BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Gambaran Umum Smartfren
3.1.1 Latar Belakang
Smartfren adalah satu bentuk kerjasama yang dilakukan oleh PT Telecom (Smart) dan PT Mobile-8 Telecom Tbk (Mobile-8) di dalam kegiatan pemasaran dan peningkatan kualitas layanannya untuk memperkuat posisi dari masing-masing di dalam industri telekomunikasi Indonesia. Kantor Smartfren berlokasi di Jl. H. Agus Salim No.45 Sabang , Jakarta Pusat.
Kerjasama Smartfren ini ditandatangani pada tanggal 3 Maret
2010. Kerjasama ini diharapkan akan mendukung Smart dan Mobile-8 untuk lebih fokus pada penyediaan layanan yang terjangkau kepada masyarakat dengan kualitas yang terbaik. Bentuk nyata kerjasama dari kedua penyedia layanan berbasis CDMA ini diberi lambang ‘SMARTFREN’ yang akan dipergunakan disemua kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh kedua perusahaan.
Kerjasama strategis ini dilakukan dengan fokus pada
pemenuhan kebutuhan dan gaya hidup pelanggan serta mendukung secara aktif perkembangan di dalam industri telekomunikasi serta efisiensi biaya dimasing-masing entitas dengan menggabungkan
beberapa aktivitas-aktivitas seperti galeri, media iklan dan promosi. Kerjasama ini pun diharapkan dapat membantu mengatur pengeluaran operasional yang lebih efisien dan efektif sehingga dapat memperkuat posisi dan layanan di industri telekomunikasi tanah air.
Smartfren sendiri memiliki standard tersendiri yang mengacu
pada peraturan Kementrian Komunikasi dan Informasi yang mengatur syarat-syarat pembentukan call-center bagi operator telekomunikasi. Sehingga pentingnya peran call-center merupakan sebuah investasi yang memegang peranan besar bagi para pelanggannya. Saat ini, call-center Smartfren didukung oleh 250 karyawan yang bertugas selama 24 jam dan dibagi dalam empat shift. Selain call-center yang bertugas selama 24 jam, layanan bagi pelanggan juga ditunjang dengan adanya galeri yang terdapat di semua kota area layanan Smart Telecom dan Mobile-8 Telecom.
Jumlah pelanggan Smartfren sampai dengan akhir 2010 mencapai 6 juta pelanggan, dan ketersebaran galerinya ada di daerah Jabodetabek, Pulau Jawa dan Bali, Sumatra dan Sulawesi. Berdasarkan data statistik, Smartfren menguasai sekitar 15 % pasar selular di Indonesia.
Dengan begitu besarnya persaingan antar operator selular semakin ketat serta banyaknya operator selular lain yang berbasis teknologi CDMA, seperti Telkom Flexi, M8, Indosat dengan StarOne, Bakrie Telecom dengan Esia, Sampoerna Telecom dengan Ceria, mengakibatkan semakin ketatnya persaingan antar operator selular
CDMA pada akhir tahun 2010.
Smartfren harus selalu berupaya meningkatkan keunggulan bersaing dibandingkan dengan kompetitor lainnya. Salah satunya yang perlu mendapatkan perhatian adalah efektifitas dan efisiensi produk baru.
Pencapaian Perusahaan
Dengan keuletan dan kerja sama dari seluruh karyawan, maka
dihasilkanlah prestasi di Indonesia, seperti :
2010
• Penghargaan Broadband Award untuk kategori Best CDMA Broadband Operator.
• Gadget Award untuk kategori Best Internet Service Provider.
2011
• Penghargaan "Call Center Service Excellence Award 2011" • Top Brand Award 2011 kategori Internet Service Provider
3.2 Visi dan Misi Smartfren
3.2.1 Visi Smartfren
- menjadi operator telekomunikasi terdepan yang mampu memberikan layanan telekomunikasi terbaik bagi seluruh pelanggan.
- melakukan inovasi dan memberikan kualitaspelayanan dengan harga yang terjangkau untuk masyarakat Indonesia.
