Analisis Kelayakan Penerapan Sistem Informasi
Kependudukan Pada Desa Kepayang
Yunita Trimarsiah AMIK AKMI Baturaja yunitatrimarsiah@yahoo.co.id
Dian Sri Agustina AMIK AKMI Baturaja dian.sriagustina@gmail.com
Abstract
The existence of data processing into information in a computerized to be very important. It is because of computerized data processing can contribute greatly to the performance of an organization. It compared to the data processing manually, computerized data processing has many advantages, such as: data processing is fast and accurate. The writer conducted a study about the effectiveness on the application of population information system at the village office of kepayang, to support the operational activities in the village office of kepayang. This case considered important to be investigated because the village office of Kepayang in providing pessimistic service on population data collection requires an information system to facilitate the office staff in providing reports on population data.
This research uses correlational method. Corelational method is a continuation of descriptive method, data collected, arranged systematically, factually, and carefully, but it does not explain the relationship between variables and also does not do the test hypothesis or prediction. But on the correlational method, the relationship between variables are examined and explained. This relationship is called correlation. Thus, correlational method is a research method that searches the relationship between the variables is studied.
Based on the explanation of supporting tools owned by the village office of kepayang is in accordance with that required by the population information system, so that the population information system is feasible to be applied to the village of kepayang. Services by using the information system of population, it is possible that the services provided by the village office of kepayang to the village community can be implemented more easily and quickly, otherwise the existing data can be stored using the database so the risk of losing data can be minimized.
I. LATARBELAKANG
Seiring semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut suatu organisasi atau instansi membutuhkan teknologi informasi. Banyak kegiatan yang dilakukan hanya dalam lingkup terbatas kini dapat dilakukan dalam cakupan yang sangat luas, bahkan mendunia. Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki banyak keunggulan, seperti: pengolahan data yang cepat dan akurat.
Desa Kepayang Kecamatan Peninjauan Kabupaten Ogan Komering Ulu. Desa Kepayang mempunyai warga sebanyak 2.514 jiwa dan mempunyai 7 dusun dan masing-masing dusun mempunyai Rt/Rw dan Kadus (kepala dusun), untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat desa seperti Data penduduk, data KK (kartu keluarga), data KTP (kartu tanda penduduk), data Kelahiran, Data Kematian dan penduduk pindah dan datang. Untuk mendata penduduk pada Kantor desa tersebut masih dilakukan pencatatan secara manual yaitu dilakukan pencatatan menggunakan buku. sehingga berdasarkan hasil wawancara dan observasi penulis kepada Bapak Haudori selaku sekretaris desa mengatakan secara manajemen tidak ada masalah dengan sistem yang dijalankan saat ini namun secara teknologi dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat mempermudah proses pendataan penduduk, sehingga terhindar dari kesalahan penginputan data dan pembuatan laporan dapat dilakukan lebih cepat. Selain itu juga dengan adanya sistem informasi kependudukan ini akan meminimalisir kehilangan data.
Penulis melakukan kajian tentang efektifitas penerapan sistem informasi kependudukan pada kantor desa kepayang tersebut, untuk menunjang kegiatan operasional kantor desa kepayang. Hal ini dianggap penting untuk diteliti karena kantor desa kepayang dalam memberikan pelayanan mengenai pendataan penduduk membutuhkan suatu sistem informasi guna mempermudah bagian staf kantor tersebut dalam memberikan laporan mengenai data penduduk.
Dengan adanya penelitian ini diharapkan kantor desa kepayang dapat lebih baik lagi dalam memberikan laporan mengenai data penduduk, dan dapat dengan mudah melakukan pencarian data yang dibutuhkan, dengan ditunjang teknologi informasi kependudukan tersebut.
A. Pengertian sistem
Kata sistem berasal dari bahasa latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) yang artinya adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Menurut Jerry
FithGerald sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu[1].
Pengertian sistem adalah suatu himpunan dari berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara terorganisir berdasarkan fungsi-fungsinya menjadi satu kesatuan.
Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a) Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem.
b) Batas Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
menguntungkan dan juga dapat merugikan sistem tersebut.
b) Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menhubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memunginkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.
c) Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
d) Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah akan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
e) Pengolah Sistem (Proces)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran (output).
f) Sasaran sistem (Goal)
Suatu sistem haruslah memiliki tujuan yang hendak dicapai.[2]
B. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan yang akan datang[3].
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
1. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
a. Akurat b. Tepat Waktu c. Relevan 2. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk mentah yang menggambarkan suatu kejadian sehingga perlu diolah menjadi suatu informasi. Data yang diolah melalui sebuah proses akan menghasilkan sebuah infromasi yang dapat dijadikan bahan dalam pengambilan keputusan
bagi suatu organisasi. Dengan adanya pengambilan keputusan akan menghasilkan data yang akan menjadi masukan untuk diproses kembali menjadi suatu informasi. Siklus tersebut diatas sering juga disebut siklus pengolahan data (data processing cycles)[4].
C. Pengertian sistem informasi
Menurut Robert A. Leith dan K. Rescoe Davis sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[5]. Menurut Rommey (1997:16) sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data-data dan cara-cara yang diorganisasi ntuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan[6].
Komponen Sistem informasi
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok basis kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
D. Pengertian Penduduk
Penduduk ialah warga Negara indonesia dan orang asing yang bertempat tinggal di indonesia. Pemerintah desa dalam melaksanakantugasnya dibantu oleh perangkat desa yang terdiri dari Sekretariat desa dan kepala-kepala dusun. Sekretaris desa sekaligus menjalankan tugas dan wewenang kepala desa sehari-hari apabila kepala desa berhalangan. Pemerintah desa juga dilengkapi dengan lembaga musyawarah desa yang berfungsi menyalurkan pendapat masyarakat di desa dengan musyawarahkan setiap rencana yang diajukan kepala desa sebelum menjadi ditetapkan menjadi ketetapan desa.
Penuduk adalah warga negara Indonesia (WNI) dan warga negara asing (WNA) pemegang ijin tinggi tetap di wilayah Negara kesatuan Republik Indonesia atau semua orang yang berdomisili di desa tersebut selama enam bulan lebih atau mereka yang berdomisili kuaran.
1. Keluarga
Keluarga merupakan unit terkecil dalam masyarakat yang mempunyai hubungan darah dan orang lain yag tinggal dalam satu rumah atau bangunan yang terdaftar dalam kartu keluarga.
2. Kepala keluarga
Laki-laki atau permpuan yang berstatus kawin, janda, atau duda yang mengepalai satu keluarga yang anggotanya terdiri dari istri atau suami dan anak-anak.
2. Anggota keluarga
Mereka yang tercantum dalam satu kartu keluarga dua orang atau lebih dan salah satu ada yang menjadi kepala keluarga.
3. Dinamika penduduk
Kelahiran dan kematian. Kelahiran merupakan proses penambahan jumlah penduduk yang diakibatkan oleh hal dari suatu perkawinan, sedangkan kematian merupakan proses pengurangan penduduk yang diakibatkan oleh meninggalnya penduduk.
4. Migrasi (Pindah)
Warga masuk dan warga keluar. Warga masuk merupakan proses penambahan penduduk yang berasal dari satu tempat ketempat lainya, sedangkan warga keluar merupakan proses pengurangan penduduk yang keluar atau pindah dari satu tempat ke tempat lainya.
5. Identifikasi kependudukan
Nomor induk kependudukan (NIK) dan kartu tanda penduduk (KTP). NIK merupakan nomor identitas yang diberikan kepada setiap penduduk diwilayah Negara Kesatuan Repulik Indonesia pada saat yang bersangkutan didaftar sebagai penduduk, sedangkan KTP merupakan sebagai bukti bagi setiap penduduk yang sudah berumur minimal 17 tahun atau telah menikah yang terdaftar diwilayah pemerintahan.[7]
E. SistemInformasi Kependudukan
Berdasarkan UU No 23 Tahun 2006 tentang administrasi kependudukan, Sistem informasi
kependudukan adalah suatu sistem informasi yang mengelola, mengkaji, menyimpan dan mengembangkan sistem informasi kependudukan untuk tercapai tertib adminstrasi dibidang kependudukan.[8]
II. METODOLOGI PENELITIAN A. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode korelasional. Metode korelasional merupakan kelanjutan dari metode deskriptif, data dihimpunan, disusun secara sistematis, factual, dan cermat, namun tidak dijelaskan hubungan antara variabel dan tidak melakukan uji hipotesis atau prediksi. Tetapi pada metode korelasional, hubungan antar variabel diteliti dan dijelaskan. Hubungan yang dicari ini disebut sebagai korelasi. Jadi, metode korelasional adalah metode penelitian yang mencari hubungan diantara variabel-variabel yang diteliti.
Penelitian korelasi merupakan suatu penelitian yang melibatkan kegiatan pengumpulan data untuk menentukan, adakah hubungan dan tingkat hubungan antara 2 variabel atau lebih. Penelitian korelasi dilakukan, saat peneliti ingin mengetahui tentang ada atau tidaknya dan kuat lemahnya suatu hubungan variabel yang berkaitan dalam suatu objek atau subjek yang diteliti. Terdapatnya suatu hubungan dan tingkat variabel ini penting, karena dengan mengetahui tingkat hubungan yang ada, peneliti akan dapat mengembangkannya sesuai dengan tujuan penelitian.[9]
Tujuan metode korelasi yaitu untuk meneliti sejauh mana variabel pada vector yang berkaitan dengan variasi pada factor lainnya. Jika pada metode ini hanya dua variabel yang dihubungkan maka disebut korelasi sederhana dan jika lebih dari dua variabel dihubungkan maka disebut korelasi berganda. Pada metode ini, hubungan (korelasi) antara dua variabel menggunakan koefisien korelasi atau koefisien determinasi.
B. Teknik Pengumpulan Data
C. Teknik Analisis Data
Dalam penelitian ini, data dianalisis menggunakan teknik kuantitatif yang ditabulasikan. Penulis menyajikan data yang berisi perbandingan antara kantor desa kepayang saat belum menggunakan sistem informasi kependudukan dan telah menggunakn sistem informasi kependudukan.
D. Variabel Penelitian
Variabel yang digunaka dalam penelitian ini adalah:
1. variabel bebas yaitu: Kantor desa yang diuji (kantor desa kepayang Kecamatan Peninjauan Kabupaten Ogan Komering Ulu).
2. Variabel Kontrol yaitu: pendataan aktivitas, dan kemudahan dalam pembuatan laporan data kependudukan.
3. Variabel terikat: kelayakan kantor desa kepayang untuk menggunakan sistem informasi kependudukan.
III.HASIL DAN PEMBAHASAN
Kantor Desa mempunyai tugas memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pendataan penduduk, pendataan kk, data KTP (Kartu tanda Penduduk), Data Kelahiran, Data Kematian, dan penduduk pindah dan datang, khususnya penduduk yang ada di desa kepayang kecamatan peninjauan ogan komering ulu.
Tabel 1. Daftar pekerjaan yang dilakukan sekretaris desa dan kepala desa pada desa kepayang secara manual
No Stakeholder Pekerjaan 1 berdasarkan data yang telah ditulis di buku data penduduk Menerima laporan data KK (Kartu Keluarga)
berdasarkan data yang telah ditulis di buku data KK
Menerima laporan data KTP (Kartu Tanda Penduduk) berdasarkan data yang telah ditulis di buku di buku data kelahiran
dan kematian
Dari tabel diatas, kita dapat mengetahui bahwa dalam kegiatan operasional desa yang jumlah kegiatan nya sangat banyak, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam pendataan dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat, terutama dalam hal pengurusan data penduduk yang pindah atau pun penduduk yang datang, atau pengurusan data penduduk lahir dan kematian.
Tabel 2. Daftar pekerjaan yang ditunjang oleh sistem informasi kependudukan
No Stakeholder Pekerjaan 1
Sekretaris Desa
membuat data penduduk
operasional bagian sekretaris desa, dengan otomatisasi pekerjaan menggunakan sistem informasi kependudukan ini, pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris desa dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dapat lebih mudah dan cepat. Selain itu juga dalam pembuatan laporan data yang dibutuhkan oleh kepala desa dapat dibuat dalam waktu yang lebih singkat.
Sistem informasi kependudukan tersebut telah menyediakan segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh perangkat desa dalam memberikan pelayanan yang lebih cepat dan mudah.
