1.1 Latar Belakang Masalah
Di jaman yang berkembang ini teknologi informasi sangat membantu dan menunjang di setiap perusahan maupun intasnsi-instansi pemerintahan untuk
mempermudah setiap pekerjaan, keakuratan dalam pekerjaan dan bisa mengefektifkan waktu, sehingga tujuan dan sasaran perusahaan maupun instansi
pemerintahan bisa tercapai secara maximal. Manfaat suatu teknologi informasi mempunyai dampak yang cukup besar terhadap kemajuan setiap perusahan maupun instansi-instansi pemerintahan.
Dalam sebuah instansi pemerintah terdapat berbagai macam sub bagian yang menjalankan sistem tersebut. Subag (sub bagian) kepegawaian adalah suatu
unit kerja di berbagai instansi baik pemerintahan yang mengurusi segala permasalahan yang berkaitan dengan kepegawaian. Hal yang paling utama dalam
setiap kegiatan pemerintahan tidak bisa lepas dari gaji pegawai. Perhitungan Gaji ini dijalankan sub bagian. Peran dan tugas-tugas yang dijalankan oleh Subag Kepegawaian adalah sebagai berikut :
a. Perekrutan pegawai baru b. Pencatatan data kepegawaian
Terdapat berbagai macam keluhan dari sistem perhitungan gaji pegawai dikarenakan kebanyakan masih menggunakan secara manual dan hal ini
membutuhkan waktu yang cukup lama dalam setiap proses perhitungan gaji pegawai. Karena gaji pegawai bisa dibentuk dari berbagai macam proses dan
pengolahan, yaitu terdiri dari proses perhitungan tunjangan, potongan dan lembur.
1.2 Perumusan Masalah
Kendala-kendala yang terjadi dalam bagian kepegawaian, mengenai efektifitas pengerjaan dan efisiensi waktu dalam setiap proses perhitungan gaji
pegawai. Semua akan teratasi dengan adanya suatu aplikasi yang mampu mengelola data dan perhitungan secara otomatis.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan di Koperasi Pegawai
Pemerintah Kota Bandung (KPKB), maka perlu adanya pembuatan sebuah sistem Perhitungan Gaji pegawai yang dapat mengelola bagian-bagian dalam proses
pengolahan perhitungan gaji pegawai secara komputerisasi dan mengefisienkan waktu kerja. Penyusun mencoba membuat suatu “APLIKASI PERHITUNGAN GAJI PEGAWAI DI KOPERASI PEGAWAI PEMERINTAH KOTA BANDUNG (KPKB)”.
Dengan pembuatan sistem informasi ini diharapkan akan semakin
mempermudah user (pengguna sistem) dalam pengelolaan perhitungan gaji. Proses data dapat ditelusuri dan akan update, data yang dimasukkan sudah valid
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud
Adapun maksud dari penelitian ini yaitu untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek pada jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer
Indonesia ( UNIKOM ), selain itu maksud kerja praktek yang ingin dicapai adalah membantu Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB) untuk membuat suatu aplikasi perhitungan gaji pegawai supaya dapat mengelola bagian-bagian
dalam proses pengolahan perhitungan gaji pegawai secara komputerisasi dan mengefisienkan waktu kerja.
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan dari dibuatnya aplikasi ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu Pegawai KPKB untuk mempermudah dalam proses input dan output data secara otomatis tanpa bekerja secara manual lagi.
2. Membantu kegiatan operasional sehari-hari untuk bagian kepegawaian di lingkup pemerintahan. Bagian kepegawaian akan memiliki sistem informasi
dimana data-data maupun segala proses dan informasi kepegawaian akan terintegrasi.
3. Membantu Pegawai KPKB untuk menyimpan data-data yang terkait meliputi
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah yang dijadikan sebagai asumsi dasar dalam pembuatan
laporan Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Informasi yang disajikan hanya mengenai perhitungan gaji pegawai di
Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB). Meliputi data pegawai, gaji pegawai, tunjangan dan lembur.
2. Updating informasi yang dilakukan oleh user secara realtime. 3. Pengguna aplikasi ini adalah user ( pegawai ).
4. Pembuatan program aplikasi ini meliputi penyimpanan data dan menampilkan
data yang telah ada maupun data yang terbaru.
5. Sistem dibangun sebagai desktop application. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan Delphi 7
6. Sebagai tempat penyimpanan data, akan digunakan basis data sebagai media penyimpanan. Adapun basis data yang akan digunakan adalah Paradox 7 yang
berjalan pada Microsoft Windows XP.
7. Hasil data yang telah diinputkan oleh user dapat di print out dalam bentuk
laporan.
1.5 Metode Penelitian
Metode yang digunakan Penyusun dalam pengumpulan data-data untuk
membuat program aplikasi dan penyusunan laporan kerja praktek dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :
1. Studi Lapangan
Teknik pengumpulan data dengan cara mengevaluasi keadaan yang terjadi langsung di tempat penelitian melalui :
Wawancara
Data-data diperoleh dengan cara tanya jawab secara langsung dengan
Pegawai Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB), mengenai masalah yang dibutuhkan dalam pembangunan program aplikasi dan
penyusunan laporan kerja praktek.
Observasi
Pengumpulan data diperoleh langsung dari kantor tempat Penyusun melakukan penelitian.
2. Studi Literatur
Teknik Pengumpulan Data yang bersumber dari buku-buku serta catatan selama perkuliahan, data tersebut di ambil berdasarkan kaitan topik yang
1.6 Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika
penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi mengenai Profil tempat kerja praktek, dan landasan teori.
Bab III Pembahasan
Bab ini menjelaskan tentang Diagram Konteks, Entity Relationship
Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Skema Relasi dan Perancangan Antarmuka.
Bab IV Kesimpulan Dan Saran
2.1 Profil Tempat Kerja Praktek 2.1.1 Sejarah Instansi
Pada tahun 1961 di lingkungan kantor pemerintah kota praja Bandung
telah berdiri tujuh buah koperasi simpan pinjam yang berada pada beberapa unit kerja. Dengan adanya anjuran dari pemerintah pusat, bahwa pada setiap jawatan/
instansi hanya diperbolehkan satu koperasi pegawai, maka koperasi-koperasi simpan pinjam yang ada di unit-unit kerja tadi sepakat untuk mendirikan satu unit Koperasi Pegawai. Pada tanggal 11 Mei 1962 berdirilah koperasi yang di beri nama Koperasi Pegawai Otonom Kotapraja Bandung “KPOKB”. Pada tahun 1966
namanya berubah menjadi Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung disingkat “KPKB”.
KPKB dalam anggaran rumah tangga pasal 1 disebut KOPRASI yang didirikan pada tanggal 11 Mei 1962 berkedudukan di Jl. Wastukencana No. 05,
dengan wilayah kerja dilindungi kantor-kantor Pemerintah Kota Bandung dan sesuai anggaran dasar pasal 1 ayat (1) dan (2); badan usaha ini bernama Koperasi
Pegawai Pemerintah Republik Indonesia Kantor Pemerintah Kotamadya DT II Bandung dengan nama singkatan KPKB yang berkedudukan di Jalan
2.1.1.1Visi dan Misi a. Visi
Terwujudnya Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung yang sehat, profesional, mandiri dan memberikan manfaat bagi para anggotanya.
b. Misi
Mengembangkan usaha Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung yuang
dapat memberikan manfaat bagi kepentingan anggotanya.
Meningkatkan kemajuan manajemen dan profesionalisme kewirakoperasian
pengurus, pengawas, menejer, dan karyawan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.
Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana bagi kelancaran usaha Koperasi
Pegawai Pemerintah Kota Bandung.
Meningkatkan peran dan fungsi Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung
sebagai lembaga ekonomi yang modern dan berwatak kerakyatan.
2.1.1.2Azas dan tujuan
Berazaskan kekeluargaan dan gotong - royong menurut ajaran dan falsafah
Pancasila. Bertujuan, sesuai rencana KPKB tahun 2005-2010 yaitu : 1. Meningkatkan hasil usaha KPKB.
2. Mengembangkan pekerjaan dan jaringan usaha kemitraan yang lebih luas.
3. Meningkatkan kinerja, pengurus, pengawas, manager dan karyawan KPKB yang professional dan akuntabel.
5. Meningkatkan kerjasama koordinasi dengan berbagai instansi terkait.
6. Mengembangkan sarana dan proses kerja KPKB bagi kelancaran kegiatan
KPKB.
7. Menciptakan koperasi yang sehat, mandiri dan modern yang berorientasi
kerakyatan.
2.1.1.3Landasan dan Prinsip
a. Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945
b. Koperasi dalam melaksanakan kegiatannya berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :
Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.
Pengelolaan dilakukan secara demokratis
Pembagian Sisa Hasil Usaha dilakukan secara adil sebanding dengan
besarnya jasa usaha masing-masing anggota. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal.
2.1.2 Logo Instansi
Logo di atas merupakan logo dari Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB), memiliki makna, yaitu :
Warna hijau sebagai warna dasar logo bermakna pertumbuhan, kesuburan dan
harmoni. Yang bisa menyegarkan dan meneduhkan.
Kapas dan Padi ( kanan-kiri ), menggambarkan kemakmuran anggota koperasi
secara khusus dan rakyat secara umum yang diusahakan oleh koperasi. Kapas sebagai bahan dasar sandang (pakaian), dan Padi sebagai bahan dasar pangan
(makanan). Mayoritas sudah disebut makmur-sejahtera jika cukup sandang dan pangan.
Simbol Bintang berwarna kuning, melambangkan kegembiraan penuh harapan
dan optimis.
Lingkaran biru yang mengelilingi Logo Kota Bandung, melambangkan
keteguhan hati yang kukuh untuk membangun Koperasi Pegawai yang berada di Kota Bandung.
Tulisan KPKB sebagai penamaan dari institusi.
2.1.3 Badan Hukum Instansi
Kedudukan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB)
dikuatkan dengan diberikan status badan hukum oleh kanwil Koperasi Jawa Barat, tanggal 06 September 1968 No: 48 A/BH/9-12/67. Penyesuaian
No.2A/BH/DK-10/1-1976, No.42B/BH/KWK-10/21-tanggal 09 Maret 1987 dan mengalami perubahan yang pertama dan yang terakhir yaitu:
No.42C/BH/KWK-10/21-tanggal 24 September 1991, dan
2.1.4 Struktur Organisasi dan Job Description
Struktur organisasi adalah kerangka pembagian tanggung jawab fungsional
kepada unit-unit organisasi yang di bentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi ini merupakan salah satu kelengkapan penting
bagi suatu perusahaan dimana didalamnya digambarkan tingkat tanggung jawab, wewenang dan pemisahan fungsi. Maka dari itu dengan adanya struktur organisasi ini akan mempermudah pembagian tugas sesuai dengan bidangnya
masing-masing. Pada Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung dipimpin oleh seorang ketua yang bertanggung jawab atas segala kegiatan pengelolaan organisasi.
Struktur organisasi pada umumnya digambarkan dengan petak-petak yang dihubungkan dengan garis horizontal dan vertical, kotak menggabarkan nama jabatan atau fungsi, sedangkan garis horizontal menggambarkan adanya garus
komando.
Manfaat dari adanya stuktur organisasi yaitu :
- Karyawan dapat melihat secara jelas kedudukan dalam organisasi . - Menggambarkan jenjang karir yang jelas.
- Memberikan informasi yang jelas siapa yang bertanggung jawab kepada
bidang tertentu.
- Memperlihatkan fungsi yang ada.
a. Rapat anggota, terdiri dari :
Bagian Umum, yang membawahi :
- Personalia
- Informasi Teknologi
Bagian Keuangan, yang membawahi :
- Pembendaharaan - Pembukuan
Unit Simpan Pinjam, membawahi :
- Keanggotaan
- Analisa Kredit Uang
- Proses Kredit
Unit Niaga, membawahi :
- Analisa/ proses Kredit - Pembelian/ Toko Cianjur - Promosi/ Penjualan Unit Jasa
- Gedung Serba Guna (G.S.G)
- Usaha - Proyek
2.1.4.1Uraian Tugas Perusahaan
Pengurus koperasi adalah personil yang merencanakan, menyusun, melaksanakan dan mengawasi segala aktivitas koperasi dan kebijakan lainnya
berada dibawah dan tanggung jawab kepada anggota melalui rapat anggota tahunan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung. Pengurus Koperasi
1. Seorang ketua pengurus dan tugasnya
a) Memimpin dan bertanggung jawab atas segala kegiatan pengelolaan
organisasi.
b) Melaksanakan tugas yang telah disahkan pada rapat anggota tahunan.
c) Mengkoordinir penyusunan rencana kerja.
d) Mengawasi pengelolaan keuangan, material dan obyek-obyek lainnya yang menjadi usaha koperasi.
e) Menandatangani segala bentuk surat keluar bersama-sama sekertaris. f) Memberi persetujuan penerimaan dan pengeluaran keuangan, pemberian
kredit yang bersifat khusus serta menandatangani cek untuk kepentingan organisasi, bersama - sama bendahara.
g) Melakukan hubungan kerja dengan badan, lembaga tertentu dalam usaha
mencari/ penambahan modal kerja.
h) Mewakili organisasi apabila terjadi sengketa dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan organisasi baik di pengadilan maupun diluar pengadilan.
i) Melakukan tugas lainnya sesuai dengan kewenangannya.
2. Wakil ketua pengurus dan tugasnya
a) Mewakili ketua dalam melaksanakan tugasnya, apabila ketua
berhalangan.
b) Mengawasi urusan penelitian dan pengembangan pelaksanaan
c) Mengkoordinir usaha-usaha di dalam bidang pendidikan dan latihan para karyawan dan anggotanya.
d) Melakukan peninjauan kembali AD/ART dalam rangka penyempurnaan apabila di pandang perlu.
e) Memberikan persetujuan terhadap permohonan kredit uang bagi anggota. f) Mengkoordinir, menganalisa dan mengawasi unit simpan pinjam secara
profesional dan proposional.
g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai mandat ketua dan kesepakatan pengurus.
3. Sekretaris pengurus dan tugasnya
a) Memimpin dan bertanggung jawab di dalam penyelenggaraan administrasi/ ketatausahaan, baik keluar maupun kedalam.
b) Membantu dan mendampingi ketua, wakil ketua dalam bidang tugasnya. c) Melakukan penilaian, penelitian dan pertimbangan atas pelaksanaan
kegiatan karyawan menyusun formasi sesuai kebutuhan organisasi yang berhasil dan berbudaya guna.
d) Merencanakan dan menyusun kebutuhan organisasi menyangkut
personil, material dan keuangan pintern
e) Memberi pertimbangan kepada ketua terhadap kebijakan-kebijakan
organisasi.
f) Meneliti dan menganalisa serta menandatangani segala bentuk surat
a) Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas bagian umum secara profesional.
b) Melakukan tugas lainya sesuai mandat ketua dan kesepakatan pengurus.
4. Wakil sekertaris dan tugasnya
a) Mewakili sekertaris, apabila sekertaris berhalangan dalam melaksanakan tugasnya.
b) Melakukan penataan absensi pengurus maupun karyawan.
c) Melakukan penelitian aktivasi karyawan, penelitian untuk kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, upah lembur dan intensif lainya.
d) Menggerakan, mengembangkan, dan mengawasi unit usaha niaga secara profesional dan proporsional.
e) Mencatat, menyimpan buku daftar pengurus, buku daftar badan
pengawas, buku daftar anggota dan buku tamu.
f) Menyusun dan menyimpan notulen dan berita secara hasil rapat-rapat
pengurus maupun rapat-rapat lainnya. g) Menyusun persiapan rapat anggota lainnya.
h) Melakukan tugas lainnya sesuai mandat ketua dan kesepakatan
pengurus.
5. Bendahara
a) Membantu dan mendampingi ketua dalam upaya menata penyelenggaraan administrasi keuangan.
c) Mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi setiap hari/bulan. d) Melakukan penelitian/ pemeriksaan terhadap kelangkaan bukti-bukti tiap
saham satu pembayaran, sebelum bukti pembayaran di tanda tangani ketua.
e) Melakukan kas opname pada semua kasir, setiap mingu/bulan atau sewaktu-waktu sesuai kebutuhan secara terpadu dan menyeluruh.
f) Melaporkan setiap minggu/bulan mengenai uang/kas posisi keuangan
kepada ketua.
g) Menyusun cash flow tiap bulan, untuk pembahasan rutin pengurus,
setiap tanggal 25 pada bulan yang bersangkutan.
h) Melaksanakan pembayaran kepada pihak ketiga setelah ada persetujuan ketua/pengurus.
i) Meneliti dan mengawasi keuangan hasil-hasil usaha Koperasi Pegawai Pegawai Pemerintah Kota Banadung.
j) Mengkoordinir dan mengawasi secara insentif bagian keuangan, agas selalu terjaga.
k) Menyusun dana anggaran dan laporan keuangan yang akan disampaikan
pada rapat anggota tahunan.
l) Melakukan tugas lainnya, seusai mandat ketua dan kesepakatan
pengurus.
6. Bagian Umum dan tugasnya 1) Kepala Bagian Umum
b) Memimpin kegiatan bagian administrasi umum.
c) Melayani segala kebutuhan pengurus, manager unit kegiatan KPKB
dan bantuan sosial bagi para anggota.
d) Menyusun perencanaan/penataan sistem komputerisasi secara efektif
dan efisien.
e) Menginventarisir, memelihara dan merawat aset milik Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.
f) Mengadakan pelaksaan materil untuk keperluan seluruh unit kerja. g) Mengawasi kegiatan-kegiatan yang berada di lingkungan kerjanya.
h) Menyampaikan laporan setiap laporan.
i) Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.
2) Sub bagian tata usaha dan personalia beserta tugasnya
a) Membantu kepala bagian umum dalam melaksanakan tugasnya. b) Mengendalikan surat masuk dan surat keluar serta
mendistribusikannya.
c) Menyelenggarakan segala pekerjaan pengetikan secara manual/komputer.
d) Membuat, menyusun, menyimpan dan menginventarisir serta melaksanakan seluruh surat-surat pengurus baik dalam
pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, gaji berkala, pemberian intensif, honor dan lain-lain keputusan yang serupa dengan itu.
f) Menyimpan dan memelihara dokumen-dokumen mengenai personalia dan kearsipan.
g) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah pengurus dan kepala bagian umum.
3) Sub bagian pemeliharaan dan perawatan beserta tugasnya a) Membantu kepala bagian umum dalam melaksanakan tugasnya. b) Melaksanakan pemeliharaan bagunan gedung-gedung dan aset
KPKB.
c) Melaksanakan perawatan roda dua dan roda empat.
d) Melaksanakan sewa menyewa gedung dan peralatan diantaranya sound system, kursi-kursi, meja dan sebagainya.
e) Melakukan perawatan komputer, listrik dan telepon.
f) Melakukan tugasnya sesuai perintah pengurus.
4) Sub bagian informasi dan tekhnologi komputer besesrta tugasnya. a) Membantu kepala bagian umum dan melaksanakan tugasnya.
b) Merencanakan, menyusun, merumuskan dan menyelenggarakan segala pekerjaan komputerisasi.
c) Menyusun, menyimpan, dan memelihara data-data anggota.
d) Mengatur melaksanakan dan memelihara penggunaan PC untuk
USP/niaga/jasa di KPKB
e) Mendisain format homepage dan pembuatan email untuk akses
f) Menyampaikan informasi kepada anggota dan pihak lain yang membutuhkan sepengetahuan dan seizin pengurus.
g) Melaksanakan tugas-tugas lainnya, sesuai kewenangan pegurus dan kepala bagian baik yang bersifat rutin maupun insidentil/khusus.
7. Bagian Keuangan dan tugasnya 1) Kepala Bagian Keuangan
a) Menyusun, merumuskan perencanaan penggunaan keuangan KPKB.
b) Menyajikan laporan keuangan setiap akhir bulan, triwulan dan akhir tahunan buku.
c) Menyusun proyeksi cash flow secara berkala.
d) Membantu pengurus didalam menjaga likuidasi, solvabilitas dan rentabilitas.
e) Meneliti keabsahan dan kewajaran bukti-bukti penerimaan/pengeluaran keuangan.
f) Menyiapkan dan melakukan pembayaran pada unit-unit terkait melalui pengurus.
g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus.
h) Pihak terkait melakukan pembayaran sepengetahuan dan seizin pengurus.
2) Sub bagian pembendaharaan dan tugasnya
a) Membantu kepala bagian keuangan dalam melaksanakan tugasnya.
c) Mengeluarkan uang sesuai dengan perintah otoritas serta menyiapkan bukti pengeluaran.
d) Mengadministrasikan bukti penerimaan/kas secara teratur. e) Bertanggung jawab atas ketetapan saldo kas.
f) Membantu kelancaran tugas pihak-pihak yang berkepentingan di dalam pemeriksaan pembinaan keuangan dan manajemen.
g) Melaporkan ikhtisar dan realisasi keuangan setiap bulan.
h) Melakukan penagihan terhadap bendaharawan gaji melalui petugas/pelaksanaan penagih.
i) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah petugas.
3) Sub bagian pembukuan dan tugasnya
a) Membantu kepala bagian keuangan dalam melaksanakan tugasnya.
b) Meneliti kelengkapan, kebenaran dan keabsahan bukti-bukti transaksi sebelum dibukukan.
c) Membuka transaksi sesuai dengan pedoman akuntansi yang telah ditetapkan.
d) Memelihara semua dokumen, bukti-bukti pembukuan, secara teratur
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e) Menyiapkan data keuangan yang dibutuhkan antara lain neraca dan
perhitungan hasil usaha beserta lampiran , laporan pertanggungjawaban kegiatan usaha untuk masing-masing unit usaha
f) Membantu kelancaran tugas pihak-pihak yang berkepentingan di dalam pemeriksaan, pembinaan keuangan dan manajemen,
g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.
8. Unit Simpan Pinjam
1) Manager Unit Simpan Pinjam
a) Membantu manajer unit simpan pinjam dalam melaksanakan tugasnya.
b) Menerima, menganalisa, mengimpun dan menginventarisir anggota baru.
c) Mengadakan koordinasi dengan pimpinan unit kerja/bendaharawan gaji.
d) Melayani setiap anggota keluar karena pension, menggal dunia atau
mutasi.
e) Melakukan dan koordinasi dalam pembuatan kartu anggota KPKB.
f) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.
2) Seksi proses kredit dan tugasnya
a) Membantu kepala bagian keuangan dalam melaksanakan tugasnya.
b) Menyelesaikan masalah kredit macet, disetiap unit usaha baik USP, usaha niaga, dan usaha jasa, tunggakan ketua KPKB yang pension,
meninggal dunia dan sebagainya.
c) Melaksanakan pemanggilan kepada bendaharawan-bendaharawn gaji
d) Melaporkan penyelesaian masalah kepada pengurus melalui kepala bagian keuangan.
e) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.
3) Seksi proses kredit dan tugasnya
a) Membantu manager unit simpan pinjam dalam melaksanakan tugasnya.
b) Memeriksa dokumen usulan pinjaman yang lebih direkomendasikan
manager.
c) Mempersiapkan laporan cash flow unutk di review bersama dengan
manager unit simpan pinjam dan pengurus baik bulanan maupun tahunan.
d) Mengevaluasi seluruh permintaan berdasarkan jenis dan sumber
modal sesuai dengan laporan cash flow.
e) Memberikan rekomendasi permohonan kredit kepada manager.
f) Mengadakan pengecekan voucher dan menyerahkan pada kasir setelah disetujui manager.
g) Menyusun rekapitulasi pengeluaran transaksi kredit/pinjaman dan
dana administrasi.
h) Melaksanakan tugas lainnya sesusai perintah manajer dan perintah
pengurus.
9. Unit Niaga
1) Manager Niaga
b) Memimpin kegiatan usaha niaga.
c) Menyusun dan merumuskan perencanaan pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan usaha niaga.
d) Menganalisa dan merekomendasikan permohonan kredit barang.
e) Melaporkan semua pelaksanaan segala kebutuhan barang kepada coordinator bidangnya secara periodik (mingguan dan tahunan). f) Melaksanakan evaluasi kegiatan usaha niaga.
g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus.
2) Seksi promosi dan penjualan/tugasnya
a) Membantu manager usaha niaga dalam melaksanakan tugasnya. b) Menyusun perencanaan penjualan baik tunai maupun kredit kepada
anggota dan umum.
c) Melakukan penyetoran hasil penjualan tunai dan berkas penjualan barang yang di jual secara kredit.
d) Melakukan pemasaran dan promosi barang ke unit-unit kerja dengan penjualan di antar dari kantor/tempat kerja anggota.
e) Melakukan pengendalian dan pengawasan tehadap penerimaan,
pengeluaran dan persediaan barang serta membuat laporan mingguan, bulanan dan tahunan.
f) Melakukan promosi dan kerja sama dengan pihak ke tiga/non anggota.
g) Melaksanakan toko keliling ke SKPD.
3) Pembelian/seksi pembelian.koordinator toko jalan cianjur, tugasnya a) Membantu manager niaga dalam melaksanakan tugasnya.
b) Menerima dan menginventarisir kebutuhan barang dari gudang/toko. c) Merencanakan pengadaan barang sesuai kebutuhan konsumen.
d) Mengumpulkan informasi tentang kebutuhan konsumen.
e) Melakukan negosiasi harga, syarat-syarat dan perjanjian setelah mendapat petunjuk/persetujuan pengurus.
f) Melakukan pembelian barang.
g) Melakukan pencatatan pembukuan pembelian dan mengevaluasi
pembayaran, pembelian (non cash).
h) Membuat laporan pembelian baik mingguan, bulanan atau tahunan kepada manager.
i) Melakukan pencatatan nama-nama pemasok barang atau yang mengirim barang.
j) Melakukan penerimaan barang yang dikirim oleh leveransir atas dasar pesanan dengan mencatat surat pesanan dengan copy surat pesanan, faktur dan barang.
k) Memasukan data barang yang dibeli/diterima ke komputer yang mengakses ke kasir.
l) Mengatur barang yang ada di toko jalan cianjur dengan member label dan harga pada setiap barang.
n) Melakukan penelitian/pemeriksaan keadaan stock barang baik harian, mingguan, maupun bulanan.
o) Melakukan pemeriksaan mutu barang dan penandatanganan faktur.
4) Seksi analisa dan proses kredit, tugasnya
a) Membantu manager niaga dalam melaksanakan tugasnya.
b) Menerima permohonan kredit barang dan mengecek hutang barang. c) Menganalisa, merekomendasikan dan memproses pemberian dan
besarnya kredit barang kepada manager. d) Membuat rekapitulasi permohonan.
e) Melakukan proses input data di komputer sesuai dengan bukti. f) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus dan
manager.
10. Unit Jasa & Usaha Lainnya
1) Manager Jasa & Usaha Lainnya
a) Membantu pengurus dalam menjalankan tugasnya. b) Memimpin kegiatan usaha jasa.
c) Menyusun dan merencanakan system usaha asa yang dapat
menguntungkan.
d) Melakukan kerjasama pekerjaan dengan pihak lain/pihak ketiga.
e) Pencarian pekerjaan/proyek dan penyewaan/pengelolaan gedung serba guna.
2) Seksi gedung serbaguna (G.S.G) dan tugasnya
a) Membantu manager jasa dalam melakukan tugasnya.
b) Menyusun perencanaan, pengembangan dan pengelolaan usaha gedung serba guna.
c) Mempromosikan usaha gedung serba guna terhadap pihak ke tiga atau terhadap anggota.
d) Melaksanakan tugas lainnysa sesuai perintah pengurus.
3) Seksi proyek dan tugasnya
a) Membantu manager jasa dalam melaksanakan tugasnya.
b) Melaksanakan dan mengembangkan usaha bidang rumah, biro jasa, STNK/SIM, OPTIK, trails besi, kanopi, perbengkelan argo bisnis dan biro jasa hukum, serta usaha lainnya.
c) Melakukan sosialisasi dan promosi ke SKPD dan pihak lainnya. d) Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.
4) Seksi proyek dan tugasnya
a) Membantu manager jasa dalam melaksanakan tugasnya.
b) Menyusun perencanaan dan pencarian proyek baik dengan
pemerintah kota atau pihak lainnya.
c) Melaksanakan pekerjaan dibidang pengadaian pakaian, catering,
ATK, cetakan, konstruksi dan pekerjaan lainnya.
d) Mengawasi, menganalisa dan membuat laporan mingguan, bulanan,
e) Melaksanakan koordinasi dengan berbagai SKPD terkait dalam rangka pengembangan usaha.
f) Mengadakan kerjasama dengan pihak lain.
g) Melaksanakan tugas lainnya sesusai kewenangan pengurus.
5) Tugas kepala seksi analisa kredit
a) Membantu manager simpan pinjam dalam melaksanakan tugasnya. b) Menerima dan menghimpun kelengkapan permohonan yang diajukan
anggota.
c) Menganalisa dan merekomendasikan besarnya pinjaman kepada
manajer.
d) Melakukan proses input data komputer sesuai jenis dan sumber daya, untuk di ajukan proses kredit.
e) Menyimpan voucher pengeluaran faktur dan bukti potongan diserahkan pada kasir.
f) Menyusun rekapitulasi realisasi pinjaman anggota (harian, bulanan, tahunan).
g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai manajer dan perintah pengurus.
2.1.4.2Aspek-aspek kegiatan instansi 1. Bidang Organisasi dan Manajemen
a. Melakukan penyempurnaan struktur organisasi yang sesuai dengan tuntunan manajemen modern, sehingga efektifitas dan efisiensi personil
b. Melaksanakan pemeliharaan dan peningkatan tertib administrasi baik perangkat lunak maupun perangkat keras, sehingga baik sistem
komputerisasi maupun perangkat dan inventaris yang ada dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya secara efisien dan efektif.
c. Menurut laporan aktivitas administrasi :
1) Laporan keuangan per-triwulan, per-semester dan per-tahun 2) Laporan pertanggungjawaban RAT.
d. Mengoptimalisasikan pembenahan internal dan external organisasi disesuaikan dengan kebutuhan proses komputerisasi yang terpadu
sehingga dapat terwujud kinerja peroganisasi yang baik dan benar.
e. Mengintensifkan rapat-rapat pengurus, pengawas dan para manajer/pengelola.
f. Menggalakan budaya kerja keras, berprestasi, disiplin, berdedikasi dan loyalitas.
g. Melaksanakan program audit oleh oleh Akuntan Publik dan pengawasan setiap tahun.
h. Melanjutkan upaya pemeliharaan sarana perlengkapan administrasi
perkantoran dan sarana penunjang kegiatan lainnya.
i. Melakukan pembinaan dan sosialisasi hasil-hasil RAT terhadap anggota
melalui kunjungan kerja dan penebaran brosur.
2. Bidang Keunagan dan Permodalan
Guna mewujudkan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung yang
tangguh, perlu adanya pengendalian keuangan, tertib administrasi dan disiplin anggaran, antara lain :
a. Penyempurnaan sistem pengendalian keuangan yang bagus melalui sistem komputerisasi terpadu serta disiplin penggunaan anggaran sesuai anggaran yang ditetapkan.
b. Menyelesaikan utang-utang anggota yang menunggak.
c. Mengusahakan untuk meningkatkan dan mengefektifkan bantuan modal
dari pemerintah kota Bandung.
3. Bidang Pengembangan Usaha a. Unit Pusat
1) Rencana jangka panjang pembuatan wisma KOPERASI PEGAWAI PEMERINTAH KOTA BANDUNG.
2) Memperluas/merenovasi Gedung Utama kantor Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.
3) Merekrut pegawai kota Bandung yang belum belum termasuk anggota
koperasi pemerintah kota Bandung.
4) Pembelian barang inventaris direncanakan berupa 2(dua) buah
kendaraan bermotor beserta 4 unit komputer dan perangkatnya.
5) Mengadakan diklat tentang pengetahuan manajemen dan
b. Unit Simpan Pinjam
1) Meningkatkan pinjaman untuk menunjang kebutuhan bagi anggota dan
keluarganya terutama dalam hal pendidikan dan kesehatan.
2) Memberikan sanksi kepada para bendaharawan yang telat
mengembalikan setoran potongan gaji karyawan Pemerintah Kota Bandung dengan masa tenggang yang telah ditetapkan pihak Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Badung.
3) Memberikan sanksi kepada anggota yang melanggar yang telah disepakati pihak-pihak Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.
4) Merekrut anggota baru berkoordinasi dengan Assisten Administrasi untuk mensosialisasikan kepada CPNS dan melalui para bendahara di SKPD masing-masing.``
5) Meningkatkan permodalan dengan cara: a) Menaikan simpanan pokok
Semula Rp. 50.000,- menjadi Rp. 250.000,-
b) Menaikan simpanan wajib
Golongan I semula Rp. 10.000,- menjadi Rp. 25.000,- Golongan II semula Rp. 20.000,- menjadi Rp. 50.000,-
Golongan III semula Rp. 30.000,- menjadi Rp. 75.000,- Golongan IV semula Rp. 100.000,- menjadi Rp. 250.000,-
c) Menaikan simpanan 12 juni
Golongan III semula Rp. 30.000,- menjadi Rp. 50.000,-
Golongan IV semula Rp. 50.000,- menjadi Rp. 200.000,-
c. Unit Niaga
1) Meningkatkan pelayanan pada anggota khususnya dalam memenuhi
kebutuhan pokok.
2) Melengkapi kebutuhan bahan pokok.
3) Menjalani kembali toko keliling khususnya tempat-tempat unit kerja
anggota dengan menawarkan berbagai macam kebutuhan anggota. 4) Meningkatkan kerjasama dengan pihak pemerintah kota Bandung dan
darma wanitanya dalam pembelian barang-barang yang dibutuhkan, ke toko koperasi pegawai pemerintah kota Bandung.
5) Menjalin kerjasama dengan pihak lain pihak yang mampu
menyediakan barang sesuai kebutuhan dan keinginan anggota.
6) Dengan adanya penyertaan modal dari pihak pemerintah kota
Bandung, maka unit usaha niaga berusaha untuk meningkatkan omset dan pelayanan kepada anggota.
7) Meningkatkan usaha fotocopy di jalan Cianjur dengan menambah
saran dan prasarana yang dibutuhkan serta dengan adanya pengembangan SDM, sehingga usaha fotocopy dapat berjalan lebih
baik lagi.
8) Jasa kredit barang sesuai denga RAT tetap 1,5% per bulan flat.
a) Untuk anggota yang meminjam uang 1 juta s/d 5 juta diwajibkan berbelanja tunai ke toko KPKB minimal RP. 50.000,-
b) Untuk anggota yang meminjam uang dari 5 juta s/d 10 juta ke unit simpan pinjam diwajibkan berbelanja tunai ke toko KPKB minimal
RP. 100.000,- berupa voucher belanja yang di potong melalui kasir pada saat akad kredit.
d. Usaha Jasa
1) Meningkatkan usaha kerjasama dengan pemerintah kota bandung berupa pengadaan pakaian dinas, cetakan, alat tulis, catering dll.
2) Mengadakan kerjasama usaha dengan anggota, pengusaha, koperasi dan pihak lain yang saling menguntungkan.
3) Pengelola gedung serba guna di Cianjur.
4) Menyelesaikan piutang dengan pihak ketiga yang belum terselesaikan. 5) Mengembangkan usaha lainnya di bidang pengurus perpanjangan
pajak kendaraan bermotor.
6) Rencana pengadaan rumah sederhana bagi anggota KPKB menyediakan kapling siap bangun.
7) Bekerjasama dengan lembaga pendidikan baik yang bersifat formil maupun non-formil untuk lebih meningkatkan kesejahteraan anggota
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan melalui dua pendekatan, pertama yang menekankan pada prosedur dan kedua yang menekankan pada komponen atau
elemen. Pendekatan yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut :
“Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan dan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Jogiyanto, 1993).
Pada pengertian di atas, sistem merupakan suatu jaringan kerja dari suatu prosedur yang lebih menekankan pada urutan–urutan operasi. Sedangkan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemen didefinisikan:
“Sistem yaitu kelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan” (Raymond Mcleod, Jr, 1995).
Pada pendekatan kedua sistem lebih menekankan pada komponen atau elemen yang dipelajari untuk tujuan analisis dan perancangan sistem. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yaitu suatu susunan yang
2.2.2 Pengertian Informasi
Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari
data. Oleh karena itu, sebelum pengertian informasi dikemukakan, maka akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian data. Data merupakan bentuk jamak dari
datum, yang berarti kenyataan, catatan, serta merupakan fakta atau kenyataan yang belum di evaluasi atau bahan mentah dari informasi.
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang” (Gordon B. Davis, 1993)
Definisi di atas dapat diidentifikasi bahwa sumber informasi adalah data, sehingga informasi dikatakan sebagai hasil dari proses pengolahan data seperti bahan baku di olah menjadi barang jadi. Data di olah menghasilkan informasi, dan
untuk menghasilkannya diperlukan suatu model proses tertentu. Peranan informasi sangat penting bagi manajemen khususnya berkaitan dengan
pengambilan keputusan. Sedangkan untuk memperoleh informasi diperlukan sistem informasi.
“Sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi yang
2.2.3 Pengertian Data
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sumber dari informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data
item.
“Suatu informasi (keterangan atau catatan) khusus tersusun untuk analisis
atau dipakai sebagai dasar untuk mengambil suatu keputusan. Dalam dunia komputer data ditentukan sebagai simbol untuk menyatakan informasi yang akan diolah oleh komputer”( Soen I. Sauw,1998:8).
Jadi data adalah kelompok simbol-simbol atau informasi yang akan diolah dan dimasukan ke dalam komputer.
2.2.4 Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa perangkat lunak mengadopsi pendekatan yang sistematis dan terorganisir terhadap suatu perancangan dan menggunakan teknik yang ditentukan
berdasarkan masalah yang akan dipecahkan.
2.2.5 Database
Definisi dari Database adalah sebagai berikut :
“Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di
hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk
2.2.5.1Relational Database Management System ( RDBMS )
RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks
digunakan untuk memanipulasi database.
“Sekumpulan data yang di simpan sedemikian rupa sehingga mudah di ambil informasinya bagi pengguna dan data tersebut saling berhubungan”
(Faried Irmansyah, 2003 : 10).
Ada tiga prinsip dalam RDBMS :
1) Data definition
Mendefinisikan jenis data yang akan di buat (dapat berupa angka atau huruf),
cara relasi data, validasi data dan lainnya.
2) Data Manipulation
Data yang telah di buat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa
pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan proses query, dsb
3) Data Control
Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dsb
Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus menggunakan DBMS. Bila pemakai akan mengakses database, DBMS menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database.
1) Secara interaktif menggunakan bahasa pertanyaan (query language). 2) Dengan menggunakan program aplikasi.
2.2.6 SQL
SQL ( Structured Query Language ) menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standard untuk Relational Database Management Systems (RDBMS).
“SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dan
memanipulasi dengan database” (Faried Irmansyah, 2003 : 11).
Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas
seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database. Beberapa software RDBMS dan dapat menggunakan SQL, seperti MySQL, Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap
software database mempunyai bahasa perintah/sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama.
Hal-hal yang dapat dilakukan oleh seorang pemrogram dan seorang administrator database di dalam SQL adalah sebagai berikut :
Mengubah struktur sebuah database
Mengubah pengaturan keamanan sistem
Memberikan hak akses kepada pengguna untuk database atau tabel
Perintah-perintah SQL dikelompokan menjadi lima macam :
1) Data Definition Language ( DDL )
Adalah perintah SQL yang digunakan untuk menjelaskan objek dari database. Dengan kata lain DDL digunakan untuk mendefinisikan kerangka
database. Perintahnya adalah :
create : untuk membuat/menciptakan objek database
alter : untuk memodifikasi/mengubah objek database
drop : untuk menghapus objek database
Objek database yang dimaksud terdiri dari database, table index, dan view
2) Data Manipulation Language ( DML )
Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi
isi database. SQL menyediakan 4 perintah DML :
select : digunakan untuk mengambil data dari database
delete : digunakan untuk menghapus data pada database
insert : menambahkan data ke database
update : memodifikasi data pada database
3) Security
Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjamin keamanan data,
terdiri atas :
grant : memberi akases kepada user tertentu untuk akses ke database
4) Integrity
Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjaga kesatuan data.
recover table : untuk memperbaiki tabel pada database
5) Auxilliary
Adalah perintah-perintah pelengkap atau penambahan seperti unload dan rename.
2.2.7 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah diagram tingkat atas, yaitu diagram yang paling tidak terinci dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran ke
dalam dan keluar entitas-entitas eksternal yang terletak di luar sistem. Jadi dengan kata lain, diagram konteks adalah alat pemodelan untuk menggambarkan sistem
yang berbasis komputer dan di rancang secara global.
Diagram Konteks terdiri dari sebuah simbol proses tunggal yang digambarkan oleh seluruh sistem dan menunjukkan data flow utama untuk dan
dari terminator. Dengan diagram ini kita dapat mendefinisikan jangkauan proyek penyusunan.
2.2.8 Kamus Data
Kamus data merupakan kumpulan data mengenai karakteristik dari
2.2.9 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menyatakan
notasi-notasi untuk menggambarkan aliran data. DFD dipakai untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau akan disimpan.
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi perancangan dan
analisis sistem terstruktur (Structured Analysis and Design) artinya DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih
lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Tabel 2.1 Simbol-simbol DFD
No Simbol Keterangan
1 External Entity
Kesatuan luar di lingkungan luar. Sistem dapat berupa uang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya. Yang akan memberikan input atau menerima output dari suatu system
2 Arus Data (flow)
Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan
3 Proses
Proses ini mengubah 1 atau lebih input menjadi output. Nama proses dituliskan dengan suatu kata, singkatan atau
kalimat sederhana
4 Simpanan Data
Simpanan data dapat berupa file, database, arsip, table atau buku.
2.2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan model relasi antar rancangan data tersimpan model relasi ini
diperlukan untuk mengambarkan struktur data dari relasi antar data (yang mungkin sangat komplek) model data ERD dibentuk dari empat komponen dasar yaitu :
1. Entitas.
Adalah segala sesuatu yang ada dan yang dapat dibedakan. Entitas dapat
berupa orang, tempat, benda, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau mengandung informasi.
2. Atribut.
3. Kunci (key).
Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas
secara unik dalam set entitas.
4. Relasi.
Hubungan antara entitas atau beberapa entitas jenis relasi yang ada di dalam database adalah sebagai berikut :
a. Relasi banyak ke satu ( n – 1 ).
b. Relasi banyak ke banyak (n – m ). c. Relasi satu ke banyak ( 1 – n ).
d. Relasi satu ke satu ( 1 – 1 ).
2.3 Tinjauan perangkat lunak 2.3.1 Program Aplikasi
Program aplikasi dapat diartikan sebagai sekumpulan baris perintah yang
mempunyai arti tersendiri yang dibuat oleh programmer. Program dapat dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti bahasa Pascal dan bahasa Borland Delphi, tingkat menengah seperti bahasa C atau bahasa
tingkat rendah seperti bahasa Assembler. Sedangkan aplikasi sendiri dapat diartikan sebagai pemakaian.
mudah ditangani. Salah satu teknik dalam pendekatan perancangan terstruktur yang paling terkenal adalah top-down design. Akan lebih realistis bila merancang suatu program di mulai dari atas menuju ke bawah (top-down), yaitu dengan menentukan kebutuhan secara terlebih dahulu memecahnya menjadi modul yang
lebih sederhana, memecahnya lagi ke dalam modul-modul yang lebih sederhana lagi dan seterusnya. Kebalikan dari teknik ini adalah bottom-up design, yaitu mulai dengan menentukan kebutuhan-kebutuhan dalam modul-modul yang lebih
kecil dan merangkainya untuk dapat memenuhi kebutuhan secara umum.
2.3.2 Pemrograman Delphi
Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Delphi juga merupakan program aplikasi database yang berbasis Object Pascal dari Borland. Keunggulan bahasa
pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan, dengan pemrograman yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat
digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis Windows. Pemrograman delphi yang digunakan yaitu Borland Delphi 7.0.
Keunggulan Borland Delphi 7.0, antara lain:
Salah satu kecanggihan yang ditawarkan oleh Delphi adalah MIDAS
(Multitier Distributed Aplication Services), yang memungkinkan sebuah aplikasi untuk berkomunikasi dan berbagai data secara mendunia melalui
Kemampuan Borland Delphi 7.0 secara umum adalah menyediakan
komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja MS-Windows, diperkuat dengan bahasa pemrograman terstruktur yang andal, yaitu bahasa pemrograman
Object Pascal.
Untuk membuat aplikasi berbasis windows.
Menguji program (debugging) dan menghasilkan program berektensi .EXE
yang bersifat executable dan dapat langsung dijalankan.
2.3.3 Paradox
Paradox adalah system manajemen database relasional, dan merupakan bagian satu paket dari dekstop application yaitu Delphi. Paradox juga merupakan salah satu pilihan terbaik untuk database single maupun multiuser. Walaupun
Paradox sudah mulai jarang digunakan karena bersaing dengan banyak sistem database terbaru, namun kecanggihan dari paradox masih diakui. Banyak program
3.1 Analisis Sistem
Analisis merupakan suatu tahapan pemahaman terhadap sistem atau
aplikasi yang sedang berjalan maupun yang akan dibuat. Tahapan analisis bertujuan untuk mengetahui mekanisme atau prosedur kerja dari proses yang sedang berjalan maupun yang akan dibuat.
3.1.1 Analisis Masalah
Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam Kepegawaian, Penyusun melakukan kategorisasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem kepegawaian.
Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan tersebut : 1. Kebutuhan terhadap pembayaran tambahan honor.
Setiap staf yang bekerja untuk berbagai alasan tertentu dapat melakukan kegiatan kerja melebihi durasi standar (39,5 jam/minggu) yang telah
ditentukan atau biasa disebut sebagai kerja lembur, sedangkan untuk penghitungan jam kerja lembur adalah total jam kerja yang bersangkutan selama satu minggu dikurangi dengan ketentuan jumlah jam kerja per minggu.
2. Penghitungan gaji / honor pegawai
Untuk menghitung gaji atau honor pegawai, bagian kepagawaian melakukannya secara setengah otomasi (memanfaatkan komputer namun entry
data dilakukan secara manual). Perlu diketahui bahwa honor/gaji pegawai di instansi pemerintahan ataupun pendidikan dihitung berdasarkan pada durasi kerja dari pegawai tersebut dan data durasi kerja pegawai ini dihitung dengan
berdasarkan pada absensi yang dicatat secara manual setiap harinya. Dari laporan data yang ada, bagian kepagawaian melakukan entry data secara manual ke dalam
suatu program komputer yang belum terintegrasi dengan sistem keuangan,
sehingga untuk memproses keluar gaji/honor pegawai juga dilakukan secara
manual, yaitu dengan memberikan laporan print-out mengenai absensi pegawai
tersebut ke bagian keuangan.
3. Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian
Informasi-informasi mengenai kepegawaian dapat dimanfaatkan untuk penilaian kinerja dan pengambilan keputusan dalam instansi pemerintah
ataupun pendidikan. Namun, data / informasi kepegawaian yang ada belum terintegrasi sehingga untuk melakukan audit atau pemrosesan informasi
kepegawaian membutuhkan waktu yang lama, karena data / informasi yang terkumpul pada bagian kepegawaian diproses terlebih dahulu menjadi suatu format laporan kemudian diberikan atau dikirim ke bagian lain atau level atas
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Saat ini sistem yang sedang berjalan di Bagian Kepegawaian dilakukan
secara manual, melalui tahap-tahap sebagai berikut :
1. Setiap Pegawai mengisi kelengkapan data diri dan diserahkan kepada Bagian
Kepegawaian.
2. Setiap Pegawai memiliki jabatan yang akan menentukan besar gaji dan tunjangan.
3. Kepala Atasan akan memberikan besar upah lembur dan upah perjam jika ada pekerjaan tambahan.
4. Bagian Kepegawaian akan mengelola data potongan, tunjangan dan lembur sesuai dengan data Pegawai.
5. Semua data yang terlibat dalam perhitungan gaji Pegawai akan dikumpulkan
dan dikelola sesuai dengan data Pegawai yang ada, kemudian dihitung gaji setiap Pegawai.
Berikut ini gambaran dari Proses yang sedang berjalan dalam bentuk flowmap.
Gambar 3.1 Flowmap Perhitungan Gaji Pegawai
3.1.3 Analisis Sistem Yang Akan Dibangun
Dari analisis yang dilakukan pada sistem dan proses yang sedang berjalan saat ini, aplikasi perhitungan gaji dibutuhkan untuk proses perngumpulan data,
perhitungan dan pembuatan laporan secara akurat, cepat dan terperinci.
Sistem baru ini diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah pegawai di bagian kepegawaian dalam perhitungan gaji pegawai. Sehingga, jika
terjadi perubahan data maka tidak akan terlalu sulit untuk merubah data lainnya yang saling berkaitan.
3.1.4 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Pada dasarnya kebutuhan perangkat keras disini tidak ada hal spesifik
seperti komputer biasa pada umumnya, berikut spesifikasi perangkat keras yang ada dan digunakan saat ini oleh sistem :
Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras
Processor type Intel ® Xeon ® X3330 Quad Core Processor 2.66 GHz Processor speed 2.66 GHz
Number of processor 1 processor Processor core
available
Quad
Processor front side bus
1333 MHz Front Side Bus
Memory 4 GB (2x2GB)
Internal cache 6MB (2x3 MB)
Memory type PC2-6400 unbeffered DDR2 ECC 800MHz
Max Memory 8 GB
Memory slots 4 DIMM slots
Internal drives Internal drive 250 GB SATA
Hard disk drive speed 7,200 rpm
Storage controller HP Embedded 6 Port SATA Controller with Embedded RAID ( 4 ports for HDD )
3.1.5 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Dalam analisis kebutuhan perangkat lunak, dibutuhkan beberapa software
yang mendukung untuk digunakan dalam implementasi. Implementasi pembuatan aplikasi ini menggunakan software dan bahasa pemograman berikut :
1. Untuk bahasa pemogaraman 1.1HTML
1.2PHP
1.3JavaScript 1.4SQL
1.5Alpha Skin 2. Untuk RDBMS
2.1 Paradox
3. Untuk development tools 3.1 Delphi 7.0
3.1.6 Analisis Pengguna
Pengguna dalam sistem ini hanya admin yang merupakan pegawai dari Bagian Kepegawaian. Dimana admin disini yang akan melakukan entry data, mengolah data dan membuat laporan hingga dalam bentuk print out.
3.1.7 Analisis Kebutuhan Data
1. Data Pegawai, berisikan data diri setiap Pegawai yang bekerja dalam instansi pemerintahan setempat.
2. Data Pangkat, berisi data jabatan dan golongan dari setiap Pegawai yang akan menjadi patokan untuk penetapan besar gaji tiap Pegawai.
3. Data Tunjangan, berisi data tunjangan yang dimiliki tiap Pegawai. 4. Data Potongan, berisi data potongan yang dimiliki oleh Pegawai.
5. Data lembur, berisi data lembur bagi setiap Pegawai yang memperoleh jadwal
lembur.
3.2 Perancangan
Dalam perancangan, dokumentasi program akan sangat membantu dalam memahami alur informasi dengan sistem sehingga akan mudah pada tahap
pengembangan program. Berikut ini akan diberikan gambaran dokumentasi dari program yang akan dirancang dengan menggunakan beberapa cara, yaitu :
Diagram Konteks, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Skema Relasi dan Perancangan Antarmuka.
3.2.1 Diagram Konteks
Secara umum Diagram Konteks dari Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai di KPKB ini mempunyai ruang lingkup pada pihak-pihak yang berkaitan dalam proses inputan, edit, delete dan update data. Pihak-pihak tersebut antara lain
Hubungan antara pihak yang disebutkan di atas dengan sistem dapat dilihat pada Diagram 3.1
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Pada Gambar 3.1 dapat dilihat bahwa Sistem Informasi Penggajian
Pegawai di KPKB ini mempunyai aliran masukan data yang berasal dari Pegawai berupa data pegawai. Dari Bagian Kepegawaian berupa data yang telah di update,
yaitu rekap data absensi, rekap data lembur, rekap data potongan dan rekap data tunjangan. Sedangkan dari Manager berupa data jabatan dan upah lembur.
Sedangkan aliran keluaran berupa data yang diterima oleh Pegawai yaitu
slip gaji, slip tunjangan dan slip potongan sedangkan yang diterima oleh Manager yaitu laporan data pegawai dan laporan gaji pegawai. Dan Bagian Kepegawaian
3.2.2 Perancangan Entity Relationship Diagram
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi symbol. Gambar 3.2 ini menggambarkan bagaimana relasi antar entitas yang saling berhubungan pada
Data Flow Diagram (DFD) Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB).
Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram
Keterangan E-R Diagram :
1. Entity Type Pegawai terbagi menjadi tiga bagian, yaitu : Admin,
bagian_kepegawaian dan pegawai_biasa. Tujuan utama dari pembagian ini
2. Entity Pangkat adalah membedakan pangkat tiap pegawai, contohnya I/A, I/B dan lainnya. Setiap pangkat mempunyai gaji yang berbeda.
3. Entity Tunjangan dibuat untuk mendaftarkan berbagai tunjangan yang ada dimana setiap pegawai mendapatkan besar tunjangan.
4. Entity Potongan dibuat untuk mendaftarkan berbagai potongan yang ada dimana setiap pegawai akan mendapatkan potongan.
5. Entity Lembur adalah untuk mencatat kegiatan lembur tiap pegawai, dimana lembur ini berpengaruh terhadapt gaji yang akan diterima.
6. Entity Pegawai adalah daftar semua pegawai berisi informasi yang harus ada dari seorang pegawai beserta jabatannya.
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Terdapat 3 proses utama yaitu proses Pencatatan Data, Perhitungan gaji pegawai dan Pembuatan laporan.
3.2.3.1DFD Level 1
Aplikasi ini mempunyai 3 proses utama yang penjelasannya dapat dilihat
pada tabel 3.2
Tabel 3.2 Uraian proses pada Data Flow Diagram Level 1
No Proses
Nama Proses Uraian
1 Pencatatan Data proses penginputan data yang diperlukan untuk
diolah, yaitu data pegawai, data jabatan, dan
upah lembur
2 Perhitungan Gaji
Pegawai
proses perhitungan gaji pegawai sesuai dengan
data yang telah inputkan. Hasil berupa slip gaji
3 Pembuatan Laporan proses pembuatan laporan yang berasal dari
slip gaji. Hasil berupa laporan gaji pegawai
yang akan diserahkan kepada Manager
Gambar 3.4 DFD Level 1
3.2.3.2DFD Level 1 Proses Pencatatan Data
Berikut adalah penjelasan dari DFD level 1 pada Proses Pencatatan Data, dapat diliat uraiannya di table 3.3
Tabel 3.3 Uraian proses pada DFD Level 1 Pencatatan Data
No Proses
Nama Proses Uraian
1.1 Data pegawai User menginputkan data pegawai, yang mana
berisi data pegawai itu sendiri, dan data jabatan
1.2 Data jabatan proses penerimaan data jabatan dari Manager,
kemudian diinputkan lagi ke data pegawai
1.3 Upah lembur proses penerimaan data upah lembur dari
Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pencatatan Data
3.2.3.3DFD Level 1 Proses Perhitungan Gaji Pegawai
Berikut adalah penjelasan dari DFD level 1 pada Proses Perhitungan Gaji
Pegawai, dapat diliat uraiannya di table 3.4
Tabel 3.4 Uraian proses pada DFD Level 1 Perhitungan Gaji Pegawai
No Proses
Nama Proses Uraian
2.1 Hitung gaji proses perhitungan gaji setiap pegawai,
terdapat data pegawai, jabatan, rekap data
absensi, rekap data lembur, rekap data
tunjangan dan rekap data potongan
2.2 Cetak slip proses pembuatan slip gaji yang berisikan data
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Perhitungan Gaji Pegawai
3.2.3.4DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
Berikut adalah penjelasan dari DFD level 1 pada Proses Pembuatan
Laporan, dapat diliat uraiannya di table 3.5
Tabel 3.5 Uraian proses pada DFD Level 1 Pembuatan Laporan
No Proses
Nama Proses Uraian
3.1 Laporan data pegawai proses pembuatan Laporan data pegawai, yang
mana dibuat untuk kepentingan pengarsipan
Bagian Kepegawaian
3.2 Laporan gaji pegawai proses pembuatan Laporan gaji pegawai, yang
mana dibuat sebagai hasil laporan bulanan
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
3.2.4 Perancangan Database
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan
utama dalam merancang basis data adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memenuhi pada saat ini dan masa yang akan datang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan di samping perancangan model fisik.
3.2.4.1Kamus Data
Kamus data adalah tempat penyimpanan definisi dari aliran-aliran data,
Nama Tabel : Agama Primary Key : KodeAgama
Tabel 3.6 Kamus Data Agama
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. KodeAgama int Id agama
2. NamaAgama varchar(20) Nama Agama
Nama Tabel : Pegawai Primary Key : nip
Tabel 3.7 Kamus Data Pegawai
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. Nip varchar(15) Id Pegawai
2. NamaLengkap varchar(35) Nama Pegawai
3. JenisKelamin char Jenis Kelamin Pegawai
4. TempatLahir varchar(50) Tempat lahir Pegawai
5. TanggalLahir datetime Tanggal lahir Pegawai
6. TanggalMasuk datetime Tangga Masuk sebagai Pegawai
7. Alamat Varchar(100) Alamat tinggal Pegawai
8. Telpon Int(15) Nomor Telfon Pegawai
9. GajiBersih Numeric Gaji Bersih Pegawai
10 JumlahAnak int Banyak anak dari Pegawai
11. Image blob Foto Pegawai
Nama Tabel : TunjanganPegawai Primary Key : KodeTunjangan
Tabel 3.8 Kamus Data Tunjangan Pegawai
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. KodeTunjungan Int(3) Id Tunjangan Pegawai
2. NamaAgama varchar(30) Nama Tunjangan
Nama Tabel : PotonganPegawai Primary Key : KodeTunjangan
Tabel 3.9 Kamus Data Potongan Pegawai
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. KodePotongan int Id Potongan Pegawai
2. NamaPotongan varchar(30) Nama Potongan
3. BesarPotongan Numeric Besar Potongan Pegawai
Nama Tabel : Status Primary Key : idStatus
Tabel 3.10 Kamus Data Status
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. idStatus Int Id Status
2. NamaStatus varchar(15) Nama Status
Nama Tabel : RelTunjanganPegawai Primary Key : nip
Tabel 3.11 Kamus Data Relasi Tunjangan Pegawai
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. Nip varchar(15) Id Pegawai
2. KodeTunjangan Int Kode Tunjangan Pegawai
3. TotPerTunjangan Numeric Total semua Tunjangan Pegawai
Nama Tabel : RelPotonganPegawai Primary Key : nip
Tabel 3.12 Kamus Data Relasi Potongan Pegawai
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. Nip varchar(15) Id Pegawai
Nama Tabel : Pangkat Primary Key : idPangkat
Tabel 3.13 Kamus Data Pangkat
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. idPangkat varchar(5) Id Pangkat Pegawai
2. NamaPangkat varchar(30) Nama Potongan
3. BesarGaji Numeric Besar Gaji Pegawai
4. Golongan varchar(5) Golongan yang dimiliki Pegawai
Nama Tabel : Lembur Primary Key : idLembur
Tabel 3.14 Kamus Data Lembur
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. idLembur varchar(3) Id lembur
2. nip varchar(15) Id Pegawai
3. MulaiLembur time Waktu memulai lembur
4. TugasLembur varchar(50) Tugas yang dikerjakan saat
lembur
Nama Tabel : TypePegawai Primary Key : idLembur
Tabel 3.15 Kamus Data Type Pegawai
No. Nama Field Type Field Keterangan
1. idType varchar(3) Id Type Pegawai
3.2.4.2Skema Relasi
Berikut ini adalah skema relasi dari perancangan database Aplikasi
Perhitungan Gaji Pegawai.
Gambar 3.8 Skema Relasi
3.2.5 Perancangan Antarmuka
Perancangan ini dibagi ke dalam beberapa halaman yang bertujuan untuk
Gambar 3.9 Struktur Menu
1. Halaman Login
Gambar 3.10 Perancangan Halaman Login
Keterangan :
a. Logo keperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB) b. Input User ID
2. Halaman Loading
Gambar 3.11 Perancangan Halaman Loading
Keterangan :
a. Gambar Background b. Loading Proses (%) 3. Halaman Utama
Gambar 3.12 Perancangan Halaman Utama
Keterangan :
a. Menu Bar : Self service, pegawai, laporan, referensi, available skin, about b. Toolbar : saturation, hue, change skin, extended borders
c. Banner left : selamat datang, nip, hari, tanggal, waktu sekarang d. Banner middle : logo KPKB
a. Self Service
i. Ubah Password
Gambar 3.13 Perancangan Form Ubah Password
Keterangan :
a. Input untuk Password Lama b. Input untuk Password Baru
c. Input untuk Password Baru yang diulang kembali d. Tombol untuk Ubah
e. Tombol untuk keluar dari form dan kembali ke Halaman Utama ii. Lembur
Keterangan :
a. User memilih inputan periode berdasarkan waktu per bulan b. User memilih input dalam jangka per tahun
c. Tombol Refresh untuk memperbaharui data lembur sesuai dengan input user pilih
d. Tampilan data lembur sesuai input user pilih e. Input tanggal lembur
f. Input NIP Pegawai g. Input jam mulai lembur h. Input jam akhir lembur
i. Keterangan tugas lembur yang dikerjakan
j. Tombol Lembur jika akan menambah data lembur
k. Tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diinput user l. Tombol Batal, untuk membatalkan data yang lembur
m. Tombol keluar, kembali ke halaman utama b. Pegawai
i. Data Pegawai