3.2.1 Misi Smartfren
- membangun jaringan berkualitas dunia di tanah air, membangun organisasi yang berbasis pada pelanggan, fleksibel dan cepat
- Kami memiliki produk khusus diciptakan sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan gaya hidup
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : Smartfren CEO President Director Deputy CEO Head of Commercial Head of Marketing Advertising Division Public Relation Sales Promotion Other Marketing Div Head of HR Training & development Payroll Recruitment Head of Operation Head of Finance Head of Accounting Head of Logistic Head of Inventory Head of IT IT Planning IT Budgeting IT Development IT Infrastructure Corporate Secretary
3.4 Uraian Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi yang terlihat, setiap bagian memiliki tugas dan tanggung jawab yang bbberbeda berdasarkan tugas dan fungsinya dalam menjalankan setiap pekerjaan dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terkait dapat diuraikan sebagai berikut :
1. CEO
Dalam hal ini CEO memegang peranan penting dalam berjalannya system perusahaan secara financial dan mengembangkan serta menjalankan strategis perusahaan sesuai dengan visi dan misi PT Smartfren.
2. Deputy CEO
Mempunyai peranan dalam pelaksanaan berjalannya perusahaan terutama dalam bidang operasional perusahaan dan mengawasi kinerja system untuk memastikan efisiensi produk, kualitas dan manajemen sumber daya yang efektif.
3. Presiden Director
Berperan penting dalam memegang dan memantau fungsi dari perusahaan dan melihat kinerja dari masing-masing departemen (termasuk departemen pemasaran) dan memberi pertanggung jawaban kepada CEO. 4. Corporate Secretary
Bertugas menjadi penasehat untuk pihak eksekutif dalam memahami strategi perusahaan dan menjadi juru bicara kepada publik, apabila diperintahkan manajemen.
5. Head of Commercial
Mempunyai wewenang untuk memperkenalkan perusahaan terhadap khalayak ramai dan mengembangkan strategi pemasaran. Bagian ini membawahi bagian pemasaran.
6. Head of Marketing
Bertanggung jawab dalam segala kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh Smartfren. Dan segala kegiatan itu akan dipertanggung jawabkan kepada Head of Commercial.
7. Advertising Division
Bertugas untuk memasarkan produk dari Smartfren agar dikenal khalayak ramai. Dalam divisi ini terdapat para staf yang mendukung dan membantu dalam proses pembuatan serta merealisasikan iklan tersebut. Staf-staf yang termasuk dalam divisi ini antara lain : marketing analyst, marketing
planner, dan product development. 8. Public Relation
Divisi ini bertugas untuk menyampaikan informasi kepada publik tentang produk yang akan dijual di pasaran dan memberi kesan yang baik atas produk tersebut.
9. Sales Promotion
Divisi ini bertugas untuk menawarkan produk maupun sample produk dan membuat strategi penjualan yang berbeda dengan kompetitor lainnya. Staf yang termasuk dalam divisi ini adalah Sales Ambasador dan Sales Reporter.
10. Marketing Staff Division
Unit-unit yang membantu untuk merealisasikan kegiatan pemasaran dari sebuah produk. Pada umumnya dibagi dalam beberapa bagian kecil sesuai dengan kegiatan marketingnya ( advertising, public relation, dan lain-lain)
11. Head of Operation
Mempunyai wewenang untuk kepentingan operasional perusahaan. Bagian ini membawahi bagian IT, Human Resource, Accounting,
Finance, Logistic, Inventory.
12. Head of IT
Mengawasi jalannya operasional TI dalam perusahaan, serta bertugas sebagai manajemen umum yang bertanggung jawab, menyelesaikan keluhan secepat mungkin, melakukan perawatan dan pencegahan, serta mempersiapkan kebutuhan akan pelatihan yang tepat untuk menghindari potensi pelanggaran, memimpin Departemen dan membuat aplikasi komputer yang kreatif.
13. IT Planning
Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi ) serta membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)
14. IT Budgeting
15. IT Development
• Menulis spesifikasi sistem dan dokumentasi program • Pengujian aplikasi dan Implementasi
• Bekerja sebagai bagian dari Tim Pengembang Sistem Daerah
• Berhubungan dengan pengguna ketika mendefinisikan Sistem Tujuan • Berpartisipasi di Weekly Developers Conference dan menyumbangkan
ide-ide yang kreatif
• Bekerja dengan rekan dan berbagi pengetahuan 16. IT Infrastructure
• Bertanggung jawab atas penyediaan layanan infrastruktur termasuk aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi Informasi dan telekomunikasi.
• Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan pendukungnya
• Memberikan orientasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atau sistem yang digunakan saat ini dan rencana atau strategi TI secara umum.
• Merancang dan membuat TI DRP (Disaster Recovery Plan) 17. Head of HR
• Divisi ini bertugas untuk mengembangkan rencana strategis sumber daya manusia dalam mendukung strategi bisnis perusahaan untuk perjanjian dengan manajemen senior.
• Untuk mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan SDM sehari-hari termasuk rekrutmen dan melakukan evaluasi para staf dan pelatihan para staf
• Untuk memasukkan pengembangan kebijakan tenaga kerja yang kompetitif sesuai dengan peraturan yang berlaku yang meliputi kehadiran, ketiadaan, disiplin, kesejahteraan, kesehatan dan keselamatan, promosi, dan memotivasi staf.
18. Training & development
Divisi ini bertugas untuk mengawasi para staf yang sedang melakukan pelatihan dan memonitor perkembangan para staf tersebut dalam mengembangkan sistem yang sedang berjalan.
19. Payroll
• Menyiapkan slip gaji karywan setiap bulan • Membuat laporan bulanan gaji karyawan
• Menangani permasalah yang ada pada karyawan mengenai gaji • Menyiapkan Laporan gaji bulanan karyawan
• Kontrol absensi karyawan seluruh departemen • Menyimpan data –data failing system
• Record karyawan baru
• Mengerjakan slip gaji karyawan yang di phk • Membuat laporan jamsostek setiap bulan. 20. Recruitment
Bertugas untuk melakukan wawancara terhadap para pelamar baru dan menindaklanjuti tentang masalah administratif ke pihak HR Manager.
21. Head of Logistic
Memproses permintaan pembelian atau pengadaan barang baik dari proyek atau kantor pusat serta melakukan fungsi penyimpanan dan pengiriman barang yang sudah ada di gudang.
Uraian tugas :
• Memproses permintaan barang baik dari proyek atau kantor pusat sesuai prosedur.
• Memastikan bahwa proses pengadaan barang dilakukan secara terbuka dan adil.
• Mengontrol proses pengadaan dan penyimpanan barang di gudang.
• Melakukan audit asset barang yang masih tersimpan di gudang 22. Head of Inventory
Pengetahuan tentang pembelian, requisitioning, metode saham dan prosedur dan prosedur custom clearance. Order loading pengolahan (produk & jasa), tindak lanjut dan memperbaharui status pengiriman dan proses custom clearance dan memastikan pengiriman produk tepat waktu. 23. Head of Finance & Accounting
• Secara keseluruhan kontrol semua fungsi keuangan dalam perusahaan • Menetapkan dan memastikan proses keuangan dan administrasi
beroperasi secara efektif dan efisien.
• Menyiapkan dan mengevaluasi proyek belanja modal dan rencana jangka panjang keuangan dan prakiraan.
• Memberikan informasi keuangan dan manajemen, yang handal, bermanfaat dan tepat waktu kepada semua Mitra / COO dan International Finance Departemen (IFD).
• Memastikan bahwa praktik kantor setempat (atau Lokal Book) sesuai dengan hukum setempat.
• Memastikan bahwa semua data keuangan dalam kitab Internasional sesuai dengan kebijakan IFD.
• Memahami dan meninjau kembali pajak daerah dan isu-isu hukum, menyiapkan rencana periodik pajak penghasilan kena pajak.
3.5 Sistem Berjalan Perusahaan 3.5.1 Proses Bisnis Smartfren
Proses bisnis Smartfren dimulai ketika para sales menawarkan berbagai promo ataupun contoh produk kepada konsumen di galeri yang telah didirikan diberbagai pusat perbelanjaan, dimana Smartfren bekerja sama dengan beberapa vendor Handphone untuk menarik niat para pelanggan. Setelah pelanggan tertarik untuk membeli produk dari smartfren, pelanggan dapat memilih fasilitas prabayar atau pascabayar. Untuk pelanggan prabayar, pelanggan hanya membeli produk tersebut dan pemenuhan pengaktifannya dalam waktu 24 jam. Sedangkan untuk pelayan pascabayar, terdapat fasilitas untuk mencetak tagihan pascabayar yang dikenakan biaya sebesar Rp. 5.000,- di galeri Smartfren terdekat.
Untuk menangani keluhan-keluhan sekitar pelayanan maka disediakan call center yang akan menjawab panggilan dalam waktu 30 detik. Semua transaksi penjualan dan persediaan barang dicatat pada sebuah buku.
3.5.1.1 Sistem Distribusi Smartfren
Proses bisnis Smartfren dimulai ketika Bagian Inventory Smartfren mendistribusikan produk ke galeri-galeri Smartfren yang tersebar luas. Kemudian di setiap galeri terdapat Sales Supervisor yang membawahi beberapa Sales Ambasador yang bertugas untuk mendistribusikan barang ke outlet-outlet yang ada. Adapun juga para konsumen dapat membeli langsung di galeri tersebut. Para Sales Ambasador diberikan briefing tentang rute untuk tiap masing-masing outlet yang harus dikunjungi dan dibekali produk-produk Smartfren seperti Handphone, Voucher isi ulang yang akan dijual dan mencatatkan hasil penjualan dan sisa barang ke dalam formulir yang sudah disediakan. Setelah para Sales Ambasador selesai mendistribusikan produk ke outlet-outlet yang ada, para SA kembali ke kantor dan menyerahkannya ke bagian administrasi untuk diinput datanya ke dalam komputer
3.5.1.2 Proses Pemasaran Smartfren
Dalam menyampaikan informasi tentang produk yang ditawarkan, Smartfren perlu melakukan promosi melalui iklan
dengan cara inovatif dan intensif, sehingga pesan yang ingin disampaikan perusahaan tersampaikan kepada konsumen dengan baik dan benar. Dengan kegiatan periklanan yang dilakukan oleh Smartfren ini diharapkan pesan yang disampaikan dapat meningkatkan pengetahuan konsumen tentang alternative produk yang efektif dan efisien serta mendapatkan respon positif dari konsumen.
Salah satu program pemasaran yang dilakukan oleh Smartfren adalah dengan cara menampilkan iklan. Penampilan iklan yang dilakukan oleh Smartfren merupakan salah satu cara yang sangat penting untuk menarik perhatian para pelanggan dengan menampilkan iklan-iklan yang kreatif. Bentuk-bentuk periklanan yang dilakukan oleh Smartfren diantara lain:
• Periklanan yang betujuan menarik pelanggan baru
• Periklanan yang bertujuan untuk menciptakan loyalitas pelanggan dan memperthankan pelanggan
• Periklanan yang berisi mengenai kemudahan-kemudahan yang ditawarkan Smartfren apabila menjadi pelanggan Smart.
Pesan kegiatan periklanan produk Smart yang dilakukan oleh Smartfren, ada beberapa contoh diantaranya: • Pesan periklanan mengenai harga ekonomis yang
“Fren, Murah tidak Repot” merupakan program penawaran bicara gratis antar sesame pengguna Smartfren baik local maupun interlokal selama 24 jam non-stop tanpa syarat
3.5.1.3 Sistem Pencatatan Penjualan dan persediaan stok di Smartfren
Smartfren menggunakan cara manual dalam sistem pencatatan penjualan dan stock yang dilakukan oleh Sales
Ambasador. Ketika terjadi transaksi penjualan, maka para
Sales Ambasador mencatat penjualan dan stok produk tersebut secara manual dan kemudian hasil catatan dari masing-masing galeri tersebut akan diambil oleh bagian administrasi untuk didata secara manual.
Seiring dengan bertambah banyaknya galeri dan ketidakefektifan sistem yang lama, maka perusahaan merencanakan untuk menginvestasikan system TI baru, dikarenakan faktor sebagai berikut :
1) Sales mencatat sisa stok dan hasil penjualan (berupa
quantity) pada sebuah kertas atau buku.
2) Setelah mencatatkan data tersebut, data diserahkan kepada bagian Administrasi untuk di masukkan ke dalam Excel.
3) Bagian administrasi memakan waktu yang tidak sedikit dalam memproses data tersebut.
4) Waktu yang di keluarkan menjadi tidak efektif, karena proses pencatatan stok dan penjualan menjadi tidak
realtime.
3.5.2 Konfigurasi Teknologi Informasi yang ada
3.5.2.1 Hardware
Hardware yang terdapat dalam Smartfren diantaranya :
I. 200 unit PC karyawan
Spesifikasi minimal :- Hardisk Minimal 80 Gb - Memory minimal 512 MB - Processor Minimal p4 2,00GHz,rekomendasi Dual Core atau Core 2 Duo II. 5 Unit printer
Spesifikasi : Fuji Xerox DocuCentre II 3005
II. 1 unit server
Spesifikasi : -Microsoft SQL server 2008
-Windows Server
IV. 1 unit router wi-fi
Spesifikasi : -Cisco-Linksys WRT160N
3.5.2.2 Software
Software yang digunakan dalam Smartfren tidak terlalu banyak, karena perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Telekomunikasi Software-Software yang digunakan antara lain :
- ORACLE Indonesia (ERP, Z-Smart)
Software ini digunakan dalam proses transaksi Sales, Inventory dan logistik.
