User Manual SIPKA Versi 2.0

(1)

Biro Ortala Sekretariat Jenderal

Kementerian Agama

(2)

USER MANUAL SIPKA VERSI 2.0

KEMENTERIAN AGAMA TAHUN 2017 1

Daftar Isi

I. USER MANUAL OPERATOR SIPKA ... 2

1. MEMBUKA HALAMAN APLIKASI SIPKA (USER) ... 2

2. CHANGE PASSWORD ... 3

Catatan: Untuk awalan sebaiknya password tidak usah dirubah ... 3

3. DATA PIC (Person In Charge) ... 4

4. MEMILIH TAHUN ANGGARAN DAN PERIODE LAPORAN TRIWULAN ... 4

5. RENSTRA ... 5

6. PERKIN ... 15

7. TARGET ... 18

8. REALISASI ... 20

9. UPLOAD ... 24

10. LAPORAN ... 25

(3)

I. USER MANUAL OPERATOR SIPKA

1. MEMBUKA HALAMAN APLIKASI SIPKA (USER)

Berikut adalah langkah-langkah membuka aplikasi SIPKA:

Langkah-langkah

Membuka

Aplikasi

SIPKA

Langkah Tindakan

1. Ketik alamat website pada browser: sipka.kemenag.go.id

2. Kemudian akan tampil halaman utama web publik SIPKA sbb:

3. Kemudian untuk masuk ke aplikasi, klik menu Login, lalu masukkan username dan password:

(4)

4. Klik Login untuk masuk ke aplikasi SIPKA. Apablia username dan password benar akan masuk ke tampilan utama aplikasi SIPKA

2. CHANGE PASSWORD

Berikut adalah langkah-langkah Mengubah Password:

Langkah-langkah

Menguba

h

Password

1. Klik menu Change Password pada bagian atas sebelah kanan

2. Tampilan Change Password:

3. Password standar aplikasi untuk user adalah: p4ssw0rd Kemudian Jika password ingin dirubah isi data Old Password, New Password, dan Confirmation New Password

4. Kemudian tekan tombol simpan

(5)

3. DATA PIC (Person In Charge)

Data PIC cukup penting diisi agar Pimpinan di level atas bisa mengetahui siapa pegawai pengelola laporan SIPKA untuk unit kerja di bawahnya agar memudahkan koordinasi dan komunikasi. Berikut adalah langkah-langkah mengisi/mengubah data PIC SIPKA:

Langkah-langkah

Mengisi/

menguba

h Data PIC

1. Klik menu Personal Info pada bagian atas sebelah kanan

2. Tampilan Personal Info:

Keterangan:

Isikan secara lengkap data PIC seperti contoh diatas 3. Kemudian tekan tombol simpan untuk menyimpan data.

4. MEMILIH TAHUN ANGGARAN DAN PERIODE LAPORAN TRIWULAN

Tahap berikutnya adalah memilih tahun anggaran dan periode laporan triwulan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Langkah-langkah

Memilih

Tahun

Anggaran

dan

Triwulan

1. Pilih tahun anggaran pengisian pada scroll bar yang bertuliskan tahun dan triwulan, contoh tahun 2018, triwulan I

(6)

5. RENSTRA

Langkah selanjutnya setelah memilih tahun anggaran, pada aplikasi SIPKA ini yaitu melakukan pengisian Renstra Organisasi 2015-2019. Klik menu Renstra, kemudian akan tampil daftar menu pilihan sbb:

Pilih dan kerjakan secara berurutan mulai dari Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Indikator dan Anggaran. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

A. VISI

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Visi Organisasi:

Langkah-langkah

Pengisian

Visi

1. Klik Renstra -> Visi. Kemudian klik set Visi organisasi. Berikut tampilannya:

(7)

2. Kemudian masukkan Visi Organisasi yang benar pada isian yang tampil. Berikut tampilannya:

3. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Apabila data yang sudah diketik tidak ingin disimpan maka klik tombol batal

B. MISI

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Misi Organisasi:

Langkah-langkah

Pengisian

Misi

1. Klik Renstra -> Misi. Kemudian klik tambah data baru. Berikut tampilannya:

Apabila misinya sudah pernah diinput dan ingin dirubah datanya, maka pilih tombol yang sebelah kanan (ubah data), sebagai berikut:

(8)

3. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Apabila data yang sudah diketik tidak ingin disimpan maka klik tombol batal 4. Ulangi langkah 1 s.d. 3 untuk pengisian data berikutnya

