60 BAB 4
ANALISIS DAN BAHASAN
Dalam bab ini penulis membahas mengenai pelaksanaan evaluasi pengendalian internal pada PT. Esham Dima Mandiri. Pembahasan tersebut dibatasi pada fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Dalam melaksanakan evaluasi pengendalian internal diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal sehingga pada akhirnya dapat mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan.
Pelaksanaan evaluasi pengendalian internal atas penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas harus dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh penulis dalam melaksanakan audit operasional ini antara lain survey pendahuluan dan penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen. Penulis juga akan menyusun program kerja evaluasi yang merupakan kumpulan dari prosedur evaluasi yang dijalankan untuk mencapai tujuan evaluasi.
4.1. Tujuan Evaluasi Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas
Tujuan evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT. Esham Dima Mandiri, yaitu:
1. Untuk mengevaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas yang ada saat ini pada PT. Esham Dima Mandiri.
2. Untuk dapat mengetahui kelemahan yang menghambat jalannya proses
pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas di PT. Esham Dima Mandiri.
61 3. Memberikan rekomendasi dan saran untuk perbaikan atas kelemahan-kelemahan
yang ditemukan.
4.2. Program Kerja Evaluasi
Program kerja atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas adalah sebagai berikut:
1. Survei Pendahuluan, tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan, mengenai operasi auditan khususnya penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas.
2. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen, tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian manajemen dan dampaknya bagi perusahaan serta mengembangkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective).
3. Pengembangan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.
4.3. Survei Pendahuluan
Survei pendahuluan merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan. Dalam survei pendahuluan dapat diperoleh informasi mengenai kegiatan penjualan sebagai sumber pendapatan perusahaan, bagaimana pencatatan dan pengelolaan piutang dilakukan dan bagaimana proses penerimaan kas pada PT. Esham Dima Mandiri.
Prosedur evaluasi
1. Mengadakan pengamatan langsung di lapangan terhadap proses transaksi atas aktivitas penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas di perusahaan untuk
62 memperoleh gambaran nyata mengenai pelaksanaan kegiatan dan dapat juga untuk dijadikan alat validasi jawaban yang diperoleh dari kuesioner.
2. Melakukan wawancara dengan pihak perusahaan khususnya dengan Manajer Akuntansi dan Manajer Audit, serta menjelaskan tujuan dan cara pemeriksaan yang akan dilakukan.
3. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan serta uraian tugas yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas.
4. Mempelajari prosedur proses penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas. 5. Mengumpulkan dokumen-dokumen terkait dengan aktivitas penjualan, piutang
usaha, dan penerimaan kas. Hasil evaluasi
Dalam melaksanakan survei pendahuluan, penulis memperoleh beberapa informasi mengenai kondisi dan keadaan perusahaan, yaitu:
1. Kondisi kantor pusat dan cabang cukup memadai. Kantor pusat PT. Esham Dima Mandiri berada di Komplek Pluit Mas, Blok A No 1A, Jembatan Tiga, Jakarta 14450 – Jakarta Utara. Sedangkan kantor cabang PT. Esham Dima Mandiri tersebar di daerah Jawa, Sumatera dan Bali.
2. Produk yang didistribusikan PT. Esham Dima Mandiri sebagian besar adalah jenis minuman tetapi ada juga yang berupa makanan kecil atau biscuit, seperti Guinness, Smirnoff Ice, Gilbey’s, Pokka Grean Tea, Julie’s, dan Interbis.
3. Jumlah karyawan PT. Esham Dima Mandiri adalah 1000 orang tenaga kerja. 4. Ketentuan Kas Operasional PT. Esham Dima Mandiri :
a. Reimburse petty cash untuk dana operasional harus dikirimkan ke acconting head office setiap hari senin.
63 b. Batas waktu maksimal untuk kas bon sementara operasional adalah 3 (tiga)
hari kerja.
c. Batas waktu maksimal penyelesaian dana Request For Purchasing (RFP) yang sudah ditarik dari bank adalah 3 (tiga) hari kerja.
d. Alokasi dana operasional : 40% cash on hand dan 60% cash in bank
e. Kasir wajib melakukan kas opname setiap hari dan controller wajib melakukan kas opname minimal 2 kali dalam sebulan.
5. Ketentuan Kas Penjualan PT. Esham Dima Mandiri
a. Dana dari hasil penagihan dan penjualan tunai tidak boleh digunakan untuk keperluan operasional.
b. Hasil penagihan dan penjualan tunai harus disetorkan seluruhnya ke bank pada hari kerja berikutnya.
c. Pembayaran dengan giro tidak boleh melebihi tanggal jatuh tempo faktur. d. Setiap giro yang diterima dari outlet harus langsung diisikan nama
perusahaan
e. Jika terima pembayaran giro dari pihak ketiga maka dibalik giro harus ditulis nama, tanda tangan, dan stempel outlet.
6. Ketentuan operasional gudang PT. Esham Dima Mandiri:
a. Penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang harus menggunakan sistem FIFO.
b. Penyimpanan barang bagus dengan barang rusak (bad stock) harus terpisah. c. Kepala gudang melaporkan data stock mendekati expired dan produk slow
moving kepada DM dan controller setiap 2 minggu sekali. d. Kepala gudang wajib melakukan opname stock setiap hari 7. Ketentuan penjualan PT. Esham Dima Mandiri:
64 a. Penentuan kelompok harga jual outlet ditentukan oleh DM.
b. Penentuan Termin Of Payment (TOP) ditentukan oleh DM/RDM/HOD
a. Pembelian barang dagangan oleh karyawan harus dibayar tunai dengan harga retail.
8. Kebijakan penagihan piutang dan perubahan limit kredit
a. Nilai selisih <= Rp 200.000 harus langsung dilunasi pada hari yang sama. b. Nilai selisih > Rp 200.000 yang tidak mampu langsung dilunasi, harus
langsung dibuatkan pengajuan pembebanan.
c. Pengajuan pembebanan karyawan harus disetujui oleh controller dan DM, kemudian diberikan kepada HRD
d. Penagihan regular hanya bisa dilakukan oleh salesman dan collector. 9. Ketentuan setting journey plan dan delivery
a. Journey plan salesman harus di update setiap bulan.
b. Setting journey plan salesman harus disetujui oleh DM.
c. Salesman harus menjalankan journey plan yang sudah ditetapkan
sepenuhnya.
d. Pengiriman barang dan penarikan barang retur hanya bisa dilakukan oleh driver berdasarkan dokumen yang sudah disetujui.
Berikut adalah dokumen pendukung yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT. Esham Dima Mandiri :
1. Purchase Order
Merupakan dokumen penerimaan pesanan dari outlet yang didalamnya tercantum nama perusahaan outlet, nomor PO, tanggal PO, nama barang, unit barang, harga barang, diskon, jumlah, catatan dan keterangan.
65
2. Sales Order
Merupakan dokumen pesanan penjualan yang dibuat oleh perusahaan sebagai tanda bahwa ada outlet yang memesan barang ke perusahaan yang berisikan Nomor SO, tanggal SO , tanggal PO, alamat outlet, nama barang, kuantitas barang, dan jumlah yang harus dibayar.
3. Credit Approval Card (CAC)
Merupakan dokumen persetujuan kredit yang dibuat perusahaan untuk outlet baru pertama kali transaksi secara kredit. CAC berisikan analisa 5C yaitu : Capabilities, Collateral, Character, Capital, Condition. Analisa 5C dilakukan untuk mengevaluasi outlet yang ingin bertransaksi secara kredit.
4. Proforma Invoice
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan dan diberikan pada saat outlet melunasi piutang. Pada invoice tercantum tanggal, nomor invoice, nama outlet, nama barang, kuantitas, satuan barang, harga barang, dan jumlah yang harus dibayar.
5. Surat Tugas Delivery (STD)
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan ke bagian gudang untuk melakukan pengiriman atas barang yang dipesan. Pada STD tercantum nama driver, helper, tanggal kirim, nomor invoice.
6. Permintaan Barang (PB)
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan ke bagian gudang untuk melakukan permintaa barang atas barang yang dipesan. Pada PB tercantum nomor PB, tanggal, nama barang, dan jumlah barang.
66 7. Bukti Keluar Barang (BKB)
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian gudang untuk bukti keluar barang dari gudang.
8. Tanda Terima Setoran (TTS)
Merupakan dokumen yang dibuat oleh salesman atau kolektor sebagai bukti tanda terima setoran ke kasir.
9. Tanda Terima Barang (TTB)
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian gudang untuk bukti terima barang dari retur penjualan atau pengiriman yang tidak sampai ke outlet.
10.Bukti Persetujuan Penerimaan Retur (BPPR)
Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan untuk bukti persetujuan penerimaan retur barang.
4.4. Tahap Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Tahap ini dilakukan untuk menilai sistem pengendalian manajemen pada perusahaan yang di evaluasi atas prosedur dan peraturan umum yang diberlakukan pada fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan.
Tahap ini dilakukan dengan cara memberikan kuesioner kepada bagian-bagian yang terkait dengan aktivitas penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas yang berisi beberapa pertanyaan seputar unsur pokok pengendalian internal yang berpedoman pada unsur COSO.
Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban / dapat dijawab dengan :
67 1. “Ya”, menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas
fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas.
2. “Tidak:, berarti sistem dan prosedur belum diterapkan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kelemahan dalam pengendalian atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas.
Jawaban dari kuesioner ini, akan diperoleh temuan yang dapat menunjukkan indikasi lemah atau tidaknya pelaksanaan pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan. Kuesioner untuk pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas PT. Esham Dima Mandiri disajikan di lampiran.
Berdasarkan hasil kuesioner yang disebarkan, kelebihan pada prosedur penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT. Esham Dima Mandiri yaitu: 1. Perusahaan sudah memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur penjualan,
piutang usaha, dan penerimaan kas.
2. Dokumen-dokumen terkait sudah bernomor urut tercetak (prenumbered).
3. Pengiriman disertai surat tugas delivery dan proforma invoice yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang
4. Pengiriman barang selalu dilakukan tepat waktu
5. Hasil penerimaan baik dari tunai maupun dari penagihan piutang disetorkan ke bank paling lambat keesokan harinya.
6. Retur penjualan dilakukan dengan persetujuan pihak yang berwenang dan dilalukan pemisahan antara barang retur dengan barang yang berkualitas baik.
68 Kelemahan yang ditemukan dari kuesioner yang disebarkan adalah:
1. Perusahaan belum mengirimkan surat konfirmasi piutang ke outlet secara periodik.
2. Sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang outlet belum ada ketentuan atau kebijakan yang ditetapkan perusahaan.
3. Bagian penjualan tidak dipisahkan dari bagian kredit.
4. Proses penagihan piutang seringkali dilakukan oleh bagian penjualan. 5. Kordinator delivery merangkap sebagai kepala gudang.
4.5. Program Kerja Evaluasi atas fungsi Penjualan, Piutang Usaha, dan Penerimaan Kas
Program kerja evaluasi merupakan kumpulan dari prosedur evaluasi yang dibuat penulis secara tertulis yang akan dijalankan dan bertujuan membantu penulis dalam pelaksanaan evaluasi pengendalian internal dalam menilai prosedur dan kebijakan pada fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas.
