaupun nilai dari peningkatan setiap keputusan kecil, meningkatkan ratusan ribu keputusan yang “kecil” ini menghasilkan nilai tahunan yang sangat besar dalam bisnis.
Jenis Keputusan
Keputusan diklasifikasikan sebagai keputusan terstruktur, semiterstruktur, dan tidak terstruktur.
1. Keputusan Tidak Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang mengambil keputusannya harus memberikan penilaian, evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya. Setiap keputusan ini adalah baru, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada pengertian yang dipahami benar atau prosedur yang disetujui bersama dalam pengambilannya.
2. Keputusan Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah kebalikan dari keputusan tidak terstruktur yaitu sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih bari. Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari kedua jenis keputusan ini.
3. Keputusan Semiterstruktur
Manajer senior, manajer tingkat menengah, manajer operasional, dan para karyawan mempunyai jenis keputusan dan kebutuhan informasi yang berbeda.
Proses Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah, Simon (1960) menyatakan ada empat tahapan berbeda dalam pengambilan keputusan, yaitu: kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi. Tahapan pengambilan keputusan diantaranya : kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi(lihat gambar)
1. Kecerdasan
Kecerdasan terdiri atas menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi- mengapa maslah itu terjadi, dimana, dan akibat apa yang dialami.
2. Rancangan
Rancangan melibatkan identifikasi dan pecarian berbagai solusi masalah.
3. Pilihan
Pilihan adalah tentang memilih alternatif solusi yang ada.
4. Implementasi
Implementasi dalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa baik kerja solusi tersebut.
Manajer dan Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata
Sistem pendukung pengambilan keputusan dapat mengahasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik oleh manajer dan karyawan, di atas rata-rata ROI perusahaan, dan profitabilitas yang lebih jauh lebih tinggi. Walaupun demikian, sistem informasi tidak dapat meningkatkan semua jeni keputusan yanga ada dalam suatu organisasi.
Peran Manajer
Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka adalah mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta ulang tahun. Kita dapat memahami fungsi manajer dan perannya dengan lebih baik dengan cara meningkatkan perilaku manajer gaya klasik dan kontemporer.
v Manajer Gaya Klasik
v Model Keperilakuan
Model keperilakuan menyatakan bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat lebih tidak sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik daripada yang kita percayai dalam kerangka model klasik.
v Peran Manajerial
Peran manajerial adalah perkiraan-perkiraan aktivitas yang seharusnya dilakukan para manajer dalam organisasi.
v Peran Interpersonal
Dalam peran ini manajer bertindak sebagai figur utama dalam organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin, memberikan motivasi, nasihat, dan mendukung bawahannya.
v Peran Pengambilan Keputusan
Dalam peran pengambilan keputusan mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, mengenai gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi.Manajer mengambil keputusan. Dalam peran pengambil keputusan (decisional role), mreke bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi; mengalokasikan sumber daya kepada para staf yang membutuhkan; dan menegosiasikan konflik dan menjadi penengah antara kelompok-kelompok yang bertikai.
Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata
Ketika kita dapat melihat bahwa sistem informasi tidak dapat membantu semua peran manajerial.Dan dalam peran manajerial di mana ssitem informasi dapat membantu mengambil keputusan, investasi dalam teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, penyaringan manajemen, dan budaya organisasi.
1. Kualitas Informasi
2. Penyaringan Manajer
Walaupun dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, ada manajer yang dapat mengambil keputusan buruk. Manajer menerima informasi melalui berbagai tahap penyaringan yang masuk akal tentang dunia di sekitar mereka. Manajer mempunyai perhatian tertentu, fokus pada jenis maslah dan solusi tertentu, dan mempunyai bias-bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsep awalnya.
3. Budaya Organisasi
Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang bersifat menentukan. Ketika lingkungan berubah dengan perusahaan perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan yang besar dalam organisasi menolak pengambilan keputusan untuk perubahan besar.
12.2 Sistem untuk Mendukung Keputusan
Ada lima jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang lebih dijelaskan, yaitu:
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi manajemen secara khusus menghasilkan laporan yang sifatnya tetap dan rutin berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan. Laporan SIM adalah laporan perkecualian, hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus dan luar biasa, seperti ketika kuota penjualan untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat yang diperkirakan, atau karyawan telah melebihi batas pengeluaran tunjangan perawatan giginya. Kini banyak laporan semacam itu yang dapat diperoleh secara online melalui internet, dan laporan SIM lainnya hanya dapat diperoleh berdasarkan permintaan.
Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
Sistem pendukung keputusan (DSS) mendukung analisis masalah semiterstruktur dan tidak terstruktur. DSS di masa paling awalnya sangatlah digerakan oleh model, menggunakan beberapa jenis model untuk menunjukkan analisis “bagaimana jika” dan analisis lainnya. Kemampuan analisis DSS didasarkan pada teori atau model yang kuat, digabungkan dengan suatu antarmuka pengguna yang baik yang membuat sistem tersebut mudah digunakan.
kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi.
Komponen DSS
Komponen utama dari DSS adalah basis data DSS, antarmuka pengguna, dan sistem peranti lunak DSS. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC atau gudang data yang besar.
DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari system informasi organisasi yang ada.Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat didalam sistem pendukung ini, yaitu:
Basis data DSS adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi atau kelompok. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC yang berisi sebagian data perusahaan yang telah diunduh dan mungkin digabungkan dengan data eksternal.
Sistem peranti lunak DSS adalah berisi peranti lunak yang digunakan untuk menganalisis data. Ini dapat berisi berbagai perangkat OLAP, perangkat panggalian data, atau sekumpulan model matematis dan analitis yang dapat dengan mudah diakses oleh pengguna DSS.
Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,medians, deviations, danscatter plots. Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data.
Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:
1. Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
2. Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
3. DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan yang harus dilakukan.
4. DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.
5. Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untukdigunakan.
6. DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
7. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
8. Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebihbesar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sisteminformasi.
Nilai Bisnis DSS
DSS telah menjadi sangat berguna dan penting, dengan menyediakan informasi yang terperinci dan baik untuk mengambil keputusan yang memungkinkan perusahaan mengoordinasikan proses bisnis baik internal maupun eksternal dengan tepat. Beberapa DSs membantu perusahaan dengan keputusan-keputusan dalam manajemen hubungan pelanggan atau manajemen rantai pasokan. Beberapa DSS mengambil keuntungan dari data perusahaan besar yang disediakan oleh sistem perusahaan.
Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis (GIS)
Perangkat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dari data daalm jumlah besar yang akan sulit dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulisan biasa. Beberapa pernagkat visualisasi data bersifat interaktif memungkinkan pengguna untuk memanipulasi data dan melihat perubahan tampilan grafis sebagai respons atas perubahan yang dilakukan.
Sistem informasi geografis adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan teknologi visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk perencanaan dan pengambilan keputusan dalam bentuk peta digital. Gis mempunyai kemampuan membuat model, memungkinkan manajer untuk mengubah data dan secara otomatis mempengaruhi skenario bisnis untuk mencari solusi yang lebih baik.
Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis Web
Sistem pendukung keputusan pelanggan membantu proses pengambilan keputusan untuk seorang pelanggan atau calon pelanggan. DSS berbasis Web menjadi populer khususnya dalam bidang layanan keuangan karena banyak orang mencoba mengelola aset dan dana pensiun mereka sendiri.
12.3 Sistem Manajemen Eksekutif (ESS)
ESS adalah system yang member informasi dari luar (gerita,analisis saham, dan tren industry) dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus mengambil keputusan yang kebanyakan tidak terstruktur.
ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hukum pajak yang baru atau pesaing, tetapi sistem ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan DSS internal. Sistem ini menyaring, memadatkan, dan melacak data penting, menampilkan data dengan kepentingan terbesar bagi manajer senior.