Informasi yang ditawarkan oleh sistem informasi kependudukan ini lebih komplek dibandingkan sistem manual yang sedang dilakukan saat ini, dikarenakan sistem manual saat ini sangat rentan akan terjadi kesalahan penulisan data dan kesulitan dalam melakukan pencarian dan memberikan laporan yang dibutuhkan oleh kepala desa kepayang, selain itu juga data yang ada tidak terjamin keamanannya dikarenakan masih ditulis dalam buku.
Berikut adalah beberapa tampilan pada sistem informasi kependudukan yang akan diterapkan pada desa kepayang.
1. Tampilan login
Gambar 1. Tampilan login sistem Informasi
2. Tampilan input data KK (Kartu keluarga).
Gambar 2. Tampilan input data KK
3. Tampilan input data KTP (Kartu Tanda Penduduk)
Gambar 3. Tampilan input data KTP IV.Tampilan Laporan Harian permohonan
KTP(Kartu Tanda Penduduk)
Gambar 4. Tampilan Laporan Harian permohonan KTP
Selain sistem informasi yang komplek dibutuhkan juga perangkat penunjang sistem informasi penduduk,
1. Alat Masukan
Alat masukkan digunakan untuk memasukkan data atau program yang akan diproses oleh komputer. Alat masukkan yang akan digunakan dalam sistem informasi kependudukan ini adalah mouse dan keyboard.
2. Alat Pemroses
Alat pemroses digunakan untuk memproses instruksi dalam pengolahan data. Alat pemroses yang akan digunakan dalam sistem informasi kependudukan ini adalah Central Processing Unit (CPU). CPU yang akan digunakan dan sudah tersedia di kantor desa kepayang dengan rincian Prosesor Dual Core 1.30 GHz dan RAM 2 GB. 3. Alat Penyimpanan Data
Perangkat keras ini digunakan untuk menyimpan data dan program. Alat yang digunakan adalah harddisk.
4. Alat keluaran digunakan untuk menampilkan hasil atau keluaran data pada monitor ataupun laporan yang akan dicetak dengan printer. Desa kepayang telah memiliki printer canon ip2770.
B. Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam menunjang sistem informasi kependudukan antara lain: windows 32-bit professional. Kantor desa kepayang tersebut telah mempunyai sistem informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh sistem informasi kependudukan.
Berdasarkan penjelasan diatas, perangkat pendukung yang dimiliki oleh kantor desa kepayang sudah sesuai dengan yang dibutuhkan oleh sistem informasi kependudukan tersebut, sehingga Sistem informasi kependudukan tersebut sudah layak untuk diterapkan pada desa kepayang.
Dengan pelayanan menggunakan sistem informasi kependudukan, sangat dimungkinkan pelayanan yang diberikan oleh kantor desa kepayang kepada masyarakat desa dapat dilaksanakan lebih mudah dan cepat, selain itu data yang ada dapat disimpan menggunakan database sehingga resiko kehilangan data dapat di minimalisir.
4. KESIMPULAN
Berdasarakan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem informasi kependudukan sudah layak diterapkan pada kantor desa kepayang selain perangkat pendukung sistem informasi kependudukan sudah dimiliki oleh kantor desa kepayang, dengan diterapkannya sistem informasi penduduk pada desa kepayang dapat meminimalisir kehilangan data, sistem tersebut juga dapat mempermudah proses pengolahan data penduduk dan pembuatan laporan sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
Penulis berharap penelitian ini dapat berguna untuk kepentingan pengembangan kualitas pelayanan pada desa kepayang.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih disampaikan kepada bapak Sobari selaku Kepala Desa dan Bapak Haudori selaku Sekretaris Desa di kantor Desa Kepayang Kecamatan Peninjauan Kabupaten Ogan Komering Ulu.yang telah memberikan kesempatan kami dalam melakukan penelitian.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
[2] Abdul Kadir (2014:9-45). Pengenalan sistem Informasi Edisi Revisi, Yogyakarta
[3] Davis, Gordon B, Kerangka Dasar: Sistem Informasi Manajeme, Jakarta:PT. Pustaka Binawan Pressindo, 2002 [4] Jogiyanto HM.1995. Analisis dan Disain Sistem
Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta:Andi Offset.
[5] Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, Sistem Informasi, PT. Prenhallindo, Jakarta, 2001
[6] Marshall B. Romney, Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information System, Ninth Edition, Prentice Hall.
[7] Redaksi TIM, (2013:35) penduduk, undang-undang dasar 1945.
[8] Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan UU No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan.