C. TUJUAN

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Tujuan Organisasi:

Langkah-langkah

Pengisian

Tujuan

1. Klik Renstra -> Tujuan. Kemudian pilih Misi Organisasi yang ada, dan pilih bidang dari tujuan (Agama atau Pendidikan). Berikut tampilannya:

2. Kemudian masukkan tujuan untuk setiap Misi organisasi tersebut, dengan mengklik tombol tambah data baru sebagai berikut:

Apabila tujuannya sudah pernah diinput dan ingin dirubah datanya, maka pilih tombol yang sebelah kanan (ubah data), sebagai berikut:

(9)

Keterangan: TA.1 (Tujuan Agama Pertama)

4. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Apabila data yang sudah diketik tidak ingin disimpan makan klik tombol batal

5. Ulangi langkah 1 s.d. 4 untuk pengisian data berikutnya

D. SASARAN STRATEGIS

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Sasaran Strategis:

Langkah-langkah

Pengisian

Sasaran

Strategis

1. Pertama pilih Renstra -> Sasaran. Kemudian pilih tujuan. Berikut tampilannya:

2. Kemudian isi sasaran Sasaran Strategis dengan mengklik tombol pilih Sasaran Strategis. Berikut tampilannya:

Apabila Sasaran Strategisnya sudah pernah diisi dan ingin dirubah datanya, maka pilih tombol yang sebelah kanan (ubah data), sebagai berikut:

(10)

tampil sesuai dengan setiap tujuan organisasi. Berikut tampilannya:

Keterangan:

 Apabila Sasaran ini terdapat pada renstra 2015-2019. Maka tahun berlaku dipilih 2015, dan tahun berakhir dipilih 2019

 Apabila ada Sasaran strategis yang belum terdapat pada SIPKA agar menghubungi Admin SIPKA di Biro Ortala Kemenag 4. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Apabila

data yang sudah diketik tidak ingin disimpan makan klik tombol batal

5. Ulangi langkah 1 s.d. 4 untuk pengisian data Sasaran Strategis berikutnya

E. INDIKATOR

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Indikator:

Langkah-langkah

Pengisian

Indikator

1. Kedua pilih Renstra -> Indikator. Kemudian terlebih dahulu pilih Sasaran. Berikut tampilannya:

(11)

Apabila Indikator dan Targetnya sudah pernah diisi dan ingin dirubah datanya, maka pilih tombol yang sebelah kanan (ubah), dengan simbol sebagai berikut:

3. Kemudian pilih Indikator yang benar pada daftar yang tampil. Lalu pilih sumber data, apakah data realisasi didapat dengan cara di input, atau dengan cara rerata dari unit kerja di bawahnya atau penjumlahan dari unit kerja di bawahnya. Kemudian isikan target volume tahunan untuk indikator tersebut. Selanjutnya pilih masa berlaku dan berakhirnya indicator (sesuai renstra). Lalu Pilih tipe Indikator (IKU atau Bukan IKU), apabila menjadi indikator

perkin/utama maka pilih IKU. Berikut tampilannya:

Keterangan:

(12)

indikator tersebut hanya di laksanakan/didapat dari di unit kerja sendiri maka pilih sumber data input

 Apabila ada Indikator yang belum terdapat pada SIPKA agar menghubungi Admin SIPKA di Biro Ortala Kemenag

4. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Apabila data yang sudah diinput tidak ingin disimpan maka klik tombol batal

5. Sesudah itu apabila, sumber data di pilih rerata atau jumlah, maka langkah berikutnya adalah mengatur unit pelaksana dan indikator turunan pada unit kerja di bawahnya, dengan meng klik simbol:

6. Pilih set unit pelaksana, kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Hilangkan tanda checklist terpilih, lalu klik tombol Cari, kemudian akan tampil sebagai berikut:

(13)

terdapat indikator tersebut, dengan sebelumnya memilih tipe organisasi (Kemenag, Eselon I, Kanwil atau PTKN), lalu klik tombol Simpan untuk menyimpan data, klik tombol Kembali untuk kembali

ke halaman tabel indikator sasaran. Tampilannya sebagai berikut:

Keterangan: Cheklist apabila ingin memilih pelaksana indikator seluruh satuan organisasi sesuai tipe nya maka klik tombol Pilih Semua, kemudian apabila ingin membatalkan pilihan sesuai tipe

nya maka klik tombol Tidak Pilih Semua

7 Pilih Set Indikator Turunan, kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut:

(14)

Kemudian beri tanda Cheklist untuk indikator turunan pada unit kerja di bawahnya, lalu klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Atau klik tombol Kembali untuk kembali ke halaman tabel indikator sasaran.