ESS mambantu manajer senior menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren sehingga manajer dapat lebih mudah mengawasi kinerja operasional atau mengidentifikasi masalah dan kesempatan strategis. ESS sangat bermanfaat untuk memindai kondisi lingkungan, memberikan aspek inteligensi bisnis dengan membantu manajemen mendeteksi ancaman atau kesempatan strategis dari lingkungan organisasi. ESS dapat meningkatkan jangkauan control manajemen senior, memungkinkan mereka untuk memantau lebih banyak orang dengan sumber daya yang lebih sedikit. ESS dapat membantu para eksekutif senior mengawasi kinerja organisasional, melacak aktivitas pesaing, mengetahui berbagai masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan meramalkan tren bsinis.
Peran ESS dalam Perusahaan
ESS mempunyai kemampuan untuk menelusuri, berpindah dari bagian data rangkuman ke tingkatan perincian yang semakin rendah. Kemampuan untuk menelusuri ini berguna tidak hanya bagi eksekutif senior tetapi juga bagi karyawan tingkat rendah yang perlu melakukan analisis data. Perangkat OLAP untuk mnganalisis basis data berukuran besar menyediakan kemampuan ini.
Tantangan utama dari ESS adalah mengintegrasikan data dari sistem yang dirancang untuk tujuan-tujuan yang sangat berbeda, jadi eksekutif senior dapat mengulas kinerja organisasional dari perspektif perusahaan secara keseluruhan.
Nilai Bisnis ESS
Sebagian besar nilai bisnis dari ESS ditemukan pada fleksebilitasnya dan kemampuan untuk menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren. Grafiknya yang mudah digunakan memungkinkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat dengan kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh sistem berbasis kertas. Para eksekutif menggunakan ESS untuk memantau indikator kinerja utama diseluruh perusahaan dan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam menghadapi perubahan-perubahan dalam lingkungan eksternal. Ketepatan waktu dan ketersediaan data menyebabkan tindakan-tindakan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi dan dilakukan lebih cepat dari sebelumnya.
Untuk mengilustrasikan cara-cara ESS yang membantu pengambilan keputusan, kini dijelaskan jenis-jenis penerapan. ESS yang penting untuk mengumpulkan inteligensi bisnis dan membantu kinerja perusahaan.
1. National Life: ESS untuk Inteligensi Bisnis
Bermarkas di Toronto, Kanada, National life memasarkan produk-produk asuransi jiwa, asuransi kesehatan, dan dana pensiunan/investasi untuk peroranagan dan kelompok. Perusahaan ini memiliki lebih dari 370 karyawan di Toronto dan kantor-kantor cabangnya. National Life menggunakan ESS berbassi WebFOKUS buatan Information Builders, yang memungkinkan manajer senior mengakses informasi dan basis data perusahaan melalui antarmuka Web. Sistem ini menyediakan laporan statistik dan kemampuan untuk menelusuri informasi penjualan yang paling baru, yang diatur untuk menunjukkan nilai premi berdasarkan agen penjualan. Pengguna yang mendapatkan otorisasi dapat menelusuri data ini untuk melihat produk, agen, dan klien untuk setiap penjualan.
2. Bonita Bay Properties dan Pharmacial Corporation: Membantu Kinerja Perusahaan dengan Dasbor Digital dan Sistem Balanced Scorecard
ESS dapat digunakan untuk merangkum dan melaporkan indikator kinerja kunci kepada manajemen senior dalam bentuk dasbor digital atau dasbor eksekutif. Dasbor tersebut menampilkan, pada satu layar, semua hasil pengukuran yang penting untuk mengarahkan perusahaan.
Bonita Bay Properties Inc, yang mengembangkan komunikasi terencana yang berpusat di sekitar lapangan golf dan pusat kebugaran di Florida barat laut, menggunaka dasbor digital untuk mengelola lapangan golf, clubhouse, restoran, dan pusat kebugaran di komunitas ini.
Banyak perusahaan telah mengimplementasikan model balance scorecard yang mendukung pengukuran keuangan yang tradisional denagn pengukuran dari perspektif tambahan, seperti pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.
Pharmacia Corporation, sebuah perusahaan farmasi global di Peapack, New Fersey, menggunakan peranti lunak. Balanced Scorecard dari Oracle dan gudang data untuk memastikan seluruh organisasi beroperasi secara terkoordinasi.
3. Caesar’s Entertaiment: Analisis Kinerja Keseluruhan Perusahaan
membantu pihak manajemen menentukan seberapa baik kinerjanya dibandingkan peramalan hari demi hari. Sistem ini menggunakan peranti lunak dari Cognos dan SSA Global untuk mengintegrasikan data dari sistem proses transaksi internal dengan data dari sumber internal dan eksternal. Sistem ini mengumpilkan data keuanagan daris sistem akuntnsi buku besar umum, data pribadi, serta pola cuaca dan real-estat untuk menyampaikan berbagai biaya, pengaruh, analisis dampak, serta laporan laba rugi secara harian kepada para eksekutif di Ccaesat.
12.4 Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (GDSS) Apakah GDSS itu?
GDSS adalah sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambilan keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok. Perangkat kolaborasi dan konferensi berbasis Web yang dijelaskan sebelumnya membantu beberapa proses pengambilan keputusan kelompok, tetapi fokusnya tetap pada komunikasi GDSS, di sisi lain, menyediakan perangkat dan teknologi yang diperlengkapi secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok dan dikembangkan sebagai respons atas meningkatnya perhatian yang diberikan pada kualitas dan efektifitas dari rapat perusahaan.
Komponen GDSS
Peranti lunak GDSS awalnya dikembangkan untuk rapat-rapat yang semua pesertanya berada diruang yang sama, tetapi sekarang juga dapat digunakan untuk rapat jaringan yang para pesertanya tersebar di beberapa lokasi. Peranti lunak GDSS yang spesifik mencangkup hal-hal berikut:
Kuesioner elektronik membantu penyusunan rapat dalam perencanaan prapertemuan dengan mengidentifikasi persoalan yang perlu diperhatikan dan dengan membantu memastikan bahwa informasi perencanaan yang penting tidak terlewatkan.
Perangkat brainstorming elektronik memungkinkan orang-orang secara bersamaan dan anonim menyumbangkan ide mengenai topik rapat.
Perangkat kuesioner mendukung fasilitas dan pemimpin kelompok saat mereka mengumpulkan informasi sebelum dan selama proses penentuan prioritas berlangsung. Perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas menyediakan sejumlah metode
pemungutan suara, pemeringkatan, hingga sejumlah teknik pembobotan untuk menentukan prioritas pemungutan suara.
dan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan dan mengevaluasi dampak potensial dari pihak-pihak tersebut terhadap proyek yang diusulkan.
Perangkat pembentukan kebijakan memberikan dukungan terstruktur untuk menciptakan kesepakatan mengenai kata-kata yang digunakan dalam pernyataan kebijakan perusahaan. Kamus kelompok mendokumntasikan definisi kata dan istilah yang penting bagi proyek
tersebut yang telah disepakati bersama. Gambaran Umum Pertemuan GDSS
Dalam sebuah rapat elektronik GDSS, setiap peserta dilengkapi denganworkstation.Workstation tersebut terhubung ke jaringan, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok dikumpulkan dan disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada masing-masing sisi dari layar proyeksi. Banayk ruang pertemuan elektronik tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran dan bertingkat dalam gaya legislatif untk mengkoordinasi jumlah peserta yang banyak. Fasilitator mengendalikan penggunaan perangakat-perangakt tersebut saat rapat berlangsung. Nilai Bisnis GDSS
Rangkaian aktivitas dan perangkat pendukung kolaborasi yang digunakan dalam sebuah sistem rapat elektronik memfasilitasi komunikasi peserta dan menghasilkan rengkaman lengkap dari rapat tesebut.
GDSS mendukung para pengambil keputusan bertemu bersama-sama untuk mencapai keputusan secara lebih efisien dan terutama bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas rapat yang dihadiri dari empat atau lima orang. Namun, efektivitas GDSS bergantung pada komposisi kelompoknya, tugasnya, pilihan perangkat yang dan dukung rapat yang tepat, dan konteks organisasional dari rapatnya.
Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yangmemfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatukelompok pengambil keputusan.Komponen GDSS terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.
Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:
GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistemyang telah ada.
Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambilkeputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harusmeningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatukelompok.
GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem inimengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuankomputerisasi.
GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragamtingkatan kelompok organisasi keputusan.