4.5.1 Prosedur Evaluasi atas Prosedur Penjualan Tujuan Evaluasi:
Yaitu untuk mengetahui apakah semua kegiatan mulai dari tahap penerimaan pesanan outlet sampai dengan tahap pengiriman barang ke outlet telah dilaksanakan dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
Prosedur Evaluasi:
1. Lakukan pengamatan terhadap prosedur penerimaan pesanan. 2. Lakukan pengamatan terhadap prosedur persetujuan sales order.
69 3. Lakukan pengamatan terhadap prosedur pembuatan invoice, permintaan
barang, dan surat tugas delivery.
4. Lakukan pengamatan terhadap prosedur permintaan barang ke gudang. 5. Lakukan pengamatan terhadap prosedur pengiriman barang ke outlet. 6. Periksa apakah setiap prosedur dilengkapi dengan dokumen yang
diperlukan.
7. Jika ada pesanan penjualan yang belum diproses, selidiki mengapa pesanan penjualan tersebut belum diproses serta alasan penundaan proses pesanan penjualan tersebut.
8. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan memberikan
rekomendasi perbaikan atas permasalahan yang ada. Hasil Evaluasi:
Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap prosedur penjualan ditemukan bahwa PT. Esham Dima Mandiri sudah memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis.
• Pertama penulis akan membahas prosedur penerimaan pesanan dari outlet, ditemukan bahwa PT. Esham Dima Mandiri telah cukup baik dalam menangani seluruh pesanan dari outlet, baik pesanan yang berasal dari outlet dengan cara mengirim PO ke perusahaan maupun pesanan yang berasal dari salesman yang menawarkan barang ke outlet.
• Kedua, penulis akan membahas prosedur persetujuan sales order, ditemukan dimana perusahaan masih menyetujui sales order yang statusnya sudah overdue dan overlimit. Hal ini dikarenakan perusahaan ingin meningkatkan nilai penjualan.
70 • Ketiga, penulis akan membahas prosedur pembuatan invoice, permintaan barang, dan surat tugas delivery ditemukan bahwa PT. Esham Dima Mandiri telah membuat invoice dan surat tugas delivery berdasarkan sales order atau purchase order dari outlet.
• Keempat, penulis akan membahas prosedur permintaan barang ke gudang. Penulis menilai prosedur ini sudah baik karena kepala gudang menyiapkan barang berdasarkan dokumen permintaan barang yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang setelah itu kepala gudang menyerahkan barang ke driver dengan menggunakan dokumen Bukti Keluar Barang (BKB) untuk bukti bahwa barang telah keluar dari gudang sehingga jika sewaktu-waktu dilakukan stock opname pada persediaan yang ada di gudang dapat menggunakan BKB sebagai alat bukti keluar barang.
• Kelima, penulis akan membahas prosedur pengiriman barang ke outlet, ditemukan bahwa PT. Esham Dima Mandiri sudah memiliki prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang ke outlet. Sebelum pengiriman barang, dilakukan pencocokan antara proforma invoice, PB, dan STD dengan barang yang akan dikirim untuk mencegah kesalahan pengiriman namun ditemukan kelemahan yang ada di dalam prosedur pengiriman barang yakni tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian gudang dengan kordinator delivery dimana hal ini akan menyebabkan kurangnya kontrol terhadap persediaan barang di gudang.
71 4.5.2 Prosedur Evaluasi atas Retur Penjualan
Tujuan Evaluasi:
Untuk mengetahui apakah perusahaan telah memiliki prosedur dan kebijakan retur barang yang jelas dan telah dijalankan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Prosedur Evaluasi:
1. Periksa apakah perusahaan telah menetapkan prosedur retur penjualan. 2. Periksa apakah retur penjualan masih berada dalam jangka waktu yang
ditentukan perusahaan.
3. Periksa apakah terdapat dokumen yang lengkap terkait dengan retur penjualan (Credit Note).
4. Periksa apakah barang yang diretur merupakan kesalahan perusahaan atau kesalahan outlet.
Hasil Evaluasi:
Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh penulis ditemukan bahwa perusahaan sudah memiliki kebijakan dan prosedur retur penjualan secara tertulis. Proses-proses seperti pengajuan, persetujuan, penarikan barang retur sampai dengan pemotongan piutang outlet atas barang yang diretur sudah ada ketentuannya di S.O.P perusahaan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam retu penjualan adalah formulir BPPR. Retur penjualan terjadi biasanya karena outlet tidak sanggup melunasi piutangnya.
72 4.5.3 Prosedur Evaluasi atas Pembukaan Outlet Baru
Tujuan Evaluasi:
Untuk mengetahui apakah prosedur pembukaan outlet baru yang ingin bertransaksi secara kredit telah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang dan persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh outlet tersebut. Prosedur Evaluasi:
1. Dapatkan pelajari pedoman prosedur pembukaan outlet baru yang telah ditetapkan.
2. Selidiki apakah penanganan atas persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang
3. Selidiki dokumen yang dipakai untuk prosedur pembukaan outlet baru 4. Periksa apakah persyaratan outlet telah diidentifkasi dengan jelas
5. Periksa apakah outlet dapat memberikan konfirmasi atas kesanggupannya untuk melakukan pembayaran.
6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
Hasil Evaluasi:
Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan penulis, ditemukan bahwa perusahaan telah memiliki pedoman tertulis mengenai ketentuan prosedur pembukaan outlet baru. Hal-hal mengenai pengajuan, persetujuan, survei, pengcekan kelengkapan dokumen yang digunakan untuk pembukaan outlet baru sudah ada di dalam S.O.P perusahaan. Pengajuan pembukaan outlet baru dilakukan oleh salesman. Persetujuan pembukaan outlet baru dilakukan oleh DM, RDM, dan HOD sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Survei outlet
73 baru dilakukan oleh sales territory untuk menganalisa 5C. Dokumen yang digunakan dalam pembukaan outlet baru adalah CAC.
4.5.4 Prosedur Evaluasi atas Penagihan Piutang Usaha Tujuan Evaluasi:
Untuk mengetahui apakah pencatatan dan penagihan piutang usaha perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien, serta untuk memastikan bahwa piutang usaha dibayarkan tepat waktu oleh outlet.
Prosedur Evaluasi:
1. Dapatkan dan pelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan penjualan perusahaan.
2. Periksa apakah bagian piutang dan penagihan mengirimkan tagihan ke outlet secara rutin.
3. Periksa apakah bagian penagihan mengirimkan faktur dan surat jalan sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayarannya.
4. Periksa apakah bagian penagihan membuat aging schedule secara berkala. 5. Apakah outlet dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran
piutangnya.
6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut.
Hasil Evaluasi:
1. Perusahaan belum mengirimkan surat konfirmasi piutang secara periodik. Surat konfirmasi piutang ini hanya dikirimkan jika ada keraguan atas saldo piutang yang cukup material. Seharusnya berdasarkan pengendalian internal perusahaan yang baik bagian akuntansi harus mengirimkan
74 konfirmasi piutang kepada debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang dibuat oleh bagian akuntansi, sehingga pengiriman pernyataan piutang secara periodik ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat perusahaan.
2. Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan ditemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai kebijakan pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang outlet. Seharusnya dalam perusahaan ditetapkan kebijakan sanksi agar semua outlet membayar tagihannya secara tepat waktu, karena berdasarkan hasil pengamatan ada banyak outlet yang membayar tagihan lebih dari tanggal jatuh tempo meskipun telah dilakukan penagihan secara rutin. Jangka waktu pembayaran yang ditetapkan perusahan antara 6 hari sampai dengan 30 hari.
4.5.5 Prosedur Evaluasi atas Penerimaan Kas Tujuan Evaluasi:
Untuk memastikan bahwa pemroresan dan pencatatan penerimaan kas sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan, serta memastikan bahwa tidak adanya penyalahgunaan atas kas yang diterima.
Prosedur Evaluasi:
1. Periksa apakah kebijakan pemroresan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah berjalan secara efisien, efektif, dan ekonomis.
2. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dicatat dan dipostingkan ke akun yang benar.
3. Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya.
75 4. Periksa apakah fungsi penerimaan kas dan fungsi penagihan dipisahkan. 5. Periksa apakah ada review dokumentasi seperti ikhtisar kas harian,
duplikasi slip setoran, serta laporan rekonsiliasi bank.
6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permsalahan yang ada di perusahaan. Hasil Evaluasi:
Setelah dilakukan pemeriksaan dengan membandingkan antara informasi yang diberikan oleh manajemen (berupa wawancara dan kuesioner) dengan hasil pengamatan kerja mereka yang diperoleh yaitu pertama semua hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan bukti penerimaan kas dan faktur penjualan serta kontrak. Kedua telah ada pemisahan fungsi antara penerimaan kas dengan bagian account receivable. Dan ketiga segala kesalahan transfer yang dilakukan oleh outlet sudah dibuatkan berita acaranya.
4.6. Laporan Hasil Evaluasi Pengendalian Internal
Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan sesuai dengan program kerja evaluasi terhadap penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas serta internal control Questionnaire ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan manajemen yang akan dilaporkan dalam bentuk laporan manajemen audit yang memuat temuan-temuan yang didapat selama pemeriksaan, dan rekomendasi yang dapat digunakan oleh manajemen sebagai pedoman perbaikan dalam pelaksanaan operasional perusahaan.
Dalam pelaporan temuan audit selama pemeriksaan, laporan temuan harus berdasarkan fakta, data, dan bukti-bukti yang kuat. Penyajian fakta dan rekomendasi harus disusun secara tepat dan jelas dan kesimpulan yang dibuat mendukung hasil
76 temuan. Sebagai hasil akhir dari pemeriksaan terhadap penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada fungsi perusahaan, penulis mengemukakan hasil pemeriksaan secara terinci atas temuan yang diperoleh, sebab dan akibat dari temua tersebut, serta rekomendasi atas temuan.
Laporan hasil evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT. Esham Dima Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Tidak adanya sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang
Kondisi : perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo.
Kriteria : seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang.
Sebab : perusahaan beranggapan bahwa tanpa ada kebijakan tersebut, meskipun pembayaran seringkali melebihi jatuh tempo pembayaran yang seharusnya, tapi selama outlet tetap melakukan pelunasan atas hutangnya, hal tersebut masih dapat diterima.
Akibat : banyak pembayaran dari outlet yang melebihi jatuh tempo pembayaran, yang mempengaruhi cash flow perusahaan.
Rekomendasi : seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan untuk pemberian sanksi atas keterlambatan, seperti memberikan sanksi bunga kepada setiap outlet yang tidak membayar hutangnya tepat waktu. Sanksi bunga ditetapkan berdasarkan prestasi tagih yang dilakukan salesman dan kolektor, jika prestasi tagih outlet baik maka sanksi bunga yang diberikan kecil dan jika prestasi tagih outlet tidak baik maka sanksi bunga yang diberikan besar. Sehingga melalui penetapan kebijakan baru ini diharapkan
77 tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari outlet dimana semua outlet membayar hutangnya tepat waktu.
2. Perusahaan belum mengirimkan surat konfirmasi piutang ke outlet secara periodik.
Kondisi : fungsi akuntansi yang dipegang oleh admin AR hanya mengkonfirmasi piutang ke outlet dengan cara konfirmasi by phone agar tidak terjadi fraud.
Kriteria : secara periodik fungsi akuntansi atau admin AR mengirim surat konfirmasi piutang kepada outlet untuk menguji ketelitian catatan piutang yang dibuat oleh perusahaan.
Sebab : perusahaan belum terpikirkan sebelumnya dan selama ini belum pernah terjadi kesalahan penagihan piutang kepada outlet.
Akibat : kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan yang mengakibatkan catatan menjadi tidak akurat. Selain itu perusahaan juga tidak dapat mendeteksi kemungkinan terjadinya kecurangan oleh karyawan.
Rekomendasi : perusahaan disarankan untuk membuat surat konfirmasi piutang yang dikirimkan ke outlet secara periodik, karena dapat digunakan untuk menguji keakuratan catatan piutang dan akan lebih baik lagi jika perusahaan menggunakan jasa eksternal perusahaan yang sifatnya independen untuk mengecek ketelitian catatan akuntansi secara periodik, sehingga menjamin ketelitian dan data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.
3. Bagian penjualan tidak dipisahkan dari bagian kredit.
Kondisi : dalam hal ini, diketahui bahwa bagian penjualan merangkap sebagai bagian kredit dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan.
78 Kriteria : seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penjualan dengan bagian kredit dimana kedua bagian tersebut mempunyai tugas dan wewenang tanggung jawab masing-masing.
Sebab : karena perusahaan menginginkan dalam aktifitas operasionalnya dapat lebih efisien dengan penghematan biaya tenaga kerja sehingga dilakukannya perangkapan tugas antara kedua bagian ini. Selain itu, perusahaan menganggap bahwa bagian penjualan lebih mengetahui kondisi outlet, sehingga kedua bagian ini digabungkan begitu saja.
Akibat : akan berdampak pada masing-masing bagian tidak dapat menjalankan fungsinya secara optimal.
Rekomendasi : penulis memberikan rekomendasi untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penjualan dan bagian kredit. Karena, dalam melakukan transaksi penjualan fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk melakukan penjualan sebanyak-banyaknya yang biasanya mengabaikan kemungkinan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang akan timbul. Oleh karena itu diperlukan pengecekan status kredit outlet oleh bagian kredit sebelum dilakukan transaksi penjualan. Dengan dipisahkannya kedua fungsi tersebut, kemungkinan resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi. 4. Kordinator delivery merangkap sebagai kepala gudang
Kondisi : adanya perangkapan tugas antara kordinator delivery dengan kepala gudang.
Kriteria : seharusnya terdapat pemisahan job description antara kordinator delivery dan kepala gudang.
79 Sebab : perusahaan ingin melakukan penghematan biaya tenaga kerja sehingga dilakukannya perangkapan tugas antara kordinator delivery dengan kepala gudang.
Akibat : pengelolaan persediaan dan pengiriman barang tidak berjalan secara efektif dan efisien, karena masing-masing tugas ini tidak dapat menjalankan tugasnya secara baik dan benar, serta tidak adanya control terhadap stock persediaan di gudang.
Rekomendasi : perusahaan seharusnya melakukan pemisahan tugas dengan cara menjadikan driver yang bertanggung jawab dalam pengiriman barang dan kepala gudang bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang, dimana dengan dilakukannya pemisahan tugas terhadap kedua individu ini keamanan barang digudang terjamin, serta meghindari pencurian terhadap persediaan, menghindari pengeluaran barang dari gudang yang lebih dari seharusnya.
5. Proses penagihan piutang seringkali dilakukan oleh bagian penjualan
Kondisi : berdasarkan hasil observasi yang dilakukan penulis ditemukan dalam melakukan penagihan piutang outlet, seringkali bagian penjualan merangkap sebagai bagian penagihan.
Kriteria : penjualan kredit melibatkan berbagai fungsi yang saling berkaitan di dalamnya. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi lain yang menyangkut penjualan secara kredit, seperti fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Setiap fungsi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing.
80 Sebab : biasanya penagihan dilakukan oleh bagian penjualan yang sedang berada di lokasi outlet yang akan ditagih, sehingga akan lebih efisien jika langsung ditangani oleh salesman outlet tersebut.
Akibat : perangkapan tugas ini akan memperbesar kemungkinan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh salesman yang melakukan penagihan ke outlet, apabila tidak ada kontrol yang baik. Selain itu, tanggung jawab debt collector menjadi terbagi dengan bagian penjualan.
Rekomendasi : perusahaan hendaknya menetapkan kebijakan yang jelas mengenai pembagian tanggung jawab antara salesman dengan debt collector. Untuk itu, rekomendasi yang dapat diberikan adalah agar perusahaan dapat meningkatkan pengawasan atas penagihan yang dilakukan oleh pihak lain, pengawasan dapat diperketat dengan pengendalian atas penerimaan pembayaran dari outlet, yaitu outlet harus menyerahkan uang atau cek atau giro yang dibayarkan dalam amplop yang tertutup, sehingga orang yang menerima tidak melihat isi dan tidak dapat mengambilnya, serta harus menggunakan tanda terima atau bukti pembayaran yang jelas.
6. Perusahaan masih menyetujui sales order yang sudah overdue dan overlimit Kondisi : berdasrkan hasil observasi yang dilakukan penulis mengenai persetujuan sales order, ditemukan bahwa perusahaan masih menyetujui order penjualan ke outlet yang statusnya sudah overdue dan overlimit.
Kriteria : perusahaan seharusnya tidak menyetujui pesanan penjualan yang statusnya sudah overdue dan overlimit
Sebab : perusahaan ingin meningkatkan nilai penjualan sebesar-besarnya dengan cara menyetujui sales order yang overdue dan overlimit.
81 Akibat : akan menyebabkan tingginya angka AUP yang overdue di perusahaan dan akan menimbulkan resiko tidak tertagihnya piutang karena perusahaan masih menyetujui penjualan yang sudah melebihi batas kredit yang sudah ditentukan sebelumnya.
Rekomendasi : perusahaan sebaiknya tidak menyetujui penjualan yang statusnya overdue dan overlimit sehingga akan menekan angka overdue yang ada di perusahaan serta mengurangi resikonya tidak tertagihnya piutang outlet.
4.7. Hasil Penelitian Terkait Dengan Tujuan Penelitian
Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan, maka penulis menyimpulkan bahwa hasil penelitian pada PT. Esham Dima Mandiri telah menjawab atau sesuai dengan tujuan penelitian yang penulis tetapkan pada bab I sebelumnya. Berikut merupakan penjelasannya:
1. Untuk mengevaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas yang ada saat ini pada PT. Esham Dima Mandiri. Evaluasi terhadap fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas dilakukan dengan mengumpulkan informasi melalui wawancara, observasi, dan pengumpulan dokumen yang kemudian membandingkan apakah prosedur dan kebijakan yang telah dijalankan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan pada fungsi-fungsi tersebut. Penulis menilai bahwa prosedur dan kebijakan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas sudah cukup memadai.
2. Untuk dapat mengetahui kelemahan yang menghambat jalannya proses
pengendalian internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas di PT. Esham Dima Mandiri. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan diantaranya
82 adalah tidak adanya sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang, perusahaan belum mengirimkan surat konfirmasi piutang ke outlet secara periodik, bagian penjualan tidak dipisahkan dengan bagian kredit, kordinator delivery merangkap sebagai kepala gudang, proses penagihan piutang seringkali dilakukan oleh bagian penjualan, dan perusahaan masih menyetujui order yang sudah overdue dan overlimit.
3. Untuk memberikan rekomendasi yang tepat agar aktivitas-aktivitas pada fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Berdasarkan audit operasional yang telah dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan pada fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas yang perlu diperhatikan. Untuk itu penulis memberikan rekomendasi atas kelemahan-kelemahan tersebut dan diharapkan perusahaan menerapkan rekomendasi untuk menunjang efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas pada perusahaan.