8. Ulangi langkah 1 s.d. 7 untuk pengisian data Indikator berikutnya.

F. ANGGARAN

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Data Anggaran:

Langkah-langkah

Pengisian

Anggaran

(15)

Apabila data Anggaran sudah pernah diisi dan ingin dirubah datanya, maka pilih tombol yang sebelah kanan (ubah), sebagai berikut:

2. Kemudian akan masuk ke dalam tampilan input data anggaran. Berikut tampilannya:

Keterangan:

 Pilih Sasaran Strategis, Kemudian pilih Program nya, lalu pilih Kegiatannya

(16)

maka unit kerja sendiri yang memasukkan data realisasinya, apabila Konsolidasi Jumlah maka data realisasi anggaran juga didapat dari Unit Kerja di bawahnya

 Masukkan Target/Pagu Anggaran sesuai di dokumen perencanaan/renstra mulai tahun 2015 s.d. 2019 untuk mendukung setiap kegiatan – program – sasaran

 Masa berlaku pilih sesuai dokumen renstra tahun berapa kegiatan tersebut mulai dianggarkan dan berakhirnya. 3. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Klik

tombol Kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya (tabel data anggaran).

4. Ulangi Langkah 1 s.d. 3 untuk pengisian data berikutnya.

6. PERKIN

Langkah berikutnya setelah mengisi menu Renstra, pada aplikasi SIPKA ini yaitu ke menu Perkin, Berikut adalah langkah-langkah pengisian Data Perkin:

Langkah-langkah

Pengisian

Data

Perkin

1. Klik Perkin. Kemudian akan muncul tabel data kosong sebagai berikut:

(17)

3. Apabila terjadi perubahan data target volume indikator dari Renstra ke Perkin, maka klik tombol Ubah Data Indikator, kemudian akan masuk ke menu ubah data (volume) indikator Perkin, tampil sebagai berikut:

Kemudian klik tombol ubah data di sebelah kanan untuk mengubah data volume indikator, lalu masukkan target volume indikator yang benar sesuai Perjanjian Kinerja, contohnya sebagai berikut:

(18)

 Untuk mengubah datanya terlebih dahulu di blok seperti contoh, kemudian baru diinput data yang benar.

 Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Klik tombol Kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

 Ulangi Langkah 3 untuk pengubahan data berikutnya.

 Perubahan volume ini tidak mempengaruhi volume di Renstra 4 Apabila terjadi perubahan data anggaran dari Renstra ke Perkin,

maka klik tombol Ubah Data Anggaran, kemudian akan masuk ke menu ubah data Anggaran, tampil sebagai berikut:

Kemudian klik tombol ubah data di sebelah kanan untuk mengubah data anggaran, lalu masukkan pagu anggaran yang benar sesuai Perjanjian Kinerja, sesuaikan dengan setiap Sasaran, Program dan Kegiatan, contohnya sebagai berikut:

Keterangan:

(19)

didapat dari Unit Kerja di bawahnya

 Untuk mengubah datanya terlebih dahulu di blok seperti contoh, kemudian baru diinput data yang benar.

 Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Klik tombol Kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

 Ulangi Langkah 3 untuk pengubahan data berikutnya.

 Perubahan anggaran ini tidak mempengaruhi pagu anggaran di Renstra

7. TARGET

Langkah berikutnya setelah mengisi menu Perkin, pada aplikasi SIPKA ini yaitu melihat target dengan memilih menu target, kemudian akan tampil sebagai berikut:

Pilih dan kerjakan secara berurutan mulai dari Target Kinerja, kemudian Target Anggaran. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

A. Target Kinerja

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Target Kinerja:

Langkah-langkah

Pengisian

Target

Kinerja

1. Klik Target -> Kinerja. Kemudian Pilih Sasaran, lalu pada setiap indikator klik tombol ubah data yang berada di sebelah kanan sbb:

(20)

Keterangan:

 Data diinput dengan cara mem blok terlebih dahulu seperti diatas, kemudian inputkan data yang benar

 Target triwulan diinput sesuai dengan volume dan satuan target tahunannnya.

 Target triwulanan bersifat akumulasi (target sampai dengan triwulan ini), target triwulan IV sama dengan target 1 tahun.

 Apabila hasilnya baru bisa dilihat di satu triwulan, seperti Nilai Indeks, Nilai PMPRB, Nilai SAKIP, dsb, maka masukkan target di triwulan berapa nilai itu sudah dapat di peroleh.

3. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Klik tombol Kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya

4. Ulangi langkah 1 s.d. 3 untuk menginput target triwulanan pada indikator yang lainnya

B. Target Anggaran

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Target Anggaran:

Langkah-langkah

Pengisian

Target

Anggaran

(21)

2. Kemudian masukkan target anggaran per- triwulannya untuk kegiatan tersebut. Berikut contoh tampilannya:

Keterangan:

 Data diinput dengan cara mem blok terlebih dahulu seperti diatas, kemudian inputkan data yang benar

 Target triwulanan bersifat akumulasi anggaran (target sampai dengan triwulan ini), target triwulan IV sama dengan target 1 tahun.

3. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Klik tombol Kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya

4. Ulangi langkah 1 s.d. 3 untuk menginput target triwulanan pada indikator yang lainnya

8. REALISASI

Langkah selanjutnya, pada aplikasi SIPKA ini yaitu melakukan pengisian Realisasi per-Triwulan, terdiri dari: Realisasi Indikator dan Realisasi Anggaran. Klik menu Realisasi, kemudian akan tampilan sbb:

(22)

A. Realisasi Indikator

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Realisasi Indikator Sasaran Strategis:

Langkah-langkah

Pengisian

Realisasi

Indikator

Sasaran

Strategis

1. Klik Realisasi -> Indikator. Kemudian pilih tahun dan triwulan yang dilaporkan pada kanan atas. Berikut tampilannya:

2. Kemudian pilih Sasaran. Berikut tampilannya:

3. Kamudian dari indikator yang tampil, diisi capaian atau realisasi triwulannya dengan mengklik tombol Input Capaian Kinerja. Berikut tampilannya:

(23)

Keterangan:

 Kolom Realisasi s.d. Triwulan Ini diisi pencapaian volume indikator sampai triwulan ini

 Apabila Indikator tersebut dilaksanakan oleh Unit Kerja di bawahnya akan muncul data capaian di bawahnya pada kolom Realisasi Anak s.d. Triwulan ini sebagai data referensi. Di bagian bawah terdapat tabel Unit Kerja apa saja yang melaksanakan dan sudah melaporkan

 Keterangan diisi, penjelasan singkat mengenai pencapaian indikator. Apabila indikator tersebut belum bisa dilihat hasilnya pada triwulan ini, maka di kolom keterangan bisa dijelaskan upaya apa saja yang sudah dilaksanakan (program dan kegiatan yang dilaksanakan) untuk pencapaian sasaran kinerja

 Lampiran (URL) diisi Link halaman URL tempat dokumen, gambar, atau video di upload sebagai evidence pencapaian indikator. (Youtube, Googledrive, Facebook, Website) 4. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Klik

(24)

B. Pengisian Realisasi Anggaran

Berikut adalah langkah-langkah pengisian Realisasi Anggaran:

Langkah-langkah

Pengisian

Realisasi

Anggaran

1. Klik Realisasi -> Anggaran. Kemudian pilih tahun dan triwulan yang dilaporkan pada kanan atas. Berikut tampilannya:

2. Kamudian pilih nama sasaran, nama program, lalu dari daftar nama kegiatan yang tampil, untuk masing-masing kegiatan diisi realisasi anggaran (akumulasi) triwulannya dengan mengklik tombol Input pada posisi sebelah kanan dari nama kegiatan. Berikut tampilannya:

Kemudian pada kolom yang tersedia isi data realisasi anggaran kegiatan sampai dengan triwulan ini. Berikut tampilannya:

(25)

9. UPLOAD

Langkah selanjutnya, pada aplikasi SIPKA ini yaitu melakukan Upload Dokumen PDF Laporan per-Triwulan. Klik menu Upload, kemudian akan tampilan sbb:

Untuk triwulan berjalan I, II dan III hanya mengupload PDF laporan triwulan, sedangkan untuk triwulan IV disamping mengupload laporan triwulan IV juga mengupload laporan LKJ pada menu laporan tahunan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Langkah-langkah

Meng-Upload

Pdf

Laporan

1. Klik Upload -> Triwulan (Untuk Dokumen Laporan Triwulanan) Klik Upload -> Tahunan (Untuk Dokumen Laporan Tahunan)

Kemudian pilih tahun dan triwulan yang dilaporkan pada kanan atas. Berikut tampilannya:

2. Kamudian klik tambah data baru pada posisi sebelah kanan. Berikut tampilannya:

(26)

4. Sesudah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Apabila data yang sudah diketik tidak ingin disimpan maka klik tombol batal. Berikut ini tampilan apabila data sudah disimpan:

10.LAPORAN

Menu berikutnya pada aplikasi SIPKA ini yaitu LAPORAN. Klik menu Laporan, kemudian akan tampilan sbb:

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: A. Laporan Renstra

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data renstra:

Langkah-langkah

(27)

Melihat

dan

mengambi

l data

Renstra

1. Klik Laporan -> Renstra. Berikut tampilannya:

Atur sesuai Tipe Organisasi dan Nama Organisasi yang ingin di tampilkan datanya.

2. Untuk mengambil datanya, pilih tombol sebelah kanan (lambang excel atau word). Lambang excel apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.excel, sedangkan lambang word apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms. word. Berikut tampilan lambangnya:

(28)

B. Laporan RKT

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data RKT:

Langkah-langkah

Melihat

dan

mengambi

l data RKT

1. Klik Laporan -> RKT. Berikut tampilannya:

(29)

tampilan lambangnya:

3. Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini, Sesudah itu tekan tombol save untuk menyimpan data di drive yang diinginkan. Apabila data tidak jadi disimpan maka klik tombol cancel.

C. Perjanjian Kinerja (Perkin)

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data Perjanjian Kinerja:

Langkah-langkah

(30)

Melihat

dan

mengambi

l data

Perkin

1. Klik Laporan -> Perjanjian Kinerja. Berikut tampilannya:

2. Untuk mengambil datanya, pilih tombol sebelah kanan (lambang excel atau word). Lambang excel apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.excel, sedangkan lambang word apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.word. Berikut tampilan lambangnya:

(31)

D. Kinerja Triwulanan

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data Kinerja Triwulanan:

Langkah-langkah

Melihat

dan

mengambi

l data

Kinerja

Triwulana

n

(32)

2. Untuk mengambil datanya, pilih tombol sebelah kanan (lambang excel atau word). Lambang excel apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.excel, sedangkan lambang word apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.word. Berikut tampilan lambangnya:

11.DASHBOARD KINERJA DAN ANGGARAN

Menu berikutnya pada aplikasi SIPKA ini yaitu Melihat Dashboard Performa Organisasi Baik dari segi kinerja maupun realisasi Anggaran. Klik menu Beranda, kemudian akan tampilan sbb:

(33)

A. Berita

Berikut adalah contoh tampilan Berita yang diinfokan oleh Admin, yaitu:

B. Kinerja

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data Capaian Kinerja:

Langkah-langkah

Melihat

dan

mengambi

l data

Kinerja

1. Klik Beranda -> Kinerja. Berikut tampilannya:

Keterangan:

 Atur sesuai Tipe Organisasi yang ingin di tampilkan datanya.

 Pilih Tipe Data yang ingin ditampilkan apakah rekapitulasi atau detail

(34)

C. Anggaran

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data Capaian Anggaran:

Langkah-langkah

Melihat

dan

mengambi

l data

Anggaran

1. Klik Beranda -> Anggaran. Berikut tampilannya:

Keterangan:

(35)

detail

2. Untuk mengambil datanya, pilih tombol sebelah kanan (lambang excel atau word). Lambang excel apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.excel, sedangkan lambang word apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms. Berikut tampilan lambangnya:

D. Kinerja dan Anggaran

Berikut adalah langkah-langkah melihat dan mengambil/ menyimpan data Capaian Kinerja dan Anggaran:

Langkah-langkah

(36)

Melihat

1. Klik Beranda -> Kinerja. Berikut tampilannya:

Keterangan:

 Pilih Tipe Data yang ingin ditampilkan apakah rekapitulasi atau detail

2. Untuk mengambil datanya, pilih tombol sebelah kanan (lambang excel atau word). Lambang excel apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms.excel, sedangkan lambang word apabila data ingin di download (diambil) dalam format ms. Berikut tampilan lambangnya: