1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan sangat diperlukan oleh setiap organisasi, baik badan usaha
pemerintahan maupun badan usaha swasta untuk menjamin keselamatan warkat
dan penyediaan kembali warkat dengan cepat ketika dibutuhkan sehingga dapat
digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Kearsipan adalah
salah satu macam pelayanan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak
dilakukan oleh setiap badan usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen
kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,
surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut dengan kearsiapan.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksaanaan administrasi karena
arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalan satu kantor. Tanpa arsip
tidak mungkin seorang petugas dapat mengingat semua catatan dan dokumen
secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus
memperhatikan sistem kearsiapan yang sesuai dengan keadaan organisasinya
dalam mencapai tujuannya. Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor
dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau
fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Dalam hal ini
unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang
akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam
manajemen kearsipan pada khususnya.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.
Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan sewaktu-waktu agar
kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Setiap kegiatan yang ada dalam
suatu organisasi, baik dalam instansi pemerintahan maupun instansi swasta selalu
ada kaitannya dengan masalah penataan arsip dan karenanya perlu
diselenggarakan sebaik-baiknya bahan keterangan di waktu yang akan
datang.Maka daripada itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu
organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efisien dan
efektif.Dikatakan efisien dan efektif apabila suatu yang dibutuhkan sesuai dengan
yang diharapkan dengan cepat dan tepat. Keperluan akan pengelolaan arsip yang
baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektifitas dan
efisiensi dan kelancaran administrasi perkantoran Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kota Medan.
Hubungan Sekretaris dengan Kearsipan yaitu dalam membantu kelancaran
kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi perkantoran dan juga
mengelola berkas sampai pada penyimpanan dengan benar. Agar penemuan
kembali arsip-arsip surat masuk dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota
Medan memiliki fasilitas yang dapat digunakan oleh pegawai-pegawai dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Salah satu sub bidang Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kota Medan yaitu Bidang Ekonomi. Bidang Ekonomi ini
adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan
usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan segala urusan
Bidang Ekonomi dalam Pembangunan Daerah Kota Medan.Surat masuk pada
Bidang Ekonomi harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan
Bidang Ekonomi sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai Badan
Perencanaan dan pembangunan Dearah.
Untuk dapat mengemban tugas ini, pegawai pada Bidang Ekonomi bukan
hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga
harus dibekali keterampilan khusus mengenai kearsipan surat masuk. Pegawai
yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam
suatu unit pengelolaan kearsipan surat masuk. Disamping itu jumlah pegawai pada
Bidang Ekonomi juga perlu disesuaikan dengan tanggung jawab mengelola surat
masuk pada bidang Ekonomi Badan perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota
Medan.
Sistem kearsipan yang terlihat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan
daerah pada Kantor Walikota Medan yaitu dengan sistem kearsipan yang mudah
pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.Sistem kearsipan yang
diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya
maupun dalam pemakaian tenaga kerja, peralatan, atau perlengkapan arsip.
Sistem kearsipan juga harus mudah dimengerti oleh para pegawai
kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dan
pelaksanaannya.Sistem kearsipan yang mudah dilaksanakan hendaknya cocok
atau sesuai dengan jenis dan luang lingkup kegiatan organisasi.suatu sistem
kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila
dilaksanakan oleh organisasi lain. Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan
dengan baik, memelihara dengan mencegah dari berbagai macam bentuk
kerusakan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan
yang disebabkan oleh serangga, binatang rayap dan kelembapan udara.
Untuk mempermudah pengawasan dalam kearsiapan, sistem kearsipan
akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapan/peralatan misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk
silang, kartu pinjaman arsip atau Out slip dan sebagainya. Kearsiapan juga disebut
dengan Fleksibel atau Luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat
ditetapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan
organisasi-organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang).Jadi jangan
sampai filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan
organisasi.
Dari pra survei yang dilakukan terlihat adanya permasalahan seperti tidak
atau organisasi.Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam
waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan dan bertambahnya
surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusustan, sehingga tempat dan peralatan
tidak lagi mencukupi juga tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang
(out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena
kurangnya pengarahan kepada petugas kearsipan.
Berdasarkan uraian diatas penulismemilih judul “Sistem Kearsipan Surat
Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada
Kantor Walikota Medan” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang
menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Sitem
Kearsipan Surat Masuk pada Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan?”
C.Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimana Sistem
Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk
penyempurnaan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan
surat masuk bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan
Daerah.
2. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan surat masuk di
bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah.
3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan rekomendasi terhadap objek
yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian
D. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel
1.1. Untuk pengumpulan data dan penyusunan Tugas Akhir ini, penelitian
dilakukan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kantor Walikota
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Nomor Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan
E. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
beberapa sub bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar Belakang Masalah, Perumusan
Permaslahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal
Penelitian, dan Sistematika Penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job
Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha terkini dan
Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
peneliti pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota
Medan yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan
kearsipan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan
hasil penelitian yang dilakukan di Badan Perencanaan Daerah
Kota Medan dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian
