KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PEMERIKSAAN
LAPORAN KEUANGAN DI BPK RI
Berbudi Bowo Laksono 1, Noor Akhmad Setiawan, Surjono Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi FT UGM
Jln. Grafika 2 Yogyakarta 55281 INDONESIA E-mail : 1[email protected]
ABSTRAK
Pengembangan knowledege management system merupakan salah satu program utama
pengembangan aplikasi dalam rencana strategis teknologi informasi BPK RI. Knowledge management akan memberi manfaat bagi organisasi untuk mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru
dari pengetahuan yang ada dan menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar masuk SDM. Penelitian ini merancang Knowledge Management System agar dapat memenuhi
kebutuhan informasi dan pengetahuan untuk peningkatan kompetensi pemeriksa dalam pemeriksaan
laporan keuangan. Ada tiga tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini. Tahapan-tahapan tersebut
antara lain analisis strategi, analisis pengetahuan dan rancangan sistem. Rancangan sistem berupa alur sistem dan fungsionalitas sistem tergambar dalam diagram Unified Modelling Language. Hasil
penelitian menunjukkan pengembangan knowledge management system telah disusun dalan rencana
strategi TI BPK RI dan sejalan dengan tujuan strategis organisasi untuk mewujudkan pemeriksaan
yang bermutu. Rancangan sistem yang dibuat memenuhi siklus proses pengetahuan yang terdiri dari knowledge creation, knowledge accumulation, knowledge sharing, knowledge utilization, knowledge
internalization.
Kata Kunci : Knowledge Management System, Manajemen Pengetahuan, e-Government, BPK RI, Pemeriksaan.
bertumpu pada kecakapan dan keahlian, sumber
daya manusia merupakan aset terpenting. Oleh sebab itu, penambahan jumlah pemeriksa dan
pengembangan kemampuan serta kompetensi
pegawai BPK menjadi prioritas utama untuk
dapat mencapai hasil pemeriksaan yang berkualitas.
Beberapa literatur menyatakan bahwa knowledge management system mempunyai
pengaruh penting untuk mempertahankan
dan mengembangkan kompetensi organisasi.
Implementasi knowledge management akan memberi manfaat bagi organisasi antara lain
untuk mengetahui kekuatan sumber daya
A. pendahuluan
Pengetahuan merupakan sumber daya yang strategis untuk semua tipe organisasi dan
institusi, baik itu sektor swasta maupun
sektor publik, baik yang berorientasi layanan
maupun yang berorientasi pada produk (Jain, 2009). Pengetahuan telah menjadi sesuatu
yang penting, oleh karena itu perolehan dan
pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik.
Dalam konteks menjaga eksistensi organisasi, knowledge management system merupakan
kebutuhan bagi setiap organisasi.
BPK RI (Badan Pemeriksa Keuangan
dalam organisasi, menggunakan kembali
pengetahuan yang sudah ada, mempercepat
proses penciptaan pengetahuan baru
dari pengetahuan yang ada, dan menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun
terjadi arus keluar masuk SDM (Mulyanto,
2009). Pengembangan knowledge mangement
system di BPK RI bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan informasi dan pengetahuan untuk
peningkatan kompetensi pemeriksa dalam
pemeriksaan laporan keuangan pemerintah
daerah dengan studi kasus BPK RI Perwakilan Provinsi Banten.
Jain (2009) telah melakukan penelitian mengenai knowledge management di sektor publik
terutama hubungan knowledge management dan
e-government. Jain mengatakan kesuksesan
e-governmet tergantung pada knowledge management. Knowledge management memberikan
strategi secara menyeluruh dan teknik dalam
mengelola konten e-government secara baik guna
membuat pengetahuan lebih bermanfaat dan dapat diakses serta tetap terbaru. Penelitian
tersebut menempatkan knowledge management
sebagai instrumen perbaikan dan bagian
integral dari e-government untuk membawa sektor publik agar mampu meningkatkan
efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
Jain juga mengembangkan sebuah
frame-work knowledge management di pemerintahan
dengan enam elemen utama yaitu, chief
knowledge manager, teknologi informasi terbaru, kepemimpinan yang mendukung e-gov, proses
dan kebijakan, dedikasi, dan keahlian pegawai
serta budaya belajar dan berbagi.
Beberapa peneliti telah melakukan
penelitian mengenai hubungan antara knowledge
management dan kompetensi strategis. Hasil dari penelitian tersebut menunjukkan bahwa
knowledge management ternyata memberikan pengaruh posistif yang signifikan terhadap
kompetensi strategis organisasi. Penerapan
knowledge management mempengaruhi
peningka-tan kompetensi karyawan yang sesuai dengan strategi perusahaan (Al hawari, 2012; Diniarta,
2012; Kartikasari, 2009).
Smuts (2009) dan Taskin (2013)
telah mengembangkan sebuah framework
dan metodologi yang komprehensif untuk
implementasi knowledge management system pada organisasi. Dalam framework ini dilakukan
analisis strategi untuk menentukan tujuan
dari knowledege management agar selaras dengan
tujuan bisnis organisasi. Setelah itu dilakukan analisis pengetahuan untuk mengetahui dan
mengidentifikasi pengetahuan yang dibutuhkan
serta mengidentifikasi prioritas pengetahuan
yang akan dikelola. Selanjutnya akan dibuat sebuah rancangan sistem untuk pengelolaan
pengetahuan.
Implementasi knowledge management di
BPK RI akan memberi manfaat bagi organisasi
antara lain untuk mengetahui kekuatan sumber
daya dalam organisasi, menggunakan kembali pengetahuan yang sudah ada, mempercepat
proses penciptaan pengetahuan baru dari
pengetahuan yang ada, dan menjaga pergerakan
organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar masuk SDM (Mulyanto, 2009).
Knowledge mangement juga dapat mengurangi
masalah yang terdapat dalam organisasi BPK
RI antara lain memberikan kemudahan dalam proses membagi pengetahuan antara pemeriksa
senior dan pemeriksa junior, menjaga
pengetahuan organisasi agar pengetahuan
tidak hanya dimiliki oleh beberapa orang saja, dapat mengurangi gap pengetahuan antara
pemeriksa senior dan junior, mengurangi
informasi dan mendorong kebiasaan melakukan dokumentasi atas pengetahuan yang dimiliki
dan menyebarluaskannya agar pengetahuan
organisasi tetap terjaga. Penelitian ini bertujuan
untuk merancang Knowledge Management System agar dapat memenuhi kebutuhan informasi dan
pengetahuan untuk peningkatan kompetensi
pemeriksa dalam pemeriksaan laporan
keuangan pemerintah daerah di BPK RI.
B. metodologi
Metodologi yang dipakai dalam perancangan
ini adalah berdasarkan framework yang
dikembangkan oleh Smuts (2009) dan Taskin (2013). Pada framework ini dilakukan analisis
strategi untuk menentukan tujuan dari
knowledege management agar selaras dengan
tujuan bisnis organisasi. Setelah itu dilakukan analisis pengetahuan untuk mengetahui dan
mengidentifikasi pengetahuan yang dibutuhkan
serta mengidentifikasi prioritas pengetahuan
yang akan dikelola. Selanjutnya akan dibuat sebuah rancangan sistem untuk pengelolaan
pengetahuan.
•strategi Knowledge
Management selaras dengan strategi bisnis secara keseluruhan
Analisis Strategi
•Identifikasi dan evaluasi terhadap pengetahuan di dalam organisasi
•pengetahuan apa yang menjadi prioritas
Analisis
Pengetahuan •rancangan aplikasi
sistem yang dijelaskan dengan diagram
Unified Modelling Language
Perancangan
Gambar 1. Metodologi perancangan
Rancangan yang dibuat memenuhi siklus
proses pengetahuan yang terdiri dari knowledge
creation, knowledge accumulation, knowledge sharing, knowledge utilization, knowledge
internalization (Chang Lee, 2005).
C. hasil dan pembahasan
1. Analisis Strategi
Salah satu tujuan strategis BPK RI yang
terdapat dalam rencana strategis BPK RI adalah mewujudkan pemeriksaan yang bermutu
untuk menghasilkan laporan hasil pemeriksaan
yang bermanfaat dan sesuai dengan kebutuhan
pemangku kepentingan. Sebagai organisasi yang bertumpu pada kecakapan dan keahlian,
SDM merupakan aset terpenting BPK RI. Oleh
sebab itu, penambahan jumlah pemeriksa dan
pengembangan kemampuan serta kompetensi pegawai BPK RI menjadi prioritas utama
untuk dapat mencapai hasil pemeriksaan yang
berkualitas.
BPK RI juga secara khusus berupaya
untuk mengoptimalkan pemanfaatan teknologi
informasi melalui penyediaan infrastruktur dan jaringan yang mendukung pelaksanaan
seluruh kegiatan BPK RI. Salah satu
program pengembangan aplikasi yang akan
dikembangkan oleh BPK RI dalam rencana strategis TI BPK RI adalah pengembangan
knowledge management system.
Pengembangan knowledge management
system pada bidang pemeriksaan dengan tujuan
pengembangan kompetensi sejalan dengan
tujuan strategis organisasi untuk mewujudkan pemeriksaan yang bermutu. Pemeriksaan yang
bermutu dapat dicapai dengan pemenuhan
atas kompetensi pemeriksa. Tujuan strategis
ini dapat tercapai dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi.
B. Analisis Pengetahuan
BPK RI telah menetapkan Standar Kompetensi
pemenuhan kompetensi pemeriksa yang sesuai
dengan perkembangan dan tuntutan profesi
pemeriksa BPK RI.
Kompetensi teknis dalam Standar
Kompetensi Teknis Pemeriksa BPK adalah
seperangkat pengetahuan serta keterampilan pemeriksaan yang diperlukan oleh pemeriksa
BPK dalam rangka melaksanakan tugas dan
fungsi pemeriksaan secara profesional, efektif,
dan efisien.
Pengetahuan yang merupakan kompetensi
teknis pemeriksa dalam Standar Kompetensi Teknis Pemeriksa BPK, yaitu pengelolaan
keuangan negara, aspek hukum dalam
pemeriksaan, proses bisnis entitas yang
diperiksa, sistem pengendalian internal (SPI), pengumpulan data pemeriksaan, pengolahan
data pemeriksaan, dokumentasi pemeriksaan,
presentasi, dan penulisan laporan hasil
pemeriksaan.
Pengetahuan teknis pemeriksa tersebut
kemudian dikelompokkan ke dalam empat klaster pengetahuan teknis pemeriksa. Keempat
klaster itu yaitu pengelolaan dan tanggung
jawab keuangan negara, entitas pemeriksaan,
teknik pemeriksaan, dan komunikasi dalam pemeriksaan.
Langkah-langkah yang telah ditempuh BPK RI dalam memenuhi kebutuhan pengetahuan
tersebut antara lain:
a) Diklat teknis yang merupakan pelatihan yang diselenggarakan oleh pusdiklat BPK
RI.
b) In house training yang merupakan pelatihan
dikantor masing-masing perwakilan yang
membahas mengenai pemeriksaan yang akan dilakukan. Sebagai fasilitator
biasa-nya salah seorang pemeriksa senior.
c) Jaringan dokumentasi dan informasi
hukum (JDIH) yang merupakan web untuk
mengembangkan dan melaksanakan
jaringan dokumentasi dan informasi hukum di lingkungan BPK juga mendukung
kegiatan informasi hukum untuk
menyebar luaskan informasi peraturan
per undang-undangan dan dokumentasi hukum.
Gambaran mengenai pengetahuan dan
sumber pengetahuan yang ada dalam organisasi
dapat dilihat pada Tabel I.
Tabel I
Buku, Modul diklat, diklat, in house training, dan pengalaman pemeriksa lain
Aspek hukum dalam pemeriksaan
Peraturan terkait, Dokumen entitas yang diperiksa, Pengalaman
Proses bisnis entitas yang diperiksa
Dokumen entitas yang diperiksa, Pengalaman pemeriksaan sebelumnya
Diperoleh dari entitas yang diperiksa,
Dokumen entitas terperiksa Pengalaman pemeriksaan sebelumnya
Tabel I Modul diklat, Pengalaman diklat, in house training, dan pengalaman Modul diklat, Pengalaman diklat, in house training, dan pengalaman diklat, in house training, dan pengalaman pemeriksa lain
BPK RI telah mempunyai pedoman dalam
penyusunan kertas kerja pemeriksaan yang tertuang dalam keputusan BPK RI tentang
petunjuk teknis pemeriksaan laporan keuangan,
akan tetapi dokumentasi pemeriksa dalam
pelaksanaan pekerjaan belum mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi sehingga
pengetahuan yang telah didokumentasikan
belum memberikan kemudahan dalam
pencarian dan pemanfaatan pengetahuan yang berasal dari pengalaman pemeriksa
lain. Kertas kerja pemeriksaan adalah catatan
yang diselenggarakan oleh pemeriksa tentang
prosedur pemeriksaan yang dilaksanakan, pengujian yang dilakukan, informasi yang
diperoleh, dan kesimpulan yang dibuat
sehubungan dengan penugasan pemeriksaan.
Untuk mendapatkan informasi dan
pengetahuan tersebut pemeriksa harus
melakukan wawancara dan bertukar pikiran dengan pemeriksa sebelumnya, hal ini sangat
menyulitkan pemeriksa apabila pemeriksa
ingin mendapatkan informasi dan pengetahuan
tentang pemeriksaan sebelumnya terutama
ketika pemeriksa sebelumnya berada pada tempat yang berbeda. Maka dari itu
diperlukan peranan teknologi informasi untuk
meningkatkan pengelolaan pengetahuan agar
lebih efektif dan efisien.
2. Rancangan Sistem
Pembuatan rancangan sistem didasarkan atas
rumusan kriteria-kriteria dengan mengikuti
proses sirkulasi pengetahuan. Sistem yang dirancang dapat menghasilkan dokumentasi
pengetahuan dari pengalaman pemeriksaan
yang dilakukan berupa langkah-langkah
pemeriksaan yang telah dilakukan dalam proses pemeriksaan.
1) Use Case Diagram.
Diagram use case digunakan untuk menangkap kebutuhan sistem dan untuk
memahami proses apa saja yang dapat
diperbuat oleh sebuah sistem. Kebutuhan
sistem merupakan fungsionalitas apa yang harus disediakan oleh sistem.
Sistem ini mempunyai enam aktor
yaitu administrator, pemeriksa, anggota
tim, ketua tim, pengendali teknis, dan penanggung jawab yang masing masing
memiliki hak ases dan aktivitas yang
berbeda. Supervisi dilaksanakan secara
berjenjang mulai dari supervisi ketua tim setelah itu pengendali teknis dan terakhir
adalah supervisi penanggung jawab.
Tugas supervisi yang dilakukan oleh ketua
tim, pengendali teknis dan penanggung jawab yaitu memberikan saran bagi tim
pemeriksa apabila menemukan kendala
dalam pemeriksaan dan memantau
Diagram use case menggambarkan
proses-proses apa saja yang terdapat
dalam sistem knowledge management
yang dirancang. Proses-proses tersebut merupakan fungsionalitas yang terdapat
dalam sistem yang disebut dengan use
case. Use case yang terkait dengan aktor
administrator yang berperan melakukan manjemen sistem yaitu manajemen
user, manajemen tim, dan manajemen
peranan. Use case yang terkait dengan
aktor pemeriksa yaitu lihat pengetahuan,
cari pengetahuan, download pengetahuan,
tambah pertanyaan, tambah jawaban, lihat
pertanyaan, dan lihat jawaban. Use case yang terkait dengan aktor anggota tim
yaitu tulis pengetahuan dan lihat saran.
Use case yang terkait dengan aktor ketua
tim yaitu tulis pengetahuan, persetujuan pengetahuan, tambah saran, dan lihat
saran. Use case yang terkait dengan aktor
pengendali teknis dan penanggung jawab
adalah persetujuan pengetahuan, tambah saran, dan lihat saran.
Gambar 2. Diagram Activity Knowledge Management System
2) Activity Diagram.
Diagram activity menggambarkan ber bagai aliran aktivitas dalam sistem
yang sedang dirancang, bagaimana aliran
aktivitas dalam sistem yang sedang
dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, decission yang mungkin
berakhir. Diagram activity berguna untuk menjelaskan bagaimana perilaku dalam
berbagai use case berinteraksi.
3. Analisis Proses Pengetahuan
Tahapan ini bertujuan untuk melihat apakah rancangan yang telah dibuat telah memenuhi
komponen proses sirkulasi pengetahuan.
Komponen proses sirkulasi pengetahuan
tersebut terdiri knowledge creation, knowledge
accumulation, knowledge sharing, knowledge utilization, knowledge internalization. Analisis
proses pengetahuan dapat dilihat pada tabel II.
Tabel II
Analisis Proses Pengetahuan Proses
Sistem dapat digunakan
Use case tulis pengetahuan,
Sistem dapat digunakan untuk menyimpan pengetahuan yang berasal dari pengalaman pemeriksa
Use case tulis pengetahuan, use case tambah jawaban dan dalam basis data
Tabel II
Analisis Proses Pengetahuan Proses
Sistem dapat melakukan pencarian pengetahuan yang telah tersimpan sesuai struktur pengetahuan pertanyaan use case tambah jawaban dan use case tambah saran.
Knowledge Utilization and Internalization
Sistem dapat digunakan
Use case lihat pengetahuan dan use case download pengetahuan
D. Kesimpulan
Penelitian menunjukkan pengembangan knowledge management system pada bidang
pemeriksaan dengan tujuan pengembangan
kompetensi telah diusun dalam rencana
strategis teknologi informasi BPK RI.
Rancangan yang dibuat telah memenuhi
siklus proses pengetahuan yang terdiri dari knowledge creation, knowledge accumulation,
knowledge sharing, knowledge utilization, knowledge
Daftar Pustaka
Alhawari, S., & Aljarrah M., 2012, The Impact of Knowledge Management Processes on the Improve
of Strategic Competence: An Empirical study In Jordanian Insurance Companies, International Journal of Trade, Economics and Finance, vol. 3.
Chang Lee K., 2005 Sangjae Lee, In Won Kang, KMPI: Measuring Knowledge Management
Performance, Information & Management, vol 42, p. 469-482.
Diniarta, R., 2012, “Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Karyawan”, Tesis Universitas
Gadjah Mada.
Jain P., 2009, Knowledge Management in e-Government, Journal of Knowledge Management Practice,
vol 10.
Kartikasari, C. D., 2009, “Penerapan Knowledge Management dalam Meningkatkan Kompetensi Sumber Daya yang Berdampak terhadap Peningkatan Kinerja Perusahaan pada PT Swadaharma
Duta Data”, Tesis Universitas Gadjah Mada.
Mulyanto A., 2009, Roadmap Implementasi Knowledge Management, Seminar Nasional Informatika UPN
Yogyakarta.
Smuts, H., dkk, 2009, Framework and Methodology for Knowledge Management System
Implementation, Annual Research Conference of the South African Institute of Computer Scientists and Information Technologists (SAICSIT), pp 10.
Taskin, dkk, 2013, A Comprehensive Framework for Knowledge Management System Life Cycle,
