69
4.1 Profile Perusahaan
PT Indofood Sukses Makmur Tbk berkedudukan di Jakarta dan didirikan dengan nama PT Panganjaya Intikusuma berdasarkan akta pendirian No.228, tanggal 14 Agustus 1990. Perusahaan ini berkantor pusat di Plaza Sudirman (Indofood Tower) Jalan Jendral Sudirman Kav. 76-78. Bersadarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, tanggal 5 Februari 1994, perseroan mengubah namanya yang semula PT Panganjaya Intikusuma menjadi PT Indofood Sukses Makmur Tbk. Pada tahun 1994 tersebut PT Indofood Sukses Makmur Tbk terdaftar di Bursa Efek Jakarta dan resmi menjadi perusahaan publik.
Berawal dari sebuah perusahaan mie instan, Indofood secara progresif telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang tersedia di rak para pedagang eceran. Sebagai perusahaan terkemuka dalam industri makanan olahan di Indonesia, Indofood didukung oleh sistem distribusi yang ekstensif sehingga produk-produknya dikenal diseluruh penjuru nusantara. Indofood mengoperasikan empat kelompok Usaha Strategis (Grup) yang saling melengkapi:
a. Produk konsumen bermerek (CBP), memproduksi berbagai macam divisi Mi instan, Penyedap Makanan, makanan Ringan serta Nutrisi & Makanan Khusus. Dengan diakusisisinya PT Indolakto (Indolakto) pada tahun 2008, Daisy Dairy merupakan segmen baru di Grup CBP yang akan memperkuat posisi grup ini di pasar yang memiliki pertumbuhan pesat. Kegiatan Grup CBP didukung oleh Divisi Bumbu dan Kemasan.
b. Bogasari memiliki kagiatan utama memproduksi tepung terigu, pasta dan biskuit. Kegiatan Grup ini didukung oleh unit perkapalan.
c. Agribisnis, kegiatan utama Grup ini meliputi penelitian dan pengembangan, pembibitan kelapa sawit, pemuliaan, termasuk juga penyulingan, branding, serta pemasaran minyak goreng, margarine dan shortening. Disamping itu, kegiatan usaha Grup ini juga mencakup pemuliaan dan pengolahan karet, tebu, kakao dan teh.
d. Distribusi, memiliki jaringan distribusi yang paling luas di Indonesia. Grup ini mendistribusikan hampir seluruh produk konsumen Indofood dan produk-produk pihak ketiga.
Warisan Indofood terbesar saat ini adalah kekuatan merek-merek yang dimiliknya, bahkan banyak diantara merek tersebut melekat di hati masyarakat Indonesia selama bertahun-tahun, ini termasuk beberapa merek mi instan (Indomie, Supermi dan Sarimi), dairy ( Indomilk dan Cap Enaak), tepung terigu (Segitiga Biru, Kunci biru dan cakra Kembar), minyak goreng ( Bimoli), margarine (Simas Palma). Meskipun menghadapi kompetisi ketat, merek-merek ini tetap merupakan pemimpin pasar di masing-masing segmennya, dikenal atas produknya yang berkualitas tinggi dan diterima dengan baik oleh berbagai segmen pasar.
4.1.1 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaam
Menjadi Perusahaan Total Food Solutions
Misi Perusahaan
1. Senantiasa meningkatkan kompetensi karyawan Indofood, proses produksi Indofood, dan teknologi Indofood.
2. Menyediakan produk yang berkualitas tinggi, inovatif dengan harga terjangkau, yang merupakan pilihan pelanggan.
3. Memastikan ketersediaan produk bagi pelanggan domestik maupun international. 4. Memberikan kontribusi dalam peningkatan kualitas hidup bangsa Indonesia,
khususnya dalam bidang nutrisi.
5. Meningkatkan stakeholder’s value secara berkesinambungan.
4.1.2 Riwayat Perusahaan
Tabel 4.1 Riwayat Indofood
Tahun Keterangan
1990 Didirikan dengan nama PT Panganjaya Intikusuma.
1994 Berganti nama menjadi PT Indofood Sukses Makmur.
Penawaran Saham Perdana sebanyak 763 juta saham dengan harga nominal Rp1.000 per saham, tercatat di Bursa Efek Indonesia.
1995 Mengakuisisi pabrik penggilingan gandum Bogasari.
1996 Melaksanakan pemecahan saham dengan perbandingan 1:2.
1997 Mengakuisisi 80% saham perusahaan yang bergerak di
bidang perkebunan, agribisnis serta distribusi.
Melakukan penawaran umum terbatas dengan perbandingan 1:5, total penambahan saham sebanyak 305,2 juta.
2000 Melaksanakan pemecahan saham dengan perbandingan 1:5.
Menerbitkan Obligasi Seri I sebesar Rp1 triliun.
2001 Menerima persetujuan atas rencana pembelian kembali
saham dan pelaksanaan Employee Stock Ownership Plan (ESOP).
Melakukan pembelian kembali saham sebanyak 915,6 juta saham.
Menerbitkan Eurobonds sebesar US$280 juta.
2003 Melaksanakan ESOP tahap II sebanyak 58,4 juta saham.
Menerbitkan Obligasi Seri II sebesar Rp1,5 triliun.
2004 Melaksanakan ESOP tahap III sebanyak 919,5 ribu saham.
Menerbitkan Obligasi Seri III sebesar Rp1 triliun. Mengakuisisi 60% saham perusahaan kemasan karton.
2005 Membentuk perusahaan patungan dengan Nestlé.
Mengakuisisi perusahaan perkebunan di Kalimantan Barat. Mengakuisisi Convertible Bonds yang diterbitkan oleh perusahaan perkapalan, setara dengan 90,9% kepemilikan saham.
2006 Melakukan pelunasan Eurobonds sebesar US$143,7 juta.
Mengakuisisi 55,0% saham perusahaan perkapalan Pacsari Pte. Ltd.
Mengakuisisi beberapa perusahaan perkebunan di Kalimantan Barat.
2007 Mencatatkan saham Grup Agribisnis di Bursa Efek Singapura
dan menempatkan saham baru.
Menerbitkan Obligasi Seri IV sebesar Rp2 triliun.
Mengakuisisi 60% kepemilikan saham di perusahaan perkebunan Rascal Holding Limited.
Partisipasi dalam pengeluaran saham baru PT Mitra Inti Sejati Plantation dan memiliki sebesar 70% kepemilikan.
Mengakuisisi 64,41% kepemilikan saham PT PP London Sumatra Indonesia Tbk.
2008 Partisipasi dalam pengeluaran saham baru PT Laju Perdana
Indah dan memiliki sebesar 60% kepemilikan.
Menjual kembali 251.837.500 lembar treasury stock dan menarik kembali 663.762.500 lembar treasury stock.
Mengakuisisi 100% saham Drayton Pte. Ltd. yang memiliki secara efektif 68,57% saham di PT Indolakto, sebuah perusahaan dairy terkemuka.
Mengakuisisi 100% saham di beberapa perusahaan perkebunan yang memiliki fasilitas bulking.
2009 Menerbitkan Obligasi Seri V sebesar Rp1,6 triliun.
Pemekaran kegiatan usaha mi instan dan bumbu menjadi PT Indofood CBP Sukses Makmur (ICBP).
Grup Agribisnis menerbitkan Obligasi Rupiah Seri I sebesar Rp452 miliar dan Sukuk Ijarah I sebesar Rp278 miliar. Melakukan penggabungan usaha seluruh anak perusahaan di Grup Produk Konsumen Bermerek (CBP) yaitu PT Gizindo Prima Nusantara (Nutrisi & Makanan Khusus), PT Indosentra Pelangi (Penyedap Makanan), PT Cipta Kemas Abadi (Kemasan Fleksibel) dan PT Indobiskuit Mandiri Makmur (Biskuit) ke dalam ICBP.
2010 Menyelesaikan restrukturisasi internal Grup CBP melalui
pengalihan kepemilikan saham anak perusahaan di Grup CBP, dengan jumlah kepemilikan kurang dari 100% yaitu PT
Surya Rengo Containers (Kemasan Karton), PT Nestlé Indofood
Citarasa Indonesia (Memasarkan Produk Kuliner), Indofood (M) Food Industries Sdn Bhd (Kegiatan Usaha Mi Instan di Malaysia), PT Indofood Fritolay Makmur (Makanan Ringan) dan Drayton Pte. Ltd. (Dairy), ke dalam ICBP.
Sumber : Annual Report Tahun 2009
4.1.3 Budaya Perusahaan
Budaya perusahaan merupakan sesuatu yang diyakini akan menghantarkan perusahaan sampai tujuannya. Karyawan yang memahami, menghayati dan mengamalkan budaya perusahaan adalah juga yang akan tiba bersama-sama pada tujuan perusahaan. Sudah lebih dari 20 tahun Indofood mencanangkan CONSISTENT sebagai budaya perusahaan. CONSISTENT merupakan istilah yang menggambarkan komitmen Indofood, yang kemudian juga merupakan singkatan dari gabungan kata-kata yang menjadi prinsip-prinsip budaya organisasi Indofood. Prinsip pedoman CONSISTENT Indofood adalah consumer, innovation, staff, excellence, dan teamwork.
1. Konsumen (Consumer)
a. Memberi nilai terbaik kepada konsumen
b. Memenuhi, bahkan melebihi harapan konsumen c. Mempertahankan loyalitas konsumen
2. Inovasi (Innovations)
a. Melihat ke depan untuk menghadapi masa yang akan dating b. Memimpin dalam industry
d. Menciptakan gagasan baru dalam persaingan 3. Staf (Staff)
a. Dedikasi terhadap profesionalisme b. Berikan apa yang telah di janjikan c. Memiliki integritas pribadi yang tangguh 4. Keunggulan (Excellence)
a. Mencapai standar mutu dunia b. Memberi pelayanan bebas cacat c. Meningkatkan citra baik perusahaan d. Mengejar prestasi terbaik
5. Kerjasama (Teamwork)
a. Berupaya untuk mencapai tujuan yang satu b. Bersikap sebagai pelaku tim yang baik c. Memperlancar proses fungsional silang
4.1.4 Logo dan Produk Perusahaan
G
Gambar 4.1 Logo Perusahaan
Tabel 4.2 Produk Indofood
Produk Keterangan Produk
Mie Instan
Susu
Penyedap Makanan
Nutrisi dan Makanan Khusus
Bogasari
Minyak Goreng dan Margarine
Sumber : Annual Report Indofood 2009
PT Indofood Sukses Makmur Tbk sebagai holding company memproduksi berbagai macam produk makanan, yaitu :
1. Mie Instan
Indofood merupakan salah satu produsen mi instan terbesar di dunia dengan kapasitas produksi mencapai lebih dari 15 miliar bungkus per tahun. Beragam merek yang dimilikinya seperti Indomie, Supermi, Sarimi, Sakura, Pop Mie, Pop Bihun dan Mi Telur Cap 3 Ayam, ditujukan untuk berbagai
segmen konsumen. Merek-merek tersebut dikenal atas produknya yang berkualitas, memiliki citra rasa yang tinggi dan diterima dengan baik oleh berbagai segmen pasar.
2. Dairy
Akuisisi Indolakto pada bulan Desember 2008 memberikan peluang bagi Indofood untuk mengembangkan bisnis Grup CBP ke dalam industri dairy. Hal ini merupakan langkah penting menuju strategi jangka panjang Indofood untuk menjadi perusahaan makanan yang progresif. Industri dairy mencatatkan pertumbuhan yang pesat seiring dengan meningkatnya kesadaran masyarakat mengenai kandungan nutrisi dalam produk-produk dairy. Dengan konsumsi produk dairy per kapita di Indonesia yang masih rendah saat ini, yaitu sekitar 9 liter per tahunnya, industri dairy memiliki potensi pertumbuhan ke depan yang menjanjikan.Indolakto merupakan produsen dairy terbesar kedua di Indonesia, yang memproduksi antara lain susu kental manis (SKM), susu ultra high temperature (UHT), susu steril dalam botol, susu pasteurisasi dan susu bubuk, serta es krim, minuman yoghurt dan mentega. Indomilk, merek utama Divisi ini, merupakan salah satu merek terkemuka di Indonesia yang telah melekat di hati para konsumen selama lebih dari 40 tahun. Selain itu, Divisi ini memiliki merek-merek lain seperti Cap Enaak dan Tiga Sapi untuk produk susu, Orchid untuk mentega, Indoeskrim untuk es krim, dan Nice untuk minuman yoghurt.
3. Penyedap Makanan
Divisi Penyedap Makanan memproduksi serangkaian produk kuliner baik untuk Grup Indofood maupun PT Nestlé Indofood Citarasa Indonesia (NICI), perusahaan asosiasi yang bertanggung jawab atas pemasaran
produk-produk kuliner dari Divisi Penyedap Makanan. Di samping itu, Divisi ini juga memproduksi dan memasarkan produk sirup dengan merek "Indofood". 4. Makanan Ringan
Divisi ini memproduksi berbagai jenis makanan ringan modern termasuk keripik kentang moderen, keripik singkong tradisional Indonesia dan produk makanan ringan lainnya, yang dipasarkan dengan berbagai merek seperti Chitato, Qtela, Lays, Cheetos, Chiki dan Jetz. Industri makanan ringan moderen terus berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir ini, didorong oleh pengaruh gaya hidup moderen dan pertumbuhan jumlah convenience stores. Produk makanan ringan untuk segme bawah mengalami pertumbuhan paling pesat, terutama dipicu oleh masuknya para pemain baru ke pasar. Meskipun persaingan pasar semakin ketat, Divisi ini mampu mempertahankan kepemimpinan pasarnya, dan mencatatkan pertumbuhan yang sehat.
5. Makanan Khusus dan Nutrisi
Divisi Nutrisi & Makanan Khusus memproduksi makanan untuk bayi dan anak-anak serta ibu hamil dan menyusui. Dua merek utama ditujukan untuk segmen konsumen yang berbeda yaitu: Promina untuk segmen menengah ke atas dan SUN untuk segmen menengah ke bawah. Industri makanan bayi di tahun 2009 meningkat, didorong oleh pertumbuhan ekonomi di dalam negeri dan meningkatnya kesadaran masyarakat mengenai pentingnya makanan bernutrisi untuk bayi. Kondisi persaingan terus meningkat, dimana para pemain kelas dunia dengan merek-merek yang sudah mapan meningkatkan kegiatan periklanan dan promosinya. Meskipun demikian, Divisi ini mampu mempertahankan kepemimpinan pasarnya dan
membukukan pertumbuhan volume yang signifikan, baik untuk produk bubur bayi maupun bubur bayi lanjutan.
6. Bogasari
Sejak bergabung dengan kelompok usaha Indofood pada tahun 1995, Bogasari memainkan peranan penting dalam keberhasilan Indofood menjadi perusahaan Total Food Solutions yang terintegrasi. Setelah beroperasi di Indonesia selama lebih dari 30 tahun, Bogasari merupakan perusahaan penggilingan tepung terigu terintegrasi terbesar di Indonesia. Selain itu, Bogasari juga memproduksi pasta untuk konsumsi pasar di dalam maupun luar negeri, serta biskuit yang dipasarkan dengan merek Trenz. Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, Bogasari mengoperasikan bisnis perkapalannya sendiri yang terdiri dari dua unit kapal panamax dan empat unit kapal handymax, yang terutama digunakan untuk mengangkut gandum dari Australia dan belahan bumi bagian Utara. Di samping itu, Bogasari juga memiliki pabrik kemasan yang memproduksi kantong tepung terigu polypropylene.
7. Minyak Goreng dan Margarin
Divisi Minyak Goreng & Margarin memproduksi minyak goreng, margarin dan shortening, serta memasarkan produknya dengan berbagai macam merek baik untuk konsumsi ekspor maupun domestik. Dengan mereknya yang terkemuka untuk minyak goreng yaitu Bimoli, serta merek-merek lainnya seperti Happy Salad Oil dan Delima, Divisi ini berhasil mempertahankan kepemimpinannya di pasar minyak goreng bermerek di Indonesia. Produk-produk margarin dan shortening dengan merek Simas Palmia, Palmia dan Amanda, juga merupakan pemimpin di pasar domestik. Sekitar 75% dari total penjualan margarine dan shortening merupakan penjualan di pasar
domestik, yang mana sebagian besar dari penjualan tersebut ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan industri seperti pengusaha roti, makanan ringan dan biskuit. Divisi ini mengoperasikan empat pabrik penyulingan yang berlokasi di berbagai kota besar di Indonesia, yaitu Jakarta, Surabaya, Medan dan Bitung. Dengan pembangunan pabrik penyulingan baru di Jakarta yang diharapkan akan selesai pada akhir tahun 2010, kapasitas penyulingan Divisi ini akan mencapai 1,4 juta ton per tahunnya.
4.1.5 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi yang digunakan oleh PT Indofood Sukses Makmur Tbk adalah Struktur Unit Bisnis Strategi (SBU). Karena Indofood mengelompokkan divisi-divisi yang sama ke dalam wewenang dan tanggung jawab untuk setiap unit kepada seorang kepala divisi yang secara langsung memberikan laporan kepada direktur eksekutif. Berikut adalah gambar struktur organisasi PT Indofood Sukses Makmur Tbk:
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT Indofood Sukses Makmur Tbk Sumber: PT Indofood Sukses Makmur Tbk
1. Dewan Komisaris
Tugas utama Dewan Komisaris adalah mengawasi Direksi dalam menjalankan kegiatan dan mengelola perseroan. Komisaris Independen tersebut adalah Drs. Utomo Josodirdjo, Torstein Stephansen, dan Prof. Dr. Wahjudi Prakarsa.
2. Direksi
Perseroan dipimpin oleh Direktur Utama yang dibantu oleh delapan anggota direksi lainnya dalam mengelola usaha Perseroan. Direktur Utama bertanggung jawab dalam mengembangkan arahan strategis Perseroan dan memastikan bahwa seluruh target dan tujuan dapat
tercapai. Direktur Utama Perseroan adalah Anthoni Salim, dengan delapan direksi lainnya yaitu; Franciscus Welirang, Thomas Thjie, Darmawan Sarsito, Taufik Wiraatmadja, Peter Kradolfer, Moleonoto, Axton Salim, dan Werianty Setiawan.
3. Komite Audit
Dibentuk dan disusun untuk memenuhi ketentuan dalam Peraturan Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan (Bapepam-LK No. 29/PM/2004). Misi Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris PT Indofood Sukses Makmur Tbk dalam menjalankan peran pengawasan dengan mengkaji laporan keuangan perseroan.
4. Audit Internal
Audit Internal bertanggung jawab untuk mengevaluasi efektifitas sistem pengendalian internal Indofood, memastikan bahwa seluruh prosedur telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan tepat waktu, serta memastikan realibility informasi operasional dan keuangan serta kepatuhan atas ketentuan dan kebijakan Perseroan. Di samping itu, juga bertanggung jawab kepada Direksi dan bertugas untuk melaksanakan audit, dan mengawasi operasi Perseroan untuk memberikan keyakinan bahwa pengelolaan di semua tingkatan telah dilaksanakan dengan baik. Audit Internal secara berkala disampaikan kepada anggota Komite Audit dan Direksi.
5. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan berfungsi sebagai penghubung antara Perseroan dengan institusi pasar modal, pemegang saham, dan masyarakat. Sekretaris Perusahaan juga bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan pada peraturan dan ketentuan pasar modal, memberikan
saran kepada Direksi tentang perubahan peraturan serta mengatur pertemuan Direksi.
6. Manajemen Operasional
Setiap Manajer Operasional bertanggung jawab kepada Direksi atas setiap kegiatan operasional perusahaan, mengkoordinir kegiatan operasional, serta sebagai penentu kebijakan operasional. Divisi operasional meliputi; Mi Instan, Packaging, Dairy, Food Seassonings, Snack Foods, Bogasari, Agribisnis, Distribusi, Internasional, Nutrisi dan Makanan Khusus.
7. Manajemen Korporasi
Setiap Manajer Korporasi memiliki fungsinya masing-masing sebagai pengelola kegiatan Perseroan. Divisi korporasi meliputi; pengelola keuangan, controller, Corporate Purchasing, Central Marketing, Investor Relations & Corporate Secretary, Corporate Human Resource, Corporate Public Relations, Legal, Corporate Internal Audit, Research and Development, dan Teknologi Informasi.
8. Investor Relations
Tanggung jawab utama Investor Relations adalah untuk
mengkomunikasikan secara proaktif kinerja keuangan Perseroan maupun informasi lainnya secara konsisten dan transparan kepada analisis maupun investor.
9. Pengendalian Internal dan Manajemen Resiko
Manajemen Indofood bertanggung jawab dalam pembentukan dan penerapan pengendalian internal yang memadai, perkiraan resiko dan pengelolaan resiko melalui sistem yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi Manajemen dan Direksi.
4.1.6 Proses dan Kegiatan Bisnis
PT Indofood Sukses Makmur Tbk mengelola seluruh tahapan proses produksi produk makanan yang dimilikinya, mulai dari produksi dan pengelolaan bahan baku hingga menjadi produk yang siap di jual kepada pelanggan.
Gambar 4.3 Proses Bisnis Sumber: Hasil Penelitian, 2010
Berdasarkan gambar dari proses bisnis yang ditampilkan di atas, adapun penjelasan prosedur dari gambar proses bisnis PT Indofood Sukses Makmur Tbk adalah sebagai berikut:
1. Indofood memiliki perkebunan yang bekerja sama dengan para petani untuk mengelola hasil pertanian/perkebunan yang akan dijadikan sebagai bahan baku untuk memproduksi berbagai produknya.
2. Hasil dari pertanian/perkebunan tersebut kemudian diolah sehingga menjadi bahan baku yang siap untuk diproduksi di pabrik Indofood sehingga menjadi produk jadi yang siap untuk dijual.
3. Di pabrik produksi semua bahan baku diolah sebaik mungkin sehingga menjadi produk yang berkualitas tinggi, di pabrik tidak hanya terdapat kegiatan produksi, namun juga kegiatan research yang berfungsi untuk mengendalikan komposisi-komposisi yang digunakan dalam memproduksi suatu produk dengan baik, kegiatan ini dilakukan dengan mengambil sample secara random dan menelitinya dalam sebuah ruangan laboratorium untuk memastikan produk tersebut sudah layak dipasarkan sebagai produk berkualitas.
4. Pengemasan juga dilakukan di pabrik, semua bahan baku yang telah diolah dan menjadi produk jadi kemudian disortir ke dalam ruangan pengemasan, tenaga kerja yang ber-skill tinggi yang dimiliki oleh Indofood mengemas produk dengan cepat dan baik.
5. Distribusi merupakan komponen utama dalam mata rantai kegiatan operasional Indofood sebagai perusahaan Total Food Solutions. Indofood tidak memiliki gudang penyimpanan pada pabriknya, setiap 8 jam sekali produk siap untuk kemudian langsung didistribusikan pada outlet ritel/pasar tradisional. Melalui jaringannya yang luas, maka menjamin ketersediaan produk-produk Indofood di hampir seluruh pelosok Nusantara. Bagian Distribusi ini mendistribusikan secara baik produk-produk Indofood maupun produk-produk pihak ketiga.
6. Indofood telah berhasil meningkatkan penetrasi pasar secara signifikan. Stock point berlokasi di wilayah dengan tingkat kepadatan outlet ritel yang tinggi termasuk pasar tradisional, sehingga memungkinkan untuk mendistribusikan produk-produk di wilayahnya masing-masing dalam waktu sesingkat mungkin. 7. Pada tahap akhir ini, produk yang telah didistribusikan dari pabrik kini telah
tersedia pada otlet-outlet ritel serta pasar tradisional di setiap wilayah, disinilah terjadi kegiatan transaksi jual-beli dengan pelanggan. Pelanggan dapat dengan
mudah menemukan produk Indofood karena sistem pendistribusiannya yang luas.
PT Indofood Sukses Makmur Tbk sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia tentu saja tidak hanya berfokus pada bagaimana menciptakan produk yang berkualitas tinggi. Indofood pun menjalankan divisi Public Relation untuk menjaga nama baik perusahaan dimata publiknya. Corporate Public Relation (CPR) Indofood juga mengadakan berbagai kegiatan sosial, program-program tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat bagi konsumen, pemerintah, karyawan, mitra usaha dan masyarakat dimana Indofood beroperasi, dan pada saat bersamaan juga menciptakan nilai bagi perusahaan dan investor.
4.2 Hasil Pengambilan Data
Penulis memperoleh data dan informasi dengan membaca buku-buku untuk mendapatkan teori mengenai internet, knowledge management, dan lain sebagainya. Selain buku-buku yang digunakan, penulis juga menggunakan internet untuk mendapatkan teori-teori dan jurnal yang dibutuhkan dalam penulisan ini.
Penulis juga melakukan program Internship atau magang yang penulis telah laksanakan di PT Indofood Sukses Makmur Tbk pada bulan Juni hingga September 2010 lalu sangat membantu penulis untuk mendapatkan data-data dan informasi mengenai perusahaan yang penulis butuhkan.
Selama melakukan aktivitas internship, penulis membantu divisi Public Relation di Indofood. Salah satunya monitoring media setiap pagi hari, menganalisis pemberitaan yang ada di media yang berkaitan langsung dengan citra Indofood. Selain itu penulis juga dilibatkan dalam beberapa meeting, termasuk meeting mengenai media monitoring online. Penulis juga ikut serta membantu pembuatan website untuk Indofood CBP.
4.3 Analisis SWOT
4.3.1 Kekuatan Perusahaan
Di setiap organisasi pastinya memiliki kekuatan tersendiri yang membuatnya berbeda dari organisasi yang lainnya. Begitu pula dengan Indofood. Selama berjalannya kegiatan belajar-mengajar, SMPK Sang Timur selalu menilai diri sebesar apa kekuatan yang dimilikinya. Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui kekuatan – kekuatan Indofood adalah sebagai berikut :
Tabel 4.3 Kekuatan Perusahaan
Kekuatan Keterangan
1. Memiliki brand image yang baik S1
2. Memiliki bisnis agribisnis dan non-agribisnis S2
3. Memiliki jaringan distribusi yang luas S3
4. Memiliki fokus komunikasi yang baik S4
5. Memiliki strategi perusahaan yang baik S5
Sumber : Penulis
1. Memiliki brand image yang baik.
Indofood telah memiliki posisi yang kuat di mata masyarakat. Banyak di antara merek – merek Indofood melekat di hati masyarakat Indonesia selama bertahun-tahun. Meskipun menghadapi kompetisi ketat, merek-merek ini tetap merupakan pemimpin pasar di masing-masing segmennya, dikenal atas produknya yang berkualitas tinggi dan diterima dengan baik oleh berbagai segmen pasar.
Strategi yang digunakan perusahaan untuk mengembangkan kegiatan usaha berbasis agribisnis maupun non-agribisnis membuat Indofood mampu membantu mempertahankan kinerja dan kualitasnya. Dalam bidang agribisnis, Indofood melakukan penelitian dan pengembangan, pembibitan kelapa sawit, pemuliaan, termasuk juga penyulingan, branding, serta pemasaran minyak goreng, margarine dan shortening. Disamping itu, kegiatan lain yang juga dilakukan oleh Indofood mencakup pemuliaan dan pengolahan karet, tebu, kakao dan teh.
Dalam bidang non-agribisnis, Indofood senantiasa mengembangkan berbagai produk baru dan memproduksi inovasi baru yang sesuai dengan selera konsumen di Indonesia, memperluas jaringan distribusi dan memperkokoh brand image guna mempertahankan posisi perusahaan sebagai pemimpin pasar.
3. Memiliki jaringan distribusi yang luas.
Grup Distribusi merupakan komponen utama dalam mata rantai kegiatan operasional Indofood sebagai perusahaan Total Food Solutions. Melalui jaringannya yang luas, Indofood menjamin ketersediaan produk-produk Indofood di hampir seluruh pelosok Nusantara. Grup ini mendistribusikan baik produk-produk Indofood maupun produk-produk pihak ketiga. Sejak tahun 2005, penambahan jumlah stock point dikombinasikan dengan logistik pasokan dan pengiriman barang yang lebih efisien, telah berhasil meningkatkan penetrasi pasar secara signifikan. Stock point berlokasi di wilayah dengan tingkat kepadatan outlet ritel yang tinggi termasuk pasar tradisional, sehingga memungkinkan untuk mendistribusikan produk-produk di wilayahnya masing-masing dalam waktu sesingkat mungkin. Program ini juga berhasil meningkatkan standar pelayanan yang
diberikan. Berbagai langkah perbaikan lain seperti pembentukan tim merchandise, peningkatan kunjungan kepada pedagang eceran dan koordinasi dengan prinsipal pihak ketiga melalui program promosi bersama juga telah dilaksanakan.
4. Memiliki fokus komunikasi yang baik.
Indofood berusaha menciptakan komunikasi yang baik kepada stakeholdernya. Fokus pada program komunikasi menyeluruh juga menjadi kekuatan yang terus dipertahankan oleh perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan awareness konsumen guna menjaga loyalitas.
5. Memiliki strategi perusahaan yang baik.
Strategi pemasaran yang telah dilakukan oleh PT Indofood Sukses Makmur Tbk selama ini membawa dampak positif bagi perusahaan. Program iklan dan promosi yang terus dilakukan oleh Indofood, hal ini mengakibatkan permintaan atas produk konsumen bermerek meningkat seiring dengan naiknya daya beli konsumen. Dari data yang penulis dapat (annual report 2009) Indofood telah menguasai sekitar 66,67% pangsa pasar dari produk mi instan, maka dengan kekuatan yang dimiliki oleh Indofood ini dapat mengambil peluang yang ada dan mempertahankan baik kepemimpinan pasar maupun pricing power, perusahaan juga dapat memperkuat brand image melalui perbaikan kualitas secara terus – menerus.
4.3.2 Kelemahan Perusahaan
Tabel 4.4 Kelemahan perusahaan
Kelemahan Keterangan
1. Sistem penyebaran informasi sederhana W1
2. Pemanfaatan teknologi belum optimal W2
3. Knowledge yang tidak terdokumentasi dengan baik
W3
4. Jaringan intranet belum dioptimalkan W4
Sumber : Penulis
1. Sistem penyebaran informasi masih sederhana.
Penyebaran informasi yang dilakukan oleh internal Indofood masih sangat sederhana. Contohnya untuk penyebaran berita – berita dari media massa masih tradisional yaitu menggunakan kliping kertas. Hal ini mengakibatkan ketersediaan informasi terbatas karena tidak setiap karyawan mendapat klipping tersebut.
2. Pemanfaatan teknologi informasi yang belum optimal.
Teknologi informasi merupakan salah satu sarana yang praktis bagi berbagai perusahaan dalam melakukan setiap kegiatan perusahaan khususnya dalam kegiatan penginformasian, begitu juga dengan PT Indofood Sukses Makmur Tbk. Teknologi informasi akan memberikan manfaat yang sangat besar jika perusahaan bisa memanfaatkannya secara optimal. Namun, dalam pengoptimalan teknologi informasi ini Indofood masih dinilai kurang dan hal ini disebabkan karena kurangnya
pengetahuan dan kemampuan karyawan mengenai manfaat yang dapat diberikan oleh teknologi informasi.
3. Knowledge yang tidak terdokumentasi dengan baik.
Pemanfaatan fasilitas dan teknologi yang kurang maksimal dan hanya dimanfaatkan pada level tertentu saja. Hal ini membuat knowledge yang terdokumentasi kurang lengkap. Selain itu besarnya jumlah karyawan juga membuat sulitnya knowledge terdokumentasi.
4. Jaringan intranet belum dioptimalkan.
Jaringan intranet yang tersedia belum dioptimalkan sehingga pengiriman laporan dan kliping kadang masih menggunakan cara tradisional. Portal perusahaan untuk Divisi Public Relation juga belum secara optimal bekerja.
4.3.3 Peluang Perusahaan
Tabel 4.5 Peluang perusahaan
Peluang Keterangan
1. Penggunaan internet yang semakin meluas dikalangan masyarakat.
O1
2. Pemanfaatan media monitoring online dalam kegiatan perusahaan
O2
3. Melakukan kerja sama dengan perusahaan yang memiliki produk sejenis
O3
4. Semakin meningkatnya daya beli masyarakat O4
5. Adanya pasar global O5
1. Penggunaan internet yang semakin meluas dikalangan masyarakat. Teknologi informasi yang terus berkembang merupakan salah satu faktor yang dapat menciptakan peluang bagi PT Indofood Sukses Makmur Tbk . Semakin meluasnya pengguna internet dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif agar mampu lebih unggul dari perusahaan lain yang juga bergerak dalam bidang yang sama.
2. Pemanfaatan media monitoring online dalam kegiatan perusahaan. Dengan semakin meningkatnya penggunaan internet pada masyarakat dewasa ini, hendaknya perusahaan juga dapat memanfaatkan layanan yang disediakan agar setiap berita – berita dan informasi cepat terdistribusi ke internal perusahaan.
3. Melakukan kerja sama dengan perusahaan yang memiliki produk sejenis. Melakukan kerja sama dengan perusahaan lain yang memiliki produk sejenis juga dapat memberikan peluang bagi perusahaan untuk dapat menjangkau pelanggan lebih luas lagi, serta dapat terus meningkatkan kinerja perusahaan.
4. Semakin meningkatnya daya beli masyarakat.
Daya beli masyarakat yang meningkat memberikan dampak yang sangat positif bagi perusahaan. Faktor tersebut dapat dijadikan sebuah peluang yang bagus bagi perusahaan untuk terus memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan serta meningkatkan kepercayaan secara terus menerus yang memungkinkan dalam pencapaian kinerja yang lebih baik.
5. Adanya pasar global.
Adanya pasar global dapat dijadikan suatu peluang yang baik. Dengan adanya pasar global tenaga kerja, perusahaan bisa saja memperkerjakan orang – orang luar negeri yang memiliki kemampuan dan kemauan kerja yang lebih baik.
4.3.4 Ancaman Bagi Perusahaan
Tabel 4.6 Ancaman Perusahaan
Ancaman Keterangan
1. Penyalahgunaan teknologi informasi T1
2. Keadaan ekonomi yang kurang stabil T2
3. Ketatnya persaingan bisnis T3
4. Ketidakseimbangan antara teori dan praktek lulusan yang ada
T4
Sumber : Penulis
1. Penyalahgunaan teknologi informasi.
Tidak dapat dipungkiri bahwa akan penyalahgunaan terhadap teknologi itu sendiri yaitu dengan maraknya Hacker yang berniat buruk dan hal ini dapat merugikan perusahaan serta menjadi ancaman bagi perusahaan. 2. Keadaan ekonomi yang kurang stabil.
Keadaan ekonomi Negara yang tidak stabil seperti terjadinya penurunan nilai tukar rupiah terhadap dollar, inflasi yang fluktuatif, serta krisis global, secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi keadaan perusahaan.
3. Ketatnya persaingan bisnis.
Banyaknya produk subtitusi yang beredar dipasaran cukup mempengaruhi Indofood untuk tetap mempertahankan konsumennya. Indofood harus mencermati peasaing – pesaing yang ada agar tetap bisa bersaing. Selain itu Indofood perlu melakukan inovasi baru dan mempertahankan kualitasnya agar konsumen tetap loyal.
4. Ketidakseimbangan antara teori dan praktek lulusan yang ada.
Banyak lulusan yang bernilai tinggi, tetapi kenyataannya lulusan tersebut kurang mahir dalam practical. Kemampuan yang dimiliki hanya sebatas kemampuan teoritis saja.
4.4 Matriks Evaluasi Faktor Internal dan Evaluasi Faktor Eksternal 4.4.1 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE)
Faktor-faktor internal dalam matriks evaluasi faktor internal adalah kekuatan dan kelemahan perusahaan. Berdasarkan evaluasi faktor – faktor internal diatas maka dapat dilakukan matriks evaluasi faktor internal:
Tabel 4.7 Matriks Evaluasi Faktor Internal
Faktor Internal Bobot Peringkat
Skor Bobot Kekuatan
1. Memiliki brand image yang baik 0,196 4 0,784
2. Memiliki bisnis agribisnis dan non-agribisnis
0,036 3 0,108 3. Memiliki jaringan distribusi yang luas 0,026 3 0,078
4. Memiliki fokus pada komunikasi 0,072 4 0,288
5. Memiliki strategi yang baik 0,146 4 0,584
Kelemahan
1. Sistem penyebaran informasi masih sederhana
0,196 1 0,196 2. Pemanfaatan teknologi informasi
belum optimal
0,095 2 0,190 3. Knowledge yang tidak terdokumentasi
dengan baik
0,115 2 0,230
4. Jaringan intranet belum dioptimalk an 0,118 2 0,236
Total 1,00 2,694
Sumber : Penulis
4.4.2 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE)
Faktor-faktor eksternal dalam matriks evaluasi faktor eksternal adalah peluang dan ancaman perusahaan. Berdasarkan evaluasi faktor – faktor eksternal diatas maka dapat dilakukan matriks evaluasi faktor eksternal:
Tabel 4.8 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal
Faktor Eksternal Bobot Peringkat
Skor Bobot Peluang
1. Penggunaan internet yang semakin meluas dikalangan masyarakat
0,090 2 0,270 2. Pemanfaatan media monitoring online
dalam kegiatan perusahaan
3. Melakukan kerja sama dengan perusahaan yang memiliki produk sejenis
0,146 3 0,438
4. Semakin meningkatnya daya beli masyarakat
0,183 4 0,732
5. Adanya pasar global 0,143 3 0,429
Tantangan
1. Penyalahgunaan teknologi informasi 0,102 2 0,204
2. Keadaan ekonomi yang kurang stabil 0,084 2 0,168
3. Ketatnya persaingan bisnis 0,183 3 0,549
4. Ketidak seimbangan antara teori dan praktek lulusan yang ada
0,052 1 0,052
Total 1,00 2,876
Sumber : Penulis
Dari hasil matriks IFE (Internal Factor Evaluation) diketahui bahwa total nilai IFE yang diperoleh dari perusahaan adalah sebesar 2,694 dan dari matrik EFE (External Factor Evaluation) diketahui total nilai EFE yang diperoleh perusahan sebesar 2,876. Dari nilai IFE sebesar 2,694 dapat disimpulkan bahwa perusahaan memiliki posisi internal yang sangat kuat karena berada dia atas nilai rata – rata 2,5. Sedangkan dari nilai EFE sebesar 2,876 mengindikasikan bahwa perusahaan memberikan respon yang cukup baik terhadapa peluang dan ancaman yang ada dalam industri atau dengan kata lain strategi perusahaan secara efektif dapat memanfaatkan peluang yang ada dan meminimalkan pengaruh negative dari ancaman eksternal.
V 4.5 Matriks Internal Eksternal (IE)
Dari hasil perhitungan IFE EFE yang telah didapat diatas, maka dapat dihubungkan ke mattriks IE sebagai tahap pencocokan dari perumusan strategi. Dengan nilai IFE sebesar 2,694 dan nilai EFE sebesar 2,876 maka diketahui posisi perusahaan berada di sel ke lima yang berarti perusahaan dalam keadaan cukup baik dan harus mempertahankan dan memelihara usahanya dengan berbagai cara seperti penetrasi pasar dan pengembangan produk. Perusahaan juga perlu melalukan upaya untuk memberlakukan karyawan melalui contohnya pelatihan – pelatihan.
Skor Bobot Total IFE
S ko r B ob ot T ot al E FE Kuat 3,00 – 4,00 Sedang 2,00 – 2,99 Lemah 1,00 – 1,99 Tinggi 3,00 – 4,00 I II III Sedang 2,00 – 2,99 IV VI Rendah 1,00 – 1,99 VII VIII IX
4.6 Matriks SWOT
Tabel 4.9 Matriks SWOT
IFAS atau EFI sEFAS atau EFE
STRENGHTS (S)
1. Memiliki brand image yang baik
2. Memiliki bisnis agribisnis dan non-agri bisnis 3. Memiliki jaringan distribusi
yang luas 4. Memiliki fokus pada
program komunikasi menyeluruh
5. Memiliki strategi yang baik
WEAKNESSES (W)
1. Sistem penyebaran informasi masih sederhana
2. Pemanfaatan teknol ogi informasi yang belum optimal
3. Knowledge yang tidak terdokumentasi 4. Jaringan intranet belum
dioptimalkan OPPORTUNITIES (O)
1. Penggunaan internet yang meluas dikalangan masyarakat 2. Pemanfaatan media
monitoring online dalam kegiatan perusahaan 3. Melakukan kerjasama
dengan per usahaan sejenis 4. Semakin meningk atnya
daya beli masyarakat 5. Adanya pasar global
Strategi SO - Meningkatkan teknologi untuk
menduk ung kinerja perusahaan. (S1, S4, S5, O1, O2)
- Memberikan informasi melalui teknologi yang ada baik internet dan intranet sebagai media informasi. (S4, S5, O1, O2) - Menciptakan budaya sharing
knowledge untuk peningkatan performa. (S4, S5, O2, O5)
Strategi WO - Memanfaatkan teknologi
informasi dengan
menggunak an internet dan intranet sehingga informasi dapat diterima oleh internal dan eksternal perusahaan. (W1, W2, W3, W4, O1, O2, O3, O4, O5)
- Melakukan knowledge management. (W3, W4, O5) THREATS (T) 1. Penyalahgunaan teknologi informasi
2. Krisis keuangan global 3. Ketatnya persaingan bisnis 4. Ketidakseimbangan antara teori dan praktek lulusan yang ada
Strategi ST - Memberikan informasi dan
pengetahuan bar u mengenai Indofood ke internal perusahaan dan eksternal perusahaan secara online unt uk meningkatkan citra perusahaan dan memenangkan persaingan dalam dunia industri.
(S1, S2, S4, S5, T1, T3) - Menjaga loyalitas pelanggan
dengan meningkatkan
pelayanan bagi para pelanggan. (S1, S2, S3, S5, T1,T2, T3)
Strategi WT - Melakukan inovasi dalam
sistem publikasi perusahaan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan media internet untuk meningkatkan daya saing perusahaan. (W1,W2, W3, W4, T1, T3) - Menggunakan teknologi
informasi untuk membantu memudahkan kegiatan karyawan dalam memberikan informasi .
(W1, W2, W4, T1, T3)
4.7 Analisi Studi Observasi
4.7.1 Analisis Kondisi Perusahaan
Menurut Institute of Public Relations (IPR) dalam praktik Public Relation merupakan usaha yang direncanakan serta dilakukan secara kontinyu untuk menciptakan dan menjaga nama baik (goodwill) dan kesepahaman bersama antar suatu organisasi dengan publiknya (Gregory, 2004:2), dapat digambarkan bahwa Indofood pun menjalankan divisi PR untuk menjaga nama baik perusahaan dimata publiknya. Aktivitas yang dilakukan untuk mencapai hal tersebut salah satunya dilakukan melalui aktivitas media relations.
Selama melakukan internship selama 3 bulan, penulis diikutsertakan dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh Corporate Public Relations. Salah satunya kegiatan yang dilakukan adalah News Media Monitoring. Kegiatan media monitoring juga merupakan salah satu aktivitas media relations untuk memantau pemberitaan tentang Indofood setiap harinya.
Dalam melakukan internship, penulis menganalisis dan melakukan beberapa hal antara lain:
• Melakukan monitoring media secara tradisional.
Sebagai perusahaan yang besar Indofood selama ini menggunakan cara yang tradisional dalam pengumpulan berita dan informasi dengan berlangganan koran dan memotong berita yang terkait dengan Indofood.
Gambar 4.5 Proses monitoring media secara tradisional
1. Seleksi Berita
Seleksi berita dilakukan secara tradisional. Setiap pagi koran dan beberapa majalah sudah ada di ruangan CPR. Jam 08.00 pagi mulai melakukan seleksi berita. Setiap berita diseleksi secara manual. Satu per satu koran dibaca, jika ada hal-hal yang berkaitan dengan Indofood Group, isu-isu mengenai ekonomi, komoditi, atau bahan pangan, maka artikel atau pemberitaan mengenai hal tersebut ditandai terlebih dahulu. Semua koran dan majalah yang tersedia harus dibaca dan diseleksi. 2. Editing
Setelah semua koran dan majalah selesai diseleksi, semua artikel dan pemberitaan dalam koran yang sudah ditandai difotocopy terlebih dahulu. Kemudian, semua artikel dan pemberitaan yang telah dicopy digunting dan ditempelkan pada kertas template yang sudah disediakan. Pada kertas template ter sebut terdapat potongan artikel, sumber, halaman pemberitaan, dan tanggal pemberitaan.
3. Data Collection
Setelah proses editing selesai, semua data dan informasi yang ada dikumpulkan. Kemudian disusun berdasarkan topik-topik yang ada sehingga memudahkan untuk mengklasifikasikannya dan dilampirkan daftar artikel atau pemberitaan tersebut.
4. Distribusi Berita
Setelah kliping pemberitaan siap, maka kliping tersebut akan dicopy atau diperbanyak untuk disebarkan ke beberapa orang di divisi CPR, BOD, dan beberapa karyawan lain.
• Kebutuhan informasi tidak terpenuhi secara maksimal
1. Membutuhkan waktu lama untuk mengumpulkan data dan informasi. Dalam pembuatan dan pengumpulan data akan memakan waktu yang cukup lama. Hal ini disebabkan karena harus membaca seluruh koran dan majalah langganan kemudian jika ada pemberitaan yang berkaitan dengan indofood atau da isu – isu hangat, maka artikel tersebut harus digunting. Setelah digunting maka ditempel kembali kedalam kertas template khusus. Setelah terkumpul barulah difotocopy dan disebarkan. Karena hal tersebut memakan waktu lama, maka terkadang pihak Corporate Public Relation tidak sempat menganalisis dan melihat apakah pemberitaan tersebut memiliki tone positif atau negatif. Terlihat bahwa hal ini mempengaruhi kinerja karyawan. Kinerja karyawan kurang maksimal. Seharusnya karyawan bisa melakukan analisis dan pembelajaran dari berita tersebut, tapi karena terbentur masalah waktu maka terkadang tidak melakukan hal tersebut. Jika tetap memaksakan, pekerjaan lain yang harus dikerjakan akan terbengkalai.
2. Tidak ada backup data.
Karena pembuatan monitoring media masih tradisional, maka setiap pemberitaan dan data dalam bentuk hardcopy atau kertas tidak ada softcopy. Kelemahan dalam menggunakan cara tradisional dalam hal ini adalah kertas merupakan bahan yang tidak tahan lama, mudah tercecer, dan mudah hilang. Padahal data-data tersebut masih harus digunakan kembali. Perusahaan dapat mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan dari data-data yang ada untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari serta dapat mengelola pengetahuan yang ada di dalamnya, baik identifikasi, penciptaan, sampai penyebaran pengetahuan ke orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut.
3. Penyebaran informasi tidak merata.
Karena pembuatannya dari kertas, maka tidak semua karyawan di perusaahan dapat mengetahui informasi apa saja yang ada setiap harinya. Hal ini berkaitan dengan biaya. Jika harus mengcopy untuk setiap orangnya, maka dapat dipastikan biaya yang dikeluarkan akan sangat tinggi. Hal ini menjadi salah satu penghambat pendistribusian informasi.
4. Monitoring Media hanya sebagai aktivitas rutin.
Dengan menggunakan cara tradisional, kinerja yang dihasilkan juga kurang maksimal sehingga tidak ada tindak lanjut dari kegiatan ini. Kegiatan ini hanya terlihat seperti rutinitas.
4.7.2 Pengembangan News Media Monitoring Online
Indofood mulai mengembangkan media monitoring online dengan berlangganan agency monitoring, sehingga setiap pagi Indofood akan mendapatkan laporan pemberitaan setiap pagi dalam bentuk online dan tidak perlu berlangganan koran lagi. Upaya tersebut lebih efektif sebab waktu yang digunakan untuk monitoring sebelumnya bisa berkurang dan dimanfaatkan untuk melakukan aktivitas yang penting lainnya. Upaya-upaya yang dilakukan Indofood untuk melakukan evaluasi dan monitoring media antara lain dengan menggunakan :
1. Menghitung media yang mempublikasi 2. Melihat posisi letak halaman
Semakin banyak media yang mempublikasikan akan semakin baik. Utamanya, bila berada pada posisi yang strategis. Berita di posisi strategis akan mudah mendapat perhatian dari pembaca (bila surat kabar atau majalah), head line untuk media penyiaran. Posisi yang strategis, diperkirakan akan memberikan dampak pemberitaan yang kuat bagi pembaca, pendengar atau pemirsa.
1. Melihat luas kolom publikasi
Luas kolom/ durasi siaran berita organisasi di media massa, merupakan hal yang perlu dipertimbangkan. Makin luas kolom berita di halaman surat kabar/ majalah atau makin lama durasi siaran berita di radio atau televisi, maka akan semakin membuat publik lebih memperhatikan serta berdampak cukup kuat.
2. Metode analisa isi
Analisa isi adalah suatu metode untuk mempelajari dan menganalisis komunikasi secara sistematik, obyektif, dan kuantitatif terhadap pesan yang tampak.
Tujuan analisa isi untuk :
b. Mengetahui kecenderungan isu yang makin menghangat atau mulai menurun pemberitaannya.
c. Mengetahui posisi perusahaan di mata publik eksternal.
Seperti yang diuraikan diatas, dari kegiatan media monitoring online perusahaan tentu dapat mengetahui apa yang terjadi baik berkaitan perusahaan ataupun tidak berkaitan. Selain itu perusahaan dapat mengetahui isu-isu apa yang beredar. Setelah memonitoring media tersebut akan menghasilkan data-data yang berkaitan. Data tersebut disimpan dan diupload ke portal sehingga setiap hari seluruh perusahaan dapat mengetahui hal-hal apa yang terkait dengan perusahaan, isu apa yang sedang hangat, kegiatan yang sudah dan akan dilakukan di indofood dan berita apa saja yang terbaru baik dari dalam perusahaan ataupun luar perusahaan.
Dari segi pemenuhan kebutuhan informasi, informasi yang disediakan menggunakan media monitoring online sangat terpenuhi. Informasi dapat tersebar cepat. Tidak hanya sekedar hasil scan dari media, tetapi juga ada pembahasan, tone pemberitaan media, serta kesimpulan dari pemberitaan media setiap harinya. Setiap pemberitaan media yang didapat akan dibaca dan dianalisis sehingga penerima informasi dapat lebih mudah mengetahui informasi tersebut tanpa harus membuka paper online yang disediakan mediabanc.
Kebutuhan akan informasi ini juga mudah diakses. Semua karyawan perusahaan dapat mengakses informasi ini melalui portal Indofood. Dalam portal tersebut terdapat kebutuhan informasi yang diperlukan oleh internal perusahaan. Informasi ini tidak hanya dapat diakses melalui komputer tapi dapat juga diakses melalui handphone atau blackberry.
4.7.3 Keuntungan News Media Monitoring Online
News Media Monitoring Online terintegrasi untuk memantau seluruh media termasuk media cetak, televsi, radio, internet, dan secara terus – menerus dilakukan untuk menyediakan data dan informasi yang akurat sejalan dengan tujuan dengan kegiatan dan tujuan perusahaan. Informasinya dapat berupa:
• Opini publik yang bertentangan dengan aktivitas organisasi atau perusahaan.
• Masalah-masalah yang terkait dengan citra organisasi atau perusahaan.
• Aktivitas yang dilakukan oleh organisasi atau perusahan dan perusahaan pesaing.
• Masalah keuangan dan kinerja perusahaan atau organisasi. • Iklan-iklan yang ditampilkan oleh perusahaan atau organisasi. • Tren mengenai pemilu.
• Opini publik melalui sumber non formal seperti blog, newsgroup, dan lain-lain.
Keuntungan News Media Monitoring Online antara lain:
• Memungkinkan organisasi atau perusahaan untuk menganalisa dan menarik kesimpulan dari sudut pandang masyarakat umum. Ini sangat membantu untuk menentukan kebijakan mana yang harus diambil yang berhubungan dengan citra organisasi atau citra perusahaan.
• Membantu organisasi atau perusahaan untuk menilai efektivitas dari aktivitas periklanan atau public relation.
• Membantu organisasi atau perusahaan mendeteksi penyebaran informasi yang salah di sebuah komunitas dan menyediakan informasi singkat untuk respon cepat.
• Investor dapat melakukan analisis informasi keuangan dan kinerja dari organisasi atau perusahaan untuk membantu menentukan keputusan investasi. Informasi ini disediakan oleh data dari liputan media.
• Membantu pemasaran untuk menentukan karakteristik pasar. • Membantu menentukan kriteria organisasi politik.
4.7.4 Perbedaan News Media Monitoring Secara Tradisional dan Secara Online
Ada perbedaan jika menggunakan perusahaan menggunakan media monitoring online. Perbedaan itu antara lain:
1. Pembuatan dan pengumpulan data lebih efektif karena tidak perlu menggunting artikel kemudian menepelkan lagi kedalam kertas template. Dari segi waktu lebih cepat karena berita sudah tersaji jam 07.00 pagi dari mediabanc dan akan terus terupdate sampai jam 14.00. Semua berita yang terkait telah disediakan dari mediabanc sehingga tidak perlu mencari lagi. Yang hanya perlu dilakukan adalah memilih berita dan menganalisisnya. Hal ini juga akan mempengaruhi kinerja dari karyawan tersebut. Akan ada tambahan pengetahuan dan skill bagi para karyawan.
2. Data atau dokumentasi dari pemberitaan media setiap harinya akan tersimpan secara terstuktur dalam server IT sehingga resiko untuk kehilangan data lebih kecil. Jika data tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan cepat digunakan kembali. Setiap data ini juga dapat dijadikan pembelajaran sehingga pihak perusahaan dapat menngetahui apa yang harus dilakukan, bagaimana mencegah hal-hal negative terjadi, dan lain – lain.
3. Data atau dokumentasi yang ada setelah disimpan di server akan diupload ke portal perusahaan sehingga memudahkan seluruh karyawan untuk mengakses
informasi ter sebut. Pendistribusian informasi akan lebih optimal karena dapat diakses darimana saja.
Tabel 4.10 Tabel Perbandingan
Cara lama atau Tradisional Online clipping (News Media Monitoring Online)
Biaya berlangganan koran dan majalah ± Rp. 3.300.000 plus biaya lain – lain seperti fotocopy, lem, kertas, listrik, print ± Rp. 800.000 (dengan asumsi tidak setiap karyawan dapat handout dari kliping tersebut)
Biaya berlangganan ± Rp. 4.000.000
Waktu kliping ± 3 jam Waktu lebih cepat karena berita sudah tersaji jam 07.00 pagi.
Media yang dipantau hanya media cetak tidak termasuk media online.
Berita yang disampaikan dari media cetak, online, televise, dan radio.
Penggunaan kertas yang banyak. Paperless. Berbentuk hardcopy sehingga hanya
tersedia di kantor.
Mudah diakses dimana saja dan lebih modern.
Penyimpanan data tidak praktis. Dokumentasi kliping akan lebih teratur karena tersimpan di server IT.
4.7.5 Knowledge Goals News Media Monitoring Online
Gambar 4.6 Hubungan strategi dengan knowledge goals Sumber : Hasil Observasi
• Menciptakan budaya self learning pada setiap karyawan yang terdapat di dalam perusahaan sehingga dalam hal ini, karyawan perusahaan dapat meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang dimiliknya.
• Menciptakan budaya knowledge sharing di dalam perusahaan sehingga setiap sumber daya manusia yang terdapat di dalam perusahaan memiliki kebiasaan untuk selalu melakukan sharing atas setiap knowledge yang dimilikinya dimana hal tersebut jelas menciptakan suatu pola interaksi yang baik bagi lingkunag internal perusahaan.
• Menjaga dan memelihara knowledge yang penting untuk perusahaan agar tidak hilang akibat orang tersebut meninggalkan perusahaan
atau sudah tidak bekerja lagi. Memanfaatkan dan membuat pendokumentasian dari setiap knowledge mampu untuk mendukung perusahaan untuk mencapai tujuannya dan mengoptimalkan kinerja. • Mengurangi pengulangan kesalahan yang mungkin terjadi di dalam
perusahaan serta membantu perusahaan dalam menyelesaikan setiap masalah yang dihadapi melalui pendokumentasian knowledge knowledge yang baik dalam perusahaan.
• Meningkatkan pengetahuan dan keahlian dari setiap sumber daya manusia yang terdapat dalam perusahaan dengan mendistribusikan setiap dokumentasi pelatihan dan knowledge yang terdapat di dalam perusahaan secara merata.
Pemberitaan yang ada bisa dilihat dari email maupun pada portal perusahaan. Pada saat pengiriman e-clipping, setiap karyawan dapat membaca pemberitaan yang ada dan mengeluarkan pendapat yang ada sehinggan informasi dan ide-ide yang baru dapat disharingkan dengan baik. Karena setiap individu memiliki pengetahuan dan pemikirin tersendiri dalam menganalisis suatu hal.
Setiap informasi baru atau ide-ide baru harus didokumentasikan dengan baik sehingga dari semua data yang ada dapat dihasilkan pengetahuan yang baru yang dapat digunakan untuk internal dan eksternal perusahaan.
Data-data mengenai informasi atau ide-ide baru harus dimanage dengan baik sehingga dapat dikordinasikan dan membantu penyebaran dan pengetahuan yang mendukung proses kegiatan perusahaan lebih spesifiknya bagian PR. Setalah dimanage, maka pengetahuan tersebut disimpan dalam database Public Relation agar bila terjadi sesuatu hal, kesalahan, atau permasalahan dapat menemukan solusi dari pembelajaran tersebut.
4.8 Implikasi Solusi Terpilih
4.8.1 Menghentikan berlangganan koran, majalah, dan tabloid.
Menghentikan berlangganan media (kecuali Kompas, Bisnis Indonesia, dan The Jakarta Post) yang ada selama ini, kemudian dialihkan untuk berlangganan News Media Monitoring Online sebagai penyedia berita dalam bentuk online. Berita akan tersaji setiap hari mulai pukul 07.00 pagi di website Media Banc (e-News library). Setiap pelanggan akan diberikan user id dan password untuk masuk dalam e-library tersebut. Media yang dimonitor :
o Surat Kabar Harian : Kompas, The Jak arta Post, Media Indonesia, Bisnis
Indonesia, Koran Tempo, Republika, Warta Kota, Harian Ekonomi Neraca, Investor Dialy, Suara Pembaruan, Sinar Harapan, Seputar Indonesia, Jakarta Globe, Koran Kontan, Koran Jakarta, Jawa Pos.
o Tabloid : Kontan.
o Majalah : Mix, Mark eting, Inv estor, Trust, Globe A sia, SWA , W arta
Ekonomi, Gatra, dan Tempo.
o Media Online : LKBN Antara dan detik .com
News Monitoring Agency akan memberikan layanan berupa seluruh berita yang tercapture melalui beberapa kata kunci yang diberikan oleh perusahaan, memberikan report bulanan yang disertai grafik. Daily report alert 2 (dua) kali sehari yakni pukul 10.00 (Koran pagi) dan pukul 16.00 (Koran sore).
4.8.2 Melakukan kegiatan News Media Monitoring Online
Gambar 4.7 Tahapan penggunaan media monitoring online Sumber : Hasil Observasi
Tahap – tahap yang dilakukan adalah: 1. Seleksi berita
Corporate Public Relation login atau masuk ke website mediabanc yaitu
http://www.mediabanc.ws/. Setelah login maka akan muncul pemberitaan media berdasarkan segmen yang ada. Segmen tersebut antara lain direct mention dan partner and competitors. Pada segmen direct mention, pemberitaan yang ada mengutip nama Indofood, sedangkan pada partner and competititors pemberitaan yang ada memberitakan mengenai Indofood group, Salim Group atau competitor Indofood. Setiap berita yang terdapat pada tiap segmen dapat dipillih sesuai kepentingan yang ada. Untuk melihat pemberitaan lebih lanjut dapat dilakukan dengan klik judul berita yang ada, akan tampak hasil gambar scan guntingan kliping yang disediakan mediabanc.
2. Simpan berita file sharing.
Gambar 4.9 Clipping sharing
Setelah memilih berita – berita yang ada, berita tersebut di save ke dalam format pdf ke file sharing. Berita tersebut dikelompokkan berdasarkan 6 topik berita yaitu Indofood, Salim Group, Ekonomi, Pangan, Komoditi, dan lain – lain. Berita yang ada akan disimpan ke ip address //10.126.127.31 kemudian akan muncul folder clipping sharing.
3. Upload berita ke portal Indofood
Gambar 4.10 Portal Indofood Sumber : Hasil Observasi
Setelah login pada http://portal.indofood.corp, lalu buka CM Management. Di dalam CM Management terdapat 6 topic berita seperti yang ada di file sharing. Klik topik berita tersebut, kemudian upload berita-berita yang telah disimpan ke di file sharing berdasarkan topik berita. Setiap data yang telah disharing pada portal dapat diakses oleh seluruh karyawan Indofood.
4. Membuat hyperlink
Gambar 4.11 Hyperlink berita pada template Sumber : Hasil Observasi
Buka file template News Summary di folder clipping sharing, kemudain insert hyperlink pada judul pemberitaan tersebut. Lengkapi data lainnya seperti nama media dan hal serta tone berita apakah positif atau negatif. Penilaian tone berdasarkan impact yang akan ditimbulkan dari berita tersebut. Setelah itu membuat summary dari keseluruhan berita.
5. Pengiriman Elektronik Kliping
Gambar 4.12 Elektronik kliping Sumber : Hasil Observasi
Buka Lotus Notes, kemudian copy paste pemberitaan media beserta summary yang telah dihyperlink pada template News Summary di folder clipping sharing. Setelah copy paste pemberitaan media, kirim hasl pemberitaan tersebut kepada seluruh karyawan.
4.8.3 Menggunakan Media Monitoring O nline Sebagai Knowledge Management
• Membuat database khusus Corporate Public Relations. Tabel 4.11 Database Topik: Bulan Tahun Indofood Group Pangan Ekonomi Komoditi Lain-lain
Sumber : Hasil Observasi
Data dan informasi yang didapat dari media monitoring online akan disimpan di database Corporate Public Relations berdasarkan topik-topik yang ada kemudian difolderkan setiap bulannya. Data yang ada disimpan berdasarkan topik agar mempermudah mencari data tersebut kembali.
• Data dan informasi di-upload pada portal Indofood.
Selanjutnya data-data dari News Media Monitoring Online yang dilakukan CPR dalam aktivitasnya memonitoring media dapat di-upload di portal Indofood sehingga seluruh pekerja Indofood dapat mengetahui informasi apa saja yang terbaru dari dalam dan luar Indofood. Selain itu Corporate Public Relations juga memiliki backup data di server IT.
• Menyimpan data dalam database Divisi Public Relation.
Data-data yang tersimpan dalam database Divisi Public Relation akan disimpan, dipelihara, diolah, dipelajari, dan dianalasis sehingga menghasilkan pengetahuan yang baru yang dapat membantu pengambilan keputusan pada saat sekarang dan masa depan.
• Melakukan sharing informasi melalu intranet .
Data dan informasi yang ada akan di sharingkan untuk saling membantu sesama karyawan sebagai suatu tim, dan bekerja sambil memanfaatkan knowledge yang ada. Sharing data dan informasi tersebut dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi sebagai tempat bagi semua karyawan untuk mengeluarkan apa yang dimiliki termasuk permasalahan dan kondisi di lapangan demi membuat kebijakan yang lebih sesuai. Data-data tersebut harus mudah diakses seperti melalui telepon gengam (Blackberry). Terlebih lagi bagi BOD Indofood agar mereka dapat memanfaatkan waktu dan tetap mengetahui info atau kabar terbaru tentang Indofood.
